Là người quản lý dự án, điều quan trọng là phải hiểu khái niệm về cấu trúc phân chia công việc và cách nó có thể giúp bạn thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ tại nơi làm việc. Chúng tôi sẽ giải thích cấu trúc phân chia công việc trong bài đăng này, trích dẫn các ví dụ để giúp bạn hiểu rõ hơn về nó.
Cơ cấu phân chia công việc là gì?
In quản lý dự án, cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một chiến lược để hoàn thành một dự án phức tạp, gồm nhiều bước. Đó là một phương pháp phân chia và chinh phục những công việc to lớn để hoàn thành chúng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
WBS có ý định làm cho một dự án phức tạp trở nên dễ quản lý hơn. Bằng cách chia nó thành các phần nhỏ hơn, công việc có thể được thực hiện đồng thời bởi các thành viên khác trong nhóm, giúp tăng năng suất của nhóm và quản lý dự án dễ dàng hơn.
Đặc điểm của Cơ cấu phân chia công việc
WBS được Viện quản lý dự án (PMI) định nghĩa là “bảng phân tích phân cấp theo định hướng có thể chuyển giao của công việc sẽ được thực hiện bởi nhóm dự án để hoàn thành các mục tiêu của dự án và tạo ra các sản phẩm có thể chuyển giao theo yêu cầu”.
Mỗi cấp độ WBS đại diện cho một đặc điểm kỹ thuật mới, chính xác hơn về công việc cần thiết để hoàn thành dự án.
Theo định nghĩa của PMI, cấu trúc WBS phải được xây dựng theo cách mà mỗi cấp mới trong hệ thống phân cấp bao gồm tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ mẹ của nó. Điều này có nghĩa là để một phần tử nhiệm vụ mẹ hoàn thành, nó phải chứa nhiều hơn một nhiệm vụ con.
Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc
Mỗi dự án có thể có cấu trúc phân chia công việc khác nhau.
Bạn có thể cần thử nghiệm với tư cách là người quản lý dự án để xác định WBS nào hoạt động tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn. Mục đích là để hiển thị thứ bậc và tiến độ của dự án cho tất cả mọi người liên quan, cho dù họ là thành viên trong nhóm hay các bên liên quan bên ngoài.
Dưới đây là một số ví dụ về cấu trúc phân chia công việc. Bạn có thể sử dụng bất kỳ nội dung nào trong số chúng để tạo dàn ý cho cấu trúc phân tích công việc của mình.
- Bảng tính WBS: Bạn có thể dễ dàng định dạng WBS của mình trong bảng tính bằng cách ghi lại các giai đoạn, nhiệm vụ hoặc các phân phối khác nhau trong các cột và hàng.
- Lưu đồ WBS: Bạn có thể cấu trúc WBS của mình theo quy trình làm việc theo sơ đồ. Phần lớn các ví dụ và mẫu WBS có sẵn là lưu đồ.
- Biểu đồ Gantt cho cấu trúc phân tích công việc. Bạn có thể định dạng cấu trúc phân tích công việc của mình dưới dạng biểu đồ Gantt, biểu đồ này phản ánh cả bảng tính và thời gian biểu. WBS có cấu trúc biểu đồ Gantt cho phép bạn liên kết các phần phụ thuộc của nhiệm vụ và hiển thị các mốc quan trọng của dự án.
- Danh sách WBS: WBS của bạn có thể được cấu trúc như một danh sách cơ bản gồm các nhiệm vụ, công việc được giao và công việc phụ. Đây là cách đơn giản nhất để tạo cấu trúc phân chia công việc.
Ưu điểm của việc tạo cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) hỗ trợ việc xác định công việc của dự án. Đó là một góc nhìn khác về dự án của bạn, gần giống như một câu đố. Bạn cố gắng tìm tất cả các mảnh ghép tạo nên bức tranh tổng thể, và trò chơi ghép hình chỉ hoàn chỉnh khi bạn có đầy đủ các thành phần. Ngoài ra, trong quản lý dự án, bạn chỉ có thể hoàn thành thành công dự án của mình nếu bạn có một bức tranh rõ ràng về tất cả các công việc cần thiết.
Khi bạn đã xác định được tất cả các nhiệm vụ, bạn có thể xây dựng kế hoạch dự án và giao chúng cho nhóm của mình. Khi nói đến lập kế hoạch dự án, bạn có thể tự hỏi:
Sự khác biệt giữa WBS và Lịch trình dự án là gì?
Như đã thảo luận trước đây, mục tiêu chính để phát triển cấu trúc phân tích công việc là xác định những hoạt động và công việc phân phối mà một dự án phải giải quyết. Không có kế hoạch ở đây. Về cơ bản, nó chỉ cố gắng hiểu cấu trúc của một dự án, giống như cố gắng hiểu cấu trúc của một cỗ máy.
Mặt khác, lịch trình dự án được tạo ra để lập lịch trình hoạt động của dự án. Nó cho phép bạn xem khi nào một hoạt động cụ thể sẽ diễn ra. Thời gian biểu cũng được cập nhật liên tục khi dự án tiến hành, trong khi cấu trúc phân tích công việc tĩnh hơn. Bạn làm nó một lần, ghim nó vào tường của bạn, và đó là tất cả những gì cần làm.
Làm thế nào để bạn tạo một WBS cho một dự án?
Trước khi phát triển cấu trúc phân tích công việc, điều quan trọng đầu tiên là phải đánh giá phạm vi dự án bằng cách nói chuyện với tất cả các bên liên quan và các thành viên quan trọng trong nhóm.
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin chính và các sản phẩm được phân phối đều được nắm bắt và ưu tiên một cách minh bạch. Để hiển thị khung phân cấp về mức độ ưu tiên và tính kết nối giữa các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án, bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt, lưu đồ, bảng tính hoặc danh sách.
Sau đó, bạn có thể phân bổ từng nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm dự án sau khi nêu chi tiết các sản phẩm và nhiệm vụ theo thứ tự hoàn thành. Phân chia vai trò và trách nhiệm giữa các nhóm để đảm bảo rằng không có thành viên nào trong nhóm gánh phần lớn trọng lượng của dự án. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo WBS:
# 1. Xác định phạm vi của dự án
Bạn chỉ có thể xây dựng cấu trúc phân tích công việc khi bạn biết chính xác những gì bạn cần hoàn thành. Đó là, những gì dự án phải cung cấp, phát triển hoặc thay đổi. Phạm vi dự án xác định điều này.
Phạm vi của một dự án tàu du lịch sẽ được mô tả trong một số dạng đặc điểm kỹ thuật của tàu. Nó sẽ mô tả mục đích của con tàu, công suất, các tuyến đường dự kiến, các tiện nghi giải trí cần thiết, v.v. Bạn có thể tạo một cấu trúc phân tích công việc phù hợp bằng cách sử dụng thông tin này.
Biết phạm vi của bạn cũng rất quan trọng vì một lý do khác: phạm vi chỉ định những gì không phải là trách nhiệm của dự án của bạn. Giả sử tàu du lịch chỉ được phép đi đến những nơi ấm áp gần xích đạo. Kết quả là, bạn sẽ không cần đến thân tàu có khả năng chống băng mà một con tàu đi qua vùng biển cực sẽ cần.
Mặt khác, một số thành phần của tàu có thể được cung cấp bởi một nhà thầu phụ. Xem xét động cơ của tàu. Do đó, bạn sẽ không phải lên kế hoạch lắp ráp động cơ cho đến con vít cuối cùng.
# 2. Ghi lại các sản phẩm giao chìa khóa
Liệt kê các lĩnh vực công việc chính. Đây là những nhiệm vụ cấp cao mà dự án của bạn chịu trách nhiệm. Đối với một dự án tàu du lịch, điều này sẽ bao gồm thiết kế, chế tạo tàu, thiết kế nội thất, an toàn và các yếu tố khác. Cần lưu ý rằng cũng có một gói công việc được gọi là quản lý dự án. Điều này bao gồm tất cả các nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức dự án.
# 3. Chia nhỏ các gói công việc hơn nữa
Khi bạn đã tập hợp các gói công việc chính, bạn phải chia nhỏ từng gói một cho đến khi bạn có các nhiệm vụ phụ và công việc hữu hình mà bạn có thể phân bổ cho ai đó trong nhóm của mình.
Điều này phải được thực hiện cho từng lĩnh vực công việc, chẳng hạn như quản lý dự án, thiết kế nội thất, an toàn, v.v. Mục tiêu của việc xây dựng cấu trúc phân chia công việc là để có một cái nhìn tổng thể toàn diện về tất cả các nhiệm vụ của dự án.
Cơ cấu phân chia công việc của bạn nên chi tiết như thế nào?
Không có hướng dẫn chung. Tuy nhiên, có hai câu hỏi bạn có thể tự hỏi mình để xác định xem mình đã đi đủ xa chưa:
- Bạn có đủ tự tin để thiết lập một kế hoạch dự án chi tiết với các bước hành động cụ thể không? Nếu câu trả lời là không, bạn phải chia thêm WBS.
- Nỗ lực dự kiến cho các yếu tố cơ bản nhất là gì? Giả sử bạn có một thiết bị có thể phân phối ở mức thấp nhất được gọi là hệ thống dây điện. Điều này bao gồm TẤT CẢ công việc đi dây điện được thực hiện trên tàu. Giả sử tổng số ngày làm việc của người là 150 ngày. Đó là một công việc lớn trong và của chính nó! Trong trường hợp này, nên chia lao động thành nhiều phần nhỏ hơn. Ví dụ, hệ thống dây điện trên mặt đất, tầng một, tầng hai, boong trên cao, v.v. Bạn sẽ nhận được các gói công việc mà bạn có thể phân bổ cho một người nào đó trong nhóm của mình theo cách này.
Hãy nhớ rằng, cấu trúc phân tích công việc được thiết kế để hỗ trợ bạn. Tôi biết bạn là một người theo chủ nghĩa hoàn hảo, người muốn có được cấu trúc phân tích công việc như vậy. Nhưng đừng rơi vào cái bẫy của chủ nghĩa hoàn hảo. Cấu trúc phân tích công việc được thiết kế để hỗ trợ bạn hơn là khiến bạn đau đầu. Dành nhiều thời gian nếu bạn cần để hiểu về dự án của mình. Sau đó tiến hành lập kế hoạch cho dự án của bạn.
Điều gì tạo nên một cấu trúc phân tích công việc tốt?
Cho đến nay, chúng ta đã thảo luận về lý do tại sao cấu trúc phân tích công việc lại hữu ích, cách tạo chúng và mức độ chi tiết cần hướng tới. Đây là thông tin quan trọng. Nhưng bạn có thể tự hỏi làm thế nào để biết liệu WBS của bạn có đầy đủ hay không hoặc liệu nó có cần được tinh chỉnh thêm hay không.
Dưới đây là một số gợi ý khác để giúp bạn trả lời câu hỏi đó:
# 1. Một cấu trúc phân tích công việc tốt phải hoàn chỉnh.
Cấu trúc phân tích công việc mạnh mẽ cho phép bạn tham gia ngay vào lập kế hoạch dự án. Đây là nơi bạn xác định các thủ tục và thời hạn chính xác cho tất cả các nhiệm vụ. Điều này chỉ có thể thực hiện được nếu cấu trúc phân chia công việc (WBS) của bạn là toàn diện, nghĩa là bạn đã bao gồm tất cả các sản phẩm và gói công việc. Sử dụng dự án đóng tàu của chúng tôi làm ví dụ, điều này có nghĩa là: khi tất cả các thành phần WBS đã được kết hợp, bạn sẽ có một con tàu hoàn chỉnh sẵn sàng để nổi.
# 2. Một cấu trúc phân tích công việc tốt phải được chi tiết hóa.
Hãy xem xét ví dụ sau: Có những quán ăn trên mỗi tàu du lịch. Có hai nhà hàng Ý, một nhà hàng Mexico, ba nhà hàng kiểu Mỹ và hai nhà hàng châu Á. Để được chi tiết, hãy xác định tất cả các quán ăn đó trong WBS theo tên của chúng.
Làm thế nào để đảm bảo cấu trúc phân chia công việc của bạn được hoàn thành
Những gì bạn hoàn toàn không muốn làm là bỏ qua bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Điều này sẽ dẫn đến nhiều chi phí và nỗ lực hơn, cũng như có thể làm chậm trễ dự án. Có hai chiến lược để giảm rủi ro đó:
- Xem xét các dự án tương tự và xem xét cấu trúc phân tích công việc (WBS) hoặc kế hoạch dự án của chúng. Thông tin này có thể truy cập rộng rãi thông qua Google.
- Yêu thích nhóm của bạn: Những người sẽ thực hiện công việc thường là những người hiểu rõ nhất về những gì cần phải làm. Yêu cầu nhận xét từ nhóm của bạn về cấu trúc phân tích công việc của bạn.
Bạn nên sử dụng công cụ nào để tạo cấu trúc phân tích công việc?
Việc tự tạo cấu trúc phân tích công việc (WBS) có thể khó khăn nếu dự án của bạn phức tạp và có số lượng lớn các sản phẩm cần phân phối. Hãy chọn một công cụ có thể xử lý tốt các sơ đồ phân cấp, nếu không bạn sẽ nhanh chóng cắt tóc của mình. Hãy xem xét các công cụ sau:
# 1.MS Visio
Nếu bạn có đủ ngân sách, tôi khuyên bạn nên mua Microsoft Visio. Đây là phương pháp hiệu quả nhất để phát triển cấu trúc phân tích công việc (và các biểu đồ nhìn chuyên nghiệp nói chung). Nó cũng bao gồm các mẫu WBS sẵn sàng sử dụng, cho phép bạn bắt đầu nhanh chóng. Visio có sẵn với giá khoảng $ 15 mỗi tháng.
# 2. XMind
XMind là một công cụ lập bản đồ tư duy, nhưng bạn cũng có thể dễ dàng tạo WBS kiểu từ trên xuống. Chi phí hàng tháng hiện tại là khoảng $ 5.
# 3. đề tài thạc sĩ
MS Project bao gồm hỗ trợ WBS. Đây cũng là một công cụ khó sử dụng và giấy phép cực kỳ đắt đỏ. Tôi sẽ chỉ sử dụng MS Project nếu bạn phụ trách các dự án trị giá hàng triệu đô la.
# 4. Excel
Sử dụng MS Excel nếu bạn không muốn trả tiền cho phần mềm. Bạn có thể tìm thấy thêm bài học cơ bản để xây dựng WBS trong Excel. Ngoài ra còn có một mẫu WBS sẵn sàng sử dụng cho Excel.
# 5. Powerpoint
Bạn cũng có thể sử dụng Powerpoint? Chắc chắn rồi. Kỹ thuật vẽ giống với kỹ thuật của Excel. Tôi chỉ đơn giản thích Excel hơn vì nó quen thuộc với tôi hơn, nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ nào. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn sử dụng kích thước trang lớn để vừa với toàn bộ WBS trên trang tính.
WBS có phải là một công cụ lập kế hoạch không?
WBS đóng vai trò như một công cụ lập kế hoạch để giúp các nhà phát triển dự án lập kế hoạch, xác định và tổ chức cấu trúc sản phẩm của họ.
Làm thế nào một cấu trúc phân chia công việc có thể được sử dụng trong quản lý dự án linh hoạt?
Cấu trúc phân chia công việc có thể được sử dụng trong quản lý dự án linh hoạt bằng cách chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được gọi là “sprints”. Mỗi lần chạy nước rút có một nhóm nhiệm vụ và sản phẩm phân phối riêng, đồng thời WBS giúp xác định các nhiệm vụ và sản phẩm phân phối cần thiết để hoàn thành mỗi lần chạy nước rút. WBS thường xuyên được xem xét và cập nhật khi dự án tiến triển và người quản lý dự án sử dụng nó để theo dõi tiến độ và xác định bất kỳ sự khác biệt hoặc chậm trễ nào.
Một số thách thức phổ biến phải đối mặt khi tạo hoặc sử dụng cấu trúc phân chia công việc là gì?
Một số thách thức phổ biến gặp phải khi tạo hoặc sử dụng cấu trúc bao gồm:
- Khó khăn trong việc chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn
- Thiếu đầu vào hoặc mua vào từ nhóm dự án hoặc các bên liên quan
- Khó khăn trong việc xác định các phụ thuộc và rủi ro tiềm ẩn
- Khó khăn trong việc duy trì WBS khi dự án tiến triển
- Khó khăn trong việc điều chỉnh WBS với các ràng buộc của dự án
Lợi ích của việc sử dụng cấu trúc phân chia công việc là gì?
Một số lợi ích của việc sử dụng cấu trúc bao gồm:
- Cải thiện kế hoạch và tổ chức dự án
- Khả năng hiển thị tốt hơn về tiến độ và trạng thái dự án
- Dễ dàng xác định các phụ thuộc và rủi ro tiềm ẩn
- Cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm dự án
- Nâng cao khả năng phân bổ nguồn lực và phân công trách nhiệm
Làm thế nào để bạn duy trì cấu trúc phân chia công việc?
Trong suốt quá trình thực hiện dự án, WBS nên được duy trì tại chỗ. Khi dự án tiến triển, người quản lý dự án nên thường xuyên xem xét và cập nhật WBS để đảm bảo nó phản ánh đúng tình trạng hiện tại của dự án. Các nhiệm vụ và sản phẩm được cập nhật nên được thực hiện cho những nhiệm vụ đã được hoàn thành hoặc sửa đổi và những nhiệm vụ mới sẽ được thêm vào khi cần thiết. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng theo dõi quá trình phát triển và phát hiện bất kỳ sự không nhất quán hoặc chậm trễ nào.
Làm thế nào để một cấu trúc phân chia công việc liên quan đến tam giác quản lý dự án?
Bằng cách chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và phối hợp chúng với các giới hạn về phạm vi, lịch trình và ngân sách, nó liên kết với tam giác quản lý dự án. Tam giác quản lý dự án hỗ trợ quản lý sự đánh đổi giữa các hoạt động này và các hạn chế của dự án. WBS hỗ trợ xác định các nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao cần thiết để hoàn thành dự án.
Làm thế nào có thể sử dụng cấu trúc phân chia công việc để truyền đạt trạng thái dự án cho các bên liên quan?
Cấu trúc phân chia công việc có thể được sử dụng để truyền đạt trạng thái dự án cho các bên liên quan bằng cách cung cấp bản trình bày rõ ràng và chi tiết về các nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao của dự án cũng như trạng thái hoàn thành của chúng. Điều này cho phép các bên liên quan hiểu được tiến độ của dự án và xác định bất kỳ vấn đề hoặc sự chậm trễ tiềm ẩn nào.
Cuối cùng,
Sau khi tạo cấu trúc phân tích công việc, việc tiếp theo là lập kế hoạch cho dự án của bạn. Điều này bao gồm việc vạch ra các bước hành động, ước tính nỗ lực và tập hợp một nhóm để hoàn thành công việc cho bạn. Bạn có thể xem các ví dụ mà chúng tôi đã đưa ra trong hướng dẫn này để giúp bạn bắt đầu.
Những câu hỏi thường gặp
Mục tiêu của WBS là gì?
Mục tiêu của WBS là làm cho một dự án phức tạp dễ quản lý hơn.
Các sản phẩm bàn giao trong WBS là gì?
Sản phẩm được giao là các thành phần hữu hình cần được chuyển giao để hoàn thành một dự án.
Quy tắc 100 trong WBS có nghĩa là gì?
Quy tắc 100 quy định rằng cấu trúc phân tích công việc (WBS) bao gồm 100% công việc được vạch ra theo phạm vi dự án và kết hợp tất cả các công việc được giao về công việc sẽ hoàn thành, bao gồm cả quản lý dự án.
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “Trang Câu hỏi thường gặp”,
“Thực thể chính”: [
{
“@type”: “Câu hỏi”,
“name”: “Mục tiêu của WBS là gì?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Mục tiêu của WBS là làm cho một dự án phức tạp dễ quản lý hơn.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Sản phẩm bàn giao trong WBS là gì?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Sản phẩm được giao là các thành phần hữu hình cần được chuyển giao để hoàn thành một dự án.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“name”: “Quy tắc 100 trong WBS có nghĩa là gì?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Quy tắc 100 quy định rằng cấu trúc phân tích công việc (WBS) bao gồm 100% công việc được vạch ra theo phạm vi dự án và kết hợp tất cả các công việc được giao về công việc sẽ hoàn thành, bao gồm cả quản lý dự án.
"
}
}
] }
Bài viết liên quan
- Quản lý chi phí dự án: Cách tạo kế hoạch quản lý chi phí
- Tuyên bố phạm vi dự án: Hướng dẫn tạo Tuyên bố phạm vi với các ví dụ
- Hướng dẫn Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án (Công cụ & Phần mềm)
- Công cụ quản lý dự án: 25 + Công cụ và kỹ thuật tốt nhất
- Quản lý phạm vi dự án: Định nghĩa & ví dụ về kế hoạch quản lý phạm vi
dự án
