Cho dù bạn có thực hiện bao nhiêu biện pháp phòng ngừa và có bao nhiêu bản sao lưu dự phòng thì cuối cùng vẫn có điều gì đó không ổn và xảy ra.
Có thể mất điện, có thể ai đó hack hệ thống của bạn hoặc có thể bạn gặp phải một số vấn đề có thể xảy ra khác. Cuối cùng, rất nhiều thứ có thể xảy ra sai sót, đặc biệt là khi công nghệ được cải tiến và ngày càng trở nên quan trọng hơn trong cuộc sống của chúng ta, đó chính xác là lý do tại sao bạn cần có kế hoạch khắc phục thảm họa.
Chuẩn bị cho những điều bất ngờ trong CNTT là điều khó khăn, nhưng có một đội ngũ mạnh với kế hoạch hành động là cách tốt nhất để làm được điều này. Tuy nhiên, nhóm của bạn nên giải quyết vấn đề gì trước tiên? Đọc để tìm hiểu.
Tìm hiểu mức độ nghiêm trọng của nó
Điều đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu xem vấn đề của bạn nghiêm trọng đến mức nào. Bạn sẽ cần xác định chính xác điều gì đã xảy ra để biết có bao nhiêu người có thể bị ảnh hưởng, việc sửa chữa sẽ diễn ra như thế nào và bạn sẽ phải ngừng hoạt động trong bao lâu. Quy trình thực hiện việc này phải được nêu ở đâu đó trong kế hoạch khắc phục thảm họa của bạn.
Thật không may, vấn đề có thể nằm ngoài tầm tay của bạn. Vì vậy, nếu bạn dựa vào các ứng dụng hoặc dịch vụ của bên thứ ba cho hoạt động hàng ngày của mình và dịch vụ này ngừng hoạt động, bạn sẽ phải đợi họ đưa nó trực tuyến trở lại.
Một vấn đề tương tự sẽ phát sinh nếu bạn mất kết nối Internet hoặc mất nguồn. Trong trường hợp này, bạn cần giữ liên lạc với dịch vụ này để thông báo cho họ về sự cố và nhận được lịch trình về thời điểm có thể khắc phục sự cố. Chỉ cần nhớ rằng nhiều người đang làm cùng một việc, đặc biệt nếu xảy ra sự kiện lớn như mất điện.
Giữ bình tĩnh và kiên nhẫn là điều tốt nhất nên làm trong khi vấn đề được chẩn đoán, hiểu rõ và giải quyết, ngay cả khi vấn đề mang tính cục bộ và cần được nhóm CNTT của bạn khắc phục.
Trao đổi vấn đề với khách hàng của bạn
Khi đã hiểu được phạm vi và mức độ nghiêm trọng của vấn đề, bạn sẽ cần phải thông báo cho khách hàng của bạn về vấn đề này. Có nhiều lý do để làm điều này, từ việc cho khách hàng biết rằng bạn đã biết vấn đề và vấn đề đang được giải quyết cho đến việc cung cấp sự rõ ràng về những gì đang xảy ra và tại sao.
Mặc dù bạn có thể chỉ cần nói với mọi người rằng có điều gì đó không ổn và bạn đang sửa nó, nhưng bạn có thể muốn cung cấp một số dữ liệu. Điều này có thể bao gồm việc đưa ra ước tính về số lượng người có thể bị ảnh hưởng, mất bao lâu để có cách khắc phục và điều đó có ý nghĩa gì đối với dịch vụ của bạn.
Ví dụ: một sự cố đơn giản có thể chỉ là một sự bất tiện nhỏ và dễ khắc phục trong khi một sự cố lớn có thể mất thời gian để sửa chữa và có thể khiến toàn bộ dịch vụ của bạn ngừng hoạt động. Việc nói rõ điều này với khách hàng sẽ giúp họ bình tĩnh và có thể tăng sự tự tin cũng như sự tin cậy của họ đối với thương hiệu của bạn.
Đề xuất các lựa chọn thay thế
Một số vấn đề sẽ có cách giải quyết mà khách hàng có thể sử dụng hoặc bạn có thể tạo ra để duy trì hoạt động kinh doanh của mình cho đến khi vấn đề được giải quyết. Thông báo cho khách hàng về những cách giải quyết này và cách sử dụng chúng sẽ cho phép bạn tiếp tục hoạt động ở một mức độ nào đó và cho họ biết rằng bạn đang tìm ra giải pháp để trợ giúp.
Các giải pháp thay thế cũng giúp bạn có thêm một chút thời gian để thực hiện chẩn đoán và sửa chữa, thậm chí có thể cung cấp thông tin chi tiết về những gì có thể đã xảy ra không ổn. Nếu không có giải pháp thay thế, hãy nói rõ điều đó; nếu có, cố gắng chạy một hệ thống dự phòng cũng có thể là một lựa chọn.
Mặc dù đây là một tình huống lý tưởng nhưng không phải lúc nào cũng là một lựa chọn—nếu các bản sao lưu dựa vào các dịch vụ bên thứ ba khác cũng không hoạt động hoặc các giải pháp thay thế ngừng hoạt động thì bạn có thể gặp trục trặc trong một thời gian.
Khắc phục sự cố nhanh nhất có thể
Đây có lẽ là phần rõ ràng nhất trong toàn bộ quy trình phản ứng ngay lập tức, nhưng có một số phần bạn có thể chưa xem xét. Một bước quan trọng bạn cần thực hiện là đảm bảo rằng vấn đề đã được giải quyết hoàn toàn và sau đó xem liệu nó có thể xảy ra lần nữa hay không.
Nếu vậy, bạn có thể cần phải chuyển đổi dịch vụ, thực hiện nâng cấp hoặc thử thực hiện một thay đổi lớn khác để ngăn sự cố phát sinh lần nữa. Nếu không, hãy tìm hiểu lý do tại sao nó lại xảy ra ngay từ đầu; bạn cũng sẽ cần truyền đạt những ý định này tới khách hàng của mình.
Tuy nhiên, bạn không cần phải quá cụ thể; việc chia sẻ dịch vụ nào gặp sự cố có thể khiến người khác thử và khai thác dịch vụ đó. Chỉ cần nói rằng sự cố hiếm gặp hoặc bạn dự định chuyển đổi dịch vụ là đủ.
Giữ cho hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ
Có nhiều điều cần cân nhắc khi doanh nghiệp của bạn gặp sự cố ngừng hoạt động, từ việc đảm bảo mọi người được an toàn cho đến giải quyết vấn đề.
Điều quan trọng nhất cần làm là giữ bình tĩnh và kiên nhẫn trong suốt quá trình. Đây là hành động cần thực hiện ngay lập tức nhất vì nhóm của bạn sẽ làm tất cả những gì có thể để giải quyết vấn đề và sự kiên nhẫn của bạn sẽ được đánh giá cao.
