Das Reise- und Spesenmanagement ist eine wichtige Aufgabe, unabhängig davon, ob Sie 50 oder 5,000 Geschäftsreisende haben. Finanzmanager auf der ganzen Welt haben Schwierigkeiten, alle reisebezogenen Ausgaben genau zu erfassen und darüber zu berichten. Die Dinge haben sich in den letzten Jahren glücklicherweise verbessert. Papierausgabenberichte, manuelle Erstattungsprozesse und hin- und hergehende Genehmigungen sind mit den heutigen Technologien nicht mehr erforderlich. In diesem Leitfaden befassen wir uns mit dem Reise- und Spesenmanagement. Wir beleuchten die Anzeichen dafür, dass Ihre Prozesse möglicherweise veraltet sind, sowie die verfügbaren Lösungen, die Sie bei der Verbesserung Ihrer Prozesse unterstützen.
Reisekostenmanagement
Das Ziel des Reisekostenmanagements (T&E) besteht darin, alle mit Geschäftsreisen verbundenen Auslagen zu erfassen, damit sie vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden können. In den meisten Ländern werden Flüge, Unterkunft und öffentliche Verkehrsmittel bei Geschäftsreisen in der Regel vollständig erstattet. Ob die Kosten für Mahlzeiten vollständig erstattet werden können, ist von Land zu Land unterschiedlich. Ob für eine Veranstaltung, eine Geschäftsreise oder ein Kundenessen in Ihrer eigenen Stadt: In den USA sind die Kosten für Speisen und Getränke teilweise abzugsfähig. Im Vereinigten Königreich hingegen sind alle Ausgaben im Zusammenhang mit Speisen und Getränken vollständig abzugsfähig. Obwohl die örtlichen Vorschriften variieren können, ist es für Unternehmen dennoch wichtig, sorgfältige Aufzeichnungen über alle steuerlich absetzbaren Ausgaben zu führen. Finanzberichterstattung und Steuerabzüge sind nur zwei der vielen Einsatzmöglichkeiten von T&E-Software. Mit vollständigen Informationen können bessere Finanzentscheidungen getroffen werden.
Darüber hinaus umfasst die Verwaltung von Reisekosten (T&E) deren Verarbeitung und Erfassung für Steuerabzüge. Die Rechtsordnung, in der das Unternehmen seinen Sitz hat, hat Einfluss auf die rechtliche Definition dessen, was steuerlich absetzbare Ausgaben sind. Damit diese Käufe außerdem von der Steuer absetzbar sind, müssen sie im geschäftlichen Zusammenhang stehen. Die Steuerbehörden jedes Landes legen auch die jeweiligen Verfahren zur Spesenabrechnung fest. Um Ihre Steuerschuld zu maximieren und zu reduzieren, müssen Sie alle relevanten Ausgaben offenlegen, unabhängig davon, wo Sie ansässig sind.
Typische Geschäftsreisekosten sind wie folgt:
- Unterkunft: Unterkunft, Hotels
- Transport: Flug-, Zug-, Bus-, Mietwagen- und Benzinpreise
- Restaurants, Aufführungen und Veranstaltungen
- Bei den Tagessätzen handelt es sich um länderspezifische Beträge für Reise, Unterkunft und Verpflegung.
- Elektronik und andere notwendige Geräte: Smartphones, Tablets und Computer
- Mitarbeiter tragen ihre Geschäftsausgaben manchmal selbst aus eigener Tasche, bevor sie ihrem Arbeitgeber eine Spesenabrechnung zur Erstattung vorlegen.
Reisekostenmanagement-Software
Sie können die Reisekosten Ihres Unternehmens mit Hilfe einer Reise- und Spesenverwaltungssoftware, einer umfassenden Lösung, verwalten und im Auge behalten. Unternehmen, die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen entsenden, müssen eine T&E-Verwaltungssoftware verwenden, mit der reisendes Personal verwaltet, Reisen gebucht und Spesenabrechnungen erstellt werden können. Software zur Verwaltung von Geschäftsreisen und -ausgaben kann für verschiedene Arten von Unternehmen nützlich sein. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Sie über umfassende Kenntnisse über Ihre Geschäftsreisekosten verfügen und im Falle von Problemen einen kompetenten Kundensupport haben. Darüber hinaus hilft es Ihnen, Ihren Abrechnungsprozess zu optimieren und Reisen gemäß den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens zu reservieren.
#1. TravelPerk
TravelPerk ist ein erstklassiges Tool zur Verwaltung von Geschäftsreisen und erleichtert Kunden die Planung und Buchung von Gruppenreisen. Viele bekannte Spesenverwaltungssoftware, darunter Rydoo und Circula, sind in das System integriert. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alles, was Sie benötigen, auf einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform haben.
Zu den wichtigsten Vorteilen von TravelPerk gehören:
- Zugriff auf mehrere Benutzerprofile zur Reisebuchung
- Für Nicht-Mitarbeiter, die ihre Dienstreisen organisieren und verwalten müssen, Gästeprofile
- Einhaltung der Unternehmensrichtlinien bei der Darstellung von Buchungsmöglichkeiten
- Integrationen von Drittanbietern mit bekannten Programmen wie BambooHR, Payhawk und Expensify
- Hervorragender Kundenservice rund um die Uhr mit einer Reaktionszeit von 15 Sekunden
- Einblicke und erweiterte Berichterstattung für eine gründliche Analyse der Ausgaben
- Schnelle Lösungen zur Mehrwertsteuerrückerstattung – nutzen Sie den Mehrwertsteuerrückerstattungsrechner von TravelPerk, um zu ermitteln, wie viel Sie sparen könnten.
TravelPerk bietet außerdem eine flexible Reiselösung, FlexiPerk, um Unternehmen bei der Reduzierung verschwenderischer Reisekosten zu unterstützen. Unternehmen, die bis zu zwei Stunden im Voraus stornieren, können mit FlexiPerk mindestens 80 % ihres Geldes zurückbekommen. Generell können Unternehmen auch GreenPerk, die COXNUMX-Kompensationsoption von TravelPerk, nutzen, um ihre Nachhaltigkeitsziele im Auge zu behalten. Unternehmen können umweltfreundliche Geschäftsreisen buchen und vom TravelPerk-Nachhaltigkeitsteam handverlesene umweltfreundliche Initiativen unterstützen.
#2. Fyle
Fyle ist eine Ausgabenverwaltungssoftware, die Unternehmen und Einzelpersonen dabei hilft, Ausgaben und Erstattungen effektiver zu verwalten. Darüber hinaus ist Fyle mit TravelPerk verbunden, um neben der Integration von Buchhaltungs- und Personaldaten auch eine nahtlose Berichterstattung über Reiseausgaben zu ermöglichen. Es bietet Finanzmanagern umfassende Kontrolle und Transparenz über T&E-Verfahren.
Die wichtigsten Vorteile von Fyle sind folgende:
- Verwalten Sie Belege und Geschäftsreisedetails ganz einfach.
- Über ein zentrales Dashboard können Sie digitale Ausgabenberichte speichern oder übermitteln.
- Legen Sie Richtlinien zur Erstattung von Geschäftsreisekosten fest, um die Einhaltung der Reisevorschriften sicherzustellen.
- Für die Überwachung und Bearbeitung von Firmenkreditkarten steht eine Kreditkartenverwaltungssoftware zur Verfügung.
Fyle kann bei der Planung von Geschäftsreisen nicht behilflich sein, aber die Kombination mit TravelPerk bietet Reisemanagern einen einzigen Standort für die Abwicklung aller Geschäftsreisevorgänge. Alle über Travelperk gebuchten Ausflüge werden in Fyle als Ausgaben erstellt und Rechnungen als Anhang beigefügt.
Die beiden Lösungen arbeiten zusammen, um Ihnen ein vollständiges Bild Ihrer Reiseausgaben zu vermitteln.
#3. SAP stimmt überein
SAP Concur ist eine All-in-One-Software für das Reise- und Spesenmanagement. Es hilft bei der Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe und sorgt so für ein einfacheres Reisemanagement. Es ist für Hotels, Flugtickets und Taxis verfügbar.
Im Folgenden sind die Hauptvorteile von SAP Concur aufgeführt:
- Durch die Kontrolle Ihres Reise- und Ausgabenmanagements können Sie insgesamt Geld sparen.
- Verbessern Sie Ihre Compliance und helfen Sie bei der Risikominderung
- Einfache Implementierungen von Cloud-Lösungen
- Eine Lösung für Skalierbarkeit für expandierende Unternehmen
- Für diejenigen, die nach Funktionen für mobile Apps suchen, ist diese Website auf Mobilgeräte ausgerichtet.
SAP Concur bietet wie TravelPerk eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen und -spesen.
#4. TravelBank
TravelBank ist in der Tat eine weitere Software, die Ausgaben- und Reisemanagement kombiniert. Bezeichnenderweise bietet TravelBank eine Vielzahl von Produkten an, die Ihnen helfen, Ihr Reise- und Ausgabenmanagement zu vereinfachen.
Die wichtigsten Vorteile von TravelBank sind:
- Einfaches Design und eine schnelle Methode zur Kostenerstattung
- Erstellen und implementieren Sie Reisevorschriften und -vergütungen für Verbraucher.
- Für reisendes Personal steht der Kundenservice rund um die Uhr zur Verfügung.
- Importieren Sie Transaktionen von Privat- und Firmenkreditkarten und Banken für eine effiziente Ausgabenverwaltung.
#5. Zoho-Ausgaben
Zoho Expense gilt als eines der besten Spesenmanagement-Tools für Unternehmen. Es bietet Unternehmen jeder Größe Ausgabenmanagement- und Geschäftsreiselösungen. Es ist eine ausgezeichnete Wahl für Entwicklungsunternehmen, die einfache, skalierbare Lösungen für das Ausgabenmanagement benötigen.
Laut Zoho Expense sind die wichtigsten Vorteile folgende:
- Geschäftsreisen werden durch die automatisierte Spesenabrechnung für jede Reise vereinfacht.
- Benachrichtigungen werden verwendet, um Teammitglieder über Aktualisierungen und Änderungen zu informieren.
- Kosteneinblicke in Echtzeit für ein aktuelles Bild aller Ausgabendaten. Analysen, die erforderliche Anpassungen für ein besseres Reise- und Spesenmanagement identifizieren können
- Obwohl Zoho Expense über einen umfangreichen Funktionsumfang verfügt, gibt es mehrere Bereiche, in denen Kunden unzufrieden sind, beispielsweise Kundenservice und Lagerkapazitäten.
#6. Emburse-Zertifizierung
Emburse Certify ist ein Reisekostenmanagementprogramm, mit dem Sie Reisen direkt über die Plattform oder durch die Integration in ein anderes Reisemanagementsystem buchen können. Grundsätzlich ermöglicht Ihnen Emburse Certify die Bereitstellung von Ausgabenberichten, die Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung und die Verwaltung von Rechnungen – alles über eine einzige Plattform.
Laut Emburse Certify sind die wichtigsten Vorteile folgende:
- Workflows für das Mitarbeiterkostenmanagement, die effizient, zuverlässig und datenreich sind
- Einhaltung von Richtlinien durch integrierte Richtlinienkontrollen
- Automatisieren Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess und erhalten Sie Einblick in die Ausgaben Ihres Unternehmens.
#7. Rampe
Ramp ist eine Technologie zur Finanzautomatisierung und zum Kostenmanagement, die Unternehmen dabei hilft, unnötige Ausgaben zu reduzieren und Zahlungen und Rückerstattungen zu rationalisieren. Sie bieten auch echte und virtuelle Firmenkarten mit Kreditlimits für Ausgaben unterwegs gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens an.
Im Folgenden sind die Highlights von Ramp aufgeführt:
- Durch die Automatisierung der Buchhaltung in Kombination mit einer Buchhaltungslösung entfallen zeitraubende und mühsame Buchhaltungsverfahren.
- Ausgabengenehmigungen und Prepaid-Karten mit individuellen Budgets sind einfach einzurichten.
- Durch KI gesteuerter Belegabgleich, der aus früheren Belegeinreichungen lernt
- Karten mit dem Branding Ihres Unternehmens für eine persönliche Note
Reisekostenmanagementsystem
Ein Reisekostenmanagementsystem ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen dabei hilft, die Reisekosten ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu verwalten. Es kann den Prozess der Spesenabrechnung automatisieren, sodass Mitarbeiter ihre Ausgaben leichter einreichen und Manager diese genehmigen können. Das System kann Unternehmen auch dabei helfen, ihre Reisekosten zu kontrollieren, indem es Erkenntnisse darüber liefert, wo und wie Mitarbeiter Geld ausgeben.
Einige Vorteile der Verwendung eines Reisekostenmanagementsystems
- Erhöhte Effizienz: Das System kann den Prozess der Spesenabrechnung automatisieren, sodass Mitarbeiter ihre Ausgaben leichter einreichen und Manager diese genehmigen können.
- Reduzierte Kosten: Das System kann Unternehmen dabei helfen, ihre Reisekosten zu kontrollieren, indem es Erkenntnisse darüber liefert, wo und wie Mitarbeiter Geld ausgeben.
- Verbesserte Compliance: Das System kann Unternehmen dabei helfen, Reiserichtlinien und -vorschriften einzuhalten.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter können Zeit und Ärger sparen, indem sie das System zur Einreichung ihrer Ausgaben nutzen.
Zu den Funktionen eines Reisekostenmanagementsystems gehören:
#1. Ausgabenverfolgung:
Das System kann Ausgaben wie Flug, Hotel, Mietwagen, Mahlzeiten und Unterhaltung verfolgen. Bei der Spesenverfolgung handelt es sich um den Prozess der Aufzeichnung und Überwachung aller Ihrer Ausgaben. Dies kann manuell oder mit Hilfe eines Softwareprogramms erfolgen. Die Kostenverfolgung bietet viele Vorteile, darunter:
- Verbesserte Finanzplanung
- Erhöhte Steuerabzüge
- Weniger Stress
- Bessere Budgetierung
Die Kostenverfolgung kann eine Menge Arbeit sein, aber auf lange Sicht lohnt es sich.
# 2. Spesenabrechnung:
Das System kann den Prozess der Spesenabrechnung automatisieren, sodass Mitarbeiter ihre Ausgaben leichter einreichen und Manager diese genehmigen können.
#3. Spesengenehmigung:
Das System ermöglicht es Managern, Ausgaben zu genehmigen oder abzulehnen.
Antrag auf Kostengenehmigung
Mitarbeitername: Name
Abteilung: Ihre Abteilung
Datum: Heutiges Datum
Ausgabenbeschreibung:
Ich beantrage die Genehmigung der folgenden Kosten, die mir im Rahmen meiner Tätigkeit entstehen Ihr Unternehmen:
- Artikel 1 - $Summe
- Artikel 2 - $Summe
- Artikel 3 - $Summe
Total: $Gesamtbetrag
Ich habe Belege für alle Ausgaben beigefügt.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen
Name
# 4. Spesenabstimmung:
Das System kann Ausgaben auf identische Weise mit Firmenkreditkartenabrechnungen abgleichen. Bei der Spesenabstimmung werden zwei Datensätze verglichen, um eventuelle Unstimmigkeiten festzustellen. Dies kann zu verschiedenen Zwecken erfolgen, beispielsweise um sicherzustellen, dass alle Ausgaben korrekt erfasst wurden, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen oder um Budgetabweichungen zu verfolgen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Spesenabstimmung durchzuführen. Eine gängige Methode besteht darin, das Hauptbuch des Unternehmens mit den von den Mitarbeitern eingereichten Spesenabrechnungen zu vergleichen. Eine andere Methode besteht darin, die Kontoauszüge des Unternehmens mit den Rechnungen der Lieferanten zu vergleichen.
Der Spesenabgleich ist ein wichtiger Prozess, der Unternehmen dabei helfen kann, finanzielle Genauigkeit sicherzustellen, Betrug zu erkennen und Budgetabweichungen zu verfolgen. Durch die Befolgung der oben beschriebenen Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Spesendaten korrekt und zuverlässig sind.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Verwaltung Ihrer Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu verbessern, ist ein Reisekostenmanagementsystem eine gute Option.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Zu den Reisekosten gehören Essen, Transport, Unterkunft, Pendeln und andere Dienstleistungen. Der Mitarbeiter ist für die Aufbewahrung von Quittungen und anderen Dokumenten verantwortlich, die eine bestimmte geltend gemachte Ausgabe belegen.
Wie verwalten Sie Reisekosten?
Spesenmanagement: Sparen Sie Geld wie ein Profi.
- Planen Sie im Voraus.
- Buchen Sie Flüge mit Zwischenstopps oder Umsteigen.
- Nutzen Sie eine App, die Ihr Ausgabeverhalten überwacht und Sie dabei unterstützt, Ihr Budget einzuhalten.
- Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Reise das gesamte Jahr.
- Kaufen Sie anstelle eines Hin- und Rückflugs zwei einfache Tickets.
- Packen Sie ein Abendessen für das Flugzeug ein.
Was ist der Reise- und Spesenprozess?
Unter Reise- und Spesenmanagement (T&E) versteht man den Prozess, alle reisebezogenen Kosten im Auge zu behalten, sodass diese abgeschrieben werden können und das eingesparte Geld nicht versteuert werden muss. In den meisten Ländern werden alle Kosten für Geschäftsreisen, wie Flüge, Hotels und Transportkosten, übernommen.
Was ist ein Kostenmanagementprozess?
Ein System von Verfahren, das Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Ausgaben unterstützt, wird als Kostenmanagementprozess bezeichnet. Dabei handelt es sich um den sequenziellen Prozess, mit dem Mitarbeiter Erstattungsansprüche einreichen und Geschäftsausgaben abrechnen.
Was macht ein Reise- und Spesenmanager?
Erstellen, verwalten und verwalten Sie eine globale Reise- und Spesenrichtlinie, die kulturelle und geografische Besonderheiten sowie bei Bedarf eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit berücksichtigt. Verantwortlichkeiten des Administrators für Reise- und Spesensysteme (Expensify, Concur und Navan), einschließlich Systemwartung, Konfiguration und Upgrades.
Was ist ein Spesenmanagement-Tool?
Spesenverwaltungssoftware ist eine Art Anwendung, die einen Großteil des Prozesses vom Eingang bis zur Erstattung nachdrücklich automatisiert. Unternehmen können diese Software gleichermaßen nutzen, um Reisebuchungen zu verwalten, die Einreichung von Spesenabrechnungen zu automatisieren, Genehmigungen zu beschleunigen, Rückerstattungen zu beschleunigen und natürlich Kostenabrechnungen in Echtzeit zu verfolgen.
Warum ist Spesenmanagement wichtig?
Ausgabenverwaltung Hilft hauptsächlich bei der Verfolgung der Mitarbeiterausgaben nach Kategorie und der Überprüfung von Käufen aus zulässigen Unternehmensgründen (und nicht bei persönlichen Ausgaben). Es bezeichnet vergleichsweise die besten Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum und die besten Preise. Im Gegenteil, es arbeitet hart daran, die Ausgabenbeschränkungen der Mitarbeiter unter Kontrolle zu halten und doppelte und betrügerische Zahlungen zu verhindern.
Wofür ist die beste Software? Kosten?
- SAP-Concur-Ausgaben. 4.1. 247 Bewertungen.
- Webexpenses-Kostenkontrolle.
- Ausgeben.
- Zoho-Ausgaben.
- Coupa BSM-Plattform.
- Navan.
- Emburse-Zertifizierung
- ExpensePoint
Warum brauchen Unternehmen ein Spesenmanagement?
Die Ausgabenverwaltung hilft bei der Verfolgung der Mitarbeiterausgaben nach Kategorie und der Überprüfung von Käufen für zulässige Unternehmenszwecke (und nicht für persönliche Ausgaben). Dennoch wurden die besten Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum und die besten Preise festgelegt. Es arbeitet hart daran, die Ausgabenbeschränkungen der Mitarbeiter unter Kontrolle zu halten und doppelte und betrügerische Zahlungen zu verhindern.
Fazit
Unternehmen müssen ein Reisekostenmanagement integrieren, da es ihnen dabei helfen kann, Geld zu sparen, die Effizienz zu verbessern und Betrug zu reduzieren. Reisekosten können für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, und das Reisekostenmanagement kann dazu beitragen, diese Kosten zu senken, indem der Prozess der Einreichung und Genehmigung von Ausgaben optimiert wird. Darüber hinaus kann das Reisekostenmanagement zur Effizienzsteigerung beitragen, indem es den Mitarbeitern die Nachverfolgung ihrer Ausgaben erleichtert und es den Vorgesetzten erleichtert, diese zu genehmigen. Schließlich kann das Reisekostenmanagement dazu beitragen, Betrug zu reduzieren, indem es den Mitarbeitern die Einreichung betrügerischer Ausgaben erschwert. Insgesamt ist das Reisekostenmanagement ein wertvolles Instrument, das Unternehmen dabei helfen kann, Geld zu sparen, die Effizienz zu verbessern und Betrug zu reduzieren.
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Bibliographie
