Service-E-Mails spielen im E-Mail-Marketing eine wichtige Rolle, die vielen Menschen nicht bewusst ist. Obwohl sie sich geringfügig von Kundenservice-E-Mails unterscheiden, wie wir in diesem Artikel sehen werden, ist es wichtig zu verstehen, was eine Service-E-Mail ist und wie sie funktioniert. Hier geben wir Ihnen einen allgemeinen Überblick über Service-E-Mails mit entsprechenden Beispielen sowie Top-E-Mail-Dienstleister und einfache Kundenservice-E-Mail-Etikette.
Was ist eine Service-E-Mail?
Service-E-Mails sind Nachrichten, die Benachrichtigungen, Warnungen, Quittungen und Bestätigungen enthalten. Service-E-Mails enthalten in der Regel Informationen zu Artikeln oder Dienstleistungen, zu denen sich der Empfänger verpflichtet hat.
Die E-Mail ist in diesem Fall nicht marketingbezogen. Und im Gegensatz zum E-Mail-Marketing, wo eine Erlaubnis zum Senden einer E-Mail erforderlich ist, ist für Service-E-Mails keine Erlaubnis erforderlich. Wenn Service-E-Mails nicht als Marketing-E-Mails gelten, werden sie daher möglicherweise ohne Autorisierung gesendet.
Warum brauchen Sie Service-E-Mails?
Service-E-Mails werden für eine Vielzahl von Zwecken verwendet. Der Hauptgrund ist die sofortige Übermittlung von Informationen an die Kunden. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf das gesamte Verbrauchererlebnis. Und es gäbe keine Kunden zu bedienen, wenn es keinen außergewöhnlichen Kundenservice gäbe.
Ein weiterer Grund für den Einsatz von Service-E-Mails ist, dass sie umweltfreundlich sind. Anstatt gedruckte Materialien wie Quittungen oder Informationsaktualisierungen zu versenden, werden sie stattdessen online versendet.
Service-E-Mails können für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden und sollten nicht eingeschränkt werden. Posten wie ein Kontoauszug werden häufig verschickt. Ein häufiger Kunde oder Klient würde dadurch viel gewinnen. Sie würden einen Überblick über ihr Konto erhalten, während Sie weiterhin Beziehungen aufbauen und sie betreuen. Insgesamt den Überblick behalten.
Service-E-Mails mit Benachrichtigungen
Die Aktualisierung von AGB ist ein perfektes Beispiel für den Einsatz von Service-E-Mails. Kunden/Abonnenten müssen benachrichtigt werden, wenn Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aktualisiert werden. Und was wäre dafür besser geeignet als per E-Mail? Sie müssen nicht mehrere Seiten mit gedruckten Inhalten versenden, die entsorgt werden.
Wenn sich die Geschäftsadresse oder die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens geändert haben, wird eine Service-E-Mail versendet, um den/die Kunden zu benachrichtigen.
Ein Verbraucher kann auch anrufen oder chatten, um eine Bestellung oder Kontoinformationen zu ergänzen oder zu ändern. Sie würden dann fast augenblicklich eine Bestätigung der Änderung erhalten. Alle relevanten aktualisierten Materialien werden auch per E-Mail verteilt.
Aus irgendeinem Grund entscheidet sich ein Kunde, sein Passwort zurückzusetzen, daher werden mehrere Service-E-Mails versendet, um ein neues Passwort zurückzusetzen und zu bestätigen.
Eine andere Art von Benachrichtigung ist, wenn sich ein Verbraucher von einem unbekannten oder neuen Standort aus anmeldet. Eine E-Mail wird an den Verbraucher gesendet, in der er aufgefordert wird, seine Anmeldung zu bestätigen.
Service-E-Mails mit Auftragsbestätigung
Bestellbestätigungen werden am häufigsten in der E-Commerce-Branche verwendet. Eine Online-Bestellung wird von einem Webshop entgegengenommen. Nach der Bestellung wird eine E-Mail-Bestätigung mit allen wichtigen Kaufinformationen wie Kaufdatum, Lieferadresse, Produkt, Steuerbeleg etc. versendet.
Eine Vorbestellung kann in einer Online-Bestellung enthalten sein. Die Bestellung wurde aufgegeben, aber die Produkte sind derzeit möglicherweise nicht auf Lager oder verfügbar. In diesem Fall wird eine Vorbestellbestätigung versendet. Darüber hinaus werden zusätzliche Service-E-Mails versendet, sobald die Bestellung auf Lager und versandbereit ist.
Nach dem Versand der Bestellung kann eine weitere Service-E-Mail versendet werden. Die Lieferung wird dann per E-Mail bestätigt, wobei der Kunde den Erhalt der Ware bestätigt. Alternativ Nachweis der Unterschrift.
Möglicherweise wird zu einem späteren Zeitpunkt eine Folge-E-Mail versendet, um Beiträge zu erbitten.
Service-E-Mails für Kundenfeedback
Service-E-Mails werden auch häufig verwendet, um Kundenfeedback einzuholen. Möchten Sie wissen, wie es Ihnen geht oder was Ihre Kunden von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung halten? Jetzt müssen Sie nur noch fragen.
Eine Umfrage kann verwendet werden, um Feedback zu sammeln. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, zukünftige marketing- und geschäftsbezogene Entscheidungen zu treffen. Vielleicht ist der Name Ihres Unternehmens nicht so bekannt wie andere. Oder vielleicht ist Ihr Unternehmen in einem bestimmten Fachgebiet schwach. Die Ergebnisse einer Umfrage können dabei helfen, Ihre zukünftigen Marketingziele und -strategien zu leiten und zu definieren.
Was ist Kundendienst-E-Mail?
E-Mail-Antworten auf die Frage, das Feedback oder die Beschwerde eines Kunden werden als Kundenservice-E-Mails bezeichnet. Kunden können Ihr Unternehmen über ein Kontaktformular auf Ihrer Website, eine auf Ihrer Website angegebene E-Mail-Adresse oder den Kundendienst kontaktieren. Ihr Unternehmen kann automatisierte Kundendienst-E-Mails versenden oder personalisierte E-Mails an Kunden verfassen. In der Regel adressieren Kundendienst-E-Mails das Problem eines Kunden mit einem Produkt oder einer Dienstleistung. Hier sind einige alternative Verwendungsmöglichkeiten für Kundendienst-E-Mails:
- Problemlösung
- Auf Kritik reagieren
- Hilfe leisten
- Bereitstellung von Installationsdiensten
- Behebung technologischer Schwierigkeiten
- Anfragen stellen
- Erkundigen Sie sich bei ihnen nach Feedback
Beispiele für Kundendienst-E-Mails
Hier sind einige Beispiele für Kundensupport-E-Mails, die Ihnen helfen sollen, Ihre eigenen Antworten zu erstellen:
#1. Beantworten einer Frage
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Antwort auf eine Kundenanfrage:
Hallo John.
Vielen Dank, dass Sie uns bezüglich der Lieferschätzungen für Ihre personalisierte Bestellung kontaktiert haben.
Drei bis vier Wochen dauert es, bis Maßanfertigungen ihren Bestimmungsort erreichen. Ich habe mir Ihre Bestellung Nr. HW-659 angesehen und festgestellt, dass sie kurz vor der Fertigstellung steht. Es sollte in sieben bis zehn Werktagen eintreffen.
Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie es mich bitte wissen.
Mit freundlichen Grüßen
Maria
Ersatzteilspezialisten
#2. Beantwortung mehrerer Fragen
Hier ist ein Beispiel für einen Verbraucher, der mehrere Fragen hat:
Shirley, guten Tag.
Vielen Dank, dass Sie uns bezüglich Ihrer kundenspezifischen Bestellung Nr. HW-659 kontaktiert haben. Ihre Fragen werden hier beantwortet.
„Gibt es eine Möglichkeit, dieselben Artikel nachzubestellen, ohne den Anpassungsprozess erneut durchlaufen zu müssen?“
Ja, Sie können Bestellungen neu anordnen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
- Wählen Sie dann „Kontoverlauf“.
- Wählen Sie „Käufe“.
Wenn Sie nachbestellen möchten, gehen Sie zum Kauf und wählen Sie „Erneut kaufen“.
„Wie wende ich mehrere Rabattcodes an?“
Wir akzeptieren derzeit nicht mehrere Rabattcodes in einer einzigen Transaktion. Könnte ich vorschlagen, Ihre Sachen separat zu kaufen und Ihre anderen Rabattcodes auf diese Weise zu verwenden?
Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen haben.
Beste,
Sam
Ersatzteilspezialisten
#3. Beantwortung einer Verbraucherbeschwerde
Wenn ein Kunde eine Beschwerde hat, könnten Sie wie folgt reagieren:
Guten Tag, Diana.
Vielen Dank für Ihre letzten Kommentare. Ich bedauere, dass wir Ihre Qualitätserwartungen mit der Bestellnummer HW-659 nicht erfüllen konnten und Ihr Artikel beschädigt angekommen ist.
Ich habe den vollen Betrag für den Artikel Ihrem Konto gutgeschrieben. Sie sollten das Geld innerhalb von 48 Stunden auf Ihrem Konto haben. Wir haben Ihnen per Expressversand einen Ersatzartikel zugeschickt. ABC456123 ist die Tracking-Nummer für dieses Paket.
Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben.
Vielen Dank.
Alexander
Ersatzteilspezialisten
Kundendienst-E-Mail-Etikette
Da all diese E-Mails jeden Tag gesendet und empfangen werden, kann die Einhaltung der üblichen Richtlinien zur E-Mail-Etikette die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Geschäftspartner und Verbraucher auf eine Nachricht reagieren und sich mit ihr beschäftigen.
Hier sind ein paar Best Practices für E-Mail-Etiketten im Kundenservice, die jeder anwenden kann:
#1. Achten Sie auf eine gute Rechtschreibung und Grammatik.
Rechtschreib- und Grammatikfehler lassen den Absender weniger professionell erscheinen, machen Ihre Nachricht leichter lesbar und zeigen Respekt gegenüber dem Empfänger. Eine E-Mail, die ein „öffentliches“ Programm bewerben soll, aber beispielsweise das „i“ weglässt, könnte viel Verwirrung und Demütigung hervorrufen; Der Fehler ist nicht unbekannt, wie von Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes bestätigt, und bleibt ein weit verbreitetes Problem. Außerdem werden häufige grammatikalische Fehler, wie das Verwechseln von their, their und they're, schlampig dargestellt. Selbst die besten Autoren (und Lektoren) machen von Zeit zu Zeit Tipp- und Grammatikfehler. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung, um häufige Fehler zu erkennen. Erwägen Sie, noch einen Schritt weiter zu gehen und eine fortgeschrittenere Rechtschreib- und Grammatikprüfung wie Grammarly zu verwenden.
#2. Erstellen Sie eine eigene Themenzeile.
Die Betreffzeile ist das erste, was die Empfänger sehen, und sie ist der wichtigste Aspekt, um festzustellen, ob sie Ihre E-Mail überhaupt öffnen. Schreiben Sie eine Betreffzeile, die die Leute dazu verleitet, sie zu öffnen – was ist das Wichtigste, was sie über den Inhalt Ihrer E-Mail wissen sollten? Was haben sie zu gewinnen?
Eine E-Mail-Werbung für den größten Verkauf Ihres Unternehmens in diesem Jahr kann beispielsweise hervorheben, wie hoch die Rabatte sind und wie lange die Empfänger teilnehmen müssen, z. B.: 60 % Rabatt auf alle Sommerkleidung nur dieses Wochenende. Andererseits kann eine E-Mail, die Ihren letzten Inhaltsartikel präsentiert, das Hauptproblem hervorheben, das sie löst, wie z. B. Ihre Heimwerkerprobleme gelöst.
Es ist wichtig, dass die Betreffzeile den Inhalt der E-Mail widerspiegelt und ehrlich und aufmerksamkeitsstark ist. Jemanden dazu zu bringen, Ihre E-Mail zu lesen, ist kein Gewinn, wenn die E-Mail das in der Betreffzeile gemachte Versprechen nicht einhält, und Sie riskieren, das Vertrauen Ihrer Empfänger zu verlieren, indem Sie sie täuschen.
#3. Senden Sie E-Mails nur an Empfänger, die sich angemeldet haben.
Dies ist nicht nur eine ausgezeichnete E-Mail-Etikette für Vermarkter; es ist auch das Gesetz. Senden Sie E-Mails nur an diejenigen, die sich aktiv für Ihre Liste angemeldet haben, um zu vermeiden, dass sie auf eine schwarze Liste gesetzt werden und Ihre E-Mails von Spamfiltern erfasst werden. Wenn jemand eine E-Mail von Ihnen erhält, die er nicht angefordert hat, wird er sie eher als Junk-Mail abtun als als etwas, das es wert ist, geöffnet und gelesen zu werden. Die Einhaltung von E-Mail-Opt-in-Standards schützt Sie nicht nur vor Spam-Listen, sondern steigert auch den Erfolg der von Ihnen gesendeten E-Mails.
#4. Befolgen Sie die Schriftart- und Farbspezifikationen der Marke.
Berücksichtigen Sie beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen zuerst den Styleguide Ihres Unternehmens. Die Schriftarten und Farben, die in professionellen E-Mails verwendet werden, sollten mit denen übereinstimmen, die auf Ihrer Website und anderen Marketingplattformen verwendet werden, und es gibt normalerweise einen Standard auch für die interne Kommunikation zwischen Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Wenn die Unternehmenswebsite ganz blaugrün und lila mit der Schriftart Arial ist, scheint eine E-Mail, die in Comic Sans orange und schwarz ist, von einer ganz anderen Marke zu sein. Die Beibehaltung einer konsistenten visuellen Identität ermöglicht es Verbrauchern und Mitarbeitern desselben Unternehmens, alle ihre Erfahrungen und Berührungspunkte mit Ihnen zu verbinden, einschließlich Marketing-E-Mails, individuelle E-Mails, E-Commerce, Blogs und mehr.
#5. Beachten Sie die E-Mail-Größe.
Viele typische Inhaltsformen haben enorme Dateigrößen, wie z. B. Infografiken, Filme und E-Book-PDFs. Große Anhänge können von einem E-Mail-Client abgelehnt oder als Spam markiert werden. Selbst wenn sie den Posteingang erreichen, werden sie nur langsam geladen und können Posteingangsbandbreite verbrauchen, die sich Ihr Empfänger nicht leisten kann.
Anstelle von E-Mail-Anhängen sollten Sie nach Möglichkeit Material einbetten, aber nur, wenn es die Größe der E-Mail nicht erhöht. Wenn Ihre Inhalte größer als 100 KB sind, fügen Sie stattdessen einen Link zu der auf Ihrer Website gehosteten Datei ein.
Obwohl herunterladbare Marketing-Assets häufig hinter einem Tor zur Lead-Generierung platziert werden, ist es dennoch wichtig, die E-Mail-Größe im Auge zu behalten, wenn Sie Nachrichten an Kunden, Interessenten oder interne Geschäftspartner senden. Wenn Sie mit Kunden zu tun haben, die Hilfe benötigen, finden es Vertriebs-, Kundenerfolgs- oder Kundensupportteams möglicherweise nützlich, einen Anhang zu senden, und das Letzte, was Sie tun möchten, ist, die E-Mail einer Person mit großen PDFs oder JPEGs zu überladen, wenn sie mittendrin sind eines schwierigen Szenarios.
#6. Fügen Sie einen starken Call-to-Action (CTA) hinzu.
Jede Marketing-E-Mail, die Sie versenden, dient einem bestimmten Zweck. Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, welche Aktion der Empfänger nach dem Lesen der E-Mail ausführen soll. Manchmal handelt es sich um einen Kauf, aber meistens führt E-Mail-Marketing zu sanfteren Aktivitäten wie dem Klicken, um einen Blog-Artikel zu lesen, Ihrem Unternehmen in sozialen Medien zu folgen oder an einer Umfrage teilzunehmen. Bestimmen Sie die Schlüsselaktion, die der Empfänger vor dem Senden ausführen soll, und verwenden Sie sie, um einen CTA zu erstellen, der ihn dazu motiviert.
#7. Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam.
Ausrufezeichen scheinen eine einfache Möglichkeit zu sein, einer E-Mail etwas Glanz zu verleihen, aber sie können den Eindruck erwecken, dass Sie sich zu sehr anstrengen. Erwägen Sie, eine E-Mail mit der Betreffzeile zu erhalten: „Willkommen auf unserer E-Mail-Liste!!!!“
Für die meisten Menschen fühlt es sich nicht sehr professionell an. Ein Ausrufezeichen kann Ihnen helfen, von Zeit zu Zeit Aufregung zu kommunizieren, z. B. wenn Sie Ende Januar eine E-Mail mit „Frohes neues Jahr!“ Abschließen. oder sagen Sie einem neuen Kunden: „Wir freuen uns, mit Ihnen zusammenzuarbeiten!
Was genau ist ein Business Email Service Provider?
Der Dienstanbieter für geschäftliche E-Mails verwaltet und bedient die geschäftlichen E-Mail-Einrichtungen. Dieser Dienst bietet einen Premium-E-Mail-Dienst, der sich erheblich von kostenlosen Webmail-Diensten wie Yahoo und Google unterscheidet. Sie sind für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.
Der Domänenname des Unternehmens ist auch in der E-Mail-Adresse enthalten, die den geschäftlichen E-Mail-Dienst verwendet. Anstelle der standardmäßigen E-Mail-Adressen @yahoo.com, @hotmail.com oder @gmail.com können Unternehmen die E-Mail-Adresse basierend auf ihrem gewünschten Namen personalisieren lassen, um professioneller zu wirken.
Andere moderne Technologien unterscheiden geschäftliche E-Mail-Dienste von traditionellen kostenlosen Webmail-Anbietern. Der Dienst hostet den Domänennamen des Unternehmens sowie E-Mail-Sicherheitsauthentifizierungsmechanismen, einschließlich Umleitung, Replikation und Filterung.
Was sind die Top-Anbieter von E-Mail-Diensten für Unternehmen?
Zu den Top Ten der E-Mail-Dienstleister gehören:
- Suite G
- Office 365
- Microsoft Outlook
- Yahoo Small Business
- Rackspace
- Kerio Connect
- Amazon WorkMail
- Intermedia
- IceWarp
- Die OX App-Suite
Wie schreibt man eine Service-E-Mail?
- Sei ein Mensch.
- Pünktlich sein
- Entschuldigen Sie sich gegebenenfalls
- Erhalten Sie sofort die Informationen, die Sie benötigen
- Konsistenz herstellen.
- Nimm nichts persönlich
- Beantworten Sie alle Anfragen des Kunden
- Wenn und wo immer möglich, teilen Sie Ressourcen.
Wie reagieren Sie auf eine Serviceanfrage-E-Mail?
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen haben, die Sie für eine Antwort benötigen.
- Vermeiden Sie es, die Dinge zu verkomplizieren.
- Verwenden Sie die Sprache des Kunden.
- Stellen Sie Anfragen professionell und höflich
- Wenn Sie eine Frage stellen, denken Sie an die drei S's
- Wichtige Informationen sollten formatiert werden
- Lies deine Arbeit immer Korrektur.
Was sind 3 Beispiele für E-Mail-Dienste?
Für sichere, funktionsreiche geschäftliche E-Mail-Dienste sind Gmail, Outlook und ProtonMail ausgezeichnete Optionen.
Wie senden Sie eine Serviceangebots-E-Mail?
- Eine kurze Einführung und alle relevanten Hintergrundinformationen.
- Warum reichen Sie den Vorschlag ein?
- Legen Sie Ihre und ihre Ziele fest.
- Heben Sie Ihre ausgeprägten Talente hervor.
- Besprechen Sie kurz das Budget und wie es ausgegeben wird.
- Fügen Sie einen Call-to-Action und eine Bitte um ein Follow-up ein.
Was ist ein Beispiel für eine Kundendienstnachricht?
Hallo [Kundenname], und vielen Dank, dass Sie sich mit uns in Verbindung gesetzt haben. Wir sind uns bewusst, dass es ein Problem mit Ihrer Bestellung geben könnte. Wir untersuchen es gerade und melden uns bei Ihnen, sobald wir wissen, was los ist. Hallo [Kundenname], ich habe gerade Ihr Ticket erhalten.
Zusammenfassen,
Service-E-Mails erzeugen einen großartigen Eindruck in den Köpfen der Kunden. Ein Kunde erhält Zugriff auf alle relevanten Informationen bezüglich seines Kaufs oder Engagements. E-Mail ist das ideale Medium für direkte und unmittelbare Kommunikation. Dasselbe gilt für SMS; Sofortige Bestätigungen und Inspirationen werden direkt auf Ihr Telefon geliefert.
Ob Sie Service-E-Mails also für das Marketing nutzen können, hängt letztendlich davon ab, wie Sie sie unter Einhaltung der einschlägigen Regeln verwenden. Service-E-Mails können jedoch unter Umständen als indirektes Marketing angesehen werden. Wenn Sie beispielsweise um Feedback bitten oder eine Umfrage durchführen, kann dies zu niedrigeren Abmelderaten und einem höheren Engagement führen. So bleiben Sie jederzeit im Rampenlicht.
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Bibliographie
