Wenn es um die Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe geht, ist Prozessverbesserung (PI) ein wesentliches Instrument. Es trägt dazu bei, dass Aufgaben effizient erledigt werden und die Kundenzufriedenheit und der Kundennutzen auf höchstem Niveau sind. Doch was genau ist Prozessverbesserung, welche unterschiedlichen Ansätze gibt es und was ist bei der Umsetzung zu beachten? In diesem Artikel werden die Definition, Arten und Methoden der kontinuierlichen Prozessverbesserung erläutert und Ihnen die wichtigsten Überlegungen vermittelt, die Sie bei der Verbesserung Ihrer Prozesse berücksichtigen sollten.
Was ist Prozessverbesserung?
Bei der Prozessverbesserung werden bestehende Prozesse innerhalb einer Organisation analysiert und Änderungen vorgenommen, um die Leistung, Effizienz oder Zuverlässigkeit dieser Prozesse zu verbessern. Dabei geht es darum, zu untersuchen und Strategien zu entwickeln, wie der Prozess zum Besseren verändert werden kann. Dazu kann die Neugestaltung eines Prozesses gehören, um die Effizienz zu steigern, die Qualität der Ergebnisse eines Prozesses zu verbessern oder andere Änderungen vorzunehmen, die den Prozess verbessern sollen.
Prozessverbesserung kann viele verschiedene Namen haben, darunter Geschäftsprozessverbesserung (BPI), Geschäftsprozessmanagement (BPM), Geschäftsprozess-Reengineering und kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), um nur einige zu nennen. Unabhängig vom Namen zielen sie außerdem alle darauf ab, Fehler zu vermeiden, Abfall zu reduzieren, die Produktion zu steigern und die Effizienz zu verbessern.
Die Vorteile der Prozessverbesserung
Die Implementierung einer Prozessverbesserungsmethodik als Teil Ihres gesamten Managementsystems bietet Ihnen die Möglichkeit, Schwierigkeiten in Ihren Prozessen zu erkennen und zu beheben.
Ihr Kundenerlebnis, Ihre interne Produktion oder andere Geschäftsziele könnten durch diese Schwierigkeiten beeinträchtigt werden. Durch fehlerhafte oder ineffektive Prozesse kann sowohl die Zeit Ihres Teams als auch das Geld Ihres Unternehmens verschwendet werden. Sie können sicherstellen, dass Sie immer nach Problemen suchen und diese beheben, indem Sie eine PI-Technik einsetzen.
Außerdem, Prozessumgestaltung, Geschäftsprozessmanagement und kontinuierliche Verbesserungsprozesse sind nur einige der Namen, unter denen PI bekannt sein könnte.
Welche Arten von Prozessverbesserungen gibt es?
Unternehmen nutzen PI-Ansätze, um interne Arbeitsabläufe zu verbessern, was den Kundenservice und die Produktqualität verbessert, Abrechnungszyklen verkürzt und Lieferzeiten beschleunigt. PI-Projekte werden anhand ihrer Zielsetzung in folgende Typen eingeteilt:
#1. Kosteneinsparung
Die Neuorganisation wichtiger Geschäftsprozesse ist eine Möglichkeit, einen Prozess zu rationalisieren. Darüber hinaus hilft es bei der Identifizierung von Prozessredundanzen, die zu steigenden Kosten führen. Durch die Umstrukturierung werden unnötige Aufgaben beseitigt, sodass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden können.
#2. Verbesserung der Kommunikation
Ein weiteres Ziel von Prozessverbesserungen ist die Etablierung eines klaren Kommunikationsflusses während des gesamten Prozesses. Die Prozessautomatisierung reduziert die Anzahl des E-Mail-Austauschs und der Interaktionskontaktpunkte zwischen Mitarbeitern und Abteilungen, im Gegensatz zu manuell abgewickelten Prozessen, die viele E-Mail-Kommunikationsrunden erfordern. Eine spezielle Software, die es den Mitarbeitern ermöglicht, wichtige Informationen anzuzeigen und auszutauschen, kann die Kommunikation optimieren. Dieses Programm kann die abteilungsübergreifende Abstimmung und Transparenz erheblich verbessern.
#3. Die Prozessvisualisierung
Mithilfe der Prozesszuordnung können Sie visualisieren, wie die Dinge funktionieren. Prozessmodelle können Audits erheblich verbessern, auftretende Engpässe erkennen und Änderungen erleichtern.
Verbesserung von Geschäftsprozessen
Unter Business Process Improvement (BPI) versteht man ein kontinuierliches Bemühen, die Leistung von Geschäftsprozessen zu optimieren und zu verbessern, Möglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen und die Wartung und Verwaltung des Prozesses zu vereinfachen. BPI konzentriert sich auf Geschäftsprozesse und zielt darauf ab, Prozesse effektiver und effizienter zu gestalten. Zu den gängigen Beispielen für PI gehören jedoch die Optimierung von Produktionsabläufen und -abläufen, die Einführung von Just-in-Time-Bestandsstrategien und die Beseitigung von Papierkram. Die Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen variieren von Organisation zu Organisation, umfassen jedoch typischerweise Benchmarking, kontinuierliche Prozessverbesserung, Änderungsmanagement, Total Quality Management und Lean PI.
Was sind die fünf Schlüsselelemente der Prozessverbesserung?
Bei der Prozessverbesserung, auch Geschäftsprozessmanagement oder Geschäftsprozessverbesserung genannt, geht es um die Identifizierung, Analyse und Verbesserung von Arbeitsabläufen.
Die Hauptziele von PI sind die Minimierung von Fehlern, die Reduzierung von Verschwendung, die Verbesserung der Produktivität und die Vereinfachung der internen und externen Prozesse eines Unternehmens.
#1. Prozessabbildung:
Dabei handelt es sich um die Erstellung einer visuellen Darstellung der Abläufe und Prozesse einer Entität. Dabei handelt es sich um eine Methode zum Sammeln und Dokumentieren verwandter Aufgaben, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten zur Verbesserung der Leistung. Die Prozessabbildung kann mögliche Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, indem sie Standardisierungen und Engpässe aufdeckt. Es kann auch mögliche Redundanzen und Ineffizienzen identifizieren.
#2. Analysieren:
Dazu gehört die Bewertung des aktuellen Prozesses, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial, Ineffizienzen oder potenzielle Chancen zu identifizieren. Dies könnte mithilfe datengesteuerter oder qualitativer Maßnahmen als Informationsquellen erfolgen. Bevor Sie Zeit in die Neugestaltung oder Verbesserung eines Prozesses investieren, ist es wichtig zu wissen, wie er funktioniert.
#3. Neugestaltung:
Hier nehmen Sie Änderungen oder Reformen am bestehenden Prozess vor, um die Effizienz zu steigern oder festgestellte Probleme zu beseitigen. Dabei geht es um mehr als nur geringfügige Anpassungen, vielmehr geht es darum, Kernkomponenten des Prozesses zu verändern, um groß angelegte Verbesserungen zu erzielen.
#4. Monitor:
Dabei werden die Ergebnisse der am Prozess vorgenommenen Änderungen überwacht, um zu beurteilen, wie erfolgreich das neue Prozessdesign ist. Dies geschieht durch das Sammeln von Feedback oder Daten, um Messungen wie Dauer, Kosten und Wirksamkeit anzuzeigen.
#5. Optimieren:
Dies ist der letzte Schritt im Prozessverbesserungszyklus. Dabei werden die gesammelten Daten und Rückmeldungen aus dem Monitoring genutzt, um weitere Änderungen und Anpassungen vorzunehmen. Mit anderen Worten: Dies kann getan werden, um die Effizienz und Effektivität des Prozesses weiter zu verbessern und sicherzustellen, dass die am Prozess vorgenommenen Verbesserungen dauerhaft sind.
Techniken zur Prozessverbesserung
Prozessverbesserungstechniken sind die Strategien oder Methoden, die eine Organisation verwendet, um die Probleme in einem Prozess zu identifizieren, zu bestimmen, wie sie gelöst werden können, und zu beurteilen, ob die Verbesserungen erfolgreich waren oder nicht. Jede Methode erfüllt eine bestimmte Anforderung. Die Unternehmenskultur, Lean für PI-Strategien oder die Abbildung von Prozessabläufen können die Hauptprioritäten einer Organisation sein.
Auch wenn sie alle das gleiche Ergebnis anstreben, ist jede Methode zur Prozessverbesserung für einen anderen Bedarf am besten geeignet. Andere konzentrieren sich darauf, die Kultur Ihres Unternehmens in die richtige Position für PI zu bringen, während andere Frameworks den Schwerpunkt auf Lean-for-PI-Strategien legen. Unternehmen können Prozessabläufe mithilfe einer Methodik zur Prozessverbesserung visualisieren.
#1. Kaizen:
Kaizen fördert die kontinuierliche Verbesserung mit Schwerpunkt auf agilen Ansätzen und tendiert zur Prozessverbesserung. Um einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem Fehler nicht bestraft, sondern vermieden werden, konzentriert sich Kaizen auf die Verbesserung von Qualität, Produktivität und Effizienz durch kleine Änderungen im Alltagsbetrieb oder in der Unternehmenskultur.
#2. 5S:
Die fünf Schlüsselschritte des 5S-Modells sind Sortieren, Begradigen, Glänzen, Standardisieren und Aufrechterhalten. Es ist Bestandteil von Kaizen und Lean für PI. Der 5S-Ansatz kann die Prozessverbesserung standardisieren und dazu beitragen, dass sie konsistenter wird.
#3. PDCA:
Plan, Do, Check, and Act, kurz PDCA, ist ebenfalls Bestandteil der Kaizen-Methodik zur Prozessverbesserung. Wenn Unternehmen Prozesse identifizieren, die verbessert werden müssen, werden sie dadurch effektiver. Um ein Problem zu lösen, müssen Sie es außerdem zunächst identifizieren (planen), eine Lösung entwickeln und anwenden (do), die Wirksamkeit der Lösung anhand von Daten bewerten (überprüfen), die Ergebnisse aufzeichnen (handeln) und, falls vorhanden, einen Plan erstellen Erfolgreich, führen Sie es aus.
#4. Six Sigma
Mit Hilfe der beliebten Six Sigma-Methodik zur Prozessverbesserung werden Mitarbeiter über Ränge befördert, die durch Karate-Gürtel gekennzeichnet sind. Sie beginnen mit einem grünen Gürtel und gelangen durch Lernen zum schwarzen Gürtel. Um PI in diskrete Schritte zu unterteilen, umfasst Six Sigma zwei Ansätze. DMAIC (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren) und DMADV (Definieren, Messen, Analysieren, Entwerfen und Verifizieren) sind einige dieser Schritte.
#5. Ursache-Wirkungs-Analyse
Die Ursache-Wirkungs-Analyse ist eine weitere Six-Sigma-Technik. Dabei wird ein Diagrammansatz verwendet, um Probleme beim ersten Mal anzugehen, indem das Problem identifiziert, Hindernisse lokalisiert und ermittelt wird, warum der Prozess nicht funktioniert.
#6. SIPOC-Analyse
Die SIPOC-Analyse, ein Diagrammformat, das zur Six Sigma-Methodik gehört, findet während der DMAIC- oder DMADV-Messphase statt. Vor Beginn unterstützt SIPOC Organisationen bei der Definition und Etablierung von Prozessverbesserungsprojekten sowie bei der Identifizierung von Bedürfnissen und wesentlichen Komponenten.
#7. Wertstrom-Mapping oder VSM
Der Wert eines Produkts, Prozesses oder einer Dienstleistung für das Unternehmen kann mithilfe von VSM ermittelt werden, das es Unternehmen ermöglicht, die Eindrücke der Kunden von Geschäftsprozessen grafisch darzustellen. Ähnlich wie bei anderen Methoden zur Prozessverbesserung liegt der Schwerpunkt auf der Reduzierung von Verschwendung und Doppelarbeit sowie darauf, so schlank wie möglich zu sein.
#8. TQM oder Total Quality Management
TQM unterstützt Unternehmen bei der Implementierung kontinuierlicher PI im gesamten Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf der Förderung des langfristigen Erfolgs durch Kundenzufriedenheit. Durch die Förderung einer Kultur, in der Menschen keine Angst vor Fehlern haben und durch ein gemeinsames Geschäftsziel motiviert sind, stärkt diese Methodik die Mitarbeiter.
#9. Kanban:
Kanban ist eine Technik zur Visualisierung von Prozessabläufen, die Geschäftsbereiche, Führung und Mitarbeiter bei der Verfolgung von PI vereint. Lean for Process Improvement ist eine zusätzliche Methodik für PI, die einbezogen und gefördert wird.
#10. Prozedurzuordnung
Prozesszuordnung ist eine weitere Art der Workflow-Visualisierung, die Unternehmen bei der Entwicklung einer Strategie zur Prozessverbesserung unterstützt. Es wird auch als funktionales Flussdiagramm, Prozessmodell und Prozessflussdiagramm bezeichnet. Letztendlich liefert die Erstellung eines Flussdiagramms wichtige Details über den Arbeitsablauf eines Prozesses von Anfang bis Ende.
#11. Kontinuierliche Prozessverbesserung (CPI)
Kontinuierliche Prozessverbesserung ist ein kontinuierliches Bemühen, beispielsweise in einem Herstellungsprozess, Abläufe und Verfahren kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern, um Produktion und Effizienz zu optimieren. Darüber hinaus ist es eine äußerst effektive Möglichkeit, im Laufe der Zeit schrittweise Verbesserungen vorzunehmen, von der Eliminierung verschwenderischer Aktivitäten bis hin zur Verfeinerung der Ergebnisse. CPI kann dabei helfen, Schwankungen innerhalb eines Produktionsprozesses zu erkennen und zu beseitigen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und zu Kosteneffizienzen zu führen.
Die fünf Schritte, die in den meisten Programmen zur kontinuierlichen Verbesserung verwendet werden, sind:
- Definieren Sie den Prozess: Identifizieren Sie potenzielle Verbesserungsbereiche.
- Messen Sie die Leistung des Prozesses: durch das Sammeln von Daten und die Analyse von Trends.
- Analysieren Sie den Prozess: Suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten.
- Lösungen umsetzen: Techniken zur kontinuierlichen Verbesserung anwenden.
- Überwachen und ändern: Überprüfen Sie die Ergebnisse und passen Sie den Prozess nach Bedarf an.
Nutzen Sie diese fünf Schritte in einer Schleife, um sicherzustellen, dass Sie immer besser werden. Mit einem gut implementierten Programm können Unternehmen über ein leistungsstarkes Tool verfügen, mit dem sie im Laufe der Zeit spürbare und signifikante Verbesserungen erzielen können.
Was sind Beispiele für Prozessverbesserungen?
Die Effektivität von Prozessen ist das vorrangige Ziel von PI. Hier sind einige Beispiele:
Beispiele für Prozessverbesserungen
Um Abfall zu reduzieren: Diese Kategorie umfasst alle Prozessverbesserungen, die sich auf die Reduzierung der Verschwendung von Aufwand, Zeit, Ressourcen und Energie konzentrieren. Ein Schreiner kann die passenden Nägel in den Gürtel einbauen, um Zeit bei der Suche zu sparen.
So eliminieren Sie Schritte: Entfernen sich wiederholender oder überflüssiger Schritte aus dem Prozess. Ein Beispiel wäre die Eliminierung von drei Fragen aus einem Hypothekenantrag, die keinen wirklichen Bezug zu Risiko- oder Compliance-Schwankungen haben.
Zur Planung: beinhaltet das Hinzufügen oder Löschen von Schritten zu einem Prozess. Beispielsweise kann ein Vertriebsteam beschließen, die Notwendigkeit zu beseitigen, dass Vertriebsteams Pläne für jedes Konto erstellen müssen, da ihre Arbeit von schlechter Qualität ist und den Umsatz nicht verbessert.
Durch Umstrukturierung: Ändern der Hierarchie oder Struktur der Organisation zur Verbesserung der Prozesseffizienz. Stellen Sie sich beispielsweise eine Bank mit einer flexiblen IT-Abteilung vor, in der die Entwickler, die den Code erstellen, ständig dafür verantwortlich sind, ihn im Einsatz zu halten.
Durch Ursachenanalyse: Bei dieser Technik wird nach der Ursache des Problems gesucht. Beispielsweise ist ein Softwareprodukt, das ineffektiv ist und jede Kundenbegegnung stresst, für den schlechten Kundenservice verantwortlich, nicht für die Mitarbeiter oder die Schulung.
Durch Priorisierung: Beispielsweise würde in einer Produktionslinie, in der sich jeder Arbeiter darüber im Klaren ist, dass Sicherheit wichtig ist, die Linie anhalten, wenn Sicherheitsbedenken bestehen.
Durch Pull-Prozesse: Dieser Ansatz ermöglicht es der Nachfrage, das Angebot zu nutzen, um Verschwendung zu reduzieren. Beispielsweise beginnt ein Fahrzeughersteller erst mit der Arbeit an Ihrem Auto, wenn Sie eine Bestellung aufgeben.
Was ist Workflow- vs. Prozessverbesserung?
Unter Workflow versteht man die Abfolge von Schritten zur Durchführung eines Projekts, während Prozessverbesserung die sorgfältige Analyse dieser Schritte und ihrer Effizienz ist, um Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Unter Prozessverbesserung versteht man einen ganzheitlichen Ansatz zur Verbesserung von Arbeitsabläufen mit dem Ziel, einen besseren Kundenservice, qualitativ hochwertigere Ergebnisse und schnellere Durchlaufzeiten zu bieten. Der Schwerpunkt des Workflows liegt jedoch auf der Organisation des Dokumenten- und Aufgabenflusses innerhalb eines einzelnen Prozesses. Normalerweise wird ein Diagramm mitgeliefert, das jeden Schritt und die Richtung, in die er geht, zeigt. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Prozessverbesserung auf eine umfassende Sicht auf Arbeitsabläufe und sucht nach Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren oder zu rationalisieren, damit sie effizienter und kostengünstiger werden.
Was ist der Schlüssel zur Prozessverbesserung?
Der Schlüssel zur Prozessverbesserung liegt darin, den aktuellen Prozess zu verstehen und dann Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dazu gehört die Analyse von Daten, das Einholen von Feedback von Stakeholdern und die Abbildung des Prozesses, um den effizientesten Weg zu seiner Verbesserung zu ermitteln. Letztlich geht es darum, sicherzustellen, dass alle Änderungen effektiv und effizient sind und den Kundenbedürfnissen entsprechen.
Was ist der Zweck der Prozessverbesserung?
Unter Prozessverbesserung versteht man die Aktivitäten und Strategien, mit denen eine Maschine, ein System oder ein Prozess effizienter, kostengünstiger und zuverlässiger gemacht werden soll. Sein Hauptzweck besteht darin, Abfall zu reduzieren, den Durchsatz zu maximieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es notwendig, die Planung zu verbessern, neu zu organisieren, zu automatisieren und Best Practices zu nutzen. Diese Aktivitäten können einem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen, Risiken zu reduzieren und die Kundenbindung zu erhöhen.
Wie beginnen Sie mit der Prozessverbesserung?
Eine Möglichkeit, Ihren Weg zur Prozessverbesserung zu beginnen, besteht darin, im Voraus bestimmte Richtlinien festzulegen. Dazu gehört die Festlegung, was Sie verbessern werden, wie Sie es verbessern und wie Sie Ihre Erfolge (oder sogar etwaige Misserfolge) messen werden, sowie die Analyse Ihrer Ergebnisse als Ergebnis der von Ihnen vorgenommenen Änderungen еmentéd.
Was sind die Schritte zur Prozessverbesserung?
Die grundlegenden Schritte zur Prozessverbesserung bestehen darin, die Chance zu identifizieren, die Herausforderung zu analysieren und Verbesserungen umzusetzen. Die einzelnen Schritte im Prozess hängen von der jeweiligen Verbesserungsmethodik ab. Eine beliebte Methode ist PDCA, die in „Planen“, „Durchführen“, „Prüfen“ und „Handeln“ unterteilt ist.
Siehe auch GESCHÄFTSPROZESSKARTE: Ein umfassender Leitfaden
Zusammenfassung
Prozessverbesserung ist ein kontinuierlicher Prozess, der von Organisationen verlangt, ihre Abläufe regelmäßig zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Organisationen sollten sicherstellen, dass ihre Prozessverbesserungsstrategien kontinuierlich und systematisch sind, um sicherzustellen, dass die Ziele dieser Aktivitäten erreicht werden.
Häufig gestellte Fragen zur Prozessverbesserung
Was ist die einzige Methodik zur Prozessverbesserung?
Mit Hilfe der beliebten Six Sigma-Methodik zur ProzessverbesserungDie Beförderung der Mitarbeiter erfolgt über Ränge, die durch Karate-Gürtel gekennzeichnet sind.
Was ist kontinuierliche Prozessverbesserung?
Kontinuierliche Prozessverbesserung ist ein kontinuierliches Bemühen, beispielsweise in einem Herstellungsprozess, Abläufe und Verfahren kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern, um Produktion und Effizienz zu optimieren.
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