工作时间表：有效安排员工的步骤

从理论上讲，有效的员工调度很简单：创建理想的工作时间表，这样您就不会出现人手过多或人手不足的情况。 幸运的是，有一些积极的消息。 在这篇文章中，您将了解有效调度的关键是什么，以及如何通过调度软件中的简单步骤有效地安排员工。 考虑有效安排工作的关键，作为制定计划的基础。 此外，我们还研究员工的工作时间表。

员工有效工作安排的基础知识

制定有效的员工工作时间表需要仔细平衡人员和公司的需求。 例如，如果您只关注业务需求，例如混合正确的轮班，而没有考虑到某些员工不会享受特定的轮班，那么员工的士气和绩效就会受到影响。

#1。 员工要求

您的员工的工作安排要求可能会因他们的工作职位而异。 他们需要提前通知来管理他们的生活。 不断的最后一刻更改通知会导致怨恨和不满。

进行适合他们工作日程的更改。 例如，夜班不太适合有家人的员工。 另一方面，单身或刚从大学毕业的人可能对这种转变形式更满意。

了解他们的工作需要什么，以便他们知道对他们的期望。 能够自我管理休假请求，员工工作调度软件可以让他们轻松完成。

#2。 业务先决条件

贵公司的日程安排需求可能因您工作的部门而异。这些包括：

适合您业务的最佳轮班组合。 某些班次类型比其他班次类型更适合您的公司。 例如，对于 24 小时运营，轮班工作效果很好。 另一方面，设定工作时间表适用于主要招聘职业员工的公司。

对有效工作计划的渴望可确保您始终拥有适当数量的工作人员。 这有助于您控制劳动力成本。

能够更有效地处理员工流失率，如果您拥有一家流失率非常高的餐厅，这一点尤其重要。 可以访问与您的 POS 系统无缝集成的计划软件，以减少创建和管理工作计划所花费的时间。

如何有效安排员工

既然您了解了将公司和员工需求整合到您的工作日程中的重要性，让我们看一下有效安排员工的清晰 9 步方法（包括示例）。 挂图资源调度 可以成为检查的有用工具

第 1 步：确定您的工作效率标准

这是一个两步过程：

确定特定工作需要员工在给定的小时内完成多少工作。 根据行业的不同，可以通过多种方式计算“工作量”。 例如，如果您拥有一家餐厅，您可以监控服务员在给定时间内完成了多少封面和位置设置。 对您企业中的每个职位重复此阶段。

明确每个工作岗位的职责。 同样，根据您的公司，这些任务会有所不同。 继续以餐厅为例，厨房工作人员将负责准备食物，为顾客准备食物，并在轮班结束时清理他们的工作台。

第 2 步：绘制当前活动水平的图表。

如果您已经掌握了工作产出预期，那么就该评估当前的活动水平了——您在某些日子和一天中的某些时间有多忙。

该报告将帮助您确定在您的工作时间内安排的正确员工人数。 尽管您可能会倾向于根据直觉做出招聘决定（毕竟，您比任何人都更了解您的公司），但要抵制这种冲动。 您的直觉可能不正确，导致日程安排不够理想，导致您人手过多或人手不足。

从收入和劳动力报告中分析市场数据以建议工作调度流程是一种更有效的策略。 例如，销售报告会告诉餐馆老板他们在某些日子里做了多少次封面，最繁忙的时期是什么，以及哪些月份比其他月份更忙。 这些数据将有助于确定需要更多工人的特定班次，反之亦然。

第 3 步：预测未来的活动水平

使用当前活动水平预测未来活动水平。 考虑每天、每月、每季度和每年的销售周期。 如果您的数据显示一天或一年中的某些时间一直比其他时间更忙，那么您可以肯定地预测这种模式会重复并相应地进行计划。

如果您需要绘制员工的时间管理图，即使您想要 安排你的工作.

第 4 步：计算所需的确切员工人数

再一次，抵制你的直觉，试着弄清楚你需要多少人。 从生产标准中减去客户数量。 例如，如果您管理的餐厅在周二平均提供 150 次服务，而服务员可以在 30 小时轮班中完成 8 次服务，那么您可能需要 5 台服务器。

重要的是要记住，有些员工比其他员工更有效率。 虽然您不想让这些员工过度劳累，但您可以在他们轮班时安排更少的人。 最后，用你的直觉仔细检查你的结果，并做出任何感觉正确的最终调整。

第 5 步：考虑员工要求（和其他考虑）

下一步是在有效工作时间表的需要和员工的需要之间取得平衡。 这意味着您必须确保：

• 工作时间表的变化应提前通知员工。
• 与适当的人员匹配轮班。
• 为每位员工分配合理的轮班次数。
• 为防止误解，请清楚地描述功能。
• 让工人更容易换班。
• 使工作人员能够处理自己的休假请求。

不要忘记在最后一刻计划旷工和换班。 最后，要么与您的人力资源部门密切合作，以验证您没有违反任何劳动法规，要么对您所在地区的法规进行自我教育，以确保您保持合规。

第 6 步：决定轮班调度方法

现在是时候为您的员工制定工作时间表了。 制定日程安排有三种方法：笔和纸、Google 或 Excel 电子表格以及员工日程安排软件。 要为您的公司选择最佳方法，请权衡每种方法的优缺点：

用笔和纸在布告栏上制定时间表是最经济有效的，但也是最耗时的方法。

员工日程安排软件是最昂贵的，但它可以节省您制定和维护日程安排的时间，从长远来看更不用说钱了。

Excel 虽然比笔和纸更复杂，但仍然需要花费时间来制定计划，并且它不允许您像软件那样自动执行计划过程。

如果您是使用或打算使用 Excel 来安排员工的餐厅老板，下面给出了如何使用餐厅员工变更计划模板来安排员工的示例。

创建餐厅轮班时间表的示例

要在 Excel 中制作餐厅时间表，请执行以下六个步骤：

A) 获取您的 Excel 模板

Microsoft Excel 模型可用于创建工作时间表，但它们通常是通用的，不是为餐馆量身定制的。 幸运的是，如果您拥有一家餐厅，您可以下载满足您需求的餐厅：

获取模板

B) 打开 Excel 电子表格。

C) 确定您希望您的日程安排从哪一天开始。

D) 输入员工的姓名。

在标有“员工 1”的单元格中输入他们的姓名。 对其他员工做同样的事情。

删除您不需要的行并添加您需要的行。 只需右键单击相关单元格并选择“删除”或“插入”。

E) 班次和职能的修订

在电子表格的底部，单击“班次”选项卡。

然后，插入班次或角色：

当您更改班次的开始和结束时间时，班次列会自动更新。 在第一次（上午 9 点到下午 5 点）之后和最后一次（上午 9 点到下午 5 点）之前（晚上 7 点到 BD – 业务下降）有额外的变化

在角色列表中的第一项之后和最后一项之前包括一个新角色。

F) 制定工作计划。

导航到“计划”电子表格。 选择员工姓名旁边的单元格（在特定日期下）。 选择一个合适的位置并改变。 请记住，每个单元格都有两个下拉菜单：一个用于角色，一个用于更改。

更改：

以下是我的角色：

为所有员工和完成前几天重复此程序。 您还可以通过输入“机构名称”和“星期”来进一步自定义您的日程安排。

完成后，单击“另存为”，为您的日程命名，然后将其保存到方便的位置。 如果您从一周到下一周对计划进行调整，请使用新文件名保存 Excel 工作表（考虑按日期命名）。

第 7 步：必要时获得最高管理层的批准。

可能需要也可能不需要最高管理层的批准。 在任何情况下，都要确保根据劳动力成本、员工需求和公司要求等因素仔细审查时间表。 进行任何必要的更改。

第 8 步：向员工提供时间表

一旦您对最终的时间表感到满意，请将其分发给您的员工，以便他们知道他们何时工作、对他们的期望以及如何保持责任感。 如果您使用 Excel，则可以通过电子邮件发送或通过云提供。

如果您使用布告栏或白板，请在新的日程安排就绪时通知员工，并提醒他们经常检查是否有任何更改。 您还可以召开每日会议讨论日程变更。

如果您使用的是日程安排软件，请在平台上发布日程安排，员工将在其移动设备上收到有关新日程安排以及任何未来更改的即时通知。 由于这种交付过程，面对面会议和经理反馈会减少。

第 9 步：定期检查您的日程安排和流程

在您制定好时间表之前，您的工作不会结束。 您必须定期查看日程安排和日程安排流程，以识别挑战并找到改进方法。

什么是远程办公？

远程办公是一种灵活的工作安排，其中员工在远程位置（例如他们的家中）工作，而不是进入办公室。

远程办公有什么好处？

远程办公可以提供多种好处，包括更灵活的日程安排、减少通勤时间和费用，以及更好地平衡工作与生活。

我可以要求远程办公吗？

是的，您可以申请远程办公。 但是，这最终取决于您公司的政策和您的工作性质。

什么是兼职工作时间表？

兼职工作时间表是指工作时间少于全职时间表的时间表。 兼职时间表可能会有所不同，但通常每周工作 20 到 30 小时。

兼职时间表有什么好处？

兼职时间表可以提供多种好处，包括更灵活的时间表、减少与工作相关的压力以及平衡工作和个人责任的能力。

我可以申请兼职时间表吗？

是的，您可以申请兼职时间表。 但是，这最终取决于您公司的政策和您同事的可用性。

总结

员工日程安排可能是一项从未真正完成的艰巨任务。 您必须为您的公司选择最佳的轮班形式，并处理员工对休假甚至最后一分钟的轮班调整的要求。

幸运的是，如果您将员工和公司的需求整合到您的日程安排中，并采用九步计划来进行熟练的日程安排，那么员工日程安排并不难。

如果尽管完成了上述所有操作，工作计划仍然是一项耗时的操作，您浪费时间制定、管理和分发计划，那么可能是时候调整您的流程或寻找新的计划系统了。

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