Unternehmen jeder Größe müssen mehrere Verträge gleichzeitig bearbeiten, und zwar jeweils zu einem bestimmten Zeitpunkt im Vertragslebenszyklus. Führende Vertragsmanagement-Lebenszyklussoftware reduziert Risiken, verbessert die Produktivität und maximiert den Vertragswert. Aber was ist Vertragslebenszyklusmanagement? Welches sind die besten Anbieter von Vertragsmanagement-Lebenszyklussoftware? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!
Was ist Contract Lifecycle Management?
Vom ersten Schreiben über die endgültige Ausführung bis hin zur Nachvertragsverwaltung ist Contract Lifecycle Management der Prozess der Verwaltung jeder Phase der Vertragslaufzeit. Dazu gehört die Überwachung aller Vertragsbeteiligten, die Überwachung vertraglicher Verantwortlichkeiten und die Sicherstellung der Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften.
CLM unterstützt Unternehmen dabei, den Wert ihrer Handelsverträge zu maximieren und gleichzeitig das Risiko der Nichteinhaltung oder Nichterfüllung vertraglicher Verpflichtungen zu vermeiden.
Wesentliche Schritte im Contract Lifecycle Management-Prozess
Die einzelnen Prozesse für einen Vertragsmanagementprozess können je nach Vertragsart und Branche unterschiedlich sein. Für jeden Vertragslebenszyklus sind jedoch mehrere Schritte erforderlich. Schauen wir sie uns genauer an, um zu sehen, wie der Prozess funktioniert:
#1. Anfragen
Diese erste Phase des Lebenszyklus ermöglicht es den Geschäftsbeteiligten, wichtige Informationen über einen neuen Vertrag, eine Revision, eine Verlängerung usw. zu erhalten. Die Anfragephase gibt zweifellos den Ton darüber an, ob ein Vertrag effizient oder mit Verzögerungen abgewickelt wird.
#2. Autorenschaft
Bei diesem Prozess, der auch Vertragserstellungsphase genannt wird, konsolidieren die Vertragsparteien Standardvertragsklauseln, wichtige Vertragsdaten, Informationen zur Vertragspartei und andere relevante Daten in der schriftlichen Kopie eines Vertrags.
#3. Verhandlungen
In der Vertragsverhandlungsphase verhandeln die Parteien die im vorherigen Schritt ausgearbeiteten Parameter. Nach Hin- und Her-Kommunikation und Redlining geben die erreichten Konditionen Aufschluss über die Erwartungen aller Beteiligten.
#4. Zulassungen
Eine Überprüfung wird von allen Parteien durchgeführt. Zur Erfüllung von Compliance-Standards, vertraglichen Pflichten, Meilensteinen und vertraglichen Sonderklauseln werden Parameter festgelegt. Für ein reibungsloses Vertragsgenehmigungsverfahren ist eine zugängliche und aktuelle Aufzeichnung der Vertragsänderungen erforderlich. Daher ist ein Audit-Trail einer Vertragsmanagement-Software von entscheidender Bedeutung für ein effektives Vertragslebenszyklusmanagement.
#5. Unterschriften
Ein Vertrag gilt als ratifiziert, wenn ihn ein leitender Angestellter oder eine Behörde mit hoher Berechtigung unterzeichnet. Plattformen, die zukunftsweisende und benutzerfreundliche Softwarefunktionen für elektronische Signaturen bieten, machen es einfach, Verträge einzeln oder in großen Mengen zu unterzeichnen, im Büro oder unterwegs, in einer zunehmend mobilen Umgebung, in der handschriftliche Unterschriften zeitaufwändig und ineffizient sind .
#6. Verpflichtungen
Alle sind sich über ihre Rollen, Meilensteine, kritischen Termine, Leistungen und Zahlungsfenster einig.
#7. Einhaltung
Es wird vereinbart, dass zusätzlich zu den im Vertrag genannten allgemeinen und bereichsspezifischen vertraglichen Normen, Standards, Richtlinien und Praktiken befolgt werden. Ein ordnungsgemäßes Compliance-Management reduziert Verzugszinsen, Klagen und Engpässe und schafft gleichzeitig die Grundlage für zukünftige Verträge.
#8. Erneuerungen
Die Entscheidung, einen bestehenden Vertrag zu verlängern oder zu kündigen, wird in diesem Schritt von den Managementteams getroffen.
Die Wahl sollte auf einer Prüfung der bisherigen Leistung beider Parteien sowie ihrer Fähigkeit basieren, alle vertraglichen Verpflichtungen in der Zukunft zu erfüllen. Wenn eine Vertragsverlängerung beschlossen wird, sollten alle notwendigen Änderungen zu diesem Zeitpunkt ausgehandelt werden, um sicherzustellen, dass beide Parteien mit den neuen Bedingungen zufrieden sind.
Wird hingegen eine Kündigung gewählt, müssen Maßnahmen zur Sicherstellung der Erledigung verbleibender Aufgaben sowie entsprechende finanzielle Regelungen getroffen werden.
Die Vorteile des Vertragslebenszyklusmanagements
Es ist leicht zu verstehen, warum das Vertragslebenszyklusmanagement in der heutigen Geschäftswelt immer wichtiger wird. Hier sind einige der Vorteile, die CLM Ihrem Unternehmen bieten kann, von der Verbesserung der Vertragsprozesse bis hin zur Erhöhung der Sichtbarkeit.
#1. Vereinfachte Beschaffungsverfahren
Unternehmen können ein effektives CLM-System nutzen, um zeitaufwändige manuelle Vertragsvorgänge wie Dokumentenerstellung, Überprüfung, Genehmigung, Ausführung und Archivierung zu automatisieren und zu optimieren. Die Automatisierung dieser Vorgänge verringert den Papieraufwand und eliminiert Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten auftreten können.
Die Optimierung des Prozesses spart Käufern und Verkäufern außerdem Zeit, da sie Angebote schnell analysieren, Verträge genehmigen und ausführen können.
Darüber hinaus kann ein Unternehmen durch die Digitalisierung von Vertragsprozessen alle beschaffungsbezogenen Maßnahmen besser verfolgen, was eine bessere Transparenz der Abläufe ermöglicht und gleichzeitig die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften gewährleistet.
#2. Erhöhte Compliance
Vorab genehmigte Vorlagen, Klauseln, Benachrichtigungen bei Ablauf/Verlängerung, automatisierte Prüfprotokolle, konfigurierbare Berichtsfunktionen und andere Elemente sind in CLM-Systemen enthalten, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften sicherzustellen.
Dies ermöglicht es Unternehmen, während des gesamten Lebenszyklus den Überblick über ihre Verträge zu behalten und das Risiko von Nichteinhaltung oder Strafen aufgrund von Fristüberschreitungen oder vergessenen Regeln zu verringern.
Darüber hinaus ermöglichen CLM-Lösungen eine Zugriffskontrolle, um den Zugriff auf bestimmte Verträge und darin enthaltene Informationen einzuschränken – eine entscheidende Komponente bei der Gewährleistung sicherer Datenverwaltungspraktiken.
#3. Kostensenkungsmaßnahmen
Unternehmen können ihre Gesamtkosten minimieren, indem sie einen optimierten und koordinierten Ansatz für die Vertragsverwaltung nutzen. Sie können Geld sparen, indem sie leicht feststellen, wo sie zu wenig und zu viel ausgeben.
Darüber hinaus können Unternehmen durch den Einsatz automatisierter Prozesse wie regelmäßige Benachrichtigungen über Ablauf- und Verlängerungsdaten kostspielige Fehler wie verspätete Zahlungen, fehlende Rechnungen oder verpasste Fristen vermeiden.
Schließlich unterstützen Technologien zur Vertragsautomatisierung Managementteams dabei, bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln, indem sie datengesteuerte Einblicke in die aktuellen Marktpreise für bestimmte Waren und Dienstleistungen bieten. Dies ermöglicht es ihnen, bessere Lieferantenkosten auszuhandeln, was insgesamt zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.
#4. Bessere Verhandlungen
CLM-Software bietet Verhandlungsteams Echtzeitzugriff auf Preise und Konditionen ihrer Lieferanten für jedes einzelne Produkt oder jede Dienstleistung, die besprochen wird. Diese Transparenz ermöglicht es Käufern, den Wert genauer einzuschätzen und bei Verhandlungen bessere Urteile zu fällen.
Automatisierungstools wie die automatische Weiterleitung von Anfragen zur Angebotsweiterleitung tragen auch dazu bei, sicherzustellen, dass alle an der Vereinbarung Beteiligten während der Gespräche auf Änderungen aufmerksam gemacht werden, sodass diese schnell und ordnungsgemäß angegangen werden können.
Dies kann dazu beitragen, dass alle an der Vereinbarung beteiligten Parteien mit ihren Verhandlungen zufrieden sind, was zu besseren Verträgen für alle führt.
#5. Erhöhte Sichtbarkeit
Das Vertragslebenszyklusmanagement ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Vertragsprozess und die dazugehörigen Daten von Anfang bis Ende besser zu verstehen. Dadurch erhalten Beschaffungsteams einen umfassenden Überblick über ihre Verträge und können die Vertragsmeilensteine jeder Vereinbarung besser verfolgen.
Eine erhöhte Sichtbarkeit erhöht die Transparenz zwischen den Parteien und ermöglicht eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit während des gesamten Vertragsprozesses.
Darüber hinaus eliminiert es manuelle Prozesse, indem es Echtzeit-Updates zu Vertragsänderungen oder -entwicklungen bereitstellt, sodass Unternehmen umgehend auf alle Umstände reagieren können, die während der Verhandlungen oder Umsetzung auftreten können.
Die besten Softwareunternehmen für Vertragslebenszyklusmanagement
CLM steht für Contract Lifecycle Management Software, die Unternehmen dabei unterstützt, die Erstellung, Verhandlung und Unterzeichnung von Verträgen zu automatisieren. Es kann auch bei der Speicherung und Verwaltung unterzeichneter Verträge hilfreich sein. Dadurch können Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem sie vertragsbezogene Verfahren automatisieren. Wir haben die führenden Softwareunternehmen für Vertragslebenszyklusmanagement überprüft, um die besten Vertragsmanagementlösungen zu finden. Sie sind wie folgt:
#1. PandaDoc
PandaDoc ist eine kostengünstige Komplettlösung, die eine leistungsstarke Vertrags- und Dokumentenverwaltungsplattform umfasst. Darüber hinaus nutzt PandaDoc, das 2011 gegründet wurde, einfache Software, um Sie bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge zu unterstützen. Diese funktionsreiche, kostengünstige Software sticht aus der Masse hervor und ist die beste Gesamtlösung für Unternehmen jeder Größe.
#2. DocuSign
DocuSign bietet kleinen Unternehmen kostengünstige Vertragsmanagementlösungen, die von elektronischen Signaturen bis hin zu einem vollständigen CLM-System reichen.
Daher startete DocuSign 2003 als E-Signatur-Startup, doch die Übernahme von SpringCM im Jahr 2018 verschaffte dem Unternehmen CLM-Funktionen. Darüber hinaus wird DocuSign häufig von Unternehmen genutzt, da es für alle Beteiligten unkompliziert zu nutzen ist. Die E-Signatur-Pläne von DocuSign erwiesen sich unserer Einschätzung nach als optimal für kleine Unternehmen, obwohl auch End-to-End-Lösungen für vertragsintensive Vorgänge verfügbar sind.
#3. Eintracht
Concord ermöglicht es Unternehmen, eine unbegrenzte Menge an Dokumenten mit umfassender Onboarding-Unterstützung und unternehmenstauglichen Funktionen zu verteilen. Darüber hinaus ist Concord aufgrund seiner unbegrenzten Kapazität und wichtigen Integrationen die beste Alternative für große Unternehmen.
Concord scheint auf den ersten Blick mit Gmail identisch zu sein. Sie können es in wenigen Minuten einrichten und erhalten umfassende Onboarding-Unterstützung für alle Programme. Sie können mit jeder beliebigen Software arbeiten, sei es das Concord-Dashboard oder Google Drive.
#4. Verbieten
Outlaw, ein Neuling in der Organisation, wurde 2017 gegründet. Dieser Outlaw ist aufgrund seines robusten Dashboards und der KI-gestützten Analysen die beste Lösung, die wir für Ihre Berichtsanforderungen gefunden haben. Darüber hinaus ist Outlaw für die meisten Unternehmen geeignet und dank unbegrenztem Cloud-Speicher, Verträgen und elektronischen Signaturen müssen Sie sich keine Gedanken über das Volumen machen.
Was kostet eine Vertragsmanagement-Software?
Die meisten Vertragsmanagement-Softwareprodukte sind auf monatlicher oder jährlicher Basis erhältlich, wobei Rabatte für jährliche Zahlungen, ein hohes Vertragsvolumen oder eine große Anzahl von Benutzern möglich sind. Da Sie Ihre eigene Vereinbarung hochladen oder eine gängige Vorlage verwenden und diese dann zur elektronischen Signatur per E-Mail senden können, sind die kostenlosen und kostengünstigen Pläne ideal für kleine Unternehmen mit herkömmlichen Verträgen.
Bezahlte Optionen mit grundlegenden Vertragsverwaltungstools beginnen bei 25 $ pro Benutzer und Monat. Preisgünstigere Pläne hingegen verfügen häufig nicht über erweiterte Anpassungs-, Berichts- oder Branding-Optionen. Andererseits kosten Sie KI-Technologie, Automatisierung und ultimative Anpassung jeden Monat bis zu 125 US-Dollar pro Benutzer.
Was sind gemeinsame Merkmale von Vertragsmanagement-Software?
Obwohl sich die Funktionen der CLM-Softwareprogramme unterscheiden, unterstützen fast alle Lösungen Geschäftsinhaber während des gesamten Dokumentenlebenszyklus. Im Folgenden sind die am häufigsten nachgefragten Funktionen der Vertragsmanagement-Software aufgeführt:
- Benutzerdefinierte oder intelligente Felder: Für Ihre Verträge können Sie Standardfelder verwenden oder benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um relevante Informationen über Ihren Kunden zu sammeln.
- Automatisierter Genehmigungsprozess: Mit Software auf Unternehmensebene können Sie Prozesse so konfigurieren, dass Ihr Papier ohne Zeitverlust an die entsprechenden Personen zur Genehmigung weitergeleitet wird.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Von E-Mail-Benachrichtigungen zu Vertragsänderungen bis hin zu Meilensteinbenachrichtigungen – automatische Erinnerungen halten alle während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden.
- Redlining: Hierbei handelt es sich um den Prozess, bei dem alle Parteien Verträge ändern und dabei alle Änderungen im Auge behalten. Dies ist auch ein Merkmal digitaler Diskussionen, bei denen Papiere zu und von Parteien fließen, wobei Überarbeitungen erlaubt oder abgelehnt werden.
- E-Signatur: Viele CLMs verfügen über native E-Signatur-Funktionen, was bedeutet, dass sie in die Software integriert sind. Andere Unternehmen integrieren eine E-Signatur-Funktion eines Drittanbieters in ihre Software.
- OCR-Funktionen: Hierbei handelt es sich um eine text- oder sprachbasierte Suchfunktion, mit der Sie Verträge, Klauseln oder Kundendaten in Ihrem Speicher schnell finden können.
- Buchungsprotokolle: Wenn Ihr Vertrag Gegenstand eines Rechtsstreits ist, verfolgt bestimmte CLM-Software alle Versionen, Gespräche und Überarbeitungen, um einen klaren Prüfpfad zu erstellen.
Was sind die vier Phasen des Vertragslebenszyklus?
Vertragsmanagement ist in zwei Phasen unterteilt: vor der Unterzeichnung (Erstellung, Verhandlung/Zusammenarbeit und Überprüfung/Genehmigung) und nach der Unterzeichnung (Verwaltung/Ausführung, Erneuerung/Beendigung und Berichterstattung/Verfolgung).
Was sind die Komponenten des Vertragslebenszyklusmanagements?
Contract Lifecycle Management (CLM) automatisiert und vereinfacht den Vertragsbetrieb in kritischen Phasen. Zu diesen Phasen gehören Initiierung, Erstellung, Prozess und Workflow, Verhandlung und Genehmigung, Ausführung, laufende Verwaltung und Compliance (innerhalb des Repositorys) und Vertragsverlängerung.
Was sind die 4 Säulen von CLM?
Zentralisierte Repositorys, Vorlagen und Klauselbibliotheken sind die vier Säulen der Vertragseinhaltung. Fest definierte Vertragsleistungs-Benchmarks. Durchgängige Arbeitsabläufe.
Was ist das Vertragslebenszyklusmodell?
Um den Weg eines Vertrags abzubilden, wird das Konzept „Lebenszyklus“ verwendet. Es beginnt mit der Anfrage und endet, wenn diese vollständig zufrieden sind – mit der Möglichkeit einer Verlängerung. Anfragen, Verfassen, Verhandlungen, Genehmigungen, Unterschriften, Verpflichtungen, Einhaltung und Verlängerungen sind die acht allgemeinen Schritte.
Was sind die 5 Schlüsselphasen des Vertragslebenszyklus?
Die fünf Phasen des Vertragslebenszyklus sind wie folgt:
- Vertragserstellung und -erstellung
- Vertragszusammenarbeit und -verhandlung
- Auftragsvergabe und -ausführung.
- Vertragsverwaltung.
- Vertragsauflösung oder -verlängerung.
Was sind die sechs Phasen des Vertragsmanagements?
Die sechs Phasen eines Vertragslebenszyklus sind wie folgt:
- Vertragserstellung.
- Verhandlung und Zusammenarbeit.
- Überprüfung und Genehmigung.
- Verwaltung und Ausführung.
- Laufende Verwaltung und Erneuerung.
- Berichterstattung und Nachverfolgung.
Was ist ein CLM-Workflow?
Der CLM-Workflow bezieht sich auf alle Schritte, die eine Organisation unternimmt, um einen Vertrag zu erstellen und rechtsgültig auszuführen. Für jede Phase des Prozesses können Arbeitsabläufe erstellt werden, von der Ideenfindung und Erstellung über Verhandlungen und Genehmigungen bis hin zur Ausführung und Erneuerung oder Beendigung.
Was sind die 3 Design-Säulen?
Diese drei Säulen – Menschen, Verfahren und Infrastruktur – gelten sowohl für Unternehmen, die sich bereits im Design-Build-Bereich befinden, als auch für solche, die gerade erst damit beginnen.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Vertragslebenszyklusmanagement ein entscheidendes Instrument für Unternehmen aller Größen und Branchen ist. CLM kann Zeit, Geld und Ressourcen sparen und gleichzeitig die mit manuellen Verträgen verbundenen Risiken verringern, indem es die Vertragsverarbeitung automatisiert und eine bessere Transparenz des Vertragsprozesses bietet.
CLM kann dazu beitragen, die Einhaltung von Industriestandards sicherzustellen und neben der Optimierung von Abläufen wichtige Einblicke in Vertragsdaten zu liefern.
Unternehmen können ihre Effizienz steigern Vertragsmanagement Durch die korrekte Umsetzung und Unterstützung durch einen vertrauenswürdigen Anbieter erhalten Sie gleichzeitig eine bessere Kontrolle über Ihre Vereinbarungen.
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Bibliographie
