Da offizielle Briefe als offizielle Aufzeichnungen gelten, müssen formelle Briefe sorgfältig geschrieben werden. Das Konzept eines förmlichen Briefes unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht und wird in diesem Beitrag zusammen mit Richtlinien für die Erstellung eines Briefes beschrieben. Indem Sie also mehr über die folgenden Dinge lernen, können Sie Ihr Schreiben formeller Briefe verbessern. In diesem Beitrag lernen Sie die verschiedenen Arten eines offiziellen Schreibens, das Format zum Schreiben für die US-Regierung und für Anfragezwecke kennen
Offizielles Briefformat
Ein formeller Brief wird in einem formellen, gut organisierten Ton geschrieben und folgt bestimmten Regeln für seine Formatierung. Das Schreiben an einen Manager, Personalleiter, Mitarbeiter, Hochschul- oder Schulleiter, Lehrer usw. ist eine professionelle Art, diese Briefe zu verwenden. Aber aus privaten Gründen schicken wir keine formellen Briefe an unsere Freunde, Familie oder andere nahe Verwandte.
Beim Verfassen eines formellen Briefes müssen bestimmte Regeln eingehalten werden. Außerdem müssen die Briefe in einem sehr formellen Stil geschrieben werden. Der Inhalt des Schreibens wird aufgrund des verwendeten Formats formell kommuniziert. Um dem Leser die Idee zu vermitteln, die Sie vermitteln möchten, muss jeder Satz sorgfältig geschrieben werden.
Arten formeller Briefe
Wie bereits erwähnt, gibt es viele verschiedene Arten von formellen Briefen, die typischerweise in die folgenden Kategorien unterteilt werden:
- Geschäftsbriefe
- Briefe anfordern
- Briefe an Zeitungen
#1. Geschäftsbriefe
Geschäftstexte sollten kurz, präzise und unkompliziert sein. Die Geschichte hat in einem Geschäftsbrief nichts zu suchen. Bevor Sie mit dem Schreiben eines Geschäftsbriefes beginnen, sollten Sie einige Dinge beachten.
- Verwenden Sie normale Alltagssprache, um Ihre Argumente klar auszudrücken, anstatt auffälligen oder zu aggressiven Jargon.
- Verwenden Sie in einem Geschäftsbrief niemals eine branchenspezifische Sprache.
- Abkürzungen sollten so wenig wie möglich verwendet werden.
- Je nach Empfänger und Zweck des Briefes kommen zahlreiche Adressformate zum Einsatz.
- Bei einer schriftlichen Bestellung sollten Sie darauf achten, die gewünschten Artikel sowie die gewünschte Qualität und Menge klar und prägnant anzugeben.
- Wenn Sie auf einen Geschäftsbrief antworten, vergessen Sie nie, das Datum und die Referenzen (falls vorhanden) anzugeben.
Formelle/Geschäftsbriefe umfassen Briefe von Arbeitgebern an Arbeitnehmer sowie umgekehrt, Briefe zur Bestellung und zum Ersatz von Artikeln, Briefe mit ernster Besorgnis an einen Beamten in einer höheren Position, Beschwerdebriefe usw.
#2. Briefe anfordern
Typische Bewerbungsschreiben sind Bewerbungsschreiben. Stellen Sie vor und nach dem Schreiben eines Bewerbungsschreibens sicher, dass die folgenden Angaben korrekt sind:
- Beginnen Sie immer mit einer kurzen Vorstellung, aus der hervorgeht, ob sich der Bewerber auf eine Online- oder Print-Stellenanzeige meldet.
- Geben Sie das Alter, die Ausbildung und den beruflichen Werdegang des Bewerbers an.
- Sie zeigen dem Arbeitgeber, dass Sie wirklich für diese bestimmte Organisation arbeiten möchten, indem Sie ihm dies mitteilen.
- Geben Sie auch Referenzen an, damit das Unternehmen das Kaliber des Mitarbeiters bestimmen kann, der Sie wären.
Arbeitsschreiben müssen der richtigen formellen oder Geschäftsbriefstruktur folgen.
#3. Briefe an Zeitungen
Diese Briefe müssen immer an „The Editor“ adressiert und mit „Mysterys Faithful“ unterschrieben sein. Leserbriefe werfen Fragen auf, die höheren Behörden zur Kenntnis gebracht werden müssen. Diese Briefe sollten aufrichtig und professionell sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Name und Ihre Adresse korrekt sind und dass Sie den Brief für einen respektablen Zweck schreiben. Keine Zeitung würde anonyme Briefe drucken.
Offizielles Briefformat der Regierung
Um Ihre Ansichten zu Angelegenheiten, die Ihre Gemeinde, Ihren Staat oder Ihre Nation betreffen, wirksam zum Ausdruck zu bringen, schreiben Sie einen Brief an ein Regierungsmitglied. Die offizielle Postanschrift der gewünschten Führungskraft finden Sie online. Da die angemessene Adressetikette von Beamten zu Beamten unterschiedlich ist, informieren Sie sich über das Protokoll für den jeweiligen Beamten, an den Sie den Brief senden. Nachfolgend finden Sie das Format für das Schreiben eines offiziellen Regierungsschreibens:
#1. Adressierung des Briefes
Im Format für das Schreiben eines offiziellen Regierungsschreibens sollte erwähnt werden, an wen Sie das Schreiben adressieren. Geben Sie hier den Namen, Titel und die Postanschrift des Vertreters an. Tippen Sie den Brief ordentlich und leserlich in die Mitte eines Umschlags. Verschließen Sie dann den Umschlag. Kleben Sie eine Briefmarke in die obere rechte Ecke des Umschlags. Wenn Sie eine Antwort von diesem Regierungsbeamten erwarten, schreiben Sie bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre Absenderadresse in die obere linke Ecke des Umschlags.
#2. Beobachten von angemessenem Verhalten
Ihr Anschreiben sollte mit einer Anrede richtig beginnen und auch angemessen enden. Je nach Regierungsebene kann diese Person ein Team von Sekretärinnen beschäftigen, um ihren Briefkasten nach wichtiger Korrespondenz zu durchsuchen. Verwenden Sie den Nachnamen und Titel des Vertreters, wenn Sie ihn ansprechen. Wenn es jedoch immer nur eine Person in dieser Position gibt, können Sie sie nur mit ihrem Titel ansprechen (z. B. Sprecher des Repräsentantenhauses, Bürgermeister oder Präsident). Sie müssen den Nachnamen verwenden, um deutlich zu machen, mit wem Sie sprechen, wenn mehr als eine Person gleichzeitig ein Amt innehat (z. B. Senator, Richter oder Vertreter).
Recherchieren Sie und finden Sie heraus, wie andere Personen Briefe an diesen bestimmten Regierungsbeamten adressiert haben. Einige Aktivistengruppen und Petitions-Websites bieten tatsächlich ausführliche Anleitungen dazu, wie die wichtigsten Entscheidungsträger für ein bestimmtes Anliegen kontaktiert werden können. Darüber hinaus können Sie dem Vertreter möglicherweise eine E-Mail senden.
#3. Einen überzeugenden Brief schreiben
Bevor Sie Ihren Brief versenden, vergewissern Sie sich, dass dieser Regierungsbeamte befugt ist, darauf zu reagieren. Stellen Sie keine übertriebenen Anforderungen. Bitten Sie niemals einen Regierungsangestellten, eine Aufgabe zu erledigen, die nichts mit seinem Arbeitsbereich zu tun hat. Nachdem Sie einen Schritt zurückgetreten sind, überlegen Sie, ob es einen besseren Weg gibt, Ihr Problem zu lösen.
Abhängig von ihrem Dienstalter können Regierungsangestellte Dutzende bis Hunderte von Briefen pro Tag erhalten. Der Beamte könnte sogar fachkundige Briefsortierer beauftragen, um festzustellen, welche der wenigen ausgewählten Nachrichten tatsächlich bei ihm ankommt. Seien Sie in Ihrem Anschreiben rücksichtsvoll, prägnant und aktuell. Nehmen Sie in der Betreffzeile oder im ersten Satz Bezug auf ein Thema, das auf der Tagesordnung des Beamten steht.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Brief angemessen ist. Müssen Sie sich wirklich Luft machen oder sind Sie nur dramatisch? Bitte formulieren Sie Ihre Anfrage so höflich und kurz wie möglich. Sei nicht beleidigend oder vulgär. Respekt verbreitet sich schnell.
Offizielles Briefformat für Anfragen
Da ein offizielles Anforderungsschreiben eine formelle Geschäftskommunikation ist, sollte es in seinem Format organisiert werden. Beginnen Sie den Brief, indem Sie sich vorstellen und die passende Anrede für den Empfänger verwenden. Um das Gedächtnis des Empfängers zu trainieren, erwähnen Sie Ihren Namen, Ihre Abteilung und alle früheren Interaktionen, die Sie möglicherweise mit ihm hatten. Sie können fortfahren, das Thema und das Ziel des Briefes zu besprechen. Verwenden Sie in der Einleitung eine einfache Sprache und ein einfaches Vokabular.
Verwenden Sie immer einen professionellen Briefkopf, wenn Sie eine geschäftliche Anfrage schreiben. Wenn Sie es nicht in der Nähe haben, schreiben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer oben in der Mitte der Seite. Befolgen Sie dieses Format, um ein offizielles Ersuchen zu schreiben:
#1. Das Datum und die Adresse sollten hinzugefügt werden.
In Geschäftsbriefen sind die Kopfzeilen normalerweise das Datum und die Adresse. Geben Sie zuerst den Namen, die Position und die Adresse des Empfängers an. Beide Informationen sollten links positioniert werden. Das Datum kann nach der Adresse des Empfängers oder oben links auf dem Brief stehen. Möglicherweise müssen Sie sich an das Format halten, wenn es bei der Arbeit Standard ist.
#2. Geben Sie das Zitat und den Betreff an.
Fügen Sie eine Zeile darunter die Referenznummer und den Betreff hinzu. Die Betreffzeile eines Geschäftsbriefes ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu wecken und ihn zum Hauptinhalt des Briefes zu führen. Fassen Sie sich kurz – nicht mehr als sechs bis acht Wörter.
#3. Anrede
Geben Sie in dieses Feld eine Anrede ein. Die meisten Menschen sind sich einig, dass die gesamte Geschäftskorrespondenz mit „Dear“ beginnen sollte. Wenn der Empfänger ein leitender Angestellter ist, können Sie auch respektiert verwenden. Verwenden Sie immer Dr., Mr., Mrs. oder Ms., wenn Sie den Empfänger professionell ansprechen. Verwenden Sie nach der Begrüßung den Nachnamen der Person.
#4. Schreiben Sie die Einleitung
Im einleitenden Absatz könnten Sie sich und Ihr Unternehmen vorstellen. Teilen Sie dem Empfänger in der folgenden Zeile mit, ob Sie bereits mit ihm gesprochen haben. Geben Sie danach Ihre Anfrage in das Feld ein. Der einleitende Absatz kann aus drei oder vier Sätzen bestehen.
#5. Fügen Sie weitere Absätze hinzu.
Diese Sätze können auch die Einzelheiten der Anfrage enthalten. Wenn zur Untermauerung Ihrer Anfrage zusätzliche Informationen erforderlich sind, können Sie diese in separaten Absätzen oder in einer einzelnen Zeile angeben. Zum Beispiel möchte ich um einen dreitägigen Urlaub vom [Datum] bis zum [Datum] bitten.
#6. Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu
Nach einer gründlichen Begründung der Anfrage können Sie weitere relevante Informationen hinzufügen. Sie könnten etwas sagen wie: Wir möchten so schnell wie möglich von Ihnen hören, weil dies für uns Priorität hat. Zu sagen: „Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Informationen wünschen“, ist ebenso akzeptabel. Vermeiden Sie die Worte „jetzt“ und „betrachten Sie dies als dringend“.
#7. Fügen Sie ein Abonnement hinzu
Da es den formellen Ton des Briefes wahrt, ist dies ein wesentlicher Bestandteil eines Geschäftsbriefes. Verwenden Sie Sätze wie „Danke“, „Mit aufrichtigem Respekt“ und „Ihr“ in Ihren Sätzen. Vermeiden Sie es, zu Beginn des Gesprächs so etwas wie „Auf Wiedersehen“ oder „Auf Wiedersehen“ zu sagen.
#8. Platzieren Sie Ihre Unterschrift
Unterschreiben Sie leserlich und vollständig. Vermeiden Sie in Geschäftsbriefen, insbesondere auf der ersten Seite, Initialen. Ihr vollständiger Name sollte nach der Unterschrift in Fettdruck angezeigt werden.
#9. Verweis auf Anhänge
Wenn Sie unterstützende Dokumentation beifügen, fügen Sie Encl: links hinzu. Die beigefügten Materialien können nummeriert werden. Stellen Sie sicher, dass die Anhänge in der richtigen Reihenfolge sind, wie im Schreiben angegeben.
Offizielles Briefformat USA
Wenn Sie noch nie zuvor einen Geschäftsbrief geschrieben haben oder dies nur regelmäßig tun, kann es einschüchternd sein, einen richtig zu schreiben. Wenn Sie sich beispielsweise für Ihren ersten Job bewerben, müssen Sie möglicherweise ein Anschreiben verfassen. In den USA sind das vollständige Blockformat und das modifizierte Blockformat die beiden Stile, die am häufigsten für die offizielle Briefkorrespondenz verwendet werden.
- Vollständiges Blockformat: Jeder Bestandteil eines vollständig in Blöcken geschriebenen Buchstabens ist links ausgerichtet, und der linke Rand markiert den Anfang jeder Zeile. Verwenden Sie diesen Stil, wenn Sie sich nicht sicher sind, da er formeller ist.
- Modifiziertes Blockformat: Es verwendet ein modifiziertes Blockformat, bei dem einige der Buchstabenkomponenten nach rechts verschoben wurden. Heutzutage erfordern die meisten Situationen diese Methode.
Lassen Sie uns das Format für das Schreiben eines offiziellen Briefes an US-Beamte sowohl für das vollständige als auch für das modifizierte Blockformat aufschlüsseln:
#1. Wählen Sie zwischen „Vollständiges Blockformat“ und „Modifiziertes Blockformat“.
Keines davon sollte kombiniert werden. Der Vollblock, bei dem alles nach links ausgerichtet ist, ist das formellere der beiden Formate. In der heutigen Zeit funktioniert jedoch ein modifizierter Block, bei dem einige Teile nach rechts verschoben werden, in den meisten Situationen gut.
#2. Sollte Ihre Adresse enthalten.
Für das vollständige Blockformat und das modifizierte Blockformat sollte Ihre Adresse auf der linken Seite stehen. Tippen Sie auf den Text, anstatt ihn rechtsbündig auszurichten.
#3. Enthält das Datum.
Unabhängig vom gewählten Format muss das Datum linksbündig und direkt unter Ihrer Adresse stehen. Geben Sie schriftlich „15. Mai 2008“ an.
#4: Vielleicht möchten Sie eine Referenzlinie hinzufügen
Geben Sie „Re:“ vor der Betreffzeile ein, wenn Sie an ein großes Unternehmen schreiben oder wenn Sie dazu angewiesen wurden. Lassen Sie die Betreffzeile weg, wenn Sie eine Referenzzeile verwenden.
#5. Sollte den Namen und die Adresse des Empfängers enthalten.
In allen Formaten sollte dies linksbündig ausgerichtet werden. Für den Fall, dass sich der Brief vom Umschlag löst, ist es unbedingt erforderlich, den vollständigen Namen und die Adresse anzugeben (was normalerweise in einem großen Büro der Fall ist). Stellen Sie sicher, dass der Name und die Adresse des Empfängers so platziert sind, dass sie im Fenster sichtbar sind, wenn Sie einen Fensterumschlag verwenden.
#6. Fügen Sie die Begrüßung hinzu.
Der Doppelpunkt sollte nach der Anrede kommen, die auch als Begrüßung bekannt ist. (Zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Jones: Verteidigen Sie immer die Linke.“
#7. Erwägen Sie, eine Betreffzeile einzufügen
Die Verwendung von Betreffzeilen nimmt zu, obwohl dies nicht erforderlich ist. Ihre Betreffzeile sollte dem Leser auf den ersten Blick klar machen, worum es in dem Brief geht. Im modifizierten Blockformat kann es linksbündig oder zentriert sein.
#8. Schreiben Sie den Brief selbst.
Der Text Ihres Anschreibens muss linksbündig, einzeilig und kursiv (in allen Formaten) sein. Anstatt Absätze einzurücken, verwenden Sie eine Leerzeile zwischen ihnen. Verwenden Sie beim Schreiben von Geschäftskorrespondenz einen förmlichen Ton.
#9. Sollte einen ordentlichen Abschluss haben.
Verwenden Sie einen bekannten formellen Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“, um Ihre Briefe zu beenden (eine gute Option für jemanden, den Sie bereits kennen). Darauf folgt ein Komma.
#10. „Fügen Sie Ihren Namen hinzu
Geben Sie im letzten Absatz Ihren Namen ein, nachdem Sie Platz für Ihre Unterschrift gelassen haben. Sie können gegebenenfalls Ihre Berufsbezeichnung und den Namen Ihres Arbeitgebers in die Zeile unter Ihrem Namen einfügen.
Was ist das Format eines offiziellen Schreibens?
Zu einem professionellen Anschreiben gehören die Absenderadresse, das Datum, die Empfängeradresse, der Betreff, die Anrede, der Inhalt des Schreibens, ein lobendes Ende und schließlich die Unterschrift mit Namen (in Druckbuchstaben) und Bezeichnung.
Was ist das beste Format für einen formellen Brief?
Format für formelle Briefe:
- Adresse des Absenders.
- Data.
- Name/Bezeichnung des Adressaten
- Die Adresse des Adressaten.
- Gruß.
- Fach.
- Hauptteil [Inhalt, Einleitung und Schluss]
Wie beginnt man ein formelles offizielles Schreiben?
„Sehr geehrte Frau oder Herr Nachname“, eine typische Anrede in der Geschäftskorrespondenz. Sie können das in der Anrede verwenden, wenn Sie sowohl den Vor- als auch den Nachnamen kennen.
Was sind die 4 Arten von formellen Briefen?
Formelle Briefformate:
- Anfragebrief
- Auftragsschreiben.
- Beschwerdebrief
- Ein Beschwerdeantwortschreiben.
- Marketingbrief.
- Kaufbrief.
- Brief der Wiederherstellung
Was sind die 7 Teile eines formellen Briefes?
Die meisten Experten sind sich einig, dass ein Geschäftsbrief aus den folgenden sieben Bestandteilen besteht:
- Postanschrift.
- Data.
- Standort des Empfängers.
- Anrede
- Körper
- Unterschrift und Abschluss.
- Gehäuse.
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