Cách viết thư từ chức chuyên nghiệp

Mục lục Ẩn giấu

Đơn từ chức là gì?
1. Ý nghĩa của Thư từ chức là gì?
Tầm Quan Trọng Của Việc Viết Thư Từ Chức Chuyên Nghiệp
Các thành phần chính của một lá thư từ chức
Lời khuyên để viết một lá thư từ chức chuyên nghiệp
Mẫu Thư Từ Chức
1. Thư từ chức chính thức
2. Thư từ chức chuyên nghiệp
Những sai lầm phổ biến bạn nên tránh trong thư từ chức
Cuối cùng,
1. Bài viết liên quan
2. dự án

Đúng, công việc của bạn có thể tồi tệ hoặc bạn có thể đã tìm được một lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải viết đơn xin nghỉ việc một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc thúc đẩy mối quan hệ lành mạnh giữa bạn và sếp. Ý tôi là, bạn sẽ không muốn rời nơi làm việc với cảm giác lúng túng và tội lỗi phải không? Đây là hướng dẫn của bạn để viết một lá thư từ chức chuyên nghiệp. Tôi đã bao gồm một số mẫu để giúp đơn giản hóa quy trình cho bạn. Trước tiên, hãy hiểu lá thư từ chức và tại sao nó lại quan trọng…

Chìa khóa chính

Thư từ chức là một tài liệu hoặc email chính thức thông báo cho chủ lao động rằng bạn sắp rời khỏi vị trí của mình.

Để viết một lá thư từ chức chuyên nghiệp:

Giữ nó đơn giản và đi thẳng vào vấn đề

Duy trì giọng điệu tích cực và chuyên nghiệp

Hiệu đính các lỗi ngữ pháp và chính tả

Hãy trung thực nhưng ngoại giao trong lý do từ chức của bạn (tùy chọn)

Tránh đốt cầu và duy trì thái độ chuyên nghiệp

Đơn từ chức là gì?

Thư từ chức là một tài liệu hoặc email chính thức thông báo cho chủ lao động rằng bạn sắp rời khỏi vị trí của mình. Thông thường, thư từ chức sẽ được gửi ít nhất hai tuần trước ngày đáo hạn. Điều này giúp nhà tuyển dụng có những điều chỉnh cần thiết cho sự ra đi của bạn và có thể tìm được người thay thế.

Khi bạn dành thời gian để viết một lá thư từ chức chuyên nghiệp và lịch sự, bạn thể hiện mình là một người đáng tin cậy và đáng tin cậy, từ đó giúp bạn duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp. Bạn thậm chí có thể nhận được thư giới thiệu và đánh giá tích cực trong quá trình kiểm tra tài liệu tham khảo.

Ý nghĩa của Thư từ chức là gì?

Trong Quy trình Nhân sự, thư từ chức cung cấp một phương tiện chính thức và chính thức để nhân viên truyền đạt quyết định rời khỏi tổ chức của họ. Nó đảm bảo rằng việc từ chức được ghi chép đầy đủ và được người sử dụng lao động công nhận. Hầu hết, trước khi bạn đảm nhận một vai trò mới, một số hợp đồng lao động và luật lao động sẽ yêu cầu bạn cung cấp thông báo bằng văn bản về việc bạn từ chức. Với lá thư từ chức, bạn có thể thực hiện nghĩa vụ hợp đồng của mình và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Ngoài ra, thư từ chức giống như một văn bản ghi lại quyết định rời khỏi văn phòng của bạn, cũng như lý do rời đi của bạn; nó giống như một hình thức tham khảo. Với điều này, bộ phận nhân sự có thể duy trì hồ sơ nhân sự chính xác, theo dõi doanh thu của nhân viên và giải quyết mọi tranh chấp tiềm ẩn hoặc các vấn đề pháp lý có thể phát sinh trong tương lai.

Ngoài ra, thư từ chức có thể là cơ hội để tổ chức tiến hành phỏng vấn rời khỏi để hiểu rõ hơn về nguyên nhân có thể dẫn đến sự ra đi và các lĩnh vực cần cải thiện.

Đọc thêm: PHỎNG VẤN Ở LẠI: Mẹo Thực hiện Phỏng vấn Ở lại (+ Câu hỏi ví dụ)

Cuối cùng, viết đơn từ chức có thể cho bạn cơ hội bày tỏ suy nghĩ của mình về đạo đức làm việc trong tổ chức, bày tỏ lòng biết ơn và ra đi trong điều kiện tốt đẹp (dù sao thì bạn cũng không phạm tội). Bạn sắp rời bỏ công việc, nhưng điều đó không nên cắt đứt những mối quan hệ mà bạn đã xây dựng với đồng nghiệp và cấp trên.

Nhìn chung, thư từ chức đóng vai trò là công cụ giao tiếp quan trọng trong quy trình nhân sự, đảm bảo giao tiếp rõ ràng và được ghi chép giữa nhân viên và tổ chức. Họ thúc đẩy tính chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ và giúp các tổ chức quản lý hiệu quả những thay đổi về lực lượng lao động.

Đọc thêm: DOANH THU NHÂN VIÊN: Tầm Quan Trọng Và Cách Tính

Tầm Quan Trọng Của Việc Viết Thư Từ Chức Chuyên Nghiệp

Trong thời gian làm giám đốc nhân sự, tôi đã bị sốc nặng khi một trong những thành viên đáng tin cậy nhất trong nhóm của tôi gửi đơn xin từ chức. Ban đầu tôi hơi thất vọng nhưng tôi khá ấn tượng với lá thư của cô ấy. Cô ấy chưa bao giờ đề cập đến bất kỳ sai sót nào mà công ty đã làm với cô ấy, thay vào đó cô ấy khen ngợi chúng tôi vì sự cam kết không ngừng nghỉ trong việc đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có một môi trường làm việc thuận lợi. Cô ấy tiếp tục nêu lý do rời đi (tất nhiên là khá dễ hiểu) và đề nghị hỗ trợ cô ấy trong việc tuyển dụng và đào tạo một thành viên mới. Ai sẽ vẫn tức giận sau khi đọc một lá thư như vậy? Bạn có thể cá rằng chúng tôi vẫn đang có quan hệ tốt và tôi sẽ không ngần ngại giới thiệu cô ấy nếu có bất kỳ cơ hội nào đến với cô ấy.

Chỉ viết một lá thư thôi là chưa đủ; sự lịch sự và tính chuyên nghiệp rất quan trọng. Việc đưa ra những lời phàn nàn trong thư sẽ chỉ dẫn đến sự vi phạm trong giao tiếp, điều này không có lợi cho cuộc sống công việc của bạn.

Bây giờ, các thành phần của một lá thư từ chức là gì?

Các thành phần chính của một lá thư từ chức

Ngày của bức thư

Ngày cho biết thông báo chính thức về việc từ chức và cung cấp điểm tham chiếu cho mục đích lưu giữ hồ sơ.

Tên nhân viên và thông tin liên lạc

Bao gồm tên đầy đủ của nhân viên, vị trí công việc hiện tại và thông tin liên hệ (địa chỉ email và số điện thoại). Điều này đảm bảo rằng bức thư có thể được xác định và liên kết dễ dàng với hồ sơ của nhân viên.

Tên người nhận và thông tin liên lạc

Gửi thư đến người nhận thích hợp, thường là người giám sát trực tiếp của nhân viên hoặc bộ phận nhân sự. Bao gồm tên đầy đủ, chức danh công việc và thông tin liên hệ của họ.

Chào trang trọng

Bắt đầu bức thư bằng lời chào trang trọng chẳng hạn như “Kính gửi [Tên người nhận]” hoặc “Gửi người mà nó có thể quan tâm”. Điều này đặt ra một giọng điệu tôn trọng và xưng hô với người nhận một cách thích hợp.

Tuyên bố từ chức rõ ràng và ngày làm việc cuối cùng

Trình bày ý định từ chức một cách rõ ràng và chính xác. Đề cập đến ngày làm việc cuối cùng, có tính đến khoảng thời gian thông báo theo yêu cầu của hợp đồng lao động hoặc luật lao động địa phương.

Thể hiện lòng biết ơn đối với tổ chức

Bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với những cơ hội, sự hỗ trợ và kinh nghiệm có được trong thời gian làm việc. Điều này giúp duy trì các mối quan hệ tích cực và thể hiện tính chuyên nghiệp.

Giải thích ngắn gọn về việc từ chức (tùy chọn)

Nếu thích hợp, hãy đưa ra lời giải thích ngắn gọn và súc tích cho việc từ chức. Tuy nhiên, không bắt buộc phải cung cấp lý do chi tiết về việc rời đi, đặc biệt nếu lý do đó có thể nhạy cảm hoặc mang tính cá nhân.

Đề nghị hỗ trợ quá trình chuyển đổi (tùy chọn)

Mở rộng sự sẵn lòng hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi, chẳng hạn như đào tạo người kế nhiệm hoặc cung cấp bất kỳ tài liệu hoặc thông tin cần thiết nào. Điều này thể hiện cam kết chuyển giao trách nhiệm một cách suôn sẻ.

Kết thúc và ký tên

Kết thúc lá thư từ chức bằng lời kết thúc chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”, sau đó là chữ ký của nhân viên. Nếu gửi thư bằng điện tử, tên đánh máy là đủ.

Lời khuyên để viết một lá thư từ chức chuyên nghiệp

Bây giờ, chúng ta hãy bắt đầu viết đơn từ chức một cách chính xác. Một lá thư từ chức được viết tốt không chỉ đề cập đến quyết định nghỉ việc của bạn mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng của bạn đối với công ty. Dưới đây là một số lời khuyên có giá trị để viết một lá thư từ chức chuyên nghiệp:

#1. Giữ nó đơn giản và đi thẳng vào vấn đề

Thư từ chức của bạn nên ngắn gọn và đơn giản. Tránh đưa vào những chi tiết không cần thiết hoặc giải thích dài dòng. Hãy bám sát những điểm chính, nêu rõ ý định từ chức, ngày làm việc cuối cùng của bạn và bày tỏ lòng biết ơn ngắn gọn. Cố gắng viết thư của bạn chỉ trong một trang nếu có thể, vì điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian của người nhận.

Ví dụ:

“Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi sẽ từ chức [Vị trí của bạn] tại [Tên công ty], có hiệu lực từ [Ngày làm việc cuối cùng]. Tôi đánh giá cao những cơ hội tăng trưởng và phát triển trong thời gian làm việc tại đây và tôi rất biết ơn sự hỗ trợ của các đồng nghiệp.”

Đọc thêm: Kết hợp các tuyên bố sứ mệnh vào việc xây dựng thương hiệu: Hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp

#2. Duy trì giọng điệu tích cực và chuyên nghiệp

Duy trì giọng điệu chuyên nghiệp và tránh tiêu cực trong suốt lá thư từ chức của bạn. Ngay cả khi bạn rời đi vì lý do tiêu cực nào đó, hãy kiềm chế bày tỏ sự không hài lòng hoặc chỉ trích trong thư của bạn. Tập trung vào những khía cạnh tích cực trong trải nghiệm của bạn với công ty và bày tỏ lòng biết ơn về những cơ hội bạn đã có.

#3. Hiệu đính các lỗi ngữ pháp và chính tả

Trước khi gửi thư từ chức, hãy đọc kỹ nó xem có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả nào không. Những sai sót trong thư của bạn có thể cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp và có thể phản ánh không tốt về bạn với tư cách là một ứng viên. Hãy dành thời gian để xem xét kỹ lưỡng lá thư của bạn. Bạn cũng có thể nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy hiệu đính nó cho bạn.

#4. Hãy trung thực nhưng ngoại giao trong lý do từ chức của bạn

Nếu bạn chọn đưa lý do từ chức vào thư của mình, hãy trung thực nhưng có tính ngoại giao trong cách tiếp cận của bạn. Tránh đổ lỗi hoặc chỉ trích công ty, đồng nghiệp hoặc cấp trên của bạn. Thay vào đó, hãy tập trung vào những lý do liên quan đến cá nhân hoặc nghề nghiệp khiến bạn quyết định ra đi. Đây là một ví dụ:

“Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định theo đuổi một cơ hội mới phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp lâu dài của mình. Tôi tin tưởng rằng quyết định này sẽ cho phép tôi phát triển hơn nữa các kỹ năng của mình và đóng góp tích cực cho những nỗ lực trong tương lai của tôi.”

#5. Tránh đốt cầu và duy trì thái độ chuyên nghiệp

Cuối cùng, điều quan trọng là phải duy trì thái độ tích cực và chuyên nghiệp trong suốt quá trình từ chức. Tránh đốt cầu nối với sếp hoặc đồng nghiệp của bạn, vì bạn có thể cần sự hỗ trợ hoặc tài liệu tham khảo của họ trong tương lai. Bày tỏ lòng biết ơn về những cơ hội bạn đã có và đề nghị hỗ trợ quá trình chuyển đổi để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

Mẫu Thư Từ Chức

Dưới đây là một số mẫu thư từ chức:

Thư từ chức chính thức

(Tên của bạn) (Địa chỉ đường 1234) (Thành phố, Tiểu bang, Zip)

(Ngày hôm nay)

(Tên công ty)
(Địa chỉ 1234)
(Thành phố, Tiểu bang, Zip)

Kính gửi (Tên giám sát viên),

Tôi viết thư này để chính thức tuyên bố từ chức khỏi vị trí (Chức danh) tại (Công ty), có hiệu lực hai tuần kể từ ngày hôm nay, (Ngày làm việc cuối cùng).

Trong giai đoạn chuyển tiếp, tôi cam kết đảm bảo chuyển giao trách nhiệm của mình một cách liền mạch. Xin vui lòng cho tôi biết làm thế nào tôi có thể hỗ trợ trong vấn đề này.

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn của mình về những cơ hội tăng trưởng và phát triển mà tôi đã có được trong thời gian làm việc với (Công ty). Sự hướng dẫn và hỗ trợ của bạn đã đóng một vai trò quan trọng trong hành trình nghề nghiệp của tôi và tôi rất biết ơn vì sự tin tưởng mà bạn đã đặt vào tôi. Chúc anh và toàn thể tập thể tại (Công ty) tiếp tục thành công.

Tôi có thể liên hệ với tôi qua email theo địa chỉ (Địa chỉ email) hoặc qua điện thoại theo số (Số điện thoại) nếu có bất kỳ vấn đề nào sau khi từ chức mà tôi cần lưu ý.

Một lần nữa, xin cảm ơn vì tất cả mọi thứ và tôi mong muốn được duy trì mối quan hệ tích cực với (Công ty) trong tương lai.

Trân trọng,

(Chữ ký của bạn)

(Tên của bạn)

Tải mẫu này

Thư từ chức chuyên nghiệp

(Tên của bạn) (Địa chỉ đường 1234) (Thành phố, Tiểu bang, Zip)

(Ngày hôm nay)

(Tên công ty)
(Địa chỉ 1234)
(Thành phố, Tiểu bang, Zip)

Kính gửi (Tên giám sát viên),

Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về quyết định từ chức của tôi với tư cách là (Chức danh) tại (Công ty). Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là (Last doing day).

Tôi rất thích thời gian làm việc tại (Công ty) và biết ơn những cơ hội mà tôi có được để học hỏi và phát triển trong tổ chức. Tôi tin tưởng rằng những kinh nghiệm và kỹ năng tôi có được ở đây sẽ tiếp tục phục vụ tốt cho những nỗ lực trong tương lai của tôi.

Vui lòng cho tôi biết cách tôi có thể hỗ trợ trong việc chuyển giao trách nhiệm của mình để tôi có thể giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ.

Cảm ơn bạn đã hỗ trợ và hiểu biết về quyết định của tôi. Tôi đánh giá cao sự chuyên nghiệp và tình bạn thân thiết mà tôi đã trải nghiệm tại (Công ty).

Bạn có thể liên hệ với tôi qua email tại (Địa chỉ email) hoặc qua điện thoại tại (Số điện thoại). Tôi mong được giữ liên lạc và chúc mọi người tại (Công ty) tiếp tục thành công.