موظفو الاستقبال ضروريون لتشغيل الأعمال التجارية ، بغض النظر عن حجمها أو صناعتها. موظفو الاستقبال ، المسؤولون عن إدارة مكتب الاستقبال ، هم وجه الشركة بشكل فعال ويعززون الكفاءة في مكان العمل بشكل كبير. يمكنك أن تقرر ما إذا كان العمل كموظف استقبال هو المهنة المثالية لك من خلال فهم التعريف والنطاق والقدرات اللازمة لتزدهر في هذا المجال. في هذا المنشور ، سنلقي نظرة على تعريف موظف الاستقبال والمهارات والوصف الوظيفي وأهمية وجود واحد في شركتك.
ما هو موظف استقبال
لتقرر ما إذا كان أن تصبح موظف استقبال هو الخيار المناسب لك ، يجب عليك أولاً أن تفهم ما يفعله موظف الاستقبال بالفعل. يشرف موظفو الاستقبال على مكتب الاستقبال لشركة أو منظمة ويقومون بواجبات إدارية. كما يشار إليهم أحيانًا بالمساعدين الإداريين أو كتبة المكاتب الأمامية. نظرًا لأنهم غالبًا ما يكونون نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء في العمل وممثلين للمؤسسة ، فهم مسؤولون عن تكوين انطباع أول مهذب.
كثيرًا ما يستفيد موظفو الاستقبال من الأشياء التالية:
- أيام الإجازة
- التأمين الصحي
- خصومات الموظف
- التأمين على الأسنان
ما هي المؤهلات التي يجب أن يمتلكها موظف الاستقبال؟
إذا كنت مهتمًا بتعلم كيفية العمل كموظف استقبال ، فهناك بعض المتطلبات التي يجب مراعاتها. وهي تختلف وفقًا لمستوى الوظيفة الذي تتقدم إليه. فيما يلي قائمة ببعض المواصفات وبيانات الاعتماد النموذجية:
#1. التعليم
يعتمد مقدار التعليم المطلوب على مسؤوليات الوظيفة. عادة ما يكون دبلوم المدرسة الثانوية مطلوبًا لتوظيف موظف استقبال مبتدئ ، في حين يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال وثيق الصلة لشغل وظائف أخرى.
# 2. تمرين
توفر العديد من الشركات لموظفي الاستقبال تدريباً أثناء العمل يتضمن تعليمات حول السياسات والإجراءات الخاصة بالشركة. على الرغم من أنه قد لا يكون مطلوبًا للوظيفة ، إلا أن أصحاب العمل يرغبون في كثير من الأحيان في أن يكون لدى موظفي الاستقبال المحتملين خبرة عمل سابقة.
# 3. الشهادات
أثناء التقدم لشغل منصب موظف استقبال ، قد لا تطلب الشركة عادةً من المتقدمين الحصول على شهادات إضافية. ومع ذلك ، فإن الحصول على شهادات احترافية ، مثل شهادة في عمليات المكتب الأمامي ، يتحقق من أوراق اعتماد المرشح ، ويظهر التزامه بمجال تخصصه ، ويضع مواهبه في الاختبار ، ويوسع معرفته العملية. كما أنه يوفر فرصًا رائعة للتواصل.
متوسط رواتب موظفي الاستقبال
يكسب موظف الاستقبال 28,741 دولارًا سنويًا في المتوسط. اعتمادًا على خلفيتك وخبراتك ، يختلف الأمر. يؤثر نوع وحجم وموقع المنظمة على الراتب. ولكن ، من الممكن أيضًا العمل بدوام جزئي أو وظيفة متعاقد عليها. ومع ذلك ، يعمل موظفو الاستقبال عادة بدوام كامل.
ما هو الوصف الوظيفي موظف الاستقبال
موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال ، والمعروف غالبًا باسم موظف الاستقبال ، هو المسؤول عن تنفيذ الواجبات الكتابية في مكتب لدعم العمليات اليومية. تشمل مسؤولياتهم أيضًا تحية الضيوف عند وصولهم للاجتماعات مع الإدارة أو موظفي المبيعات ، وفرز البريد وتسليمه للموظفين ، والرد على المكالمات الهاتفية للموظفين وتحويلها.
واجبات ومسؤوليات موظف الاستقبال
يقضي معظم وقت موظف الاستقبال في تلقي المكالمات. ومع ذلك ، قد يكون موظف الاستقبال مسؤولاً أيضًا عن:
- ترتيب المواعيد للجميع في الموظفين أو لأفراد معينين ، مثل المديرين التنفيذيين
- معالجة الفواتير ومساعدة العملاء أو المستهلكين في أي استفسارات بخصوص رسومهم
- ترتيب سجلات الفواتير والعميل والعملاء في ملفات ، إلخ.
- إرشاد الضيوف إلى المكتب المناسب
- تقديم ردود سريعة ومهذبة على كل استفسار من العملاء
ماذا يفعل موظف الاستقبال في الوصف الوظيفي؟
غالبًا ما يعمل موظفو الاستقبال في مجموعة متنوعة من الصناعات ، مما يساعد العملاء والموظفين. يتعاونون بشكل وثيق مع موظفي المكتب لإعداد البريد الصادر وإنشاء نسخ من الأوراق وإرسالها بالفاكس ، وكذلك لإبلاغهم بالمكالمات الواردة. يجب عليهم إدارة عمليات مكتبهم أثناء تلقي مكالمات العملاء والرد على الاستفسارات وتوجيه الضيوف إلى المكتب المناسب. أيضًا ، يمكن أن يكون الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال مسؤولاً أيضًا عن جرد مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات المناسبة.
مهارات ومؤهلات موظفي الاستقبال
المهارات التالية ضرورية لنجاح موظف الاستقبال في مناصبه:
- مهارات الاتصال ، الشفوية والمكتوبة ، للتفاعل بوضوح مع العملاء والموردين وزملاء العمل
- امتلاك قدرات تنظيمية جيدة للحفاظ على السجلات الصحيحة وتحديد المعلومات الهامة على الفور
- امتلاك القدرة على تحديد الأولويات وإنهاء مجموعة واسعة من المهام على مدار اليوم.
- تتطلب القدرة على الرد بشكل مناسب والتفاعل بشكل فعال مع المستهلكين الغاضبين الصبر ومهارات الاستماع.
- القدرات الشخصية التي تجعل تجربة كل عميل ممتعة ، مثل اللباقة والحساسية
المتطلبات الأساسية لتعليم وتدريب موظف الاستقبال
يجب أن يمتلك غالبية موظفي الاستقبال دبلوم المدرسة الثانوية أو GED ، وقد تسمح بعض الوظائف التي قد تستفيد من التعليم الجامعي باستبدال الخبرة أثناء العمل. يمكن للمرشحين الحصول على شهادات موظف استقبال من بعض المؤسسات والمنظمات المجتمعية لإثبات كفاءتهم. من أجل تمثيل عملك بشكل فعال وتكون دائمًا قادرًا على توجيه العملاء أو العملاء إلى حيث يحتاجون إلى الذهاب ، يجب أن يتمتع موظف الاستقبال المؤهل بالكاريزما والفكر للقيام بذلك.
متطلبات خبرة موظف الاستقبال
غالبًا ما يتم تعيين موظفي الاستقبال كموظفين مبتدئين ، مما يشير إلى أنه لا ينبغي أن يكون لديهم أكثر من ثلاث سنوات من الخبرة. قد يكون مستوى الخبرة والمؤهلات المطلوبة من موظفي الاستقبال العاملين مع المديرين التنفيذيين أو في الشركات الكبيرة أو المتطورة أعلى.
مهارات موظف الاستقبال
تساعد مهارات التنظيم وتعدد المهام لموظف الاستقبال العاملين في البقاء على الهدف والحفاظ على كفاءة الشركة. من المرجح أن يتعرف عليك مدير التوظيف كمنافس قوي للوظيفة عندما تدرج قدرات موظف الاستقبال الأكثر طلبًا في سيرتك الذاتية. كثيرًا ما تكون القدرات الخمس التالية مطلوبة للعمل كموظف استقبال:
# 1. الاتصالات
يتواصل موظفو الاستقبال بشكل متكرر مع العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا. يتواصل هذا الشخص مع العملاء والموظفين والعديد من الإدارات بشكل يومي. يسجل موظفو الاستقبال الرسائل ويعملون في كثير من الأحيان كحلقة وصل بين الأطراف في المحادثات. أي أخطاء في نقل الرسالة من شأنها أن تضر بسمعة موظف الاستقبال وتحير موظفي المكتب الآخرين. تعد القدرة على التواصل بوضوح وفعالية ، شفهيًا وكتابيًا ، أمرًا بالغ الأهمية لموظف الاستقبال لأنه يزيد من الإنتاجية.
# 2. منظمة
يجب أن يكون موظف الاستقبال منظمًا جيدًا. يحترم زملاء العمل وأرباب العمل وأي شخص آخر يتعامل مع موظفي المكتب هذه الكفاءة تقديراً عالياً. يقوم هؤلاء الخبراء بتنظيم جهات الاتصال والأوراق ، والتأكد من تحديث البرنامج ، وبناء أنظمة ملفات فعالة. يمكن لموظف الاستقبال الجيد الوصول بسرعة إلى أرقام الهواتف والأوراق والمعلومات الأخرى. الهدف من موظف الاستقبال هو تنظيم مساحة العمل. على سبيل المثال ، يعتمد المحامون بشكل كبير على المهارات التنظيمية لموظف الاستقبال القانوني أو السكرتير لأنهم بدونهم سيجدون صعوبة في تذكر جداول المواعيد ومعلومات الاتصال بالعميل ومواعيد المحكمة.
# 3. تعدد المهام
تعد القدرة على القيام بمهام متعددة أمرًا ضروريًا لموظفي الاستقبال ، لا سيما في مكان العمل المزدحم. بالإضافة إلى التعامل مع أي شخص دخل للتو من الباب وربما إدارة العديد من المكالمات الهاتفية في وقت واحد ، كثيرًا ما يقوم موظفو الاستقبال المهرة بتعليق الأفراد. من المعتقد أنه تحت الضغط ، يمكن للمرء أن يحافظ على رباطة جأشه بينما يعمل بشكل جيد. عادة ما يكون لدى موظفي الاستقبال الكثير من العمل للقيام به قبل انتهاء اليوم. فهم مسؤولون عن تحديد الأولويات الأكثر أهمية وإعطاء كل واحد القدر المناسب من الاهتمام.
# 4. اِصطِلاحِيّ
يتواصل موظفو الاستقبال بشكل متكرر عبر البريد الإلكتروني ويستخدمون تطبيقات الكمبيوتر. بالنسبة لهؤلاء الخبراء ، تعد الكفاءة في استخدام Microsoft Word و Excel ، وكذلك مع آلات التصوير وأنظمة الهاتف ، من المتطلبات عمليًا. لجعل نفسك أكثر جاذبية لصاحب العمل المحتمل ، أكد على قدراتك التقنية والكمبيوتر. حاول التسجيل في دورة في كلية المجتمع القريبة منك إذا لم تكن لديك المعرفة اللازمة. مواكبة تطورات البرامج الحالية والتعرف على الأدوات المحددة التي يستخدمها قطاعك.
# 5. خدمات المستهلك
غالبًا ما تكون نقطة الاتصال الأولية للعميل هي موظف استقبال. تمثل تفاعلات موظف الاستقبال مع العملاء العمل بأكمله. قد يتسبب موظف الاستقبال غير السار في أن يكون للعميل أو العميل رأي سلبي في العمل. في بعض الأحيان ، قد يؤدي هذا السلوك إلى مراجعة سلبية. يجب أن يكون موظفو الاستقبال طيبون ومتعاونون وحذرون. في بعض الأحيان ، كل ما يتطلبه الأمر هو الابتسامة والقدرة على إعطاء الردود المناسبة. من أجل إرضاء العملاء وتشجيعهم على تكرار الأعمال ، فإن خدمة العملاء الممتازة أمر لا بد منه. ربما لن تتعامل مع بائع التجزئة المفضل للملابس مرة أخرى إذا لم يحل فريق دعم العملاء مشكلة شحنتك.
أهمية موظف الاستقبال
عندما يتصل أحد العملاء أو الزائرين بشركتك ، يحصلون على انطباعهم الأولي من موظف الاستقبال الخاص بك. تأكد من أنها ممتازة! موظف الاستقبال هو أكثر بكثير من مجرد شخص يرد على الهاتف. إنه يمثل احترافيتك ويعمل كامتداد لعملك. فيما يلي أهمية وجود موظف استقبال في شركتك:
# 1. إنتاجية
ليس من حجم شركتك ، سيؤدي تعيين موظف استقبال إلى زيادة إنتاجيتك وإنتاجية موظفيك. يجب أن يكون موظف الاستقبال قادرًا على تحديد أولويات المشاريع للفريق بأكمله ونقل الرسائل بالإضافة إلى إدارة الانقطاعات المستمرة للهواتف التي ترن حتى لا يمر أي شيء عبر الشقوق.
# 2. احترافية
سيكون موظف الاستقبال المتعلم على دراية وقادر على فهم المصطلحات والإجراءات المحددة لشركتك. تكمن أهمية موظف الاستقبال في أنه يمكّنهم من التحدث مع العملاء والعاملين والمتصلين الآخرين دون الشعور بالارتباك أو عدم اليقين.
# 3. الفعالية من حيث التكلفة
ضع في اعتبارك أن تعيين موظف استقبال مكلف للغاية. إن أحد التكاليف الرئيسية بالنسبة لغالبية الشركات الصغيرة والمتوسطة هو تعيين موظفين. قد تضيف الرواتب والمزايا والمعدات والتكاليف الأخرى المرتبطة بها إلى نفقات سنوية كبيرة. اعتمادًا على حجم مكالماتك ، قد ترغب في التفكير في استخدام خدمة الرد المباشر ، والتي تمنحك الوصول إلى موظف استقبال خبير خارج الموقع لديه معرفة بمجال عملك الخاص.
# 4. منظمة
لديك الكثير لتفعله بصفتك صاحب عمل. من الصعب الموازنة بين مسؤولياتك المعتادة ومسؤوليات موظف الاستقبال بمفردك. قد يوفر لك موظف الاستقبال ملخصًا منظمًا لكل لقاء له ، وتحديد أولويات المكالمات ، وإيقاف مقاطعات الهاتف.
# 5. الإنطباعات الأولى
غالبًا ما يكون لموظف الاستقبال في عملك اتصاله الأولي بالعملاء ، وهذا هو سبب أهميتهم. عندما يتصل العملاء برقم عملك ، فقد يكون الأمر مخيفًا بعض الشيء وقد يشير ضمنًا إلى أن عملياتك صغيرة جدًا إذا قمت بالرد على الهاتف بنفسك. يعطي موظف الاستقبال انطباعًا بأنه آلة جيدة التزييت.
ما هي أنواع موظفي الاستقبال؟
وظائف وواجبات المكتب الأمامي المختلفة
- موظف استقبال يركز على الموارد البشرية.
- مساعد تنفيذي موظف استقبال
- موظف استقبال في خدمة العملاء.
- موظف استقبال يركز على الزائر. ...
- موظف استقبال مدير المكتب
- موظف استقبال كمعزز للروح المعنوية ..
- موظف استقبال غائب.
- موظف استقبال تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي
كيف تجري مقابلة مع موظف استقبال؟
تساؤلات عامة:
- ماذا سيقول عنك صاحب العمل السابق؟
- لماذا أنت فضولي بشأن أعمالنا؟
- لماذا تنجذب إلى هذا الموقف؟
- ما هي الصفات التي يجب أن يمتلكها موظف الاستقبال الجيد؟
- أي جانب من جوانب الوظيفة المكتبية يروق لك؟
- ما هي أكبر مزاياك عندما يتعلق الأمر بالعمل المكتبي؟
ما هي الواجبات الأربع لموظف الاستقبال؟
تشمل مهام والتزامات موظف الاستقبال الترحيب بالضيوف ومساعدتهم في تحركاتهم حول المكتب وتزويدهم بالمرطبات أثناء انتظارهم.
كيف يمكن لموظف استقبال التعامل مع عميل غاضب؟
كيفية التعامل مع العملاء الغاضبين:
- احتفظ بهدوئك.
- استخدم تقنيات الاستماع النشط.
- أعد صياغة ما قاله عملاؤك.
- لقد أحضروها إلى إخطارك ، لذا اشكرهم على ذلك.
- يجب وصف الخطوات التي ستتخذها لحل المشكلة.
- حدد موعدًا للاتصال بهم مرة أخرى إذا لزم الأمر.
- كن صادق.
ما الذي يجب أن يرتديه موظف الاستقبال؟
يجب أن يرتدي موظف الاستقبال ملابس احترافية وعارضة. يمكن ارتداء الفساتين فقط مع طماق. نظرًا لأن موظفي الاستقبال لدينا يمثلون الشركة ، فإننا نتوقع منهم تقديم صورة مصقولة. اللباس الداخلي غير مناسب في هذا الجو الاحترافي الذي يستدعي ارتداء الزي الاحترافي.
ما هي أهم واجبات موظف الاستقبال؟
يخدم الضيوف من خلال إعطائهم التحيات الدافئة والتوجيهات حسب الحاجة. بإخطار الموظفين بوصول الزوار. تحافظ على أنظمة الاتصالات والأمن. يوفر معلومات من خلال الرد على الأسئلة أو توجيه الزوار.
المنشورات المشابهة
- خدمات الإجابة المهنية: أفضل الخيارات في عام 2023
- نظام إدارة المكاتب: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2022
- مؤهلات مدير المشروع: ما يجب أن تعرفه ، والخطوات التي يجب اتباعها ، والراتب
- كيف توظف موظفين للشركات الصغيرة والشركات الناشئة: دليل مفصل
مراجع حسابات
