In der Regel fungieren Rezeptionisten oder Rezeptionisten als Pförtner eines Büros. Sie bieten Anrufbeantwortungsdienste, Anrufweiterleitungsdienste, Terminplanungsdienste, Kundendienst und Kartenführung. Jeder, der das Gebäude betritt, wird von der Rezeptionistin begrüßt. Eine Empfangsdame an der Rezeption benötigt in der Regel mindestens einen High-School-Abschluss, grundlegende Bürokenntnisse und Computererfahrung.
Lesen Sie weiter, um mehr über einen Rezeptionisten, seine Aufgabenbeschreibung, Aufgaben und Qualifikationen zu erfahren.
Rezeption
In einem großen Unternehmen oder Büro ist die Rezeptionistin der erste Ansprechpartner. Zu den typischen Aufgaben und Aufgaben einer Rezeptionistin gehören das Einchecken und Registrieren von Gästen, das Empfangen und Sortieren von Post, die Planung von Besprechungen und die Verwaltung von Büroaktivitäten. Darüber hinaus sind sie für die Bedienung einer Telefonzentrale, die Entgegennahme von Anrufen und die Weiterleitung von Nachrichten an das Büropersonal zuständig. Zu den möglichen Aufgaben von Empfangsmitarbeitern gehören außerdem die Aktualisierung von Terminkalendern, die Entwertung von Parkscheinen sowie Ablage- und Büroarbeiten.
Die einzige formale Ausbildung, die für die Arbeit als Rezeptionistin erforderlich ist, ist in der Regel ein High-School-Abschluss oder ein GED. Arbeitgeber bevorzugen jedoch Bewerber, die als Rezeptionist, Bürokaufmann oder Kundendienstmitarbeiter gearbeitet haben. Die Kenntnisse der Microsoft Office Suite und der Terminvereinbarungssoftware können Bewerbern im Einstellungsprozess einen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern verschaffen. Angehende Rezeptionisten sollten außerdem über Kenntnisse in Multitasking, Zeitmanagement und Kommunikation verfügen.
Was sind die Pflichten und Aufgaben einer Rezeption?
Zu den Aufgaben einer Rezeptionistin gehören vielfältige Verwaltungsaufgaben. Abhängig von der Art des Unternehmens und der Branche, für die Sie arbeiten, ändern sich Ihre Aufgaben als Rezeptionist. Damit Ihre Arbeit als Rezeptionist/in an der Rezeption interessant bleibt, übernehmen Sie vielfältige Aufgaben. Darüber hinaus sind Sie die erste Person, die die Mitarbeiter sehen, wenn sie am Arbeitsplatz ankommen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kollegen kennenzulernen, was manche Arbeitgeber zu schätzen wissen. Typischerweise sind Ihre Pflichten und Pflichten wie folgt:
- Begrüßung der Kunden
- Anrufe entgegennehmen und weiterleiten
- Nachrichten empfangen
- Kopien erstellen
- Umgang mit E-Mails
- Terminvereinbarungen treffen
- Zahlungen annehmen
- Scannen von Unterlagen
- Eingabe von Kunden- oder Mandantendaten
- Bestellen Sie Geschenke für Kollegen
- Planen Sie kleinere Zusammenkünfte und Veranstaltungen für das Büro.
Aufgaben einer Rezeption
#1. Kunden herzlich willkommen heißen
Die Begrüßung der Gäste gehört zu den grundlegenden Aufgaben einer Rezeption. Besucher Ihres Geschäfts oder Büros interagieren möglicherweise immer nur mit der Empfangsdame. Auch wenn es sich hierbei um eine Einstiegsposition handelt, muss eine Rezeptionistin, die diese Stelle erfolgreich bewältigt, über eine starke Verwaltungs- und Kommunikationsfähigkeit verfügen und in der Lage sein, mit Menschen aller Hintergründe und Berufe auszukommen.
Wenn Besucher ankommen, sollte die Empfangsdame sie freundlich begrüßen, gelegentlich ihre Mäntel entgegennehmen, Erfrischungen anbieten und einfache Fragen zum Unternehmen beantworten, beispielsweise zu den Öffnungszeiten. Der Mitarbeiter an der Rezeption sollte bestrebt sein, über ausreichend Fachwissen zu verfügen, um eine prägnante Beschreibung der Waren und Dienstleistungen zu geben, die Ihr Unternehmen anbietet.
#2. Annehmen und Zurückrufen von Anrufen
Ein Rezeptionist ist für die Entgegennahme aller eingehenden Anrufe und die persönliche Begrüßung der Besucher zuständig. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollte Ihr Empfangsmitarbeiter mit Ihrer Telefonanlage vertraut sein, um diese Aufgabe ausführen zu können. Die Rezeptionistin prüft Anrufe nach Bedarf, leitet Anrufe an den entsprechenden Teilnehmer weiter und nimmt bei Bedarf Nachrichten entgegen und leitet sie weiter.
#3. Eingehende Post versenden
In einigen Unternehmen ist die Rezeptionistin möglicherweise für die Verteilung der eingehenden und ausgehenden Post zuständig. Die Rezeptionistin sortiert die eingehende Post, entfernt Junk-Mails und trennt die Sendungen mit der höchsten Priorität. Die Post wird gemäß den Unternehmensrichtlinien verteilt.
Ein Rezeptionist an der Rezeption kann jedes Poststück persönlich dem vorgesehenen Empfänger zustellen oder die Pakete können in den entsprechenden Postschlitz zwischen den Büros gesteckt werden. Sobald Pakete eintreffen, unterschreibt die Rezeptionistin zusätzlich für Nacht- oder Priority-Lieferungen.
#4. Ausgehende Post vorbereiten
Der Rezeptionist an der Rezeption bereitet die Post des Tages für die Abholung durch die Post oder den Nachtzustelldienst vor. Der Rezeptionsmitarbeiter nimmt Kontakt zu einem Botendienst auf und gibt ihm alle notwendigen Anweisungen, wenn eine Person oder ein Unternehmen schnell Dokumente benötigt.
#5. Verwaltungs- und Büroaufgaben
Ein Empfangsmitarbeiter an der Rezeption kann auch verschiedene Büroaufgaben erledigen, z. B. das Verfassen von Briefen, das Erstellen von Finanztabellen und das Vorbereiten von Präsentationen. In kleinen oder mittleren Unternehmen ist die Rezeptionistin möglicherweise auch für die Planung von Besprechungen der leitenden Teammitglieder und die Organisation von Geschäftsreisen verantwortlich. Das Bestellen von Büromaterial, das Ablegen von Unterlagen, das Anfertigen von Kopien sowie das Senden und Empfangen von Faxen sind weitere Aufgaben, die der Rezeptionist möglicherweise ausführen muss. Der Vordersitz nimmt gelegentlich auch Büroaufgaben wahr.
Fähigkeiten einer Rezeption an der Rezeption
- Verwaltungserfahrung
- Zweisprachige Fähigkeiten
- Kommunikationsfähigkeit
- EDV-Kenntnisse
- Computerkenntnisse
- Kundenservice
- Dateneingabe
- Erfahrung in einer Zahnarztpraxis
- Überprüfung der Dokumentation
- EMR-Systeme
- Organisationstalent
- Gute Fähigkeiten zur Problemlösung
- Die Liebe zum Detail
- Zeitorganisationsfähigkeiten
- Microsoft Office
- Google Text & Tabellen
- Kalendersoftware
So werden Sie Rezeptionist/in
Auch wenn Sie kaum oder gar keine Erfahrung in diesem Bereich haben, können Sie dennoch eine Anstellung als Empfangsdame finden, indem Sie Folgendes tun:
#1. Erwerben Sie ein Abitur
Viele Arbeitgeber stellen keine Rezeptionistin ein, es sei denn, sie haben einen High-School-Abschluss. Ihre High-School-Erfahrung kann Sie auf vielfältige Weise auf den Job als Rezeptionist vorbereiten, unter anderem durch die Verbesserung Ihrer Fähigkeit, Ihre Zeit einzuteilen, organisiert zu bleiben und mit anderen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie über einen High-School-Abschluss verfügen, werden Sie von potenziellen Arbeitgebern möglicherweise als fähig, verantwortungsbewusst und organisiert angesehen – Eigenschaften, die Sie für Positionen als Empfangsmitarbeiter besser qualifizieren könnten.
#2. Bauen Sie Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten aus
Während Ihrer Arbeit als Rezeptionistin müssen Sie jeden Tag mit den unterschiedlichsten Personen kommunizieren. Rezeptionisten mit starkem unpersönliche Kommunikationsfähigkeiten werden häufig von Arbeitgebern eingestellt. Wenn Sie über gute zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, sind Sie für eine Position als Rezeptionist besser qualifiziert, da Sie auf Arbeitgeber charismatisch, professionell und gesprächig wirken.
#3. Machen Sie einen starken Lebenslauf
Ihr Lebenslauf ist eine der besten Möglichkeiten, Arbeitgebern Ihre Qualifikationen, Fähigkeiten, Auszeichnungen und Erfolge zu demonstrieren. Darüber hinaus vermitteln Lebensläufe, die gut geschrieben, organisiert und professionell präsentiert sind, Arbeitgebern eher den Eindruck, dass Sie eine starke Arbeitsmoral haben.
#4. Verbessern Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten
Die Aufrechterhaltung der Büro- und Lobbyorganisation liegt häufig in der Verantwortung von Rezeptionisten. Die Entwicklung organisatorischer Fähigkeiten ist erforderlich, um Termine zu verwalten, Nachrichten entgegenzunehmen und Post zu sortieren. Indem Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten wie Liebe zum Detail und Planung hervorheben, können Sie in Ihrem Vorstellungsgespräch qualifizierter wirken und dem Personalmanager zeigen, dass Sie trotz geringer oder keiner Berufserfahrung über die erforderlichen Empfangskompetenzen verfügen.
#5. Bemühen Sie sich, sich professionell zu präsentieren
Eine der Schlüsselqualifikationen für viele Positionen als Empfangskraft ist die Fähigkeit, sich im Umgang mit anderen im Empfangsbüro professionell zu verhalten. Darüber hinaus suchen viele Arbeitgeber Kandidaten mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten, die der Marke des Unternehmens ein positives und zugängliches öffentliches Image vermitteln können. Da zwischenmenschliche Fähigkeiten bei dieser Art von Arbeit von entscheidender Bedeutung sind, kann ein Personalmanager Ihr Erfolgspotenzial als Rezeptionist möglicherweise genauer einschätzen, wenn Sie diese Qualitäten während des gesamten Vorstellungsgesprächs unter Beweis stellen können.
#6. Üben Sie Ihre Telefonsprechfähigkeiten
Da das Telefonieren häufig zu den Hauptaufgaben eines Empfangsmitarbeiters gehört, kann die Verbesserung Ihrer Telefonstimme dazu führen, dass Sie wortgewandter, professioneller und charismatischer klingen. Bitten Sie um Rat, wie Sie Ihre Telefonsprechfähigkeiten verbessern und Ihre Praxis mit Ihren Lieben oder Freunden in die Tat umsetzen können.
Stellenbeschreibung Rezeption/Rezeption
Wir benötigen eine gesellige Rezeption, die alle Verwaltungs- und Empfangsaufgaben am Schalter an unserem Haupteingang erledigt. Da Sie das „Gesicht“ des Unternehmens sind, werden Sie derjenige sein, den alle Kunden sehen werden. Sie bestimmen, wie sie sich fühlen.
Der ideale Bewerber ist äußerst einfühlsam und diszipliniert und verfügt außerdem über eine angenehme und entspannte Persönlichkeit. Sie sollten in der Lage sein, auf Beschwerden einzugehen und wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Eine kundenorientierte Vorgehensweise ist unerlässlich. Ziel ist es, dass sich Besucher und Gäste während ihres Aufenthalts auf unserem Grundstück willkommen und geschätzt fühlen.
Aufgaben:
- Heißen Sie Besucher willkommen und behandeln Sie sie mit großer Höflichkeit.
- Stellen Sie sicher, dass die Rezeption organisiert, gut gepflegt und mit allen benötigten Materialien wie Stiften, Formularen und Papier ausgestattet ist.
- Reagieren Sie umgehend auf alle Anrufe von Kunden und Fragen.
- Leiten Sie Anrufe an die richtige Abteilung weiter und zeichnen Sie Nachrichten auf.
- Nehmen Sie jeden Brief und jedes Paket entgegen und liefern Sie es dann an die entsprechende Abteilung.
- E-Mails verfolgen, ordnen und weiterleiten.
- Die Bestellung und Verwaltung von Bürogeräten und -materialien ist erforderlich.
- Halten Sie Dokumente und Dateien auf dem neuesten Stand.
- Behalten Sie das Bürobudget im Auge.
Anforderungen:
- Ein Abitur oder ein anderer vergleichbarer Abschluss.
- 2 Jahre oder länger in einer ähnlichen Rolle mit dokumentierter Erfahrung.
- Hervorragende Kenntnisse in Standardabläufen der Buchhaltung und Büroverwaltung.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
- Sehr gut im Multitasking und Organisieren.
- Ausgeprägte Vertrautheit mit MS-Office-Programmen
Ist die Rezeptionistin hart?
Empfangsmitarbeiter an der Rezeption müssen kontaktfreudig, gut organisiert und multitaskingfähig sein. Sie brauchen Kommunikationsfähigkeiten. Eine gute Rezeptionistin legt großen Wert auf Details und ist in der Lage, mehrere Projekte gleichzeitig abzuwickeln. Nicht jeder sollte an der Rezeption arbeiten. Wenn Sie über die nötigen Fähigkeiten verfügen, wird Ihnen die Ausübung dieses Einstiegsjobs nicht schwer fallen. Sie müssen sehr geduldig und höflich sein und in der Lage sein, Besucher und Post an das entsprechende Büro weiterzuleiten. Manchmal empfinden Sie es als eintönig, wenn niemand anruft oder den Raum betritt; In anderen Fällen ist Ihr Tisch möglicherweise mit Stapeln von Papieren bedeckt und die Leute warten möglicherweise darauf, mit Ihnen zu sprechen.
Was sind die Aufgaben einer Rezeptionistin?
Je nach Unternehmen kann ein Mitarbeiter an der Rezeption unterschiedliche Aufgaben haben. Alle ein- und ausgehenden Postsendungen und Pakete müssen von ihnen entgegengenommen und zugestellt werden. Sie sind außerdem für die Rückrufe, die Organisation von Besprechungen, die Koordinierung von Büroaktivitäten und die Begrüßung von Besuchern zuständig.
Was zeichnet einen guten Mitarbeiter an der Rezeption aus?
Da sie jeden Tag mit Kunden, Kollegen und Lieferanten zu tun haben, müssen Mitarbeiter an der Rezeption hervorragende Kommunikatoren sein. Darüber hinaus verfügen sie über starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, die es ihnen ermöglichen, zusammenzuarbeiten und konstruktiv Kritik zu äußern und anzunehmen. Sie werden in der Position erfolgreich sein, wenn Sie über Soft Skills wie Freundlichkeit und Sympathie verfügen.
Wie viele Stunden arbeitet eine Rezeption?
Die meisten Mitarbeiter an der Rezeption sind wochentags von 8 bis 5 Uhr erreichbar. Normalerweise dauert die Schicht einer Empfangsdame acht Stunden. Die Besetzung der Rezeption erfolgt in der Regel in drei Schichten: der Morgenschicht, die von etwa 7 bis 3 Uhr dauert; die Nachmittagsschicht, die um 3 Uhr beginnt und um 11 Uhr endet; und die Nachtschicht, auch Nachtprüfungsschicht genannt, die um 11 Uhr beginnt und um 7 Uhr endet.
Was sollte eine Rezeptionistin nicht tun?
- Erheben Sie Ihre Stimme gegenüber Kunden
- Wenn jemand den Raum betritt, vermeiden Sie es, nach oben zu schauen und eine Begrüßung auszusprechen.
- Lassen Sie die Leute nicht zu lange auf Stühlen warten
- Geben Sie dem Telefon mehr Bedeutung als der Person, die vor ihm steht
- Anrufer auf unbestimmte Zeit in die Warteschleife legen
- Unhöflichkeit am Telefon
- Verlust der Vertraulichkeit
Zusammenfassung
Um als Rezeptionistin arbeiten zu können, ist Ihr High-School- oder GED-Abschluss erforderlich. Ein Hochschulabschluss ist möglicherweise nicht immer erforderlich. Viele Arbeitgeber bevorzugen es möglicherweise, wenn Sie bereits Erfahrung als Kundendienstmitarbeiter, Rezeptionist oder in einer anderen Verwaltungsfunktion gesammelt haben. Darüber hinaus verfügen Arbeitgeber möglicherweise über spezifische Qualifikationen für die Stelle in Bezug auf Fähigkeiten. Sie können Ihre Chancen auf einen Job erhöhen, indem Sie sich in einem bestimmten Bereich zertifizieren lassen, um diese Fähigkeiten zu erlernen.
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Bibliographie
