تعتمد المنظمات بشكل متزايد على أدوات اتصالات الأعمال الداخلية لتعزيز الكفاءة والإنتاجية ، بغض النظر عن مكان وجود العمال. سيساعد ذلك في تبسيط إدارة تكنولوجيا المعلومات وتحديد الحلول سهلة الاستخدام وإلهام الموظفين. لذلك ، يعد الاتصال ضروريًا لبدء وتنمية عمل تجاري ناجح. يتضمن الاتصال الخارجي والداخلي مجموعة واسعة من أدوات اتصالات الأعمال. تساعد هذه الأدوات في تحسين إنتاجية عملك والتعاون عبر الإنترنت والأنظمة الأساسية للإنتاجية. ستناقش هذه المقالة بعض أدوات الاتصال التجارية عبر الإنترنت العملية لمساعدتك في الأعمال التجارية.
ما هي الأدوات الأساسية لاتصالات الأعمال؟
هناك مجموعة واسعة من أدوات الاتصال المستخدمة في كل من الاتصالات الداخلية والخارجية. تتضمن هذه الأدوات إدارة المهام والمراسلة الفورية والصوت وأدوات مؤتمرات الفيديو وأدوات تعاون المستندات ومركز المعرفة والبريد والبريد الإلكتروني والأنظمة الأساسية عبر الإنترنت للعمل معًا وإنجاز العمل. نبدأ ببعض أدوات الاتصال التجارية الأساسية
# 1. أدوات إدارة المهام
لا تتمتع الفرق المتفرقة أو خارج الموقع برفاهية زيارة أماكن عمل بعضها البعض لمعرفة ما يعمل عليه زملاؤهم أو لتسجيل الوصول في الموعد النهائي.
هذا هو السبب في أن برنامج إدارة المهام مفيد للغاية. حتى إذا كانت مؤسستك تمتلك أقوى مجموعة تكنولوجية ، فإن تحقيق أهدافك سيكون صعبًا تقريبًا إذا لم يتم التعامل مع واجباتك بشكل صحيح.
يمكنك استخدام تطبيق إدارة المهام لإنشاء تقويمات المشروع وتعيين العمل لأعضاء الفريق وتعيين المواعيد النهائية. بمجرد إطلاق المشروع ، ستقوم الأداة بتتبع كيفية تقدم المشاريع وما إذا كان فريقك يعمل في الوقت المحدد ؛ تعتبر أدوات إدارة المهام أيضًا مثالية للحفاظ على اتصالات الأعمال الفعالة. يمكنهم التعامل مع مناقشات المشروع لأنه يتم تخزين كل تعليق أو جزء من المدخلات في بطاقات أو سلاسل محادثات. تستخدم منصة مثل Trello ، على سبيل المثال ، قوائم ولوحات وجداول زمنية متخصصة للحفاظ على تنظيم المهام. إذا كان لدى شخص ما في فريقك شكوى بشأن مهمة أو يحتاج إلى تعديل جدول ، فكل ما عليهم فعله هو @ الإشارة إليك ، وسيتم إعلامك.
# 2. رسالة فورية
تعد المراسلة الفورية أداة ضرورية للفرق سريعة الخطى التي تحتاج إلى التفاعل والعمل في الوقت الفعلي. بينما يهدف البريد الإلكتروني إلى تحقيق ذلك ، فإننا جميعًا ندرك عيوبه: تتم قراءة الرسائل فقط إذا كان المستلم يراقب صندوق بريده باستمرار.
عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني ، هناك ميل لإضافة الطول عندما تكون الإجابة البسيطة في كثير من الأحيان هي كل ما هو مطلوب. هذا قد يثبط الاستجابات السريعة.
تعد منصات الدردشة الفورية مثالية للفرق المتورطة في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية أو الذين يرغبون في التعاون في الوقت الفعلي دون تأخر الوقت الذي يأتي مع البريد الوارد.
Slack هي واحدة من أدوات الاتصال التجارية الجماعية المفضلة لدينا. إنه برنامج مراسلة فورية بسيط وسهل الاستخدام يتيح لك الاتصال بأفراد أو مجموعات في الوقت الفعلي.
يمكن إعداد القنوات لفرق منفصلة بحيث لا يسمع فريق التصميم الخاص بك بالفواتير التي يتبعها قسم الشؤون المالية ، كما أنها منطقة ممتازة لتعزيز الكفاءة. بدلاً من جمع فريقك لعقد اجتماعات صباحية مطولة ، ضع في اعتبارك وظيفة الوقوف الصباحية في Slack للحصول على نظرة عامة سريعة على ما يفعله الجميع في ذلك اليوم
ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم Workvivo لشبكتك الداخلية الاجتماعية ، فيمكنك دمج خدمات المراسلة الفورية من Slack في موجز أنشطتك. لذلك ، حتى لو لم يكن موظفوك يستخدمون Slack ، فلن يفوتهم أي اتصال أساسي!
# 3. أدوات المؤتمرات الصوتية والمرئية
يعد تضمين أدوات مؤتمرات الهاتف والفيديو في نظامك الأساسي التكنولوجي أمرًا ضروريًا. لا يستطيع فريقك استخدام هذه التقنيات لعقد اجتماعات افتراضية ومناقشة المشاريع فحسب ، بل يمكنهم أيضًا التواصل مع العملاء والعثور على فرص عمل جديدة.
يعد بدء محادثة فيديو مع فريقك أمرًا بسيطًا مثل تحديد موعد للاجتماع ، وتوفير رابط ، وانتظار انضمامهم ، اعتمادًا على خدمتك. يمكنك استضافة الاجتماعات وتبادل العروض التقديمية والتواصل مع العملاء من أي مكان باستخدام أداة مثل Zoom (التي لديها بالفعل أكثر من 300 مليون مستخدم!).
عندما يبدأ الاجتماع ، يمكنك التعاون مع 25 شخصًا كحد أقصى من خلال مشاركة شاشتك وربط الملفات. وإذا لم يتمكن شخص ما من حضور الاجتماع ، فيمكنك تسجيله وإرساله إليه بمجرد انتهائك!
من الصعب تتبع جميع تطبيقاتك إذا كنت تستخدم العديد منها. لحسن الحظ ، يمكنك استخدام App Launcher في منتج مثل Workvivo للاتصال واستخدام التطبيقات مباشرة من لوحة القيادة. يُمكِّن تكامل Zoom مع Workvivo فريقك من إطلاق مؤتمرات الفيديو مباشرةً من الشبكة الداخلية الاجتماعية الخاصة بهم ، مما يوفر لهم الوقت في التبديل بين التطبيقات.
# 4. أدوات التعاون في المستند
ضع في اعتبارك الشكل الذي سيبدو عليه مكان العمل بدون أداة تعاون المستند - كيف يمكن لفريق توحيد الجهود والتعاون في مشروع بدونهم؟ هناك العديد من حلول التعاون في المستندات للاختيار من بينها ؛ أفضل جزء هو أن الكثير منها مجاني. Google Workspace هي أداة عمل جماعي تمكن الفرق من العمل على المستندات وجداول البيانات وعروض الشرائح والنماذج. شارك رابطًا مع زميل ، وعلق على المشاريع واقترحها وحررها في الوقت الفعلي.
# 5. مركز المعرفة
يعد تثقيف موظفيك حول أكبر عدد ممكن من جوانب مؤسستك طريقة ممتازة لتشجيعهم وزيادة فهمهم لمنتجك.
إن قضاء بعض الوقت في تعليمهم هو الجزء الصعب. إن عقد الاجتماعات ونشر كميات كبيرة من المعلومات ليس هو الاستراتيجية المثالية لتشجيعهم على معرفة المزيد عن مؤسستك وتمكينهم من حل المشكلات بأنفسهم
مركز المعرفة ، الذي يُعرف أحيانًا باسم "القاعدة" ، هو مكتبة حيث يمكن للشركات الاحتفاظ بالسياسات وأدلة التدريب ومواقع wiki وغيرها من الموارد. يمكنك أيضًا إصدار إعلانات الشركة وتحديث بيانات المهمة وتطوير أهداف الشركة.
ومع ذلك ، تتيح لك أدوات الاتصال إنشاء قاعدة معرفية منظمة وتحديث المستندات بسهولة حسب الحاجة.
# 6. بريد
حتى مع خيارات الاتصال الحالية ، يظل البريد العادي أداة تجارية فعالة. يضيف لمسة شخصية ويستخدم بشكل متكرر لتقديم المستندات والعقود والعناصر المشتراة المحمية للعملاء. يسمح لك حساب usps.com أو Stamps.com (في الولايات المتحدة) بطباعة طابع بريد من جهاز الكمبيوتر الخاص بك وهو طريقة بسيطة للتعامل مع البريد من منزلك أو مكان عملك. هناك العديد من شركات النقل المتاحة لشحن البريد دوليًا. تعرّف على شركات النقل الأكثر موثوقية في منطقة عملك. يمكنك مقارنة الأسعار وتواريخ التسليم وخيارات التتبع للعثور على أفضل صفقة.
# 7. البريد الإلكتروني
حتى إذا كان لديك عنوان بريد إلكتروني شخصي حاليًا ، فإن امتلاك عنوان بريد إلكتروني للنشاط التجاري سيساعدك في التواصل مع العملاء والموردين وزملاء العمل الداخليين. من الأهمية بمكان التحقق من البريد الإلكتروني بشكل يومي. اعتمادًا على نوع الحساب لديك ، يمكنك الوصول إلى مجموعة متنوعة من خدمات البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك تتبع رسائل البريد الإلكتروني لحسابات معينة لضمان أن يقرأها المتلقي. باستخدام أنواع مختلفة من الحسابات ، يمكنك أيضًا تأخير إرسال رسائل البريد الإلكتروني الصادرة ، وتصفية رسائل البريد الإلكتروني المستلمة ، وإعداد الاستجابات التلقائية.
تعد Gmail و Outlook و Yahoo منصات استضافة البريد الإلكتروني. وهناك آخرون أيضا. ستمنحك هذه الأنظمة الأساسية عنوان البريد الإلكتروني لشركتك مقابل رسوم إضافية. على سبيل المثال ، قد تدفع الثمن للاستضافة [البريد الإلكتروني محمي] على أحد منصات البريد الإلكتروني.
# 8. Google Voice وخدمات الاتصال الأخرى عبر الإنترنت
الاتصال عبر الإنترنت هو طريقة لإجراء مكالمات هاتفية عبر الإنترنت. هناك العديد من خدمات الاتصال عبر الإنترنت. Google Voice هو الخيار الأكثر شيوعًا ويمكن الوصول إليه. يتضمن Google Voice البريد الصوتي والرسائل القصيرة والرسائل النصية بالإضافة إلى رقم هاتف محلي. يمكن للمستخدمين إرسال رسائل نصية مجانية وتعديل بريدهم الصوتي وقراءة النص النصي لبريدهم الصوتي والمزيد. يمكن للمستخدمين إجراء أو استقبال مكالمات هاتفية أو رسائل نصية من أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية الخاصة بهم.
أصبحت خدمة البريد الصوتي من Google مجانية الآن لجميع مستخدمي Gmail. تشمل مزودي خدمة الاتصال عبر الإنترنت الآخرين Grasshopper و MightyCall و Nextiva و DingTone و Telzio و Freedompop و Line2 و Voiceably و OnSIP. يقدم كل منها خدمة مدفوعة الأجر شهريًا بميزات وإمكانيات ونقاط قوة وأوجه قصور مختلفة.
ما هي أنجح أداة اتصالات الأعمال؟
يفتح البريد الإلكتروني ، الذي يمكن القول بأنه أكثر أدوات الاتصال التجارية شيوعًا ، العديد من طرق الاتصال. يمكن للموظفين استخدام التطبيق لمشاركة المعلومات الحيوية ، بينما يمكن للمديرين والمديرين التنفيذيين التفاعل مع التقارير أو الإدارة ذات المستوى الأعلى. نظرًا لأن البريد الإلكتروني لديه مثل هذا الجمهور الكبير ، فقد تستخدمه الشركات للبقاء على اتصال مع العملاء ، وتقديم الملاحظات وتلقيها ، والتماس عملاء جدد ، وحتى إنشاء قناة للعملاء للاتصال بالمسؤولين التنفيذيين أو المديرين التنفيذيين في أي وقت من اليوم. يتيح البريد الإلكتروني أيضًا للمستخدمين إرسال واستقبال البيانات كمرفقات بالرسائل ، مما يسمح لشركات التكنولوجيا بتقديم تصحيحات وتحديثات حيوية في الوقت الفعلي.
ما هي الأنواع السبعة لاتصالات الأعمال؟
تستخدم معظم الشركات نوعًا من أربعة أنواع من الاتصالات التجارية: داخلي (صعودًا وهبوطًا) أو خارجيًا أو أفقيًا / جانبيًا. دعونا نلقي نظرة فاحصة على العديد من أنواع الاتصالات التجارية.
# 1. اتصالات الأعمال الداخلية
يشير اتصال الأعمال الداخلية إلى التفاعل بين أعضاء المنظمة. ويشمل كل من وسائل الاتصال الرسمية وغير الرسمية. يحدث الاتصال الداخلي عندما ترسل عدة أقسام معلومات إلى موظفي المنظمة. الاتصال الداخلي الفعال أمر بالغ الأهمية لزيادة الإنتاجية والرضا. هناك نوعان أساسيان من الاتصالات المؤسسية الداخلية:
- الاتصالات الداخلية التصاعدية: على سبيل المثال ، افترض أن فريق الموارد البشرية في إحدى المؤسسات قد أنشأ تقريرًا حول موضوع معين ، ثم يتم تسليمه بعد ذلك إلى مدير الموارد البشرية. هذا مثال على الاتصالات التجارية الداخلية التصاعدية.
- الاتصال الداخلي الهابط: عندما يضع الرئيس التنفيذي لشركة تعليمات جديدة ويوزعها على جميع الموظفين. هذه هي الطريقة التي يحدث بها اتصال الأعمال الداخلي الهابط داخل المنظمة.
# 3. الاتصالات التجارية الأفقية / الجانبية
يشير الاتصال التجاري الأفقي أو الجانبي إلى الاتصال الذي يحدث على المستوى الأفقي ، أي بين زملاء العمل في منظمة أو شركة. يتم ذلك بشكل أساسي من خلال التواصل الكتابي أو المنطوق. تحدث هذه الاتصالات التجارية عندما يتم تبادل الرسائل بين إدارة واحدة أو بين الإدارات أو بين أفراد بمستويات مماثلة من الخبرة.
المعلومات التي يتم توصيلها عبر هذه الطريقة متاحة فقط لمن هم من نفس الرتبة. التواصل على مستويات التسلسل الهرمي المتساوي أمر ضروري لتحقيق النجاح الوظيفي والتعاون. على سبيل المثال ، يتصل رئيس التسويق بإحدى الشركات برئيس الإنتاج في نفس الشركة لمناقشة أحدث اتجاهات التسويق ومتطلبات المنتج ورغبات المستهلك. سيتم توزيع الرسالة بشكل مناسب من خلال التواصل الفعال بين مديري الأقسام.
# 4. اتصالات الأعمال الخارجية
تحدث اتصالات الأعمال الخارجية عندما يتم إرسال معلومات حول شركة تجارية إلى مؤسسة أعمال أخرى أو سلطات من مؤسسة أخرى خارج بيئة الأعمال. تتواصل المنظمات بشكل متكرر مع المنظمات الأخرى لتوسيع إمكاناتها التجارية. على عكس الأنواع الأخرى من الاتصالات التجارية ، تتم الاتصالات التجارية الخارجية بشكل أساسي من خلال وسائل مكتوبة أو صوتية.
يتم تصنيف اتصالات الأعمال الخارجية إلى نوعين: رسمي وغير رسمي. تعتبر الرسائل والتقارير والعروض التقديمية والمذكرات وغيرها من الاتصالات التجارية الخارجية الرسمية أمثلة على الاتصالات التجارية الخارجية. ومع ذلك ، يمكن أن تتخذ الاتصالات التجارية الخارجية غير الرسمية أشكالًا عديدة وتكون عمومًا خارج سيطرة المنظمة.
على سبيل المثال ، قد تستخدم الشركة أشكالًا مختلفة من الإعلانات ، وقنوات الراديو ، والإعلانات التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي ، وما إلى ذلك ، لنشر الكلمة حول الأسعار والعروض الرائعة المتوفرة لديهم على منصة الويب الخاصة بهم. هذا مثال رئيسي لما يُعرف باسم "الاتصال الخارجي".
وفي الختام
من الضروري أن تتذكر أنه ليست كل أدوات اتصالات الأعمال الداخلية متساوية ؛ تتفوق برامج محددة في سياقات معينة ، بينما يفضل استخدام برامج أخرى بمفردها. نوصيك بإجراء تحليل شامل لحالة الاستخدام الخاصة بك لأدوات اتصالات الأعمال هذه والنظر في الميزات الأكثر أهمية للتفاعلات والاجتماعات في مكان العمل. حدد متطلبًا للأداة وناقش إمكانياتك مع فريقك.
مقالات ذات صلة
- قروض قصيرة الأجل لعملك: فكرة جيدة؟
- ماركات القهوة الفورية: أفضل العلامات التجارية منخفضة الحموضة وخالية من الكافيين (+ التعليقات)
- أدوات إدارة المهام: 24 من أفضل أدوات إدارة المهام للفرق [2023]
- نظام إدارة المهام: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2023
- مدرب الاتصال: التواصل الفعال
مراجع حسابات
