في مقالتنا عن فوائد العمل عن بعد، ذكرنا أن زيادة الإنتاجية هي إحدى الفوائد. من أجل زيادة الإنتاجية ، يجب على المرء أن يفهم الطرق التي يمكن بها إدارة الوقت. تناقش هذه المقالة استراتيجيات إدارة وقت العمل التي تزيد من الوقت والإنتاجية
في بعض الأحيان ، نشعر بالتوتر أثناء محاولتنا إنجاز شيء أو آخر خلال إطار زمني معين. كيف نضع حدا لهذا؟ أفضل طريقة هي تنظيم المهام واستخدام الوقت بحكمة. تذكر أن عملك الآن جزء من حياتك. لكي تكون منتجة ، يجب أن تبذل قصارى جهدك لجعلها كذلك.
بينما تحاول جاهدًا تحقيق جميع التطلعات التي لديك لعملك ، يجب ألا يكون هناك حل وسط للعملية لأنها تحدد فعالية وكفاءة عملك.
يمكن للاستراتيجيات التي سيتم ذكرها قريبًا إما أن تجعل عملك التجاري أو يفسدها اعتمادًا على كيفية استخدامها.
أفضل 7 استراتيجيات لإدارة الوقت التي تجعل عملك التجاري أو يفسده
1. تحكم في وقتك عن طريق تحديد مواعيد نهائية لنفسك:
إذا كان هناك أي شيء ، فإن المواعيد النهائية مهمة لإبقائك تحت المراقبة وعلى المسار الصحيح. شيء واحد عن الوقت هو أن رجال وسيدات الأعمال ليس لديهم ما يكفي منه. لا يوجد أبدًا وقت كافٍ لإنجاز المهام.
اسمحوا لي أن أطرح بعض الأسئلة ؛ إذا أعطيت أكثر من الوقت الكافي ، فما الذي ستتمكن من تحقيقه؟ ما مدى فعالية ستكون؟ يجب أن تتعلم التحكم في وقتك. أنت رئيس عملك. لا ينبغي لأحد أن يخبرك كيف تستغل وقتك.
لا يمكن تجنب الأشياء العشوائية التي تظهر بينكما ولكن يمكنك التحكم فيها. على سبيل المثال ، لديك موعد نهائي للالتقاء قبل الساعة 10 صباحًا ، ثم فجأة ، جاءت مكالمة مهمة من خلال مطالبتك بالحضور إلى أحد العملاء.
هل ستقرر ترك العميل معلقًا أم أنك ستلعن عواقب عدم الانتهاء من الحضور إلى العميل؟ ستحدد إجابتك مدى الإنتاجية والربحية التي تريدها لعملك.
كيف تتحكم في وقتك؟
حدد الأيام التي ستتمكن فيها من التعامل مع الأشياء العشوائية ولكن المهمة ، ويفضل أن يكون ذلك بين الأسبوع والأربعاء والخميس. سيعطي هذا أيضًا لعملائك الفهم وقبل أن تعرف ذلك ، ستكون قادرًا على التكيف مع جدولك المفضل.
2. امسح كل مساحة فارغة في التقويم الخاص بك:
أداتك رقم 1 لإدارة الوقت هي التقويم الخاص بك. مدى صرامة مع التقويم الخاص بك سيحدد مدى نجاحك. إدارة التقويم الخاص بك ليست مهمة سهلة ، صدقني. إذن ، كيف تحل هذه المشكلة؟ تأكد من أن أيامك مخططة بشكل متعمد ولا يوجد وقت خمول.
ولكن كيف؟
- أولاً ، أنصحك باستخدام تقويم عبر الإنترنت بحيث يكون متزامنًا مع هاتفك المحمول وتطبيقات الويب الخاصة بك.
- أدخل المهام التي تقوم بها على أساس أسبوعي ، أي المهام المتكررة. افعل الشيء نفسه بالنسبة للمهام التي يمكن إجراؤها شهريًا أو سنويًا. قطع أحمال العمل الضخمة إلى أجزاء أصغر لتغطية المساحات الخالية. تأكد من أن كل شيء في التقويم الخاص بك ينقلك نحو النجاح.
تحقق جيدًا من جداولك كل يوم للتأكد من عدم وجود نهايات فضفاضة وأنك تتحكم بشكل كامل.
3. يجب تأجيل الإشعارات والتنبيهات عند ممارسة الأعمال:
يمكن أن تكون هذه الأشياء مشتتة للانتباه دون داع. تخيل أنك على طاولة عملك وكل دقيقة ، هناك صفير على هاتفك ؛ إخطار ، بريد ، منشور Instagram ، وما إلى ذلك ، صدقني ، لا توجد طريقة ستتمكن من التركيز.
سينخفض معدل السرعة ولن تكون قادرًا على إنجاز ما حددته في ذلك اليوم. ليس من الخطأ تلقي هذه الإخطارات ، فهي تساعد عقليًا ولكن التحقق منها كل دقيقة قد يحولها إلى إدمان.
هذا هو آخر من استراتيجيات إدارة وقت العمل.
اقرأ أيضا: أرشيفات خطة العمل | خطة عمل
4. لا تماطل:
بمجرد أن تحدد مهمة تنتهي في وقت ويوم معين ، تأكد من التمسك بها. مع تراكم العمل ، ستجد أنه من الصعب جدًا أن تبدأ حتى واحدًا. سيحل الارتباك. خصص وقتك لبدء عمل والتأكد من إنهائه قبل محاولة أخرى. "عبء العمل هو عبء الإجهاد".
سئل سؤال. هل التسويف يعني الكسل؟ سيكون جوابي لا. عندما تقوم بالمماطلة ، فأنت في نشاط ولكنك لا تفعل ما هو متوقع منك ؛ أنت تفعل شيئًا آخر ، وتترك الشيء الصحيح الذي يتعين القيام به في وقت لاحق. في حين أن الكسل يكذب ببساطة ، فلا تفعل شيئًا.
التسويف يمكن أن يثبط العزيمة ويسبب خيبة الأمل والتي بدورها تؤدي إلى الاكتئاب وسقوط عملك.
هناك طرق معينة للتخلص من التسويف وبعضها ؛
- تقبل حقيقة أنك ماطل. في بعض الأحيان ، يتم تأجيل العمل لأسباب حقيقية لكنها لا تزال تؤدي إلى توقف الوظائف الأخرى. لكي تزدهر الأعمال التجارية ، يجب أن يكون المرء قادرًا على بدء العمل وإنهائه في الوقت المذكور.
- التزم بمهمتك.
- امنح نفسك مكافأة بعد الانتهاء من العمل.
- تأكد من وجود شخص يقوم بإبقائك تحت المراقبة. حقيقة أنك الرئيس لا تعني أنه يتم فحصك.
- تخلص من المهام الصعبة أولاً.
- حافظ على مساحة العمل مرتبة: هناك شيء رئيسي واحد يمكن أن يثني المرء عن العمل وهو فوضى. يؤدي وجود مساحة عمل غير منظمة إلى زيادة الوقت الذي يجب أن تقضيه في العمل ويؤثر أيضًا عليك عقليًا. يمكن أن تسبب الفوضى أحيانًا الغضب والضعف. لذلك ، يُنصح أن يكون لديك سطح مكتب نظيف ومنظم جيدًا ، ومستندات مكدسة أبجديًا في أكوام مرتبة. المسح الضوئي فعال أيضًا ليوفر عليك عناء المرور عبر أوراق لفرز المعلومات.
ماذا تعني قاعدة 80/20 في إدارة الوقت؟
يترجم في مكان العمل حيث أن ما يقرب من 20٪ من جهودك تسفر عن 80٪ من النتائج. يكمن السر في استخدام وقتك بأكبر قدر ممكن من الفعالية في تطوير القدرة على تحديد نسبة الـ 20 بالمائة ثم التركيز عليها.
ماذا يعني مبدأ باريتو للأعمال؟
يُشار إلى مبدأ باريتو عادة بقاعدة 80/20 ، وهو فرضية تنص على أن 20٪ من المدخلات تحدد 80٪ من النتيجة من سيناريو أو نظام معين. يشير المبدأ إلى التوزيع النموذجي بدلاً من الإلزام بأن تظهر كل ظرف تلك النسبة المئوية المحددة.
ما هي مصفوفة إدارة الوقت؟
تعد مصفوفة إدارة الوقت طريقة لتنظيم الأعمال المنزلية الخاصة بك بناءً على أولويتها وتاريخ الانتهاء حتى تتمكن من إكمالها في الموعد المحدد. يمكنك تنظيم الأعمال المنزلية الخاصة بك في أربعة أجزاء وممارسة التخطيط لحياة شخصية ومهنية سعيدة ومرضية.
هل باريتو ستة سيجما أم العجاف؟
باريتو هي أداة بسيطة في الواقع. في lean manufacturing ، يُستخدم مخطط باريتو لفحص العلاقة بين أسباب وتأثيرات المشكلات المتعلقة بالسلع والعمليات. يستخدم Lean Six Sigma أيضًا باريتو ، ويعرف الرسم البياني النهائي هناك باسم مخطط باريتو.
في الجزء التالي من هذه المقالة ، سننظر في استراتيجيات الأعمال الخمس المتبقية لإدارة الأعمال التي ستعزز عملك إذا تم الالتزام بها أو تركها تنهار.
