Người quản lý vé là ai?
Người quản lý vé là một chuyên gia quản lý khách và sự kiện quan trọng, người lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các hoạt động, hoạt động và nhân sự của phòng vé trung tâm. Họ cũng chủ động hành động với ít sự giám sát, đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến các đơn vị công việc như sai lệch chính sách hoặc ngoại lệ.
Đây là cấp độ thứ hai của phân loại hai tầng và khác với Trợ lý Giám đốc Phòng vé ở chỗ người đương nhiệm có thể giám sát Trợ lý Giám đốc. Do số lượng nhân viên và khối lượng lớn trong phòng vé, Người quản lý phòng vé chủ yếu tham gia vào các chức năng giám sát và hành chính, ít tham gia vào việc thực hiện các hoạt động hàng ngày. Những người đương nhiệm thường báo cáo với Giám đốc hoặc Quản trị viên
Mô tả của quản lý vé là gì?
Quản lý vé là quá trình quản lý các vấn đề và yêu cầu của khách hàng. Nó được tích hợp vào phần mềm quản lý vé và là một công cụ kinh doanh phổ biến.
Vì việc theo dõi các vấn đề của khách hàng theo cách thủ công sẽ tốn thời gian và khó điều chỉnh nên quản lý yêu cầu là một thành phần thiết yếu của quản lý bộ phận trợ giúp.
Điều này là do nó cho phép bạn:
- Nó cho phép bạn quản lý dữ liệu và yêu cầu của khách hàng.
- Để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, một công ty sử dụng quản lý vé.
- Điều này cho phép các đại diện dịch vụ khách hàng có tổ chức hơn và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
- Sử dụng hệ thống quản lý vé có thể giúp mọi việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Vai trò của người quản lý vé là gì?
#1. Chức năng bán vé hiệu suất cao
Họ quản lý chức năng bán vé của một tổ chức và đảm bảo hệ thống bán vé có hiệu suất cao. Ngoài ra, họ tối đa hóa doanh thu trên tất cả các kênh và đảm bảo các tiêu chuẩn nội bộ cao
#2. Họ quản lý giao tiếp:
Họ đảm bảo các luồng liên lạc với các nhóm thích hợp trong toàn tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng các nhóm Dịch vụ dành cho Khách truy cập và trung tâm cuộc gọi được thông báo đầy đủ về tất cả các sự kiện.
Ngoài ra, một người phải phát triển mối quan hệ hiệu quả với các bên liên quan bên ngoài như môi giới bán vé, người tổ chức sự kiện và người quảng bá, cũng như các mối quan hệ rộng hơn trong ngành, để duy trì vị trí của họ.
#3. Họ quản lý các dự án:
Người quản lý vé duy trì tất cả các hệ thống liên quan đến bán vé; tạo và cung cấp các kế hoạch dự án
với tư cách là thành viên tích cực của các nhóm dự án khác nhau và lãnh đạo việc quản lý chiến lược hàng tồn kho cho tất cả các công việc được sản xuất nội bộ. Họ thậm chí còn tiếp tục cung cấp lời khuyên bán hàng chuyên nghiệp cho các nhà sản xuất bên ngoài và quản lý hợp đồng cũng như mối quan hệ với nhà cung cấp trung tâm cuộc gọi bên thứ ba.
#4. Vận hành phần mềm quản lý:
Người quản lý vé phải là chuyên gia trong tất cả các quy trình giao diện người dùng của Tessitura (bao gồm cả việc tạo và bảo trì). Họ cũng phải có kinh nghiệm trong việc cải tiến sơ đồ chỗ ngồi, nhập dữ liệu, cấu trúc dữ liệu và hệ thống phân cấp để duy trì hoạt động bán vé tự túc và cung cấp đào tạo cho nhân viên mới khi cần. Hơn nữa, bạn phải có khả năng quản lý các trợ lý bán vé, bao gồm cả việc học hỏi, phát triển và đánh giá liên tục của họ.
#5. Lập kế hoạch và đánh giá chiến lược
Với tư cách là người quản lý vé, người ta cũng phải đóng góp vào các quy trình lập ngân sách, nhắm mục tiêu và dự báo sản xuất nội bộ. Bạn cũng phải thực hiện công việc cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu và cung cấp các dự đoán chính xác cùng với việc tạo ra hoạt động tiếp thị và khách hàng tiềm năng thông tin chi tiết.
#6. Tìm hiểu chính sách bán vé:
Luôn cập nhật các xu hướng hiện tại và các phương pháp hay nhất trong hoạt động bán vé, chẳng hạn như Đạo luật về Sức khỏe và An ninh, tuân thủ PCI DSS và Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu;
Ai là người quản lý bán hàng và bán vé?
Người quản lý bán vé và bán vé chịu trách nhiệm tăng doanh thu và doanh thu cho một địa điểm hoặc tổ chức. Điều này đòi hỏi phải phát triển các chiến lược bán vé để tăng doanh thu đồng thời phát triển và tăng lượng khán giả.
Ngoài ra, Người quản lý bán vé và bán vé sẽ giám sát và quản lý nhóm để đảm bảo rằng các quy trình bán vé hoạt động hiệu quả và cung cấp dịch vụ khách hàng ở mức độ cao.
Ở một số địa điểm, vai trò của Người quản lý bán vé và Người quản lý văn phòng được kết hợp với nhau, nhưng Người quản lý văn phòng thường chịu trách nhiệm về các hoạt động hàng ngày của phòng vé, trong khi Người quản lý bán vé có cái nhìn tổng quan về doanh số chiến lược hơn.
Vai trò của người quản lý bán hàng và bán vé là gì?
Trách nhiệm chính của người quản lý bán hàng và bán vé là:
- Tạo chiến lược bán hàng và bán vé tối đa hóa doanh thu
- Quản lý Trưởng phòng vé và nhóm
- Phát triển các chiến lược bán hàng cho các lĩnh vực khác, chẳng hạn như quán bar trong nhà hát, chương trình thành viên và quyên góp
- Quản trị hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng)
- Phối hợp với nhóm tiếp thị về giá cả và các sáng kiến chẳng hạn như bán vé.
- Quản lý mối quan hệ với các nhà môi giới vé bên thứ ba và các cửa hàng khác nơi có thể mua vé
- Phụ trách phát triển website và đảm bảo quá trình đặt phòng của khách hàng diễn ra suôn sẻ.
- Lập và phân tích các báo cáo tài chính và bán hàng
- Đảm bảo rằng nhóm văn phòng và bất kỳ bộ phận liên quan nào khác đang cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.
Phần mềm được sử dụng trong quản lý vé
# 1. Bàn Zoho
Zoho Desk là một hệ thống bán vé đa năng hỗ trợ các doanh nghiệp tập trung vào khách hàng. Nó đơn giản để sử dụng, không tốn kém và có thể được điều chỉnh cho phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp nào. Zoho Desk cũng lấy thông tin khách hàng từ Zoho CRM để bạn có thể gắn thẻ cho từng yêu cầu.
# 2 Hubspot CRM
Hubspot CRM là một phần mềm theo dõi yêu cầu phổ biến dành cho các công ty xây dựng. Nó giữ tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn trong một cơ sở dữ liệu tập trung và có thể tùy chỉnh, quản lý quy trình của bạn và cho phép bạn tập trung vào việc cung cấp dịch vụ khách hàng.
#3 Viện trợ hệ thống
Phần mềm hệ thống bán vé dịch vụ CNTT của SysAid là tất cả trong một. Nó đơn giản hóa các thách thức CNTT hàng ngày cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ bằng cách tự động hóa việc quản lý, giám sát tài sản và quản lý tất cả các tác vụ CNTT trên một nền tảng duy nhất.
#4 VéKẹo
TicketsCandy là một hệ thống bán vé sự kiện trực tuyến đầy đủ tính năng được tạo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty mới thành lập, đại lý và doanh nghiệp. TicketsCandy cung cấp các giải pháp ứng dụng Web đầy đủ dịch vụ. Hệ thống bán vé sự kiện trực tuyến này cung cấp bảng điều khiển, lập hóa đơn và lập hóa đơn, quản lý lịch, đăng ký và trả phòng cũng như quản lý liên hệ, tất cả ở một nơi.
#5 Máy tính điều khiển từ xa
RemotePC lý tưởng cho các doanh nghiệp, nhóm và khách hàng. Phần mềm máy tính từ xa này bao gồm một bảng điều khiển toàn diện và rất nhiều tính năng cho phép bạn kết nối, cộng tác và điều khiển các phiên từ xa cho PC và Mac.
#6 Thợ sửa vé
Ticket Tailor là một phần mềm quản lý sự kiện đầy đủ tính năng được thiết kế dành cho các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ. Ticket Tailor cung cấp các giải pháp hoàn chỉnh dựa trên Windows. Hệ thống quản lý sự kiện trực tuyến này kết hợp cơ sở dữ liệu khách hàng, xử lý thanh toán và đăng ký.
#7 Bàn làm việc
Zendesk, hệ thống quản lý yêu cầu hàng đầu và phần mềm tương tác với khách hàng, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ thúc đẩy mối quan hệ khách hàng tốt hơn. Phần mềm bán vé Zendesk đã phục vụ hơn 150,000 khách hàng từ nhiều ngành khác nhau và cung cấp hỗ trợ bằng hơn 30 ngôn ngữ.
Làm cách nào tôi có thể cải thiện chất lượng vé của mình?
#1. Tránh tạo phiếu yêu cầu không cần thiết cho các sự cố đã được phê duyệt.
Việc tạo phiếu yêu cầu không cần thiết có thể khiến người vận hành bàn dịch vụ CNTT phải làm việc quá sức. Khi sự cố CNTT tái diễn, người vận hành CNTT nên phát triển một giải pháp đã được phê duyệt và ghi lại giải pháp đó trong cơ sở tri thức của tổ chức CNTT. Người dùng nên được khuyến khích tự phục vụ các sự cố CNTT của họ thông qua việc sử dụng các giải pháp cơ sở tri thức đã được phê duyệt hoặc cổng thông tin tự phục vụ tùy chỉnh. Các công cụ phần mềm ITSM có thể hỗ trợ người dùng kết nối với các giải pháp đã được phê duyệt trước khi tạo một yêu cầu không cần thiết.
#2. Xác định vé nào được xử lý trước.
Bàn dịch vụ CNTT của bạn có quyền quyết định cách sắp xếp và ưu tiên yêu cầu. Phương pháp ưu tiên tốt nhất cho mỗi công ty là duy nhất và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Các mô hình phổ biến nhất như sau:
- Nhập trước, xuất trước (còn được gọi là ai đến trước được phục vụ trước).
- Chọn & Chọn/VIP, trong đó vé được xử lý dựa trên mức độ khẩn cấp của yêu cầu.
Tổ chức của bạn có thể quyết định gắn bó với một mô hình hoặc chuyển đổi mô hình khi cần dựa trên nhu cầu kinh doanh. Mục tiêu của ưu tiên vé phải là cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất có thể cho người dùng cuối.
Bất kỳ thay đổi lớn nào hầu như luôn phải được phê duyệt bởi người quản lý thay đổi trong các tổ chức tuân thủ khuôn khổ và quy trình ITIL. Các tổ chức nên triển khai các công cụ phần mềm ITSM tự động thông báo cho người quản lý thay đổi khi cần có sự cho phép của họ. Điều này đảm bảo liên lạc và phối hợp kịp thời giữa quản lý thay đổi và bàn dịch vụ, giảm thời gian cần thiết để giải quyết các vấn đề yêu cầu thực hiện thay đổi.
#4. Luôn định cấu hình và theo dõi trạng thái vé.
Nhân viên bàn dịch vụ chịu trách nhiệm thiết lập và theo dõi chính xác trạng thái của từng yêu cầu để tránh trùng lặp nỗ lực và đảm bảo mức độ ưu tiên phù hợp. Vé nên được phân loại là một trong những điều sau đây:
- Mở mới
- Đang diễn ra
- Đặt Giữ
- Đóng
Nhân viên bàn dịch vụ nên phát triển các tiêu chí nhất quán để chỉ định từng loại tình trạng vé.
#5 Xác định mức độ khẩn cấp dựa trên thông tin vé
Nhân viên hỗ trợ và dịch vụ CNTT nên triển khai và thực thi định dạng vé tiêu chuẩn bao gồm thông tin liên hệ của người dùng, mô tả về sự cố CNTT và đánh giá tác động đối với các quy trình kinh doanh. Dữ liệu này có thể được sử dụng để xác định mức độ khẩn cấp của từng yêu cầu, điều này rất cần thiết cho các nhóm bàn dịch vụ phản hồi yêu cầu dựa trên mức độ ưu tiên của họ.
Do đó, việc phát triển một phương pháp tiêu chuẩn hóa để đánh giá mức độ khẩn cấp của yêu cầu trợ giúp trong việc đảm bảo rằng các ưu tiên của nhân viên dịch vụ và hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Làm thế nào để bạn quản lý vé hiệu quả?
- Đảm bảo rằng các đại lý được đào tạo đúng cách.
- Xác định chiến lược ưu tiên vé của bạn.
- Sử dụng tất cả các tùy chọn tự động hóa.
- Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn không bị quá tải.
- Tận dụng tốt việc gắn thẻ vé.
- Đặt và theo dõi trạng thái của vé.
- Tạo tin nhắn đóng hộp và tin nhắn mẫu.
Những đặc điểm tính cách nào bạn cần để trở thành người quản lý vé?
Hãy tìm một người có khả năng tổ chức và giao tiếp mạnh mẽ, cũng như sự tự tin. Để thành công, họ phải hiểu rõ thẩm quyền của mình trong khi duy trì sự tập trung vào dịch vụ khách hàng. Một lời khuyên dành cho bất kỳ ai chịu trách nhiệm về những người này: hãy đảm bảo rằng những người quản lý thông tin xác thực được bạn hoặc ban quản lý nói chung trao quyền để thực thi các chính sách.
#2 Tính cách và khả năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp và nhân cách xuất sắc, cũng như kỹ năng phục vụ khách hàng xuất sắc; kinh nghiệm trước đây trong môi trường phòng vé hoặc kế toán; chú ý đến chi tiết và kỹ năng tổ chức; khả năng khắc phục sự cố và thích ứng với các tình huống khi đang di chuyển; khả năng làm việc dưới áp lực.
#3. Bình tĩnh, nhưng với một cảm giác cấp bách!
Một người phải có khả năng đối phó với rất nhiều áp lực từ những cú giật mà vẫn giữ được bình tĩnh, và cũng có khả năng xử lý chúng! sự chú ý đặc biệt đến từng chi tiết. Càng nhiều kiến thức về sự kiện càng tốt.
#4. Chiến lược, hoạt động và từ bi
Một sự kết hợp hiếm hoi giữa một người có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh đồng thời cũng thực hành và vận hành thực tế. có thể tự tin và thuyết phục trong việc thực hiện và duy trì các chính sách đang diễn ra. Vì vậy, có một sự hiểu biết sâu sắc về điều đó có nghĩa là gì.
#5. Đa nhiệm và bình tĩnh dưới áp lực
Đó có thể là một vị trí đòi hỏi khắt khe, vì vậy việc có một người có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc mà không trở nên quá căng thẳng là điều cần thiết. Họ phải có khả năng xử lý các nhà tài trợ, nghệ sĩ và những người khác mà chúng ta có mối quan hệ một cách có tổ chức, hiệu quả và dễ chịu, cũng như giải quyết các vấn đề.
Làm thế nào tôi có thể trở thành người quản lý khi chưa có kinh nghiệm?
Dưới đây là tám bước để được thuê làm người quản lý nếu bạn chưa từng quản lý nhân viên trước đây:
#1. Được giáo dục.
Tìm hiểu về quản lý trong vai trò hiện tại của bạn bằng cách đọc sách, tham dự hội thảo, nói chuyện với các nhà quản lý và phát triển triết lý. Tham gia một khóa học hoặc theo đuổi một chứng chỉ chuyên nghiệp.
#2. Tình nguyện cho một dự án
Tình nguyện đứng đầu một dự án trong nhóm của bạn để có được kinh nghiệm quý giá trong việc giao nhiệm vụ, quản lý ngân sách và thúc đẩy nhóm.
#3. Hướng dẫn đồng đội
Cố vấn là một phần quan trọng trong công việc của người quản lý và có thể là chính thức hoặc không chính thức. Tình nguyện làm cố vấn cho nhân viên mới hoặc nỗ lực có ý thức để hỗ trợ họ. Nó được xây dựng dựa trên các kỹ năng như đưa ra phản hồi, lắng nghe tích cực và giải quyết xung đột.
#4. Hỗ trợ người giám sát của bạn.
Đề nghị giúp người quản lý của bạn thực hiện các nhiệm vụ đơn giản, chẳng hạn như lập lịch trình hoặc dẫn dắt các cuộc phỏng vấn, để thể hiện sự chủ động và học hỏi các kỹ năng quản lý.
#5. Sửa lại sơ yếu lý lịch của bạn.
Trang bị lại sơ yếu lý lịch của bạn để nhắm mục tiêu các công việc quản lý bằng cách làm nổi bật các nhiệm vụ quản lý mà bạn đã thực hiện trong các công việc trước đây. Liệt kê các kỹ năng liên quan như lãnh đạo, huấn luyện, lập kế hoạch và giao tiếp. Bao gồm một tuyên bố khách quan nêu rõ ý định của bạn để chuyển sang quản lý.
#6. Xem xét các cơ hội nội bộ
Áp dụng cho các công việc quản lý mở tại nơi làm việc hiện tại của bạn để tăng cơ hội nhận được một cuộc phỏng vấn. Làm nổi bật kiến thức của bạn về các giá trị của ngành, nhóm và công ty.
#7. Cân nhắc vai trò trợ lý giám đốc.
Trợ lý quản lý có thể phù hợp với người mới làm quản lý vì họ có thể thực hiện các nhiệm vụ như giao tiếp với nhân viên, hỗ trợ khách hàng, cộng tác với các bộ phận khác và xử lý các hoạt động hàng ngày.
#số 8. Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn
Chuẩn bị các ví dụ về những lần bạn thể hiện tiềm năng quản lý cho một cuộc phỏng vấn để chứng minh tiềm năng của bạn.
QUẢN LÝ BÁN HÀNG KHU VỰC: Định nghĩa, Công việc họ làm, Mức lương & Sự khác biệt
QUẢN LÝ CNTT: Ý nghĩa, Dịch vụ, Lương & Sơ yếu lý lịch
QUẢN LÝ SẢN XUẤT: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương và Khóa học
QUẢN LÝ DỰ ÁN: Ý nghĩa, Phần mềm, Mức lương, Kỹ năng & Khóa học
Tài liệu tham khảo:
Bang Boise
