Projektmanager verbringen ihre Tage damit, Budgets zu verwalten und Zeitpläne einzuhalten, wobei sie sich hauptsächlich darauf konzentrieren, ein Projekt so schnell und kostengünstig wie möglich abzuschließen. Es stimmt zwar, dass sich Projektmanager häufig mit Projektzeitplänen und -budgets beschäftigen, aber ein wirklich guter Projektmanager berücksichtigt auch andere Themen. Kommunikationsmanagement, Risikomanagement und Stakeholder-Engagement sind kritische Aspekte der Arbeit. Dieser dritte Punkt – die Einbindung der Interessengruppen – wird häufig übersehen, insbesondere von unerfahrenen Projektmanagern. Sie sind sich nicht immer der Macht bewusst, die Stakeholder über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts haben. Im Folgenden sehen wir uns also den Stakeholder-Engagement-Plan an, erörtern die Komponenten der Strategie und führen Sie durch die Schritte, die Sie unternehmen können, um zum ersten Mal einen Plan zu schreiben. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihre Stakeholder-Engagement-Strategie effektiv verwalten.
Was ist eine Stakeholder-Engagement-Strategie?
Bestimmte organisatorische Maßnahmen werden sich auf viele verschiedene Interessengruppen auswirken und sie interessieren.
Wenn beispielsweise ein Rat ein Denkmal zu Ehren lokaler Kriegssoldaten errichten wollte, konnte er sich mit Verwandten über die Idee beraten. Sie können sich auch mit einem lokalen Bildhauer über das Design austauschen und die Medien benachrichtigen, um die Einführung bekannt zu machen.
Allerdings sind nicht alle Anspruchsgruppen gleich. Einige müssen möglicherweise regelmäßig über Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden. Für andere müssen Sie gelegentlich Kontakt halten.
Eine Stakeholder-Engagement-Strategie hilft Ihnen bei der Bestimmung, wie oft Sie mit jeder Gruppe kommunizieren müssen und welche Technologien Sie für jede Gruppe einsetzen sollten.
Warum brauchen Sie eine Stakeholder-Engagement-Strategie?
Je nach Branche kann ein gutes Engagement der Interessengruppen zu mehr Kunden, besser formulierten Richtlinien, gut verwalteten Projekten, Innovationen und mehr führen.
Was ist ein Stakeholder-Engagement-Plan?
Ein Stakeholder-Engagement-Plan ist ein untergeordnetes Dokument, das häufig neben dem Hauptprojektplan für ein bestimmtes Arbeitsgebiet entwickelt wird. Es ist ein schriftliches Dokument, das vor Beginn eines Projekts erstellt wird. Es wird gespeichert und Sie können es ändern, wenn Sie es während des gesamten Projekts benötigen. Sein Ziel ist es also, die wichtigsten Stakeholder eines Projekts zu identifizieren und eine Technik und einen Ansatz zu beschreiben, wie das Projektteam mit diesen Stakeholdern interagieren und kommunizieren wird.
„Stakeholder-Engagement ist einfach herauszufinden, wie man erfolgreich kommuniziert, zusammenarbeitet und sich mit Schlüsselpersonen verbindet, die einen positiven oder negativen Einfluss haben und das Ergebnis Ihres Projekts beeinflussen können.“
Quelle: Tim Mühlen
Die Bedeutung eines Stakeholder-Engagement-Plans
Alle Projekte haben Stakeholder. Dies sind die Personen, in der Regel im Management, die ein persönliches und berufliches Interesse am Erfolg des Projekts haben.
Stakeholder können einen großen Einfluss darauf haben, wie ein Projekt voranschreitet. Sie autorisieren und stellen Ressourcen für das Projekt zur Verfügung. Außerdem können sie sogar beschließen, ein Projekt zu verzögern oder ganz zu beenden, wenn sie glauben, dass es nicht die erwarteten oder beabsichtigten Ergebnisse erzielt. Das Projektteam muss eine Methode zum Umgang mit diesen Erwartungen festlegen. Dies liegt daran, dass alle Beteiligten in unterschiedlichem Maße beteiligt sind und möglicherweise ihre eigenen Beweggründe oder Erwartungen an ein Projekt haben.
„Die Kommunikation mit dem Hauptkunden unterscheidet sich von der Kommunikation mit dem Projektteam, das sich möglicherweise mehr Gedanken darüber macht, was es tun muss, um das Projekt effektiv auszuführen“, erklärt Mills. Der Stakeholder-Engagement-Plan ermöglicht es dem Projektmanager, einen systematischen Ansatz zu entwickeln, um sicherzustellen, dass Erwartungen, Entscheidungen, Risiken/Probleme und Informationen zum Projektfortschritt der richtigen Person zur richtigen Zeit mit dem effizientesten und effektivsten Informationsniveau zur Verfügung gestellt werden.
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Was gehört in einen Stakeholder-Engagement-Plan?
Ein Stakeholder-Engagement-Plan besteht aus drei Abschnitten:
#1. Stakeholder identifizieren
In diesem Abschnitt werden alle Projektbeteiligten namentlich genannt. Der Abschnitt beschreibt mindestens ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Bezug auf das Projekt. Es kann jedoch unter Umständen erheblich gründlicher sein.
Ein umfassender Stakeholder-Engagement-Plan würde auch Stakeholder nach Macht, Einfluss, Beziehung (intern oder extern) oder jeder anderen Kategorie kategorisieren, die der Projektmanager für die Verwaltung der Kommunikation nützlich finden könnte.
#2. Absicht, mit Stakeholdern zu interagieren
Der folgende Abschnitt legt fest, wie das Projektteam mit den im ersten Abschnitt des Plans definierten Stakeholdern interagieren und sich mit ihnen auseinandersetzen wird. Laut Mills wird dies häufig eine eingehendere Bewertung jedes Stakeholders erfordern, die verwendet wird, um den Rest des Plans zu informieren.
Beispielsweise könnten wir die Stakeholder anhand des Umfangs des wahrgenommenen Engagements bewerten. Sind sie sich des Projekts bewusst, widerstrebend, neutral, unterstützend oder verantwortlich für das Projekt? Dieses Wissen hilft dem Projektmanager dabei, Wege zu finden, Stakeholder so einzubeziehen, dass ihr Bewusstsein für die wesentlichen Anliegen des Projekts geschärft wird oder sie ermutigt werden, den Projekterfolg stärker zu unterstützen.
#3. Aktivitäten zur Einbeziehung von Interessengruppen
Der letzte Abschnitt des Plans ist im Wesentlichen eine Zusammenfassung der vielen Aktivitäten, die das Projektteam durchführen wird, um mit Stakeholdern zu kommunizieren, ihre Erwartungen zu verwalten und sie mit dem Projekt zu beschäftigen. Dies umfasst Maßnahmen wie vorab geplante Treffen mit Interessenvertretern oder wichtige Berichte.
Darüber hinaus ermöglicht ein Überblick über die bekannten Engagement-Aktivitäten dem Projektmanager und dem Team, die sich ändernden Anforderungen der Stakeholder schnell zu erkennen und darauf zu reagieren.
In diesem Abschnitt des Dokuments werden auch häufig die Arten der Kommunikation beschrieben, die während des gesamten Projekts verwendet werden, wie E-Mail, regelmäßige Meetings, Telefonkonferenzen usw., sowie für wen jede Form der Kommunikation am besten geeignet ist.
So erstellen Sie einen Stakeholder-Engagement-Plan
#1. Bestimmen Sie, wer zu den Stakeholdern Ihres Projekts gehören wird.
Der erste Schritt bei der Entwicklung Ihres Stakeholder-Engagement-Plans besteht darin, klar zu definieren, wer einbezogen werden soll. Während es zahlreiche Strategien gibt, die Sie verwenden können, um diese Liste zusammenzustellen, schlage ich vor, mit drei spezifischen Taktiken zu beginnen.
Treffen Sie sich zunächst persönlich mit dem Projektsponsor (der Person, die für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist). Verwenden Sie diese Diskussion, um ihre Projekterwartungen sowie alle Risiken oder Schwierigkeiten, die sie mit dem definierten Plan haben könnten, explizit zu definieren.
Zweitens können Sie einen guten Anfang machen, indem Sie sich ein früheres ähnliches Projekt ansehen und es mit Ihrem eigenen vergleichen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:
- Wer waren die Stakeholder des Projekts?
- Sollten sie ein Teil davon sein?
- Wenn nicht, wer sollte ihr Gegenüber sein?
- Wurde jemand aus dem ursprünglichen Projekt ausgeschlossen, von dem Sie glauben, dass er Teil dieses Projekts sein sollte?
Schließlich wird eine Mindmap erstellt, die eine visuelle Darstellung der Personen ist, die möglicherweise Einfluss auf das Projekt haben.
#2. Erstellen und implementieren Sie effektive Methoden zur Interaktion mit allen Beteiligten.
Mit Ihrer Liste von Stakeholdern in der Hand können Sie planen, wie Sie mit jeder der Personen, die Sie identifiziert haben, kommunizieren und interagieren werden. Sie sollten diesen Plan an jeden Einzelnen anpassen und dabei seine spezifischen Kommunikationspräferenzen sowie sein Engagement für das Projekt berücksichtigen.
Bewerten Sie die folgenden Bereiche, wenn Sie jeden Stakeholder bewerten:
- Was sie bereits über das Projekt wissen
- Worauf sie achten müssen
- Ihre Fähigkeit, das Projekt zu beeinflussen oder zu beeinflussen
- Ihre Begeisterung für die Idee ist spürbar.
#3. Dokumentieren Sie Ihre Arbeit.
Der letzte Schritt bei der Entwicklung Ihres Stakeholder-Engagement-Plans besteht darin, die Bemühungen zu dokumentieren und zu formalisieren. An diesem Punkt verteilen Sie das Dokument an Ihr gesamtes Projektteam, damit jeder die gesammelten Daten überprüfen und ändern sowie eventuelle Anpassungen oder Ergänzungen in letzter Minute bewerten kann.
Welche Strategien verwenden Sie, um das Stakeholder-Engagement zu verwalten?
Das Erstellen einer Stakeholder-Engagement-Strategie ist dagegen recht einfach, ihre Verwaltung ist jedoch schwieriger.
Sehen wir uns das gesamte Verfahren zur Verwaltung Ihrer Stakeholder-Engagement-Strategie an.
#1. Untersuchen Sie Ihre Stakeholder.
Gehen Sie niemals davon aus, dass Sie alle Ihre Stakeholder kennen; immer bestätigen. Cambridge Dictionaries Online definiert einen Stakeholder als:
„Eine Person, wie ein Mitarbeiter, Verbraucher oder Bürger, die mit einer Organisation, Gesellschaft oder anderen Einheit verbunden ist und daher Verantwortung gegenüber ihr und ein Interesse an ihrem Erfolg hat.“
Mit diesem Kriterium können Sie sowohl interne als auch externe Stakeholder schnell identifizieren. Der folgende Schritt besteht darin, diese Stakeholder in vier Gruppen zu kategorisieren:
- Geringes Interesse und Einfluss: Diejenigen mit wenig Interesse und Einfluss sollten auf dem Laufenden gehalten werden.
- Hohes Interesse, geringer Einfluss: Dies sind die Personen, die Sie einbeziehen und mit denen Sie sich beraten sollten.
- Geringes Interesse und hoher Einfluss: Sie müssen mächtige Stakeholder einbeziehen, die wenig Interesse, aber viel Macht haben.
- Hohes Interesse, hoher Einfluss: Partner, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen
Auf diese Weise können Sie die effektivsten Strategien für die Einbindung und Kommunikation mit jeder Gruppe identifizieren. Um Sie bei der Verwaltung der Strategie zu unterstützen, können Sie eine einfache Strategiematrix für die Einbindung von Interessengruppen wie diese erstellen, die auf den Prioritäten einer NHS-Beauftragungsgruppe basiert.
#2. Definiere dein Ziel.
Ein klarer Zweck ist unerlässlich, um das Stakeholder-Engagement effektiv zu verwalten. Wenn Sie ein klares Ziel vor Augen haben, wird der Engagement-Prozess für alle Beteiligten relevanter.
Die Ergebnisse, die Sie durch Stakeholder-Engagement erreichen müssen, hängen von Ihrer Branche und Ihrem jeweiligen Unternehmen ab. Gängige Zwecke im öffentlichen Sektor sind beispielsweise:
- Formulierung der Strategie
- Erstellung von Shared Services
- Wachstum des Tourismus
- Initiativen zum Schutz der Umwelt
- Lehrplanerstellung
- Kampagnen für das Gesundheitswesen
- Initiativen zur Reduzierung der Kriminalität
Wenn Sie im Einzelhandel arbeiten, möchten Sie sich möglicherweise mit Interessenvertretern treffen, um:
- Artikel erstellen
- Erstellen Sie Sonderangebote.
- Entwickeln Sie eine Preisstrategie.
- Erstellen Sie neue Einzelhandelsgeschäfte.
- Servicelevel verbessern
- Die Innenarchitektur von Einzelhandelsgeschäften
Mit einem klaren Ziel vor Augen können Sie Ihre Matrix verwenden, um relevante Stakeholder zu identifizieren und ihr Engagement auf die am besten geeignete Weise zu steuern – kooperieren, Rücksicht nehmen, sie informieren – je nachdem, wie aktiv und einflussreich sie sind.
#3. Richten Sie verfügbare Tools an bestimmten Stakeholdern aus.
Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert und Ihre Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, die besten Tools für die Information, Beratung oder Zusammenarbeit mit ihnen zu finden.
Wenn es um die Auswahl digitaler Tools für die Zusammenarbeit mit den Interessengruppen geht, schlagen wir vor, eine Karte ähnlich der folgenden zu erstellen und sie auf Ihre ursprüngliche Matrix zu legen. Herkömmliche Instrumente zur Einbindung von Interessengruppen wie Papierfragebögen, Informations-Roadshows, persönliche Treffen und Zeitungsanzeigen können auf die gleiche Weise verwendet werden.
#4. Wählen Sie die besten Methoden und Technologien für den Job aus.
Es kann einschüchternd sein, zum ersten Mal eine Matrix aus digitalen oder traditionellen Engagement-Tools zu erstellen. Es mag den Anschein haben, dass Sie in eine Vielzahl von Verfahren und Technologien investieren müssen, die kostspielig, zeitaufwändig und ineffizient sein können.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Investition in ein vielseitiges Paket für die Online-Zusammenarbeit, groß zu denken und klein anzufangen und so den Umfang Ihres Stakeholder-Engagement-Plans zu erweitern, wenn neue Projekte entstehen.
Häufig gestellte Fragen zum Strategie-Engagement
Was sind die fünf Ebenen des Stakeholder-Engagements?
Stakeholder können in einen von fünf Graden des Engagements eingeteilt werden: „Nicht bewusst“, „Widerständig“, „Neutral“, „Unterstützend“ oder „Führend“. Es ist von entscheidender Bedeutung, das aktuelle Engagement jedes Stakeholders zu bewerten und sicherzustellen, dass alle das Projekt unterstützen.
Was ist der Zweck des Stakeholder-Engagements?
Stakeholder-Engagement ist der Prozess, durch den Organisationen mit ihren Stakeholdern kommunizieren und etwas über sie lernen. Unternehmen können besser verstehen, was Menschen wollen, wann sie es wollen, wie beteiligt sie sind und wie sich die Pläne und Aktivitäten der Unternehmen auf ihre Ziele auswirken, wenn sie sie kennenlernen.
Wie sieht ein Stakeholder-Engagement-Plan aus?
Ein Stakeholder-Engagement-Plan umfasst Stakeholder, einschließlich ihrer Interessen, betont ihre Macht und ihren Einfluss und definiert die Methoden, die zur Durchführung des Stakeholder-Engagements verwendet werden sollen.
