Quản trị là một trong những chủ đề khô khan nhất trong quản lý dự án, nhưng nó cũng là một trong những chủ đề quan trọng nhất. Đó là cách quản lý cấp cao biết nhóm của họ đang làm tốt công việc và điều đó làm họ yên tâm rằng dự án đang tiến triển theo đúng kế hoạch. Nó cũng cung cấp các kiểm tra và số dư cần thiết cho ban quản lý để đảm bảo rằng tiền được chi tiêu một cách hợp lý và phù hợp với trường hợp kinh doanh. Cuối cùng, nhà tài trợ dự án có nghĩa vụ đảm bảo đủ năng lực quản lý, nhưng quản lý dự án cũng có thể đóng một vai trò trong việc này. Bất kể chức năng của bạn là gì, hiểu biết về quản trị dự án và cách nó giúp các nhóm đạt được mục tiêu là điều có lợi. Bài đăng này sẽ thảo luận về cách quản lý cấu trúc, mô hình và khuôn khổ quản trị dự án.
Quản trị dự án là gì?
Quản trị dự án đảm bảo rằng các dự án chạy trơn tru và đúng thời hạn, với sự hài lòng của khách hàng. Để đạt được điều này một cách nhất quán, cần có một khuôn khổ quản trị tổng thể giám sát dự án. Đây là quản lý dự án. Nhưng chính xác thì nó đòi hỏi những gì?
Quản trị dự án bao gồm những gì?
Từ “quản trị dự án” đề cập đến tập hợp các hành động và nguyên tắc thiết lập cách thức quản lý, lập kế hoạch và thực hiện một dự án. Bạn có thể coi quản trị dự án như một khuôn khổ hỗ trợ bạn hướng dự án đi đúng hướng. Bằng cách sử dụng quản trị dự án như một khuôn khổ, bạn tạo ra tính nhất quán, điều này làm tăng thêm tính ổn định của dự án.
Tuy nhiên, quản trị vượt ra ngoài việc ra quyết định của một dự án cụ thể. Nó chỉ rõ các hoạt động của một tổ chức và ai chịu trách nhiệm về những gì. Đó là một phần khá lớn của chiếc bánh, và nó bao gồm các chính sách, quy định, chức năng, quy trình, thủ tục và nhiệm vụ.
Rõ ràng rằng quản trị dự án là một nhiệm vụ lớn đòi hỏi phần mềm quản lý dự án phải quản lý tất cả các nghĩa vụ của nó. Project Manager là phần mềm quản lý công việc và dự án với các lộ trình để hỗ trợ bạn theo dõi danh mục các dự án. Bộ nhớ không giới hạn, cộng tác và chia sẻ tệp cũng được bao gồm. Khi theo dõi lịch biểu, tài chính và nguồn lực trong thời gian thực, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Bắt đầu miễn phí ngay bây giờ.
Trụ cột của Quản trị Dự án
Quản trị dự án bao gồm ba khái niệm:
# 1. Kết cấu
Cấu trúc và môi trường của tổ chức phải hỗ trợ dự án. Điều này cho thấy rằng lãnh đạo cao nhất sẵn sàng dành thời gian và nỗ lực để phát triển tầm nhìn cho các nhà quản lý dự án tuân theo. Phần “cấu trúc” của quản trị đề cập đến toàn bộ tổ chức, không chỉ là đội ngũ hiện tại.
# 2. Những người
Đầu tư vào các nhà quản lý dự án hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Tuy nhiên, quản lý cấp cao trước tiên phải thấu hiểu các hành động hiện có của họ. Sau đó, quản trị có thể vạch ra các mục tiêu mà mỗi Thủ tướng cần phấn đấu. Các mục tiêu này phải cụ thể, có thể đạt được và lâu dài.
# 3. Thông tin
Trong khi việc hiểu mọi người là rất quan trọng, thì quá trình này còn quan trọng hơn nhiều. Bất kể có bao nhiêu mục tiêu được nêu ra hay tầm nhìn là gì, nếu không có sự chia sẻ thông tin rõ ràng và nhất quán, thì bất kỳ dự án nào cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Các vai trò trong quản trị dự án
Các chức năng hoạt động trong cơ cấu quản trị được xác định bởi cách tiếp cận quản lý dự án được sử dụng. Thông thường, bạn sẽ gặp phải tất cả hoặc nhiều hơn các vai trò sau:
# 1. Chủ dự án
Người này đang được chú ý vì họ đại diện cho công ty. Kết quả là, họ thường không phải là người quản lý dự án vì họ coi người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm.
# 2. Các bên liên quan chủ chốt
Ban Dự án bao gồm các bên liên quan thiết yếu. Họ là nhà tài trợ dự án, khách hàng sản phẩm cuối cùng hoặc nhà cung cấp. Để làm cho quy trình hiệu quả, hãy giữ số lượng các bên liên quan thiết yếu ở mức tối đa là sáu.
# 3. Ủy ban cố vấn
Khi có một số bên liên quan, việc có một ủy ban cố vấn rộng hơn sẽ giúp họ tham gia vào dự án mà không làm cho việc ra quyết định trở nên khó khăn hoặc kém hiệu quả. Đây là một hội đồng thảo luận hơn là một hội đồng dự án.
Tách ban dự án khỏi “công việc kinh doanh như bình thường”. Điều này giúp dự án luôn đáp ứng, cho phép nó tiếp tục mà không cần sự chấp thuận của cấp trên đối với mọi quyết định của dự án. Chủ dự án có thể đưa ra các quyết định hàng ngày mà không cần sự cho phép của người khác.
Đọc thêm: Lập kế hoạch Dự án: Hướng dẫn Kỹ thuật Lập kế hoạch Dự án
Cơ cấu quản trị dự án
Chúng tôi thậm chí có thể khẳng định rằng việc có một cấu trúc quản trị là quan trọng đối với sự thành công của một dự án vì nó cung cấp các quy tắc rõ ràng về cách ứng xử trong các tình huống khác nhau và loại bỏ nhiều hỗn loạn khỏi phương trình.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến cơ cấu quản trị dự án?
Cơ cấu quản trị của bất kỳ dự án nào cũng phải được xây dựng dựa trên một số khái niệm chính có thể áp dụng hoàn toàn trong toàn bộ quá trình, không phụ thuộc vào giai đoạn dự án:
- Logic - khuôn khổ xác định phải hợp lý và dễ hiểu đối với tất cả các bên liên quan.
- Đầy đủ - không có cơ cấu quản trị chung cho mọi quy mô; điều này phải luôn được điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp hoặc dự án hiện tại.
- Minh bạch—Tất cả thông tin về cơ cấu quản trị phải được truyền đạt một cách cởi mở, dễ hiểu và có thể truy cập được cho tất cả các thành viên trong nhóm.
- Khả năng tái tạo - các kỹ thuật và quy trình được sử dụng phải đủ toàn diện để có thể sử dụng lại trong mọi tình huống nhất định.
- Hiệu quả - cấu trúc quản trị phải cho phép mọi dự án hoạt động trơn tru và hiệu quả nhất khả thi.
Nếu một dự án thiếu cấu trúc quản trị, thì rất dễ bị mắc kẹt và đánh mất mục tiêu của mình.
Mô hình quản trị dự án
Mô hình quản trị dự án phải hoạt động song song với tổ chức. Mô hình quản trị dự án là kết quả của sự tương tác phối hợp của ba thành phần:
# 1. Cấu trúc của việc ra quyết định
Các tổ chức thường sử dụng biểu đồ để xác định cấu trúc ra quyết định. Luồng kiểm soát phân cấp có thể nhìn thấy rõ ràng trong nhiều khuôn khổ quản trị ba cấp. Các vai trò và ma trận trách nhiệm được xác định trước giúp các biểu đồ quản trị bằng cách cung cấp rõ ràng hơn và cho phép các quyết định chính xác về những người có thể đưa ra quyết định nào trong tổ chức.
# 2. Quy trình hoạt động
Các thủ tục xác định kỳ vọng của một dự án để đạt được kết quả chung. Mặc dù các quy trình phải được điều chỉnh cho phù hợp với mọi dự án, nhưng một số quy trình rất quan trọng đối với sự thành công của dự án.
# 3. Điều phối viên cộng tác
Người hỗ trợ hợp tác cung cấp một cách để các bên liên quan của dự án truyền đạt quan điểm và thông tin của họ. Các tổ chức có thể hưởng lợi từ một giải pháp cho phép các thành viên trong nhóm ghi dữ liệu quyết định khi dự án tiến triển, thay vì dựa vào bộ nhớ tập thể.
Cách triển khai Mô hình Quản trị Dự án
Để xây dựng và sử dụng mô hình quản trị dự án, hãy làm theo các bước sau:
# 1. Xác định các bên liên quan
Các giám đốc điều hành cấp cao, nhân viên và những người của bên thứ ba tham gia vào dự án đều có thể được coi là các bên liên quan. Khi bạn đã xác định được chúng, hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị trong việc nới lỏng quá trình chuyển đổi.
# 2. Xác định tầm quan trọng của các mục tiêu của công ty bạn.
Ban chỉ đạo xếp hạng các mục tiêu và sáng kiến kinh doanh. Các thành viên của ủy ban có thể tạo ra các mục tiêu trong các lĩnh vực mà họ có chuyên môn. Sau đó, họ làm việc cùng nhau để xác định cái nào cần ưu tiên.
# 3. Thiết lập các thủ tục thích hợp
Tạo các giao thức để hợp lý hóa việc giao tiếp và xác định cách nhận được sự chấp thuận. Tạo ra các quy tắc và tiêu chuẩn cho phép tất cả các bên hợp tác hướng tới một mục tiêu chung.
#4. Bổ nhiệm các thành viên ủy ban
Chọn nhân viên từ một số bộ phận và giao cho họ một vai trò cụ thể để thực hiện dự án. Bạn có thể thành lập ủy ban của mình bằng cách chọn những cá nhân đã chứng tỏ khả năng cung cấp, xem xét và điều chỉnh định hướng chiến lược của dự án cũng như cung cấp cố vấn chính sách cho các bên liên quan và nhóm dự án. Các thành viên này sẽ đưa ra các khuyến nghị về dự án và thảo luận về các kỹ thuật lập kế hoạch và thực hiện dự án rộng rãi. Thành viên của ban chỉ đạo thường là các nhà quản lý cấp cao và dự án cấp cao đại diện khách hàng.
# 5. Giao tiếp hiệu quả
Giáo dục tất cả những người tham gia dự án về các ủy ban và quy trình của dự án. Cung cấp giáo dục cho các thành viên dự án chứng tỏ rằng ban quản lý được đầu tư vào dự án và hỗ trợ sự tham gia của tất cả nhân viên.
Quản trị dự án trong quản lý dự án là gì
Trong quản lý, quản trị dự án là kiến trúc đề cập đến trách nhiệm và trách nhiệm giải trình xung quanh dự án của bạn. Nó đóng vai trò là khuôn khổ để đưa ra các lựa chọn liên quan đến dự án. Quản trị trong quản lý dự án cung cấp giải pháp cho câu hỏi: tôi sẽ báo cáo cho ai? Và ai được yêu cầu báo cáo cho tôi? Nó cung cấp một cấu trúc để quản lý dự án. Nhà tài trợ, người đóng vai trò là cầu nối giữa hội đồng quản trị, người quản lý dự án và các bên liên quan, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án.
Khung quản trị dự án
Không có một cấu trúc quản trị nào phù hợp với mọi quy mô mà tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng. Tuy nhiên, có những thành phần quan trọng của quản trị xuất sắc mà tất cả các doanh nghiệp nên xem xét khi phát triển khuôn khổ quản trị của mình.
Các yếu tố của Khung quản trị dự án
Điều gì tạo nên quản trị tốt? Có bất kỳ chỉ số rõ ràng nào chỉ ra các tính năng của khung quản trị dự án không?
Hãy xem và bạn có thể xác định các hành vi và đặc điểm nhất định cho thấy sự quản lý phù hợp của một dự án.
- Một vòng đời quản lý dự án vững chắc có trong bất kỳ dự án nào đề cao khả năng quản trị xuất sắc. Nó có tính đến tất cả các tiêu chí phê duyệt được thiết lập rõ ràng.
- Các điểm thảo luận về việc liệu dự án có khả thi hay không. Bất kể trường hợp nào xảy ra, quyết định về việc tiếp tục của dự án được đưa ra vào thời điểm này.
Quản trị dự án đòi hỏi điều gì và tại sao nó lại quan trọng?
Bằng cách cung cấp các kênh báo cáo hiệu quả cho các mối quan tâm và yêu cầu sửa đổi cũng như vạch ra các giới hạn được ủy quyền, quản trị trang bị cho nhân viên dự án để thực hiện nhiệm vụ của họ. Nhiệm vụ và trách nhiệm của nhóm và các bên liên quan khác cũng phải được xác định rõ ràng để thực hành quản trị tốt.
Cơ cấu quản trị dự án là gì?
Cấu trúc quản trị là khuôn khổ để quản lý dự án, đặc biệt là về các quy tắc, thông lệ, vai trò và phân bổ trách nhiệm trong toàn bộ quá trình ra quyết định. Nó duy trì dự án trong tầm kiểm soát, cho phép nó tiến hành một cách hoàn hảo và đúng tiến độ.
Ai chịu trách nhiệm quản lý dự án?
Nhà tài trợ dự án đóng một vai trò quan trọng trong quản trị dự án. Hội đồng quản trị, người quản lý dự án và các bên liên quan của dự án là ba điểm chịu trách nhiệm chính của nhà tài trợ dự án.
Kết luận
Tất cả những điều này là các khía cạnh của quản lý dự án phải được hiểu ngay từ đầu. Đừng chỉ tập trung vào các định nghĩa. Nếu bạn muốn nhận được nhiều hơn từ điều này, hãy nhìn xa hơn. Khi bạn thực hiện điều này thành thói quen, bức tranh lớn sẽ trở nên rõ ràng hơn. Điều cuối cùng xảy ra là bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong khi giảm thiểu sai sót.
Câu hỏi thường gặp về quản trị dự án
Ví dụ về quản trị dự án là gì?
Ví dụ:
Bởi vì anh ấy hoặc cô ấy phát triển chiến lược tổng thể và kế hoạch trò chơi, huấn luyện viên trưởng đóng vai trò là người quản lý dự án. Tổng giám đốc của nhóm là người điều hành dự án, một người thể hiện khả năng lãnh đạo, ra quyết định và giao tiếp tuyệt vời để đảm bảo dự án chạy tốt.
Làm thế nào để bạn phát triển quản trị dự án?
Bắt đầu bằng cách thiết lập các nguyên tắc cơ bản:
- Lập danh sách "vai trò và nhiệm vụ".
- Chắc chắn rằng bạn có nhà tài trợ dự án.
- Lập ban dự án hoặc nhóm chỉ đạo và lên lịch các cuộc họp thường xuyên mà bạn sẽ tham gia và chia sẻ số phút.
- Tạo một quy trình quản lý rủi ro.
- Tạo một quy trình quản lý thay đổi.
Sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản trị dự án là gì?
Trong khi quản trị yêu cầu giám sát một dự án nói chung trong suốt vòng đời của dự án, quản lý đòi hỏi quản lý các thành phần cụ thể của dự án hàng ngày. Một cách tiếp cận hợp tác để quản lý và điều hành dự án là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án.
Bài viết liên quan
