Die strategische Personalplanung ist eines der wirksamsten Instrumente, die Unternehmen einsetzen können, um ihre Internationalisierungsziele in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt zu erreichen.
Die treibende Kraft und grundlegende Verbindung zwischen Personal- und Talentmanagement ist die Planung. Ein solides Personalmanagementteam basiert auf einem gründlichen Personalplan.
Während viele Organisationen die Bedeutung einer besseren Planung erkennen, mangelt es der Mehrheit an Werkzeugen und Fähigkeiten, um die strategischen Initiativen erfolgreich zu verwalten und umzusetzen, die zur Erzielung sinnvoller Geschäftsergebnisse erforderlich sind.
Beginnen wir mit der Definition der Personalplanung und warum sie so wichtig ist.
Was ist Personalplanung?
Personalplanung wird von der Society for Human Resource Management (SHRM) als der Prozess definiert, mit dem eine Organisation ihre Belegschaft analysiert und die Verfahren festlegt, die zur Deckung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs erforderlich sind. Dazu gehört auch die Festlegung der effektivsten und kostengünstigsten Strategien zur Gewinnung und Bindung von Talenten.
Welche Bedeutung hat die Personalplanung?
Wenn Sie sich absichtlich verhalten, gestalten Sie Ihre Zukunft. Die Mitarbeitererfahrung wird maßgeblich durch eine agile Personalplanung beeinflusst. Darüber hinaus unterstützt es Unternehmen bei der Bildung zusammenhängender Teams, die langfristige Ergebnisse liefern, die Beziehungen zu Investoren verbessern und die Talentmanagementfähigkeiten stärken.
Mit der Personalplanung können Unternehmen:
#1. Erreichen Sie finanzielle Ziele
Finanzen und Personalwesen sind ideale Partner bei der Unternehmensplanung. Die produktive Zusammenarbeit dieser beiden Teams verbessert die Zusammenarbeit durch die Verbindung von Menschen, Prozessen und Technologie.
Finanzen und Personalwesen sind wie jede effektive Zusammenarbeit aufeinander angewiesen, da die Belegschaft eine Haupteinnahme- und Kostenquelle darstellt.
Um zu beurteilen, welchen Beitrag die Belegschaft zum Unternehmen leistet, sollte die Finanzabteilung die Daten der Mitarbeiter untersuchen. Mit diesen Daten kann die Personalabteilung Ressourcen strategisch verwalten, die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt einstellen, Talententwicklungsinitiativen starten und einen idealen Personalmix etablieren, der mit den finanziellen Zielen übereinstimmt.
#2. Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung
Der Mensch steht im Mittelpunkt einer guten Personalplanung. Wenn ein Unternehmen bei der Planung seine Mitarbeiter im Mittelpunkt hat, legt es großen Wert auf deren Wohlergehen und sorgt so für eine Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
Die Personalplanung kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, geschäftliche Agilität zu erlangen, indem sie die Bemühungen engagierter Mitarbeiter und ihre besonderen, individuellen Fähigkeiten nutzt. Dies beginnt mit flexiblen Personalstrategien, die auf ihre Erfahrungen und Anforderungen zugeschnitten sind.
Durch die Analyse Ihrer Belegschaft können Sie Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität und Rentabilität identifizieren. Dies stellt sicher, dass Ihre Einstellungsmethoden den Unternehmensanforderungen entsprechen und dass Ihre Personalplanung mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmt.
#3. Ermutigen Sie zur Zusammenarbeit.
Die Personalplanung ist ein kollaborativer Prozess, der die organisationsweite Beteiligung der Mitglieder fördert. Um die Auswirkungen spezifischer Aktivitäten auf andere Teile der Organisation zu verstehen, sind eine Reihe funktionsübergreifender Erkenntnisse erforderlich, die nur durch Zusammenarbeit gewonnen werden können. Darüber hinaus erweitern Informationen und Zusammenarbeit die Perspektiven.
Um das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen, bedarf es einer konzentrierten Strategie. Aber wo fängt man an? Bei der Entwicklung Ihres Personalplanungsmodells sind vier Hauptfaktoren zu berücksichtigen.
4 Grundprinzipien der Personalplanung
#1. Geeignete Personen
Manche Unternehmen sind zur Erreichung ihrer Ziele weitgehend auf die Gewinnung neuer Teammitglieder angewiesen. In diesen Fällen müssten sie ihre Belegschaft erhöhen, um ihre Arbeitsbelastung bewältigen zu können.
Globale Grenzen sind im neuen abgelegenen Geschäftsumfeld verschmolzen, sodass es möglich ist, die beste Person zu finden, unabhängig davon, wo sie lebt. Um die besten Leute für Ihr Unternehmen zu finden, erweitern Sie Ihren Plan zur Talentakquise über Ihren lokalen Bereich hinaus.
Betrachten Sie das folgende:
- Eine globale Jagd nach Talenten
- Einflussfaktoren auf den Personalbedarf
- Erhöhte Produktivität
#2. Entsprechende Fähigkeiten
Die Kenntnis der Fähigkeiten, die Ihr Unternehmen von seinen Mitarbeitern verlangt, ist entscheidend für die Bewältigung künftiger Probleme und die effiziente Schließung von Qualifikationslücken. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Erfahrungsniveaus zu ermitteln, die strategische Fähigkeiten unterstützen, wenn es darum geht, Personalbesetzungen in Strategien umzuwandeln und Geschäftsmodelle in langfristige Ergebnisse umzuwandeln.
Betrachten Sie das folgende:
- Kritische Fähigkeiten sind im gesamten Unternehmen erforderlich
- Wie sich Fähigkeiten auf Ihre Strategie und Ihr Unternehmensmodell auswirken
#3. Der richtige Ort und der richtige Moment
Für eine kontinuierliche Expansion müssen die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden und es müssen ihnen die richtigen Rollen zugewiesen werden. Um dies zu erreichen, muss das Personal optimal im gesamten Unternehmen verteilt sein.
Dies bedeutet auch, dass Unternehmen klare Geschäftsziele entwickeln müssen, um Teammitglieder einzustellen, die in der Lage sind, die Organisation bei der Erreichung aktueller und zukünftiger Ziele zu unterstützen.
Betrachten Sie das folgende:
- Talentverteilung und Unternehmensanforderungen müssen im Einklang sein.
- Ändern des Einstellungsansatzes, um ihn an die Unternehmensziele anzupassen
#4. Richtiger Preis
Planen Sie die direkten und indirekten Ausgaben ein, mit denen Sie bei der Einstellung rechnen können, z. B. Kosten für Stellenanzeigen, Zeitaufwand für Bewerbungsgespräche, Gehalt neuer Mitarbeiter, Sozialleistungen, Versicherungen usw.
Wenn Sie diese Ausgaben verstehen, kann Ihr Team das Budget einhalten. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Sie Ihre Ausgaben optimieren, indem Sie die richtigen Leute genau dann einstellen, wenn sie gebraucht werden.
Betrachten Sie das folgende:
- Konzentrieren Sie sich auf talentbezogene Kostensenkungsstrategien.
- Budgetierung der direkten und indirekten Rekrutierungskosten
- Budgetierung nur für die Talente und Fähigkeiten, die Ihr Unternehmen benötigt
Diese Konzepte sollten als Leitprinzipien für Ihre strategische Personalplanung dienen.
Was beinhaltet strategische Personalplanung?
Die strategische Personalplanung erfolgt in Ihrem Unternehmen durch die Einrichtung eines Prozesses, der den aktuellen und zukünftigen Beschäftigungsbedarf vorhersieht. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen über die Ressourcen verfügt, die es zur Erreichung seiner Geschäftsziele benötigt.
Sie werden in der Lage sein, einen strategischen Personalplan zu entwerfen, der Ihre beabsichtigten langfristigen Ziele erfüllt und die langfristige Rentabilität Ihres Unternehmens erhält, indem Sie Geschäftsanalysen, Finanzen und Eingaben aus den Daten des Personal- und Beschaffungsteams nutzen.
Strategische Personalplanung unterstützt Sie bei der Entwicklung einer Organisation mit stabilen Beschäftigungsniveaus in allen Abteilungen, den erforderlichen Fähigkeiten in den richtigen Positionen und einem höheren Return on Investment (ROI).
Fragen und Maßnahmen zur strategischen Personalplanung
Infolgedessen wirft die strategische Personalplanung folgende Probleme auf:
- Welche neue Arbeit ist für den zukünftigen Erfolg erforderlich und wie wird sich unser bestehender Job verändern?
- Welche Kompetenzen sind zur Umsetzung der Geschäftsstrategie erforderlich?
- Über welche internen Ressourcen verfügen wir?
- Wie stellt sich der externe Arbeitsmarkt dar?
- Was ist der Abgrund?
- Wie füllen wir die Lücken aus?
- Wo bestehen die kritischen Risiken?
- Wie werden wir die Wirksamkeit des Plans beurteilen?
Zu den Maßnahmen, die sich aus der strategischen Personalplanung ergeben, gehören außerdem:
- Kauf neuer Talente oder Entwicklung interner Talent-Pipelines und Lern-Roadmaps
- Schaffung von Möglichkeiten für Menschen, sich in Bereichen mit sinkender Nachfrage umzuschulen und neu einzusetzen
- Verbesserte Bindung und Engagement.
Wenn diese Umstände erfüllt sind, sind Ihre Mitarbeiter besser in der Lage, Ihre langfristigen Unternehmensziele zu erreichen.
Angesichts der Bedeutung einer strategischen Personalplanung für die langfristige Gesundheit eines Unternehmens werfen wir einen Blick auf die Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihren Personalplanungsprozess zu etablieren.
Schritte zur strategischen Personalplanung – eine Do-it-yourself-Vorlage
In diesem Abschnitt gehen wir eine Vorlage für die Personalplanung und die vielen damit verbundenen Phasen durch.
Die Personalplanung umfasst drei Hauptschritte. Der erste Schritt besteht darin, eine Belegschaftsstudie durchzuführen. Die zweite ist eine Projektion der Zukunft. Der dritte Baustein ist eine Zukunftsanalyse der Belegschaft. Lassen Sie uns sie einzeln durchgehen.
#1. Eine Untersuchung der aktuellen Belegschaftszusammensetzung
Die Personalplanung beginnt mit dem aktuellen Mitarbeiterstamm. Es gibt eine Antwort auf die Frage, über welche Mitarbeiter und Fähigkeiten eine Organisation derzeit verfügt.
Bei der Beurteilung der bestehenden Personalzusammensetzung sind zwei Aspekte zu berücksichtigen. Dies sind die Qualität der Arbeitskräfte und die Quantität der Arbeitskräfte.
1. Die Qualität der Belegschaft
Die Qualität der Belegschaft wird sowohl von der aktuellen Leistung als auch von den zukünftigen Potenzialen bestimmt. Wir alle haben die Begriffe „High Performer“ und „High Potential“ gehört. Dabei handelt es sich um Personen, die entweder heute sehr gute Leistungen erbringen oder von denen erwartet wird, dass sie in (naher) Zukunft außerordentlich gute Leistungen erbringen.
Die Beurteilung der Qualität der Belegschaft schafft den Rahmen für ein effektives Talentmanagement. Ziel des Talentmanagements ist es, das volle Potenzial der Mitarbeiter auszuschöpfen. Unternehmen investieren Zeit und Geld, um ihren Mitarbeitern gute Leistungen zu ermöglichen.
Im ersten Schritt der Analyse der aktuellen Belegschaftsbildung wird die Qualität der Belegschaft analysiert. Die Mitarbeiter werden anhand ihrer aktuellen Leistung sowie ihres zukünftigen Potenzials bewertet.
Das 9-Box-Raster-Framework ist ein schönes Beispiel dafür. Es hilft bei der Personalzuordnung. Diese Karte ist nützlich, da sie es der Personalabteilung ermöglicht, das Personal effektiver zu verwalten.
Ein Teil der Verantwortung des strategischen Personalplaners besteht darin, sich die Zukunft vorzustellen, was die Berücksichtigung von Markttrends und wachsenden Fähigkeiten beinhaltet. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seine maschinellen Lernfähigkeiten verbessern möchte, stimmen die aktuelle Leistung und das aktuelle Potenzial möglicherweise nicht mit der zukünftigen Leistung und dem zukünftigen Potenzial überein. Es ist weitaus schwieriger, das Mitarbeiterpotenzial anhand eines abweichenden Pfads abzubilden.
Unterschiedliche Menschen erfordern unterschiedliche Talentmanagementrichtlinien.
- Für High Potentials sind Coaching und Training erforderlich.
- Führungskräfte mit hohem Potenzial benötigen eine Managementausbildung.
- Leistungsträger mit geringem Potenzial sollten keine Beförderungen oder Beförderungen erhalten, da sie nicht viel weiter wachsen können. Dies würde zu einer kopflastigen Organisation führen. Wenn Arbeitnehmer außerdem nicht mehr effektiv arbeiten, gibt es für sie wenig Motivation, das Unternehmen zu verlassen, da sie gut bezahlt sind. Solche Probleme kommen im Bankensektor häufig vor.
- Arbeitnehmer mit geringem Potenzial sollten keine Gehaltserhöhungen oder Beförderungen erhalten. Das sind die Menschen, die Sie loslassen sollten, denn sie werden in einem anderen Job glücklicher sein.
Basierend auf dieser einfachen 9-Box-Rasterqualitätskarte könnten wir ein Buch über verschiedene Talentmanagement-Taktiken schreiben. Das Ziel dieses Beispiels besteht darin, zu demonstrieren, wie effektiv eine grundlegende Personalplanungsübung bei der Strukturierung eines komplizierten Prozesses wie dem Talentmanagement sein kann.
2. Die Größe der Belegschaft
Im nächsten Schritt wird die Größe der Belegschaft anhand einer Personalflussmatrix ermittelt. Diese Matrix berücksichtigt Neueinstellungen, Personalabwanderung und interne Beförderungen.
Diese Matrix unterteilt das Personal in vier Kategorien:
- Top-Management
- mittlere Führungsebene
- Produktionspersonal
- Support-Mitarbeiter.
Die Matrix zeigt die Anzahl der Mitarbeiter in jeder Kategorie zum 1. Januar 2018. Das obere Management (Kategorie A) hat beispielsweise 45 Mitarbeiter. 28 von ihnen blieben bis zum 1. Januar 2019, 15 schieden aus und zwei stiegen in das mittlere Management ab.
Dieses Modell bildet die Risikofaktoren der Organisation ab. In diesem Fall ist die Fluktuation im Top-Management alarmierend hoch. Darüber hinaus werden die interne und externe Mobilität sowie ein Überblick über die wichtigsten Entwicklungen in der Organisation dargestellt.
Dieses Modell ist ziemlich einfach. Es können zusätzliche Informationen (z. B. die Gesamtzahl der internen Vertretungen) hinzugefügt, Kategorien in andere Abteilungen verschoben und Daten nach Personen mit bestimmten Merkmalen oder Fähigkeiten gefiltert werden. Wenn Sie diese Zusammenfassung für beide Geschlechter vergleichen, erhalten Sie einen hervorragenden Überblick über die Vielfalt der internen Mobilität.
Die Daten können auch nach Funktionstyp gefiltert werden. Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen ist geschäftskritisch. Sinnvoll wäre es beispielsweise, sich auf wichtige Funktionen zu konzentrieren. Das sind die 20 % der Organisation, die für 80 % ihrer Ergebnisse verantwortlich sind.!
#2. Sagen Sie die Zukunft voraus: Nutzen Sie Szenarioanalysen, um potenzielle Zukünfte zu erstellen.
Es ist nützlich zu wissen, wo Sie sich gerade befinden. Um für die Zukunft gerüstet zu sein, müssen Sie zunächst verstehen, was passieren könnte.
Die Zukunft lässt sich nicht vorhersagen, es können jedoch Szenarien wahrscheinlicher zukünftiger Ergebnisse erstellt werden. Diese können Ihnen dabei helfen, im Voraus Aktionspläne zu erstellen.
#3. Eine Untersuchung der zukünftigen Personalbildung
In der letzten Phase wird die zukünftige Zusammensetzung der Belegschaft untersucht. Es wird zwischen erwarteten und beabsichtigten Formationen unterschieden.
1. Erwartete zukünftige Ausbildung
Die geplante Gründung ist die Gründung in 3-5 Jahren, wenn das Unternehmen so weitermacht, wie es jetzt ist. Die zuvor vorgestellte Personalflussmatrix ist in diesem Fall hilfreich, da sie es uns ermöglicht, diese Statistiken über einen längeren Zeitraum zu extrapolieren.
Die Frage ist, ob die zukünftig erwartete Formation der gewünschten Formation entspricht.
2. Gewünschte zukünftige Ausbildung
Ein Beispiel ist die Transportbranche. Laut einer aktuellen Einschätzung des International Transport Forum wird die Nachfrage nach Fahrern in den Vereinigten Staaten und Europa bis 50 um 70–2030 % zurückgehen.
In einem kürzlichen Gespräch mit einem Freund, der in einem Beratungsunternehmen für Bahntechnik arbeitet, erwähnte er, dass Züge selbst fahren können und dass die Funktion des Zugführers auf jemanden reduziert wurde, der im Notfall anwesend sein muss. Innerhalb von zwei bis drei Jahren wird der Betreiber nicht mehr benötigt.
Solche Veränderungen sind für die Belegschaft schwierig. Die erwartete Aufstellung deutet darauf hin, dass die Belegschaft Ihres Zugbetreibers noch zwei bis drei Jahre lang bedeutend bleiben wird. Zu diesem Zeitpunkt wird ihre Arbeit jedoch automatisiert sein, sodass Ihre geplante Ausbildung wesentlich anders sein würde.
Wenn Sie diese Lücke kennen, können Sie sie leichter schließen. Es wird lange dauern, diese Arbeitsplätze zu beseitigen, insbesondere in gewerkschaftlich organisierten Ländern. Eine intelligente Personalplanung hilft Ihnen, diese Herausforderungen vorherzusehen und im richtigen Moment die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.
Was sind die Vorteile einer strategischen Personalplanung?
Sobald Sie einen strategischen Personalplan umgesetzt und alle vorhandenen und benötigten Arbeitskräfte effektiv identifiziert haben, können Sie die besten Mitarbeiter in Ihrem Bereich einstellen und Ihrer Konkurrenz immer einen Schritt voraus sein.
Die Entwicklung und Umsetzung eines strategischen Personalplans kann Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Nachfolgend sind einige der wichtigsten aufgeführt:
- Behebung aktueller Personallücken – Die Analyse der Kompetenzen Ihrer derzeitigen Mitarbeiter könnte Aufschluss darüber geben, welche Qualifikations- oder Ressourcenlücken in Ihrem Unternehmen derzeit bestehen. Durch diese Überprüfung können Sie die Lücken zwischen den Kompetenzen Ihrer vorhandenen Mitarbeiter und dem ermitteln, was Sie in Zukunft benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen. Mithilfe dieser Daten können Sie sicherstellen, dass Sie Top-Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten für den Erfolg Ihres Unternehmens einstellen.
- Verbesserung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) – Im Geschäftsleben geht es darum, diese Key Performance Indicators (KPIs) kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern. Sie können die Daten Ihrer strategischen Personalstrategie nutzen, um Ihr Unternehmen voranzutreiben und sicherzustellen, dass Leistungsindikatoren stets verbessert und neue Ziele erreicht werden.
- Bereite dich auf das Unerwartete vor – Durch die Entwicklung eines strategischen Plans, der sowohl aktuelle als auch zukünftige Geschäftsanforderungen berücksichtigt, kann Ihr Unternehmen potenzielle und unvorhergesehene Probleme in der Zukunft verhindern. Wenn Sie sich auf diese Herausforderungen vorbereiten, wird Ihr Unternehmen auf lange Sicht viel Zeit und Geld sparen.
Wie sich die Personalplanung auf Personalabläufe auswirkt
#1. Mitarbeiterentwicklung und -rekrutierung
Die Personalplanung legt die Rekrutierungs- und Personalentwicklungsstrategie Ihres Unternehmens fest.
Mit einem gründlichen Verständnis Ihrer aktuellen Belegschaft und Ihrer zukünftigen Ziele können Sie ein Profil der Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse erstellen, die zur Erfüllung Ihrer Anforderungen erforderlich sind, und entsprechende Einstellungs- und Schulungsprozesse entwickeln.
Unternehmen kämpfen immer um die gleichen Top-Talente. Mit der richtigen Personalplanung können Sie potenzielle Top-Mitarbeiter für Ihr Unternehmen besser identifizieren und Taktiken zur Talentakquise entwickeln, um sie anzuziehen.
Darüber hinaus kann die Forschung zur Personalplanung Unternehmen bei der Entwicklung geeigneter Schulungen und Personalentwicklung unterstützen, um Talentlücken zu schließen und gleichzeitig Personen zu identifizieren, die mit der richtigen beruflichen Weiterentwicklung hervorragende Leistungen erbringen können.
#2. Übergangsplanung
Dies bringt uns zur Nachfolgeplanung und zur Sicherstellung, dass Sie in Ihrem gesamten Unternehmen eine erfolgreiche Führung behalten.
Unternehmen können damit beginnen, bestehende Mitarbeiter für eine Beförderung zu beurteilen oder externe Mitarbeiter mit der richtigen Balance aus Talent und Erfahrung anzuwerben, indem sie die Führungspositionen erkennen, die derzeit offen sind oder in Kürze verfügbar sein werden.
Die Personalplanung gewährleistet in Verbindung mit der Nachfolgeplanung einen reibungslosen Übergang wichtiger Rollen in Ihrem Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden einen unterbrechungsfreien, nahtlosen Service oder ein Produkt anzubieten.
#3. Leistungsmanagement
Die Steuerung der Leistung Ihrer Mitarbeiter zur Steigerung der Produktivität und Effizienz ist ein entscheidender Effekt der Personalplanung.
Sie können Personalplanungsmethoden verstehen und entwickeln, um das Beste aus Ihrem Personal herauszuholen, die Produktivität zu steigern und eine höhere Kapitalrendite aus Ihren Personalausgaben zu erzielen.
Zusammenfassung
Der Zweck der Personalplanung besteht darin, die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Stellen zu haben. Dies wird erreicht, indem man die aktuellen Fähigkeiten der Arbeitskräfte versteht, zukünftige Szenarien plant, die gewünschten Arbeitskräfte identifiziert und Anstrengungen unternimmt, um die künftigen Arbeitskräfte mit den gewünschten Arbeitskräften in Einklang zu bringen.
Personalplanung können Sie nicht an einem regnerischen Nachmittag in Ihrem Büro durchführen. Es handelt sich um eine schwierige Aufgabe, die eine gründliche Datenerfassung und -planung erfordert. Bei richtiger Durchführung ist die Personalplanung jedoch ein hervorragendes und äußerst wertvolles Instrument, das Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Die Zukunft ist unbekannt. Daher ist die strategische Personalplanung in der Praxis sehr iterativ. Noch wichtiger ist, dass sich die organisatorische Perspektive ändern wird, sobald Gespräche über strategische Personalplanung beginnen.
Diese Diskussionen schaffen die Grundlage dafür, dass Manager sorgfältig und methodisch über die Belegschaft nachdenken und darüber, was erforderlich ist, um die Organisation voranzubringen.
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Bibliographie
