Ein effektives Kommunikationssystem ist in der heutigen Unternehmensumgebung, in der Kundenservice und Informationsfluss oberste Priorität haben, von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund müssen Unternehmen aus der breiten Palette an Anbietern auf dem Markt die besten Bürotelefonsysteme für ihren Betrieb auswählen. Um mehr über die besten Telefonsysteme für Heimbüros und kleine Unternehmen zu erfahren, finden Sie hier einen Leitfaden.
Bürotelefonsysteme
Unternehmen nutzen Bürotelefonsysteme, eine vernetzte Sammlung mehrerer Telefonleitungen, um interne und externe Kommunikationsabläufe zu optimieren. Zu den beliebten Telefonsystemen am Arbeitsplatz, die die Produktivität und Anrufzuverlässigkeit steigern, gehören VoIP- und PBX-Systeme. Geschäftstelefonsysteme können von wenigen Leitungen bis hin zu vollständig konfigurierbaren Hybridsystemen reichen. Berücksichtigen Sie vor dem Kauf die Anforderungen Ihres Unternehmens und wählen Sie das richtige Bürotelefonsystem aus.
Verschiedene Arten von OfficePhone-Systemen
Einer der größten Vorteile von Firmentelefonsystemen ist ihre Vielseitigkeit. Es stehen drei Haupttypen von Bürotelefonnetzwerksystemen zur Auswahl.
#1. Mehrleitungs-Telefonanlage
Bei einer Telefonanlage mit mehreren Leitungen werden alle Anrufe über eine zentrale Telefonanlage geleitet und zentral geregelt. Alle eingehenden Anrufe werden zunächst vom Kernsystem empfangen, das sie dann an die entsprechende Person oder Abteilung weiterleitet.
#2. PBX-Telefonsystem
Eine festnetzbasierte Nebenstellenanlage (PBX) verbindet jedes Tischtelefon über Kabel. Sie können auch IP-PBX-Anrufe nutzen, bei denen Tischtelefone über ein Ethernet-Kabel mit dem Internet verbunden werden.
#3. VoIP-Telefonanlage
Interne Anrufe können über VoIP weitergeleitet werden, wofür eine Internetverbindung erforderlich ist. Dabei handelt es sich um eine spezielle Art von Cloud-basiertem Telefonsystem, bei dem Ihre Anrufe auf den Servern Ihres externen Anbieters gehostet werden. Sie benötigen nur wenig Ausrüstung, da alle Anrufe über Ihre Internetverbindung erfolgen.
Merkmale eines Bürotelefonsystems
Sie können das beste Bürotelefonsystem für Ihr Team auswählen, indem Sie sich mit dessen Hauptmerkmalen vertraut machen. Die Leistungsmerkmale dieser Systeme sind auf eine benutzerfreundliche Integration ausgerichtet, da sie die Bürokommunikation vereinfachen sollen.
#1. Remote-Büro
Im modernen Geschäftsumfeld ist ein Telefonsystem, das hybrides Arbeiten unterstützt, von entscheidender Bedeutung. Es kann Kollegen geben, die ganz oder überwiegend von zu Hause oder einem anderen Büro aus arbeiten. Dank eines Telefondienstes, der mobile Geräte oder eine Breitbandverbindung nutzt, ist die Kommunikation zwischen Büros einfach und schnell.
#2. Laptop-App
Einige Anbieter von Telefonanlagen bieten eigene Laptop-Anwendungen an. Anstatt es jedes Mal über eine Suchmaschine einrichten zu müssen, ist dies eine einfachere Möglichkeit, auf Anrufe zuzugreifen.
Eingehende Anrufe können dadurch nun direkt Ihr Gerät erreichen. Um Anrufe zu vereinfachen, verfügt Ihr Unternehmen über eine individuelle Geschäftsnummer. Ihr Callcenter kann eingehende Anrufe aufzeichnen oder an die entsprechenden Teammitglieder weiterleiten.
#3. Bitte nicht stören
Ihr Team muss sich gelegentlich auf eine Aufgabe konzentrieren, ohne durch eingehende Anrufe abgelenkt zu werden. Ein spezielles Bürotelefonsystem mit einer „Bitte nicht stören“-Funktion, die alle eingehenden Anrufe stummschaltet, kann Störungen verhindern.
#4. Anonyme Anrufe blockieren
Um lästige Kaltakquise oder Hackeranrufe zu verhindern, können geschäftliche Telefonsysteme anonyme Anrufe einschränken. Ihr Team profitiert von der Zeitersparnis und Sie sind möglicherweise vor einem Dateneinbruch geschützt. Die Anrufer-ID kann auch verhindern, dass unbefugte Anrufer auf einen geschlossenen Kommunikationskanal zugreifen.
#5. Anrufüberwachung und -weiterleitung
Die Möglichkeit, Anrufe an das entsprechende Teammitglied umzuleiten, bieten geschäftliche Telefonsysteme. Die Anrufweiterleitung ist eine nützliche Methode zur Anrufweiterleitung, da sie es dem Anrufer und dem Empfänger ermöglicht, sofort eine Verbindung herzustellen, unabhängig davon, wer den Anruf zuerst beantwortet hat.
Die Vorteile von Geschäftstelefonsystemen
Der Hauptvorteil des Einsatzes eines Telefonsystems ist die verbesserte Kommunikation. Dies sind einige der Vorteile eines Geschäftstelefons, die am häufigsten genutzt werden.
#1. Sie können von überall aus arbeiten
Flexibilität wird durch eine Telefonanlage geschaffen. Wenn Ihre Mitarbeiter Zugang zum Internet oder ein eigenes Tischtelefon haben, können sie von jedem Ort aus arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie mit Kollegen kommunizieren können, die remote oder im Ausland tätig sind.
#2. Günstigere internationale Anrufe
Statt pro Anruf wird ein gehostetes Telefonsystem normalerweise auf der Basis eines Monats- oder Jahresabonnements abgerechnet. Je nach Tarif ermöglicht dies Ihrem Team, gegen eine festgelegte Gebühr eine unbegrenzte Anzahl von Ferngesprächen zu führen.
#3. Sofortige Zusammenarbeit
Durch Anrufsysteme kann eine Teamzusammenarbeit in Echtzeit möglich sein. Einige Pläne verfügen über Add-ons, mit denen Sie Dokumente und Pläne teilen können. Darüber hinaus können Sie Kollegen anrufen und Gespräche in mehrere Richtungen führen.
Diese können für Ihr Team nützlich sein, um während des Telefonierens spontane Änderungen an Plänen vorzunehmen.
#4. Stellen Sie Personal international ein
Talent ist jetzt international. Aus diesem Grund muss ein Unternehmen in der Lage sein, problemlos mit jedem Mitarbeiter in Kontakt zu treten, unabhängig vom Standort. Mit einem standardisierten Telefonsystem ist es einfach, neue Mitarbeiter einzustellen und Probleme zu umgehen, die durch lokale Telefonanbieter verursacht werden.
Die besten Telefonsysteme für Geschäftsbüros
Mit den führenden Business-Telefonsystemen lässt sich ein softwarebasiertes Telefonsystem für den Arbeitsplatz und die Heimarbeit unkompliziert und schnell einrichten und verwalten. Darüber hinaus ist die Einrichtung und Verwaltung einer softwarebasierten Telefonanlage für den Arbeitsplatz und die Heimarbeit mit den führenden Geschäftstelefonsystemen unkompliziert und schnell möglich. Darüber hinaus kann ein modernes, cloudbasiertes Firmentelefonsystem jetzt auch Geschäfts-Smartphones nutzen, sodass Mitarbeiter überall Anrufe entgegennehmen können, sei es im Büro, auf Reisen oder bei der Arbeit von zu Hause aus. Möglich wird dies durch die wachsende Beliebtheit von Business-Handys.
#1. RingCentral MVP
Eine All-in-one-Cloud-Plattform für Anrufe, Audiokonferenzen, Online-Fax und SMS heißt RingCentral MVP. Es handelt sich um ein robustes, aber anpassungsfähiges System, das gut mit einer Vielzahl bestehender PBX-Telefonhardware funktioniert und es Ihnen ermöglicht, fast jedes mobile Gerät als Softphone zu verwenden. Neben der Teamzusammenarbeit durch Bildschirmfreigabe und HD-Video für Aufgaben und Videokonferenzen bietet es auch HD-Sprach- und Audiokonferenzen über mobile Geräte.
#2. Avaya OneCloud
Ziel des Dienstes ist es, mithilfe der Cloud-Plattform, die am besten zu Ihnen passt, eine wirklich skalierbare Lösung zu erstellen. Avaya OneCloud kann für kleine und mittlere Unternehmen, die sich gerne auf externe Anbieter verlassen, auch einfach über eine öffentliche Cloud funktionieren. Dadurch erhalten Sie fortlaufenden Support und müssen sich nicht um Software-Upgrades oder IT-Einkäufe kümmern. Eine herkömmliche Avaya OneCloud kann für Unternehmen eingerichtet werden, die bereits einen privaten oder hybriden Cloud-Dienst nutzen, oder der OneCloud ReadyNow-Dienst kann an spezifische Anforderungen angepasst werden. Die erforderliche Serverhardware kann entweder vor Ort installiert oder in einem der Rechenzentren von Avaya gehostet werden.
#3. Ooma-Büro
Ein webbasierter Geschäftstelefondienst namens Ooma Office soll kleinen Unternehmen das gleiche Telefonerlebnis bieten wie großen Konzernen. Ooma verfügt vielleicht nicht über den ganzen Schnickschnack, den Sie bei bestimmten VoIP-Diensten finden können, positioniert sich aber recht gut als budgetfreundliche Option für kleinere Unternehmen. Für relativ geringe monatliche Kosten pro Benutzer wird eine Menge Funktionalität geboten. Es gibt keinen Ärger, da Sie alle Dienste mit nur einem Mitgliedschaftsplan erhalten und das System außerdem einfach einzurichten und zu verwenden ist.
#4. GoToConnect
Basierend auf dem spezifischen Preisplan, den Unternehmen wählen, bieten alle in diesem Artikel erwähnten VoIP-Lösungen eine breite Palette unterschiedlicher Funktionen. Die Plattform bietet Unternehmen mehr als 100 Anrufe, Zusammenarbeit und mobile Funktionen und Möglichkeiten sowie eine Vielzahl von Videokonferenzdiensten, was den Funktionsumfang von GoToConnect so herausragend macht. Es ist interessant festzustellen, dass GoToConnect Unternehmen im Gegensatz zu den meisten VoIP-Dienstanbietern keine höheren Gebühren für mehr Funktionen berechnet. Stattdessen hängt die Preisstruktur der Organisation davon ab, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen hat. Für Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern werden maßgeschneiderte Preispläne angeboten.
#5. 8 × 8 X-Serie
Das cloudbasierte Geschäftstelefonsystem der 8×8 Mit Ausnahme von Interactive Voice Response (IVR) glänzt der X Series X2-Plan wirklich dadurch, dass er für kleine und mittlere Unternehmen relativ erschwinglich ist und die meisten Funktionen bietet, die sie wahrscheinlich benötigen. Im Vergleich zu Mitbewerbern ist dieser Plan auch recht erschwinglich, auch wenn die Enterprise-Pläne ein Problem darstellen könnten.
Beste Home-Office-Telefonsysteme für kleine Unternehmen
Bei einem Unternehmenstelefonsystem handelt es sich um ein Telefonsystem mit mehreren Leitungen, das Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Voicemail-zu-E-Mail-Funktionalität, Klingelgruppen zum gleichzeitigen Anrufen mehrerer Mitarbeiter, unbegrenzte Anrufe, automatisierte Menüs und Voicemail bietet. Beispiele für Geschäftstelefonsystemtypen sind Voice over Internet Protocol (VoIP), Private Branch Exchange (PBX) und Key System Unit (KSU). Die besten Bürotelefonsysteme für kleine Unternehmen und Privathaushalte nutzen VoIP-Technologie, sodass Sie das gesamte System über die Internetverbindung Ihres Unternehmens betreiben können.
#1. RingCentral: Bestes Geschäftstelefonsystem für die Zusammenarbeit
Eine cloudbasierte Nachrichten-, Video- und Telefonlösung namens RingCentral MVP ist für Unternehmen jeder Größe und in allen Branchen konzipiert. Für Unternehmen, die Remote- und Hybrid-Arbeitskräfte unterstützen, zeichnet sich die Lösung als effiziente Kommunikationsplattform aus. Erstellen Sie einen digitalen Arbeitsbereich mit Tools wie Team-Chat und Messaging, damit Sie Daten teilen und bestimmte Ordner und Threads für Projekte, Themen und Teams einrichten können. RingCentral verfügt über 32 Rechenzentren weltweit, direktes Peering mit mehr als 45 Netzbetreibern und 200 Internetdienstanbietern, um Verfügbarkeit und Anrufqualität zu gewährleisten.
#2. Nextiva: Bestes Geschäftstelefonsystem für Einzelhandel und Gesundheitswesen mit mehreren Standorten
Nextiva verfügt über Funktionen und Tools zur Unterstützung von Geschäftsnachrichten, Videokonferenzen und Telefongesprächen und ist eine einheitliche Kommunikationsplattform. Im Gegensatz zu den meisten Mobilfunkanbietern ermöglicht Nextiva den Benutzern daher, mehrere Pläne zu kombinieren, um ein einzigartiges Telefonsystem zu erstellen, das die entsprechenden Funktionen und Tarife für jedes Team in Ihrem Unternehmen abstimmt.
Die folgenden Nextiva-Funktionen sind HIPAA-konform: Telefondienst, automatische Telefonzentrale, Anrufliste, virtuelles Faxen, Einzel-Videokonferenzen, Gruppen-Videokonferenzen, reine Audiokonferenzen, erweiterte interaktive Sprachantwort und mehrere Software-Anschlüsse. Die primären Sicherheitsmechanismen des Systems, wie etwa die SSAE 16-zertifizierten Rechenzentren, das redundante Anrufpfadnetzwerk und acht über die Vereinigten Staaten verteilte Points of Presence, sind ebenfalls HIPAA-konform.
#3. Zoom: Bestes Geschäftstelefonsystem für Videokonferenzen
Vielen Menschen ist nicht bewusst, dass Zoom auch ein funktionsreiches Telefonsystem bietet. Zoom ist bekannt für seinen Videokonferenzdienst, der während der COVID-19-Pandemie enorm an Popularität gewann. Alle vier Zoom Phone-Dienste bieten gebührenfreie Nummern, unbegrenzte Auslandsgespräche und Integrationen mit bekannten Unternehmensanwendungen wie Slack und Salesforce.
Heutzutage müssen viele Unternehmen virtuelle Besprechungen abhalten, und die Telefondienste von Zoom verfügen über hervorragende Videokonferenzfunktionen. So können Benutzer mit wenigen Klicks einen Anruf zu einer Videokonferenz hochstufen oder ihn an ein Zoom-Meeting oder einen Zoom-Raum weiterleiten. Desktop-Programme für Windows, MacOS, Linux, iOS und Android bieten Zugriff auf die Geschäftstelefon- und Videokonferenzlösung von Zoom. Mit Meeting- und Übertragungstools, die den Wechsel zwischen Plattformen und das Hinzufügen von Teilnehmern vereinfachen, erleichtert Zoom eine effektive Teamkommunikation. Alle Optionen ermöglichen somit Ad-hoc-Konferenzgespräche mit drei Teilnehmern sowie die Möglichkeit für ein Unternehmen, Anrufe von verschiedenen Geräten aus zu tätigen und zu empfangen.
#4. Ooma: Bestes Geschäftstelefonsystem für kleine Unternehmen
Aufgrund seiner unkomplizierten Benutzeroberfläche, des umfangreichen Angebots an Grundfunktionen und der allgemeinen Benutzerfreundlichkeit in kleinen Unternehmen, in denen es unwahrscheinlich ist, dass dedizierter IT-Support zur Unterstützung bei der Implementierung neuer Systeme verfügbar ist, empfehlen wir Ooma als bestes Telefonsystem für kleine Unternehmen. Ooma zeichnet sich durch die Benutzerfreundlichkeit für Administratoren aus und verfügt über unkomplizierte Dropdown-Optionen, mit denen sich Modi für Rufgruppen, Geschäftsanrufe und Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten einfach konfigurieren lassen. Für jeden, der sein erstes cloudbasiertes Telefonsystem einrichtet, sind diese leicht zu verstehen.
#5. GoTo Connect: Bestes Geschäftstelefonsystem für Remote-Teams
GoTo Connect ist ein Geschäftstelefonsystem mit Funktionen, die besonders gut auf die Anforderungen von Remote-Teams abgestimmt sind. Benutzerfreundliche Funktionen für den Fernzugriff auf Geräte und der IT-Support des Unternehmens ermöglichen es Unternehmen, ihre Telefonsysteme an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Wenn Sie über verteilte internationale Mitarbeiter verfügen, bietet GoTo Connect außerdem kostenlose Auslandsgespräche in 53 Länder. Benutzer schätzen den Zugriff auf lokale, gebührenfreie Nummern, die bei ihrer Zielgruppe beliebt sind und von jedem Gerät an jedem Ort aus angerufen werden können. GoTo bietet außerdem ein verbessertes Softphone, mit dem Kunden von jedem Ort aus Anrufe über ihren Computer tätigen und entgegennehmen können.
Wie funktioniert eine Telefonanlage?
Die Membran des Telefons ist eine dünne Metallscheibe, durch die die Schallwellen geleitet werden, bevor sie in elektrische Energie umgewandelt werden. Die elektrische Energie wird wieder in Schallwellen umgewandelt und über Leitungen an ein anderes Telefon gesendet, wo die Person am anderen Ende sie hören kann.
Warum ist das Bürotelefon wichtig?
Ihre Kunden können direkt mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten und erhalten mit einem geeigneten Telefonsystem schneller Antworten auf ihre Fragen, als wenn die Kontaktabwicklung über E-Mail oder Internetplattformen erfolgt.
Was ist der Unterschied zwischen der Schlüsseltelefonanlage und der PBX?
Während PBX-Systeme auf einer zentralen Steuereinheit am Standort des Geschäftskunden basieren, sind wichtige Telefonsysteme auf Vermittlungshardware der Telefongesellschaft angewiesen.
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Bibliographie
