Um sicherzustellen, dass Organisationen gesetzliche und behördliche Anforderungen erfüllen, haben einige Gremien – OCC, FDIC und CFPB – Systeme entwickelt, die wir heute als Compliance-Management-Systeme kennen. Diese Systeme bestehen aus integrierten Dokumenten und Tools, die Organisationen dabei helfen, ihre Anforderungen zu erfüllen. Wir werden sie in diesem Kapitel ausführlich besprechen.
Was sind die Compliance-Management-Systeme?
Compliance-Management-Systeme (CMS), die es Organisationen erleichtern, gesetzliche und behördliche Anforderungen einzuhalten, bestehen aus einem integrierten System von Dokumenten, Prozessen, Tools, internen Kontrollen und Funktionen. Da es die Rechtskonformität fördert, verringert ein CMS auch den Schaden für Verbraucher.
Darüber hinaus hilft ein CMS Organisationen dabei, Risiken besser zu managen, indem sichergestellt wird, dass Richtlinien und Verfahren den relevanten Gesetzen und behördlichen Anforderungen entsprechen. Es erleichtert auch die Verwaltung von Mitarbeiterschulungen, Kommunikation und Überwachung.
Mit Hilfe eines CMS kann eine Organisation ihre Compliance-Verpflichtungen identifizieren, nachvollziehen und umsetzen. Genauer gesagt trägt ein CMS dazu bei sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter ihrer Pflichten bewusst sind und dass die Geschäftsabläufe die Compliance-Anforderungen berücksichtigen.
Darüber hinaus kann eine Organisation ein CMS verwenden, um zu beurteilen, wie es läuft. Zu den Compliance-Management-Systemen gehören:
- MyeasyISO
- Compliance-Schließfach
- Compucal
- Fertig
- Paradigma 3
- Bloomberg-Tresor
Was ist Compliance-Management?
Der Begriff „Compliance-Management“ bezieht sich auf Geschäftssysteme, die Prozesse, Dateien und Kommunikation zentralisieren, konsolidieren, automatisieren und rationalisieren, die mit der Einhaltung behördlicher und beruflicher Standards sowie der in ihrem Sektor erforderlichen Gesetze und Vorschriften durch eine Organisation zusammenhängen.
Darüber hinaus ist es notwendig, ein Compliance-Management zu implementieren, um zu verhindern, dass Ihr Unternehmen teure Bußgelder zahlt.
FDIC-Compliance-Management-System
Mit einem FDIC-Managementsystem kann eine Bank sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter ihrer Rolle bei der Verbraucher-Compliance bewusst sind. Das bedeutet, dass diese Rollen in Prozesse integriert und implementiert werden und bei Bedarf korrigierend eingegriffen wird.
Was ist FDIC und was tun sie?
Die Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) und die National Credit Union Administration regulieren Compliance-Management-Systeme in Organisationen. Aber sie beaufsichtigen und versichern auch Kreditgenossenschaften, die Einlegern in amerikanischen Einlageninstituten Einlagenversicherungen anbieten.
Die FDIC geht jedoch davon aus, dass das Management und der Vorstand einer Bank ein Compliance-Management-System (CMS) verwenden werden, das auf ihre Geschäftsstrategie zugeschnitten ist, um Compliance-Risiken zu verwalten. Daher sollte es dem Umfang und der Komplexität der Märkte, Waren und Dienstleistungen des Unternehmens entsprechen. Die FDIC bewertet auch das Risiko des Compliance-Management-Systems.
Compliance-Risiko besteht die Möglichkeit, gegen Regeln und Gesetze zu verstoßen, die den Betrieb von Kreditgenossenschaften regeln. Dazu gehören auch diejenigen, die sich auf die bundesstaatlichen Verbraucherfinanzschutzgesetze und das Compliance-Managementsystem der FDIC beziehen. Es versucht zu bewerten, wie gut eine Bank das Risiko von Compliance-Verstößen nach verschiedenen Gesetzen wie dem Bankgeheimnisgesetz und dem SAFE-Gesetz handhabt.
Die Grundlage des Consumer Compliance Management Rating System der FFIEC dient als Grundlage für die von der FDIC verwendete CMS-Strategie. Daher besteht das FDIC Compliance Management System aus zwei Komponenten:
- Aufsicht über den Vorstand und die Geschäftsführung
- Verbraucher-Compliance-Programm
Aufsichtsrat und Managementaufsicht
Laut FDIC entscheiden die Entscheidungen des Vorstands und des Managements darüber, ob ein Compliance-Management-System erfolgreich ist oder nicht. Vorstand und Aufsichtsrat müssen:
#1. Stellen Sie einen Compliance-Beauftragten ein
Die FDIC empfiehlt, dass der Vorstand bei der Einrichtung eines Programms für ein Compliance-Managementsystem als erste Maßnahme einen Compliance-Beauftragten ernennen sollte. Diese Person kann Voll- oder Teilzeit arbeiten, mit einer anderen Organisation geteilt oder ausgelagert werden.
Diese Person muss alle relevanten Verbrauchergesetze und -vorschriften sowie die Funktionsweise der Bank verstehen. Er/sie ist zuständig für
- Erstellen von Compliance-Richtlinien und -Verfahren,
- Schulung von Management und Mitarbeitern über Verbraucherschutzgesetze und -vorschriften
- Überprüfung von Richtlinien und Verfahren auf Einhaltung.
- Identifizieren aufkommender Probleme oder potenzieller Verbindlichkeiten
- Koordinierung der Bearbeitung von Verbraucherbeschwerden
- Unterrichtung des Vorstands über Compliance-Aktivitäten und Audit-/Review-Ergebnisse
- Sicherstellen, dass umgehend Korrekturmaßnahmen ergriffen werden und dass sich die Feststellungen nicht wiederholen.
Er muss jedoch die notwendige Schulung, Zeit und Ressourcen erhalten, um seine Arbeit abzuschließen. Der Vorstand und das Management haben auch in Gegenwart eines Compliance-Beauftragten Compliance-Verantwortlichkeiten. Darüber hinaus sind der Vorstand und die Geschäftsleitung immer noch letztendlich dafür verantwortlich, die Einhaltung sicherzustellen, obwohl der Compliance-Beauftragte dazu befugt ist.
#2. Führung zeigen.
Vorstand und Management sollten in ihren Sitzungen über Compliance sprechen und gegenüber Mitarbeitern und externen Dienstleistern (Lieferanten) deutlich machen, dass Compliance höchste Priorität hat und fester Bestandteil des täglichen Betriebs ist. Mit anderen Worten, eine Compliance-Kultur ist unerlässlich.
#3. Implementieren Sie Richtlinienanweisungen.
Diese skizzieren die Philosophie der Bank und dienen als Leitlinien für die verschiedenen Schritte im Prozess.
#4. Investieren Sie Ressourcen in die Sicherstellung der Compliance
Die Komplexität der Bankgeschäfte sollte ihnen angemessen sein.
#5. Behalten Sie Außenstehende im Auge.
denn die Compliance externer Partner und Lieferanten liegt in der Verantwortung des Vorstands und der Geschäftsleitung. Risikobewertung, Due Diligence, Vertragsstrukturierung und -überprüfung sowie eine angemessene Überwachung der Aktivitäten Dritter sollten alle Teil des Compliance-Risikomanagementprozesses sein.
CFPB-Compliance-Management-System
Wenn Sie Ihr Compliance-Managementsystem für das CFPB recherchieren, müssen Sie sicherstellen, dass die verfügbaren Tools aktuellen und zukünftigen Standards entsprechen, und Ihrem Team helfen, tatsächliche Praktiken zu überwachen und zu verwalten.
Was ist CFPB und was machen sie?
Das Consumer Finance Protection Bureau (CFPB) ist eine der wichtigsten Regierungsorganisationen, die Compliance-Management-Systeme in einer Organisation herausgeben. Darüber hinaus dient seine Erstellung ausschließlich dem Schutz der Verbraucher. Dies ist eine Behörde der US-Regierung, die für den Verbraucherschutz im Finanzsektor zuständig ist.
Laut CFPB muss eine Institution über ein Compliance-Management-System verfügen, das in ihren Rahmen integriert ist. Um jedoch weiterhin konform zu sein, muss das System bestimmte Anforderungen erfüllen.
Das von Ihnen gewählte CMS-System sollte nicht nur den Prozess der Aufrechterhaltung der Einhaltung aktueller Standards oder nur bundesstaatlicher Vorschriften rationalisieren. Aber es sollte Ihnen auch die Gewissheit geben, dass es in der Lage ist, zukünftige Szenarien zu adressieren und die unzähligen bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Vorschriften zu einem Regelwerk zusammenzufassen, das Ihre Einhaltung gewährleistet.
Das CFPB sucht in Ihrem Compliance-Management-System nach Folgendem:
#1. Richtlinien, Verfahren und Praktiken
Es gibt Anforderungen, die erfüllt sein müssen, um ein Compliance-Management-System aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus müssen Sie bestätigen, dass Ihre Richtlinien den von CFPB vorgeschriebenen Regeln entsprechen. Intern sollten Sie sich dieser Indikatoren bewusst sein. Sie sollten sich jedoch auch mit Ihrem CMS-Anbieter in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass er es routinemäßig für alle Facetten Ihrer Branche aktualisiert und außerdem sicherstellt, dass die Compliance derzeit berücksichtigt wird.
Ihre Richtlinien müssen mit den von Ihnen eingesetzten Techniken übereinstimmen. Um eventuelle Fehler oder Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben, müssen die von Ihnen erstellten Verfahren angefordert und aufgezeichnet werden. Schließlich stellt die Operationalisierung Ihres Compliance-Ansatzes sicher, dass Ihre tatsächlichen Maßnahmen mit den festgelegten Richtlinien und Verfahren übereinstimmen.
Beispielsweise sind die Implementierung eines manuellen Prozesses, der nur einen bestimmten Prozentsatz der Geräte überprüft, oder das Verlassen auf eine zufällige Passwortsicherheit minderwertige Ansätze. Wenn Sie nicht jede Maschine separat verifizieren, kann Ihrem Unternehmen nicht garantiert werden, dass die Zahlen einem Audit standhalten.
Lesen Sie auch: Compliance Officer: Ist Compliance Officer ein guter Job (+detaillierter Leitfaden)
#2. Aufsichtsrat und Managementaufsicht
Bei der Aufsicht durch die Geschäftsleitung ist das Hauptanliegen die Schaffung und Verwaltung eines Compliance-Systems mit CFPB. Dazu gehören die Erstellung von Compliance-Funktionalitäten, die Genehmigung von Compliance-Richtlinien, die Auswahl von Compliance-Beauftragten und die routinemäßige Überprüfung des Compliance-Status des Unternehmens.
#3. Compliance-Programm
Das Compliance-Programm muss ein formelles, schriftliches Programm sein. Dazu gehören detaillierte schriftliche Richtlinien und Verfahren. Die Verfahren müssen in einer flexiblen Struktur organisiert werden, damit bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können. Dies ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Richtlinien zu aktualisieren und zu überarbeiten, wenn sich Risiken entwickeln oder wenn neue Daten identifiziert werden, die auf Risiken hinweisen.
#4. Ausbildung
Die Schulung umfasst regelmäßige, spezifische und umfassende Unterweisungen für alle leitenden Angestellten und Direktoren. Die Schulungsinitiativen müssen sich mit allen Aspekten der Finanzschutzgesetze befassen.
#5. Reaktion auf Verbraucherbeschwerden
Ein Verfahren zum Umgang mit Kundenbeschwerden ist erforderlich. Beispielsweise muss die Art und Weise, wie Beschwerden gemeldet werden, wie sie behandelt werden und wie die aus Beschwerden gewonnenen Informationen in die Überarbeitung des Compliance-Programms und die Aufsicht einbezogen werden, von diesem Verfahren vorgeschrieben werden.
#6. Compliance-Audit
Interne Kontrollen für Ihr System müssen gut organisiert und risikoorientiert sein. Diese Sicherheitsvorkehrungen sollten eine kontinuierliche interne Beobachtung, unparteiische Prüfung und Konformitätsprüfung ermöglichen. Um sicherzustellen, dass Compliance-Probleme intern erkannt und umgehend behoben werden, sollten Sie auch die Übersicht, eine Aufzeichnung aller Ergebnisse und die Möglichkeit haben, diese Berichte mit dem Management und dem Vorstand zu teilen.
Ihr Compliance-Audit ist ein Tool, mit dem Sie proaktiv bessere Prozesse erstellen können, wenn Daten einen Bereich aufzeigen, der verbessert werden muss, und Sie dabei unterstützt, gute Aufzeichnungen zu führen, was einen großen Teil dessen ausmacht, worum es geht.
#7. Aufzeichnungen und Überprüfung
Die komplizierte Aufzeichnungskomponente des Prozesses. Korrekte Aufzeichnungen sind für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung, da sie das Engagement der Organisation für die Einhaltung von Regeln und das Ergreifen aller erforderlichen Schritte zur Bewertung und Stärkung ihres Engagements für Kunden demonstrieren.
Die Dokumentation dient Ihnen als Nachweis der Compliance-Verfahren, falls Sie einem Audit unterzogen werden sollten. Neben der Bereitstellung schriftlicher Aufzeichnungen aller Richtlinien zum Nachweis der Einhaltung zeigt es den Aufwand, den Ihr Unternehmen in die Pflege und Überwachung der von Ihnen entwickelten Richtlinien investiert hat.
Was passiert, wenn Sie sich nicht daran halten?
Wenn es um das Bußgeldverfahren geht, hat das CFPB einen großen Ermessensspielraum, sodass es für Unternehmen schwierig sein kann, die Art von Bußgeldern oder Sanktionen vorherzusagen, auf die sie stoßen könnten. Die CFPB könnte für jeden Tag, an dem Sie gegen die Vorschriften verstoßen, eine Geldstrafe verhängen. Die Kosten können sich jedoch schnell summieren und die Bußgelder selbst können astronomisch hoch sein.
OCC-Compliance-Management-System
Das Amt des Rechnungsprüfers (OCC) ist eine unabhängige Behörde des US-Finanzministeriums.
Ein Compliance-Management-System (CMS) ist laut Office of the Comptroller of the Currency (OCC) „der Ansatz, mit dem eine Bank das Verbraucher-Compliance-Risiko verwaltet, die Einhaltung verbraucherschutzbezogener Gesetze und Vorschriften unterstützt und Verbraucherschäden verhindert .“
Das Management von Compliance-Risiken ist nur eine Funktion eines CMS. Laut OCC befasst sich ein Compliance-Management-System auch mit dem Reputationsrisiko, dem strategischen Risiko und dem operationellen Risiko. Da die Risiken miteinander verbunden sind, wird auch darauf hingewiesen, dass diese Liste nicht vollständig ist. Erfahren Sie mehr über die OCC-Software.
Was braucht ein OCC in einem Compliance-Management-System?
Das OCC schreibt vor, dass jede von ihm beaufsichtigte Bank „ein wirksames Compliance-Managementsystem entwickelt und aufrechterhält, das der Größe, Komplexität und dem Risikoprofil ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist“.
Dazu gehören 3 Schlüsselkomponenten:
- Aufsicht über den Vorstand und die Geschäftsführung
- Ein Compliance-Programm
- Gesetzesverstoß und Verbraucherschaden
Aufsicht über Vorstand und Management
Der Vorstand und das Management müssen die Bedeutung der Compliance und die möglichen Folgen verstehen, wenn die regulatorischen Erwartungen nicht erfüllt werden. Vier Schlüsselbereiche, die angegangen werden müssen, umfassen:
# 1. Überwachung und Verpflichtung zum CMS der Bank.
Das OCC wünscht eine angemessene Finanzierung für Compliance (einschließlich der Kontrolle über externe Anbieter) sowie kompetentes Personal, das für das Compliance-Managementsystem verantwortlich gemacht wird.
Die Verantwortung des Vorstands besteht darin, die Einhaltung zu fördern, die Nutzung des CMS durch das Management zu überwachen und das Management zur Verantwortung zu ziehen. Aus den Protokollen der Vorstandssitzungen muss auch hervorgehen, dass Compliance-relevante Daten überprüft wurden.
Sie alle gehören zur täglichen Verantwortung des Managements für das Compliance-Management-System nach OCC: Zum Beispiel
- Überwachung des Risikomanagements von Drittanbietern
- Change Management
- Compliance-Risikomanagement,
- Fehler erkennen und beheben.
Es sollte klare Compliance-Rollen definieren und Ausschüsse zur Überwachung der Compliance zuweisen. Darüber hinaus könnte dies die Ernennung eines Compliance-Beauftragten beinhalten, der über die Fähigkeiten, Befugnisse, Ressourcen und Unabhängigkeit verfügt, die für ein effizientes Compliance-Management erforderlich sind.
Es ist wichtig, dem Compliance-Beauftragten und den Bankmitarbeitern Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen. Andererseits legt das OCC besonderen Wert auf das Risikomanagement gegenüber Drittparteien und betont, dass Banken dafür verantwortlich sind, sicherzustellen, dass Auftragnehmer, die in ihrem Namen handeln, alle relevanten Gesetze, Regeln und Richtlinien einhalten. Nach Angaben der Agentur sollte es Folgendes enthalten, wobei die OCC-Leitlinien zum Risikomanagement von Drittanbietern zitiert werden:
- Wachsamkeit und Compliance-Überwachung
- Überwachung der internen Kontrollen,
- Compliance-bezogene Richtlinien,
- TAUCHERAUSBILDUNG
#2. Effektive Change-Management-Prozesse
Banken sollten über Verfahren zur Lokalisierung, Bewertung und Umsetzung neuer Verbraucherschutzgesetze verfügen. Bei der Einführung neuer Waren oder Dienstleistungen oder der Änderung bestehender Waren oder Dienstleistungen sollte die Einhaltung der Vorschriften berücksichtigt werden. Zum Beispiel:
Verstehen, Identifizieren und Verwalten von Risiken, die sich aus den Aktivitäten, Waren oder Dienstleistungen der Bank ergeben.
Risiken müssen kontinuierlich identifiziert, gemessen, überwacht und verwaltet werden.
Bewertung möglicher Risiken.
Um aktuelle und zukünftige Risiken zu reduzieren, sollten Banken Risikobewertungen sowohl anhand quantitativer als auch qualitativer Daten durchführen. Es sollte alle Branchen, Waren und Dienstleistungen abdecken. Während komplexere Institute möglicherweise die Ergebnisse mehrerer Bewertungen für eine Betrachtung auf Unternehmensebene kombinieren, führen weniger komplexe Institute möglicherweise nur eine routinemäßige Risikobewertung durch.
Das Management sollte Probleme jedoch selbst erkennen und schnell handeln, um sie zu lösen.
#3. Identifizierung von Problemen.
Das Management muss Probleme erkennen und schnell handeln. Problemverfolgungs-, Eskalations- und Lösungsverfahren sollten vorhanden sein. Es ist wichtig, die zugrunde liegenden Ursachen von Problemen zu ermitteln, einschließlich der Frage, ob sie systembedingt oder einmalig sind und ob sie mit einem bestimmten Produkt, einer Dienstleistung oder einem bestimmten Geschäftsbereich zusammenhängen.
Wenn es Probleme gibt, muss der Vorstand auf dem Laufenden gehalten und für alle notwendigen Korrekturen oder systembedingten Probleme verantwortlich gemacht werden. Der Vorstand sollte auch auf wichtige Probleme und Lösungspläne aufmerksam gemacht werden und das Management für die Lösung von Problemen und die Validierung von Korrekturmaßnahmen verantwortlich machen.
Warum ist ein Compliance-Management-System wichtig?
Da die Welt immer abhängiger von Technologie wird, verschärfen sich Industriestandards und gesetzliche Anforderungen. Da eine Nichteinhaltung zu Bußgeldern, Sicherheitslücken und Rufschädigungen für Ihr Unternehmen führen kann, ist Compliance-Management von entscheidender Bedeutung.
Systeme für ein umfassendes Compliance-Management (CMS) stellen sicher, dass Ihr Unternehmen die neuesten Vorschriften einhält, und helfen, Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden.
Was sind die 7 Elemente der Compliance?
- Umsetzung schriftlicher Richtlinien und Verfahren
- Ernennung eines Compliance-Beauftragten und eines Compliance-Ausschusses
- Durchführung effektiver Aus- und Weiterbildungen
- Effiziente Kommunikationswege entwickeln
- Durchführung von interner Überwachung und Auditierung
- Durchsetzung von Standards durch gut publizierte Disziplinarrichtlinien
- Sofortige Reaktion auf erkannte Probleme und Ergreifen von Korrekturmaßnahmen
Wie implementiert man ein Compliance-Management-System?
- Erstellen und verabschieden Sie schriftliche Richtlinien, Verfahren und Verhaltensstandards.
- Erstellen Sie eine Programmübersicht.
- Bieten Sie Compliance-Schulungen und -Schulungen an.
- Richten Sie eine wechselseitige Kommunikation auf allen Ebenen ein.
- Implementieren Sie ein Überwachungs- und Auditsystem.
- Erzwingen Sie konsequente Disziplin
Was ist die Funktion des Compliance-Managements?
Compliance-Management ist der fortlaufende Prozess der Überwachung und Bewertung von Organisationssystemen, um sicherzustellen, dass sie Sicherheitsstandards, geltende Gesetze und andere Branchenstandards einhalten.
Wer ist für das Compliance-Management verantwortlich?
In einer Organisation ist die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften letztendlich die Pflicht des Vorstands.
Was sind Beispiele für Compliance-Kontrollen?
- Veröffentlichte Standards und Richtlinien.
- Dokumentierte Verfahren.
- Ausbildung.
- Monitoring.
- Interne Anhörung.
Was sind Compliance-Tools?
Compliance-Tools sind Softwareprodukte, die die Prozesse und Verfahren automatisieren oder vereinfachen, die Unternehmen implementieren müssen, um Branchenstandards wie gesetzliche, sicherheitsrelevante und behördliche Anforderungen einzuhalten.
Was sind die drei Phasen des Compliance-Managements?
Die drei Phasen dieses Prozesses umfassen:
- Listen Sie die Risiken für Ihr Unternehmen auf und identifizieren Sie sie.
- Regelmäßige Compliance-Checks und Audits.
- Richtlinien für die SOD-Implementierung.
Zusammenfassung
Compliance-Management-Systeme fungieren als Drehscheibe für die Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung aller Daten zwischen den Beteiligten. Organisationen haben die Befugnis, den Zugriff von Mitarbeitern auf Daten zu kontrollieren und einzuschränken, um sicherzustellen, dass nur die autorisierten Personen innerhalb der Organisation Zugriff auf die für sie bestimmten Informationen haben.
FAQs
Was sind risikobewertungen
Risikobewertung ist ein allgemeiner Begriff, der in einer Vielzahl von Branchen verwendet wird, um die Wahrscheinlichkeit eines Verlusts bei einem Vermögenswert, einem Kredit oder einer Investition zu ermitteln. Die Suche nach dem/den effektivsten Prozess(en) zur Risikominderung und die Bewertung des Werts einer bestimmten Investition hängen beide von der Risikobewertung ab. Identifizierung und Analyse potenzieller Ereignisse, die sich negativ auf Personen, Eigentum und/oder die Umwelt auswirken könnten; und das Treffen von Entscheidungen werden im Großen und Ganzen zu einer Risikobewertung kombiniert.
Was ist Verbraucher-Compliance
Consumer Compliance befasst sich in erster Linie mit der Anwendung und Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zum Verbraucherschutz. Die FDIC fördert die Einhaltung der bundesstaatlichen Verbraucherschutzgesetze, der fairen Kreditvergabegesetze und -vorschriften und des Community Reinvestment Act durch Aufsichtsaktivitäten und Öffentlichkeitsarbeit.
Was sind Compliance-Audits
Eine Bewertung der Gesetzeskonformität eines Unternehmens erfolgt durch ein CA-Compliance-Audit. Die Richtlinien, Verfahren, Prozesse, Dateien und Dokumentationen einer Organisation werden im Rahmen eines Compliance-Audits untersucht, um festzustellen, ob sie den derzeit für diese Branche geltenden Regeln entsprechen.
Bibliographie
- OCC-Software
- Salesforce
- Ucsf
- TechTarget
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