Là người quản lý tài chính tại một công ty đang phát triển, bạn có thể thấy mình ở trong một tình huống khó khăn trong việc theo dõi chi phí của mình. Báo cáo chi phí là một tài liệu quan trọng mà tôi thấy cần thiết để chia thành từng khoản và phân loại các chi phí mà nhân viên thay mặt cho tổ chức phải gánh chịu. Nó là một công cụ có giá trị để theo dõi chi tiêu kinh doanh, tìm kiếm khoản hoàn trả và tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình liên quan đến thuế. Hiểu tầm quan trọng của báo cáo chi phí và cách tạo chúng là rất quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả trong doanh nghiệp. Tôi chắc rằng bạn muốn biết thêm thông tin về báo cáo chi phí, ví dụ, định dạng và mẫu báo cáo chi phí mà bạn có thể xem qua. Điều này có thể giúp bạn theo dõi chi tiêu kinh doanh và dự án của mình và sắp xếp thời gian tính thuế.
Những điểm chính
Báo cáo chi phí là một tài liệu quan trọng để liệt kê và phân loại các chi phí mà nhân viên thay mặt cho tổ chức phải chịu. Nó là một công cụ có giá trị để theo dõi chi tiêu kinh doanh, tìm kiếm khoản hoàn trả và tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình liên quan đến thuế.
Mẫu báo cáo chi phí là định dạng được thiết kế sẵn giúp nhân viên sắp xếp và trình bày chi phí của họ một cách rõ ràng và nhất quán. Nó thường bao gồm các phần về ngày tháng, mô tả chi phí, danh mục, số tiền và bất kỳ ghi chú bổ sung nào.
Một ví dụ về báo cáo chi phí có thể là một tài liệu nêu chi tiết tất cả các chi phí phát sinh trong chuyến công tác, bao gồm đi lại, ăn ở, ăn uống và các chi phí liên quan khác. Báo cáo thường bao gồm ngày tháng, mô tả chi phí, số tiền và biên lai để xác minh.
Định dạng báo cáo chi phí sắp xếp chi tiết, bao gồm ngày, loại, mô tả và số tiền. Nó cũng bao gồm các phần thông tin nhân viên, kỳ báo cáo, tổng chi phí và chữ ký phê duyệt. Các phần giữ chỗ có thể được điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể.
Báo cáo chi phí giúp theo dõi chi tiêu kinh doanh và thường được tạo hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Báo cáo chi phí hàng tháng và hàng quý rất cần thiết để theo dõi tất cả hoạt động mua hàng của công ty trong khoảng thời gian đó.
Báo cáo chi phí là gì
Báo cáo chi phí là khi nhân viên yêu cầu hoàn trả khoản chi tiêu của công ty mà họ đã thanh toán bằng tiền của mình. Những chi phí này được ghi trên giấy hoặc báo cáo tài liệu chính thức. Chúng được sắp xếp theo Danh mục như đồ dùng văn phòng, bữa ăn hoặc số dặm. Những nhân viên này phải được chia thành từng khoản để nhiều thực thể được liệt kê cùng với chi phí của họ. Điều này giúp đưa ra nhiều chi tiết hơn trong quá trình kiểm toán để dễ dàng phê duyệt hơn là liệt kê các chi phí phát sinh. Thông thường, một báo cáo chi tiêu cũng được gửi cùng với biên lai tương ứng cho mỗi lần mua hàng được chia thành từng khoản.
Mẫu báo cáo chi phí
Mẫu báo cáo chi phí là một cách dễ dàng để theo dõi chi tiêu. Nhưng khi chi phí của tổ chức bạn tăng lên, bạn sẽ muốn cập nhật lên phần mềm theo dõi chi phí để tiết kiệm thời gian.
Mẫu tài khoản chi phí Excel miễn phí có sẵn từ Microsoft Office.
Nhật ký quãng đường dành cho Excel này có thể hỗ trợ bạn theo dõi và hoàn trả số dặm của mình.
Chi phí chuyến đi của bạn được theo dõi và cộng dồn bằng cách sử dụng mẫu tài khoản chi phí có thể in đơn giản này.
Báo cáo chi phí là một tài liệu nêu chi tiết tất cả các chi phí phát sinh trong chuyến công tác, bao gồm đi lại, ăn ở, ăn uống và các chi phí liên quan khác. Báo cáo thường bao gồm ngày tháng, mô tả chi phí, số tiền và biên lai để xác minh.
Báo cáo chi tiêu
Tên nhân viên: Johnson Bộ phận: Bán hàng Kỳ báo cáo: tháng 2024 năm XNUMX
Ngày
Loại phí
Mô tả
Số tiền
01/05/24
Du lịch
Chuyến bay khứ hồi đến New York
$350.00
01/06/24
Chỗ ở
Ở khách sạn để họp khách hàng
$200.00
01/10/24
Các bữa ăn
Ăn tối với khách hàng
$75.00
01/15/24
Di chuyển
Giá taxi tới sân bay
$30.00
01/20/24
Đồ
Đồ dùng văn phòng phục vụ thuyết trình
$50.00
01/25/24
hỗn hợp
Phí đỗ xe
$20.00
Tổng chi phí: 725.00 USD
Sự chấp thuận:
Tôi xác nhận rằng các chi phí trên là chính xác và phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Chữ ký của nhân viên: ________________________ Ngày: _______________
Phê duyệt của người quản lý:
Tôi chấp thuận các chi phí được liệt kê ở trên.
Chữ kí của người viết truyện tranh: ________________________ Ngày: _______________
Trong ví dụ này, Johnson, một nhân viên bán hàng, đã điền vào báo cáo chi phí cho tháng 2024 năm 725.00. Anh ta đã liệt kê các chi phí khác nhau phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, bao gồm đi lại, ăn ở, ăn uống, đi lại, vật tư và các chi phí linh tinh. Tổng chi phí là $XNUMX. Johnson đã ký vào báo cáo để xác nhận tính chính xác của nó và cần có sự chấp thuận của người quản lý của anh ấy để được hoàn trả.
Định dạng báo cáo chi phí
Định dạng báo cáo chi phí
Đây là định dạng cơ bản cho một báo cáo chi tiêu:
Báo cáo chi tiêu
Thông tin nhân viên:
Tên: [Tên nhân viên]
Khoa: [Tên khoa]
ID nhân viên: [ID nhân viên]
Kỳ báo cáo: [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc]
Chi tiết chi phí:
Ngày
Loại phí
Mô tả
Số tiền
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 1]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 2]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 3]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 4]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 5]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 6]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 7]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 8]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 9]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
[Tháng/ngày/năm]
[Loại chi phí 10]
[Mô tả chi phí]
$ XX.XX
Tổng chi phí: $[Tổng số tiền]
Biên lai đính kèm: [Có/Không]
Sự chấp thuận:
Tôi xác nhận rằng các chi phí liệt kê ở trên là chính xác và phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Chữ ký của nhân viên: ________________________ Ngày: _______________
Phê duyệt của người quản lý:
Tôi chấp thuận các chi phí được liệt kê ở trên.
Chữ kí của người viết truyện tranh: ________________________ Ngày: _______________
Định dạng này cho phép tổ chức chi tiết chi phí một cách rõ ràng, bao gồm ngày, loại, mô tả và số tiền. Nó cũng bao gồm các phần thông tin nhân viên, kỳ báo cáo, tổng chi phí và chữ ký phê duyệt. Điều chỉnh phần giữ chỗ nếu cần để phù hợp với yêu cầu cụ thể của bạn.
Cách tạo báo cáo chi phí
Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ như QuickBooks Online, Xero hoặc FreshBooks, bạn có thể biết rằng bạn không thể tạo hoặc điền vào tài khoản chi phí trong các hệ thống này và các hệ thống tương tự. Thay vào đó, hầu hết các gói phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ đều kết hợp với các ứng dụng tài khoản chi phí của bên thứ ba được thiết kế để theo dõi chi tiêu và tạo tài khoản chi phí. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu Microsoft Excel hoặc các mẫu trực tuyến miễn phí.
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, phần mềm kế toán bạn sử dụng và mức độ tự động hóa mà bạn muốn quy trình, có nhiều cách khác nhau để chuẩn bị hoặc điền vào tài khoản chi phí. Bất kể bạn sử dụng công cụ nào, điều quan trọng nhất là bạn tạo ra một công cụ.
Chính sách của công ty và tính chất của hoạt động kinh doanh quy định tính đủ điều kiện để gửi tài khoản chi phí. Thông thường, nó chỉ dành riêng cho các nhà quản lý; tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, các cá nhân được ủy quyền chi tiền cho các nhu cầu kinh doanh đã được phê duyệt và yêu cầu hoàn trả cũng có thể gửi báo cáo. Đôi khi, có một điều khoản là bất kỳ ai cũng có thể gửi báo cáo nhưng điều đó cần có sự chứng thực của người quản lý.
Biên lai giấy hoặc hồ sơ kỹ thuật số của khoản thanh toán.
Liên kết chi phí với một khách hàng hoặc dự án cụ thể.
Số tiền thanh toán đầy đủ, bao gồm thuế và các khoản phí liên quan khác.
Trong một số trường hợp, nhân viên được cung cấp trước một số tiền nhất định để trang trải chi phí kinh doanh. Trong những trường hợp đó, báo cáo chi tiêu sẽ theo dõi các khoản chi tiêu được thực hiện dựa trên khoản tạm ứng. Các Sở tài chính vẫn ghi nhận số tiền được hoàn trả là chi phí kinh doanh nhưng sẽ không được hoàn trả. Thay vào đó, nhóm tài chính sẽ khấu trừ tổng chi phí từ khoản tạm ứng của nhân viên.
Sự khác biệt giữa Hóa đơn và Báo cáo chi phí là gì?
Trong kế hoạch lớn của các giao dịch kinh doanh, hóa đơn là một thông điệp mà một doanh nghiệp gửi đến những khách hàng quý giá của mình, lịch sự thúc giục họ thanh toán hóa đơn cho các dịch vụ hoặc hàng hóa có giá trị mà họ đã nhận được. Ngược lại, báo cáo chi tiêu giống như một lời cầu xin khiêm tốn của một nhân viên gửi đến cấp trên của họ, vui lòng yêu cầu hoàn trả sau khi họ đã gánh chịu các chi phí phát sinh khi đại diện cho công ty. Trong khi hóa đơn tập trung vào việc yêu cầu khách hàng rút tiền thì báo cáo chi tiêu lại tập trung vào việc yêu cầu người sử dụng lao động hoàn lại tiền, đảm bảo rằng sổ sách tài chính luôn cân bằng và mọi người đều nhận được tiền đến hạn.
Báo cáo chi phí được thực hiện thường xuyên như thế nào?
Báo cáo chi phí giúp theo dõi chi tiêu kinh doanh và thường được tạo hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Báo cáo chi tiêu hàng tháng và hàng quý rất cần thiết để theo dõi tất cả các giao dịch mua hàng của công ty trong khoảng thời gian đó.
Tầm quan trọng của báo cáo chi phí
Tín dụng: báo chí
Dưới đây là những lợi ích của báo cáo chi tiêu:
#1. Theo dõi chi tiêu
Báo cáo chi phí cho phép doanh nghiệp giám sát và theo dõi chi tiêu của mình một cách chính xác. Bằng cách ghi lại tất cả các chi phí mà nhân viên phải chịu, cho dù là chi phí đi lại, vật tư hay các mục đích liên quan đến kinh doanh khác, các công ty có thể hiểu rõ hơn về mô hình chi tiêu của họ và xác định các lĩnh vực có thể tối ưu hóa hoặc giảm chi phí.
# 2. Kiểm soát ngân sách
Báo cáo chi phí giúp doanh nghiệp duy trì quyền kiểm soát ngân sách của mình. Bằng cách ghi lại và phân loại chi phí, các công ty có thể so sánh chi tiêu thực tế với số tiền dự toán, cho phép họ xác định những khác biệt và thực hiện các hành động khắc phục để đảm bảo đạt được các mục tiêu tài chính.
#3. Hoàn trả
Báo cáo chi phí là cơ sở để hoàn trả cho nhân viên các chi phí liên quan đến kinh doanh mà họ đã tự bỏ tiền túi chi trả. Bằng cách gửi báo cáo chi tiêu chi tiết, nhân viên có thể đảm bảo rằng họ được hoàn trả chính xác và kịp thời, nâng cao tinh thần và động lực làm việc.
#4. Tuân thủ và kiểm toán
Báo cáo chi phí rất quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty và các yêu cầu pháp lý. Các doanh nghiệp có thể chứng minh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong hoạt động tài chính của mình bằng cách ghi chép chi phí một cách kỹ lưỡng và chính xác. Ngoài ra, báo cáo chi tiêu còn cung cấp một loạt tài liệu có thể được sử dụng trong quá trình kiểm toán để xác minh tính hợp pháp của các khoản chi tiêu và đảm bảo tuân thủ quy định.
#5. Mục đích thuế
Tín dụng: rawpixel
Báo cáo chi phí có giá trị cho các mục đích liên quan đến thuế. Doanh nghiệp có thể khấu trừ một số chi phí nhất định từ thu nhập chịu thuế, giảm nghĩa vụ thuế của họ. Bằng cách duy trì các báo cáo chi tiêu chi tiết và chính xác, các công ty có thể hỗ trợ việc khấu trừ thuế và giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc phạt.
Quy trình báo cáo chi phí là gì?
Cách chuẩn bị tài khoản chi phí cho công ty nhỏ của bạn
Thiết lập một chính sách.
Xây dựng mẫu theo dõi chi phí.
Giữ biên lai ở một nơi riêng biệt.
Xác minh chi tiêu của bạn hai lần.
Tổng hợp các chi phí và biên lai của bạn.
Nhanh chóng phê duyệt các báo cáo và xử lý các khoản bồi hoàn.
5 phương pháp hay nhất để báo cáo chi phí trong công ty của bạn.
Báo cáo chi phí hàng ngày là gì?
Nhân viên có thể theo dõi chi tiêu của mình vào cuối ngày bằng cách sử dụng biểu mẫu tài khoản chi phí hàng ngày. Cho dù bạn quản lý một nhóm nhỏ hay một văn phòng lớn, Biểu mẫu tài khoản chi phí hàng ngày trên trang web của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Bạn gọi báo cáo chi phí là gì?
Báo cáo chi phí nêu chi tiết các chi phí liên quan đến việc điều hành một công ty. Một doanh nghiệp nhỏ có thể yêu cầu tài khoản chi phí nhân viên để bồi thường cho họ các chi phí liên quan đến kinh doanh như gas hoặc thực phẩm.
Là một nhà quản lý doanh nghiệp được chứng nhận với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, tôi đã mài giũa kỹ năng của mình trong việc tạo ra nội dung công nghệ và kinh doanh thực tế và sâu sắc. Từ phân tích thị trường đến chiến lược kinh doanh, chuyên môn của tôi chuyển các khái niệm và dữ liệu kinh doanh phức tạp thành các mô tả dễ tiếp cận và hấp dẫn. Tôi cũng là một nhà văn SEO đam mê tạo ra những câu chuyện hấp dẫn và những bài viết hấp dẫn. Thành thạo phân tích dữ liệu, tận dụng các kỹ năng phân tích để rút ra những hiểu biết sâu sắc và nâng cao chiến lược nội dung.
Mục lục Ẩn Được nhìn thấy và đi theo dòng chính Tạo bước nhảy vọt sang Tiếp thị trên thiết bị di động #1. Xây dựng trang web thân thiện với thiết bị di động:#2. Sử dụng mạng xã hội…
Mục lục Ẩn Tiếp thị theo mạng là gì? Tiếp thị theo mạng hoạt động như thế nào Tiếp thị trong mạng Lợi ích và hạn chế của Tiếp thị theo mạngLoại hình của mạng…
Mục lục Ẩn Tiếp thị nội dung là gì? Tiếp thị nội dung hoạt động như thế nào?#1. Giai đoạn nhận thức:#2. Giai đoạn cân nhắc:#3. Giai đoạn kết thúc:Tầm quan trọng…
Mục lục Ẩn thông tin chi tiết về kế toán Tiền thuê trả trước Tiền thuê trả trước là tài sản hay nợ phải trả?#1. Mục kế toán cho tiền thuê trả trước#2.…
