你公司的支柱是存货。 您必须保留足够的库存以满足客户需求，但又不能过多以至于存储成本失控。 在这种情况下，可以使用库存系统。 销售商品的企业可以使用定期盘存系统或永续盘存系统。 在本指南中，我们将解释什么是永续盘存系统，提供示例，讨论其好处，并检查定期和永续盘存系统的日记帐分录以确定它是否是您的小型企业会计的最佳库存管理实践。
什么是永续盘存？
永续盘存是一种持续的会计实践，实时记录存货变化，无需实物盘存，确保账面存货准确反映实际存货。 仓库使用销售点 (POS) 系统和扫描仪等输入设备来记录永续盘存。
永续盘存方法在仓库和零售行业越来越流行。 多报（也称为幻影库存）和遗漏的库存少报可以通过永续盘存减少到最低限度。 使用物料需求计划 (MRP) 系统进行生产的公司也需要保持永续盘存。
什么是永续盘存系统？
永续盘存系统基于称为永续盘存的会计方法，该方法使用计算机化的销售点系统连续实时记录库存变化，从而无需进行实物库存检查。
在这个系统中，公司不做任何努力来维护手头产品的详细库存记录； 相反，货物的购买记录为存货数据库的借方。 永续盘存系统不同于定期盘存系统，在定期盘存系统中，公司通过定期实物盘点来保存库存记录。
什么是定期库存系统？
企业用来核算其产品的一种方法是定期库存系统，也称为非连续系统。 定期盘存不会根据指定的会计期间连续记录货物、采购、销售以及与之相关的成本。
所有采购都由公司会计记录在采购账户中，这就是该系统的运作方式。 公司清点实物库存，会计将采购的任何剩余余额转入库存账户。 然后会计师对存货账户进行必要的调整以反映最终存货的成本。
此外，商品的实物计数是周期性系统的一个决定性特征。 这个数字很关键，因为公司不跟踪唯一的交易。 无论是每周、每月、每季度还是每年，该清单都会启动记录核对流程。
了解永续盘存系统
因为它们允许立即跟踪单个项目的销售和库存水平，所以永续盘存系统可能比旧的定期盘存系统更可取。 除非由于丢失、破损或被盗而偏离实际库存盘点，否则永续盘存不需要公司会计师手动调整。
通过使用条形码扫描仪或其他产品采购、销售和退货的计算机化记录，系统软件实时更新库存。 不断更新的永久数据库接收此信息。
该系统可以与财务和会计等其他部门集成。 这有助于确保遵守税收和其他法规。 通过使用永久库存数据，员工可以就产品、更换零件和其他物理组件的可用性提供更准确的客户服务。
定期和永续盘存系统
一个永久和定期的系统需要不同的工具和程序来处理员工如何记录库存，尽管它们可以是互补的。 员工在永久系统中持续监控产品。 员工仅在定期系统中按预定时间间隔记录产品。
由于软件和员工要跟踪的记录更多，因此永久系统比定期系统更复杂。 Muller 说：“在考虑要使用的系统时，无论采用何种方法，基本原理都是相同的。 如果基本系统出现脱节，即使使用最先进的软件，您也只是在加速犯错。
您将根据产品的性质、它们的易腐烂性和物理处理方式做出系统决策，包括它们是大还是小以及它们占用了多少空间。 产品的性质还取决于您的公司如何接收和储存产品。 “有些商品是统一的：它们的零件很小，被分成单独的箱子。”
永久系统和周期系统在以下方面也有所不同：
#1。 更新您的帐户：
在永久系统中，每笔交易都会更新库存分类账和总分类账。 定期系统中的总分类账更新仅在有实际计数时才会发生，而不是基于交易。
#2。 计算销货成本 (COGS)：
在永久系统下，软件系统维护着交易的运行记录，因此它始终能够提供 COGS。 在定期盘存系统中，销货成本在进行实物盘存后计算为会计期末的总和。 在会计期末之前，无法计算精确的销货成本。
#3。 记录交易：
永续盘存系统需要软件，因为可能需要跟踪数千笔交易。 不过，周期性系统不需要软件。 您可以在定期库存系统中手动跟踪您的库存。
#4。 循环盘点：
周期盘点是企业计算部分库存以在一个时间周期内完成完整库存的过程。 他们不会一次清点所有库存，而是根据所清点的内容进行微调。 企业仅在永久系统中使用周期盘点，也称为抽样。 由于无法建立基线，他们不在定期库存系统中使用周期盘点。
#5。 跟踪购买情况：
采购记录在原材料库存账户或永续系统中的商品账户中。 采购记录在定期系统中的采购资产账户中，没有添加任何单位计数信息。
#6。 进行调查：
在永久系统中，交易在非常详细的级别上可用。 因此，您可以轻松地调查与库存相关的错误。 由于周期性系统在高级别聚合数据，因此这些调查更加复杂。 很难使用此数据来查明过程错误。
尽管 GAAP 标准规定永久或定期系统适用于任何企业，但每种系统更适合不同规模的组织。 因为永续系统对时间更敏感，所以它们通常更适合销量高或有多个零售点的公司。 定期系统可能会阻碍这些组织的决策制定。 定期系统更适合库存更新不慢的公司。
永续盘存系统示例
在杂货店使用无线条码扫描仪是最常见的永续盘存系统示例。 一旦交易在系统上被扫描，它就会立即被记录下来。 公司可以通过这种方式轻松计算当前和所需的库存。
永续盘存系统的日记账分录
在处理存货会计时，您可能会发现自己将交易记入日记账。 要进行存货核算，您将需要下面列出的最常见的日记帐分录。
- 按成本购买商品：借记存货并记入应付账款以反映按成本购买商品。
- AP 付款：用于进行发票付款的日记账分录。
- 信用条款：制造商和批发商通常以信用方式销售商品。 卖方的账单或发票包含这些信用条款。
- 商品销售：当公司销售商品时，必须制作两个日记帐分录：一个用于确认销售，另一个用于记录所售商品的成本。
- Collection of AR：记录应收账款的现金回收。
永续盘存的优点和缺点
与其他方法相比，永续盘存允许更实时的库存跟踪。 然而，该系统需要一致的记录保存和监控，并且实施起来比替代方法更昂贵。
以下是永续盘存可以帮助您省钱的一些方法：
- 无需定期关闭设施来进行实物盘点。
- 来自扫描条形码的数据有助于库存预测。
- 您可以对所有交易进行核算，让您的产品完全负责。
尽管优越，但永续盘存并非没有缺陷。 即使有一个持续的自动产品跟踪系统，仍然有办法失去积极的库存控制。
使用永续盘存的缺点包括：
- 为了保持数据同步，您仍然必须进行年度盘点。
- 必须输入每笔交易，这需要更一致的记录保存和监控。
- 由于需要软件和培训，永续盘存系统的设置成本高于其他方法。
何时使用永续盘存系统
当一家公司需要随时准确了解库存量时，应使用永续盘存系统。 另外，当库存产品种类较多，库存投资较大时，这一点尤为重要。 如果没有永久系统，公司将无法准确地告诉客户何时可以完成他们的订单。
对于快速增长的企业来说，它也是一个有用的系统，因为这些组织需要对其营运资本投资保持严格控制。 此外，任何致力于快速履行客户订单的公司都需要对其库存余额有透彻的了解，而这只有永续系统才能提供。
谁使用永续盘存系统？
拥有大量库存的大公司更喜欢永续盘存系统。 对于寻求可扩展性的新兴企业和中小型企业，永续盘存系统可能是理想的选择。
周期性系统所需的周期盘点对于大公司来说很难执行。
此外，如果定期更新产品数据库，拥有多个零售点的公司可能会发现更容易控制库存。 例如，一家工具零售商可能有一位顾客正在寻找一种稀有类型的扳手。 它在附近有六个地点。 它使用永久系统获得有关哪些站点可能有库存的实时信息，因此客户可以快速拿到他的扳手，而不是开车从一家商店到另一家商店寻找。
其他需要永久库存的业务包括直接运输（制造商直接向客户发货）或贸易和分销。
如何使用永续盘存系统
公司必须建立一个系统，在这个系统中，每件存货都在销售时被输入和扣除，以计算存货。 必须使用 POS 终端、条形码扫描仪和永续盘存软件来更新每次产品购买和销售的估计库存。
永续盘存系统不能替代定期实物盘存，因为它估计现有库存。 需要在某个时候执行实物盘点。 周期盘点，或对库存的一部分进行物理盘点，用作检查永续盘存系统准确性的基线，通常由使用永续盘存系统的企业使用。 随着时间的推移，将完成完整的实物盘点。
选择系统时要考虑的指标
正如您从上一节中可能已经猜到的那样，存在支持和反对永续盘存的论点。 每个案例的可行性取决于贵公司的具体方面：
#1。 库存和交易量
这两种方法中哪一种最适合您主要取决于您拥有的库存量。 对于大多数拥有大量库存的组织而言，永续盘存系统的好处大于缺点。
#2。 位置多样性
如果您的公司在多个地点运营，库存管理将变得极其困难。 它经常更改库存。
＃3。 预算
您的财务状况无疑是最明显的因素。 如果您有能力投资永久系统的初始设置成本，那就是。
准确实施该策略所需的基础设施非常庞大。 它的价格是小企业可能无法承受的。
什么是带有示例的永续盘存系统？
永续盘存是一种持续的会计实践，实时记录库存变化，无需实物盘存，确保账面库存准确反映实际库存。 仓库使用销售点 (POS) 系统和扫描仪等输入设备来记录永续盘存。
永续盘存系统是使用 LIFO 还是 FIFO？
是的，与先进先出 (FIFO) 一样，后进先出 (LIFO) 方法可用于永续盘存系统和定期盘存系统。
永续盘存系统有哪两种类型？
- FIFO
- LIFO
- 加权平均成本
什么是永续盘存？
连续库存系统
使企业能够维护实时库存帐户的库存控制系统称为永续库存系统或连续库存系统。
永久系统的目的是什么？
永续盘存系统是一种计算机程序，它根据您的电子记录而不是实物盘存不断估算您的库存。
结论
企业越来越多地使用永续盘存系统来跟踪库存，而不是使用旧的、物理盘点的定期盘存系统。 永久性系统的实施成本很高，但从长远来看成本较低且耗时。
永久系统的一个主要缺点是无法追踪丢失、损坏或被盗的物品，尽管它有不断更新的库存估算和会计系统的互连性的好处。 许多企业通过定期进行部分库存盘点来抵消这一点，这作为永久系统的基线，旨在在期末提供完整的实物库存。
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参考资料
