Um bei der Arbeit produktiv zu sein, müssen Sie Ihre Aufgaben effektiv erledigen. Je nachdem, wie viele Personen oder Abteilungen dieses Verfahren als Teil ihres Arbeitsablaufs verwenden, kann sich ein ineffizienter Prozess auf die gesamte Organisation auswirken. Wenn Sie die Anzeichen ineffizienter Prozesse kennen, können Sie sie an Ihrem Arbeitsplatz erkennen und durch bessere Vorgehensweisen ersetzen. Dieser Artikel erklärt die Auswirkungen ineffizienter Prozesse, zeigt dann, wie man sie bei der Arbeit erkennt, und bietet Verbesserungsvorschläge
So erkennen Sie ineffiziente Arbeitsabläufe
Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden können alle auf unterschiedliche Weise durch Abläufe geschädigt werden, die nicht so gut funktionieren, wie sie könnten. Die Produktion wird schließlich nachlassen, was die Moral, die Einnahmen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen könnte. Wenn Ihre Arbeitsprozesse nicht gut funktionieren, haben Sie auch weniger Chancen, neue Ideen zu entwickeln und in Ihrem Bereich aufzusteigen. Ineffizienzen müssen so schnell wie möglich behoben werden, wenn Sie das Beste aus Ihrer Arbeit herausholen und den größten Spaß daran haben möchten.
12 Wege, um ineffiziente Prozesse bei der Arbeit zu identifizieren
Hier sind einige Möglichkeiten, um ineffiziente Arbeitsabläufe zu identifizieren, zusammen mit Empfehlungen, wie man damit umgeht:
#1. Wiederholte Missverständnisse
Wenn Sie und Ihr Team täglich von Missverständnissen geplagt werden, kann es ein ernsteres Problem mit den Systemen und Verfahren des Unternehmens geben. Auch wenn Einzelpersonen die Verantwortung für ihre zwischenmenschliche Kommunikation übernehmen müssen, kann es schwierig sein, effektiv mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu treten, wenn sie sich auf veraltete Methoden oder schlechte Kommunikationspraktiken verlassen. Menschen kommunizieren oft falsch, weil sie Nachrichten verpassen, sie zu spät beantworten oder falsch verstehen, was andere sagen.
Lösung
Die Modernisierung der Kommunikationstechnologien Ihres Unternehmens ist eine Möglichkeit, diese Probleme anzugehen. Richten Sie in Ihrem Büro ein Messaging-Programm ein, damit alle sofort miteinander sprechen und ihre Nachrichten nach Teams, Abteilungen und Kanälen organisieren können.
#2. Probleme beim Finden von Informationen
Schlechtes Informationsmanagement ist ein vorherrschendes Zeichen für Unternehmen mit ineffektiven Verfahren. Informationsmanagement, Dokumentation und Datenverteilung sind entscheidend für die Effizienz moderner Unternehmen. Projekte können sich verzögern, wenn Mitarbeiter Probleme haben, Informationen über das Unternehmen zu finden, die für die effiziente Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich sind.
Lösung
Sie können nicht verfügbare Informationen bekämpfen, indem Sie eine einzige gemeinsam genutzte Datenbank erstellen, die immer verfügbar ist. Die Gesamteffizienz von Geschäftsprozessen kann erheblich verbessert werden, indem eine IT-Abteilung zur Verwaltung der Daten eingerichtet oder einfach alle Teamdatensätze an einen einzigen Ort übertragen werden.
#3. Veraltete Technik
Auch der Einsatz veralteter Hard- und Software kann Prozesse unwirksam machen. Obwohl nicht alle veraltet, ist es wichtig, neue Marktentwicklungen und Industriestandards für die verwendeten Geräte zu betrachten. Dies gilt insbesondere, wenn Sie über veraltete Systeme verfügen, die die Zusammenarbeit mit Unternehmen erschweren, die aktuelle Software verwenden oder Ihre Geräte aktualisieren.
Lösung
Um sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf die neueste Technologie haben, suchen Sie regelmäßig nach aktualisierten Software- und Treiberversionen. Darüber hinaus ist es wichtig, alle neuen Marktdurchbrüche und Industriestandards für die zu verwendende Ausrüstung zu untersuchen.
#4. Viele Umsätze
Hohe Personalfluktuationsraten können aus allgegenwärtiger Ineffizienz am Arbeitsplatz resultieren. Anstatt neue Prozesse zu schaffen und die Änderung selbst umzusetzen, entscheiden sich Mitarbeiter, die feststellen, dass ein Unternehmen über ineffektive Regeln und Verfahren verfügt, möglicherweise zu kündigen und sich eine andere Beschäftigung zu suchen. Langjährige Mitarbeiter könnten sich schließlich über Ineffizienzen ärgern, und Neueinstellungen könnten einen ineffizienten Arbeitsplatz sofort bemerken.
Lösung
Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern über die Verbesserungen, die sie sehen möchten, um eine übermäßige Fluktuation zu lösen, die durch ineffektive Verfahren verursacht wird. Fragen Sie neue Mitarbeiter, welche Verfahren sich in ihrer Position von denen bei früheren Arbeitgebern unterscheiden, und besprechen Sie, welche Automatisierung und Technologie sie verwenden möchten, um ihre Arbeit zu erleichtern.
#5. Langwierige Einstellungsverfahren
Es ist auch schwieriger, Mitarbeiter zu rekrutieren und zu überzeugen, sich Ihrem Team anzuschließen, wenn Ihre Prozesse ineffizient sind. Es kann ein Zeichen dafür sein, dass das Unternehmen über antiquierte, ineffektive Verfahren verfügt, die potenzielle Mitarbeiter davon abhalten, dem Team beizutreten, wenn mehrere Kandidaten das Bewerbungsverfahren beenden, aber ihre Stellenangebote ablehnen.
Lösung
Überlegen Sie, warum die Leute die Arbeit möglicherweise nicht verlockend finden, wenn Sie für jede Position ein langwieriges Einstellungsverfahren haben, weil sie die Rolle ständig ablehnen. Denken Sie an verschiedene Workflow-Elemente des Arbeitsplatzes, die Bewerber abschrecken, und erwägen Sie, diese Elemente zu automatisieren, um die Position weniger einschüchternd zu machen.
#6. Umfangreiche Zeit für mühsame Aufgaben
Auch wenn das Management diese Methode nicht offiziell als Standard akzeptiert, versuchen Mitarbeiter oft, einen einfacheren Weg zu finden, um Dinge zu erledigen, wenn ein Prozess nicht gut funktioniert .
Lösung
Fragen Sie Ihre Teammitglieder, ob sie Vorschläge für effizientere Möglichkeiten haben, ihre Arbeit zu erledigen, wenn sie einen erheblichen Teil ihres Tages mit monotonen, sich wiederholenden Aufgaben verbringen. Sie direkt zu fragen, ist eine fantastische Methode, um mit diesem speziellen Problem umzugehen, da sie wahrscheinlich Ideen haben, wie sie ihre Routine rationalisieren und Zeit sparen können.
#7. Schlechte standardisierte Praxis
Auch wenn das Management diesen Ansatz nicht formell als festen Standard akzeptiert, bemühen sich die Mitarbeiter häufig, eine einfachere Option zu finden, wenn ein Arbeitsplatz einen ineffizienten Prozess hat. Infolgedessen kann es zu einer Zunahme der Uneinheitlichkeit des Unternehmens kommen. Während einige Menschen sich an unwirksame offizielle Normen halten, wenden andere möglicherweise persönliche Taktiken an.
Lösung
Erhöhen Sie das Engagement des Managements und stellen Sie sicher, dass alle die gleichen Verfahren anwenden, wenn es an Einheitlichkeit und einer Mischung verschiedener Methoden am Arbeitsplatz mangelt. Sie können die Daten nutzen, um konsequent Änderungen und Verbesserungen vorzunehmen, sobald Sie die Ergebnisse einer Methode verstanden haben.
#8. Steigende Betriebskosten
Der Herstellungsprozess eines Unternehmens ist wahrscheinlich weniger effizient, wenn seine Betriebskosten im Verhältnis zu seinem Umsatz abrupt steigen. Dies könnte darauf zurückzuführen sein, dass die Produktionsprozesse Ihre Mitarbeiter nicht über von Ihnen vorgenommene Änderungen informieren können, die sich auf ihre Arbeit ausgewirkt haben, wobei Faktoren wie geringe Motivation oder schwierigere Projekte berücksichtigt werden – Ineffizienz.
Mithilfe der Finanzanalyse können Sie mehr über die genaue Quelle der Betriebskosten erfahren, wenn diese auf Ineffizienzen in einem Unternehmen hinweisen. Um festzustellen, wo Sie mehr Geld ausgeben, vergleichen Sie die aktuellen Kosten in jedem Bereich Ihres Unternehmens mit den Ausgaben aus früheren Perioden. Überlegen Sie sich dann Kostensenkungsmaßnahmen, die in das Budget dieser Abteilung passen.
#9. Ignorieren von Fälligkeitsterminen
Ineffiziente Prozesse können dazu führen, dass Sie Fristen verpassen, weil sie die Geschäftsabläufe verlangsamen. Wenn Sie plötzlich anfangen, Arbeiten zu spät einzureichen, kann ein ineffektives System schuld sein. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben und die sich auf ihre Karriere ausgewirkt haben, unter Berücksichtigung von Dingen wie geringer Motivation oder schwierigeren Projekten.
Lösung
Wenn Sie beginnen, Fristen zu verpassen, schauen Sie sich an, wie lange es gedauert hat, jeden Teil des Projekts fertigzustellen, um zu sehen, wo Sie möglicherweise ins Hintertreffen geraten sind. Dies könnte Ihnen helfen, herauszufinden, welcher Schritt im Prozess ihn weniger effizient macht. Außerdem könnten Sie feststellen, dass das System als Ganzes nicht funktioniert, sodass Sie sich darauf konzentrieren könnten, eine völlig neue Methode zur Erledigung Ihrer Aufgabe oder eine neue Methode zur Zeitschätzung zu finden, damit Sie realistische Fristen festlegen können.
#10. Nichtbefriedigung der Forderung
Es ist ein Zeichen von Ineffizienz, wenn Sie Klienten und Kunden abweisen müssen, weil Ihre Infrastruktur nicht mit der Nachfrage Schritt halten kann. Diese Ineffizienz kann für das Unternehmen kurzfristig nützlich sein, da es anzeigt, dass Sie bereit sind zu expandieren.
Lösung
Sie müssen Ihre Geschäftsabläufe ändern, um mehr Geschäftsinteressenten zu akzeptieren und schließlich mit der Nachfrage Schritt halten zu können. Dies bedeutet, nach möglichen neuen Standorten zu suchen, leistungsfähigere Produktionswerkzeuge zu kaufen und mehr Mitarbeiter einzustellen, um mehr Kundenaufträge zu bearbeiten.
#11. Eine schlechte Kundenerfahrung
Wenn Kunden unzufrieden sind und schlechte Produkte oder Dienstleistungen erhalten, kann dies bedeuten, dass die Verfahren und Prozesse Ihres Unternehmens nicht funktionieren. Dies zeigt, dass die Qualität Ihrer Produktion nachgelassen hat und dass Ihr Qualitätssicherungsteam häufig wichtige Teile des Prozesses übersieht. Wenn ein Unternehmen wächst, erhalten Kunden möglicherweise nicht mehr so viel persönliche Aufmerksamkeit, wodurch es einfacher wird, Produktprobleme und die Funktionsweise des Unternehmens zu erkennen. Systemaktualisierungen und die Konzentration darauf, ein Unternehmen effizienter zu machen, können Kunden helfen, was eine gute Nachricht ist.
#12. Preisnachlässe durch Konkurrenten
Wenn alle Konkurrenten eines Unternehmens ihre Preise senken können, könnte dies seiner Effizienz schaden. Aufgrund von Größenvorteilen und unterschiedlichen Herstellungsmethoden ist es üblich, dass einige Unternehmen weniger verlangen als andere. Große Preisänderungen können jedoch bedeuten, dass sich Industriestandards, Verfahren und Best Practices ändern.
Lösung
Sie können sich an diesen Übergang anpassen, indem Sie sich mit neuen Entwicklungen in Ihrer Branche befassen, bessere Wege zur Herstellung Ihrer Waren kennenlernen und neue Fertigungstechniken anwenden.
Was sind Prozessineffizienzen?
Es bedeutet, wenn Ressourcen, Maschinen oder Teams nicht gut funktionieren oder Fortschritte machen, wenn Teams nicht gut kommunizieren, wenn Geräte nicht verwendet werden, weil Teams auf Ressourcen warten, wenn Geräte ausfallen usw.
Was sind die typischen Symptome eines schlechten oder ineffizienten Prozesses?
Hier sind einige typische Symptome für schlechte oder ineffiziente Prozesse
- Missverständnisse zwischen Teams treten häufig auf.
- Die Fluktuationsrate der Unternehmen hat zugenommen.
- Es ist eine Herausforderung, neue Stellen zu besetzen.
- Kostensteigerungen werden zur Normalität.
- Die Unzufriedenheit der Kunden wird immer schlimmer.
Was sind die drei Arten von Ineffizienzen?
Die drei Hauptarten von Ineffizienzen sind die folgenden: produktive Ineffizienz, Ressourcenmarkt-Ineffizienz und X-Ineffizienz.
Was verursacht Ineffizienz am Arbeitsplatz?
Eine der häufigsten Ursachen für Ineffizienz bei der Arbeit ist ein Mangel an oder eine schlechte Art der Kommunikation. Es wird ändern, wie Menschen ihren Fortschritt messen, sehen können, ob ihre Bemühungen etwas bewirken, und schnell genug handeln, um etwas zu bewirken.
Was sind die häufigsten Arten von Ineffizienz?
Zu den häufigsten Arten von Ineffizienz gehören:
- Produktive Ineffizienz.
- Verteilungsineffizienz
- Allokative Ineffizienz
Wie identifizieren Sie Probleme mit ineffizienten Prozessen?
Es geht darum, das Problem herauszufinden, es zu analysieren, mögliche Lösungen zu finden, die beste auszuwählen, Ihre nächsten Schritte zu planen und die Lösung dann in die Tat umzusetzen, während Sie bewerten, wie gut sie funktioniert hat.
Wie erkennen Sie schlechte Leistung?
- Erhöhte Anzahl von Beschwerden von Kunden oder Kollegen.
- Ziele oder Ziele nicht erreicht.
- Die fertige Arbeit war von schlechter Qualität.
- Fälligkeitstermine ignorieren.
Woran erkennt man schlechtes Management?
Dies sind Möglichkeiten, schlechtes Management zu erkennen.
- Der Troll.
- Der nicht vorhandene Chef.
- Die Teilung.
- Ein Mikromanager
- Komfort und eine Weigerung, sich anzupassen
Zusammenfassung
Werfen Sie einen genaueren Blick auf Ihre Geschäftsabläufe und identifizieren Sie die oben erwähnten Warnzeichen, wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Leistung Ihres Personals haben oder glauben, dass es möglicherweise ineffiziente Prozesse gibt. Auch wenn niemand gerne Fehler in seinem Businessplan findet, wäre es besser, dies zu tun, als Probleme zu haben, ohne von ihnen zu wissen.
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Bibliographie
