نستخدم جميعًا البريد الإلكتروني يوميًا ، من العمل إلى التواصل مع الأصدقاء والعائلة. ولكن هل نتبع جميعًا آداب البريد الإلكتروني للتأكد من أننا نتواصل بفعالية وكفاءة؟ آداب البريد الإلكتروني هي أكثر من مجرد الحس السليم. يتعلق الأمر بفهم قواعد الإتيكيت وأهمية اتباعها.
في هذه المقالة ، سوف نستكشف الجوانب المختلفة لآداب البريد الإلكتروني ، من فهم الأساسيات إلى فهم أهمية اتباع القواعد. سنناقش أيضًا القواعد العشر الأساسية لآداب التعامل مع البريد الإلكتروني ، وما يجب فعله وما لا يجب فعله في رسائل البريد الإلكتروني ، والعناصر الخمسة للآداب. هيا بنا نبدأ!
آداب البريد الإلكتروني للأعمال
آداب البريد الإلكتروني مهمة بشكل خاص في عالم الأعمال. من المهم أن تفهم أهمية اتباع القواعد للتأكد من أنك تتواصل بفعالية وكفاءة مع زملائك وعملائك وعملائك.
أولاً وقبل كل شيء ، من المهم أن تتذكر أن تكون محترفًا في جميع رسائل البريد الإلكتروني. وهذا يعني استخدام لغة مناسبة ، وتجنب اللغة العامية ، واستخدام القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم. من المهم أيضًا إبقاء رسائل البريد الإلكتروني موجزة ومباشرة. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني واضحة وسهلة الفهم.
عند التواصل مع الزملاء والعملاء والعملاء ، من المهم استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي. يجب أن يتضمن ذلك اسمك واسم الشركة ، إن أمكن. من المهم أيضًا تضمين توقيع مع اسمك ولقبك ومعلومات الاتصال بك.
آداب البريد الإلكتروني الصحيحة
آداب البريد الإلكتروني الصحيحة ضرورية للتواصل الفعال. من المهم أن تكون محترمًا ومهذبًا ومراعيًا في جميع رسائل البريد الإلكتروني. هذا يعني استخدام اسم المستلم ولقبه ، والرد بسرعة ، وتجنب السخرية.
من المهم أيضًا استخدام سطر موضوع مناسب. يجب أن يكون هذا واضحًا وصفيًا ويجب أن يشير إلى الغرض من البريد الإلكتروني. من المهم أيضًا تضمين نص رسالة واضح وموجز.
عندما يتعلق الأمر بالمرفقات ، من المهم التأكد من أنها مصنفة بشكل صحيح وأنها خالية من الفيروسات. من المهم أيضًا تضمين إخلاء مسؤولية إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على معلومات سرية.
قواعد آداب البريد الإلكتروني
هناك قواعد معينة يجب اتباعها عندما يتعلق الأمر بآداب التعامل مع البريد الإلكتروني. وتشمل هذه:
- استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي.
- تجنب استخدام الكلمات العامية والرموز التعبيرية وعلامات التعجب المفرطة.
- استخدم سطر موضوع واضح وصفي.
- قم بتضمين توقيع مع اسمك ولقبك ومعلومات الاتصال بك.
- كن مهذبًا ومحترمًا ومراعيًا.
- تجنب السخرية.
- الاستجابة فورا.
- اجعل رسائل البريد الإلكتروني موجزة ومباشرة.
- استخدم القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم.
- قم بتضمين إخلاء مسؤولية إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على معلومات سرية.
أهمية آداب البريد الإلكتروني
سيساعدك اتباع آداب البريد الإلكتروني على تأسيس الاحتراف ، وإقامة علاقات أقوى في العمل ، وإعطاء انطباع إيجابي عن صاحب العمل. كما أنه سيحسن الاتصال ويبقيك أنت والشركة في مأزق. سيساعدك فهم آداب البريد الإلكتروني المهنية على التواصل مع الآخرين باحترام والتقدم في حياتك المهنية. آداب البريد الإلكتروني مهمة للتواصل الفعال. من المهم اتباع قواعد الإتيكيت للتأكد من أنك تتواصل بطريقة مهنية ومحترمة.
آداب البريد الإلكتروني الجيدة ضرورية للأعمال. يساعد على بناء علاقات مع الزملاء والعملاء والعملاء. من المهم أيضًا الحفاظ على سمعة طيبة في عالم الأعمال.
آداب البريد الإلكتروني مهمة أيضًا للتواصل الشخصي. يساعد اتباع قواعد الآداب في ضمان أن تكون رسالتك واضحة وموجزة ومحترمة.
ما هي 10 ما يجب فعله وما لا يجب فعله لاستخدام البريد الإلكتروني؟
عند محاولة العمل بسرعة وفعالية أكبر ، يجب ألا نتجاهل الأعراف الاجتماعية التي تأتي مع أي وسيلة تواصل. إليك 10 آداب التعامل مع البريد الإلكتروني التي يجب عليك تجنبها.
# 1. استخدم سطر موضوع واضح.
تزداد احتمالية قراءة رسالتك مع وضوح سطر الموضوع الخاص بك لأن الغالبية منا يجب أن يتعامل مع مئات رسائل البريد الإلكتروني التي تشوش بريدنا الوارد كل يوم. لتوضيح الأمر ، إذا كنت ترسل عرضًا لشخص ما ، فاكتب ، "اقتراح فيتش مرفق".
# 2. لا تنسى التوقيع.
يجب أن يحتوي كل بريد إلكتروني على توقيع يحدد المرسل ويوفر معلومات الاتصال. قم بإعداده لعرضه في نهاية كل بريد إلكتروني تلقائيًا. حتى لا يضطر المستلم إلى البحث عن عنوانك أو عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك ، بما في ذلك جميع معلومات الاتصال الخاصة بك.
# 3. العنوان بطريقة رسمية.
بغض النظر عن مدى معرفتك بالشخص ، فإن استخدام "Hey" أو "Yo" أو "Hiya" يعد أمرًا غير احترافي. بدلاً من ذلك ، قل "مرحبًا" أو "مرحبًا". العبارة "عزيزي (أدخل الاسم)" أكثر رسمية. من المقبول تمامًا استخدام اسم المستلم في التحية ، كما في "مرحبًا روبرت" ، لكن ضع في اعتبارك أنه لا يجب عليك تقصير اسم شخص ما إلا إذا حصلت على إذن منه.
# 4. لا تستخدم الفكاهة.
من الصعب نقل الفكاهة عبر البريد الإلكتروني. بدون النغمة اللفظية المتطابقة وتعبيرات الوجه ، قد يساء الشخص الآخر ما تعتقد أنه مضحك أو يُنظر إليه على أنه تهكم. عندما تكون في شك ، تجنب استخدام الدعابة في المناقشات المهنية.
# 5. صحح رسالتك بحثًا عن أخطاء.
لا تصدم إذا قام شخص ما بتقييمك بناءً على طريقة كتابتك لرسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا كان بريدك الإلكتروني مليئًا بالأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية ، فقد يعتقد الناس أنك مهمل أو قذر أو حتى أمي. قبل النقر فوق "إرسال" ، راجع التهجئة والقواعد النحوية والرسالة.
# 6. لا تفترض أن المستلم يفهم ما تقوله.
حتى إذا كانت رسالتك عبارة عن رد فعل على سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني ، فاكتبها كملاحظة قائمة بذاتها. لا "خط واحد" إذن. قم بتضمين الموضوع بالإضافة إلى أي إشارات إلى رسائل بريد إلكتروني أو دراسات أو تفاعلات سابقة. يمكن أن يكون النظر إلى السلسلة لمراجعة السياق مملاً ويستغرق وقتًا طويلاً. قد يتلقى المستلم مئات رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ومن غير المرجح أن يتذكر تسلسل الأحداث التي أدت إلى بريدك الإلكتروني.
# 7. الرد على كل بريد إلكتروني.
استجب على الفور وبشكل مهذب لكل بريد إلكتروني حقيقي موجه إليك. حتى إذا لم يكن لديك إجابة على الفور ، اقض بعض الوقت في كتابة رد على البريد الإلكتروني لإعلام المرسل أنك حصلت عليه. إذا تم إرسال البريد الإلكتروني إلى الشخص غير الصحيح ، فأعلم المرسل بذلك.
# 8. لا تطلق النار من شفتك.
لا ترد أبدًا بطريقة سريعة أو تكتب بريدًا إلكترونيًا غاضبًا. قبل إرسال رسالتك ، فكر فيها بجدية. ضع رسالتك في مجلد "المسودات" إذا كنت تريد حفظها للنظر فيها لاحقًا عندما تكون أكثر هدوءًا ولديك الوقت للتفكير في الرد المناسب.
# 9. لا تفشي أي معلومات خاصة.
حتى مشاركة رسائل البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ أمر بسيط للغاية. شخصيًا أو عبر الهاتف هو أفضل طريقة لإيصال أي معلومات شديدة الخصوصية أو السرية. قبل تضمين معلومات خاصة في رسالة بريد إلكتروني أو مرفق ، احصل على إذن.
# 10. لا تستخدم علامات التعجب دون داع.
في الاتصالات المهنية ، لا يتم نقل علامات التعجب وغيرها من علامات الابتهاج مثل الرموز التعبيرية والمختصرات مثل LOL و CAPS الكاملة بشكل فعال. إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا بشكل لا يصدق ، فاتركه. كما أن استخدام سلسلة من علامات التعجب أمر غير احترافي.
قد يتطلب الحفاظ على الاحتراف والتركيز في رسائل البريد الإلكتروني بعض العمل ، ولكن على المدى الطويل ، ستظهر على أنك أكثر صقلًا وتنظيمًا.
ما هي العناصر الخمسة في الآداب؟
العناصر الخمسة في الآداب هي الاحترام ، والتأدب ، والمراعاة ، والوضوح ، واللياقة. الاحترام يعني معاملة الآخرين باحترام ، والأدب يعني أن تكون مهذبًا في جميع التفاعلات. يعني الاعتبار مراعاة مشاعر واحتياجات الآخرين. الوضوح يعني أن تكون واضحًا ومختصرًا في جميع الاتصالات. "اللباقة" تعني اللباقة وإبداء التقدير للآخرين. فيما يلي قواعد آداب العمل الرئيسية التي يجب عليك تنفيذها:
# 1. الادب
شكرًا لك ، من فضلك ، ومرحبًا ببعض التعبيرات الأكثر أهمية التي يجب وضعها في الاعتبار. أعرب باستمرار عن امتنانه للآخرين على أي فرصة قد يقدمونها لشركتك. إذا كان كلا الطرفين مألوفًا لك ، فلا تتجاهل تقديمهما عندما يجتمعان للمرة الأولى. قدم وصفًا موجزًا لمنصب كل عضو في الفريق عند تقديمه للعميل. لديك فرصة لتداول بطاقات العمل عندما تقابل عميلًا أو أحد معارفه لأول مرة. قبل وضع البطاقة في محفظتك ، تأكد من قراءتها.
# 2. كياسة
من الجيد دائمًا إظهار تقديرك ، لكن ضع في اعتبارك أن بعض الأشخاص يمكنهم اعتبار الهدايا باهظة الثمن كرشاوى. يُعتقد أن الهدايا الصغيرة أو ملاحظات الشكر أكثر ملاءمة إلى حد كبير. حتى إذا لم يكن لديك أي خطط وشيكة للعمل مع شخص ما ، فيجب عليك دائمًا الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني. بالنسبة للفرد الذي يقف بجانبك ، ابق الباب مفتوحًا. تجنب التدخين في الأماكن العامة ، خاصة إذا كان بعض أفراد مجموعتك لا يدخنون.
# 3. أخلاق
في العلاقات التجارية ، تعتبر الأخلاق الحميدة حجر الزاوية الحاسم. انتظر حتى يجلس الجميع ويقدم لهم الطعام قبل أن تبدأ في تناول الطعام إذا كنت تقابل عملاء أو زملاء عمل لتناول الإفطار أو الغداء أو العشاء. تجنب ملء طبقك بالكامل في المرة الأولى في البوفيه. في الوقت نفسه ، امتنع عن اختيار طعامك وابذل جهدًا للظهور كما لو كنت تستمتع بالوجبة والشركة معًا. حاول إشراك الجميع في المحادثة والامتناع عن مناقشة أي شيء شخصي ما لم يبدأه الشخص الآخر. كن مهذبًا مع خوادم المطعم وكذلك صغارك.
# 4. الالتزام بالمواعيد
عندما يكون لديك اجتماع عمل ، حاول الوصول في الوقت المحدد. تجنب الوصول مبكرًا جدًا لأن الشخص الآخر قد لا يتوقعك. لا تتأخر أبدًا لأنه يمكن أن يعطي انطباعًا خاطئًا ويجعلك تبدو غير فعال وغير موثوق به. تأكد من استعدادك للاجتماع عن طريق أداء واجبك المنزلي مسبقًا والتصرف بثقة.
# 5. احترافية
عندما تتحدث مع زملائك وعملائك ، امتنع عن مناقشة السياسة أو الدين أو أي مواضيع حساسة أخرى. ما لم يكن موضوع المحادثة يشمل عائلتك على وجه التحديد ، تجنب مناقشته. لا تحاول أبدًا الاقتراب من شخص ما عن طريق انتقاده أو نشر الشائعات.
# 6. لغة الجسد الإيجابية
عند الجلوس أو الوقوف ، حافظ على وضعك في وضع مستقيم. تأكد من أن مصافحة يدك ليست شديدة الصعوبة ولا خفيفة للغاية. تجنب المشي أو المشي بسرعة كبيرة في مجموعة. حافظ دائمًا على فجوة معقولة بينك وبين الآخرين. عند التحدث إلى شخص ما ، تجنب الاقتراب كثيرًا أو الابتعاد كثيرًا. للاجتماعات والعشاء ، ارتدِ ملابس العمل المناسبة. ارتدِ ملابس غير رسمية للاجتماعات غير الرسمية ، لكن امتنع عن الملابس الواضحة أو غير المهذبة.
اقرأ أيضا: البريد الإلكتروني للخدمة: المعنى والأمثلة وأفضل مقدمي الخدمة
ما هو مثال على آداب البريد الإلكتروني؟
مثال على آداب البريد الإلكتروني هو استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي يتضمن اسمك واسم الشركة ، إن أمكن. من المهم أيضًا تضمين توقيع مع اسمك ولقبك ومعلومات الاتصال بك. عندما يتعلق الأمر بنص الرسالة ، يجب أن يكون واضحًا وموجزًا ، باستخدام القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم.
ما هي أصول الآداب الثلاثة؟
المبادئ الثلاثة لقواعد السلوك هي الاحترام والتقدير والصدق.
الاحترام
يستلزم الاحترام الاعتراف بقيمة شخص آخر واتخاذ خطوات مدروسة لإظهار اهتمامك به.
توضح الأمثلة التالية كيفية شرح قاعدة آداب السلوك هذه:
- إعطاء شخص ما انتباهك الكامل
- عدم مقاطعة أي شخص أثناء حديثه أو عمله
- ارتداء الملابس المناسبة لأي موقف معين
- التحدث بشكل مناسب / عدم التحدث إلى شخص ما
- عدم المشاركة في النكات غير اللطيفة أو الاستهزاء
- تصافح بالايدي
نظر
يستلزم الاعتبار التصرف بتمعن عند التعامل مع الآخرين وإظهار التعاطف مع الآخرين.
توضح الأمثلة التالية كيفية شرح قاعدة آداب السلوك هذه:
- قائلا من فضلك وشكرا
- فتح الباب لشخص ما
- المضغ وفمك مغلق
- قائلا عفوا
- عرض للمساعدة عندما تستطيع
- البقاء في المنزل عندما تكون مريضا
- يجري في الوقت المحدد
الصراحة
بالإضافة إلى قول الحقيقة والامتناع حتى عن الأكاذيب البيضاء الصغيرة ، فإن الصدق يعني التصرف بإخلاص واستقامة أخلاقيا. يجب أن نقول أيضًا إننا نفضل الصدق اللطيف على الصدق الذي لا يرحم. أساس اللباقة هو العثور على الحقيقة البناءة والعمل على أساسها دون تعريض شخص آخر للألم أو الخجل. أن تكون صادقًا وصادقًا مع الآخرين هو جانب آخر من جوانب الصدق. لا أحد يحب الأخلاق الزائفة أو "التشدق بالكلمات" ؛ يمكن أن تكون مسيئة مثل الوقاحة البسيطة.
علاوة
مجاملة
الأخلاق الحميدة هي حالة اللباقة. تعريف المجاملة هو اللباقة أو التصرف بطريقة مناسبة لبيئة اجتماعية معينة. أن تكون مهذبًا يستلزم التفكير في كيفية تأثير أفعالك على الآخرين والتصرف بطريقة تساعدهم. الاحترام ، والمراعاة ، والكياسة كلها جوانب من المجاملات.
وفي الختام
آداب البريد الإلكتروني ضرورية للتواصل الفعال. من المهم أن تفهم أهمية اتباع القواعد للتأكد من أنك تتواصل بطريقة مهنية ومحترمة. باتباع القواعد العشر الأساسية لآداب البريد الإلكتروني ، يمكنك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك واضحة وموجزة ومحترمة.
تعتبر آداب البريد الإلكتروني مهمة للأعمال ، حيث تساعد في بناء العلاقات مع الزملاء والعملاء والعملاء. إنه مهم أيضًا للتواصل الشخصي ، لأنه يساعد على ضمان أن تكون رسالتك واضحة وموجزة ومحترمة. يجب اتباع العناصر الخمسة في الآداب - الاحترام ، والأدب ، والمراعاة ، والوضوح ، والمجاملة - في جميع الأوقات.
يعد اتباع قواعد آداب البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال. من المهم أن تتذكر أن تكون محترفًا ومحترمًا في جميع رسائل البريد الإلكتروني. باتباع هذه القواعد ، يمكنك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك واضحة وموجزة وفعالة.
- قيم القيادة: أهمية القيم في القيادة
- خطاب إشعار لمدة 2 أسبوع: كيفية كتابة خطابات الاستقالة (+ عينات مجانية)
- الاحترام في مكان العمل: أفضل الطرق لإثبات ذلك وأهميته
- كتيب الهاتف: أفضل النصائح والمعايير التي يجب اتباعها
- سمات القيادة: أهم السمات القوية التي تجعل القائد جيدًا
مراجع حسابات
