Die geschäftsstrategischen Entscheidungen und Maßnahmen eines Privatunternehmens erfordern unbedingt genaue und vertrauenswürdige Fakten. Es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihr Vertrauen in die Aktualität, Genauigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Informationen aus verschiedenen Teilen Ihres Unternehmens zu stärken. Hier kommt das interne Kontrollsystem ins Spiel. In diesem Artikel helfen wir Ihnen zu verstehen, was interne Kontrollen für die Rechnungslegung sind, die Verfahren sowie Beispiele. Weiter lesen…
Was sind interne Kontrollen?
Die internen Kontrollen eines Unternehmens sind die Prozesse, Vorschriften und Verfahren, die es zur Betrugsbekämpfung, zur Förderung der Rechenschaftspflicht und zur Gewährleistung der Genauigkeit von Finanz- und Buchhaltungsinformationen einführt.
Mit anderen Worten, die interne Kontrolle ist ein Prozess, der sicherstellt, dass eine Organisation ihre Ziele in Bezug auf betriebliche Effektivität und Effizienz erreicht, sowie eine genaue Finanzberichterstattung liefert und geltende Gesetze, Richtlinien und Vorschriften einhält. Interne Kontrolle ist ein umfassendes Konzept, das alles umfasst, was eine Organisation tut, um die Risiken zu kontrollieren, denen sie ausgesetzt ist.
Es ist eine Methode, mit der die Allokation, Verwaltung und Bewertung der Ressourcen einer Organisation durchgeführt werden kann. Es spielt eine wichtige Rolle dabei, betrügerische Aktivitäten zu erkennen und zu stoppen. Ebenso hilft es beim Schutz der Ressourcen der Organisation, sowohl materiell (wie Eigentum und Maschinen) als auch immateriell (wie geistiges Eigentum).
Auf Organisationsebene bezogen sich die Ziele der internen Kontrollen auf die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung, die Bereitstellung zeitnaher Rückmeldungen über das Erreichen operativer oder strategischer Ziele und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Auf der Ebene einer einzelnen Transaktion bezieht es sich auf die Maßnahmen, die ergriffen werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Wie funktioniert die interne Kontrolle?
Die Verfahren des internen Kontrollsystems begrenzen die Schwankungen im Prozess, was zu Ergebnissen führt, die leichter vorhersehbar sind. Seit den Bilanzskandalen Anfang der 2000er Jahre sind starke interne Kontrollen zu einer wesentlichen Geschäftsfunktion für jedes einzelne Unternehmen in den Vereinigten Staaten geworden. Infolgedessen verabschiedete der Kongress im Jahr 2002 den Sarbanes-Oxley Act mit dem Ziel, Investoren vor irreführenden Bilanzierungspraktiken zu schützen. Es erhöht auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit aller Informationen, die Unternehmen offenlegen.
Die Tatsache, dass Manager nun als Folge dieser Entwicklung für die Erstellung von Finanzberichten und Audit Trails verantwortlich sind, hat erhebliche Auswirkungen auf die Governance von Unternehmen. Daher werden Manager, die sich der nicht ordnungsgemäßen Entwicklung und Verwaltung interner Kontrollen schuldig gemacht haben, mit schweren strafrechtlichen Sanktionen belegt.
Grundlage für das Prüfungsurteil des Abschlussprüfers ist eine Prüfung der Prozesse und Unterlagen zur Abschlusserstellung. Zweck einer Abschlussprüfung ist eine Beurteilung der Rechnungslegungsverfahren und internen Kontrollen eines Unternehmens und die Bildung eines Urteils über die Angemessenheit dieser Verfahren und Kontrollen.
Die internen Kontrollen einer Organisation sowie ihre Corporate-Governance- und Rechnungslegungsverfahren werden im Rahmen eines internen Audits einer genauen Prüfung unterzogen. Sie stellen die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, genaue und zeitnahe Finanzberichterstattung und Datenerfassung sicher. Sie tragen auch dazu bei, die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten, indem sie Probleme identifizieren und Fehler korrigieren, bevor sie bei einer externen Prüfung entdeckt werden.
Es gibt kein internes Kontrollsystem, das dem anderen gleicht. Dennoch haben sich viele Grundprinzipien rund um die finanzielle Integrität und Rechnungslegungsstandards zu Standardmanagementpraktiken entwickelt. Interne Kontrollen können teuer sein, aber wenn sie effektiv implementiert werden, können sie dazu beitragen, Abläufe zu rationalisieren und die betriebliche Effizienz zu steigern sowie Betrug zu reduzieren.
Arten von internen Kontrollen
Interne Kontrollen lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen: vorbeugende und aufdeckende Maßnahmen. Grundsätzlich sind beide Arten für ein effizientes internes Kontrollsystem notwendig, da jede eine bestimmte Funktion im Gesamtsystem erfüllt. Dennoch gibt es bestimmte Fragen, die Sie stellen müssen, um die richtige Kontrolle zu bestimmen, während Sie Routineverfahren durchführen oder über die Einführung eines neuen Verfahrens oder Prozesses nachdenken. Kontrolle ist notwendig, um festzustellen, ob eine Kontrolle notwendig ist oder nicht. Frag dich selbst;
- Was könnte hier schief gehen?
- Welche vorbeugenden Maßnahmen haben Sie getroffen, damit nichts schief geht?
- Wie können Sie überprüfen, ob nichts schief gelaufen ist?
Vorbeugende Kontrollen
Das Prinzip der Rollentrennung steht im Mittelpunkt vieler präventiver Kontrollen. Diese Art von internem Kontrollsystem zielt darauf ab, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und betrügerischen Aktivitäten zu begrenzen, bevor sie stattfinden. Im Hinblick auf die Qualität sind präventive Kontrollen aufgrund ihres proaktiven Charakters und ihrer Konzentration auf Qualität unbedingt erforderlich.
Im Folgenden sind einige Beispiele für vorbeugende Kontrollen aufgeführt:
- Aufgabentrennung
- Die vorherige Genehmigung von Aktivitäten und Geschäften (z. B. Reisegenehmigung)
- Zugriffskontrollen (z. B. Passwortauthentifizierung)
- Physische Kontrollen von Vermögenswerten (Türschlösser und Tresore zur Aufbewahrung von Bargeld und Schecks)
- Mitarbeiterorientierung und Screening
Detektivkontrollen
Detektivkontrollen sind Kontrollen, die ein Unternehmen nach Abschluss einer Transaktion durchführt. Dies dient jedoch dazu, eventuell aufgetretene Fehler oder Probleme zu identifizieren. Detektivkontrollen sind notwendig, weil sie den Nachweis erbringen, dass präventive Kontrollen so wirken, wie sie geplant sind, und auch die Möglichkeit bieten, Anomalien im Nachhinein aufzudecken. Dies macht die detektive Kontrolle zu einem unverzichtbaren Bestandteil jedes Kontrollsystems.
Im Folgenden sind einige Beispiele für Detektivkontrollen aufgeführt:
- Monatliche Abstimmung der Transaktionen der Abteilung
- Transaktions- und Aktivitätsprüfungen (Überprüfung der Leistung der Organisation)
- Die Aufnahme tatsächlicher Inventuren, wie z. B. eine monetäre Kopfzählung oder eine Lagerbestandszählung,
Interne Kontrollen für die Rechnungslegung
Wenn wir von internen Kontrollen sprechen, beziehen wir uns im Allgemeinen auf Rechnungslegungsgrundsätze und Prüfungsprozesse. Dies sind die Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Finanzinformationen eines Unternehmens korrekt und vertrauenswürdig sind. Unternehmen richten normalerweise Systeme interner Kontrollen ein, um eine Vielzahl von Zielen zu erreichen. Der Grad der Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens gegenüber Betrug und Fehlverhalten bei der Rechnungslegung lässt sich aus der Art der internen Kontrollen ableiten, die es anwendet. Dies bestimmt, wie konform das Unternehmen mit glaubwürdigen Rechnungslegungs- und Prüfungsberichterstattungsstandards sein wird.
Mit anderen Worten, interne Kontrollen für die Rechnungslegung sind Methoden, Verfahren und Richtlinien, die nicht nur die Verantwortung stärken und die finanzielle Integrität sicherstellen, sondern auch dazu beitragen, Betrug zu verhindern. Diese Kontrollen ermöglichen es einem Unternehmen, die Vorschriften des Staates einzuhalten und gleichzeitig seinen Kunden zeitnahe und genaue Finanzinformationen zur Verfügung zu stellen.
Wie sollten Sie Ihre internen Kontrollen nutzen?
Interne Kontrollen können einem Unternehmen nicht nur dabei helfen, zuverlässiger und effektiver zu werden. Sie tragen auch zu einer Erhöhung der Korrektheit der Finanzberichte dieses Unternehmens bei. Wenn ein Unternehmen interne Kontrollverfahren und -vorschriften befolgt, zeigt es im Allgemeinen, dass es die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze einhält. Dies wird dem Unternehmen jedoch dabei helfen, Probleme in der Finanzberichterstattung zu erkennen und zu korrigieren, falls und sobald sie auftreten.
In der Zwischenzeit wird der Jahresabschluss eines Unternehmens in Ermangelung angemessener interner Kontrollen wahrscheinlich mit erheblichen Ungenauigkeiten erstellt. Darüber hinaus untersuchen Anleger vor einer Anlageentscheidung die Qualität der internen Kontrollen des Unternehmens. Daher müssen Unternehmen interne Kontrollen als Bestandteil ihrer Corporate Governance implementieren. Dies steht im Einklang mit dem Sarbanes-Oxley Act von 2002. Somit schützen diese Kontrollen die Anleger vor betrügerischen Handlungen.
Grundsätze der internen Kontrolle
- Verantwortlichkeiten festlegen
- Führen Sie angemessene Aufzeichnungen.
- Versichern Sie Vermögenswerte und binden Sie wichtige Mitarbeiter.
- Getrennte Aufzeichnungen von der Verwahrung von Vermögenswerten
- Teilen Sie die Verantwortlichkeiten für zusammenhängende Transaktionen gleichmäßig auf.
Bedeutung für die internen Rechnungslegungskontrollen der Wirtschaftsprüfer
Die Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens stehen in direktem Zusammenhang mit den internen Kontrollen, Buchhaltungsprozessen und -verfahren, die in diesem Unternehmen vorhanden sind. Ebenso untersuchen Wirtschaftsprüfer, ob ein Unternehmen über ausreichende interne Kontrollsysteme verfügt oder nicht. Auch, ob der Jahresabschluss des Unternehmens allgemein anerkannten Standards entspricht oder nicht Darüber hinaus sind die Wirtschaftsprüfer dafür verantwortlich, die Effizienz der internen Rechnungslegungskontrollen eines Unternehmens zu bewerten und auf der Grundlage ihrer Feststellungen im Rahmen des Prüfungsprozesses Schlussfolgerungen zu ziehen.
Nach der Verabschiedung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes durch den Kongress im Jahr 2002 galten Manager als rechtlich haftbar für die Umsetzung interner Kontrollen. Die Einrichtung interner Kontrollen innerhalb einer Organisation sowie das effiziente Management dieser Kontrollen fallen in den Zuständigkeitsbereich der Unternehmensleitung. Nichtsdestotrotz kann ein Unternehmen in Verwirrung geraten oder in eine Bilanzkrise geraten, wenn es nicht über ausreichende interne Kontrollen verfügt.
Warum interne Kontrollen notwendig sind
Interne Kontrollen haben in erster Linie den Zweck, sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle geltenden Rechnungslegungsgesetze und -vorschriften einhält. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, bereits vor Beginn seiner internen Revision seine Rechnungslegungsprobleme zu erkennen und zu korrigieren. Es ist jedoch unbedingt zu beachten, dass die internen Kontrollen verschiedener Unternehmen sehr unterschiedlich funktionieren. Aufgrund des Fehlens eines standardisierten Satzes interner Kontrollen, die von allen Unternehmen implementiert werden müssen, gibt es erhebliche Unterschiede in der Art der Kontrollsysteme, die von verschiedenen Unternehmen verwendet werden.
Neben der Vermeidung betrügerischer Handlungen helfen interne Kontrollen einem Unternehmen, ein hohes Maß an Effektivität zu fördern, weshalb sie so wichtig sind. Interne Kontrollen haben eine Verbindung zur betrieblichen Effizienz in einem Unternehmen.
Nachteile interner Kontrollen
Trotz der Tatsache, dass sie für die Aufrechterhaltung genauer Finanzunterlagen und die Optimierung des Geschäftsbetriebs von entscheidender Bedeutung sind, weisen interne Kontrollen einige Einschränkungen auf. In Anbetracht der Tatsache, dass die Effizienz oder Funktionalität der internen Kontrollen eines Unternehmens normalerweise Gegenstand menschlicher Ansichten und Beurteilungen ist, ist es einfach, diese Checks and Balances zu umgehen, die das Unternehmen schützen sollen.
Außerdem stützen Wirtschaftsprüfer ihre Schlussfolgerungen manchmal darauf, wie effektiv die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ist, obwohl sie den internen Kontrollverfahren und -richtlinien des Rechnungslegungssystems des Unternehmens nicht ihre angemessene oder ernsthafte Verpflichtung entgegengebracht haben.
Interne Kontrollverfahren
Ein Rechnungslegungssystem muss über eine interne Kontrolle verfügen, um seine kontinuierliche Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Diese Kontrollen bestehen hauptsächlich aus Regeln und Verfahren. Im Bereich der Buchhaltung sind Genauigkeit und Zuverlässigkeit von größter Bedeutung. Interne Kontrollverfahren in der Rechnungslegung fallen in insgesamt sieben verschiedene Kategorien, von denen jede eine wichtige Rolle bei der Erkennung von Fehlern und der Verhinderung betrügerischer Aktivitäten spielt, bevor sie zu ernsteren Problemen eskalieren.
Die sieben Verfahren, aus denen sich die internen Kontrollverfahren des Rechnungslegungssystems einer Organisation zusammensetzen, umfassen:
#1. Aufgabentrennung
Die Aufgabentrennung beinhaltet die Aufteilung von Pflichten zur Buchführung, Einzahlungen, Berichterstattung und Audits zwischen zwei oder mehr Personen. Je ausgeprägter die Verantwortlichkeiten jeder Person sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Arbeitnehmer betrügerische Handlungen begeht. Die Aufteilung von Verantwortlichkeiten auf zwei oder mehr Personen in einem kleinen Unternehmen mit nur wenigen Buchhaltungsmitarbeitern kann dem gleichen Zweck dienen wie die Forderung, dass Schlüsselaktivitäten von Mitarbeitern bewertet werden müssen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die gerade erst anfangen.
#2. Zugangskontrollen für Buchhaltungssysteme
Mit Hilfe von Passwörtern, Sperren und elektronischen Zugriffsprotokollen ist es möglich, ein Buchhaltungssystem vor Eindringlingen zu schützen und dabei zu helfen, die Quelle auftretender Fehler oder Unstimmigkeiten zu ermitteln. Darüber hinaus kann eine umfassende Zugriffsverfolgung Versuche vereiteln, sich unbefugten oder betrügerischen Zugriff zu verschaffen.
#3. Zugangskontrollen für Buchhaltungssysteme
Im Rahmen einer physischen Prüfung werden Bargeld und andere Sachanlagen in das Buchhaltungssystem aufgenommen. Dazu gehören Vorräte, Materialien und Werkzeuge. Die physische Zählung kann Inkonsistenzen in Kontoständen aufdecken, indem die Verwendung elektronischer Aufzeichnungen vollständig vermieden wird. Eines, das Ihnen vorher vielleicht nicht bewusst war. Das Zählen von Bargeld in Einzelhandelsgeschäften kann regelmäßig oder vielleicht mehrmals täglich stattfinden. Außerdem sollten Sie gelegentlich, vielleicht einmal im Jahr oder einmal alle drei Monate, die arbeitsintensivsten Operationen durchführen, wie z. B. das Zählen des Inventars von Hand.
#4. Standardisierte Finanzdokumentation
Die Aufzeichnungen können konsistenter sein im Laufe der Zeit, wenn Sie die Dokumente, die Sie für Finanztransaktionen verwenden, wie Rechnungen, interne Materialanforderungen, Inventurbelege und Reisekostenabrechnungen, standardisieren. Dies kann dazu beitragen, die Integrität der Aufzeichnungen zu wahren. Darüber hinaus kann es bei der Suche nach der Ursache einer Diskrepanz im System durch die Verwendung von Standarddokumentformaten einfacher sein, frühere Daten zu überprüfen und die möglichen Ursachen einzugrenzen. Wenn es jedoch an Kohärenz mangelt, ist es möglich, dass bestimmte Aspekte der Überprüfung übersehen oder falsch ausgelegt werden.
#5. Tägliche oder wöchentliche Probebilanzen
Ein System der doppelten Buchführung erhöht die Vertrauenswürdigkeit, weil es dafür sorgt, dass die Bücher stets im Gleichgewicht sind. Ein doppeltes System kann jedoch jederzeit aufgrund von Fehlern aus dem Gleichgewicht gebracht werden. Dennoch kann Ihnen die tägliche oder wöchentliche Berechnung von Probebilanzen dabei helfen, Anomalien im System so schnell wie möglich zu finden und zu untersuchen.
#6. Periodische Abstimmungen in Buchhaltungssystemen
Wenn Sie regelmäßig Buchhaltungsabstimmungen durchführen, können Sie sicherstellen, dass die Salden in Ihrem Buchführungssystem Synchronisierung mit den Salden in den Konten anderer Unternehmen, wie z. B. Banken, Lieferanten und Kreditkunden. Zum Beispiel, wenn Sie auftreten Bankabstimmungvergleichen Sie die Kassenbestände, Einzahlungs- und Einnahmennachweise in Ihrem Buchhaltungssystem mit denen in Ihren Kontoauszügen. Die Diskrepanz zwischen diesen zusätzlichen Konten kann Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihrer eigenen Buchhaltung aufdecken oder vielleicht hervorheben, dass die Ungenauigkeiten von den anderen Parteien stammen können.
#7. Anforderungen der Genehmigungsbehörde
Es ist möglich, eine weitere Ebene der Rechenschaftspflicht hinzuzufügen Buchführung indem bestimmte Manager verpflichtet werden, bestimmte Arten von Transaktionen zuzulassen. Dadurch wird nachgewiesen, dass die zuständigen Behörden die betreffenden Transaktionen beobachtet, bewertet und genehmigt haben.
Im Allgemeinen wird das Erfordernis der Genehmigung erheblicher Zahlungen und Ausgaben unehrliche Arbeitnehmer daran hindern, erhebliche Leistungen zu erbringen betrügerische Transaktionen mit Firmengeldern. Da sie wissen, dass eine Genehmigung erforderlich ist, werden sie sich weniger wahrscheinlich an solchen Aktivitäten beteiligen.
Zusammenfassung
Das interne Kontrollsystem eines Unternehmens kann eine faire, wenn auch nicht absolute Garantie dafür geben, dass ein solches Unternehmen die Ziele seiner Organisation erreicht. Die Idee der angemessenen Sicherheit bezeichnet ein hohes Maß an Sicherheit, das eine Grenze als Ergebnis der Kosten und Vorteile der Einrichtung progressiver Kontrollmechanismen sieht.
Wenn eine Organisation über eine starke interne Kontrolle verfügt, stellt sie sicher, dass ihre Finanzberichterstattung korrekt ist. Ebenso stellt es sicher, dass es die meisten für seine Branche relevanten Regeln und Vorschriften einhält. Ob eine Organisation ihre operativen und strategischen Ziele jedoch erfolgreich erreicht, kann von Faktoren abhängen, die außerhalb des Unternehmens liegen, wie z. B. dem Grad des technologischen Fortschritts oder dem Grad des Wettbewerbs.
Interne Kontrollverfahren können nur zeitnahe Informationen oder Rückmeldungen über Fortschritte bei der Erfüllung operativer und strategischer Ziele bieten. Daher kann die Erreichung dieser Ziele nicht gewährleistet werden.
Häufig gestellte Fragen zu internen Kontrollen
Wer ist für die internen Kontrollen verantwortlich?
Im internen Kontrollsystem der CSU hat jeder eine Aufgabe. Am Ende ist es Sache der CSU-Führung, dafür zu sorgen, dass genügend Schutzmaßnahmen getroffen werden. Es liegt an jedem einzelnen Mitarbeiter, dieses interne Kontrollsystem zum Funktionieren zu bringen.
Was ist Interne Revision?
Interne Revision gemäß IIA; ist eine wertschöpfende, objektive Absicherungs- und Beratungstätigkeit, die einer Organisation hilft, effizienter zu arbeiten.
Was sind die vier Zwecke der internen Kontrolle?
Die 4 grundlegenden Zwecke der internen Kontrolle und Verfahren sind:
- Vermögen sichern
- Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses
- Betriebseffizienz
- Einhaltung der Anweisungen der Geschäftsführung.
Was ist der wichtigste Aspekt der internen Kontrolle?
Das Personal ist die wichtigste Komponente der internen Kontrolle. Andere Kontrollen kann man vernachlässigen, sobald die Mitarbeiter kompetent und vertrauenswürdig sind. Und am Ende werden immer noch glaubwürdige Bilanzen herauskommen.
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