Oft wird gesagt, dass vorbeugende Maßnahmen kurativen Maßnahmen immer vorzuziehen sind. Das gilt für alle Lebensbereiche! Auch wenn es darum geht, Möglichkeiten während des Lebenszyklus eines Projekts zu analysieren. Unabhängig davon, ob es sich um Kosten, Pläne oder Verfahren handelt, stehen Projekte während der Ausführung vor Herausforderungen. In der Realität wird mindestens jedes sechste IT-Projekt aufgrund einer 200-prozentigen Kostenüberschreitung oder einer 70-prozentigen Terminüberschreitung zum „schwarzen Schwan“! Dies sind negative Bedrohungen, die plötzlich auftreten und Probleme verursachen. Und wenn es nicht richtig gehandhabt wird, kann es die Gesamtleistung eines Projekts gefährden! Wie können also solche unvorhergesehenen Bedrohungen identifiziert, verwaltet und bekämpft werden? Nun, die Einführung eines geeigneten Risikomanagementplans in Kombination mit den richtigen Tools (z. B. Bit.ai oder Google Docs) könnte helfen!
Heute beziehen mehr als 27 % der Unternehmen Risikomanagementpraktiken in ihre Projektmanagementpläne ein. Denn ein gut geplantes Risikomanagement kann Projektprobleme um 80–90 % reduzieren!
Daher kann ein guter Risikomanagementplan Ihnen helfen, unvorhergesehene Risiken zu vermeiden. Dies ist grundsätzlich erreichbar, indem alle potenziellen Szenarien berücksichtigt werden, die im Laufe der Projektabwicklung auftreten können.
In nur wenigen einfachen Schritten lernen Sie, wie Sie einen gut durchdachten Risikomanagementplan für alle Ihre Projekte erstellen. Sie müssen nur noch eine Weile durchhalten.
Was genau ist ein Risikomanagementplan?
Ein Risikomanagementplan ist ein klar definiertes Dokument, das erklärt, wie mit bestimmten Risiken umzugehen ist und welche Managementschritte unternommen werden müssen, um Bedrohungen für Projektaktivitäten und -ergebnisse zu minimieren oder zu beseitigen.
Der Risikomanagementplan weist die Teams buchstäblich an, welche Schritte sie unternehmen müssen, um alle im Projekt vorhandenen Risiken zu identifizieren, zu bewerten und darauf zu reagieren.
Hinweis: Die obige Definition des Risikomanagementplans gilt für eine Vielzahl von Programmen, einschließlich IT- und Geschäftsinitiativen!
Dieser Plan ist Teil eines umfassenderen Risikomanagementprozesses, der sich über den Lebenszyklus eines Projekts erstreckt. Darüber hinaus bündelt der Risikomanagementmechanismus alle Befugnisse, die das Projektmanagementteam dazu motivieren, Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken zu mindern.
Risiken können auf vier Arten gehandhabt/gemanagt werden:
Wir alle wissen, dass Risiken bei der Projektplanung unberechenbar sind. Einige der Bedrohungen, die Sie vermeiden wollten, treten jedoch auf, und dann müssen Sie sich mit ihnen befassen.
Es gibt also verschiedene Möglichkeiten, mit Risiken umzugehen. Die von Ihnen gewählte Reaktion sollte jedoch von der Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos und der Schwere der Auswirkungen des Risikos auf das Projekt bestimmt werden.
Vermeiden: Wenn es um Risiken geht, ist es meistens die beste Vorgehensweise, sie zu vermeiden! Es wird kaum Auswirkungen auf Ihr Projekt haben, wenn Sie es einfach verhindern können.
Mildern: Wenn Sie das Risiko nicht eliminieren können, können Sie es zumindest abschirmen, um die Auswirkungen zu verringern. Dies bedeutet, bewusste Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass die Auswirkungen Ihrem Projekt den geringsten Schaden zufügen.
Übertragung: Die Übertragung eines Risikos auf einen Dritten ist eine weitere hervorragende Möglichkeit, damit umzugehen. Und der Abschluss einer Versicherung ist eine der einfachsten und beliebtesten Möglichkeiten, dies zu tun.
Akzeptieren: Wenn nichts anderes funktioniert, müssen Sie es akzeptieren. Wenn Sie die Risiken akzeptieren, können Sie frühzeitig daran arbeiten, sie zu vermeiden.
Doch wenn sich ein Risiko zeigt, ist es oft zu spät, einzugreifen! Deshalb brauchen Sie von Anfang an einen gut durchdachten Risikomanagementplan.
Schritte zur Erstellung eines Risikomanagementplans von Grund auf!
Jedes neue Projekt bringt neue Risiken mit sich. Wenn Ihr Unternehmen Bedrohungen nicht vollständig eliminieren kann, sollte es in der Lage sein, sie mit Hilfe eines Risikomanagementplans zu mindern und vorherzusagen.
Sie müssen jedoch die Risikomanagementstrategie des Teams straffen und es im Umgang mit negativen Vorfällen flexibler und agiler machen, indem Sie diese Maßnahmen befolgen.
#1. Mach den ersten Schritt. Bestimmen Sie das Risiko
Das Vorhersehen potenzieller Fallstricke in Projekten muss sich für ein Unternehmen nicht wie eine Sackgasse anfühlen. Das Erkennen von Risiken hingegen ist eine Lernerfahrung, von der das gesamte Team profitiert und an der es teilnimmt.
Im Risikomanagement können Sie schnell auf die gebündelte Expertise und das Wissen des gesamten Teams zurückgreifen. Fordern Sie die Teammitglieder auf, alle Bedrohungen zu erkennen, die ihnen bekannt sind oder denen sie zuvor begegnet sind. Dieser Schritt fördert die Konnektivität und das funktionsübergreifende Lernen.
#2. Prüfen Sie das Risiko
Es ist an der Zeit, etwas tiefer zu gehen, sobald Sie und Ihr Team potenzielle Probleme identifiziert haben.
Jetzt müssen Sie die folgenden Fragen stellen, um das Risiko effektiv zu analysieren;
Wie oft treten diese Gefahren auf?
Und wenn ja, was werden die Auswirkungen sein?
Ihr Team wird in diesem Schritt die Folgen und die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos bewerten, um zu bestimmen, worauf es sich zuerst konzentrieren sollte.
Die Risikoanalyse berücksichtigt Dinge wie den potenziellen finanziellen Verlust des Unternehmens, verlorene Zeit und das Ausmaß der Auswirkungen.
Schließlich werden Sie alle allgemeinen Probleme in einem Projekt entdecken. Dies hilft Ihnen bei der Feinabstimmung des Risikomanagementplans für potenzielle Projekte, indem Sie jedes Risiko unter die Lupe nehmen.
#3. Priorisieren Sie das Risiko
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Risiken zu priorisieren, nachdem Sie sie gründlich analysiert haben. Berücksichtigen Sie bei der Einstufung die Wahrscheinlichkeit des Auftretens jedes Risikos sowie seine potenziellen Auswirkungen auf das Projekt.
Dieser Schritt gibt Ihnen einen Überblick über das Projekt aus der Vogelperspektive und zeigt auf, worauf das Team seine Bemühungen konzentrieren sollte. Aber am wichtigsten ist, dass es ihnen hilft, praktikable Lösungen für jedes priorisierte Risiko zu finden.
Dadurch werden im Rahmen des Projekts Verzögerungen und Unterbrechungen während der Behandlungsphase vermieden.
#4. Behandeln Sie die Risiken
Dies beinhaltet die Erstellung des Behandlungsplans, sobald die Risiken ermittelt wurden. Beginnen Sie mit dem Risiko mit der höchsten Priorität und bewerten Sie die Fähigkeit des Teams, das Risiko entweder zu mindern oder zu lösen, sodass es keine Bedrohung mehr für das Projekt darstellt.
Ein effektives Risikomanagement und der Umgang mit Risiken erfordern jedoch häufig die optimale Nutzung der Ressourcen des Teams und gleichzeitig das Projekt auf Kurs zu halten. Wenn die Zeit vergeht und Sie ein breiteres Archiv Ihrer früheren Projekte anhäufen – einschließlich Risikoprotokollen – werden Sie in der Lage sein, zukünftige Gefahren eher proaktiv als reaktiv zu antizipieren.
#5. Behalten Sie das Risiko im Auge.
Während das Projekt fortschreitet, verfolgt der Risikomanagementplan alle Gefahren, die während des Projekts auftreten können. Und da das gesamte Ergebnis des Plans gemeldet wird, ist es entscheidend, diese sich bewegenden Ziele im Auge zu behalten! Es ist wichtig, dieses Dokument regelmäßig durchzugehen.
Die Vorteile der Erstellung eines Risikomanagementplans
Risikomanagementpläne haben eine Reihe von Vorteilen, die das Dokument für jedes Unternehmen lohnenswert machen. Und in den meisten Fällen, von der Unterstützung von Unternehmen bei der Identifizierung möglicher Bedrohungen bis hin zu deren Verwaltung, decken wir Sie ab.
Unternehmen werden sich auf diese Bedrohungen vorbereiten und mit ihnen umgehen, sobald sie auftreten, wenn sie sich ihrer bewusst sind.
#1. Verbessert die Ergebnisse
Ihre Chancen, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, steigen, wenn Sie einen Risikomanagementplan für Ihr Unternehmen definieren. Negative Risiken werden minimiert und reduziert, sodass Projekte termingerecht abgeschlossen werden können.
Dies hilft dem Team auch dabei, das Budget einzuhalten und seine Ziele zu erreichen.
#2. Hilft Ihnen, proaktiv statt reaktiv zu sein.
Anstatt ständig Brände zu bekämpfen, können Sie mit einem transparenten Risikomanagementplan proaktiv handeln und Maßnahmen ergreifen, um mögliche Probleme zu minimieren, bevor sie auftreten.
Langfristig wird Ihr Team das identifizierte Risiko eingehen und es in umsetzbare Pläne umwandeln, die die Wahrscheinlichkeit seines Eintretens minimieren.
#3. Hilft Ihnen, das gesamte Projekt zu bewerten
Sie können die Effektivität Ihrer Aufgaben messen, indem Sie mit Hilfe eines Risikomanagementplans Risiken managen und Chancen nutzen, die auf den Stärken Ihres Unternehmens aufbauen. Mit anderen Worten, es hilft Ihnen, den Fortschritt Ihres aktuellen Projekts zu bewerten und Best Practices für die Zukunft zu entwickeln.
So erstellen Sie einen Risikomanagementplan mit Beispielen
Sind Sie bereit, mit dem Schreiben Ihres Risikomanagementplans zu beginnen? Nun, es gibt Unmengen von Tools für Risikomanagementpläne, die Ihnen in kürzester Zeit helfen können.
Wir werden nur ein Beispiel der verschiedenen Tools für Risikomanagementpläne durchgehen, die Ihnen zur Verfügung stehen – das beliebteste davon ist Bit.ai
Bit.ai ist eine neue Online-Plattform zum Teilen von Dokumenten, mit der Sie in wenigen Minuten erstaunliche Risikomanagement-Planpapiere, Projektmanagementpläne, Produktpläne und andere Unternehmensdokumente erstellen können. Bit ist ein ziemlich gutes Beispiel für ein ideales Risikomanagementplan-Tool für Teams, die ihren Planungsprozess immersiver und kollaborativer gestalten möchten.
Darüber hinaus bietet Bit einen zentralen Ort, an dem Mitarbeiter zusammenarbeiten und gleichzeitig Aufgaben ausführen sowie Fachwissen austauschen können. Es hat auch eine Inhaltsbibliothek, in der Sie alle Ihre Fotos, Dateien und digitalen Inhalte speichern und einfach darauf zugreifen können, wodurch Ihr Arbeitsablauf so reibungslos wie immer wird!
Erstellen Sie einfach einen Arbeitsbereich, laden Sie Ihre Teammitglieder ein und beginnen Sie schnell mit der Erstellung von Arbeitsplatzdokumenten wie Produktplänen! Sie können diese Dokumente auch mit externen Kunden, Mitarbeitern, Organisationen und anderen teilen, um genaues Feedback darüber zu erhalten, wie sie mit ihnen gearbeitet haben!
Andere Tools, die dieselben Funktionen in einem anderen Licht ausführen können, sind Google Docs, WPS, Online Microsoft Word und so weiter.
Falls Sie jedoch ein Muster benötigen, wie ein Risikomanagementplan aussehen sollte, hier ist eines;
Weitere Details zu diesem Beispiel finden Sie in unserem Beitrag zu Risikomanagementstrategien.
Was sind die 5 Schritte zu einem Risikomanagementplan?
Es gibt 5 Schritte zu einem erfolgreichen Risikomanagement-Ansatz.
- Identifizieren Sie das Risiko.
- Die Risiken einschätzen.
- Setzen Sie das Risiko an erster Stelle.
- Gehen Sie mit dem Risiko um.
- Beachten Sie das Risiko.
Was sind die Hauptinhalte des Risikomanagementplans?
Ein guter Risikomanagementplan besteht typischerweise aus fünf Komponenten. Sie bestehen aus Definitionen, Annahmen und einer Struktur, die die Risikoaufschlüsselung, die Auswirkungen, die Kosten und den Zeitplan beschreibt.
Was ist ein Beispiel für einen Managementplan?
Ein Managementplan kann beispielsweise festlegen, wie viele Verkäufer benötigt werden und wie viel es kosten wird, um eine Umsatzsteigerung von 25 Prozent zu erreichen. Das Priorisieren von Zielen und Aufgaben beinhaltet das Einordnen von Zielen nach ihrem relativen Wert.
Was ist der Zweck der Verwendung eines Risikomanagementplans?
Das Ziel eines Risikomanagementplans besteht darin, Sie bei der Identifizierung, Bewertung und Planung potenzieller Projektmanagementrisiken zu unterstützen.
Haftungsausschluss!
Diese Tools unterliegen Ihrer Entscheidung und Überprüfung. Wir werden von keiner der Plattformen gesponsert und die hier bereitgestellten Informationen entsprechen unserem besten Wissen.
Abschließende Überlegungen
Bei allen Arten von Projekten sind Risiken unvermeidlich. Sie werden Fehler effektiver minimieren, wenn Sie einen klar definierten Risikomanagementplan haben, der Sie durch den Prozess führt.
In der Zwischenzeit ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass ein Risikomanagementplan ein lebendiges Dokument ist, das aktualisiert werden muss, wenn sich die Umstände ändern. Aus diesem Grund eignen sich Tools zum Teilen von Dokumenten wie Bit ideal zum Erstellen solcher Dokumente, da Sie damit jedes Dokument in Echtzeit bearbeiten und bei Bedarf anpassen sowie als Leitfaden verwenden können, bevor Sie mit einem Projekt beginnen.
- Risikomanagementprozess: Einfache 5 Schritte im Jahr 2023 & Best Practices
- Wettbewerbsanalyse: Alles, was Sie brauchen (+ Anleitung zum Starten)
- MARKTRISIKEN: Best Practices und einfacher Leitfaden mit Beispielen
- Financial Risk Management: Alles, was Sie wissen müssen (+Praxisbeispiele)
- PROJEKTFINANZIERUNG: Einfache Anleitung, um jedes Projekt zu starten (+ die besten Tipps)
