مشاركة أصحاب المصلحة والإدارة أمران حاسمان لتحديد نجاح المشروع وتحقيقه. يعد تعيين أصحاب المصلحة أداة مهمة لمساعدتك في ذلك. سيرشدك هذا المنشور خلال العملية خطوة بخطوة باستخدام مثال تعيين أصحاب المصلحة. سوف تتعلم كيفية تصنيف أصحاب المصلحة بناءً على اهتماماتهم وتأثيرهم لتحديد الجهات الفاعلة الحاسمة ، والمخربين المحتملين ، والدعاة ، ومضيعي الوقت. باتباع الخطوات الموضحة في هذه المقالة ، يمكنك إنشاء خطة قوية لإشراك أهم الأشخاص في مشروعك - أصحاب المصلحة.
من هم أصحاب المصلحة؟
يمكن تعريف أصحاب المصلحة بأنهم "أي شخص لديه حصة في المشروع" ، وإن كان هذا واسعًا بعض الشيء. قد يكون التعريف الأكثر عملية هو: "أي شخص يمكنه إنشاء مشروعك أو تدميره".
تنقسم هذه المجموعة من أصحاب المصلحة الأكثر تحديدًا إلى أربع فئات عريضة:
1) الرعاة هم في كثير من الأحيان أولئك الذين يطلقون المشروع من خلال تنظيم الموارد اللازمة وتكليف الأفراد بمهمة استكماله. يتحكم الرعاة في متطلبات المشروع ، وإذا تغيرت هذه المتطلبات ، فيجب عليهم قيادة المشروع وفقًا لذلك.
2) فريق المشروع هو المسؤول عن تنفيذ المشروع والتأكد من اكتماله. فريق المشروع مسؤول عن تطوير حل لمتطلبات المشروع.
3) تتكون المجموعة المرجعية من الأشخاص الذين يجب على فرق المشروع التشاور للوصول إلى أفضل حل. يؤكدون أن الحل سيعمل بشكل صحيح.
4) المستخدمون هم مجموعة متنوعة من الأفراد الذين يستفيدون من حل المشروع.
تلميح: يمكن تصنيف المجموعة المرجعية وبعض أعضاء فريق المشروع كمستخدمين أيضًا. كثيرا ما تكون هذه فكرة ذكية جدا.
رسم خرائط أصحاب المصلحة: ما هو؟
رسم خرائط أصحاب المصلحة هو عملية تعاونية من الدراسة والنقاش والمناقشة التي تعتمد على العديد من وجهات النظر لتطوير قائمة مهمة من أصحاب المصلحة من جميع أطياف أصحاب المصلحة.
يمكن تقسيم رسم الخرائط إلى أربع خطوات:
1) تحديد: قائمة الجماعات والمنظمات والأفراد ذوي الصلة
2) التحليل: فهم وجهات نظر أصحاب المصلحة واهتماماتهم
3) رسم الخرائط: تصور الروابط بين الأهداف وأصحاب المصلحة الآخرين.
4) تحديد الأولويات يستلزم ترتيب أهمية أصحاب المصلحة وتحديد التحديات.
أهمية أداة تحديد أصحاب المصلحة
يعد تخطيط أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية لأن أصحاب المصلحة مهمون لنجاح المشروع. عادة ما يكون هناك الكثير من أصحاب المصلحة ، مما يعني الكثير من التوقعات المختلفة. ستواجه صعوبة في التواصل مع أصحاب المصلحة وإرضائهم إذا لم تحدد تأثيرهم واهتمامهم بالمشروع.
ومع ذلك ، فهو شارع ذو اتجاهين. يوفر التواصل الجيد مع أصحاب المصلحة لمديري المشروع المعلومات التي هم في أمس الحاجة إليها حول المشروع ، والتي تفيدهم بعدة طرق. يساعد في تخفيف المخاطر وتحديد أهداف المشروع الحقيقية لأصحاب المصلحة.
بعبارة أخرى ، يعد تعيين أصحاب المصلحة هو الخطوة الأولى في تطوير ملف استراتيجية اتصال فعالة. سوف تفشل المشاريع إذا كان هناك القليل من الاتصالات أو منعدمة. كلما كان الاتصال أفضل ، كان المشروع أكثر سلاسة ، وكان من الأسهل فهم رغبات أصحاب المصلحة.
يعد تخطيط أصحاب المصلحة أداة أخرى لإدارة التوقعات. يمكنك التعرف على وجهات نظر أصحاب المصلحة حول المشروع من خلال تحديدها. نتيجة لذلك ، مع تقدم المشروع ، يمكن لمدير المشروع التعامل مع هذه التوقعات بشكل تدريجي ، وجعلها تتماشى مع المشروع بحيث يكون الجميع على ما يرام مع المخرجات.
مثال على مخطط أصحاب المصلحة
تهدف خرائط أصحاب المصلحة إلى مساعدتك على تقييم محيطك من خلال إظهار من يمكنه دعم نجاح مشروعك أو إعاقته.
يوضح مثال التعيين السابق طريقة واحدة لإنشاء خريطة أصحاب المصلحة. يرجى أن تضع في اعتبارك أن مثال تعيين أصحاب المصلحة هذا هو مجرد واحد من عدة طرق لتصوير أصحاب المصلحة وتأثيرهم.
على الرغم من أن خرائط أصحاب المصلحة يمكن أن تتخذ أشكالًا وتنسيقات مختلفة ، إلا أنها يجب أن تتضمن دائمًا المعلومات التالية:
- إنها سهلة القراءة لأن هدفها هو استخدامها كأداة سريعة لاتخاذ القرار.
- شامل ، لأن الفهم الشامل لأصحاب المصلحة الأساسيين فقط هو الذي يمكن أن يوفر معلومات مفيدة.
- يتم تنظيم العديد من أصحاب المصلحة في فئات وفقًا لنوعهم ومصالحهم المشتركة ومقدار تأثيرهم.
يمكنك إدارة اتصالاتك مع أصحاب المصلحة من خلال أربع طرق: إدارتهم بإحكام ، وإبقائهم راضين ، وإبقائهم على اطلاع ، أو ببساطة مراقبتهم.
إذا كان لأصحاب المصلحة قدر كبير من التأثير ولكن ليس لديهم نفس القدر من الاهتمام بالمشروع ، فيجب أن يظلوا راضين ، مما يعني أنهم يحتاجون إلى تحديثات منتظمة ورأيهم أمر بالغ الأهمية.
يجب مراقبة أصحاب المصلحة الذين يتمتعون بمستوى عالٍ من التأثير والاهتمام عن كثب. وهذا يستلزم الاجتماع معهم بشكل متكرر أكثر من المجموعة في فئة "حافظ على رضاهم" ، كما أن ملاحظاتهم ضرورية لاتخاذ أي قرار.
تتكون قاعدة المستهلك الخاصة بك من أشخاص لديهم تأثير ضئيل ولكن لديهم الكثير من الفضول. هم ، أيضًا ، يحتاجون إلى تحديثات التقدم ، ولكن ليس بشكل متكرر مثل مجموعات "الإدارة عن كثب" و "الحفاظ على الرضا". أولئك الذين لديهم القليل من القوة والاهتمام يحتاجون إلى المراقبة ، ولكن ربما ينبغي فقط إخطارهم بالمعالم الرئيسية في المشروع.
كيفية عمل خريطة أصحاب المصلحة
عندما تكون جاهزًا لإنشاء خريطة أصحاب المصلحة والبدء في عملية تعيين أصحاب المصلحة ، اتخذ الخطوات الأربع التالية:
# 1. تحديد أصحاب المصلحة
قد يكون للمشروع عدد كبير من أصحاب المصلحة. ستكون القائمة التي تنشئها متوافقة مع مؤسستك ، وتأثير المشروع ، وكذلك أهدافه. هذا يعني أنك قد تحتاج إلى مراجعة القائمة خلال المشروع.
# 2. افحص أصحاب المصلحة
تتطلب الخطوة التالية تحقيق كبير. يتيح لك ذلك تحديد مدى ملاءمتها للمشروع والمنظور الذي تقدمه. حدد نوع أصحاب المصلحة الذين هم ، والمقدار الذي قد يقدمونه للمشروع ، وشرعيتهم في القيام بذلك. هل هم على استعداد للمشاركة؟ ما مقدار رأيهم ومشاركتهم في المشروع؟
# 3. المشاركون على الخريطة
هذه هي المرحلة التي تقوم فيها بتصميم الصندوق الخاص بك وتقسيمه إلى أربعة أقسام ، مع قيام المحور الصادي بقياس مستوى التأثير من منخفض (أسفل) إلى مرتفع (أعلى) (أعلى). يمكنك تعيين مقدار الاهتمام على المحور السيني ، من منخفض (يسار) إلى مرتفع (يمين) (يمين). ارسم أصحاب المصلحة وكذلك نتائج تحليلك على المحورين باستخدام قائمة أصحاب المصلحة ونتائج تحليلك.
# 4. يجب إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة.
الآن بعد أن حددت وحللت ورسمت أصحاب المصلحة على خريطة ، يمكنك البدء في التخطيط لكيفية تفاعلك معهم خلال المشروع. اعتمادًا على مكان هبوطها على الخريطة ، ستتحكم فيها عن كثب أو تراقبها ببساطة. هذه هي الخطوة الأولى في تطوير إستراتيجية التواصل مع أصحاب المصلحة والإدارة العامة لأصحاب المصلحة.
أفضل ممارسات تخطيط أصحاب المصلحة
من المفيد أن تحصل على أكبر قدر ممكن من المعلومات حول جميع أصحاب المصلحة. لديك فضول لمعرفة من هم وكيف يفضلون التواصل. قد يرغب البعض فقط في إرسال تحديثات لهم ، بينما قد يفضل البعض الآخر العروض التقديمية وجهًا لوجه أو محادثة هاتفية. حدد طريقة الاتصال التي يفضلونها والتردد الذي يناسبهم.
# 1. لدينا عقل مفتوح
يعد فهم التنوع الثقافي أو اللغوي بين أصحاب المصلحة مكونًا آخر من مكونات تخطيط أصحاب المصلحة. إذا كانوا لا يتحدثون لغتك الأم ، فستحتاج إلى تعديل رسائلك. من الأهمية بمكان أن تكون شاملاً وأن تفهم أن ما هو جيد لأصحاب المصلحة قد يكون سيئًا لآخر.
# 2. يتواصل بفاعلية
يجب أن يكون محتوى اتصالاتك واضحًا. إنك تهدف إلى تجنب المصطلحات اللغوية وتقديم الحقائق أيضًا. عند التحدث ، كن منفتحًا وصادقًا ، وتتبع ما هو مؤكد وما هو غير مؤكد. كن منفتحًا على تعليقات أصحاب المصلحة وتفهم كيف يمكن أن تؤثر على قراراتك.
# 3. كن منفتحًا وصادقًا.
لا تحجب المعلومات ، وخاصة الأخبار الرهيبة. كلما أسرعت في طرحه هناك ، كلما تمكنت بشكل أسرع من معالجة توقعات أصحاب المصلحة وأيضًا الرد على أي مخاوف قد تكون لديهم.
# 4. تواصل لتكون متاحة
أخيرًا ، حافظ على قنوات اتصال مفتوحة. حافظ على الاتصال مع أصحاب المصلحة لديك ، ولكن زودهم أيضًا بآلية يمكنهم من خلالها الوصول إليك إذا لزم الأمر. استمع إلى ما سيقولونه ، وتواصل معهم ، واطرح أسئلتك عندما يفعلون ذلك. الاتصال هو تبادل المعلومات.
إن عملية تحديد أصحاب المصلحة لا تقل أهمية عن النتيجة ، كما أن جودة العملية تعتمد بشدة على فهم المشاركين.
يسمح تخطيط أصحاب المصلحة للمبادرات بالعمل بسلاسة.
إهمال إدارة أصحاب المصلحة يمكن أن يؤدي إلى حواجز ونكسات على طول الخط ، وهذا هو السبب في أن تعيين أصحاب المصلحة يجب أن يكون أداة أساسية في صندوق أدوات كل مدير مشروع.
يعتمد نجاح المشروع على المشاركة والتعاون مع أصحاب المصلحة من جميع الخلفيات. فهم دوافعهم وتصنيفهم إلى فئات مختلفة باستخدام مصفوفة القوة / الفائدة يمكن لخرائط أصحاب المصلحة أن تقطع شوطًا طويلاً نحو ضمان أن عملك يسير على الطريق الصحيح.
الأسئلة الشائعة حول تعيين أصحاب المصلحة
ما هي أداة تحديد أصحاب المصلحة؟
بشكل عام ، يعد تعيين أصحاب المصلحة أداة مستخدمة في تحليل أصحاب المصلحة لتصنيف الأشخاص بناءً على قوتهم ومصالحهم.
ما هو نموذج مشاركة أصحاب المصلحة؟
تشير مشاركة أصحاب المصلحة إلى التحديد المنتظم والتحليل والتخطيط وكذلك تنفيذ المبادرات التي تهدف إلى التأثير على أصحاب المصلحة.
