项目管理最困难的方面之一是 有效地管理时间. 作为项目经理，你有时间在你的盘子里。 经常需要处理相互竞争的目标，更不用说团队的需求以及客户和利益相关者的期望了。 这一切都可能有点（嗯，很多）压倒性的。 因此，我们将详细介绍项目管理中的时间管理过程，您将发现有助于您的时间管理过程的工具和软件。
什么是项目管理中的时间管理？
时间管理被定义为花费在项目上的时间量和完成的进度量。 这是最重要的方面之一 项目管理 也是大多数项目经理关心的问题。 时间管理使您能够 安排和监控项目的完成. 简单地说，就是开发和调度项目完成的时间。
为什么时间管理在项目中如此重要？
时间管理是任务管理的重要组成部分。 它有助于分解项目、分配任务和按时完成项目。 幸运的是，只要稍加努力，您就可以使用时间管理技术，不仅可以提高您的效率，还可以让您的工作生活更有趣。
这些策略可以分为三大类：
- 项目时间管理流程
- 将时间管理最佳实践付诸行动
- 使用适当的项目时间管理工具
当然，这些类别之间存在一些重叠，因此不要将它们视为必须按特定顺序完成的阶段。 相反，请考虑您的团队和更大企业的需求，然后开始应用最有可能产生影响的技术。
项目时间管理流程
项目时间管理过程包括六个过程。 让我们在下面详细了解它们。
#1。 制定项目计划
计划是项目管理的重要组成部分。 作为项目经理，您有义务制定项目计划。 根据项目管理协会的说法，项目计划是“指定项目将如何实施、监控和结束的文件”。
它指定了项目的目标和范围，并作为项目团队、更广泛的公司和 项目利益相关者. 只需制定一个可靠的策略，您就可以在项目进行时为您自己和您的团队节省大量时间和挫败感。
#2。 管理项目进度的程序
这是项目时间管理过程中最重要的过程。 项目进度表不仅仅是一个简单的日历。 它指定了项目时间表以及完成每项任务所需的组织资源。 团队的每个成员都必须有权访问项目进度表。 其目的是向团队传递重要信息，因此必须全面且易于掌握。
制定项目进度计划的几个阶段与时间管理直接相关，并且相互依存。 以下是项目中必须按以下顺序完成的一些时间管理方法：
#3。 概述项目的活动
这可以像列出完成项目必须完成的任务一样基本。 在大型项目的情况下，以工作分解结构 (WBS) 的形式组织这些任务可能是有益的，这是一个可视化任务及其子任务的图表。
#4。 确定依赖关系
一旦您概述了所有项目活动，请仔细考虑每一项以确定任务是否依赖于其他任务来完成。 例如，如果您正在建造房屋，则在框架完成之前您不能安装屋顶。 精确指定所有作业依赖项至关重要，这样您才能准确安排时间并避免延误。
#5。 按逻辑顺序安排活动
一旦你指定了它们的依赖关系，你就可以对你的操作进行排序。 此时，您尚未根据工作时间或截止日期为您的活动分配任何时间。 相反，您专注于所有项目活动的完成顺序，以创建最有效的流程。
#6。 估计持续时间和资源
估计持续时间的最佳方法是使用来自类似以前工作的数据。 如果您没有任何数据可使用并且没有可以参考的行业标准，请根据最佳、最差和最可能的可能性的平均值进行有根据的猜测。 估计每个项目活动所需的资源。
请记住，资源分配会影响您的日程安排； 如果同一个团队成员负责许多任务，它们不能同时完成，这会影响您的日程安排。
实施有效的时间管理技术
如果您提前计划并使用正确的项目管理工具，那么您将有一个良好的开端。 现在是时候为您的项目管理添加一些时间管理方法了。
#1。 制作任务清单
为自己创建任务列表，将其与您的项目工作列表分开（尽管这很重要），并敦促您的同事也这样做。 制定一个特定时间的任务列表是很重要的，即使它只有一天。
#2。 设置优先级
Ivy Lee 是美国公关专家， 但以他的名字命名的方法是关于生产力的。 他完成更多工作的五步法非常简单，但不要忽视它。 一个多世纪以来，它一直帮助人们将项目从他们的待办事项列表中划掉。
- 写下你在第二天工作日结束时需要做的六件事——而且只有六件事——最重要的事情。
- 按重要性对任务进行排序。
- 第二天早上回到工作岗位时，请全神贯注于第 1 项任务。 在继续执行任务 #2 之前完成该任务直到完成。
- 重复任务 #2，依此类推。 如果您被真正的紧急情况打断，请尽快返回您的任务。
- 在一天结束时列出下一个工作日的六个优先事项，结转任何未完成的项目。
#3。 避免分心。
如前所述，注意力对于完成工作和有效管理时间至关重要。 留出时间专注于您的任务。 您还可以在日历上安排约会，以便您的团队知道您很忙。
#4。 任命代表
如果您没有足够的时间来完成您的工作清单，请考虑将职责委派给您团队的其他成员。 成为一名有效的项目经理并不意味着自己完成所有工作。 它需要确保工作完成并很好地完成，无论是谁做的。
#5。 定位瓶颈
如果您的团队经常落后于计划，请检查您的工作流程以了解瓶颈在哪里。 当特定的团队成员负担过重时，这是一个普遍的原因。
使用适当的项目时间管理工具和软件
在过去的几年里，数字项目管理的世界急剧扩张，为各级项目经理提供了大量的工具来帮助进行项目和时间管理。
这里有一些工具可以帮助您管理项目管理时间：
#1。 看板系统
看板是一种可视化的项目管理，让团队中的每个人都能一目了然地看到项目及其任务。 每个任务都由一张卡片表示，其中包含重要信息，例如分配给任务的人员和截止日期。
#2。 计时员
项目的每个部分都需要时间，但是当您完成项目时，在查看项目仪表板时可能很难确定谁在特定活动上花费了多少时间。 如果你有一个类似的项目即将到来，你觉得你应该知道在每个项目任务和阶段投入多少时间，但如果你的团队以前无法衡量他们的时间，这有点像猜谜游戏。
一个称职的项目时间跟踪器有助于不准确的计费、精明的团队管理和细致的计划。
#3。 协作工具
许多团队因为无效的沟通工具而浪费时间。 有时这些工具很难使用； 其他时候，有几个沟通渠道，人们无法检查所有渠道。 检查所有渠道（电子邮件、短信、即时消息、语音邮件……不胜枚举！）可能会占用大量时间。 简化团队的沟通渠道是良好时间管理的一部分。
您可以使用项目时间管理软件，其中包括有效管理项目所需的所有功能。
最佳项目时间管理软件
#1。 证明中心
ProofHub 最显着的优势在于它为项目时间管理和沟通提供了“一体化”解决方案。 除了时间跟踪软件，它还包含各种其他基本功能，如校对、白标、任务、看板、甘特图、报告、聊天和日历，以帮助团队在更短的时间内完成更多工作。
#2。 切换
Toggl 是一款简单的时间监控软件，您可以将其添加到现有工具中，以帮助您提高全天的工作效率。 然而，它的能力相当有限。 Toggl 可能达不到您和您的团队的期望，特别是如果您需要全面的项目时间跟踪。 该工具因其易用性而经常受到称赞。
#3。 中心员工
Hubstaff 是另一个流行的时间管理工具，包括项目时间管理。 该软件以活动报告的形式跟踪员工的工作时间和休闲时间。 它还提供了一个可配置的日历视图，允许您查看每天、每周或每月的时间条目。 这是不断分析团队绩效和管理项目的绝佳功能。
#4。 点击时间
ClickTime 是用于项目预算管理的时间跟踪程序，可提供有关人员时间、可用性和支出的实时数据。 它通过跟踪团队在任何项目上花费的时间来帮助您预测项目需求。 但是，该软件有一个学习曲线，报告困难且不一致。
#5。 团队合作
使用团队合作，您可以估计完成任务所需的时间，然后根据该估计跟踪您的实际时间。 它允许您跟踪活动需要多长时间，以便您可以为团队计划工作。
如果您总是在最后期限和可交付成果之间徘徊，您可能会从项目时间管理软件中获益。
使用项目时间管理的好处
有效的时间管理对每个人的职业和个人生活都有积极的影响。 项目时间管理还具有以下优点：
实现目标
时间管理策略有助于完成项目并对不同的个人和职业目标产生影响。
它提高了生产力
项目中的时间管理可提高生产力并帮助您专注于最重要的事情。 它使您能够确定活动的优先级。
减轻压力
项目时间管理利用有助于减轻按时完成压力的策略和软件。
它减少了错误
专注于项目的单个区域可以让您正确完成工作，并且从长远来看也可以避免犯错误。
它导致专业知识
临近的项目时间表很方便，可以让团队了解他们需要做什么以及何时应该做。 这导致他们在工作的各个方面都具备专业知识和熟练程度。
更大的机会
项目时间管理帮助团队或部门更有效地进行项目管理，并在预算范围内按时完成项目。 这建立了在未来做更多事情的能力。
它减少了多余的东西
它有助于通过降低成本来控制您的支出，并且还可以向利益相关者保证他们的钱被明智地使用了。
结论
时间和金钱一样，既宝贵又有限。 使用有效时间管理技术的人；
- 更有效率
- 有更大的耐力
- 感觉不那么紧张
- 完成附加任务。
- 他们对自己很满意。
因此，找出最适合您的时间管理方法是个好主意。 所以你有它。 最良好的祝愿！
项目时间管理常见问题解答
什么是有效时间管理的4D？
四个D是： 执行、推迟（延迟）、委托和删除（丢弃）.
时间管理的第一步是什么？
活动追踪 是目标设定和时间管理的第一步，因为它为评估您的进度设定了基准。
有哪些时间管理工具的例子
日历、笔记软件、时间跟踪器、特定的时间管理应用程序等等。
