Unternehmen und Arbeitnehmer zahlen Steuern an Bund, Länder und Kommunen. Die Formulare W-4 und W-2 werden häufig im Zusammenhang mit der Beschäftigung verwendet und haben spezifische Funktionen. Um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitgeber den angemessenen Betrag an Einkommenssteuer von Ihrem Gehalt einbehält, ist es wichtig, dass Sie die Formulare W-4 vs. W-2 gut beherrschen. In diesem Artikel wurden die Unterschiede zwischen den Formularen W-4 und W-2 erläutert, damit Sie keinen Fehler machen, wenn Sie sich für eines dieser Formulare entscheiden. Wir haben auch den Unterschied zwischen W-4 vs. W-2 vs. 1099 hinzugefügt. Genießen Sie die Fahrt!
Was ist ein W-4?
Ein W-4 oder „Employee's Withholding Allowance Certificate“ ist ein Formular, das von Mitarbeitern bei der Annahme einer Beschäftigung ausgefüllt wird. Wenn Sie selbstständig sind, müssen Sie kein W-4 ausfüllen. Das W-4 ist ein Dokument, das Ihrem Unternehmen grundlegende Informationen über Sie als neuen Mitarbeiter liefert. Dabei handelt es sich um ein Formular, das Ihrem Unternehmen mitteilt, wie viel Steuern es von Ihren Gehaltsschecks einbehalten soll.
Das W-4-Formular muss Ihrem Arbeitgeber vor Ihrem ersten Arbeitstag vorgelegt werden. Ihr Familienstand, die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen und die Anzahl der zulässigen Einbehalte werden abgefragt. Diese Faktoren bilden die Grundlage der Bundeseinkommensteuertabellen. Gegebenenfalls staatliche Steuern variieren auch je nach Ihren Antworten auf diese drei Fragen. Sie müssen sich keine Sorgen um die Zahlung der staatlichen Einkommenssteuer machen, wenn Sie Ihren Wohnsitz in Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington oder Wyoming haben. Das W-4 hat keinen Platz, um über Medicare- oder Sozialversicherungsabzüge zu diskutieren.
Das W-4 informiert einen Arbeitgeber über die folgenden Informationen:
- ob für die Steuereinbehaltung der höhere Steuersatz für Alleinstehende oder der niedrigere Steuersatz für Verheiratete verwendet werden soll
- wie viele steuerfreie Zulagen einem Arbeitnehmer zustehen
- Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer eine Erhöhung des Quellensteuerabzugs beantragt oder angibt, von der Quellensteuer befreit zu sein
W-4-Formulare
In den Vereinigten Staaten verringert sich die Steuerlast nicht nur durch die Heirat, sondern auch durch die Anwesenheit von unterhaltsberechtigten Personen wie Kindern. Unter folgenden Voraussetzungen können Sie die von Ihnen zu zahlenden Steuern durch die Inanspruchnahme eines Abzugsfreibetrags reduzieren:
- Jedes anspruchsberechtigte Kind unter 17 Jahren erhält ein Stipendium und jeder weitere unterhaltsberechtigte Angehörige (z. B. ein älterer Elternteil) erhält eine zusätzliche Zulage.
- Hypothekenzinsen, Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen, staatliche und lokale Steuern bis zu 10,000 US-Dollar, medizinische Ausgaben über 7.5 % des Gehalts, Studienkreditzinsen und förderfähige IRA-Beiträge zählen alle als ein Abzug.
Änderungen Ihrer persönlichen oder finanziellen Situation können eine regelmäßige Neuberechnung Ihrer Quellensteuergrenzen erforderlich machen. Ein neues W-4-Formular kann jederzeit ausgefüllt und bei Ihrem Arbeitgeber eingereicht werden. Eine Erhöhung Ihrer Quellensteuerabzüge ist erforderlich, wenn:
- Sie und Ihr Partner sind beide berufstätig.
- Sie erhalten Geld aus anderen Quellen als Ihrem Arbeitgeber, das weder gemeldet noch versteuert werden muss. Beispiele hierfür sind Altersvorsorgeleistungen sowie erhebliche Zins- und Dividendenzahlungen.
Möglicherweise möchten Sie Ihre Quellensteuer reduzieren, wenn:
- Sie zahlen Steuern auf geschätzter Basis.
- Möglicherweise stehen Ihnen verschiedene Steuerermäßigungen, auch für Kinder, zur Verfügung.
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Abzüge auflisten, anstatt den Standardabzug in Anspruch zu nehmen, oder ob Ihre Studiendarlehenszinsen und IRA-Beiträge den Standardabzugsbetrag übersteigen, können Sie möglicherweise Ihr steuerpflichtiges Einkommen reduzieren.
Tipps zum Ausfüllen von W-4-Formularen
Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien, die Sie beim Ausfüllen eines W-4 für einen neuen Arbeitgeber befolgen sollten:
#1. Der Steuerabzug muss genau berechnet werden
Die Regeln für die Quellensteuer können sich je nach den aktuellen Anforderungen des IRS ändern. Um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitgeber von jedem Gehaltsscheck den richtigen Steuerbetrag einbehält, ist es wichtig, zu Beginn einer Arbeitsvereinbarung ein gründliches Gespräch über die Einreichungspflichten und die geltenden Steuervorschriften zu führen. Zu viel oder zu wenig Quellensteuer kann am Jahresende zu einer Steuerrückerstattung bzw. Steuerbelastung führen. Um den angemessenen Betrag der Steuereinbehaltung zu ermitteln, können Sie den Online-Rechner des IRS zu Rate ziehen.
#2. Überprüfen Sie Ihre Berechnungen
Die Notwendigkeit, ein korrigiertes W-4 einzureichen oder Anpassungen an Ihren Steuereinbehalten vorzunehmen, wird reduziert, wenn Sie das Formular beim ersten Mal sorgfältig ausfüllen. Wenn Sie einen neuen Job antreten, kann es sich später auszahlen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr W-4-Formular noch einmal auf Fehler zu überprüfen. Sie können auch budgetschädigende Überraschungen durch unerwartete Steuerpflichten vermeiden.
#3. Denken Sie an die Steuersaison
Abhängig von Ihrer finanziellen Situation hoffen Sie möglicherweise auf eine Steuererklärung. Wenn ja, können Sie dafür sorgen, dass in jeder Zahlungsperiode mehr Geld von Ihrem Gehaltsscheck abgezogen wird, um für Steuern verwendet zu werden. Wenn Sie Ihr W-4-Formular für eine neue Stelle ausfüllen, können Sie diese Daten angeben. Bevor Sie Ihr W-4-Formular ausfüllen, möchten Sie möglicherweise die Besonderheiten Ihrer Situation mit einem Steuerberater besprechen.
Was ist ein W-2?
Ihr Arbeitgeber wird in Ihrem Namen eine W-2 (Lohn- und Steuererklärung) beim Internal Revenue Service einreichen. Jedes Unternehmen, das seinen Mitarbeitern in einem bestimmten Jahr 600 US-Dollar oder mehr zahlt, muss jedem dieser Mitarbeiter ein W-2 ausstellen. Das W-2-Formular wird dem Mitarbeiter in zweifacher Ausfertigung zugesandt. Der Versand kann per E-Mail oder Post erfolgen. Die Einreichung muss bis zum 31. Januar des Jahres erfolgen, das auf das Steuerjahr folgt, für das sie eingereicht wird.
Für steuerliche Zwecke wird ein Formular W-2 verwendet, um Gehälter, Trinkgelder und andere Formen der Vergütung an den Internal Revenue Service zu melden. Ihre Medicare- und Sozialversicherungszahlungen werden ebenfalls dem IRS gemeldet.
Die wichtigsten Teile eines W-2 sind:
- Daten des Unternehmens, bei dem Sie beschäftigt sind
- Einkünfte aus Löhnen, Trinkgeldern und anderen Quellen
- Geld, das von den Gehaltsschecks für Sozialversicherung und Medicare abgezogen wird
- Bezahlte Bundeseinkommensteuer
- An den Staat gezahlte Einkommenssteuer
- Die Einkommensteuer wird auf lokaler Ebene abgezogen
- Zahlungen an eine Pensionskasse
Diese Nummern werden in Ihre Steuererklärung übernommen, wenn Sie oder Ihr Buchhalter den Einreichungsprozess abschließen.
Tipps zum Verständnis von W-2-Formularen
Wenn Sie Hilfe beim Verständnis Ihres W-2-Formulars benötigen, finden Sie hier einige Hinweise:
#1. Schauen Sie sich die übermittelten Daten an
Da die meisten Unternehmen ihre Aufzeichnungen das ganze Jahr über gewissenhaft führen, sind die Informationen auf W-2-Formularen in der Regel zuverlässig. Wenn Sie ein W-2-Formular mit einem einfachen Problem erhalten, beispielsweise einem Rechtschreibfehler, den Ihr Arbeitgeber leicht beheben kann, wird dies den Steuerprozess beschleunigen, wenn Sie dies bald tun. Wenn Sie eine Diskrepanz zwischen Ihrer Gehaltsabrechnung und den W-2-Gesamtbeträgen bemerken, sollten Sie sich entweder bei Ihrem Arbeitgeber genauer erkundigen oder sich an das IRS wenden. Auch wenn die Adresse auf dem W-2 veraltet oder falsch ist, können Sie sie dennoch zur Steuererklärung verwenden.
#2. Halten Sie es fest
Das W-2-Paket, das Sie erhalten, könnte mehrere Kopien desselben Formulars enthalten. Eine Kopie Ihres W-2 kann für Ihre Unterlagen aufbewahrt werden, wenn Sie eine externe Steuerberatungsfirma beauftragen. Schützen Sie Ihre sensiblen Daten, indem Sie Ihre elektronischen Dokumente in einem verschlossenen Safe oder auf einer verschlüsselten Festplatte aufbewahren.
#3. Berücksichtigen Sie Ihre Einbehaltungen
Ihre tatsächliche Steuerpflicht für das Jahr kann von der Schätzung abweichen, die Sie beim Ausfüllen Ihres W-4-Formulars vorgenommen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Quellensteuer korrekt ist, indem Sie das ganze Jahr über regelmäßig Ihre Gehaltsabrechnungen überprüfen. Wenn es anders ist, können Sie die Differenz zu Ihrem Vorteil nutzen, wenn Sie in Zukunft Ihre Steuern einreichen.
Unterschiede zwischen W-2 und W-4
Der Zeitpunkt und die Identität des Formularausfüllers sind der Hauptunterschied zwischen W-2 und W-4. Bei Beginn einer neuen Stelle oder zu einem anderen Zeitpunkt während des Beschäftigungsverhältnisses muss ein Mitarbeiter, der seinen Anmeldestatus ändern oder Zulagen einbehalten möchte, ein W-4 ausfüllen. Jeder Arbeitnehmer erhält am Ende des Jahres von seinem Arbeitgeber eine W-2-Bescheinigung über sein Einkommen und die Steuereinbehalte für dieses Jahr.
Beim W-2 handelt es sich um ein Berichtsdokument zum Jahresende, in dem die Löhne, Trinkgelder und andere Formen der Vergütung des Arbeitnehmers, die Steuereinbehalte sowie die Höhe der gezahlten Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und Rentenbeiträge aufgeführt sind, während im W-4 die Identifikationsdaten des Arbeitnehmers, der Familienstand, die unterhaltsberechtigten Personen und die einbehaltenen Zulagen aufgeführt sind. Ein W-2 im Original wird der SSA vorgelegt und ein Mitarbeiter erhält eine Kopie. Mit dem W-4 wird keine Steuerbehörde bereitgestellt.
W-4- vs. W-2-Formulare
Aus Gründen der Bundeseinkommensteuer werden sowohl die Formulare W-4 als auch W-2 verwendet, um das Einkommen und die persönlichen Daten einer Person anzugeben. W-4- und W-2-Formulare sind ein integraler Bestandteil der Buchhaltungs-, Personal- (HR) und Gehaltsabrechnungssysteme eines Unternehmens. Die bemerkenswertesten Unterschiede zwischen W-4- und W-2-Formen sind:
#1. Wer füllt es aus?
Das W-4-Formular wird von Arbeitnehmern ausgefüllt, während das W-2-Formular von Arbeitgebern ausgefüllt wird. Wenn Sie eine neue Stelle antreten, füllen Sie ein W-4-Formular aus, damit Ihr Arbeitgeber weiß, wie viel Geld er basierend auf Ihrem Familienstand, der Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen und anderen persönlichen Informationen von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten muss. W-4-Formulare werden häufig von Unternehmen aufbewahrt und keiner staatlichen Steuerbehörde vorgelegt.
#2. Wann muss das Formular ausgefüllt werden?
Arbeitgeber füllen jedes Jahr W-2-Formulare aus und verteilen sie an Arbeitnehmer, da die darin enthaltenen Daten Einfluss darauf haben, wie diese Personen ihre Einkünfte in ihren Steuererklärungen angeben. Änderungen Ihres Quellensteuerstatus erfordern ein neues W-4-Formular. Arbeitgeber müssen W-2-Formulare ausfüllen und bis zu den angegebenen Fälligkeitsterminen bei der SSA und allen zuständigen Landes- oder Kommunalverwaltungen einreichen. Wenn es Anpassungen am Bundessteuererklärungsdatum gibt, gibt das IRS diese häufig bekannt.
#3. Zweck des Formulars
Das W-2-Formular eines Mitarbeiters ist eine Aufzeichnung der Steuern, die gemäß den Anweisungen auf einem W-4-Formular das ganze Jahr über von seinem Gehalt einbehalten werden. Für eine effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuerberichterstattung sind vollständige und genaue W-4-Formulare erforderlich. Die Einreichung von Steuern auf Bundes-, Landes- und sogar lokaler Ebene muss nicht kompliziert sein, wenn beide Formulare ordnungsgemäß ausgefüllt sind.
Tipps zur Vorbereitung der W-4- und W-2-Formulare für die Gehaltsabrechnung
Wenn Sie Hilfe beim Ausfüllen Ihrer W-4- oder W-2-Formulare für die Gehaltsabrechnung benötigen, beachten Sie Folgendes:
#1. Bitte geben Sie die erforderlichen Details an
Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern die erforderlichen Steuerdokumente wie W-4 vs. W-2 zur Verfügung stellen und den korrekten Jahresverdienst der Arbeitnehmer angeben. Mitarbeiter sind gesetzlich verpflichtet, den Bundes- und Landesregierungen jedes Jahr genaue Informationen auf ihren W-4- und W-2-Formularen zur Verfügung zu stellen. Denken Sie daran, dass Sie als HR-Experte oder Buchhalter nur Kenntnisse über Steuerregeln und -vorschriften nachweisen können, aber nur Mitarbeiter ihr W-4 ausfüllen dürfen.
#2. Gründlich Korrektur lesen
Stellen Sie sicher, dass die in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eingegebenen W-4-Daten korrekt sind, indem Sie alle Ihre Eingaben noch einmal überprüfen. Wenn Sie beim Verfassen von W-2-Anträgen auf Details achten, kann dies dazu beitragen, die Notwendigkeit späterer Überarbeitungen zu verringern. Es empfiehlt sich, Ihre Daten nach der Eingabe in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu überprüfen.
#3. Nutzen Sie die Technologie sinnvoll
Möglicherweise können Sie den Zeitaufwand für Steuerformulare und Gehaltsabrechnungen durch den Einsatz digitaler Technologien reduzieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, bevor Sie sich für ein bestimmtes Programm oder eine bestimmte Software zur Verwaltung von Lohn- und Steuerabrechnungen entscheiden. Bevor Sie mit der Dateneingabe beginnen, stellen Sie sicher, dass die ausgewählten digitalen Tools allen geltenden Steuer- und Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Füllt ein Selbstständiger W-4 vs. W-2 aus?
Der Internal Revenue Service (IRS) hat unterschiedliche Anforderungen für verschiedene Arbeitssituationen. Ein W2-Arbeiter ist ein typischer Arbeitnehmer, der von einem typischen Unternehmen für eine typische Position eingestellt wird. Ein 1099-Mitarbeiter wird auf Vertragsbasis eingestellt, was ihn von regulären Mitarbeitern unterscheidet. W2-Mitarbeiter und 1099-Mitarbeiter reichen ihre Steuern aus verschiedenen Gründen unterschiedlich ein. Wenn Sie ein unabhängiger Unternehmer sind, wird stattdessen ein W9-Steuerformular verwendet. Dieses Dokument ersetzt das W4-Dokument, das Arbeitnehmer normalerweise für ihren Arbeitgeber ausfüllen. Das W9-Formular legt dann fest, wie mit den Steuern im Zusammenhang mit der vereinbarten Zahlung umzugehen ist.
„Request for Taxpayer Identification Number and Certification“ beschreibt das W9-Formular unter einem anderen Namen. Arbeitgeber können dieses Formular verwenden, um herauszufinden, wie sie Steuern für unabhängige Auftragnehmer statt für normale Arbeitnehmer zahlen können.
W-4 gegen W-2 gegen 1099
Haben Sie über die Unterschiede zwischen W-4 vs. W-2 vs. 1099 nachgedacht? Schauen Sie sich unten einige der Unterschiede zwischen W-4 vs. W-2 vs. 1099 an:
Zahlungen an einen unabhängigen Auftragnehmer oder Selbstständigen müssen auf dem Formular 1099 gemeldet werden, das vom Internal Revenue Service ausgestellt wird. Unabhängige Auftragnehmer, die 1099-Formulare von ihren Kunden erhalten, werden als Selbstständige behandelt und müssen alle anfallenden Steuern, einschließlich der Bundeseinkommenssteuer und der Selbstständigkeitssteuer, unabhängig zahlen. Sie müssen geeignete Leistungen wie Krankenversicherungen und Altersvorsorgeprogramme selbstständig prüfen und abschließen und die damit verbundenen Kosten tragen.
Benötige ich für Steuern ein W-2 vs. W-4?
Das W-4 gibt Arbeitgebern Auskunft darüber, wie viel Steuer vom Gehalt eines Arbeitnehmers abzuziehen ist, während das W-2 den Jahresverdienst des Arbeitnehmers und den vom Arbeitgeber einbehaltenen Steuerbetrag aufführt. Bei beiden handelt es sich auch um obligatorische Steuererklärungen beim IRS.
Benötige ich für Steuern ein W-2 vs. W-4?
Bei Beginn einer neuen Stelle oder zu einem anderen Zeitpunkt während des Beschäftigungsverhältnisses muss ein Mitarbeiter, der seinen Anmeldestatus ändern oder Zulagen einbehalten möchte, ein W-4 ausfüllen. Jeder Arbeitnehmer erhält am Ende des Steuerjahres von seinem Arbeitgeber ein W-2-Dokument, das als Einkommens- und Quellensteueraufstellung für dieses Jahr dient.
Wofür wird ein W-2 verwendet?
Das Einkommen Ihres Arbeitgebers, die Höhe der von Ihrem Gehaltsscheck abgezogenen Steuern, etwaige Vergünstigungen, die Sie erhalten haben, und andere relevante Informationen für das Jahr werden alle auf Ihrem W-2-Steuerformular aufgeführt. Dieses Formular wird zur Einreichung von Einkommenssteuern auf Bundes- und Landesebene verwendet.
Wofür wird ein W4 verwendet?
Um den entsprechenden Betrag der Bundeseinkommensteuer von Ihrem Gehaltsscheck abzuziehen und an das IRS überweisen zu lassen, müssen Sie ein W-4-Formular ausfüllen und es Ihrem Arbeitgeber vorlegen. Wenn Sie im Laufe des Jahres zu viel bezahlen oder am Ende der Steuerzeit viel Geld schulden, ist das korrekte Ausfüllen Ihres W-4-Formulars von entscheidender Bedeutung.
Wer braucht ein W-2-Formular?
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Kopie seiner W-2-, Lohn- und Steuererklärung (PDF) von seinem Arbeitgeber, die der Arbeitgeber ausfüllen, elektronisch oder per Post bei der Social Security Administration (SSA) einreichen und dann dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen muss.
Abschließende Überlegungen
Die Lohnsteuerformulare W-4 vs. W-2 werden zur Meldung von Einkünften an das IRS verwendet. Der Arbeitnehmer ist für das Ausfüllen des W-4 verantwortlich, während der Arbeitgeber für das Ausfüllen und Einreichen des W-2 verantwortlich ist. Unabhängige Auftragnehmer fallen jedoch nicht unter diese Vereinbarungen. Das W-2 des Mitarbeiters basiert auf den Informationen, die er im Laufe des Jahres auf seinem W-4 gemacht hat. Es wird an den Internal Revenue Service gesendet und der Arbeitnehmer erhält eine Kopie, die er für die Einreichung seiner eigenen Steuern verwenden kann.
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Bibliographie
