Als Unternehmer brauchen Sie niemanden, der Ihnen sagt, wie wichtig jeder Anruf eines Kunden für den Erfolg eines Unternehmens ist. Kunden, die sofort mit einer realen Person sprechen können, sind eher zufrieden als Kunden, die einen Anrufbeantworter bedienen und auf eine Antwort warten müssen. Damit Ihre Kunden nicht in der Warteschleife warten, empfiehlt es sich, professionelle Anrufbeantworter zu nutzen. Professionelle Anrufbeantworter helfen Ihrem Unternehmen bei der Kommunikation, egal ob Sie eine Vollzeit-Rezeption benötigen oder einfach eine Pause von Ihren Telefonleitungen benötigen. Falls Sie darüber diskutiert haben, ob Sie professionelle Anrufbeantworterdienste zur Verwaltung der wichtigen Kommunikation Ihres Unternehmens verwenden sollten oder nicht, sollte dieser Artikel die Dinge klären und Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Überblick
Das Risiko, potenzielle Kunden zu verlieren, ist hoch, wenn das geschäftliche Telefon unbeantwortet bleibt. Selbst wenn Sie zum Telefon greifen, besteht eine gute Chance, dass Anwälte Ihre Zeit verschwenden. Daher fühlen sich viele kleine Unternehmen zwischen den unerschwinglichen Kosten für das Abheben des Hörers und den ähnlich unerschwinglichen Kosten dafür gefangen. Professionelle Anrufbeantworter können Ihnen helfen, diese Sackgasse zu vermeiden. Anstatt dass Sie zum Telefon greifen, erledigen sie das für Sie. Professionelle Anrufbeantworter nehmen Ihre Anrufe entgegen und leiten Nachrichten an Sie weiter. Sie haben im Allgemeinen Mitarbeiter, die geschult sind, alle relevanten Informationen von jedem Anrufer zu sammeln. Im Rahmen ihrer Tätigkeit als professionelle Anrufbeantworter;
- Sie sind in der Lage, mit lästigen Anwälten fertig zu werden.
- Sie sind ausgerüstet, um zeitkritische Mitteilungen sofort zu versenden.
- Sie vereinbaren sogar Termine mit Kundenbetreuern in Ihrem Namen, wenn Sie dies benötigen.
Es ist effizienter, wenn professionelle Anrufbeantworter Ihre Anrufe entgegennehmen. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch das Risiko, potenzielle neue Kunden zu verlieren. Daher ist es für die Führung eines Unternehmens nur sinnvoll, die Dienste eines professionellen Anrufbeantworters in Anspruch zu nehmen.
Was sind professionelle Anrufbeantworter?
Zusamenfassend, professionelle Anrufbeantworter sind Experten, die für die Bearbeitung von Anrufen und anderen Nachrichten für mehrere Unternehmen verantwortlich sind. Viele Unternehmen finden es hilfreich, wenn ein Anrufbeantworter ihre ein- und ausgehenden Anrufe verwaltet, aber moderne professionelle Anrufbeantworter kümmern sich auch um E-Mail, SMS-Beantwortung und Kaltakquise.
Wenn Sie jedoch auf der Suche nach einem sind, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass professionelle Anrufbeantworter je nach ihrem spezifischen Angebot unter verschiedenen Namen bekannt sind:
Kontakt- oder Callcenter
Die Existenz von Call Centern ist kein Geheimnis. Unabhängig davon, ob Sie positive oder negative Gefühle gegenüber ihnen haben, bieten sie einen notwendigen Service für Unternehmen, die sich auf externe Live-Betreiber verlassen, um Kundensupportprobleme und ein hohes Anrufvolumen zu bewältigen. Call Center führen eine Vielzahl von Aufgaben aus, nicht nur Telemarketing, anders als die meisten Menschen sich vorstellen, wenn sie diesen Begriff hören. Ein gemeinsamer Zweck dieser Organisationen besteht darin, als erster Kontaktpunkt eines Unternehmens zu seiner Kundschaft zu fungieren oder letztere technisch zu unterstützen.
Internet-Anrufbeantworter
Die meisten Online-Anrufbeantworter sind nicht die gleichen wie herkömmliche. Sie bieten ihre Dienste und Unterstützung grundsätzlich per E-Mail, Live-Chat und anderen digitalen Medien an. Live-Agent-Support ist auch bei Internet-Anrufbeantwortern ungewöhnlich.
Virtuelle Rezeptionistin
Die von dieser Firma angebotenen Dienstleistungen entsprechen denen einer Standard-Bürorezeptionistin. Sie müssen Anrufe entgegennehmen, an die zuständige Person weiterleiten und den Anrufern alle relevanten Informationen wie Bürozeiten und Standort mitteilen.
Virtuelles Büro Büro
Die Agentur für virtuelle Büros ist wie eine virtuelle Empfangsdame, außer dass sie Ihnen auch einen realen Ort zur Verfügung stellt und dort kurzfristige Meetings abhalten kann. Für neue Unternehmen oder solche mit mobilen Arbeitskräften kann dies eine ausgezeichnete Wahl sein.
Automatisierter Anrufbeantworter
Das Sprachantwortsystem ist eher die Grundlage des automatisierten Dienstes als menschliche Agenten. Obwohl es sich nicht um einen altmodischen Anrufbeantworter handelt, bietet diese Firma Anrufern die Möglichkeit, Nachrichten zu hinterlassen oder einer Reihe von Sprachanweisungen zu folgen, um die entsprechende Abteilung zu erreichen. Wenn Sie jemals den Kundendienst angerufen haben und die Möglichkeit hatten, 1 oder 2 zu drücken, sind Sie mit dieser Art von Service definitiv vertraut.
Gibt es noch Anrufbeantworter?
Unbedingt! Mehr Menschen nutzen Anrufbeantworter als je zuvor. Die Tatsache, dass es immer noch Anrufbeantworter gibt, mag diejenigen überraschen, die sich gefragt haben, ob sie im Zeitalter der zunehmenden KI und des technologischen Fortschritts noch notwendig sind.
Was ist der Unterschied zwischen einem Call Center und einem Anrufbeantworter?
Apropos professioneller Anrufbeantworter: Eine Firma kann mit einem externen Anrufbeantworter einen Vertrag abschließen, um ihre Anrufe und Nachrichten in ihrem Namen zu empfangen und weiterzuleiten. Ein Callcenter hingegen erfüllt die gleiche Funktion, jedoch mit der zusätzlichen Möglichkeit, komplizierte Skripte zu verwenden, um Anfragen, telefonische Bestellungen, Lead-Qualifizierung und elektronische Korrespondenz zu bearbeiten.
Was machen Anrufbeantworter?
Grundsätzlich beantworten sie Telefonanrufe im Namen einer anderen Organisation. Wenn Ihr Unternehmen eine Rezeptionistin oder nur eine Pause von der Anrufbearbeitung benötigt, kann Ihnen der professionelle Anrufbeantworter helfen. Live-Operatoren sind rund um die Uhr verfügbar, sodass Sie die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens verbessern und die Zeit verlängern können, in der Ihr Büro für die Öffentlichkeit zugänglich ist.
Ihre Verbraucher haben immer Zugang zu echten Menschen, die ihre Fragen sofort beantworten können. Sie tragen auch dazu bei, die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Website zu verbessern und mehr Besucher anzuziehen, indem sie Live-Chat anbieten.
Was ist der Unterschied zwischen einem Anrufbeantworter und einem Anrufbeantworter?
Ein Anrufbeantworter kann zweifellos ein Geschäft abschließen; ein Anrufbeantworter kann das nicht. Zusätzlich zur Annahme eingehender Anrufe können die Telefonisten auch ausgehende Anrufe tätigen: Ein Anrufbeantworter kann Ihnen auch helfen, wenn Sie Probleme haben, potenzielle Kunden zurückzurufen.
Sind Anrufbeantworter obsolet?
Im Zeitalter von Voicemail und anderen Messaging-Diensten sind Anrufbeantworter heute weitgehend veraltet. Sowohl der Anschaffungspreis als auch die laufenden Kosten für die Wartung eines Anrufbeantworters können sich schnell summieren. Voicemail ist eine zeit- und kostengünstigere Möglichkeit, mit anderen in Kontakt zu treten, und kann mit praktisch jedem Telefon verwendet werden.
Mit Voicemail können Sie Nachrichten von jedem Telefon aus abrufen, und niemand sonst kann sie hören. Im Vergleich zu Anrufbeantwortern ist Voicemail sicherer, da Nachrichten nach dem Abhören dauerhaft gelöscht werden. Ihre Privatsphäre steht ebenfalls auf dem Spiel, da Anrufbeantworter leicht zu hacken sind.
Kann ich den Anrufbeantworter anstelle von Voicemail verwenden?
Wenn Sie keine Voicemail, aber einen Anrufbeantworter verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass er Anrufe nach weniger als 4 Klingeltönen annimmt.
Grundsätzlich erfüllen beide die gleichen Funktionen. Wenn niemand erreichbar ist, um einen Anruf entgegenzunehmen, können Anrufer Nachrichten auf einem Anrufbeantworter oder einer Voicemail hinterlassen.
Leider sind die meisten Anrufbeantworter nicht in der Lage, eine Nachricht von einem Anrufer aufzuzeichnen, wenn die Leitung besetzt ist oder der Anrufer von der Leitung getrennt wird.
Andererseits leiten die meisten Voicemail-Systeme den Anruf an den Voicemail-Server um. Dadurch kann der Anrufer eine Nachricht hinterlassen, auch wenn der Empfänger sie gerade nicht entgegennehmen kann.
Professionelle Anrufbeantworter: Die besten Optionen für 2022
Die besten Anrufbeantworter verfügen über professionelle Anrufbeantworter, Rezeptionisten und Personen, die Termine und Bestellungen entgegennehmen. Die beste Option ist für Ihr Unternehmen kostengünstig und einfach mit Ihren anderen Systemen zu verwenden. Sie verbessern das Anrufverwaltungssystem und erleichtern auch das Gespräch mit Kunden, indem sie Dinge wie personalisiertes Skripting, mehrsprachige Operatoren und flexible Anrufweiterleitung hinzufügen.
Wenn Sie auf der Suche nach erstklassigen professionellen Anrufbeantwortern sind, finden Sie hier einige Optionen, die Sie in Betracht ziehen können.
#1. Rubin
Ruby (oder Ruby Receptionists) ist eine immer häufigere Form von Live-Anrufbeantworterdiensten und bietet rund um die Uhr virtuelle Rezeptionisten und einen integrierten Online-Chat. Es hat die meisten Funktionen und Optionen aller heute verfügbaren Anrufbeantworter. Dazu gehört die Möglichkeit, Termine zu planen, Anrufe nach Bedarf zu leiten und sogar Leads automatisch zu sammeln, wodurch sie ganz oben auf dieser Liste stehen.
Die Plattform bietet eine voll funktionsfähige mobile App, mit der Sie sofortige Benachrichtigungen für eingehende Anrufe und Nachrichten erhalten können. Derzeit ist Ruby mit zahlreichen beliebten Business-Apps wie Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase und Rocket Matter kompatibel. Der Auto-Attendant von Ruby verfügt sowohl über Anrufflüster- als auch Aufschaltfunktionen, um einen hervorragenden Kundenservice zu bieten.
Virtuelle Rezeptionisten und Live-Chat können bei Bedarf zusammen in einem einzigen Paket verwendet werden. Der einzige Nachteil ist, dass Ruby nur Anrufbeantworter und Live-Chat anbietet. Daher können Sie Davinci Virtual ausprobieren, wenn Sie einen Live-Anrufbeantworter benötigen, der Sie bei routinemäßigen Büroaufgaben unterstützt. Durch ein Upgrade auf einen der Premium-Pläne von Davinci erhalten Sie Zugriff auf virtuelle Assistenten mit den erforderlichen Fähigkeiten, um eine beliebige Anzahl von Verwaltungsaufgaben zu erledigen, die über den Umfang eines Standardassistenten hinausgehen.
Merkmale
- Ruby-App für Mobilgeräte
- Leads mechanisch erfassen
PROS
- Weder die Ersteinrichtung noch die Anrufabwicklung außerhalb der Geschäftszeiten werden in Rechnung gestellt.
- Verbindet sich mit kommerziellen VoIP-Plattformen
- Intuitive Call-Management-Optionen wie Weiterleitung und Live-Transfers
CONS
- Sie können während der Geschäftszeiten nur mit einem zweisprachigen Rezeptionisten sprechen.
- Im Vergleich zu den anderen Dienstleistern ist es die teuerste Option.
- Deutlich höhere Minutenpreise
#2. MAP-Kommunikation
Wenn es um On-Demand-Preise pro Minute geht, ist MAP Communications der einzige Live-Empfangsdienst in dieser Liste. Für die Nutzung des Standard-Plans zahlen Sie nur die Minuten, die Sie tatsächlich nutzen (zusätzlich zu einer geringen monatlichen Abonnementgebühr). Alle Stunden des Tages und der Nacht, sieben Tage die Woche, ohne zusätzliche Kosten, bieten sie grundsätzlich Rezeptionsdienste an. Zugriff auf ein Kundenportal, Skriptanpassung, Text- und E-Mail-Zustellung und die Wahl zwischen einer lokalen oder gebührenfreien Nummer sind Standardfunktionen für alle Serviceebenen.
MAP Communications hat die günstigsten monatlichen Mitgliedsraten, rechnet aber in 60-Sekunden-Intervallen ab. Für den Fall, dass ein Anruf 110 Sekunden dauert, aber als 120 in Rechnung gestellt wird, werden Ihnen 120 berechnet. Der Basisplan hat einen angemessenen Preis von 43 USD pro Monat zuzüglich der Kosten für tatsächlich genutzte Minuten, was ihn zu einer guten Option für Startups macht und Ein-Personen-Betrieb.
MAP Communications ist eine billige Option, aber es fehlt eine mobile App. Stattdessen können Sie die eingehenden Anrufe Ihres Unternehmens über eine Client-Online-Schnittstelle verfolgen. Probieren Sie Ruby aus, wenn Sie Echtzeitinformationen über die Telefonanrufe Ihres Unternehmens wünschen, egal wo Sie sich befinden. Von Ruby ist eine vollständige mobile App erhältlich, mit Funktionen wie dem Halten von Anrufen auf Knopfdruck und dedizierten Geschäftsnummern, die von Ruby gehostet werden.
Merkmale
- Spezifische Skripte
- Webportal für Kunden
- Telefoniedienste
PROS
- Alle Pakete werden standardmäßig mit einer lokalen oder gebührenfreien Telefonleitung geliefert.
- Jedes Abonnement beinhaltet den Zugriff auf eine dedizierte kundenorientierte Website.
- Eine zeitbasierte Preisgestaltung ist möglich, und Ihnen wird nur die Zeit in Rechnung gestellt, die Sie tatsächlich mit der Nutzung des Dienstes verbringen.
CONS
- Es gibt keine begleitende Smartphone-App.
- Minuten, die nicht Teil der Zuteilung des Standardplans sind
#3. Abby Connect
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und möchten, dass ein engagiertes Team Ihre Anrufe und Chat-Nachrichten bearbeitet, ist Abby Connect eine der besten Optionen. Wenn Sie sich für einen ihrer Pläne anmelden, haben Sie Zugang zu einer Gruppe von fünf bis sieben Rezeptionisten, mit der Option, weitere Teams für längere Servicezeiten und Support rund um die Uhr hinzuzufügen. Dies lässt den Eindruck entstehen, dass Ihr Unternehmen über engagierte Empfangsmitarbeiter verfügt, die sich mit den Besonderheiten Ihrer Branche auskennen.
Mit Abby Connect können Sie benutzerdefinierte Übertragungsmusik hochladen, um die Werte Ihres Unternehmens besser darzustellen als jeder andere Dienst. Es hat mit 14 Tagen auch die längste kostenlose Testversion, in der Sie den Service, Ihr zugewiesenes Team und alle Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen kostenlos ausprobieren können. Damit Sie den Service optimal nutzen können, wird Ihnen außerdem ein persönlicher Erfolgsmanager zugewiesen.
Abby Connect ist nicht die billigste Option, insbesondere wenn Sie rund um die Uhr Unterstützung von einem Anrufbeantworter benötigen. MAP Communications ist monatlich 100 US-Dollar billiger als Abby Connect, aber es fehlt eine mobile App und es gibt keine dedizierten Teams. Da der reguläre Plan keine Bonusminuten enthält, müssen Sie für jede genutzte Minute extra bezahlen.
Merkmale
- Abby Go mobile Anwendung
- Rufabweisung
- Warme Übertragung
PROS
- Spezialisierte Gruppe, die von einem engagierten Erfolgsmanager für Ihr Konto geleitet wird.
- SLA-Garantien für einen Service mit 99.99 % Verfügbarkeit
- Sie können sich an Ihren Account Manager wenden, um die Anrufaufzeichnung einzurichten.
CONS
- Für Hilfe rund um die Uhr wird ein Aufpreis erhoben.
- Die mobile App ermöglicht nur das Senden von SMS und keine anderen Kommunikationsformen
- Es gibt keine Anrufumleitungsoption
# 4. Davinci Virtuell
Die zwei Servicestufen von Davinci, Business und Premium, ermöglichen es Ihnen, die Services auszuwählen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Bei Premium-Paketen fungiert die Rezeptionistin gleichzeitig als Verwaltungsassistentin und hilft bei Dingen wie Terminplanung und Reisevorbereitungen. Für Verwaltungsaufgaben berechnet Davinci 50 $/Std., die in 15-Minuten-Schritten abgerechnet werden.
Pläne für Unternehmen umfassen Standardfunktionen wie Voicemail-Verwaltung, Anrufweiterleitung und eine dedizierte Telefonnummer. Darüber hinaus verfügt Davinci über eine spezielle Funktion, mit der Sie Telefonkonferenzen mit bis zu 99 Personen abhalten können.
Leider sind die Telefonleitungen von Davinci nur werktags zwischen 8:8 und 24:XNUMX Uhr besetzt. Es dauert jetzt länger, ein Konto zu aktivieren. VoiceNation ist die beste Option, wenn Sie eine XNUMX-Stunden-Lösung benötigen, die Wochenenden und Feiertage und eine schnelle Kontoerstellung umfasst.
Merkmale
- Mobile Davinci-App
- Virtueller Assistent
- Anspruchsvolle Anrufweiterleitung
PROS
- Kostenlose und unbegrenzte internationale Anrufe
- Gebühren pro Sekunde
- Zuverlässige mobile App
CONS
- Bietet keinen telefonischen Support rund um die Uhr.
- Die Einrichtung kostet 95 US-Dollar und es ist keine kostenlose Testversion verfügbar.
- Die Aktivierung kann bis zu zwei Werktage dauern.
# 5. Sprachnation
Wenn es darum geht, ein Konto einzurichten, ist VoiceNation eine der schnellsten und einfachsten verfügbaren Optionen. VoiceNation kann im Gegensatz zu anderen Anbietern, die zwei oder mehr Tage benötigen, um Ihr Konto einzurichten und in Betrieb zu nehmen, in weniger als vierundzwanzig Stunden eingerichtet und angepasst werden. Darüber hinaus hat es günstigere Preise und erfordert keine Anfangsinvestitionen, um loszulegen.
Unabhängig davon, für welchen Plan Sie sich entscheiden, VoiceNation bietet Ihnen immer zweisprachige Agenten, speziell für Sie geschriebene Skripte und eine hochmoderne mobile App. Es bietet ein leistungsstarkes Berichts- und Analysetool zum Verwalten der Leistung und zum Erstellen von Vorhersagen. Nur Abonnements der Enterprise-Stufe werden mit einem persönlichen Account Manager geliefert. Abby Connect ist einen Blick wert, da es ein spezialisiertes Team und einen Erfolgsmanager für alle Preisstufen bietet.
Schlüsselfunktionen
- Online-Antwortverfolgungssystem
- Transaktionsverarbeitung
- Gebührenfreie Nummer, die an eine andere Nummer weitergeleitet werden kann
PROS
- Keine Anfangsinvestition erforderlich, um loszulegen
- Für Anrufe an Feiertagen oder außerhalb der üblichen Geschäftszeiten entstehen keine zusätzlichen Kosten.
- Alle Tarife sind standardmäßig mit zweisprachigen Operatoren ausgestattet.
CONS
- Anrufe aus der mobilen App kosten 10 Cent pro Minute.
- Nur diejenigen im Enterprise-Paket erhalten Zugriff auf einen dedizierten Account Manager.
- Kann nicht zur Terminvereinbarung verwendet werden
Wie viele Nachrichten speichert ein Anrufbeantworter?
Ihre Sprachmailbox hat eine Kapazität von bis zu 30 Nachrichten gleichzeitig. Je nach Art der Voicemail werden neue Nachrichten zwischen 14 und 30 Tagen nach Erhalt gespeichert. Falls Sie diese während dieser Zeit nicht speichern, werden die Dateien automatisch gelöscht. Gespeicherte Nachrichten werden dreißig Tage lang aufbewahrt; an diesem Punkt, wenn Sie sie nicht manuell gelöscht haben, wird das System dies automatisch für Sie tun.
Was ist ein digitaler Anrufbeantworter?
Ein digitaler Anrufbeantworter oder „digitaler Anrufbeantworter“ ist ein Gerät, das Nachrichten von Anrufern aufzeichnen und speichern kann und mit einem herkömmlichen Festnetztelefon verbunden ist. Unternehmen und Privathaushalte nutzen digitale Anrufbeantwortersysteme, um Telefonanrufe entgegenzunehmen und Nachrichten entgegenzunehmen.
Zusammenfassung
Im Auftrag eines Unternehmens nehmen professionelle Anrufbeantworter Anrufe an, tätigen Anrufe und verbreiten Informationen an ihre Kunden.
Diese Firmen helfen kleinen und mittleren Unternehmen, weil diesen Unternehmen oft die Mittel fehlen, um interne Mitarbeiter einzustellen, um ihr hohes Anrufaufkommen zu bewältigen.
Darüber hinaus haben viele Berufstätige wie Ärzte, Klempner und Elektriker außerhalb des Büros einen vollen Terminkalender, der sie daran hindert, persönlich ans Telefon zu gehen. Mit einem Anrufbeantworter können sie Anrufe entgegennehmen und vermeiden, Kunden an Konkurrenten zu verlieren.
Häufig gestellte Fragen zu professionellen Anrufbeantwortern
Denken Sie, dass es sich lohnt, für einen Anrufbeantworter zu bezahlen?
Unbestreitbar. Mit Hilfe professioneller Anrufbeantworter können Sie Kunden binden, ihre Erwartungen erfüllen und Kundenservice bieten. Darüber hinaus bringt die geringe Gebühr, die Sie für Ihren Anrufbeantworter zahlen, Monat für Monat und Jahr für Jahr eine hohe Kapitalrendite.
Was kostet ein Anrufbeantworter?
Es ist wichtig zu erkennen, dass mehrere Variablen beeinflussen, wie viel ein Anrufbeantworter in dieser Situation kostet. Je nach gewähltem Servicepaket zahlen Sie zwischen 0.65 und 1.19 US-Dollar pro Anruf. Aus diesem Grund ist es so wichtig, Ihren potenziellen Anrufverkehr zu bewerten, bevor Sie sich für ein Paket entscheiden.
Warum ist ein Anrufbeantworter notwendig?
Wenn Sie zu beschäftigt sind, um mit potenziellen Kunden zu sprechen oder dringende Fragen aktueller Kunden zu beantworten, kann ein Anrufbeantworter dies tun, während Sie sich auf das konzentrieren, was Sie tun. Ein Anrufbeantworter für Anrufe im Außendienst, wenn Sie geschlossen sind, spart ebenfalls viel Zeit.
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