Was ist eine Rechnung? Eine ausführliche Anleitung

Als Geschäftsinhaber sollten Sie mit den wichtigen Unterlagen und Verfahren vertraut sein, die Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten verbinden. Rechnungen können für die internen und externen Aktivitäten Ihres Unternehmens vielfältige Zwecke erfüllen. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie eine Rechnung für Unternehmen funktioniert.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Handelsdokument, das mit einem Zeitstempel versehen ist, eine detaillierte Auflistung enthält und eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer aufzeichnet. Wenn Waren oder Dienstleistungen auf Kredit erworben wurden, beschreibt die Rechnung normalerweise die Bedingungen der Transaktion und bietet Informationen zu den verschiedenen verfügbaren Zahlungsmethoden.

Beispiele für Rechnungen sind eine Papierquittung, ein Kaufvertrag, eine Lastschrift, eine Verkaufsrechnung oder eine elektronische Online-Aufzeichnung.

Die Grundbestandteile einer Rechnung

Bei einer Rechnung muss auf der Vorderseite der Rechnung angegeben werden, dass es sich um eine Rechnung handelt. Sie verfügt in der Regel über eine eindeutige Identität, die sogenannte Rechnungsnummer, die sowohl für interne als auch externe Referenzzwecke nützlich ist. In den meisten Fällen enthält eine Rechnung Kontaktinformationen des Verkäufers oder Dienstleisters für den Fall eines Abrechnungsproblems.

#1. Bedingungen

Eine Rechnung enthält Zahlungsbedingungen sowie Informationen zu etwaigen Rabatten, Einzelheiten zu vorzeitigen Zahlungen oder Finanzierungskosten, die bei verspäteten Zahlungen erhoben werden. Außerdem werden die Stückkosten eines Artikels, die Gesamtzahl der gekauften Einheiten, Fracht, Bearbeitung, Versand und damit verbundene Steuergebühren sowie der geschuldete Gesamtbetrag angezeigt.

#2. Drucken und Timing

Unternehmen können sich dafür entscheiden, eine monatliche Monatsendabrechnung als Rechnung für alle ausstehenden Transaktionen zu versenden. In diesem Fall muss in der Abrechnung erklärt werden, dass keine weiteren Rechnungen versendet werden. In der Vergangenheit wurden Rechnungen auf Papier dokumentiert und zahlreiche Kopien angefertigt, sodass sowohl Käufer als auch Verkäufer über eine Transaktionsaufzeichnung verfügten.

Computergenerierte Rechnungen sind mittlerweile weit verbreitet. Sie können auf Anfrage ausgedruckt oder per E-Mail an jede Partei verteilt werden. Elektronische Aufzeichnungen erleichtern außerdem die Suche und Sortierung von Transaktionen nach Nummer, Datum, Waren oder Kunde.

#3. Proforma

Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Kaufvertragsentwurf, der Käufern vor dem Versand oder der Lieferung von Waren ausgehändigt wird. In den meisten Fällen werden auf der Rechnung die erworbenen Artikel sowie andere wichtige Informationen wie Versandgewicht und Transportkosten beschrieben. Pro-forma-Rechnungen werden häufig bei internationalen Transaktionen verwendet, insbesondere für Zollzwecke bei Einfuhren.

#4. Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist der Zeitpunkt und das Datum, an dem die Artikel in Rechnung gestellt wurden und die Transaktion rechtsgültig dokumentiert wurde. Daher enthält das Rechnungsdatum wichtige Zahlungsinformationen, da es die Kreditlaufzeit und das Fälligkeitsdatum der Rechnung bestimmt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Kredite anbieten, z. B. „Netto 30“, was bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen erforderlich ist.

Ebenso haben Organisationen, die ihren Kunden die Rückgabe von Waren gestatten, in der Regel eine Frist, die auf einer bestimmten Anzahl von Tagen ab dem Kaufdatum basiert, wie auf der Rechnung angegeben.

#5. E-Rechnung

Seit Beginn des Computerzeitalters ist es für Menschen und Unternehmen einfacher, sich auf die elektronische Rechnungsstellung als Alternative zur Papierrechnung zu verlassen. Bei der elektronischen Rechnungsstellung, oft auch E-Invoicing genannt, handelt es sich um eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, bei der transaktionsbezogene Dokumente zwischen Parteien erstellt, gespeichert und überwacht werden. So wird sichergestellt, dass die Anforderungen ihrer Vereinbarungen erfüllt werden.

Beispiele für E-Dokumente sind Rechnungen und Quittungen, Bestellungen, Last- und Gutschriften, Zahlungsbedingungen und -anweisungen sowie Überweisungsbelege. Digitale Rechnungen werden oft per E-Mail, über eine Website oder eine App zugestellt. Zu den Vorteilen gehören:

Beharrlichkeit und Widerstandsfähigkeit gegenüber körperlichen Schäden
Das Suchen und Sortieren nach bestimmten Namen, Schlüsselwörtern oder Daten wird vereinfacht.
erhöhte Prüffähigkeit
Die Möglichkeit, bei Bedarf zu drucken oder zu reproduzieren
Datenerfassungs- und Business-Intelligence-Funktionen
Reduzierter Papierverbrauch

E-Rechnung umfasst eine Vielzahl von Technologien und Eingabemöglichkeiten und wird als Sammelbegriff für jede Möglichkeit verwendet, einem Kunden eine Rechnung elektronisch zur Zahlung vorzulegen. Um Akzeptanz und Effizienz zu fördern, wurden weltweit mehrere E-Invoicing-Standards wie EDIFACT und UBL etabliert.

Was ist Rechnungs-Factoring?

Bei der Rechnungsstellung beim Factoring verkauft ein Unternehmen eine beliebige Anzahl ausstehender Rechnungen an einen Factor für weniger als den geschuldeten Betrag. Im Gegenzug geht der Großteil des Rechnungsbetrags – bis zu 90 % – innerhalb weniger Werktage ein, anstatt auf die auf der Rechnung angegebene Frist von 30, 60 oder 90 Tagen warten zu müssen. Bei den meisten Factoring-Vereinbarungen übernimmt der Factor den Einzug der Rechnung.

Wenn das Factoring-Unternehmen die vollständige Zahlung für die Rechnung erhält, zahlt es den dem Verkäufer geschuldeten Restbetrag und behält einen Prozentsatz des gesamten Rechnungsbetrags als Umsatz.

Was ist der Prozess des Rechnungs-Factorings?

Bei einer normalen Geschäftstransaktion tätigt ein Unternehmen einen Verkauf, erstellt eine Rechnung und sendet diese an den Kunden. Der Käufer bezahlt den Kauf und das Unternehmen erhält sein Geld dreißig, sechzig oder neunzig Tage nach Lieferung der Ware oder Dienstleistung, wie auf der Rechnung angegeben.

Was aber, wenn sich das Unternehmen in einer Situation befindet, in der es aus verschiedenen Gründen nicht warten kann? Das Unternehmen kann die Rechnung an einen Dritten verkaufen, der per Rechnungs-Factoring ausstehende Rechnungen mit einem Abschlag kauft. Der Faktor verhandelt den Betrag, den er zu zahlen bereit ist, und vereinbart die Zahlungsmodalitäten. Häufig wird ein Teil der Zahlung im Voraus geleistet, der Restbetrag wird gezahlt, sobald der Faktor den Betrag einnimmt.

Bedenken Sie, dass nicht jede Rechnung für Factoring geeignet ist. Die meisten Faktoren kaufen Rechnungen, die bereits überfällig sind, nicht an. Außerdem kaufen viele keine Rechnungen mit einer Zahlungsfrist von mehr als 90 Tagen.

Welche Bedeutung hat Factoring?

Factoring entlastet Cashflow-Probleme in ruhigen Zeiten, insbesondere für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen und zahlungsschwachen Verbrauchern. Fast jeder Inhaber eines Kleinunternehmens kennt die Angst, nicht zu wissen, ob er in der Lage sein wird, seine Gehaltsabrechnungen zu tätigen oder eine andere wichtige geschäftliche Verpflichtung zu erfüllen. Ein Mangel an Bargeld kann ein Unternehmen auch daran hindern, seine eigenen Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen oder eine Gelegenheit zu nutzen, beispielsweise rechtzeitig vor den Feiertagen mit einem großen neuen Geschäft zusammenzuarbeiten oder weltweit zu wachsen. Unternehmen, die knapp bei Kasse sind, haben keine andere Wahl, als kurzfristige Entscheidungen zu treffen, die das langfristige Potenzial abschneiden oder einschränken können.

Die Vorteile des Rechnungs-Factorings

Ein Unternehmen kann aus verschiedenen Gründen Rechnungs-Factoring in Anspruch nehmen. Hier sind fünf der wichtigsten:

#1. Bargeld geht schnell ein.

Unternehmen, die mit Drittfaktoren operieren, erhalten in der Regel einen erheblichen Betrag des Rechnungswertes innerhalb weniger Werktage – manchmal innerhalb von 24 Stunden. Dieser konstante Cashflow kann insbesondere kleineren Unternehmen Sicherheit darüber geben, ob sie in der Lage sind, kurzfristige Bedürfnisse zu bewältigen.

#2. Beseitigung einer möglichen Ablenkung.

Langsam zahlende Kunden – und natürlich solche mit überfälligen Rechnungen – können insbesondere für kleine Unternehmen eine große Belastung darstellen. Wenn der Eigentümer eine verspätete Rechnung nachverfolgen muss, ist das Zeit, die er mit anderen Kunden oder für höherwertige Aktivitäten verbringen kann. Wenn eine Debitorenabteilung das Inkasso übernimmt, kann sich die Zeit, die für die Nachverfolgung einer verspäteten Zahlung aufgewendet wird, negativ auf die Arbeitsmoral auswirken.

#3. Genehmigungen werden schneller erteilt als bei Bankkrediten.

Bankdarlehen oder Kreditlinien sind durchaus eine Möglichkeit zur Bargeldbeschaffung. Es kann jedoch lange dauern, bis sie erhältlich sind. Und im Fall vieler kleiner Unternehmen können Beträge begrenzt werden, die das Wachstumspotenzial des Unternehmens einschränken. Das Genehmigungsverfahren beim Rechnungs-Factoring ist wesentlich schneller. Und aufgrund der Art des Vertrags stellen Faktoren häufig mehr Bargeld zur Verfügung als Banken.

#4. Die persönliche Bonität eines Gründers wird weniger genau geprüft.

Bankdarlehen basieren oft zum Teil auf der Bonität des Gründers. Dies kann für viele Kleinunternehmer schwierig sein, insbesondere wenn die Finanzierung des Unternehmens einen umfangreichen Einsatz von Kreditkarten erfordert. Glücklicherweise geht es bei einem Rechnungsfaktor mehr um die Bonität des Verbrauchers, der eine Bestellung aufgegeben hat, als um die des Unternehmens, dessen Rechnungen er kauft.

#5. Unterstützung von Unternehmen beim Umgang mit wichtigen neuen Kunden und Kunden.

Einige sehr große und ansonsten zuverlässige Kunden haben Zahlungspläne, die für kleine Unternehmen zu lang sind. Das Problem der Zahlungsverzögerung kann ihre Fähigkeit beeinträchtigen, einen wichtigen, möglicherweise lebensverändernden Auftrag zu erfüllen, beispielsweise einen Auftrag der Regierung oder eines Fortune-500-Unternehmens. Rechnungs-Factoring könnte ihnen dabei helfen, diese neuen Aufträge zu erfüllen.

Die Nachteile des Rechnungs-Factorings

Factoring bringt verschiedene Nachteile mit sich, die ein Unternehmen berücksichtigen sollte, bevor es eine Rechnung an einen Dritten verkauft. Im Folgenden sind einige Nachteile aufgeführt:

#1. Es erfordert einen erheblichen Zeitaufwand.

Factoring-Firmen bieten gelegentlich „Spot“- oder selektives Factoring an, das heißt, sie bieten ihre Dienste für eine einzige Rechnung an. Allerdings arbeiten die meisten Factoring-Anbieter nur mit Unternehmen zusammen, die bereit sind, einen Großteil oder alle ihrer Rechnungen zu begleichen. Manchmal wird ein vertraglicher Mindestbetrag festgelegt und eine Gebühr erhoben, wenn Rechnungen diesen Mindestbetrag nicht erreichen.

#2. Es kann kostspielig sein.

Die Kosten eines Faktors werden wie Bankkredite teilweise durch das wahrgenommene Risiko bestimmt; Beim Factoring erfolgt die Bonitätsbeurteilung jedoch auf die Kunden eines Unternehmens und nicht auf das Unternehmen selbst. Selbst unter Umständen, in denen die Gefahr eines Zahlungsausfalls vernachlässigbar ist, liegen die Kosten eines Faktors in der Regel um mehrere Prozentpunkte über dem Zinssatz eines Bankdarlehens.

#3. Das Zahlungsrisiko wird nicht verlagert.

Die Zusammenarbeit mit einem Faktor bedeutet, dass das Unternehmen früher Bargeld erhält, es bietet einem Unternehmen jedoch keinen Schutz vor einem nicht zahlenden Verbraucher. Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, muss das verkaufende Unternehmen in der Regel die vom Factor geleistete Vorauszahlung zurückzahlen, es sei denn, es besteht eine „Non-Recourse“-Vereinbarung. Allerdings erhöht die Einbeziehung dieser Klausel die Kosten der Vereinbarung.

#4. Bestimmte Kundeninteraktionen und -eindrücke unterliegen einer geringeren Kontrolle.

Bei den meisten Factoring-Vereinbarungen ist der Factor dafür verantwortlich, die Bezahlung der Rechnung sicherzustellen. Dies ist ein Teil des Werts des Factorings – eine Arbeit weniger, über die ein Unternehmen, das eine Rechnung verkauft, nachdenken muss. Allerdings bedeutet dies auch, dass das Unternehmen die Kontrolle darüber verliert, wie Inkassoforderungen gehandhabt werden. Ein übermäßig aggressiver Faktor, der sich auf seine eigenen kurzfristigen Bedürfnisse konzentriert, kann sich negativ auf die Wahrnehmung des Kunden gegenüber dem Unternehmen auswirken, bei dem er gekauft hat. Das Vorhandensein eines Faktors kann Kunden auch zu der Annahme verleiten, dass dem Unternehmen die notwendigen Ressourcen für die Geschäftsabwicklung fehlen.

Diese Nachteile sind beherrschbar. Ein Unternehmen kann sich beispielsweise für das geheime Factoring entscheiden, bei dem sich der Faktor als Teil der Finanzierungsabteilung des Unternehmens darstellt. Alternativ kann das Unternehmen auch nach der Übertragung des Rechnungseigentums auf einen Faktor seine eigenen Rechnungseinzugsaktivitäten übernehmen. Dies wird als „CHOCC“-Factoring bezeichnet, was für „Der Kunde übernimmt die eigene Kreditkontrolle“ steht. Diese Methoden bergen jedoch ihre eigenen Gefahren.

Was ist Rechnungsfinanzierung?

Rechnungsfinanzierung ist eine Form der Rechnungslegung, die es Unternehmen ermöglicht, Kredite gegen ihre Forderungen aufzunehmen, um schnell Bargeld zu verdienen. Ein Unternehmen nutzt die Rechnungsfinanzierung, um ein Darlehen von einem Finanzierungsunternehmen zu erhalten, indem es eine Rechnung oder Rechnungen als Sicherheit verwendet.

Rechnungsfinanzierung vs. Rechnungs-Factoring: Sowohl die Rechnungsfinanzierung als auch das Rechnungs-Factoring sind Methoden zur Generierung von Bargeld aus säumigen Rechnungen. Die Rechnungsfinanzierung ähnelt einem standardmäßigen besicherten Darlehen insofern, als sie festgelegte Zahlungsbedingungen und Zinsgebühren für ausstehende Beträge aufweist, das Darlehen jedoch durch eine oder mehrere Rechnungen besichert ist. Die dem Unternehmen aus dem Rechnungs-Factoring zufließenden Mittel liegen nicht in Form eines Darlehens vor. Vielmehr „kauft“ ein Factoring-Unternehmen, oft auch Factor genannt, die Rechnung und ist für deren Inkasso verantwortlich.

Wie läuft die Rechnungsfinanzierung ab?

An einer Rechnungsfinanzierungsvereinbarung sind drei Parteien beteiligt: das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt, der Kunde, der die Rechnung erhält, und der Finanzdienstleister. Um den größtmöglichen Nutzen aus dieser Art der Forderungsfinanzierung zu ziehen, muss ein Unternehmen mit dem finanzierenden Unternehmen Konditionen aushandeln und hoffen, dass sein Kunde bis zum Fälligkeitsdatum der Rechnung – oder früher – zahlt.

Wie ist die Rechnungsfinanzierung aufgebaut?

Rechnungsfinanzierungsvereinbarungen ähneln in mancher Hinsicht kurzfristigen Darlehen. In ihrer einfachsten Form würde die Rechnungsfinanzierung auf einer einzigen Rechnung basieren, die oft als Forderung bezeichnet wird. Ein Finanzunternehmen, das als Kreditgeber fungiert, überweist dem Unternehmen, dem die Rechnung gehört, Bargeld und verwendet diese Rechnung als Sicherheit. Wenn das Unternehmen die Zahlung erhalten hat, gibt es den ursprünglichen Darlehensbetrag zusammen mit Zinsen, die auf der Grundlage der Laufzeit des Darlehens berechnet werden, an das Finanzunternehmen zurück.

Die Vor- und Nachteile der Rechnungsfinanzierung

Die Rechnungsfinanzierung kann für Unternehmen äußerst vorteilhaft sein, da sie es ihnen ermöglicht, auch in Zeiten begrenzten Cashflows weiter zu funktionieren und potenziell lebensverändernde Möglichkeiten wahrzunehmen. Es hat jedoch gewisse Nachteile. Bevor sie sich für eine Rechnungsfinanzierung entscheiden, sollten Managementteams beide Seiten verstehen.

Vorteile

Die Rechnungsfinanzierung bietet drei große Vorteile, die besonders für neue Unternehmen von Vorteil sind, die aufgrund ihres frühen Entwicklungsstadiums und begrenzter Ressourcen möglicherweise auf Hindernisse stoßen.

#1. Schnelles Geld

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen in bestimmten Branchen hohe Umsätze und Gewinne erzielen und gleichzeitig mit dem Cashflow kämpfen. Die Rechnungsfinanzierung ermöglicht es B2B-Unternehmen, häufig innerhalb von 24 Stunden einen Barvorschuss auf erhaltene, aber noch nicht eingezogene Umsätze zu erhalten. In diesen Fällen kann die Rechnungsfinanzierung die Bedenken eines Eigentümers hinsichtlich des Cashflows zerstreuen und es den Managementteams ermöglichen, wichtige Initiativen zu verfolgen, die sie andernfalls aufgeben müssten.

#2. Im Notfall sehr nützlich

Naturkatastrophen, die zu Bestandsschäden führen, eine Unterbrechung bei einem großen Lieferanten oder die Insolvenz eines wichtigen Kunden – Ereignisse wie diese können Unternehmen schnell in den Überlebensmodus versetzen. Wenn ein Unternehmen einer dieser existenziellen Gefahren ausgesetzt ist und nicht viel Geld auf der Bank hat, kann die schnelle Liquidität, die die Rechnungsfinanzierung bietet, lebensrettend sein.

#3. Genehmigungsprozesse, die relativ unkompliziert sind

Vielen kleinen und aufstrebenden Unternehmen fehlt die erforderliche Kreditwürdigkeit, um Bankdarlehen und Kreditlinien zu erhalten. Dies ist für Unternehmen, die Rechnungsfinanzierungen anbieten, weniger wichtig, da ihnen die Bonität der Kunden des Unternehmens wichtiger ist als das Unternehmen selbst. Ein Unternehmen, das einen Barvorschuss für seine Rechnungen anstrebt, muss oft mit weniger Papierkram und weniger Rückfragen rechnen.

Nachteile

Zusätzlich zu diesen Vorteilen sollten Unternehmen die drei Hauptnachteile der Rechnungsfinanzierung erkennen:

#1. Hoher Preis

Die Rechnungsfinanzierung ist eine relativ kostspielige Methode der Kapitalbeschaffung. Die Bearbeitungsgebühren und wöchentlichen Zinssätze oder Faktorsätze können zu effektiven Jahreszinsen führen, die um ein Vielfaches höher sind als die, die ein Unternehmen normalerweise für einen Bankkredit zahlen würde.

#2. Die Unvorhersehbarkeit der endgültigen Kosten

Nicht nur, dass die Rechnungsfinanzierung teurer ist als viele andere Finanzierungsarten. Ein damit verbundenes Problem besteht darin, dass ein Unternehmen, wenn es einen Rechnungsfinanzierungsvertrag abschließt, normalerweise keine Ahnung hat, wie hoch die endgültigen Kosten sein werden. Die endgültigen Kosten hängen häufig davon ab, wie schnell ein Kunde die Rechnung bezahlt. Eine länger als erwartete Zahlungsverzögerung kann jeglichen Gewinn aus einem Verkauf zunichtemachen.

#3. Die Anwendbarkeit ist begrenzt

Nicht alle Unternehmen können von einer Rechnungsfinanzierung profitieren. Damit der Einsatz sinnvoll ist, muss ein Unternehmen im B2B-Bereich angesiedelt sein. Es muss außerdem über Kunden mit ausgezeichneter Bonität und einer Erfolgsbilanz bei der pünktlichen Zahlung verfügen.

Wofür wird eine Rechnung verwendet?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Verkäufer an einen Käufer sendet, um die Zahlung für bereitgestellte Waren oder Dienstleistungen aufzufordern. Es verfolgt die Produkt- oder Servicedetails, die Stückkosten, den fälligen Gesamtbetrag und die zwischen Verkäufer und Käufer vereinbarten Geschäftsbedingungen.

Ist eine Rechnung eine Quittung?

Da Rechnungen und Quittungen in unterschiedlichen Phasen des Verkaufsprozesses ausgestellt werden, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen. Rechnungen werden ausgestellt, bevor der Kunde die Zahlung sendet, während Quittungen nach Zahlungseingang ausgestellt werden. Die Rechnung dient als Zahlungsaufforderung, die Quittung als Zahlungsnachweis.

Bedeutet eine Rechnung, dass Sie bezahlt haben?

Ist eine Rechnung ein Beweis dafür, dass Sie bezahlt wurden? Eine Rechnung bedeutet nicht, dass ein Unternehmen für die Waren oder Dienstleistungen bezahlt wurde, die es seinen Kunden geliefert hat. Eine Rechnung informiert den Kunden darüber, dass er für das erhaltene Produkt oder die erhaltene Dienstleistung bezahlen muss.

Wer bezahlt eine Rechnung?

Die Rechnung wird vom Kunden bezahlt.

Fazit

Eine Rechnung ist ein Stück Papier, mit dem ein Kunde über die Fälligkeit einer Zahlung informiert wird. Es dient dem ausstellenden Unternehmen auch als Aufzeichnung zur Nachverfolgung seiner Forderungen. Aufgrund technologischer Einschränkungen wurden Rechnungen bisher nur auf Papier ausgestellt. Elektronische Rechnungen erfreuen sich in letzter Zeit großer Beliebtheit, da sie Zeit und Geld sparen und automatisch erstellt und versendet werden können.