Trong thế giới kinh doanh, có những phương pháp hay nhất, quy trình vận hành tiêu chuẩn và nhiều loại quy trình. Các quy trình hỗ trợ duy trì trật tự và cung cấp các quy tắc cho quy trình làm việc liền mạch. Họ là những gì giữ cho các doanh nghiệp hoạt động.
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một trong những công cụ quan trọng nhất mà một công ty có thể sử dụng. Tiếp tục đọc để tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về nó, bao gồm định nghĩa, nhiều loại, lợi ích và ứng dụng của nó.
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một bộ công cụ và giải pháp BPM hỗ trợ các tổ chức đạt được sự linh hoạt thông qua tự động hóa, quản lý và tối ưu hóa quy trình. Mục đích của công nghệ BPM là thúc đẩy cải tiến liên tục, khả năng mở rộng và hiệu quả hoạt động trong một tổ chức bằng cách phân tích, tối ưu hóa và cải thiện các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối để giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược, chẳng hạn như cải thiện khung trải nghiệm khách hàng của bạn.
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) cũng được định nghĩa là một nguyên tắc tổ chức trong đó một công ty lùi lại một bước và kiểm tra tất cả các quy trình này một cách riêng lẻ và tập thể. Nó đánh giá các điều kiện hiện tại và đề xuất các lĩnh vực cần cải thiện để tạo ra một tổ chức hiệu quả và hiệu quả hơn.
Mỗi bộ phận trong một tập đoàn chịu trách nhiệm chuyển đổi một số nguyên liệu thô hoặc dữ liệu thành một thứ khác. Mỗi bộ phận có thể phụ trách hàng chục thủ tục cơ bản trở lên.
BPM không phải là gì
- Quản lý quy trình nghiệp vụ BPM không phải là một phần mềm. Các công cụ BPM có sẵn để hỗ trợ triển khai các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn và tự động. Ví dụ, HappyFox Workflows hỗ trợ các công ty tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp, nhiều bước và lặp đi lặp lại. Mặt khác, BPM không phải là một sản phẩm phần mềm.
- Quản lý tác vụ không phải là BPM. Quản lý nhiệm vụ hoặc dự án là quản lý hoặc tổ chức một nhóm các hoạt động. Phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project, Jira, Asana hoặc Trello có thể hỗ trợ quản lý các nhiệm vụ và dự án đặc biệt. Mặt khác, Quản lý quy trình kinh doanh chủ yếu liên quan đến các quy trình định kỳ và liên tục tuân theo một mô hình có thể dự đoán hoặc quản lý quy trình.
Quản lý quy trình kinh doanh làm gì?
Các thủ tục của công ty kém có thể gây ra sự tàn phá nếu không được tổ chức và không được hệ thống hóa. Các cá nhân chỉ nhận thức được một phần nhỏ của một quá trình lớn hơn. Rất ít người có thể xem xét và nhìn thấy toàn bộ hệ quả của một quy trình kinh doanh, bao gồm cả nơi bắt đầu và kết thúc, dữ liệu quan trọng được yêu cầu cũng như mọi tắc nghẽn và sự kém hiệu quả.
Các quy trình hỗn loạn, không được quản lý sẽ gây hại cho doanh nghiệp và dẫn đến một hoặc nhiều tình huống sau:
- lãng phí thời gian
- nhiều sai lầm
- Tăng khả năng phạm tội
- khan hiếm dữ liệu
- Nhân viên không hài lòng
Các tổ chức có thể cải thiện quy trình của mình bằng cách sử dụng quản lý quy trình kinh doanh và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện suôn sẻ.
Quản lý quy trình nghiệp vụ Các bước của vòng đời BPM
Bước # 1: Thiết kế
Hầu hết các quy trình đều chứa biểu mẫu để thu thập dữ liệu và quy trình làm việc để xử lý dữ liệu. Tạo biểu mẫu của bạn và quyết định ai sẽ phụ trách từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc.
Bước #2: Tạo mô hình
Tạo một biểu diễn đồ họa của thủ tục. Sửa các chi tiết như thời hạn và điều kiện để cung cấp một bức tranh rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong suốt quá trình.
Bước #3: Kiểm tra
Thực hiện quy trình bằng cách thử nghiệm lần đầu tiên với một nhóm nhỏ, sau đó triển khai cho tất cả người dùng. Đảm bảo thông tin quan trọng chỉ có thể truy cập được đối với những người cần nó.
Bước #4: Để mắt đến mọi thứ.
Theo dõi quá trình khi nó tiến triển thông qua đường ống dẫn. Để đảm bảo giám sát quy trình thành công, hãy sử dụng các số liệu chính xác để đánh giá tiến độ, định lượng hiệu quả và xác định vị trí tắc nghẽn của quy trình.
Bước #5: Cải thiện
Lưu ý bất kỳ sửa đổi nào cần được thực hiện đối với biểu mẫu hoặc thủ tục của bạn để làm cho chúng hiệu quả hơn khi bạn kiểm tra. Xem xét các bước để cải thiện quy trình của công ty.
Thực tiễn tốt nhất về quản lý quy trình kinh doanh
Một số thực tiễn tốt nhất cho BPM, một phương pháp cải tiến quy trình phức tạp, đã phát sinh theo thời gian. Các tổ chức có thể sử dụng các nguyên tắc sau để quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh của mình:
#1. Thiết lập các mục tiêu và mục tiêu cụ thể.
Điều quan trọng là phải xác định các kết quả mong muốn của một quy trình kinh doanh và để đảm bảo rằng quy trình đó phù hợp với các mục tiêu tổng thể của tổ chức.
#2. Bao gồm các bên liên quan trong quá trình.
Thu hút các bên liên quan chính trong việc thiết kế và quản lý các quy trình kinh doanh có thể hỗ trợ quá trình mua và hỗ trợ an toàn.
#3. Tài liệu quy trình và phân tích
Tài liệu quy trình kinh doanh có thể giúp các công ty hiểu cách mọi thứ hoạt động, xác định các cơ hội cải tiến và đo lường tiến độ theo thời gian.
#4. Sử dụng các phương pháp mô hình hóa quy trình.
Lưu đồ và BPMN là hai ví dụ về các phương pháp mô hình hóa quy trình có thể giúp các công ty nhìn và hiểu các quy trình của họ, cũng như xác định các nút thắt cổ chai và sự thiếu hiệu quả có thể xảy ra.
#5. Thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu suất của quy trình
Các tổ chức nên theo dõi và đo lường hiệu suất của các quy trình kinh doanh của họ một cách thường xuyên, sử dụng thông tin này để phát hiện và giải quyết bất kỳ lỗi hoặc khó khăn nào.
#6. Đầu tư vào công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa hoạt động.
Các tổ chức có thể sử dụng tự động hóa và công nghệ để hợp lý hóa và cải thiện quy trình của họ, giảm nhu cầu lao động thủ công và tăng năng suất.
#7. Thúc đẩy một nền văn hóa phát triển không ngừng.
Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục có thể hỗ trợ các công ty duy trì sự nhanh nhẹn và thích ứng, cũng như đảm bảo rằng các quy trình của họ không ngừng phát triển để phù hợp với nhu cầu thay đổi.
Lợi ích của việc sử dụng Quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh hỗ trợ các tổ chức tiến tới chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện và đạt được các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc triển khai BPM trong doanh nghiệp của bạn:
#1. Tăng cường sự linh hoạt trong kinh doanh:
Để theo kịp các điều kiện thị trường, quy trình kinh doanh của một tổ chức phải được thay đổi và tối ưu hóa. BPM cho phép các công ty tạm dừng các quy trình kinh doanh, thực hiện các điều chỉnh và khởi động lại chúng. Việc thay đổi, tái sử dụng và điều chỉnh quy trình công việc cho phép các quy trình kinh doanh trở nên phản ứng nhanh hơn và cung cấp cho công ty thông tin chi tiết tốt hơn về tác động của các thay đổi quy trình.
#2. Chi phí thấp hơn và Doanh thu cao hơn:
Một giải pháp quản lý quy trình kinh doanh giúp loại bỏ các nút thắt cổ chai, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí theo thời gian. Điều này có thể dẫn đến thời gian bán sản phẩm ngắn hơn, giúp khách hàng tiếp cận nhanh hơn với các dịch vụ và sản phẩm, đồng thời dẫn đến tăng doanh thu và doanh thu. Các giải pháp BPM cũng có thể phân bổ và theo dõi các nguồn lực để giảm lãng phí, giảm chi phí và tăng doanh thu.
#3. Hiệu quả cao hơn:
Việc tích hợp các quy trình kinh doanh có khả năng cải thiện hiệu quả của quy trình từ đầu đến cuối; với thông tin chính xác, chủ sở hữu quy trình có thể giám sát chặt chẽ sự chậm trễ và cung cấp các nguồn lực bổ sung khi cần thiết. Tự động hóa và loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại góp phần tăng hiệu quả trong quy trình kinh doanh.
#4. Khả năng hiển thị lớn hơn:
Phần mềm BPM cho phép tự động hóa đồng thời giám sát các thông số hiệu suất quan trọng trong thời gian thực. Sự cởi mở ngày càng tăng này dẫn đến khả năng quản lý tốt hơn và khả năng điều chỉnh hiệu quả các cấu trúc và thủ tục trong khi theo dõi kết quả.
#5. Tuân thủ, An toàn và Bảo mật:
Một BPM toàn diện đảm bảo rằng các công ty tuân thủ các tiêu chuẩn và tuân thủ luật pháp. Bằng cách ghi lại chính xác các quy trình và đơn giản hóa việc tuân thủ, BPM cũng có thể cải thiện các biện pháp an toàn và bảo mật. Do đó, các công ty có thể thúc giục nhân viên của mình bảo vệ tài sản của công ty như thông tin cá nhân và tài sản vật chất khỏi bị lạm dụng, mất mát hoặc trộm cắp.
Khi nào các tổ chức nên thực hiện quản lý quy trình kinh doanh?
Dưới đây là một số ví dụ về quy trình kinh doanh mà việc triển khai BPM sẽ mang lại ROI cao.
- Các quy trình động đòi hỏi phải sửa đổi để tuân thủ quy định, chẳng hạn như thay đổi trong quản lý thông tin người tiêu dùng để đáp ứng với những thay đổi về luật tài chính hoặc quyền riêng tư.
- Các quy trình kinh doanh phức tạp đòi hỏi phải có sự phối hợp và điều phối giữa nhiều đơn vị kinh doanh, bộ phận, phòng ban chức năng hoặc nhóm làm việc.
- Các quy trình quan trọng của nhiệm vụ có thể đo lường giúp cải thiện trực tiếp chỉ số hiệu suất quan trọng.
- Các thủ tục kinh doanh cần sử dụng một hoặc nhiều ứng dụng cũ để hoàn thành.
- Các thủ tục kinh doanh có những trường hợp ngoại lệ phải được xử lý thủ công và/hoặc kịp thời.
Các loại hình quản lý quy trình kinh doanh khác nhau là gì?
Các hệ thống BPM được phân loại theo mục đích mà chúng phục vụ. Ba loại quản lý quy trình kinh doanh như sau:
#1. BPM tập trung vào tích hợp
Không cần nhiều sự can thiệp của con người, loại hệ thống quản lý quy trình kinh doanh này xử lý các quy trình phần lớn bị chuyển giữa các hệ thống hiện có của bạn (ví dụ: HRMS, CRM, ERP). Các giải pháp quản lý quy trình kinh doanh tập trung vào tích hợp cung cấp một số trình kết nối và quyền truy cập API để cho phép tạo các quy trình chuyển động nhanh.
#2. BPM lấy con người làm trung tâm
BPM lấy con người làm trung tâm đề cập đến các quy trình chủ yếu được thực hiện bởi con người. Chúng thường có nhiều phê duyệt và nhiệm vụ được hoàn thành bởi những người. Các giải pháp này vượt trội trong việc cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, thông báo đơn giản và theo dõi nhanh chóng.
#3. BPM tập trung vào tài liệu
Khi một tài liệu (ví dụ: hợp đồng hoặc thỏa thuận) là trung tâm của quy trình, các giải pháp quản lý quy trình kinh doanh này là cần thiết. Chúng cho phép các tác vụ được định tuyến, định dạng, xác minh và ký khi chúng tiến triển trong quy trình công việc.
Hầu hết các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh sẽ có thể kết hợp các thành phần của tất cả các thành phần này, mặc dù mỗi thành phần thường sẽ chuyên về một lĩnh vực.
Ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh
#1. nhân sự
Bạn đã bao giờ cảm thấy rằng quy trình giới thiệu của công ty mình quá phức tạp và hỗn loạn chưa? Bộ phận nhân sự của bạn có bắt ứng viên điền vào các mẫu giấy khiến họ mệt mỏi không? Điều này là do bộ phận nhân sự của bạn thiếu hiểu biết về tiền đề Quản lý quy trình kinh doanh (BPM).
Sử dụng quản lý quy trình kinh doanh cho phép bạn tự động hóa các hoạt động nhân sự của mình từ đầu đến cuối, giúp bạn tiết kiệm tiền bạc, thời gian và các biểu mẫu giấy tờ. Dưới đây là một vài ví dụ về cách quản lý quy trình kinh doanh có thể hỗ trợ bộ phận nhân sự của bạn nâng cao quy trình của mình:
- Phê duyệt bảng chấm công của nhân viên nhanh hơn.
- Dễ dàng tiếp nhận nhân viên mới
# 2. Bán hàng
Ở hầu hết các công ty, nhóm bán hàng dành thời gian đáng kể để phối hợp với nhóm Tài khoản phải thu (AR) để xóa hóa đơn bán hàng. Ngay cả những lỗi nhỏ trong hóa đơn cũng có thể làm hỏng sự nghiệp của nhân viên bán hàng. Đây là lúc quản lý quy trình kinh doanh xuất hiện vì nó tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn, loại bỏ khả năng xảy ra lỗi thủ công và làm rõ qua lại giữa nhân viên bán hàng và nhóm AR.
Dưới đây là một vài ví dụ về cách quản lý quy trình kinh doanh có thể giúp bộ phận bán hàng hợp lý hóa các quy trình của mình:
- Giảm thời lượng của quy trình công việc chu kỳ bán hàng của bạn.
- Báo giá và hóa đơn phải được gửi đúng hạn.
# 3. Tài chính
Hàng ngày, nhóm tài chính ngập trong các biểu mẫu giấy tờ và email vì bất kỳ thứ gì liên quan đến tiền đều phải thông qua chúng. Ví dụ: nếu nhóm quản lý tài sản muốn mua 50 máy tính, họ sẽ chuyển báo giá của nhà cung cấp cho nhóm tài chính để phê duyệt. Đây chỉ là một ví dụ.
Xem xét số lượng email và biểu mẫu giấy mà họ nhận được từ nhiều nhóm hàng ngày. Rất khó để họ quản lý tất cả những thứ này nếu không có hệ thống tại chỗ. Họ quản lý tất cả những điều này bằng phần mềm Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM). Dưới đây là hai ví dụ trong bộ phận tài chính nơi quản lý quy trình kinh doanh có ích:
- Yêu cầu du lịch có thể được phê duyệt với một nhấp chuột duy nhất.
- Tạo quy trình công việc bespoke cho các điều kiện cụ thể.
Tự động hóa quản lý quy trình kinh doanh (BPM)
Phần mềm BPM chuyên nghiệp kết hợp các công nghệ tiên tiến nhất như RPA, trí tuệ nhân tạo và khai thác quy trình, bên cạnh mô hình hóa quy trình thuần túy, là nền tảng cơ bản để tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, một thành phần quan trọng của chuyển dịch kỹ thuật số. Ví dụ, các công cụ khai thác quy trình phát hiện sớm tiềm năng tự động hóa và tối ưu hóa bằng cách cho phép tính minh bạch khách quan thông qua các đánh giá quy trình dựa trên công cụ.
Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) là một kỹ thuật để tự động hóa quy trình làm việc bằng cách để rô-bốt phần mềm đảm nhận các công việc đơn điệu. Các công cụ RPA cho phép tạo tài liệu có cấu trúc cho mục đích này, cũng như cấu hình các bot phần mềm để thực hiện giao dịch và liên lạc với các hệ thống kỹ thuật số khác.
Việc áp dụng các công nghệ mới này mang lại lợi ích cạnh tranh đáng kể như tốc độ quy trình cao hơn, tiết kiệm chi phí, chất lượng quy trình được cải thiện và sử dụng lao động hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để tránh tự động hóa các tác vụ vô nghĩa, mô hình quy trình nên được đánh giá một cách tổng thể, với các giải pháp tự động hóa dành riêng cho quy trình được áp dụng thay vì các bot độc lập riêng lẻ.
Mỗi công nghệ quản lý quy trình kinh doanh có thẩm quyền nên chứa các tính năng sau:
Bây giờ bạn đã hiểu tại sao cần phải có hệ thống BPM, đây là danh sách những phẩm chất mà một hệ thống quản lý quy trình kinh doanh tốt cần phải có.
- Ứng dụng lập biểu đồ quy trình trực quan
- Trình thiết kế biểu mẫu với chức năng kéo và thả
- Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
- Hỗ trợ cho các thiết bị di động
- Các tính năng của quản trị viên cực kỳ mạnh mẽ
- SSO (đăng nhập một lần)
- Khả năng tương thích với các hệ thống phần mềm hiện có
- Phân tích và báo cáo
- Hiệu suất cơ sở người dùng lớn
- Chỉ số đo lường hiệu suất cho quy trình
BPM có giống Quản lý tác vụ hoặc dự án không?
Quản lý quy trình công việc không giống như quản lý tác vụ (tập trung vào các tác vụ riêng lẻ) hoặc quản lý dự án (liên quan đến các luồng một lần hoặc thất thường).
Quản lý công việc là quá trình sắp xếp hoặc tổ chức một nhóm các hành động phát sinh từ một dự án. Những cam kết này thường là một lần và không lặp lại. Phần mềm quản lý dự án như 'Microsoft Project' được sử dụng khi các dự án này được tổ chức tốt, chẳng hạn như trong công việc xây dựng. Trello, Asana và Kissflow Project đều là những công cụ tuyệt vời để quản lý các nhiệm vụ trong các dự án đặc biệt.
Quản lý quy trình kinh doanh quan tâm nhiều hơn đến các quy trình lặp lại và liên tục tuân theo một mẫu có thể dự đoán được, trái ngược với quản lý quy trình.
Kết luận
Các quy trình kinh doanh có khả năng tự động hóa thường là những quy trình được kích hoạt bởi một sự kiện cụ thể. Ví dụ: việc gửi báo cáo chi phí có thể bắt đầu một chuỗi các sự kiện được xác định trước mà đỉnh điểm là nhân viên nhận được tiền bồi thường trong tài khoản ngân hàng của họ.
Ngược lại, quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một phương pháp có hệ thống để cải thiện hoạt động của công ty. Khi nó được thực hiện thành công, mọi người đều hiểu làm thế nào họ có thể giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Điều này dẫn đến một nhóm hạnh phúc hơn, năng suất hơn, dẫn đến khách hàng hài lòng hơn, doanh thu cao hơn và chi phí ít hơn.
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ QUY TRÌNH: Ý nghĩa, Miễn phí và Công cụ Quản lý Quy trình Tốt nhất
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHÍNH SÁCH TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- Tự động hóa bán hàng: Ý nghĩa, Nền tảng & Lợi ích
- PHẦN MỀM TIẾP THỊ TỰ ĐỘNG HÓA TỐT NHẤT: Tính năng và Giá cả
- PHÒNG TIẾP THỊ: Tổng quan, cấu trúc, vai trò, kỳ vọng (+ mẹo miễn phí)
dự án
