Wissensmanagement: Prozesse, Typen, Beispiele & Tools

Generell umfasst Entwicklungsarbeit in Organisationen ein vielfältiges Netzwerk von Personen und auch Teams, die auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Gruppen, die diese Ziele am effektivsten erreichen, verfügen über Systeme, mit denen sie konsequent wichtiges Wissen kommunizieren. Dadurch erhalten sie schnellen Zugang zu den neuesten Forschungsergebnissen und integrieren gewonnene Erkenntnisse in bessere Programme. Darüber hinaus kann Wissensmanagement die Koordination erhöhen und sinnvolles Lernen, Zusammenarbeit und auch Anwendung verbessern. Dieser Artikel wird also ein Leitfaden für die Organisation des Wissensmanagementprozesses, die verschiedenen Arten und auch einige Beispiele dafür sein, wie dieses Wissensmanagement funktioniert. Außerdem werden wir uns einige Tools ansehen, die wir für ein effektives Wissensmanagement verwenden können.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement (KM) ist der Prozess des Auffindens, Organisierens, Speicherns und Teilens von Informationen innerhalb einer Organisation. Wenn Wissen innerhalb einer Organisation nicht leicht verfügbar ist, kann es für ein Unternehmen extrem kostspielig sein, da es wertvolle Zeit damit verschwendet, relevante Informationen zu suchen, anstatt Aufgaben zu erledigen.

Ein Wissensmanagementsystem (KMS) macht sich das gebündelte Wissen einer Organisation zunutze, was zu einer erhöhten betrieblichen Effizienz führt. Die Verwendung einer Wissensbasis unterstützt diese Systeme. Sie sind in der Regel für ein gutes Wissensmanagement von entscheidender Bedeutung, da sie einen zentralen Ort zum Speichern von Informationen und einen einfachen Zugriff darauf bieten.

Unternehmen, die eine Wissensmanagementstrategie implementieren, erzielen schneller bessere Geschäftsergebnisse, weil sie verbessert werden Organisiertes lernen und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern ermöglichen eine schnellere Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen. Es rationalisiert auch andere organisatorische Prozesse wie Schulung und Onboarding, was zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung führt. Wir haben verschiedene Arten von Wissensmanagement.

Arten des Wissensmanagements

Laut Definition gibt es drei Arten von Wissensmanagement: implizites, implizites und explizites Wissen. Die Kodierung von Informationen zeichnet diese Arten des Wissensmanagements aus.

Implizites Wissen ist das Wissen, das durch Erfahrung erworben und instinktiv erfasst wird. Infolgedessen ist es schwierig, sie auszudrücken und zu kodifizieren, wodurch es schwierig wird, diese Informationen an andere Personen weiterzugeben. Sprache, Gesichtserkennung und Führungsqualitäten sind Beispiele für implizites Wissen.

Während einige Literatur entspricht implizites Wissen Mit implizitem Wissen unterscheiden mehrere Wissenschaftler diesen Typ und erklären, dass das Konzept des Strategiewissens nuancierter ist. Während implizites Wissen schwer zu kodifizieren ist, hat implizites Wissen dieses Problem nicht immer. Stattdessen muss implizites Wissen erst noch dokumentiert werden. Es ist typischerweise in Prozessen vorhanden und wird oft als „Know-how“-Wissen bezeichnet.

Explizites Wissen: Explizites Wissen ist in zahlreichen Dokumenttypen wie Handbüchern, Berichten und Richtlinien enthalten, sodass Organisationen schnell Wissen zwischen Teams austauschen können. Diese Art von Wissen ist wahrscheinlich die bekannteste, und Beispiele umfassen Wissensressourcen wie Datenbanken, Whitepaper und Fallstudien. Diese Art von Wissen ist entscheidend für den Erhalt des intellektuellen Kapitals innerhalb eines Unternehmens sowie für den erfolgreichen Wissenstransfer an neue Mitarbeiter.

Werkzeuge für das Wissensmanagement

Organisationen können die Vorteile des Wissensmanagements nutzen, indem sie eine Vielzahl von Tools verwenden. Beispiele für Tools für Wissensmanagementsysteme sind:

#1. Dokumentenmanagementsysteme

Sie dienen als zentrales Speichersystem für digitale Dokumente wie PDFs, Bilder und Textverarbeitungsdateien. Diese Systeme verbessern die Mitarbeiterprozesse, indem sie das einfache Abrufen von Dokumenten wie z. B. Lessons Learned ermöglichen.

#2. Content-Management-Systeme (CMS)

Hierbei handelt es sich um Software, die Webmaterial verwaltet und es Endbenutzern ermöglicht, Inhalte zu aktualisieren und zu veröffentlichen. CMS werden häufig mit Dokumentenverwaltungssystemen verwechselt, aber CMS können auch andere Medientypen unterstützen, einschließlich Audio und Video.

#3. Intranets

Dies sind private Netzwerke, die vollständig innerhalb einer Organisation operieren und die gemeinsame Nutzung von Befähigungen, Tools und Prozessen zwischen internen Stakeholdern ermöglichen. Sie können zwar zeitaufwändig und teuer im Betrieb sein, bieten aber eine Vielzahl von Groupware-Funktionen wie interne Verzeichnisse und Suche, die die Zusammenarbeit erleichtern.

#4. Wikis

Aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit können sie ein beliebtes Wissensmanagement-Tool sein. Sie machen es einfach, die Informationen zu veröffentlichen und zu ändern, aber diese Bequemlichkeit kann zu Bedenken hinsichtlich Desinformationen führen, da Arbeitnehmer sie mit falschen oder veralteten Informationen aktualisieren können.

#5. Data Warehouse

Diese konsolidieren Daten aus mehreren Quellen in einem einzigen, zentralisierten, konsistenten Datenspeicher, um Datenanalyse, Data Mining, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen zu erleichtern. Daten werden aus diesen Repositories abgerufen, damit Unternehmen Einblicke erhalten und die Mitarbeiter in die Lage versetzen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Beispiele und Best Practices für Wissensmanagement

Wissensmanagement wird sich je nach den Anforderungen des Unternehmens unterscheiden. Im Folgenden sind einige der am weitesten verbreiteten Arten von Wissensmanagement-Beispielen aufgeführt:

#1. Tutoring und Training, Communitys of Practice, Q&A und Expertisestandort

Bei all diesen Managementbeispielen geht es um den Wissenstransfer direkt vom Wissensträger.

Dies könnte durch persönliche Nachhilfe, unternehmensweite Schulungsseminare, Internet-Chats und Gruppendiskussionen oder eine Kombination dieser und anderer Ansätze erreicht werden.

Damit die Kompetenzvermittlung ein erfolgreicher Teil eines Wissensmanagementsystems wird, muss eine durchsuchbare Matrix erstellt werden, die eine Kompetenzdokumentation ermöglicht.

Vorteile:

1. Fragen können sofort beantwortet werden.
2. Bei Unklarheiten im Material können Abklärungen vorgenommen werden.
3. Brainstorming-Sitzungen können erleichtert werden, indem die kombinierte Kraft der Expertise und des Wissens der Gruppe genutzt wird.
4. Persönliches Lernen wird eher klar in Erinnerung gerufen.

Nachteile:

1. Es kann zeitaufwändig sein und von den Aufgaben ablenken, die der Wissensträger zu erledigen versucht.
2. Der Aufbau und die Pflege eines Expertise-Ortungssystems kann zeitaufwändig sein.
3. Es kann schwierig sein, sie zu dokumentieren und für die zukünftige Verwendung zu speichern.
4. Verlässt der Wissensträger das Unternehmen, riskieren Sie den Wissensverlust.

#2. Dokumentation, Anleitungen, Richtlinien, FAQs und Tutorials

Dieser schriftliche Austausch eignet sich hervorragend, um Wissen zu bewahren und zu teilen. Dieses textbasierte Wissensmanagement-Beispiel erfordert also die Verwendung eines Systems zum Speichern, Kategorisieren und Navigieren von Themen. Daher können Metadaten in vielen Fällen eine erhebliche Hilfe sein.

Vorteile:

1. Kann problemlos archiviert und aufbewahrt werden
2. Es ist einfach, Informationen online zu teilen.
3. Es ist einfach, das Fachwissen zahlreicher Personen in einem einzigen Paket zusammenzufassen.
4. Wenn Lösungen übersichtlich angeordnet sind, können sie schnell erreicht werden.

Nachteile:

1. Die Erstellung dauert länger
2. Wenn das Wissen nicht gut strukturiert ist, wird es schwierig sein, es zu finden.
3. Wissen muss aktuell gehalten werden.

#3. Foren, Intranets und kollaborative Umgebungen

Diese Online-Tools regen zur Diskussion an und bringen verschiedenste Wissensträger zusammen. Threads, Unterforen und Gruppen können nach Thema, Erfahrungsstand oder einer beliebigen Anzahl anderer Kriterien klassifiziert werden.

Vorteile:

1. Zusammenarbeit fördert Innovation.
2. Viele Experten, egal wo auf der Welt, können an einem Ort zusammengebracht werden.
3. Die Erleichterung des Kontakts mit Remote-Mitarbeitern fördert die Teamarbeit und den Wissensaustausch.

Nachteile:

1. Es kann eine chaotische und laute Umgebung sein.
2. Wissen wird nicht aktiv bewertet, da es in Diskussionen eingebracht wird.
3. Es braucht Zeit, mehrere Nachrichten und Threads nach passenden Antworten zu durchsuchen.
4. Nachrichten und Threads können nicht archiviert werden.

#4. Lern- und Entwicklungsumgebungen

Die Schaffung eines Arbeitsplatzes, an dem sie Wert auf Lernen legen, wird die Mitarbeiter motivieren, sich weiterzubilden. Wenn Sie sie außerdem dazu anregen, Ihre Wissensmanagementsysteme zu nutzen, werden Sie hochqualifizierte Mitarbeiter gewinnen, die bereit sind, Führungsverantwortung in Ihrem Unternehmen zu übernehmen.

Dazu müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, strukturierte und zugängliche Lern- und Entwicklungstechnologien zu nutzen.

Vorteile:

1. Es motiviert die Mitarbeiter, in ihrem eigenen Tempo zu wachsen.
2. Auch Trainingspfade können vorgezeichnet werden.
3. Schließlich findet man Themen dank der Struktur leichter.

Nachteile:

1. Der Aufbau und die Wartung erfordern viel Zeit und Mühe.
2. Inhalte müssen entwickelt und auch regelmäßig gepflegt werden.

#5. Fallstudien

Diese eingehenden Untersuchungen zu bestimmten Disziplinen bieten umfassende Leitfäden zu einem Thema.

Die Untersuchung der ergriffenen Maßnahmen, der Ergebnisse dieser Aktivitäten und auch der gewonnenen Erkenntnisse kann unglaublich nützlich sein, da die gewonnenen Erkenntnisse vollständig dokumentiert und archiviert werden können.

Vorteile:

1. Es ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und auch die Archivierung von Lessons Learned.
2. Außerdem ist es leicht zu teilen
3. Es ist auch effektiv bei der Übermittlung schwieriger Informationen

Nachteile:

1. Es braucht viel Zeit und Talent, um etwas zu machen.
2. Es kann zu spezifisch sein, um das Wissen breit anzuwenden.

#6. Webinare

Diese Online-Vorträge können bei der Verbreitung von Ideen in Teams, Niederlassungen oder im gesamten Unternehmen sehr hilfreich sein.

Vorteile:

1. Kann aufgezeichnet und wiederverwendet werden
2. Die Teilnahme ist für alle interessierten Mitarbeiter einfach.

Nachteile:

1. Nehmen Sie sich Zeit und Mühe, um zu planen, zu schreiben und auch zu liefern.
2. Es ist notwendig, sich zu organisieren.

Wissensmanagementprozess

Mit diesen vierstufigen Wissensmanagementprozessen kann ein Unternehmen das Wissensmanagement organisieren. Diese sind Entdeckung, Erhalt, Verarbeitung und Teilen/Vorteile

#1. Entdeckung

Wie wird Wissen innerhalb der Organisation entdeckt?

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Wissensquellen.

Dieser Schritt des Prozesses identifiziert die Wissensquellen sowie wo wichtiges Wissen gespeichert ist, was aus diesem Wissen gewonnen werden kann und ob Wissen während des Prozesses verloren gehen kann oder nicht.

Ein solides Verständnis des Wissensflusses der Organisation unterstützt den Entdeckungsprozess.

#2. Erhalten

Wie wird vorhandenes und neues Wissen gespeichert?

In jedem Unternehmen steckt eine große Menge an Wissen, das sorgfältig aufbewahrt und auch strukturiert werden muss. Hier wird Wissen leichter abgerufen und die Organisationsstruktur erhöht, indem ein abgebildetes und dann kategorisiertes System aufgebaut wird.

Dies kann das Scannen von Dokumenten, die Verwendung von Metadaten und die Indizierung umfassen.

#3. Verfahren

Wie könnte dieses Wissen am besten synthetisiert und integriert werden?

Diese Phase beinhaltet eine gründliche Prüfung der in den beiden vorangegangenen Prozessen gewonnenen Erkenntnisse. Daher muss die Organisation das Wissen organisieren und analysieren, um festzustellen, wie es am besten in die Organisationsstruktur integriert werden kann.

Dies ist die Phase, in der eine Organisation eine Kultur des Wissensaustauschs pflegen und fördern und gleichzeitig Mitarbeiter zu Innovatoren entwickeln sollte.

#4. Profitieren und teilen

Wie können Mitarbeiter im Unternehmen am besten Zugang zu diesem Wissen erhalten?

Ziel des Wissensmanagements ist es, Mitarbeitern den Zugang zu Wissen im Unternehmen zu erleichtern. Die erste Stufe besteht darin, ein funktionierendes System zu erstellen, aber die Personen müssen verstehen, wie dieses System verwendet wird. Auch die Implementierung von Schulungsprogrammen kann das Verständnis von Wissensmanagementsystemen unterstützen.

Nach der Verwendung des Systems gewinnt die Organisation also an Produktivität, besserer Entscheidungsfindung und auch an innovativeren Mitarbeitern.

Wie ermutigen Sie Mitarbeiter, zu einem Wissensmanagementsystem beizutragen?

Die Ermutigung von Mitarbeitern, zu einem Wissensmanagementsystem beizutragen, kann erreicht werden, indem Mitwirkende anerkannt und belohnt werden, der Prozess des Beitragens einfach und zugänglich gemacht und zu einem Teil ihrer täglichen Arbeitsroutine gemacht wird.

Wie stellen Sie sicher, dass Informationen in einem Wissensmanagementsystem aktuell bleiben?

Um sicherzustellen, dass Informationen in einem Wissensmanagementsystem auf dem neuesten Stand bleiben, kann dies erreicht werden, indem die Informationen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden und die Mitarbeiter ermutigt werden, Feedback zu geben und Aktualisierungen vorzunehmen.

Welche Rolle spielt Kultur im Wissensmanagement?

Kultur spielt eine entscheidende Rolle im Wissensmanagement, indem sie beeinflusst, wie Informationen innerhalb einer Organisation geteilt und verwendet werden.

Wie bringen Sie die Notwendigkeit der Zentralisierung von Informationen mit der Notwendigkeit einer dezentralen Entscheidungsfindung in Einklang?

Ein Ausgleich zwischen der Notwendigkeit der Zentralisierung von Informationen und der Notwendigkeit einer dezentralen Entscheidungsfindung kann durch die Implementierung eines flexiblen Wissensmanagementsystems erreicht werden, das sowohl eine zentrale Informationsspeicherung als auch einen dezentralen Zugriff ermöglicht.

Was sind einige Herausforderungen bei der Pflege eines Wissensmanagementsystems?

Zu den Herausforderungen bei der Wartung eines Wissensmanagementsystems gehören die Sicherstellung der Genauigkeit von Informationen, die Förderung der Benutzerakzeptanz und die Aktualisierung neuer Technologien.

Wie fördert man eine Kultur des kontinuierlichen Lernens innerhalb einer Organisation?

Die Förderung einer Kultur des kontinuierlichen Lernens innerhalb einer Organisation kann erreicht werden, indem Möglichkeiten zur Mitarbeiterschulung und -entwicklung bereitgestellt werden, Mitarbeiter ermutigt werden, Wissen zu teilen, und Personen anerkannt und belohnt werden, die sich für kontinuierliches Lernen engagieren.

Zusammenfassung

Eine der schwierigsten Herausforderungen bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems besteht darin, die Menschen davon zu überzeugen, es zu akzeptieren. Sie könnten daher befürchten, dass die Implementierung eines neuen Systems zu viel Zeit in Anspruch nehmen wird oder dass das Teilen ihres Wissens den Wert, den sie bringen, schmälern und ihre Arbeitsplätze gefährden würde. Oder sie zögern einfach, ein weiteres neues Tool oder einen neuen Prozess in ihren Betrieb zu integrieren.

Daher ist es wichtig, eine Strategie zu haben, um nicht nur Wissen innerhalb der Organisation zu speichern und zu teilen, sondern auch Kollegen zu ermutigen, dasselbe zu tun. Um erfolgreich zu sein, sollten Sie darauf abzielen, eine Arbeitsplatzkultur zu fördern, die den Wissensaustausch wertschätzt. Es schadet auch nicht, ein Wissensmanagementsystem zu haben, das einfach zu bedienen ist und sich in die bestehenden Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter integriert.

Darüber hinaus sollte der Zweck eines Wissensmanagement-Tools nicht nur darin bestehen, günstige Geschäftsergebnisse zu erzielen. Es sollte sich auch positiv auf Ihr Personal auswirken. Wenn Ihre Mitarbeiter die Vorteile begreifen, steigen Ihre Chancen, einen Wissensmanagementprozess effektiv zu implementieren, dramatisch.

Häufig gestellte Fragen zum Wissensmanagement

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