Um den Source-to-Settlement-Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren, investieren Unternehmen in Beschaffungsmanagementlösungen. Beschaffungsmanagementsoftware spielt eine wichtige Rolle bei der Kostenkontrolle, indem sie durch ausgehandelte Einkaufsverträge mit Lieferanten Einsparungen generiert. In diesem Artikel finden Sie alle Antworten, die Sie zum Thema Beschaffungsmanagement benötigen.
Was ist Beschaffungsmanagement?
Unter Beschaffungsmanagement versteht man die Verwaltung aller Vorgänge beim Einkauf der Waren, Dienstleistungen und Materialien, die für einen effektiven Geschäftsbetrieb erforderlich sind und in den Zuständigkeitsbereich der Beschaffung fallen. Die Begriffe „Sourcing“, „Einkauf“ und „Beschaffung“ können je nach Unternehmen und Branche synonym verwendet werden, um sich auf die Funktion der Beschaffung von Lieferungen und der Verwaltung des Prozesses zu beziehen, wobei die Beschaffung als strategischer angesehen wird und Einkauf und Beschaffung eher üblich sind beziehen sich auf die tatsächliche Betriebsfunktion.
Wesentliche Funktionen eines cloudbasierten Beschaffungsmanagementsystems
Unternehmen benötigen agile Technologien, die sie dabei unterstützen, ihre Beschaffungsprozesse in einem immer komplexer und dynamischer werdenden Markt zu verbessern. Strategische Beschaffungsgruppen setzen zunehmend auf integrierte, cloudbasierte Software-Suites, die Lieferantenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement, proaktives Risikomanagement und transaktionale Procure-to-Pay-Funktionen umfassen.
Durch den Einsatz einer umfassenden Beschaffungslösung können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und laufende Aufgaben während des gesamten Source-to-Settlement-Zyklus proaktiv verwalten. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Komponenten einer integrierten cloudbasierten Beschaffungsmanagementlösung:
#1. Einkaufsmanagement
Vor Gesprächsbeginn identifiziert und qualifiziert der strategische Einkauf zunächst potenzielle Lieferanten. Dazu gehört das Sammeln, Analysieren und Verfolgen von Lieferantendaten, um sicherzustellen, dass Lieferanten die Unternehmensvorschriften einhalten. Mithilfe von Self-Service-Profilen sowie internen und externen Fragebögen können Sie mit Beschaffungsmanagement-Software wichtige Daten zur Lieferantenqualifizierung sammeln. Wählen Sie die besten Anbieter aus, indem Sie die Lieferantenqualifikationen, Risikoüberlegungen und die Einhaltung von Richtlinien bewerten.
Hauptmerkmale in Beschaffungslösungen umfassen ein robustes Ausgabenmanagement, das Budgetierung, Ausgabenverfolgung und Kostenoptimierung umfasst. Erweiterte Beschaffungsfunktionen erleichtern die effiziente Identifizierung, Verhandlung und Vertragsverwaltung von Lieferanten. Effektive Lieferantentools verwalten Datenbanken, verfolgen die Leistung und fördern die Zusammenarbeit. Die nahtlose Integration mit ERP-, Buchhaltungs-, Inventar- und E-Commerce-Systemen sorgt für einen reibungslosen Datenfluss.
Analysen bieten Einblicke in Prozesse, Lieferantenleistung und Ausgaben. Compliance- und Risikomanagementfunktionen stellen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher und mindern Lieferantenrisiken. Die mobile Zugänglichkeit ermöglicht den Zugriff von unterwegs, während Kollaborationstools die Abgabe von Angeboten und die Auftragsverfolgung ermöglichen. Skalierbarkeit, Flexibilität, benutzerfreundliche Schnittstellen und umfassender Support fördern die Akzeptanz und erfolgreiche Implementierung.
#2. Beschaffung
Das manuelle Definieren von Spezifikationen sowie das Einholen und Analysieren von Lieferantenangeboten kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Es könnte sogar größere Anschaffungen aufschieben.
Um unterm Strich Ergebnisse zu erzielen, intelligentere Dokumentenerstellung, Verhandlungen und Lieferantenauswahl zu ermöglichen, nutzen Sie Best Practices für Verhandlungen. Dank der integrierten sozialen Zusammenarbeit ist es einfach, Anstrengungen zu bündeln und effektivere Ablehnungsdokumente zu erstellen. Mithilfe von Zuschlagsanalysetools können Sie Lieferantenangebote schnell anhand bestimmter Kriterien wie Preis, Qualität und Wert bewerten und so die optimale Zuschlagsauswahl basierend auf Ihren speziellen Geschäftsanforderungen treffen.
#3. Vertragsverwaltung
Eine effektive Verwaltung von Beschaffungsverträgen ist unerlässlich. Die manuelle Verwaltung des Prozesses kann zeitaufwändig sein. Aber mit einem zeitgemäßen Beschaffungsmanagementsystem kann die unterstützte Autorenschaft, die vorab genehmigte Klauselbibliotheken, standardisierte Vorlagen und eingebettete soziale Zusammenarbeit nutzt, die Vertragserstellung rationalisieren.
Die Implementierung robuster Mechanismen zur Vertragsverfolgung und -überwachung ist von entscheidender Bedeutung, um den Überblick über wichtige Meilensteine, Fristen und Ergebnisse zu behalten. Der Einsatz automatisierter Warnungen und Erinnerungen kann dazu beitragen, potenzielle Probleme im Zusammenhang mit den vereinbarten Bedingungen proaktiv anzugehen. Darüber hinaus führen Sie regelmäßige Vertragsüberprüfungen und Audits durch, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und gesetzliche und behördliche Standards einzuhalten Compliance Management.
#4. Requirierung
Wenn der Einkauf während des Procure-to-Pay-Zyklus nicht angemessen abgewickelt wird, gehen ausgehandelte Einsparungen schnell verloren. Durch Geschäftsrichtlinien, Kontrollen und Genehmigungen stellt eine moderne Beschaffungsmanagementsoftware sicher, dass die vereinbarten Einsparungen umgesetzt werden.
Mit einer benutzerfreundlichen Erfahrung können Mitarbeiter schnell und einfach nach Waren und Dienstleistungen suchen und diese einkaufen. Es ist kaum oder gar keine Schulung erforderlich. Durch robuste Suchfunktionen, intelligente Formulare, Einkaufslisten und maßgeschneiderte Einkaufserlebnisse wird sichergestellt, dass ausgehandelte Preise und Bedingungen automatisch durch Lieferantenkataloge und anpassbare Genehmigungsworkflows durchgesetzt werden, die darauf ausgelegt sind, Ausgaben zu begrenzen und Kosten zu senken.
#5. Einkauf
Durch die Automatisierung gängiger Procure-to-Pay-Prozesse wie der Erstellung von Bestellungen haben Sie mehr Zeit, nach weiteren Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu suchen. Mit einer cloudbasierten Beschaffungsmanagementlösung können Sie das Verfahren beschleunigen und gleichzeitig ausgehandelte Preise durchsetzen und die Einhaltung von Richtlinien gewährleisten. Erstellen Sie automatisch Bestellungen aus angenommenen Anforderungen. Geben Sie Ihren Beschaffungsteams Informationen zu Ausnahmen, Status und erforderlichen Maßnahmen. Nutzen Sie die integrierten sozialen Funktionen, um mit Ihren Lieferanten zu interagieren.
#6. Auszustellende Quittungen
Die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen nimmt viel Zeit in Anspruch und ist fehleranfällig. Durch den Einsatz eines integrierten Beschaffungsmanagementsystems können Sie Arbeitskosten sparen und von vorzeitigen Zahlungskürzungen profitieren. Dazu gehört ein effektives Zahlungsmanagementsystem, das Lieferanten die elektronische Übermittlung von Rechnungen ermöglicht und durch den Einsatz von optischem Scannen, maschinellem Lernen und automatisiertem Bestellabgleich eine schnellere Bearbeitung ermöglicht.
Welche Schritte umfasst der Beschaffungsmanagementprozess?
Diese wesentlichen Phasen sind häufig im grundlegenden „Procure-to-Pay“-Prozess enthalten, bei dem es sich um den gesamten Kaufvorgang handelt, dem ein Unternehmen bei einem Kauf folgt:
#1. Planen und Spezifizieren
Legen Sie die Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung fest, legen Sie die Spezifikationen des Produkts fest und planen oder prognostizieren Sie dann, wann und wie das Produkt auf der Grundlage aktueller Fakten und Prognosen bestellt oder nachbestellt wird.
#2. Lieferanten finden und auswählen
Wählen Sie einen Lieferanten aus, der Ihren Produktanforderungen entspricht, entweder aus einer Liste zugelassener oder empfohlener Lieferanten, mit denen Sie bereits zusammenarbeiten, oder indem Sie nach neuen Anbietern suchen und eine Ausschreibung oder eine Informations-, Angebots- oder Kostenanfrage stellen.
#3. Vertragsabschlüsse und Verhandlungen
Legen Sie die Erwartungen fest und formulieren Sie die Anforderungen gegenüber den Lieferanten klar, bevor Sie direkte Verhandlungen aufnehmen, um eine Einigung über den besten Preis und die besten Konditionen für die Waren zu erzielen. Sobald alle Bedingungen vereinbart sind, füllen Sie die Lieferantenvereinbarung aus und unterzeichnen Sie sie.
Beschaffungsmanagementprojekt
Damit Projekte in verschiedenen Branchen ihre Ziele erfolgreich erreichen können, werden externe Materialien und Ressourcen benötigt. Ein Beschaffungsmanagementprojekt, das die Auswahl, Koordination und Wartung dieser Produkte und Dienstleistungen umfasst, ist für die effektive Durchführung des Projekts von entscheidender Bedeutung. Sie können die Ziele Ihres Projekts erfolgreicher erreichen, wenn Sie die Abläufe, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des Projektbeschaffungsmanagements kennen.
Was ist ein Beschaffungsmanagementprojekt?
Ein Beschaffungsmanagementprojekt ist die Entwicklung und Aufrechterhaltung von Verbindungen zu externen Ressourcen, die zur Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Ein Projektbeschaffungsmanager interagiert mit Lieferanten, um die Waren und Dienstleistungen zu kaufen, zu leasen oder zu mieten, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind. Am häufigsten werden Lieferanten ausgewählt, nachdem sie Angebote für die Zusammenarbeit mit Unternehmen abgegeben haben, die nach ihren Waren oder Dienstleistungen suchen.
Das Produktbeschaffungsmanagement umfasst vier entscheidende Verfahren:
#1. Einkauf und Planung
Eine Reihe von Verfahren, die als Beschaffungsplanung bezeichnet werden, helfen Organisationen dabei, die Ressourcen zu ermitteln, die sie für die Fertigstellung eines Projekts benötigen, und die Größe ihres Budgets zu ermitteln. Bei der Beschaffungsplanung berücksichtigen Projektbeschaffungsmanager häufig die folgenden Faktoren:
- Die für das Projekt notwendigen Materialien und Ressourcen,
- Die, die sie bereits haben, und die, die beschafft werden müssen
- Die Vertragsbedingungen für Fremdeinkäufe
- Die Anforderungen an den Liefertermin
- Die Fristen für die wichtigsten Meilensteine des Projekts
- Es gelten die rechtlichen Geschäftsbedingungen
- Die Industriesicherheitsstandards für die Materialien und Ressourcen
#2. Einen Kauf ausführen
Projektbeschaffungsmanager bewerten Lieferantenangebote und wählen Partnerschaften basierend auf ihren Projektanforderungen aus, nachdem sie sich auf die Beschaffung vorbereitet haben. In dieser Phase des Beschaffungsprozesses finden häufig Lieferantengespräche statt und alle Parteien unterzeichnen die getroffenen Verträge. In dieser Phase können Projektbeschaffungsmanager auch Zahlungen für Waren und Dienstleistungen leisten.
#3. Den Einkauf verwalten
Sobald Verträge in Kraft sind, sind Beschaffungsmanagement und -kontrolle von entscheidender Bedeutung, um Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Dienstleistungen und Waren für die Dauer des Projekts wie geplant funktionieren. Die Beschaffungssteuerung umfasst häufig folgende Tätigkeiten:
- Auswertung routinemäßiger interner Statusberichte
- Prüfung von Auftragnehmerverträgen
- Untersuchen von Fortschritts- und Leistungsberichten von Anbietern
- Durchführung von Inspektionen und Audits
- Arbeitsaufträge auswerten und bei Bedarf zusätzliche Zahlungen leisten
#4. Schließen Sie die Beschaffung ab
Alle relevanten Verfahren zur Beendigung einer Partnerschaft oder eines Vertrags sind in der Abschlussvergabe enthalten. Dies erfordert häufig eine Bewertung der gelieferten Arbeiten oder Dienstleistungen, die Neuverhandlung etwaiger Änderungen der ursprünglichen Vertragsbedingungen sowie die Überprüfung der geleisteten und erhaltenen Zahlungen. Nach Abschluss des Kaufs können Organisationen auch eine formelle Haftungsfreistellung einreichen. Diese Vereinbarung bescheinigt dem Verkäufer die Einhaltung der Bestimmungen der ursprünglichen Vereinbarung und entbindet ihn von weiteren Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Projekt.
Vorteile des Projektbeschaffungsmanagements
Projekte aller Größen und Komplexitätsgrade können aus mehreren Gründen von der Ergänzung des Beschaffungsmanagements profitieren, darunter:
#1. Höhere Qualität
Das Projektbeschaffungsmanagement ermöglicht es Unternehmen, detaillierte Serviceverträge auszuhandeln, die ihren Anforderungen am besten entsprechen. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Produkte und Dienstleistungen von hoher Qualität sind. Ein höheres Maß an Qualitätssicherung kann zukünftige Finanzierungen und Investitionen fördern, indem es den Beteiligten mehr Sicherheit über die Leistung eines Projekts gibt.
#2. Reduziertes Risiko
Durch die Festlegung von Preisen, Verfahren und Servicequalität kann der Prozess der Erstellung und Aushandlung von Serviceverträgen Unternehmen dabei helfen, ihre Anbieteroptionen besser zu verstehen. Dies kann dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Vertragsbedingungen gebrochen werden, was zu Verzögerungen führen oder den Erfolg eines Projekts beeinträchtigen könnte.
#3. Verwaltete Kosten
Sorgfältig ausgehandelte Einkaufsbedingungen sind eine wunderbare Möglichkeit, Kosten zu senken und Ausgaben zu verwalten. Organisationen können vom Beschaffungsmanagement profitieren, wenn sie die mit der Fertigstellung eines Projekts verbundenen Kosten besser verstehen und Waren und Dienstleistungen von Lieferanten auswählen möchten, die ihre Anforderungen erfüllen können, ohne ihr Budget zu überschreiten.
Die Aufgaben des Beschaffungsmanagementprojekts
Projektmanager übernehmen im Rahmen der Projektbeschaffung vielfältige Aufgaben. Projektbeschaffungsmanager erledigen häufig die folgenden fünf Aufgaben, obwohl sie je nach Projekt und seinen Zielen unterschiedlich sein können:
#1. Projektstart
Während der Projektinitiierung kann ein Projektbeschaffungsmanager den Beschaffungsprozess starten. Um über Projektziele und Fristen zu sprechen, kommunizieren sie häufig mit dem Management, Führungskräften und Teammitgliedern. Auch die Besprechung des Budgets, der internen Ressourcen und hoher Erwartungen kann dazu gehören.
#2. Teilnehmerkoordination
An Projekten sind häufig mehrere Stakeholder beteiligt, darunter Berater, Führungskräfte, Haftungsexperten, Projektteams und Geschäftsinhaber. Um sicherzustellen, dass sich alle Projektbeteiligten hinsichtlich der Projektziele und Zielsetzungen einig sind, muss der Projektbeschaffungsmanager verschiedene Gruppen und Einzelpersonen koordinieren. Dies sollten sie erreichen, indem sie alle wichtigen Stakeholder identifizieren und sie bei Bedarf während des gesamten Projekts einbeziehen.
#3. Koordination der Lieferanten
Häufig arbeiten mehrere Anbieter an demselben Projekt. Projektbeschaffungsmanager müssen die Arbeit mehrerer Auftragnehmer effizient abwickeln. Ein Projektmanager kann zu diesem Zeitpunkt Gruppentreffen oder Demos für Anbieter planen und bei Bedarf den Auftragnehmern bei der Kommunikation untereinander helfen.
#4. Einkaufsstrategie
Ein Beschaffungsplan ist entscheidend für die Koordination von Erwartungen und die Einrichtung von Arbeitsabläufen. Während der Beschaffungsplanungsphase erstellen Projektmanager häufig Listen und Dokumente, die die benötigten Materialien und Ressourcen, die Zeitpläne und Meilensteine sowie mögliche Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Lieferanten enthalten. Darüber hinaus könnten sie Internet-Netzwerkseiten, Kleinanzeigen und ihre beruflichen Netzwerke nutzen, um ihre Nachfrage nach Auftragnehmern zu vermarkten.
Beschaffungsmanagementplan
Dokumente, die als Beschaffungsmanagementpläne bezeichnet werden, legen die Zeitplananforderungen eines Projekts fest und beschreiben die Maßnahmen, die zum Abschluss des endgültigen Vertrags erforderlich sind.
Die Strategie beschreibt die Methoden, mit denen die einkaufende Organisation die benötigten Produkte und Dienstleistungen erhält, einschließlich:
- Darlegen, was gekauft werden muss
- Berechnung des Einkaufspreises
- Erstellen eines Zeitplans für Nachbestellungen
Nutzen Sie Beschaffungssoftware, um Beschaffung, Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement zu optimieren. Legen Sie klare Beschaffungsziele fest, bewerten Sie die Fähigkeiten der Lieferanten und verhandeln Sie günstige Konditionen. Implementieren Sie robuste Tracking-Mechanismen, um Lieferungen, Qualität und Kosten zu überwachen. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungskennzahlen und passen Sie die Strategien bei Bedarf für eine kontinuierliche Verbesserung an. Integrieren Sie Datenanalysen für eine fundierte Entscheidungsfindung und Risikominderung.
Wie wichtig ist ein Beschaffungsmanagementplan?
Ein Prozess namens Beschaffungsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Waren und Dienstleistungen kosten- und zeiteffizient einzukaufen.
Die Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten der Organisation wird durch einen effizienten Beschaffungsmanagementplan festgelegt, der auch deren Übereinstimmung mit der gesamten Geschäftsstrategie des Unternehmens gewährleistet. Ein vorhandener Beschaffungsmanagementplan hat mehrere Vorteile. Die Möglichkeit, Geld für Unternehmen zu sparen, ist wohl der größte Vorteil. Durch eine solide Beschaffungsstrategie können Unternehmen vermeiden, sich für unnötige Dinge auszugeben oder mehr als nötig für die benötigten Artikel zu bezahlen.
Bestandteile eines Beschaffungsmanagementplans
#1. Lastenheft
Das Dokument, das das zu erwerbende Produkt oder die zu erwerbende Dienstleistung sowie die Ziele und Spezifikationen für dieses Produkt oder diese Dienstleistung beschreibt, wird als Leistungsbeschreibung bezeichnet.
#2. Ausgangsbasis für den Einkauf
Der vereinbarte Zeitrahmen, die Kosten und die Leistungskriterien für die Beschaffung werden in der Beschaffungsbaseline detailliert beschrieben.
#3. Auswahlkriterien für Quellen
Um mögliche vorqualifizierte Lieferanten zu prüfen und den besten für den Projektzeitplan auszuwählen, werden als Lieferantenauswahlkriterien die Elemente des Lieferantenmanagements verwendet.
Gehalt für Beschaffungsmanagement
Das durchschnittliche Gehalt eines Beschaffungsmanagers in den Vereinigten Staaten beträgt 123,400 US-Dollar; Die normale Gehaltsspanne liegt jedoch zwischen 110,100 und 139,300 US-Dollar. Die Gehaltsspanne kann erheblich variieren und hängt von einer Reihe wichtiger Aspekte ab, darunter Schulbildung, Zeugnisse, zusätzliche Talente und die Zeitspanne, in der Sie in einem bestimmten Bereich gearbeitet haben. Salary.com unterstützt Sie bei der Bestimmung Ihres genauen Gehaltsziels, indem es online mehr Vergütungsdaten in Echtzeit bereitstellt als jede andere Website.
Was ist Beschaffungsmanagement?
Die Methode, mit der ein Unternehmen seine Ausgaben für Waren und Dienstleistungen durchführt, genehmigt, überwacht und maximiert, wird als Beschaffungsmanagement bezeichnet. Das Hauptziel eines Beschaffungsteams besteht darin, die Gesamteinkaufskosten zu senken und die Beschaffung der Lieferungen und Dienstleistungen zu beschleunigen, die ein Unternehmen zur Herstellung von Produkten benötigt.
Was ist ein Beschaffungsmanagementsystem?
Eine andere Bezeichnung für Beschaffungsmanagement ist der Source-to-Settlement-Prozess. Dazu gehört die Verwaltung der laufenden Lieferantenbeziehungen für das Unternehmen sowie die Bewertung, Auswahl und Ausarbeitung formeller Vertragsvereinbarungen.
Was ist der Hauptzweck des Beschaffungsmanagements?
Damit Projekte und Abläufe erfolgreich voranschreiten, stellt das Beschaffungsmanagement sicher, dass alle Waren und Dienstleistungen korrekt beschafft werden. Wenn die Beschaffung so optimiert wird, dass Geld, Zeit und Ressourcen gespart werden, kann sie als Wettbewerbsvorteil und nicht nur als reines Unternehmensbedürfnis genutzt werden.
Was sind die sieben Phasen des Beschaffungsmanagements?
- Bedürfnisse erkennen
- Kaufanfrage
- Überprüfung der Anforderung
- Bewerbungsprozess
- Bewertung und Vertrag
- Order Management
- Genehmigungen und Einsprüche für Rechnungen
Was sind die vier Hauptaufgaben des Beschaffungsmanagements?
Beschaffung, Verhandlung, Vertragsverwaltung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen sind die vier Hauptfunktionen der Beschaffung. Um erfolgreich zu sein, benötigen diese Initiativen ein solides Verständnis der Unternehmensziele, Markttrends und Lieferantenfähigkeiten.
Zusammenfassung
Chief Procurement Officer (CPO) und andere Positionen auf Führungsebene im Einkauf sind aufgrund der Auswirkungen des Beschaffungsmanagements auf das Endergebnis, der Einführung neuer Methoden und seines strategischen Potenzials immer häufiger anzutreffen. Laut LinkedIn Economic Graph Research weist die Position eine Wachstumsrate von 15 % auf (als Anteil aller C-Suite-Einstellungen im letzten Jahr) und steht derzeit auf Platz 11 der Liste der am schnellsten wachsenden C-Suite-Positionen.
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Bibliographie
