أدوات إدارة المستندات: الاستخدامات والأدوات المجانية والدليل

أدوات إدارة المستندات
مصدر الصورة: FileCenter
جدول المحتويات إخفاء
  1. ما هي أداة إدارة المستندات؟
  2. ما هو أفضل برنامج لإدارة الملفات؟
  3. ما هي الأنواع المختلفة لأنظمة إدارة الوثائق؟
  4. قائمة أدوات إدارة الوثائق
    1. # 1. مكتب التوقيع
    2. # 2. كونتينتفيرس
    3. # 3. اوبتكس
    4. # 4. Docufree
    5. # 5. DocStar ECM
    6. # 6. FileHold
    7. # 7. DocuPhase
    8. # 8. eFileC Cabinet
    9. # 9. DocuXplorer
    10. # 10. محدد موقع الوثيقة
  5. هل يعد SharePoint أداة لإدارة المستندات؟
  6. كيف تدير المستندات؟
  7. ما هي مهارات إدارة الوثائق؟
  8. أدوات إدارة مستندات Microsoft
  9. هل أدوات إدارة مستندات Microsoft Office Suite؟
  10. Microsoft SharePoint - مثال على أدوات إدارة المستندات أم لا
  11. قائمة بأفضل أدوات إدارة مستندات Microsoft Office 365
  12. شركات إدارة الوثائق
  13. أدوات إدارة مستندات المؤسسة
  14. ما هي أنواع أدوات إدارة مستندات المؤسسة؟
    1. # 1. قائم على السحابة:
    2. # 2. مستضاف ذاتيًا:
  15. ما هي العملية الأساسية لأدوات إدارة مستندات المؤسسة؟
    1. # 1. رقمنة وجمع الوثائق الورقية
    2. # 2. مركزة تخزين المستندات
    3. # 3. استرجاع وتوزيع الوثائق
  16. ما هي ميزات أدوات إدارة مستندات المؤسسة؟
  17. نظام إدارة الوثائق مفتوح المصدر
  18. وفي الختام
  19. الأسئلة الشائعة حول أدوات إدارة المستندات
  20. ما هي مزايا استخدام البرمجيات مفتوحة المصدر لإدارة المستندات؟
  21. ما هي أنواع مختلفة من نظام الملفات؟
  22. مقالات ذات صلة
  23. الرقم المرجعي

بفضل اتجاه الرقمنة المستمر ، يريد الأشخاص القيام بعمل أقل على الورق ويتوقعون أن يتمكنوا من الوصول إلى مستنداتهم الأكثر أهمية من أي جهاز. يوصى بشدة باستخدام نظام إدارة المستندات من أجل تبسيط هذه العملية. في عالم اليوم الرقمي ، تعد أدوات إدارة المستندات جزءًا لا يتجزأ من أي مشروع ناجح. تنشئ أنظمة إدارة المستندات ، بدلاً من صفوف خزائن الملفات ، أرشيفًا إلكترونيًا يمكن الوصول إليه وتعديله بواسطة أي شخص لديه التفويض المناسب. تعد إدارة أوراقك الرقمية ومسح الملفات الورقية القديمة أمرًا في غاية السهولة بمساعدة أدوات إدارة المستندات. نراجع قائمة أدوات الإدارة ، مع التركيز على أدوات إدارة المستندات الخاصة بالمؤسسات و Microsoft ، وأيضًا تسمية بعض شركات نظام DM ، بما في ذلك Open Source.

اقرأ أيضا: إدارة كلمة المرور

ما هي أداة إدارة المستندات؟

أداة إدارة المستندات عبارة عن برنامج يتم استخدامه لتتبع وإدارة وتخزين المستندات مع تقليل استخدام الورق. يحتوي هذا البرنامج على العديد من تطبيقات الشركات المحتملة ، من أرشفة ملفات الوسائط في السحابة إلى تسهيل العمل الجماعي في الأعمال الورقية.

تتضمن DM مجموعة متنوعة من الميزات والوظائف الضرورية للتشغيل السلس للشركة. تشمل ميزات أدوات إدارة المستندات التي لا تقدر بثمن والتي تساعد الشركات من جميع الأنواع ؛

  • موقع واحد حيث يمكن البحث عن السجلات والوصول إليها.
  • يمكن الآن مسح المستندات التي تم تخزينها مسبقًا على الورق وتحميلها وتنظيمها رقميًا ، مما يلغي الحاجة إلى المساحة الإضافية (والمال) التي كانت مطلوبة سابقًا لتخزين الورق.
  • تعزيز التنظيم والإنتاجية ، هذا التغيير.
  • يقلل استخدام تخزين المستندات الرقمي من احتمالية فقدان الملفات أو تلفها.

يمكن أن تكون أدوات إدارة الوثائق مفيدة بشكل خاص للشركات في القطاعين الطبي والمالي ، والتي تتعامل مع و / أو تخزن كميات كبيرة من البيانات التي تحتوي على معلومات شخصية. يمكن أن تضمن هذه الأنظمة الامتثال للمستندات في حقل معين مع منح المستخدمين المصرح لهم وصولاً سريعًا وموثوقًا إلى جميع الملفات الضرورية.

ما هو أفضل برنامج لإدارة الملفات؟

دعنا نلقي نظرة على بعض برامج DM الأكثر شهرة ، والتي تُستخدم بشكل شائع لتقليل الاعتماد على المستندات الورقية وتعزيز أداء DM الخاص بالشركة.

  • كليك أب
  • ملفات م
  • ورقة ذكية
  • مساحات العمل الجماعي
  • pCloud
  • HubSpot

ما هي الأنواع المختلفة لأنظمة إدارة الوثائق؟

الأنواع الخمسة لأنظمة DM هي ؛

  • إدارة محتوى المؤسسة.
  • إدارة المحتوى (إدارة محتوى الويب)
  • تصوير الوثيقة.
  • إدارة تتابع الأعمال. 
  • إدارة السجلات. 

قائمة أدوات إدارة الوثائق

الشركات القانونية واستوديوهات التصميم ودور النشر هي مجرد أمثلة قليلة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في عدم استخدام الأوراق ولكنها تحتاج إلى المساعدة في إيجاد الحل المناسب. نظرًا لأن الشركات ستمتلك دائمًا كمية كبيرة من البيانات لإدارتها ، فمن الضروري تحديد أداة DM التي يمكن الاعتماد عليها وقابلة للتوسيع من أجل زيادة الكفاءة إلى أقصى حد.

يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs) الاستفادة بشكل كبير من أدوات إدارة المستندات الفعالة. أهم شيء هو الحاجة إلى موقع مركزي للحفاظ على السجلات مرتبة. يمكن لأداة DM أيضًا إدارة أشياء مثل تعيين الإصدار والعمليات وأذونات المستخدم والنسخ الاحتياطي والأمان. إنه المكان الذي يجب أن تبدأ فيه عند البحث عن مكان للاحتفاظ بملفات الشركة الحساسة ومشاركتها مع الآخرين. تصنيف البيانات هو ميزة DM أخرى لديها القدرة على تغيير كبير في كيفية رسم عملك الآن لعملياته. تنمو الإيرادات العالمية المتوقعة لأنظمة DM و ECM بشكل جيد ولسبب وجيه.

ومع ذلك ، فيما يلي قائمة ببعض أدوات إدارة المستندات العليا ؛

# 1. مكتب التوقيع

SignDesk هي منصة ذكية لإدارة دورة حياة العقود (CLM) تم تطويرها بهدف أتمتة جميع جوانب عملية التعاقد. بمساعدة SignDesk CLM ، يمكن للفرق تطوير العقود فورًا باستخدام البنود المقترحة من AI ، ثم الموافقة عليها والتفاوض على شروطها.

# 2. كونتينتفيرس

تضمن إدارة مستنداتك باستخدام Contentverse أنك لن تكون أبدًا بدون الموارد التي تحتاجها. Contentverse قادر على استيعاب المتطلبات المحددة لقسمك لأنه يوفر خيارات نشر سحابية ومحلية ، بالإضافة إلى إعدادات المستخدم التي يمكن تخصيصها.

# 3. اوبتكس

برنامج إدارة المستندات قوي وسهل الاستخدام على حد سواء ، يقدم Optix حلول أتمتة سير العمل وإدارة إجراءات التشغيل القياسية وغيرها من الميزات المعاصرة المصممة لتحسين كفاءة عمليات الشركة.

# 4. Docufree

يدمج Docufree Document Cloud ، وهو نظام إدارة محتوى الأعمال الذي يدعم الخدمات ، مسح المستندات والتقاطها وإدارة المستندات وأتمتة العمليات في نظام أساسي واحد قائم على السحابة.

# 5. DocStar ECM

تقدم DocStar Enterprise Content Management خدماتها للشركات الكبيرة والمتوسطة في جميع القطاعات وتوفر أدوات لتحميل المستندات وتخزينها وتبادلها في عدد من التنسيقات. يأتي عملاؤها من مجموعة واسعة من الصناعات. هناك إصدارات من البرنامج تعمل على السحابة وكذلك محليًا.

# 6. FileHold

قد يكون من الأسهل تحقيق مكتب بلا أوراق بمساعدة أداة إدارة المستندات ؛ FileHold Enterprise ، المصمم للاستخدام في الشركات الكبيرة. يمكن أن يتم تثبيت FileHold إما في أماكن العمل أو في بيئة سحابية خاصة أو عامة آمنة.

# 7. DocuPhase

يتم توفير أدوات التقاط إدارة المستندات وأتمتة سير العمل والتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) بواسطة DocuPhase Enterprise Automation Platform. نظام DocuPhase قابل للتكيف لتلبية احتياجات الشركات من أي حجم. يمكن الحصول عليها في نموذج محلي بالإضافة إلى نموذج قائم على السحابة.

# 8. eFileC Cabinet

eFileC Cabinet هو نظام لإدارة المستندات يركز على مساعدة الشركات من أي حجم في زيادة ربحيتها وكفاءتها من خلال تقليل كمية الورق المستهلكة في عملياتها وتبسيط إجراءات عملها.

# 9. DocuXplorer

يمكن أن يساعد عدم استخدام الورق وأتمتة عمليات إدخال البيانات المتكررة في توفير الوقت وتقليل الانزعاج مع تقليل المخاطر وتعريضهم لمشاكل محتملة أقل. احصل على أهداف عملية العمل الخاصة بك بمساعدة المساعدة الواضحة والأدوات التي تتسم بالبساطة وسهولة التشغيل.

# 10. محدد موقع الوثيقة

محدد موقع المستندات ، برنامج إدارة مستندات المؤسسة مدمج بطريقة لا تتوفر إلا مع Microsoft Windows. بالإضافة إلى كونه متوافقًا مع Microsoft Office والبرامج التجارية الأخرى ، قد يعمل النظام الأساسي بالكامل داخل نظام التشغيل Windows.

هل يعد SharePoint أداة لإدارة المستندات؟

Microsoft SharePoint ليس أداة DM ، ومع ذلك ، يمكن أن يعمل كحل لإدارة المستندات لبعض المؤسسات. تعدد استخدامات SharePoint يجعلها مناسبة بشكل أفضل للمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى مساعدة في إدارة المحتوى وتطوير الشبكة الداخلية مقارنةً بالشركات الصغيرة التي تبحث عن أدوات إدارة مستندات Microsoft

كيف تدير المستندات؟

قد يساعد تنفيذ الإجراءات القياسية لإدارة المستندات شركتك على العمل بكفاءة أكبر. يتطلب الانتقال السلس منك تقييم مواردك الحالية ، وتحديد أي ثغرات ، وتخصيص وقت دراسة مخصص ، تمامًا كما تفعل مع أي مسعى جديد آخر. الخطوات المتبعة في إدارة المستندات الخاصة بك هي:

  1. تخطيط إنشاء المستندات والاحتفاظ بها
  2. اختيار النظام
  3. تنفيذ
  4. قم بإعداد التخزين
  5. مواكبة الصيانة

ما هي مهارات إدارة الوثائق؟

  • تحليل الأنظمة - عملية معرفة كيفية عمل نظام إدارة الوجهات السياحية وكيف ستؤثر المدخلات والمتغيرات المختلفة على المنتج النهائي.
  • تنفيذ إدارة الوقت
  • تقييم النظم
  • مهارات الفهم القرائي 
  • مهارات التفكير الناقد
  • مهارات الكتابة الجيدة
  • الحكم وصنع القرار 
  • برمجة وتطوير

أدوات إدارة مستندات Microsoft

يجب على كل شركة ، مهما كانت كبيرة أو صغيرة ، أن تجد طريقة لإدارة أعمالها الورقية بكفاءة. قد يؤدي نظام إدارة المستندات (DMS) إلى تحسين الكفاءة وخفض التكاليف لأي شركة. هناك عدد من البدائل المتاحة ، لذلك من الضروري أن تفكر مليًا في كل منها قبل التوصل إلى حل لشركتك.

يجب أن تبحث عن أدوات إدارة المستندات المتوافقة مع منتجات Microsoft إذا كان عملك يعتمد عليها بشدة. توجد العديد من الخيارات (أدوات إدارة المستندات) التي يجب مراعاتها بسبب التبني الواسع لأنظمة Microsoft الأساسية في عالم الأعمال. ومع ذلك ، سيتم تحديد أدوات إدارة مستندات Microsoft المثالية لشركتك إلى حد كبير من خلال متطلباتها الخاصة.

هل أدوات إدارة مستندات Microsoft Office Suite؟

على الرغم من استمرار هذا المفهوم الخاطئ ، فإن Microsoft Office Suite (المعروف أيضًا باسم MS Office) ليس أداة كاملة لإدارة المستندات. لقد وجدت العديد من الشركات أن الجمع بين Microsoft Office وأدوات إدارة المستندات أمر رائع وتقوم بتوظيفه. ينتج عن هذا الإجراء عند استخدامه نظام إدارة مستندات إلكتروني شامل وقابل للتطوير.

يكمن الاختلاف الأكثر وضوحًا بين Microsoft Office وأدوات إدارة المستندات في ميزاته الأساسية. بينما يركز Microsoft Office على إنشاء المستندات ، يتعامل نظام إدارة المستندات (DMS) مع بنية المستندات وصيانتها ، مع الحفاظ على الأنظمة الموجودة بالترتيب

باستخدام نظام إدارة المستندات ، يمكن للشركات أرشفة الملفات المهمة واسترداد ملفات محددة بسهولة من أجل تحسين سير العمل واتخاذ القرار.

لا يحتوي MS Office على نظام إدارة المستندات (DMS) فقط في العديد من مكوناته ، ولكنه يشتمل أيضًا على أدوات لإنشاء المستندات وتوزيعها.

ومع ذلك ، فإن احتواء Microsoft Office على ميزات نظام إدارة المستندات (DMS) لا يعني أن أدوات أو منصات DMS الأخرى ليست خيارات قابلة للتطبيق أيضًا. يعتمد ما إذا كانت شركتك تتطلب كلا الخيارين أم لا على متطلبات إدارة المستندات والتخزين.

Microsoft SharePoint - مثال على أدوات إدارة المستندات أم لا

Microsoft SharePoint ليس أداة DM ، ومع ذلك ، يمكن أن يعمل كحل لإدارة المستندات لبعض المؤسسات. تعدد استخدامات SharePoint يجعلها مناسبة بشكل أفضل للمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى مساعدة في إدارة المحتوى وتطوير الشبكة الداخلية مقارنةً بالشركات الصغيرة التي تبحث عن أدوات إدارة مستندات Microsoft

إنه نظام أساسي مرن وقابل للتكوين يستخدم لإنشاء العديد من أنواع الحلول ، مثل الشبكات الداخلية وأنظمة إدارة التعلم وبرامج إصدار التذاكر والمزيد. " لكي نكون أكثر تحديدًا ، يعد Microsoft SharePoint مناسبًا بشكل مثالي لإنشاء أنظمة إدارة المستندات "، لأنه يوفر أدوات شاملة لهذا التطبيق.

بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي SharePoint على عدد من الميزات المفيدة الإضافية ؛ إنتاج المستندات وتخزينها البسيط في بيئة آمنة ومأمونة ، والبحث السريع عن المستندات واسترجاعها ، والتعاون في الوقت الفعلي ، والتحكم في الإصدار ، وتتبع المراجعة ، والمساعدة في الامتثال.

قائمة بأفضل أدوات إدارة مستندات Microsoft Office 365

Office 365 هي خدمة اشتراك للوصول إلى إصدار مستند إلى الويب من Microsoft Office. يتضمن Word و Excel و PowerPoint بالإضافة إلى Outlook للبريد الإلكتروني والتقويم ، والوصول لإدارة قواعد البيانات على أجهزة الكمبيوتر ، و Publisher للنشر على أجهزة الكمبيوتر ، و OneNote لتدوين الملاحظات ، و OneDrive للتخزين السحابي ، وترقيات البرامج العادية. كما أنه متوافق مع مجموعة كبيرة من أنظمة التشغيل والأنظمة الأساسية للجوّال ، بما في ذلك Windows و macOS و Android و iOS.

نظرًا لأن معظم أدوات إدارة المستندات متوافقة مع Microsoft Office و Office 365 ، فمن المهم مقارنة إمكانيات كل نظام بعناية. من خلال القيام بذلك واستخدام المعلومات التي جمعتها ، ستتمكن من اختيار أداة DM التي تناسبك.

فيما يلي قائمة ببعض أفضل أدوات إدارة المستندات لتكامل Microsoft Office 365

  • ملفات م
  • نفس الصفحة
  • مربع هادل
  • حلول بوابة Nimbus
  • DocuXplorer
  • Bitrix24

شركات إدارة الوثائق

لقد أطلق على العصر الذي نعيش فيه الآن اسم عصر المعلومات بشكل مناسب. يجب على أي شركة تأمل في جعلها في بيئة الأعمال القاسية اليوم أن تتعلم كيفية الاستفادة القصوى من البيانات الموجودة تحت تصرفها.

تشير الأبحاث إلى أن الأشخاص يقضون ما بين ثلاثين دقيقة وساعتين كل يوم في البحث عن الملفات. وبسبب هذا ، فإن نفقات الشركة ، وأوقات المعالجة ، ومعدلات الخطأ ترتفع جميعها ، مما يؤدي إلى اقتطاع أرباحها النهائية.

تأتي برامج إدارة المستندات في مجموعة متنوعة من النكهات ، بعضها مجاني ومفتوح المصدر بينما يتطلب البعض الآخر ترخيصًا لاستخدامه.

يمكن تلبية متطلبات الخدمة المتعلقة بالمستندات بالكامل من خلال العديد من المستندات شركات الإدارة. تتضمن خدمات المستندات التي تقدمها شركات الإدارة تلك الخدمات الخاصة بإنشاء الملفات المستخدمة داخل شركتك ومسحها ضوئيًا وأرشفتها وإدارتها.

في القائمة أدناه ، يوجد أكبر اثني عشر شركة لأدوات إدارة المستندات في الولايات المتحدة في عام 2022

  • LaserCycle الولايات المتحدة الأمريكية
  • حل ستارجيل DMS
  • Accesscorp ماستركونترول
  • أمريكان مايكرو
  • RICOH
  • إدارة السجلات AGS
  • حلول 5i
  • تقنيات Docupace
  • Conduent
  • إدارة مستندات GRM
  • حلول إدارة المستندات من شركة Crown
  • أماكن التخزين

أدوات إدارة مستندات المؤسسة

يشير مصطلح "أدوات إدارة مستندات المؤسسة" إلى البرامج المصممة للتعامل مع كميات كبيرة من المستندات والبيانات ، بالإضافة إلى تخزينها واسترجاعها ومعالجتها من خلال عمليات مختلفة.

بشكل أساسي ، يمكنك إنتاج المستندات وحفظها وإدارتها وفهرستها وحمايتها واستردادها وحتى ترتيبها بسهولة بفضل أدوات إدارة مستندات المؤسسة. عندما تستخدم الشركات أدوات إدارة مستندات المؤسسة ، فإنها تبتعد عمليًا عن استخدام السجلات الورقية وتدخل في العصر الرقمي.

يمكن للشركات توفير الوقت والمال باستخدام أدوات إدارة مستندات المؤسسة. يمكنهم استخدام EDMS لرقمنة مستنداتهم وتخزينها بطريقة تسهل الوصول السريع والسهل والتنظيم المحسن.

ما هي أنواع أدوات إدارة مستندات المؤسسة؟

في الأساس ، هناك نوعان رئيسيان من أدوات EDM ؛

# 1. قائم على السحابة:

يمكن لمستخدمي أنظمة EDM السحابية إدارة أنظمتهم من خلال الاتصال بخادم المطور عن بُعد. باستخدام أدوات EDM المستندة إلى السحابة ، يمكنك الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول دون القلق بشأن مشكلات توافق البرامج. هذا لأن المستندات يتم نسخها احتياطيًا باستمرار على السحابة ،

# 2. مستضاف ذاتيًا:

على النقيض من ذلك ، توجد أنظمة EDM ذاتية الاستضافة بالكامل داخل حدود البنية التحتية للشبكة الخاصة بالمستخدم. قد لا يوفر EDMS المستضاف ذاتيًا قدرًا كبيرًا من إمكانية الوصول إلى البيانات مثل الأنظمة المستندة إلى مجموعة النظراء ، ولكنها غالبًا ما تمنح المستخدم المزيد من الكلام حول كيفية التعامل مع المستندات.

ما هي العملية الأساسية لأدوات إدارة مستندات المؤسسة؟

يمكن أن يلبي EDMS احتياجات الشركة لإدارة المستندات الرقمية سواء كانت قد بدأت للتو في استخدام الأنظمة الرقمية في العمل أو أنها بالفعل تعتمد بشدة عليها. أدناه ، لدينا العملية أو الخطوة الأساسية لأدوات إدارة مستندات المؤسسة ؛ 

# 1. رقمنة وجمع الوثائق الورقية

يتيح برنامج EDMS تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية بطريقة آلية كليًا أو جزئيًا. سيؤدي استخدام هذه الأدوات إلى تسهيل عملية رقمنة المستندات. يتم مسح المستندات الورقية ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير التي ينشئها النظام ضوئيًا وتحويلها إلى تنسيق رقمي وتخزينها كجزء من عملية نظام إدارة المستندات الإلكترونية.

# 2. مركزة تخزين المستندات

بمجرد تحويل المستند ، يمكن الاحتفاظ به في أرشيف رقمي لنظام إدارة المستندات. خزانة الملفات الإلكترونية هي ، في جوهرها ، مساحة تخزين مستندات مركزية تلعب دورًا مهمًا في عملية إدارة وحفظ جميع المستندات التي يتم استردادها من العديد من المواقع المتصلة بوحدة التخزين المركزية. أي شخص لديه اتصال بالإنترنت يمكنه احصل عليه.

# 3. استرجاع وتوزيع الوثائق

يعد التبادل المفتوح للوثائق واستخدامها لأهداف العمل خطوة مهمة. في هذه المرحلة ، يتم استرجاع الوثائق وتوزيعها من أجل تحقيق هذا الهدف.

ما هي ميزات أدوات إدارة مستندات المؤسسة؟

  • مركز تخزين المستندات المركزي
  • الميزات التعاونية
  • عمليات سير العمل
  • مجموعة متنوعة من أذونات الأمان للوثائق والمجلدات
  • خيار بحث سهل الاستخدام

نظام إدارة الوثائق مفتوح المصدر

يشبه نظام إدارة الوثائق (DMS) نسخة مطورة وأكثر تنظيماً من خزانة الملفات الإلكترونية. على عكس خزانة الملفات التقليدية ، قد ينظم نظام إدارة الوثائق أوراقك بطرق متنوعة.

بمساعدة مصدر مفتوح نظام ضبط وترتيب الوثائق، يمكنك تخزين المستندات الخاصة بشركتك وإدارتها والعثور عليها بسرعة. كنظام إدارة مستندات مفتوح المصدر ، يتيح للمستخدمين الوصول إلى الكود المصدري للبرنامج وإجراء التغييرات الخاصة بهم لجعله يعمل بشكل أفضل بالنسبة لهم.

يعد الوصول إلى الكود المصدري إضافة كبيرة لأنه يتيح لك تغييره ليلائم احتياجات فريقك أو مؤسستك. يمكن لأي مطور برامج لديه القليل من المعرفة إجراء تغييرات على البرنامج أو إنشاء موصلات جديدة مع تطبيقات خطوط الأعمال الأخرى المتاحة بسهولة ، لكنهم سيحتاجون إلى تعلم اللغات المستخدمة في صنع المنتج.

من ناحية أخرى ، يجب دفع رسوم DMS المرخصة مقدمًا أو على أساس متكرر بناءً على عدد المستخدمين والمستندات ، ويكون لدى المستخدم تحكم أقل نظرًا لعدم وجود العديد من خيارات التخصيص. عندما تحتاج الشركات إلى تغيير البرامج ، فإنها عادة ما تدفع لمطور البرامج لإجراء التغييرات.

يمكنك الاختيار من بين الكثير من أنظمة إدارة المستندات مفتوحة المصدر الرائعة ، ولكن الاختيار الصحيح للنظام يمكن أن يكون له تأثير كبير على كيفية إدارة عملك بشكل جيد.

يمكنك اختيار نظام يناسب أهداف مؤسستك من قائمة المصادر المفتوحة إدارة الوثائق الأنظمة أدناه ؛

  • أوبن دوكمان
  • LogicalDoc
  • SeedDMS
  • أوبنكم
  • في الهواء الطلق
  • كيميوس DMS
  • كريستال DMS

وفي الختام

يشبه نظام إدارة الوثائق (DMS) نسخة مطورة وأكثر تنظيماً من خزانة الملفات الإلكترونية. يمكن لـ DMS تنظيم أوراقك بطرق أكثر بكثير من خزانة الملفات التقليدية. بضغطة زر ، يمكنك تخزين مستنداتك وإدارتها والوصول إليها. للأرشفة ، يمكن أيضًا مسح المستندات الورقية ضوئيًا وحفظها رقميًا.

الأسئلة الشائعة حول أدوات إدارة المستندات

ما هي مزايا استخدام البرمجيات مفتوحة المصدر لإدارة المستندات؟

باستخدام نظام إدارة المستندات مفتوح المصدر ، ستحتاج إلى عدد أقل من المستندات الورقية وتنفق أقل على طباعتها وتخزينها.

ما هي أنواع مختلفة من نظام الملفات؟

هناك 3 فئات من أنظمة الملفات عندما يتعلق الأمر بأدوات إدارة المستندات كما هو موضح في القائمة أدناه ؛

  1. مرتب حسب الحروف الأبجدية
  2. رقمية
  3. أبجدية
  1. أفضل برنامج لإدارة السياسات: 2023 مراجعات
  2. أدوات إدارة القوى العاملة: أفضل أدوات إدارة القوى العاملة
  3. أدوات إدارة تويتر: كل ما تحتاج إلى معرفته
  4. برنامج إدارة المخاطر: أفضل 10 اختيارات في عام 2023
  5. الدخل الإجمالي المعدل المعدل (MAGI): كيفية حسابه

الرقم المرجعي

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً