Lập kế hoạch cho những gì có thể xảy ra nếu x xảy ra và lập kế hoạch cho y như một phản ứng khi có điều gì đó xảy ra, trên thực tế, là nền tảng của quản lý rủi ro.
Điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn phải phát triển để thành công và luôn có các phương pháp để cải thiện và mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn. Chúng tôi đã học cách gọi những cam kết ngắn hạn này với các kết quả cụ thể là “dự án”. Việc áp dụng cách tiếp cận dựa trên rủi ro đối với các sáng kiến mới đòi hỏi phải xem xét tác động của bất kỳ dự án mới nào đối với tất cả các lĩnh vực khác của công ty bạn. Nơi tốt nhất để bắt đầu là phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro để hướng dẫn nhóm và tổ chức của bạn trong suốt dự án.
Bài đăng này sẽ giải thích kế hoạch quản lý rủi ro là gì, mô tả mục đích của kế hoạch, làm rõ những gì nên được đưa vào và cung cấp các ví dụ về mọi thứ trong lộ trình.
Quản lý rủi ro là gì?
Mọi tổ chức đều có nguy cơ. Quản lý rủi ro là cách chúng ta đối phó với những rủi ro đó—lập kế hoạch ứng phó rủi ro cho nhiều sự cố không thể đoán trước, từ thảm họa tự nhiên đến các mối đe dọa an ninh mạng.
Ngoài việc đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và có lợi nhuận, quản lý rủi ro cũng rất thận trọng. Hầu hết các luật, quy định và khuôn khổ tuân thủ của ngành đều yêu cầu xác minh đánh giá rủi ro và các thủ tục khác để ngăn chặn vi phạm dữ liệu và bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Quản lý rủi ro không loại bỏ tất cả các rủi ro. Thay vào đó, nó đánh giá quá trình hành động phù hợp để tối ưu hóa mối liên hệ giữa chi phí và lợi ích giữa giảm thiểu rủi ro và sử dụng các nguồn lực kinh doanh.
Kế hoạch quản lý rủi ro là gì?
Quy trình quản lý rủi ro cho dự án của bạn sẽ được thực hiện như thế nào được chỉ định trong kế hoạch quản lý rủi ro. Điều này bao gồm kinh phí, công cụ và thủ tục sẽ được sử dụng để xác định, đánh giá, giảm thiểu và giám sát rủi ro.
Những gì được bao gồm trong một kế hoạch quản lý rủi ro?
Một kế hoạch quản lý rủi ro thường bao gồm:
- Phương pháp luận: Chỉ định các công cụ và phương pháp được sử dụng trong các nhiệm vụ quản lý rủi ro như đánh giá rủi ro, phân tích rủi ro và các biện pháp giảm thiểu rủi ro.
- Đăng ký rủi ro: Sổ đăng ký rủi ro là một biểu đồ trong đó bạn có thể ghi lại tất cả thông tin nhận dạng rủi ro của dự án.
- Cấu trúc phân chia rủi ro: Đây là biểu đồ xác định các loại rủi ro và cấu trúc phân cấp của các mối nguy hiểm trong dự án.
- Ma trận đánh giá rủi ro: Ma trận đánh giá rủi ro cho phép bạn phân tích khả năng xảy ra và tác động của rủi ro dự án để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng.
- Kế hoạch ứng phó rủi ro: Kế hoạch ứng phó rủi ro là tài liệu quản lý dự án mô tả các kỹ thuật giảm thiểu rủi ro sẽ được sử dụng để quản lý rủi ro liên quan đến dự án của bạn. Là chủ sở hữu rủi ro, các thành viên của nhóm quản lý rủi ro có nghĩa vụ. Họ phải giám sát các rủi ro của dự án và giám sát các thủ tục đối phó với rủi ro.
- Kinh phí: Bao gồm một phần trong đó bạn xác định số tiền mặt cần thiết để thực hiện các hành động quản lý rủi ro của mình.
- thời gian: Thêm phần xác định thời gian biểu cho các hành động quản lý rủi ro.
Mục tiêu của kế hoạch quản lý rủi ro là gì?
Mục đích của kế hoạch quản lý rủi ro là hỗ trợ bạn xác định, đánh giá và lập kế hoạch cho những rủi ro tiềm ẩn có thể phát triển trong quá trình quản lý dự án. Hãy coi đó là một thiết kế sẽ hướng dẫn bạn qua mọi giai đoạn phát triển, bao gồm các địa điểm tiềm năng có thể cần phải phá dỡ, có thể thuê các nhà thầu bên ngoài hoặc ngân sách có thể bị căng thẳng.
Các bước trong Quy trình Kế hoạch Quản lý Rủi ro
Có nhiều bước khác nhau để phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro. Điều quan trọng là phải hoàn thành tất cả các bước theo đúng thứ tự. Quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro sẽ khác nhau tùy thuộc vào ngành và loại dự án. Tuy nhiên, bộ xương barebones vẫn nhất quán trên tất cả các ứng dụng. Kế hoạch quản lý rủi ro dự án có thể đóng vai trò là khuôn mẫu bằng cách thực hiện theo các giai đoạn mà chúng tôi đã vạch ra:
# 1. Nhận biết
Giai đoạn đầu tiên trong bất kỳ kế hoạch quản lý rủi ro nào là xác định tất cả các sự kiện rủi ro tiềm ẩn có thể gây hại cho vòng đời của dự án. Vì vậy, hãy lùi lại một bước, giải cấu trúc kế hoạch và kiểm tra riêng từng thành phần để đảm bảo rằng bạn và các bên liên quan của bạn nhận thức được mọi rủi ro. Bạn có thể ghi lại những lo ngại này vào sổ đăng ký rủi ro và thảo luận các biện pháp tiếp theo với mọi người có liên quan.
#2. Thẩm định, lượng định, đánh giá
Giai đoạn tiếp theo là đánh giá tác động định tính và định lượng của rủi ro đã xác định. Bạn phải đánh giá từng rủi ro dựa trên các đặc điểm khác nhau, bao gồm khả năng xảy ra, mức độ nghiêm trọng, khu vực tác động, chi phí tác động và thời gian tác động. Các khía cạnh này của sổ đăng ký rủi ro tạo thành ma trận đánh giá rủi ro, ma trận này sẽ hỗ trợ bạn xác định mức độ ưu tiên và mức độ nghiêm trọng tổng thể của từng sự kiện rủi ro tiềm ẩn.
#3. Chiến lược phản ứng
Khi các rủi ro tiềm ẩn đã được xác định và đánh giá, bạn có thể bắt đầu phác thảo một kế hoạch ứng phó để giảm thiểu các kết quả tiêu cực của dự án. Làm việc với các giám đốc điều hành cấp cao nhất và nhóm quản lý rủi ro để cân bằng khẩu vị rủi ro của tổ chức và đảm bảo rằng mức độ rủi ro không vượt quá giới hạn chấp nhận được.
Tùy thuộc vào kết quả đánh giá của từng cá nhân, bạn có thể chọn ngăn chặn, chuyển nhượng, giảm thiểu, chấp nhận hoặc trì hoãn sự cố rủi ro; tuy nhiên, lựa chọn cuối cùng sẽ luôn thuộc về người quản lý dự án.
1. Trách nhiệm rủi ro
Xác định rõ ràng tất cả các vai trò và nhiệm vụ rủi ro cho một dự án cụ thể, bao gồm xác định, đăng ký, đánh giá, xem xét, phê duyệt, giám sát và lập kế hoạch dự phòng. Mọi người phải hiểu yếu tố kích hoạt là gì và họ phải làm gì để thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Một hệ thống phân cấp được thiết lập rõ ràng sẽ loại bỏ sự hiểu lầm và cho phép nhóm của bạn hành động ngay khi khả thi.
2. Giảm nhẹ
Giảm thiểu rủi ro là một quy trình gồm hai bước: thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro mà bạn đã chuẩn bị trước đó để giảm tác động của rủi ro xảy ra và chuẩn bị kế hoạch dự phòng.
Việc áp dụng một chiến lược giảm thiểu có thể không phải lúc nào cũng suôn sẻ như bạn mong muốn. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện kế hoạch, hãy đảm bảo xác định các yếu tố phụ thuộc, điểm sai sót và các giải pháp thay thế khả thi.
Một thành phần quan trọng của việc giảm thiểu rủi ro là phát triển một kế hoạch dự phòng hoặc kế hoạch dự phòng trong trường hợp kế hoạch đối phó với rủi ro chính không thành công. Các thành phần sau đây tạo nên một kế hoạch dự phòng thực tế:
- Cung cấp một lộ trình dễ dàng có sẵn về các cơ chế giảm thiểu rủi ro và các thủ tục cần thiết để triển khai chúng.
- Chỉ định những nguồn lực mà kế hoạch sẽ yêu cầu để thực hiện thành công kế hoạch dự phòng, cho phép nhóm quản lý rủi ro đánh giá hiệu quả chi phí của nó trong tình huống hiện tại.
- Thiết lập các vai trò và nhiệm vụ trong kế hoạch dự phòng và, nếu cần, điều tra các cơ chế leo thang.
- Đừng quên cập nhật và xem lại kế hoạch ứng phó với rủi ro của bạn một cách thường xuyên.
#4. Điều tiết và giám sát
Cho dù kế hoạch quản lý rủi ro dự án của bạn tốt đến đâu, nó sẽ không tồn tại mãi mãi. Giám sát liên tục cho phép bạn thiết lập một chiến lược chủ động để đạt được hiệu quả và hiệu suất cao nhất thay vì một chiến lược phản ứng. Theo dõi các chương trình khắc phục rủi ro và quy trình giảm thiểu trong thời gian thực, đồng thời thu thập KPI để phát hiện các dạng rủi ro và tình trạng suy giảm hiệu suất.
Giám sát liên tục cảnh báo các bên liên quan chính một cách nhanh chóng nếu có sự suy giảm đáng kể về kết quả tốt. Nếu một biện pháp kiểm soát cụ thể không thành công, bạn có thể kích hoạt kế hoạch dự phòng có liên quan dưới dạng không an toàn.
# 5. Báo cáo
Đây là cách tiếp cận hiệu quả nhất để xác định xem các thành phần có phản hồi hiệu quả để kích hoạt các sự kiện hay không và liệu có sự ngắt kết nối giữa các quy trình xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro hay không. Nó cũng xác định bất kỳ rủi ro mới nào xuất hiện trong vòng đời của dự án, cũng như bất kỳ thay đổi nào trong các yếu tố rủi ro.
Người quản lý dự án và các bên liên quan yêu cầu thông tin chi tiết để đánh giá và đánh giá lại khả năng tồn tại, thời gian và lợi nhuận của dự án. Các báo cáo thường xuyên đảm bảo rằng bạn không đánh mất bức tranh toàn cảnh và kế hoạch quản lý rủi ro không gây nguy hiểm cho sự thành công của dự án.
Ví dụ về kế hoạch quản lý rủi ro
Mẫu kế hoạch quản lý rủi ro dự án toàn diện cung cấp cho nhóm dự án các phương pháp nhất quán và các công cụ hữu ích để đảm bảo dự án thành công. Ngay cả sau khi học những gì bạn đã học được cho đến nay, việc tạo ra một kế hoạch quản lý rủi ro ngay từ đầu có vẻ quá sức. Do đó, chúng tôi đã biên soạn một số kế hoạch quản lý rủi ro mẫu để bạn xem xét. Chúng tôi hy vọng những mẫu này sẽ đủ để giúp bạn bắt đầu:
#1. Sở Tài chính và Hành chính, Tennessee
Kế hoạch quản lý rủi ro mẫu này do Phòng Tài chính và Hành chính Tennessee tạo ra để giúp các công ty thiết kế kế hoạch của riêng họ. Mẫu bao gồm các phần để xác định cách tiếp cận rủi ro, vai trò và nhiệm vụ cũng như phương pháp lập kế hoạch của bạn. Bạn cũng có thể tạo một ma trận đánh giá rủi ro để giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên và khắc phục rủi ro.
#2. Quận Northam, Úc
Shire of Northam ở Úc đã tạo ra ví dụ về kế hoạch quản lý rủi ro này chỉ được sử dụng làm hướng dẫn. Nó được mô hình hóa sau một kế hoạch quản lý rủi ro cho một dự án bên ngoài. Các thành phần được bao gồm, bao gồm các phần xác định, đánh giá, giảm thiểu và báo cáo, có thể được chỉnh sửa và cập nhật khi chúng liên quan đến dự án của bạn. Nó cũng bao gồm một mẫu để tạo sổ đăng ký rủi ro, bảng kế hoạch hành động và ngày giảm thiểu.
#3. Sở Công nghệ Thông tin (DoIT), Maryland
Đối với các công ty có ý định áp dụng hệ thống CNTT, Bộ Công Thương đã chuẩn bị mẫu kế hoạch kinh doanh quản lý rủi ro này. Trong suốt vòng đời phát triển hệ thống, nó chuẩn bị cho các sự kiện rủi ro (SDLC). Tất cả các vai trò, danh mục rủi ro, định nghĩa và cơ chế báo cáo đều có thể được cập nhật khi cần. Điền vào sổ đăng ký rủi ro khi bạn thực hiện các bước lập kế hoạch quản lý rủi ro, sau đó xử lý thông qua các kênh liên quan.
Thực hành tốt nhất cho một kế hoạch quản lý rủi ro
Các kế hoạch quản lý rủi ro dự án thường xuyên diễn ra, phức tạp và toàn diện. Có rất nhiều cạm bẫy tiềm năng.
Hãy xem xét các thực tiễn được đề xuất sau đây để giúp nhóm quản lý rủi ro của bạn phát triển văn hóa về khả năng phục hồi rủi ro và kỷ luật:
# 1. Giao tiếp
Truyền thông là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của kế hoạch quản lý rủi ro. Tạo các kênh liên lạc cởi mở giữa các bên liên quan, giám đốc điều hành hàng đầu và nhóm quản lý rủi ro để thông báo cho mọi người về những phát triển mới. Làm việc với các bên liên quan chính từ khi hình thành dự án đến khi kết thúc để đảm bảo không có sự ngắt kết nối giữa tầm nhìn của tổ chức và kết quả thực tế.
#2. Duy trì ngân sách và dòng thời gian của bạn
Tùy thuộc vào quy mô và bề rộng của dự án, một kế hoạch quản lý rủi ro có thể đắt đỏ. Nếu bạn không rõ về bất kỳ giới hạn thời gian hoặc ngân sách nào, yêu cầu đầu tiên của doanh nghiệp là thu thập, cập nhật và xem xét mọi thông tin liên quan trong phần mềm quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) hoặc quản lý rủi ro doanh nghiệp (ERM) của bạn. Kiểm tra để xác minh xem kế hoạch quản lý rủi ro dự án của bạn có phù hợp với khuôn khổ quản lý rủi ro của bạn hay không.
Thay đổi khung thời gian một cách thường xuyên hoặc điều chỉnh các điều chỉnh mới có thể có tác động đến kết quả của dự án.
#3. Tạo ra một nền văn hóa nơi làm việc nhận thức được rủi ro
Văn hóa làm việc chấp nhận rủi ro sẽ được đền đáp về lâu dài. Nó được thực hiện từ trên xuống; các giám đốc điều hành cấp cao phải thúc đẩy văn hóa về khả năng phục hồi rủi ro, trách nhiệm và ý thức rủi ro. Nếu được hỗ trợ từ trên xuống, những người khác sẽ nhanh chóng chia sẻ những giá trị và thái độ này để thiết lập một cách tiếp cận chủ động đối với quản lý rủi ro nói chung.
#4. Xem lại và lập tài liệu liên tục
Mô tả và xác định một cách có phương pháp tất cả các rủi ro, vai trò, trách nhiệm, khuôn mẫu và kiểm soát đối với kế hoạch quản lý rủi ro. Nó cho phép bạn kiểm tra nó bất cứ khi nào bạn muốn, hoàn tác mọi thay đổi và tạo một hệ thống phân cấp rõ ràng. Bất kể dự án kéo dài bao lâu, việc có một hồ sơ được ghi lại đảm bảo rằng dự án sẽ không bị ảnh hưởng do thay đổi nhân sự.
Báo cáo kế hoạch quản lý rủi ro của bạn
Nếu bạn là người quản lý dự án, bạn có thể có cái nhìn bao quát, toàn diện hơn về tiến trình của dự án so với những người còn lại trong nhóm của bạn. Trong khi họ quan tâm đến việc hoàn thành công việc hàng ngày để đạt được nỗ lực lớn hơn, thì bạn lại quan tâm đến bức tranh rộng lớn hơn.
Báo cáo là một cách tiếp cận tuyệt vời để trình bày bức tranh toàn cảnh cho nhóm dự án của bạn. Cung cấp thông tin thực tế về dự án của bạn, cũng như sự đồng thuận của mọi người với kế hoạch quản lý rủi ro của bạn, cho thấy hiệu quả và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ, đồng thời có thể nâng cao sự ủng hộ của nhiều bên liên quan.
Kết luận
Kế hoạch quản lý rủi ro là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án của bạn. Bất kể khung thời gian của bạn là bao nhiêu, đây không phải là điều bạn muốn vội vàng. Phải nói rằng, bắt đầu là khía cạnh khó khăn nhất. Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn tất cả kiến thức cần thiết để bắt đầu phát triển kế hoạch quản lý rủi ro dự án của mình.
Bạn đã trải qua những nhược điểm hoặc ưu điểm nào của kế hoạch quản lý rủi ro? Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
- Các chiến lược giảm thiểu rủi ro: Bốn chiến lược chung với các ví dụ.
- Giảm thiểu rủi ro: Ví dụ & Cách lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro
- Quản lý rủi ro dự án là gì? Các bước trong việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro
- RỦI RO THỊ TRƯỜNG: Các phương pháp hay nhất và Hướng dẫn dễ dàng với các ví dụ
- GIẢM THIỂU RỦI RO CHIẾN LƯỢC: Cách thực hiện đúng
dự án
