Ein Personalassistent ist eine ausgebildete Person, die täglich die Verwaltungs- und Personalfunktionen einer Organisation überwacht. Sie bieten der gesamten Belegschaft administrative Unterstützung und unterstützen die Personalmanager bei Aufgaben wie der Einstellung und Suche von Kandidaten sowie der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Lesen Sie weiter, um mehr über die Stellenbeschreibung und das Gehalt eines Personalassistenten zu erfahren. Genießen Sie die Fahrt!
Was ist ein Personalassistent?
Ein Personalassistent unterstützt die anderen Mitarbeiter des Unternehmens in mittelgroßen und großen Unternehmen bei der Verwaltung von Einstellungen, der Verwaltung von Sozialleistungen und der Aktenverwaltung. Vereinfacht gesagt sind sie die Schnittstelle zwischen der Personalabteilung und dem Rest des Unternehmens. Sie aktualisieren die Beschäftigungsunterlagen und stellen sicher, dass neue Mitarbeiter Zugriff auf die Tools haben, die sie benötigen, um in ihren Rollen erfolgreich zu sein. Ein Personalassistent führt genaue Akten, entsorgt veraltete Dokumente und kommuniziert mit den Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass ihre Kontaktinformationen und andere wichtige Unterlagen auf dem neuesten Stand sind.
Was macht ein Personalassistent?
Personalassistenten sind für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich, darunter die Auswahl, Einstellung und Orientierung von Kandidaten. Diese Personen sind auch für die Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien und Verfahren verantwortlich, die das Wohlbefinden der Arbeitnehmer verbessern sollen. Sie sind möglicherweise für die Gehaltsabrechnung, die Personalakten oder einfach nur für die allgemeine Instandhaltung zuständig Personalabteilung.
Für eine effiziente Kommunikation und Streitbeilegung kann ein Personalassistent auch als Verbindungsmann zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern fungieren. Zu den weiteren Aufgaben eines Personalassistenten gehören die Planung von Besprechungen und die Pflege von Mitarbeiterakten. Wenn Sie Ihre Karriere im Personalwesen vorantreiben möchten und über starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten verfügen, ist dies die perfekte Position für Sie. Im Folgenden sind die Aufgaben eines Personalassistenten aufgeführt:
#1. Hilfe bei Verwaltungsaufgaben
Dateipflege, E-Mail-Verteilung und Terminvereinbarung sind nur einige der Aufgaben, die in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen können, wenn Sie zum effizienten Betrieb Ihrer Abteilung beitragen.
#2. Stellen Sie sicher, dass Sie Mitarbeiterunterlagen führen
Um genaue interne Aufzeichnungen zu führen, kann es erforderlich sein, eine Datenbank zur Aufzeichnung von Mitarbeiterinformationen oder ein Gehaltsabrechnungstool zur Überwachung der Arbeitszeiten zu verwenden.
#3. Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen
Die Veröffentlichung oder Aktualisierung von Stellenausschreibungen online oder in Fachzeitschriften kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, seine Rekrutierungsziele zu erreichen. Vorstellungsgespräche und andere Kommunikation mit Kandidaten können im Verlauf des Beschäftigungsprozesses geplant werden.
#4. Unterstützung bei Neueinstellungen
Sie können Orientierungsprogramme oder Schulungen organisieren, um den Onboarding-Prozess zu unterstützen. Sie können sie auch über interne Ressourcen und Vorteile informieren.
Stellenbeschreibung Personalassistent
Im Folgenden finden Sie die Stellenbeschreibung für einen Personalassistenten:
- Beantworten Sie alle HR-bezogenen Fragen und Wünsche, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.
- Bewahren Sie alle Personaldaten in digitaler und elektronischer Form auf.
- Übernehmen Sie die Führung bei der Kommunikation mit den vielen am Leistungssystem beteiligten Parteien.
- Helfen Sie bei der Einstellung, indem Sie potenzielle Mitarbeiter finden, deren Referenzen überprüfen und Verträge verteilen.
- Halten Sie die Zeitpläne der Personalleitung auf dem neuesten Stand.
- Überwachen Sie das Ausfüllen der Lohn- und Sozialleistungsformulare.
- Tragen Sie zu den Prozessen zur Verwaltung der Mitarbeiterleistung bei.
- Organisieren und verfolgen Sie Besprechungen, Vorstellungsgespräche und HR-Veranstaltungspläne.
- Planen und durchführen Sie Seminare und Workshops.
- Nehmen Sie an Mitarbeitereinführungen teil und zeichnen Sie Aktualisierungen auf.
- Erstellen und übermitteln Sie Berichte, die den HR-Betrieb als Ganzes detailliert beschreiben.
- Verwalten Sie die Gehaltsabrechnung und korrigieren Sie etwaige Fehler.
- Schließen Sie die Abgangsgespräche und die Kündigungsdokumentation ab.
- Erfahren Sie mehr über innovative HR-Strategien und setzen Sie diese um.
Qualifikationen für einen Personalassistenten
- Bachelor-Abschluss in Personalwesen oder einem verwandten Bereich
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung als HR-Assistent sind erforderlich.
- Es besteht die Gefahr, dass gegen Arbeitsgesetze und Gleichstellungsrichtlinien verstoßen wird.
- Fähig, Personalabläufe und Personal effektiv zu verwalten.
- Kenntnis der Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren.
- Fachwissen in allen Facetten des Personalwesens, einschließlich Best Practices.
- Überlegene Fähigkeit, sich sowohl schriftlich als auch persönlich auszudrücken.
- Erbringt unter Stress und unter Zeitdruck eine bewundernswerte Leistung.
- Sicherer Umgang mit E-Mail, Microsoft Office und anderen computerbasierten Geschäfts- und Kommunikationsanwendungen.
- Hervorragende Fähigkeit zur Planung und Priorisierung.
- Fähigkeit, kritisch zu denken und Probleme effektiv zu lösen.
- Sorgfältiger Fokus auf jedes Detail.
- Fähigkeit, Anweisungen genau zu verstehen und auszuführen.
Vorlage für die Stellenbeschreibung eines Personalassistenten
Wir benötigen einen Personalassistenten mit hervorragenden organisatorischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Ein Personalassistent muss in der Lage sein, effektiv Multitasking zu betreiben und konzeptionell zu denken. Sie müssen zuverlässig sein, Anweisungen genau befolgen, Multitasking betreiben und sich an ein hektisches Tempo anpassen können.
Personalassistenten benötigen ausgeprägte Konfliktmanagement- und Entscheidungsfähigkeiten sowie Kenntnisse über Mitarbeiterinteraktionen, Personalmanagement und Gehaltsabrechnung und Sozialleistungsverwaltung, um in ihren Rollen effektiv sein zu können. Kandidaten, die sich in dieser Rolle auszeichnen, sind kreative Denker, akribische Planer und schnelle Problemlöser.
Fähigkeiten eines Personalassistenten
Um in der Funktion eines Personalassistenten erfolgreich zu sein, sollten Sie mit Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Textverarbeitungsprogrammen vertraut sein. Sie benötigen auch „Soft Skills“ wie die Fähigkeit, organisiert zu bleiben und sich auf die Feinheiten zu konzentrieren. Zu den technischen Fähigkeiten, die für eine Stelle als Personalassistent erforderlich sind, gehören:
# 1. Computerkenntnisse
Um in dieser Rolle als Personalassistent erfolgreich zu sein, benötigen Sie fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word und Excel. Sie sollten in der Lage sein, professionell klingende Briefe zu verfassen, Mitarbeiterunterlagen mithilfe einer Textverarbeitungssoftware auf dem neuesten Stand zu halten und einfache mathematische und statistische Berechnungen und Tabellenkalkulationen zu erstellen. Darüber hinaus sollten Sie in der Lage sein, E-Mails zu verfassen und zu versenden sowie Präsentationen mit geeigneter Software zu erstellen und zu präsentieren.
#2. Datenbankverwaltung
Sie sollten mit der Nutzung und Aktualisierung von Datenbanken vertraut sein, da Personalassistenten für die Pflege von Aufzeichnungen über bestehende Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und potenzielle Kandidaten verantwortlich sind.
# 3. Organisation
Personalassistenten sind für die Pflege präziser und aktueller Ablagesysteme verantwortlich, sowohl digital als auch physisch. In dieser Position sind Sie gut aufgehoben, wenn Sie Spaß daran haben, Ordnung zu wahren und über Grundkenntnisse im Umgang mit Dateisystemen verfügen.
#4. Konzentrieren Sie sich auf Details
Ein Personalassistent ist im Allgemeinen mit der Dateneingabe und der Verwaltung enormer Datenmengen befasst, daher ist Genauigkeit von entscheidender Bedeutung. Sie müssen wissen, wie Sie Ihre eigene Arbeit Korrektur lesen und eine grundlegende Strategie zur Fehlersuche entwickeln.
#5. Fähigkeit, sich auszudrücken
Personalassistenten benötigen für ihre tägliche Arbeit ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Wenn Sie in dieser Position erfolgreich sein wollen, müssen Sie ein guter Zuhörer und Kommunikator sein.
#6. Zeiteinteilung
Sie sollten über ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten verfügen, da ein HR-Assistent häufig dafür verantwortlich ist, mehrere verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Mit gutem Zeitmanagement ist ein erfolgreicher und termingerechter Projektabschluss möglich.
#7. Diskretion
Personalassistenten haben regelmäßig mit sensiblen Informationen zu tun. Die Wahrung der Vertraulichkeit sensibler Daten ist für Ihren Erfolg in Ihrer Position von entscheidender Bedeutung.
Büroeinstellung für Personalassistenten
Personalassistenten sind in Unternehmen aller Branchen gefragt, vom Bank- und Finanzwesen bis hin zu Werbung und Einzelhandel. Sie verbringen die meiste Zeit an Arbeitsplätzen in Büros.
So werden Sie Personalassistent
Folgende Schritte müssen Sie unternehmen, um Personalassistent zu werden:
# 1. Verdiene einen Abschluss
Der Erwerb eines zweijährigen, vierjährigen oder weiterführenden Abschlusses in einem relevanten Bereich, beispielsweise Betriebswirtschaft, ist ein guter Anfang. Mit einem Associate-Abschluss können Sie schneller ins Berufsleben einsteigen, während ein Bachelor-Abschluss Ihnen eine fundiertere Ausbildung und Kenntnisse vermitteln kann. Ein Masterabschluss ist eine gute Idee, wenn Sie in Zukunft im Personalmanagement arbeiten möchten.
#2. Holen Sie sich einen Einstiegsjob
Suchen Sie nach Einstiegsjobs und starten Sie ins Berufsleben. Wenn Sie über einen Hochschulabschluss verfügen und Kenntnisse in Bereichen wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation nachweisen können, werden Sie besser herausstechen.
#3. Erwerben Sie reale Erfahrungen
Planen Sie, drei Jahre oder länger in einer oder zwei Einstiegspositionen zu arbeiten, um die Verwaltungserfahrung zu sammeln, die für viele HR-Assistentenpositionen erforderlich ist.
#4. Erwerben Sie nützliche Kompetenzen
Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre technischen und sozialen Fähigkeiten im Laufe Ihrer Karriere zu verbessern. Sie könnten beispielsweise darüber nachdenken, sich für einen Kurs anzumelden, um Ihre zwischenmenschlichen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.
#5. Zertifiziert werden
Der Erhalt einer SHRM- oder HRCI-Zertifizierung ist eine großartige Möglichkeit, der Welt zu zeigen, dass Sie es ernst meinen. Voraussetzung für beides ist eine formale Ausbildung nach dem Abitur sowie Berufserfahrung und das Bestehen einer Prüfung.
- PHR: Um dieses Zertifikat vom HR Certification Institute zu erhalten, benötigen Sie einen Bachelor-Abschluss, zwei Jahre HR-Erfahrung und eine bestandene Prüfung mit 150 Fragen.
- SHRM-CP: Um diese Qualifikation zu erhalten, müssen Sie eine Prüfung mit 160 Fragen bestehen und entweder über einen Associate-Abschluss und drei Jahre einschlägige Erfahrung oder einen Bachelor-Abschluss und ein Jahr HR-Erfahrung verfügen.
Gehalt als Personalassistent
Im Durchschnitt beträgt das Gehalt eines Personalassistenten 45,176 US-Dollar. Die Gehaltsspanne eines Personalassistenten kann durch Faktoren wie jahrelange Erfahrung, Bildungsniveau und geografische Lage beeinflusst werden.
Aus- und Weiterbildungsvoraussetzungen für den Beruf des Personalassistenten
Für die Stelle als Personalassistent ist ein Associate-Abschluss in Personalwesen oder einem verwandten Bereich wie Personalmanagement oder Betriebswirtschaftslehre erforderlich. Die Hauptfächer Personalmanagement sind bei den meisten Arbeitgebern sehr gefragt. Ein Master-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre (MBA) mit Schwerpunkt Personalmanagement kann wünschenswert sein, wenn Sie in Zukunft eine Position in der oberen Personalabteilung anstreben.
Die Ausbildung zum HR-Assistenten sollte die Nutzung aller von Ihrem HR-Team verwendeten Software und Tools umfassen. Wenn Ihr Unternehmen proprietäre Software einsetzt, sollten Sie vorrangig Mitarbeiter einstellen, die Erfahrung mit ähnlicher Software haben.
Anforderungen an die Berufserfahrung von Personalassistenten
Der ideale Kandidat für die Position des Personalassistenten verfügt über drei bis fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung. Sie sollten mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren und den Arbeitsgesetzen vertraut sein. Die Fähigkeit, gut zu kommunizieren und gut mit anderen zusammenzuarbeiten, ist für diese Rolle von entscheidender Bedeutung. Zu den Fähigkeiten eines HR-Assistenten gehört die Fähigkeit, Probleme zu erkennen und praktikable Lösungen zu finden.
Welche Qualifikationen sollte ein Personalassistent mitbringen?
Da es sich bei der Position des Personalassistenten um eine Einstiegsposition handelt, sollten die Kandidaten ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten nachweisen. Erfahrung in Bereichen wie Dateneingabe, Empfang und Bürounterstützung ist oft ein Hinweis auf den Erfolg in der Rolle des HR-Assistenten. Personalassistenten verarbeiten eine große Menge privater Daten. Daher ist es wichtig, nur Personen einzustellen, die im gesamten Bewerbungsprozess ihre Zuverlässigkeit unter Beweis stellen können. Der Lebenslauf sollte professionell aussehen und fehlerfrei sein, um zu zeigen, dass der Bewerber in der Lage ist, Daten einzugeben und Notizen zu verfassen.
Was genau macht ein Personalassistent den ganzen Tag?
Personalassistenten verbringen die meiste Zeit während der regulären Geschäftszeiten im Büro. Sie sind diejenigen, die E-Mails beantworten und Mitarbeiter bei Fragen mit den richtigen Ansprechpartnern in Kontakt bringen. Personalsekretäre verfassen und archivieren Memoranden mit detaillierten Richtlinienänderungen. Personalassistenten sind häufig dafür verantwortlich, verschiedene Unternehmensdatenbanken mit neuen Daten zu aktualisieren. Sie drucken Kopien von Dateien aus und überprüfen die eingegebenen Daten noch einmal. Der HR-Assistent beendet den Tag, indem er sich um die Druck-, Kopier- und Versandangelegenheiten der Abteilung kümmert.
Was sind die Schlüsselqualifikationen für einen Personalassistenten?
- HR-Kenntnisse und -Expertise.
- Gute Präsentationsfähigkeiten.
- Multitasking.
- Führungsfähigkeit.
- Motivation.
Was ist der Unterschied zwischen einem HR-Mitarbeiter und einem HR-Assistenten?
Die Aufgaben eines HR-Mitarbeiters sind komplexer als die eines HR-Assistenten. Während Letzterer in erster Linie für Verwaltungsaufgaben verantwortlich ist, kann Ersterer mit der Richtlinienausrichtung, der Leitung von Besprechungen wie Abschlussgesprächen und der Entscheidungsfindung, z. B. über die Wahl der Krankenversicherung, beauftragt werden.
Welches Niveau hat ein Personalassistent?
Da es sich bei der Position des Personalassistenten um eine Einstiegsposition handelt, sollten die Kandidaten ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten nachweisen.
Wie bereite ich mich auf die Stelle als HR-Assistent vor?
- Eine Qualifikation im Personalwesen oder einem verwandten Bereich.
- Zwei Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion.
- Organisationstalent und Liebe zum Detail.
- Vertrautheit mit den Vorschriften zur Gleichstellung am Arbeitsplatz und dem Arbeitsrecht.
- Allgemeines Verständnis der Lohn- und Gehaltsabrechnungspraktiken.
Wie bereite ich mich auf ein HR Associate-Interview vor?
Das Durchsehen von Beispielfragen und die Recherche erfolgreicher Interviewstrategien ist eine gute Möglichkeit, sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Die besten Kandidaten gehen darüber hinaus und prüfen und bereiten sich auf Fragen vor, die sich speziell auf die Stelle beziehen, auf die sie sich bewerben.
Abschließende Überlegungen
Durch eine Karriere als HR-Assistent können Sie einen erheblichen Einfluss auf ein Unternehmen haben. In dieser Rolle sind Sie möglicherweise für die Prüfung von Bewerbungen, die Organisation von Vorstellungsgesprächen, die Organisation von Orientierungsveranstaltungen und die Schulung neuer Mitarbeiter verantwortlich. Warum also nicht noch heute diesen Beruf ergreifen?
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Bibliographie
