KMUs verfügen in der Regel über begrenzte Ressourcen und viel zu erledigende Arbeit. Die manuelle Verwaltung des Bestellvorgangs belastet die Teammitglieder zusätzlich und lenkt ihre Aufmerksamkeit von ihren Hauptaufgaben ab. Mit einem Bestellsystem für kleine Unternehmen können Sie den gesamten Prozess automatisieren, die Effizienz verbessern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern durch manuelle Eingaben verringern. Während die Auswahl des richtigen Bestellsystems für ein kleines Unternehmen wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen mag, läuft alles darauf hinaus, was Ihr Unternehmen benötigt.
Was ist ein Bestellsystem?
Bestellsoftware (auch als PO-Software bekannt) hilft bei der Erstellung von Finanzdokumenten, die Lieferanten beim Kauf von Lieferungen oder Dienstleistungen ausgestellt werden. Bestellungen enthalten in der Regel Produkttyp, Menge und Preisinformationen sowie andere relevante Informationen.
Darüber hinaus ist eine Bestellverwaltungssoftware ein wesentlicher Bestandteil jedes Kreditorenprozesses. Bestellsysteme können dabei helfen, die Erstellung von Bestellungen zu automatisieren und Zeit zu sparen, wenn die Lagerbestände zur Neige gehen, indem sie Ihr Team warnen, bevor ein Mangel auftritt. Infolgedessen arbeitet die Bestellsoftware mit der Bestandsverwaltungssoftware zusammen.
Einkaufsabläufe waren früher sehr manuell, insbesondere wenn es um das Sammeln von Unterschriften zur Genehmigung ging. PO-Software kann auch dazu beitragen, die Genehmigungs- und Anforderungsprozesse zu beschleunigen. Wenn jemand in Ihrem Unternehmen einen Kauf tätigen möchte, muss er zuerst den Genehmigungsprozess durchlaufen:
- Eine Kaufanfrage wird von einem Mitarbeiter an den entsprechenden Genehmigungsworkflow übermittelt.
- Die Anforderung wird in der Kette nach oben an das entsprechende Managementpersonal weitergeleitet.
- Das Management bewertet den Bedarf und die aktuellen Budgetzuweisungen.
- Der Antrag wird vom Entscheidungsträger entweder genehmigt oder abgelehnt.
Beste Bestellsysteme für kleine Unternehmen
Was ist das beste Bestellsystem für Kleinunternehmen? Wir haben recherchiert, um einige Optionen zu identifizieren, die durchweg erschwinglich, einfach zu verwenden und einfach einzurichten sind. Sie beinhalten;
#1. Coupa
Coupa ist ein vollständiges Ausgabenverwaltungsprogramm, das Bestellungen und Bestellanforderungen umfasst. Die Software kann so einfach sein wie ein Tool zum Erstellen von Bestellungen oder so komplex wie die Abwicklung aller mit Ihrem Einkaufsprozess zusammenhängenden Aufgaben.
Abhängig von Ihren Anforderungen können Sie Procure für E-Procurement, Invoice für AP-Automatisierung, Expense für die Verfolgung von Reise-/Mitarbeiterausgaben oder Pay für B2B-Zahlungen erwerben. Coupa ist eine der vielseitigsten verfügbaren Bestellsoftwareoptionen, da sie vollständig integriert werden kann, um als vollständige Ausgabenverwaltungsplattform zu fungieren.
#2. QuickBooks Professional
Das Erstellen einer Bestellung im Kreditoren-Workflow von QuickBooks Pro ist einfach. QuickBooks ist seit langem als eine der führenden Buchhaltungslösungen für kleine Unternehmen anerkannt und bietet ein Hauptbuch mit Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Die Möglichkeit, eine Bestellung zu erstellen, ist Teil des Kreditorenprozesses.
Quickbooks kann Ihnen dabei helfen, den Überblick darüber zu behalten, was Sie bestellen und erhalten, Ihre Ausgaben zu planen und Ihr Geld sinnvoll zu verwalten. QuickBooks ist aufgrund der Kombination dieser Faktoren und eines starken Audit-Trails eine ausgezeichnete Wahl für kleine Unternehmen, die nach einem Bestellsystem mit vollständigen Buchhaltungsfunktionen suchen.
#3. Salbei Intacct
Wachsende Unternehmen, die auf eine mittelgroße Buchhaltungslösung mit starken Einkaufsfunktionen umsteigen möchten, sollten Sage Intacct in Betracht ziehen. Mithilfe von Dashboards und Berichtstools automatisiert das Einkaufsmodul Einkaufstransaktionen, sodass Ihre Mitarbeiter den Erwerb von Waren und Dienstleistungen in Echtzeit überwachen können.
Mit Sage Intacct können Sie bewährte Einkaufspraktiken implementieren und benutzerdefinierte Vorlagen für Bestellanforderungen, Angebotsanfragen, Bestellungen und Anpassungen erstellen. Es ermöglicht Ihnen auch, die Preise Ihrer Lieferanten in einer Datenbank zu verfolgen. Wenn Sie einen Preis für eine Bestellung bezahlen, werden Ihre Lieferantenkosten automatisch für zukünftige Bestellungen aktualisiert.
#fünfzehn. Xero
Xero ist eine Online-Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Startups. Diese Cloud-basierte Plattform ist bekannt für ihre Benutzerfreundlichkeit und ist jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich. Ihr Cashflow kann sogar in Echtzeit eingesehen werden! Mit Xero können Sie Rechnungen bezahlen, Spesen geltend machen und Bankverbindungen sichern.
#5. SpendMap
Das Free-Procurement-Projekt von SpendMap ist ein echtes kostenloses Bestellsystem für kleine Unternehmen. Es bietet keine eingeschränkte Funktionalität oder eine kostenlose Testversion der kostenpflichtigen Version. Die Free-Procurement Project-Lösung von SpendMap ermöglicht es Ihrem Unternehmen, den Bestellprozess mit einer unbegrenzten Anzahl von Bestellungen zu automatisieren.
#6. Zoho-Inventar
Zoho Inventory ist eine kostenlose Anwendung in der Zoho-Suite. Der Bestellgenerator, der in Zoho Inventory enthalten ist, kann einfache Bestellungen mit bearbeitbaren Feldern generieren. Sie können Ihre Rechnungsadresse, die Adresse Ihres Lieferanten, eine Bestellnummer und sogar Beschreibungen der gekauften Artikel eingeben.
Obwohl Zoho Inventory kostenlos verwendet werden kann, ist es eine Bestandsverwaltungslösung und möglicherweise nicht die beste Wahl für alle Ihre Einkaufsprozesse. Es dient hauptsächlich als einfaches Tool zum schnellen Erstellen einer Bestellung, bietet jedoch nicht das Maß an Automatisierung, Zusammenarbeit oder Anpassung, das eine kostenpflichtige Version bieten würde. Mit der kostenlosen Version sind Sie außerdem auf 20 Bestellungen pro Monat beschränkt.
#7. Höchster Arbeitsplatz
Bestellungen können mit Paramount WorkPlace, einer Beschaffungsmanagementlösung, einfach erstellt und verwaltet werden. Es gibt Mitarbeitern und dem Management die Tools an die Hand, die sie benötigen, um den PO-Genehmigungsprozess zu vereinfachen und ihre Ausgaben effektiver zu verwalten.
Die moderne Benutzeroberfläche ist einfach zu implementieren und kann von Mitarbeitern aller Qualifikationsstufen im gesamten Unternehmen verwendet werden. Benutzer können genehmigte Anforderungsanfragen automatisch zur Bestellungserstellung weiterleiten, und es werden detaillierte Prüfprotokolle generiert.
Für eine bessere Benutzererfahrung unterstützt Paramount Workplace unter anderem auch die nahtlose Echtzeitintegration mit ERP-Anwendungen wie Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct und Netsuite.
#8. KissFlow
KissFlow ist eine fantastische Bestellanforderungslösung. Ein Grund dafür ist die leistungsstarke Bestellabwicklungsfunktion. Die Software bietet Benutzern eine papierlose Lösung, die eine effiziente Ausführung und Verwaltung aller Bestellunterlagen ermöglicht, ohne dass unnötige Ausdrucke erforderlich sind.
Benutzer können regelbasierte anpassbare Workflows verwenden, um sicherzustellen, dass die von ihnen erstellten Bestellungen den festgelegten Richtlinien entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass bei ihrer Erstellung keine Fehler auftreten. Es bietet auch einen äußerst anpassungsfähigen Ansatz für die Registrierung nicht registrierter Anbieter.
Das Management erhält außerdem Zugriff auf umsetzbare Erkenntnisse in Echtzeit, die verwendet werden können, um unnötige Ausgaben zu reduzieren und Geld bei der Beschaffung zu sparen.
#9. Kaufkontrolle
Planergy's Purchase Control bietet seinen Kunden ein einfaches Bestellabwicklungssystem, das ideal für kleine Unternehmen ist. Es bietet ein kompetentes Cloud-basiertes Bestellverwaltungssystem, das am besten für kleine Unternehmen geeignet ist.
Benutzer können die Software verwenden, um Bestellungen und Anfragen zu erstellen und zu verwalten sowie Ausgaben zu verwalten, Rechnungen zu verarbeiten und den gesamten Bestellprozess zu rationalisieren. Es verfügt über eine starke Berichtsmetrik, die darauf abzielt, Managern die Informationen zu geben, die sie benötigen, um die Leistung zu verbessern.
#10. O2b Technologies Inc.
O2b Technologies bietet Einkaufsverwaltungssoftware an, die den Bestellprozess erheblich rationalisiert. Es rationalisiert und automatisiert die Erstellung, Verwaltung und Verfolgung von Bestellungen und Kaufanfragen erheblich, wodurch der Prozess weniger chaotisch erscheint.
Es konzentriert sich auf die Erstellung agiler Bestellungen, die Benutzer mit wenigen Klicks ausführen können. Neben der Bestellabwicklung ermöglicht die Software eine nahtlose Integration mit anderen nützlichen Anwendungen. Diese Integrationen machen das Lieferantenbeziehungsmanagement, die Buchhaltung, das Kundenbeziehungsmanagement und die Bestandsverwaltung effizienter.
Darüber hinaus unterstützt die Software einstufige und mehrstufige PO-Autorisierungs-Workflows sowie einen umfassenden Audit-Trail-Mechanismus zur Verfolgung aller genehmigten und abgelehnten POs.
#11. Leithammel
Bellwether gilt weithin als Anbieter einer der besten E-Procurement-Lösungen der Branche. Einer der Gründe, warum es so hoch gelobt wurde, sind seine hervorragenden Fähigkeiten zur Bearbeitung von Bestellungen. Das Tool ist ideal für Unternehmen, die 50-1000 Dokumente pro Monat erstellen müssen.
Es bietet zwei unterschiedliche Pläne, die sich separat an kleine und große oder mittelständische Unternehmen richten. Es konzentriert sich darauf, die Zeit für den Papierkram zu reduzieren, indem der Bestellvorgang von Anfang bis Ende digitalisiert wird.
Benutzer können ihre Arbeitsabläufe anpassen und die Genehmigungen und Ablehnungen von Bestellungen problemlos nachverfolgen. Darüber hinaus ist die Software vollständig webbasiert.
#12. VerkaufAttach
Intuit QuickBooks ist eines der weltweit beliebtesten Buchhaltungssoftwareprogramme. Allerdings sind sich nur wenige Menschen seiner bemerkenswerten Integrationsfähigkeiten mit anderen PO-Verarbeitungstools bewusst. SalesAttach ist ein Softwareprogramm, das in das Buchhaltungssystem QuickBooks integriert ist, um Dateneingabefehler in Finanzunterlagen zu reduzieren.
Die App verfolgt alles, was mit Ihren Bestellungen zusammenhängt, einschließlich Lieferanteninformationen, Bestellkosten und die Anzahl der aufgegebenen Bestellungen. Die Software ist auch für die Bestandsverwaltung äußerst nützlich.
SalesAttach-Daten können verwendet werden, um verschiedene Anbieterinformationen zu vergleichen und das beste Angebot für Ihr Geld zu erhalten.
Sollte ein kleines Unternehmen Bestellungen verwenden?
Bestellungen sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Sie ermöglichen es Ihnen, über Rechtsdokumente rechtsverbindliche Verträge mit Anbietern abzuschließen. Auf diese Weise können Sie die Genauigkeit Ihrer Bestellsysteme sicherstellen und gleichzeitig Ihre Geschäftsprozesse zeit- und budgetgerecht halten.
Bietet QuickBooks ein Bestellsystem?
Bestellungen für wiederkehrende Einkäufe können einfach in QuickBooks geplant werden. Sobald eine Bestellung abgeschlossen ist, kopiert QuickBooks automatisch die Artikel, Mengen und Preise aus Ihrer Bestellung und wandelt sie in eine Rechnung um.
Wie erstellt man ein Po-System?
Online beantragen: Finden, reservieren und bezahlen Sie ein Postfach in einer Postfiliale in Ihrer Nähe. Persönliche Schlüsselübergabe: Bringen Sie Ihren ausgefüllten Antrag und 2 Ausweise zum Postamt (dort wo sich Ihre Box befindet), um Ihre Schlüssel abzuholen. Erhalten Sie Post nach Belieben: Flexible Öffnungszeiten ermöglichen es Ihnen, Ihr Postfach nach Ihrem Zeitplan zu überprüfen.
Wie viel kostet ein Po-System?
Laut Studien, die von verschiedenen Organisationen durchgeführt wurden, liegen die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung von Bestellungen zwischen 50 und 1000 US-Dollar. Werfen wir einen Blick auf einige der Metriken.
Wie verwalte ich Bestellungen in Excel?
Wenn Sie lieber mit einer Tabelle arbeiten möchten, können Sie mit der gleichen Methode eine Bestellung in Microsoft Excel erstellen. Öffnen Sie ein neues Excel-Dokument und klicken Sie dann auf das Symbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Wählen Sie „Neu“ und „Bestellungen“ aus den Dropdown-Menüs.
Wie viel kostet ein Postfach im Monat?
Finden Sie ein Postfach in Ihrer Nähe
Abhängig von Ihrem Standort können Sie ein neues Postfach bei einem Postamt für nur 4.33 USD pro Monat erhalten. Verwenden Sie Ihr vorhandenes oder neues USPS.com-Konto, um eine Box zu reservieren.
Vorteile der Verwendung eines Bestellsystems für ein kleines Unternehmen
Reduzierte Abhängigkeit von manuellen Eingriffen
Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Bestellvorgangs können Sie manuelle Eingriffe Ihres Teams eliminieren, Zeit sparen und Fehler durch manuelle Dateneingabe reduzieren.
Eingesparte Betriebskosten
Sie können den gesamten Prozess beschleunigen und bis zu 45-65 Prozent der Betriebskosten für Ihr Unternehmen einsparen, indem Sie cloudbasierte Bestellsysteme verwenden.
Transparenz
Indem Sie den Status aller offenen Bestellungen anzeigen, können Sie während des gesamten Bestellvorgangs vollständige Transparenz gewährleisten und sicherstellen, dass alles auf Kurs ist.
Zusammenfassung
Ein Unternehmen kann nicht hoffen, erfolgreich zu sein, wenn sein Beschaffungssystem ineffizient und ständig in Unordnung ist. Aus diesem Grund ist ein kompetentes Bestellsystem für kleine Unternehmen, das den gesamten Prozess im gesamten Unternehmen automatisiert, von entscheidender Bedeutung.
Eine gute PO Management-Software hilft bei der fehlerfreien Erstellung von Bestellungen, der effizienten Verfolgung von Einkäufen, der Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und der rechtzeitigen Erfüllung von Bestellungen.
Was unsere Empfehlung betrifft, wenn Sie nach einem benutzerfreundlichen Bestellautomatisierungssystem für kleine Unternehmen suchen, suchen Sie nicht weiter als Paramount WorkPlace.
Häufig gestellte Fragen
Sind Bestellungen für kleine Unternehmen erforderlich?
Bestellungen sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Sie ermöglichen es Ihnen, über Rechtsdokumente rechtsverbindliche Verträge mit Anbietern abzuschließen. Auf diese Weise können Sie die Genauigkeit Ihrer Bestellsysteme sicherstellen und gleichzeitig Ihre Geschäftsprozesse zeit- und budgetgerecht halten.
Was ist ein gutes Bestellsystem?
Precoro ist die beste Bestellsoftware für die Mehrheit der Menschen. Bestellsoftware stellt sicher, dass Ihr Unternehmen schnell und einfach das benötigte Inventar von Lieferanten erhält. Es vereinfacht den Beschaffungsprozess und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen später die benötigten Produkte erhält.
Verwenden Unternehmen noch Bestellungen?
Bestellungen sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Bestellungen kommen im Geschäftsleben häufig vor, unabhängig davon, ob sie von Kunden eingehen, an Lieferanten gesendet oder intern zwischen Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens verwendet werden.
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Bibliographie
