Hội nhập, còn được gọi là xã hội hóa tổ chức, là quá trình mà qua đó nhân viên mới thu thập thông tin, khả năng và hành vi cần thiết để hòa nhập và trở thành thành viên hiệu quả của tổ chức. Các cuộc họp chính thức, bài giảng, phim, tài liệu in hoặc định hướng dựa trên máy tính là một số chiến lược được sử dụng trong quy trình này để giải thích hoạt động và văn hóa của doanh nghiệp mà nhân viên sẽ tham gia. Một số nơi trên thế giới gọi quy trình này là “đào tạo” hoặc “quy nạp”. Giới thiệu và các chiến lược xã hội hóa khác đã được chỉ ra trong các nghiên cứu để mang lại lợi ích cho những người mới tuyển dụng. Chúng bao gồm tăng cam kết với tổ chức, cải thiện hiệu suất công việc, cải thiện sự hài lòng trong công việc, giảm căng thẳng nghề nghiệp và giảm ý định rời bỏ công việc.
Tiếp nhận nhận việc
“Onboarding” mô tả các thủ tục được sử dụng để kết hợp nhân viên mới vào công ty. Ngoài việc tìm hiểu về cấu trúc, văn hóa, tầm nhìn, mục tiêu và giá trị của công ty, nó còn bao gồm các hoạt động giúp nhân viên mới hoàn thành quy trình định hướng nhân viên mới đầu tiên. Các quy trình giới thiệu có thể kéo dài từ một hoặc hai ngày hoạt động đối với một số công ty đến hoạt động kéo dài nhiều tháng đối với các tổ chức khác. Định hướng và giới thiệu là những thuật ngữ thường bị hiểu sai. Hội nhập là một quá trình đầy đủ bao gồm quản lý và các nhân viên khác và có thể tiếp tục trong tối đa 12 tháng. Định hướng là một bước quan trọng để hoàn thành thủ tục giấy tờ và các hoạt động hàng ngày khác.
Tất cả những người mới tuyển dụng đều được giới thiệu, nhưng tầm cỡ của việc giới thiệu mới quan trọng. Quá thường xuyên, quá trình giới thiệu liên quan đến việc giao cho một nhân viên mới một chồng giấy tờ và nhờ người quản lý hoặc chuyên gia nhân sự dẫn họ đi thăm quan nơi làm việc trong khi giới thiệu họ với mọi người một cách ngẫu nhiên. Tuy nhiên, khi quá trình giới thiệu được thực hiện tốt, nó sẽ tạo cơ sở cho sự thành công lâu dài của cả nhân viên và người sử dụng lao động. Nó có thể tăng sản lượng, thúc đẩy sự gắn kết và lòng trung thành, đồng thời hỗ trợ thành công sự nghiệp ban đầu của nhân viên trong công ty mới.
Quy trình tham gia
Có nhiều cách khác nhau để hỗ trợ những người mới tuyển dụng khi tạo quy trình giới thiệu, bao gồm gửi cho họ một gói chào mừng chứa đầy những món quà của công ty, lên kế hoạch cho bữa trưa hoặc bữa tối của nhóm với đồng nghiệp hoặc tạo một bài thuyết trình. Có một số phương pháp hay nhất về giới thiệu mà bạn có thể tuân thủ, bất cứ điều gì bạn quyết định đưa vào quy trình của riêng mình:
#1. Thường xuyên giao tiếp với nhân viên mới
Giữ liên lạc với nhân viên mới của bạn và bày tỏ sự phấn khích của bạn về việc họ tham gia nhóm nếu ngày bắt đầu của họ còn hơn hai tuần nữa. Bạn có thể gửi email cho họ sổ tay nhân viên của bạn trước hoặc chuẩn bị một hộp chào mừng chứa đầy những thứ của công ty. Bạn cũng có thể yêu cầu một thông báo chào mừng từ người quản lý tiềm năng của thành viên nhóm mới.
#2. Lên kế hoạch cho tuần đầu tiên của nhân viên mới.
Ngày đầu tiên đi làm sẽ không chắc chắn đối với nhân viên mới vì họ không biết những gì mong đợi. Bạn phải chứng minh cho họ thấy rằng bạn đã sẵn sàng và sẵn lòng tiếp đón họ một cách trang trọng. Lập kế hoạch cho vài ngày đầu tiên đi làm và đảm bảo rằng tất cả các mục cần thiết đã được thực hiện, chẳng hạn như thiết lập không gian làm việc của họ và thông báo cho nhân viên lễ tân về việc nhân viên mới đến.
#3. Cung cấp cho họ một chào đón nồng nhiệt.
Hãy háo hức, hòa đồng và lạc quan ngay lập tức. Đưa nhân viên mới đi tham quan nơi làm việc và gặp đồng nghiệp của họ ở các bàn xung quanh trước. Lên kế hoạch ăn trưa với nhóm của họ để họ có thể làm quen với nhau và đảm bảo rằng người quản lý của họ gặp họ thường xuyên trong tuần đầu tiên quan trọng này.
#4. Giữ nó đi
Sau tuần đầu tiên, thủ tục giới thiệu chưa kết thúc. Bạn phải đảm bảo rằng nhân viên mới của bạn có đủ các nhiệm vụ cơ bản nhưng quan trọng cần hoàn thành gần như ngay lập tức để hỗ trợ xây dựng lòng tin. Người quản lý của họ cần phải có một chiến lược để ủy thác công việc đó và tạo điều kiện thuận lợi cho sự kết hợp liền mạch của họ vào nhóm.
Danh sách kiểm tra cho Onboarding
Một trong nhiều công cụ giúp nhân viên mới hoàn thành thành công quy trình giới thiệu của họ là danh sách kiểm tra giới thiệu. Cả người quản lý tuyển dụng và nhân viên mới đều có thể cảm thấy lo lắng và choáng ngợp trong quá trình giới thiệu, đặc biệt nếu có nhiều quy trình phải được tuân theo trong khoảng thời gian vài ngày, vài tuần hoặc thậm chí vài tháng. Một danh sách kiểm tra giới thiệu nhân viên được sửa đổi làm giảm khả năng bỏ sót một bước quan trọng, dẫn đến việc người quản lý và nhân viên phải lãng phí thời gian sau đó để quay lại.
Có nhiều lợi ích khác nhau khi cung cấp cho nhân viên mới một danh sách kiểm tra tích hợp, đó là:
- Nó làm tăng tính nhất quán của việc giới thiệu
- Tiết kiệm thời gian
- Nó làm cho quá trình giới thiệu diễn ra suôn sẻ hơn
Hãy thiết lập danh sách kiểm tra giới thiệu cho nhân viên mới có nghĩa là gì:
Mẫu danh sách kiểm tra giới thiệu
Nhân viên nhân sự của bạn có thể duy trì liên lạc và đánh giá hiệu quả của từng giai đoạn bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra giới thiệu tuyển dụng mới phổ biến. Để bắt đầu tạo của riêng bạn, hãy sử dụng danh sách kiểm tra tích hợp mẫu này.
Trước khi lên tàu:
- Thiết lập máy trạm của nhân viên mới như một phần của quá trình chuẩn bị sẵn sàng
- Liên hệ với người quản lý hoặc người giám sát của bạn.
- Gửi thông báo về việc tuyển dụng mới cho toàn bộ nhân viên.
Chào mừng chính thức đầu tiên
- Tìm hiểu thông tin về ngày bắt đầu (ngày, giờ và địa điểm).
- Có được các giấy tờ cần thiết.
- Chia sẻ lịch trình giới thiệu
Giới thiệu ngày đầu tiên:
- Tham quan nơi làm việc
- Giới thiệu về thiết bị, máy móc và công nghệ
- Xem lại hồ sơ nhân sự (bảng lương, thuế, bảo hiểm, v.v.)
- Giới thiệu từng thành viên trong đội.
- Chỉ định mục tiêu (thời hạn, an toàn, hiệu suất, v.v.)
- Mô tả các nguyên tắc, sứ mệnh và văn hóa của công ty.
- Chọn hoặc giới thiệu một người cố vấn
Chìa khóa chính:
Đánh giá nhanh về những điều sau đây chứng minh tầm quan trọng của mẫu danh sách kiểm tra giới thiệu:
- giảm khối lượng công việc của người quản lý tuyển dụng
- đảm bảo rằng các thủ tục giới thiệu thiết yếu được tuân thủ
- làm cho một quy trình nhất quán hơn để nó có thể được kiểm tra và cải tiến.
Phần mềm giới thiệu nhân viên
Với phần mềm giới thiệu nhân viên, bạn có thể tích hợp nhân viên mới vào tổ chức của mình trước ngày đầu tiên họ đi làm. Nó tổ chức các biểu mẫu, đơn giản hóa quy trình quản lý tài liệu và giữ cho nhân viên mới của bạn có động lực. Gửi tài liệu để ký và thu thập tất cả các thủ tục giấy tờ trực tuyến trước ngày đầu tiên. Để đảm bảo một ngày đầu tiên suôn sẻ cho nhân viên mới, hãy làm việc cùng với nhóm CNTT, nhóm nhân sự và người quản lý của bạn để đảm bảo tất cả các nhiệm vụ và nhu cầu đều được hoàn thành. Mang đến cho nhân viên mới của bạn một trải nghiệm giới thiệu nổi bật sẽ khó quên, bỏ qua các thủ tục. Để tạo ra văn hóa phù hợp, hãy cung cấp phần mềm giới thiệu nhân viên từ xa ngay.
Các công cụ được liệt kê dưới đây là một số công cụ hữu ích nhất để nhanh chóng giới thiệu nhân viên mới, đảm bảo rằng họ có trải nghiệm tuyệt vời và hỗ trợ họ trở thành thành viên làm việc hiệu quả của nhóm.
# 1. Trợ giúp
Một trong những tính năng nổi bật của Helpjuice là tính năng tìm kiếm giống như Google, cho phép khách hàng nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần. Để họ có thể học theo tốc độ của riêng mình, nhân viên mới có thể tự phục vụ trong quá trình giới thiệu. Ngoài ra, các tính năng phân tích của phần mềm cho phép bạn lọc dữ liệu và nâng cao quy trình giới thiệu của mình thông qua thông tin chuyên sâu và dữ liệu hữu ích.
# 2. Người viết nguệch ngoạc
Với sự trợ giúp của công cụ Scribe, việc tạo tài liệu giới thiệu nhân viên và nhân viên mới học cách thực hiện nhiệm vụ của họ sẽ đơn giản hơn. Đó là một tiện ích mở rộng của Chrome hoặc ứng dụng dành cho máy tính để bàn ghi lại quy trình làm việc mà bạn muốn ghi lại và chuyển đổi nó thành ảnh chụp màn hình và hướng dẫn từng bước. Những ngày sao chép ảnh chụp màn hình vào giấy tờ Word cho các nhóm nhân sự và quản lý tuyển dụng đã qua; Scribe hiện nhanh chóng xây dựng các hướng dẫn này cho nhóm của bạn.
# 3. BambooHR
BambooHR, một trong những giải pháp nhân sự toàn diện được yêu thích nhất trên thị trường, ẩn chứa khả năng giới thiệu mạnh mẽ đằng sau giao diện người dùng đơn giản. Chương trình cho phép bạn sử dụng các tính năng mạnh mẽ như theo dõi ứng dụng và chữ ký điện tử để thiết kế các quy trình giới thiệu suôn sẻ mà nhân viên mới của bạn (và người quản lý tuyển dụng) sẽ yêu thích. Có hai cấp độ của BambooHR: “Essentials” và “Advantage”. Rất tiếc, các khả năng tích hợp hoàn chỉnh chỉ khả dụng với gói “Ưu điểm” đắt tiền hơn.
#4. Talmundo
Talmundo được tạo ra với mục đích rõ ràng là hiện đại hóa quy trình giới thiệu cho nhân viên mới. Sự dễ sử dụng của phần mềm này là một trong những tính năng tốt nhất của nó. Bạn sẽ bắt đầu và chạy nhanh chóng vì việc lập trình và sửa đổi lộ trình của nhân viên rất đơn giản. Ngoài ra, các bài kiểm tra hấp dẫn và danh sách việc cần làm tương tác thực hiện công việc tuyệt vời là số hóa quy trình giới thiệu trong khi vẫn giữ được yếu tố con người đáng yêu.
# 5. Zenefits
Sử dụng phần mềm nhân sự Zenefits, bạn có thể xử lý các tác vụ như tuyển dụng, giới thiệu và duy trì thông tin nhân viên, tất cả tại một địa điểm. Bạn sẽ có thể tạo các quy trình giới thiệu độc đáo, phân phối lời mời làm việc, tiến hành kiểm tra lý lịch và cho phép nhân viên mới hoàn thành quá trình giới thiệu của riêng họ trước khi báo cáo nhiệm vụ. Điều gì là tốt nhất? Để đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động chỉ với một vài cú nhấp chuột dễ dàng, tất cả thông tin được đồng bộ hóa với bảng lương và phúc lợi. Giá bắt đầu từ $ 8 mỗi tháng.
Nhân sự Zenefits
Đào tạo giới thiệu
Điều quan trọng cần lưu ý là quá trình giới thiệu thành công của một nhân viên mới không kết thúc sau ngày đầu tiên của họ. Nếu bạn muốn nhân viên mới của mình thành công khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần đưa ra một quy trình đào tạo có cấu trúc hơn. Chương trình đào tạo đặc biệt mà bạn bắt đầu sẽ không đủ khi ngày càng có nhiều người tham gia vào nhóm. Quy trình giới thiệu chính thức có thể được coi là một thứ sống động, dễ thở mà bạn trau dồi và hoàn thiện theo thời gian, nhưng việc đưa ra một kế hoạch sớm có thể đảm bảo không có nhân viên mới nào rơi vào tình trạng khó khăn.
Đây là hướng dẫn hữu ích về việc phát triển một chương trình đào tạo và giới thiệu hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu đó.
#1. Thiết lập nền tảng hiểu biết và sản xuất tài liệu
Là một công ty, bạn phải thiết lập khuôn khổ trước khi triển khai quy trình giới thiệu mới. Thiết lập người sẽ chịu trách nhiệm về quy trình này cho công ty của bạn và từng bộ phận. Các giám đốc điều hành và quản lý cấp cao của bạn phải hỗ trợ quy trình mới để nó thành công. Bước đầu tiên để giúp họ hiểu được niềm tin của công ty bạn là thu hút ý kiến của họ.
#2. Tập hợp một đội đào tạo
Nên có một thói quen chung để những người mới tuyển dụng làm theo để làm quen với mọi thứ liên quan đến công ty và công việc của họ. Thiết lập kế hoạch đào tạo tối ưu, sau đó lấp đầy người phụ trách từng nhiệm vụ giới thiệu. Mặc dù nó sẽ thay đổi việc tuyển dụng ở các bộ phận khác và với các mức độ trách nhiệm khác nhau, nhưng mục tiêu là thiết lập một cấu trúc mà bạn có thể sử dụng lại, đưa vào những cá nhân thích hợp khi cần thiết.
#3. Tạo sổ tay nhân viên
Các bộ phận của bạn nên đặt mục tiêu nhanh chóng tạo ra một “sổ tay nhân viên” mà nhân viên có thể lưu giữ trong hồ sơ. Tùy thuộc vào giai đoạn và sự trưởng thành của công ty bạn, bạn sẽ muốn cân đối thời gian và công sức đầu tư vào việc thiết lập điều này. Việc mô tả các quy trình có thể chưa hợp lý nếu bạn vẫn đang tìm hiểu xem điều gì hiệu quả đối với từng bộ phận cốt lõi trong tổ chức của mình và cách tạo ra sản phẩm phù hợp với thị trường. Trong cả hai trường hợp, cho dù đó là tài liệu Word, PDF, bản trình bày hay thứ gì khác, bạn luôn nên có thông tin và kỳ vọng bằng văn bản mà bạn và người thuê của bạn có thể tham khảo lại.
#4. Cung cấp cho họ các tài liệu đọc cần thiết
Trong tuần đầu tiên, có thể bạn sẽ không mong đợi nhiều từ nhân viên mới của mình. Cung cấp cho họ rất nhiều tài liệu đọc mà bạn muốn họ thành thạo. Chia sẻ các sàn bán hàng lỗi thời, thông báo báo chí, blog và các tài liệu khác.
#5. Đi qua các nhiệm vụ và hoạt động mà bạn có mỗi ngày.
Trưởng bộ phận nên xem xét lại các nhiệm vụ công việc và các công việc bình thường hàng ngày. Đảm bảo rằng nhân viên mới đang ghi chú và thường xuyên kiểm tra xem họ có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần nhắc lại điều gì không.
#6. Trình diễn, sắp xếp để theo dõi và cung cấp hướng dẫn thực hành
Tùy thuộc vào mức độ kỹ thuật số của công ty bạn, hãy dự đoán rằng nhân viên mới của bạn có thể cần một vài bản trình diễn sản phẩm để làm quen với nó cũng như một số thời gian riêng tư để thử nghiệm sản phẩm và đặt câu hỏi tiếp theo. Một lần nữa, hãy làm gương tốt cho nhân viên mới của bạn trong giai đoạn trì trệ này trong khi kỳ vọng về sản lượng là tối thiểu. Yêu cầu họ tham dự các cuộc họp, tham gia vào các cuộc gọi điện thoại hoặc chỉ đơn giản là quan sát bạn khi bạn làm việc, phác thảo những kỳ vọng của bạn khi họ tiếp quản bạn.
#7. nhận thức liên tục
Hạnh phúc của nhân viên của bạn bị ảnh hưởng bởi các cơ hội học tập và đào tạo liên tục. Những nhà tuyển dụng đưa ra khả năng thăng tiến trong công việc sẽ phát hiện ra rằng nhân viên của họ hạnh phúc hơn và cống hiến nhiều hơn cho việc phát triển doanh nghiệp. Bạn có thể làm điều này bằng cách tổ chức các hoạt động như các buổi học thực hành hàng tuần, câu lạc bộ sách hàng tháng, các chương trình cố vấn trong công ty của bạn, trả tiền cho nhân viên tham gia các lớp học ngoài văn phòng, cung cấp các chương trình chứng nhận nội bộ chứng minh khả năng thành thạo của họ đối với hàng hóa hoặc dịch vụ, v.v. .
Bốn giai đoạn giới thiệu là gì?
Bốn giai đoạn của quá trình giới thiệu
- Giai đoạn đầu tiên: preboarding. Có rất nhiều điều để học khi bạn chấp nhận thư mời làm việc và bắt đầu làm việc với công việc mới.
- Giai đoạn thứ hai: Định hướng và chào đón công nhân mới.
- Giai đoạn thứ ba: Huấn luyện.
- Giai đoạn thứ tư: chấp nhận công việc mới.
Mục đích của Onboarding là gì?
Hội nhập đề cập đến quá trình mà một công ty giúp nhân viên mới điều chỉnh vai trò mới của họ bằng cách cung cấp thông tin và đào tạo cho họ. Công việc họ làm, tiêu chuẩn của người sử dụng lao động và đặc tính của doanh nghiệp đều được hiểu rõ hơn ngay lập tức nhờ tích hợp sẵn
Giới thiệu có nghĩa là gì?
Theo định nghĩa về hội nhập của nhân viên, đó là bất kỳ hành động nào cho phép nhân viên mới hiểu cách mọi thứ vận hành ở nơi làm việc mới của họ, làm quen với văn hóa doanh nghiệp và trải nghiệm cảm giác thân thuộc và giá trị trong nhóm của họ. Mặt khác, giai đoạn đầu của quá trình giới thiệu là định hướng cho nhân viên.
6 Cs của Nhân viên Onboarding là gì?
Sáu C của nhân viên giới thiệu được vạch ra là tuân thủ, làm rõ, kết nối, văn hóa, tự tin và kiểm tra lại.
Bốn chữ C của quá trình giới thiệu hiệu quả là gì?
Tiến sĩ Talya Bauer từ Tổ chức SHRM tuyên bố rằng việc chủ động chú ý đến Bốn chữ C là điều cần thiết cho một quá trình giới thiệu thành công. Điều này thể hiện sự tuân thủ, làm rõ, văn hóa và kết nối.
Một từ khác cho giới thiệu là gì?
Người dùng giới thiệu thường được gọi là "sự chấp nhận của người dùng". Mọi người thường gọi định hướng hoặc giới thiệu nhân viên là 'nhân viên giới thiệu', nhưng đây thực sự là một quá trình dài bao gồm cả hai khái niệm này.
Ai được lợi từ việc giới thiệu?
Thủ tục giới thiệu thành công giúp tăng cường xây dựng mối quan hệ của nhân viên và hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập vào công ty. Để nhân viên biết những gì được mong đợi ở họ, vị trí của họ và cách phát triển, nó cũng bao gồm việc đặt mục tiêu, kiểm tra thường xuyên của người quản lý và phát triển nhân viên.
Kết luận
Không còn nghi ngờ gì nữa, giải pháp duy nhất để cung cấp trải nghiệm tích hợp đơn giản, tự động và có lợi là phần mềm tích hợp dành cho nhân viên. Tuy nhiên, trong vài tuần đầu tiên làm việc, những nhân viên mới được thuê đôi khi ngập trong hàng núi kiến thức. Có rất nhiều để xử lý. Bằng cách cho phép nhân viên mới của bạn nhận được câu trả lời mà họ yêu cầu theo tốc độ của riêng họ, cơ sở tri thức cung cấp liều thuốc giải độc cho tình trạng quá tải thông tin.
bài viết liên quan
- DANH SÁCH KIỂM TRA TUYỂN DỤNG: Định nghĩa, CNTT, Nhân viên và Danh sách kiểm tra tuyển dụng mới
- GIỚI THIỆU NHÂN VIÊN: Những điều bạn nên biết về toàn bộ quy trình gia nhập
- Các phương pháp hay nhất về tuyển dụng mới vào năm 2023
- GIỚI THIỆU CÁC PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT: Dành cho Nhân viên & Khách hàng
dự án
