Khi số lượng cơ hội làm việc tại nhà tăng lên, ngày càng có nhiều người quan tâm đến các vị trí dựa trên kỹ thuật số, chẳng hạn như vị trí trợ lý ảo. Trợ lý ảo là những thành viên có giá trị trong lực lượng lao động, hỗ trợ chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành và các chuyên gia khác thực hiện các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các kỹ năng trợ lý ảo hàng đầu và lý do tại sao chúng lại quan trọng.
Lợi ích của việc có kỹ năng trợ lý ảo là gì?
Có kỹ năng trợ lý ảo cho thấy chuyên môn kỹ thuật số của bạn và tăng cơ hội được tuyển dụng cho các công việc làm việc tại nhà. Trợ lý ảo hoạt động trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau và có nhiều tài năng có thể chuyển nhượng mà các công ty đánh giá cao trong thời đại kỹ thuật số ngày nay. Nhiều trợ lý ảo chuyển sang làm việc trong lĩnh vực tiếp thị và bán hàng cho các công ty trong danh sách Fortune 500.
Kỹ năng trợ lý ảo xuất sắc
Sau đây là những kỹ năng chính của một trợ lý ảo:
# 1. độ tin cậy
Nhà tuyển dụng phải chắc chắn rằng những nhân viên mà họ tuyển dụng đều đáng tin cậy, đặc biệt là những trợ lý ảo chỉ hoạt động trực tuyến. Khi được giao một nhiệm vụ, trợ lý ảo phải đáng tin cậy và phải trả lời các câu hỏi của khách hàng cũng như mọi vấn đề của khách hàng. Điều này không chỉ làm tăng lòng tin của khách hàng và khách hàng mà còn củng cố thương hiệu khi nó tiến về phía trước.
# 2. Giao tiếp
Làm trợ lý ảo đòi hỏi kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản xuất sắc. Do không có liên hệ vật lý nên khách hàng phải kết nối qua email, cuộc gọi điện thoại, nền tảng nhắn tin và cuộc gọi video. Khả năng viết và nói hỗ trợ hiệu quả trong việc cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho tất cả những người giao tiếp với trợ lý ảo, dẫn đến phản hồi có lợi cho doanh nghiệp.
#3. Quản lý thời gian
Trợ lý ảo phải có khả năng quản lý thời gian hiệu quả vì họ thường có nhiều khách hàng và lịch trình. Trợ lý ảo thường xuyên sử dụng lịch trực tuyến và ưu tiên công việc theo một cách cụ thể để tránh bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào khi đa nhiệm. Một số chuyên gia lên lịch họp vào ban ngày khi họ cảm thấy ít áp lực hơn để hoàn thành các trách nhiệm cụ thể. Phương pháp quản lý thời gian cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công ty và trợ lý quản lý khách hàng.
# 4. Tháo vát
Trợ lý ảo phải tháo vát, có thể bao gồm việc nghiên cứu nội dung và tìm câu trả lời cho những khó khăn mà khách hàng gặp phải. Những khách hàng không có nhiều thời gian thường thuê trợ lý ảo để thực hiện những việc như kiểm tra thông tin, trả lời email và quản lý các tài khoản mạng xã hội. Biết cách thực hiện những công việc này đòi hỏi thông tin có thể khó tiếp cận. Nhà tuyển dụng tôn trọng những trợ lý ảo đã sẵn sàng và sẵn sàng hoàn thành công việc này.
#5. động lực bản thân
Vì trợ lý ảo thường làm việc một mình ở nhà nên họ phải có kỷ luật và quyết tâm để duy trì sự tập trung. Họ phải có khả năng ưu tiên các yêu cầu nhạy cảm về thời gian đồng thời tuân theo các yêu cầu khác và hoàn thành công việc đúng hạn. Những trợ lý ảo có tổ chức và tuân theo lịch trình làm việc đều đặn sẽ thấy việc duy trì động lực suốt cả ngày dễ dàng hơn.
# 6. Cơ quan
Việc được tổ chức cho phép trợ lý ảo giữ cho thông tin của khách hàng có thể truy cập thuận tiện, giúp họ luôn đúng tiến độ. Các chủ doanh nghiệp thường xuyên thuê một trợ lý để giúp họ xử lý email, mật khẩu, thông tin khách hàng, danh sách sinh nhật, lịch nghỉ lễ, cuộc hẹn, lời nhắc và các mục việc cần làm khác. Họ cũng có thể phụ trách hồ sơ truyền thông xã hội của công ty. Các trợ lý ảo có kinh nghiệm có sẵn các quy trình cho phép họ luôn cập nhật mọi thay đổi quan trọng.
# 7. Sáng tạo
Các chủ doanh nghiệp thiếu thời gian thường gặp khó khăn trong việc tạo nội dung sáng tạo. Một số trợ lý ảo có thể hỗ trợ động não và tạo dự án mới, tùy thuộc vào nền tảng và kiến thức của họ về một lĩnh vực cụ thể. Đó là lý do tại sao nhiều công ty tiếp thị kỹ thuật số tìm kiếm những trợ lý ảo am hiểu về sản xuất quảng cáo, xây dựng thương hiệu trên mạng xã hội, viết nội dung, tạo khách hàng tiềm năng và tự động hóa email. Kiến thức về những lĩnh vực này không chỉ củng cố bộ kỹ năng của bạn mà còn giúp sơ yếu lý lịch của bạn nổi bật so với đám đông.
# 8. Đánh máy
Đánh máy là một khả năng công nghệ mà tất cả các trợ lý ảo phải có. Đó là những gì cho phép trò chuyện trực tuyến. Hầu hết khách hàng đều yêu cầu phản hồi nhanh khi họ gửi yêu cầu và việc nhập nhanh cho phép bạn hoàn thành các trách nhiệm được giao một cách hiệu quả. Hầu hết các công ty tìm kiếm trợ lý ảo đều muốn tốc độ gõ ít nhất là 60 từ/phút với độ chính xác 100%. Có rất nhiều chương trình trực tuyến miễn phí có sẵn để giúp bạn kiểm tra hoặc cải thiện kỹ năng đánh máy của mình.
#9. Định hướng một cách chi tiết
Trợ lý ảo phải được định hướng chi tiết để phát hiện lỗi trước khi chúng được công khai. Điều này áp dụng cho giao tiếp trực tuyến cũng như các loại văn bản khác, chẳng hạn như nhắn tin nhanh, nơi các lỗi có thể gây hại cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Khi làm việc cho khách hàng, trợ lý ảo phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa để đảm bảo họ hiểu và làm theo hướng dẫn.
#10. hàng loạt
Batching là một kỹ năng kỹ thuật quan trọng được sử dụng bởi các trợ lý ảo hiệu quả. Thay vì đa nhiệm giữa các nhu cầu của khách hàng, họ hoàn thành càng nhiều nhiệm vụ liên quan càng tốt. Một kiểu sắp xếp giúp giải phóng thời gian giữa các công việc khác là xử lý email. Thay vì quan sát và trả lời email của khách hàng khi họ đến, trợ lý ảo lên lịch gửi email trong suốt cả ngày. Ví dụ: họ có thể chỉ trả lời email lúc 9 giờ sáng và 3 giờ chiều. Bạn có thể cải thiện năng suất và sự tập trung của mình bằng cách giảm thời gian chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
# 11. Kỹ năng kế toán
Bởi vì trợ lý ảo đôi khi làm việc với tư cách là nhà thầu độc lập, hiểu biết cơ bản về các kỹ năng kế toán là một thông lệ kinh doanh quan trọng. Điều này cho phép bạn xác định khách hàng và dự án nào mang lại lợi nhuận cao nhất, cũng như thời điểm chi phí kinh doanh ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy tìm kiếm các nguồn trực tuyến được tạo ra để giúp các chủ doanh nghiệp hiểu bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập.
Trợ lý ảo cung cấp những dịch vụ gì?
Trợ lý ảo có thể được thuê để thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau cho khách hàng của họ. Bạn có thể được yêu cầu hoàn thành một số nhiệm vụ được chỉ định cho chủ sở hữu hoặc ban quản lý. Trong những trường hợp khác, bạn có thể đóng một vai trò quan trọng trong các nhiệm vụ cốt lõi của công ty và cảm thấy mình là một thành viên của nhóm. Trở thành một trợ lý ảo cho phép bạn có thể thích nghi và khám phá nhiều địa điểm khác nhau trước khi tập trung vào những địa điểm bạn thích.
Dưới đây là một số đặc sản phổ biến nhất liên quan đến vai trò VA:
- Các hoạt động hành chính chung: bao gồm giữ lịch, sắp xếp email, trả lời điện thoại, lên lịch các cuộc hẹn và các nhiệm vụ khác được thực hiện bởi các trợ lý tại chỗ.
- Quản lý dự án: Một số trợ lý ảo quản lý dự án cho chủ doanh nghiệp. Điều này bao gồm tổ chức các cuộc họp, yêu cầu thông tin từ các thành viên trong nhóm và tạo báo cáo tiến độ dự án. Bạn cũng có thể chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
- Sổ sách kế toán: Hỗ trợ tài chính là điều cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ hơn và những doanh nghiệp sử dụng trợ lý ảo thường xuyên yêu cầu hỗ trợ xử lý thanh toán, xem xét chi phí, xác minh bảng lương và chuẩn bị báo cáo ngân sách hàng tháng. Nếu bạn giỏi toán học và kinh doanh, đây có thể là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.
- Lập hóa đơn và lập hóa đơn: Các doanh nghiệp thường muốn được hỗ trợ trong việc lập hóa đơn cho khách hàng của họ. VA trong các vai trò này sẽ chuẩn bị hóa đơn bằng cách sử dụng nền tảng phần mềm của công ty, xác thực từng hóa đơn, gửi chúng đi và hỗ trợ xử lý và ghi lại thanh toán khi thanh toán hoàn tất.
- Bạn sẽ tìm hiểu về công ty, hàng hóa và khách hàng của công ty thông qua nghiên cứu nội dung. Sau đó, bạn có trách nhiệm đưa ra ý tưởng và tiến hành nghiên cứu về các chủ đề được phân bổ để cung cấp thông tin hữu ích.
- Viết blog và viết: Đôi khi bạn có thể viết những thứ bạn nghiên cứu. Điều này thường được thực hiện thông qua các bài đăng trên blog, mặc dù VA cũng có thể được thuê để tạo các trang web và nội dung khác.
Trợ lý ảo kiếm được bao nhiêu tiền?
Mức lương và tỷ lệ hàng giờ cho các trợ lý ảo tự do rất khác nhau. Nhiều công việc và khả năng ở cấp độ đầu vào, chẳng hạn như nhập dữ liệu, có thể sẽ bắt đầu trong khoảng $8-$12 mỗi giờ. Là một trợ lý ảo, bạn sẽ có thể tìm thấy nhiều công việc này trên Upwork, nhưng bạn cũng có thể nhanh chóng cải thiện mức lương của mình khi bạn chuyên môn hóa.
Upwork VA có thể tính phí từ 15 đến 25 đô la mỗi giờ cho các tác vụ nâng cao hơn như hỗ trợ khách hàng, quản lý email, bảo trì WordPress, v.v. Mức lương cao hơn cho các trợ lý hành chính tự do dao động từ $30 đến $35 mỗi giờ. Tuy nhiên, một số chuyên gia có thể tìm được việc làm với mức lương cao hơn nhiều.
Trợ lý ảo trung bình ở Hoa Kỳ kiếm được 18.89 đô la mỗi giờ. Tuy nhiên, với tư cách là một freelancer, bạn sẽ có thể làm việc cho các khách hàng trên toàn thế giới. Khách hàng ở các địa điểm và quốc gia đắt đỏ hơn có thể thường xuyên trả các khoản phí cao hơn.
Cách trở thành trợ lý ảo nếu bạn chưa có kinh nghiệm
Trở thành một trợ lý ảo có vẻ cần rất nhiều công việc, nhưng chỉ có một vài bước để bắt đầu và tìm kiếm khách hàng đầu tiên của bạn. Bạn sẽ cần tìm hiểu về các nhiệm vụ phải hoàn thành và cách hoàn thành chúng trước khi thiết lập thông tin chi tiết về doanh nghiệp của riêng bạn và yêu cầu công việc. Nó sẽ diễn ra nhanh chóng và nhiều dịch giả tự do phát hiện ra rằng nó không khó như họ mong đợi.
#1. Tham dự các lớp đào tạo
Bạn phải chuẩn bị để hoạt động như một trợ lý ảo và xử lý công việc kinh doanh trên internet của mình. Nơi tốt nhất để bắt đầu là tìm kiếm khóa đào tạo trực tuyến dành cho trợ lý ảo. Hiện có rất nhiều khóa học miễn phí và trả phí cũng như tài nguyên xây dựng kỹ năng. Khi bạn tìm thấy một số bạn thích, hãy tìm kiếm các bài đánh giá hoặc liên hệ với các VA khác để được tư vấn. Cân nhắc tham gia LinkedIn hoặc các tổ chức mạng khác để hỏi về các khóa học do trợ lý hành chính ảo thực hiện.
Học hỏi từ các chuyên gia là một phương pháp tuyệt vời để phát triển những khả năng cần thiết và hiểu những gì sẽ được yêu cầu ở bạn khi bạn bắt đầu sự nghiệp đầu tiên của mình.
#2. Xác định công việc bạn yêu thích và có khả năng làm.
Sau khi bạn tham gia một vài lớp học và đọc một vài blog, đã đến lúc xác định vai trò VA mà bạn yêu thích và giỏi. Đây là những nơi tuyệt vời để bắt đầu khi quyết định những dịch vụ bạn cung cấp cho khách hàng.
Lập danh sách các công việc bạn sẽ hoàn thành và quan sát xem chúng có liên quan với nhau như thế nào. Viết ra những gì bạn không thể thực hiện là tốt. Nó sẽ giúp bạn tránh những dự án mà bạn ít có khả năng thành công.
Bạn sẽ làm nhiều việc cùng một lúc khi mới bắt đầu. Điều này sẽ bao gồm công việc kinh doanh và internet của bạn, cũng như bất kỳ công việc khách hàng nào. Bám vào điểm mạnh của bạn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả ngay từ đầu.
#3. Xác định mức giá phải trả.
Giá cả và chi phí cho trợ lý hành chính ảo và VA khác nhau đáng kể. Số tiền bạn kiếm được sẽ khác nhau tùy thuộc vào công việc bạn thực hiện và quy mô khách hàng của bạn. Cách tốt nhất để bắt đầu là nhìn vào những gì người khác được trả.
Truy cập các trang giới thiệu các trợ lý ảo tự do hàng đầu hoặc các công việc VA nơi bạn có thể xác định vị trí khách hàng trực tuyến và kiểm tra những gì người khác đang tính phí. Định giá dịch vụ của bạn gần với những gì bạn tìm thấy trên thị trường để mọi người sẵn sàng cho bạn cơ hội và bạn tránh tính phí quá thấp để duy trì hoạt động kinh doanh của mình.
Hãy nhớ rằng các khoản phí của bạn phải đủ cao để trang trải chi phí kinh doanh và chi phí chung, cũng như các chi phí khác như chăm sóc sức khỏe nếu cần. Là một người làm việc tự do, bạn sẽ không nhận được kỳ nghỉ có trả lương hoặc lợi ích trừ khi bạn kiếm đủ tiền để tự trang trải những chi phí đó.
#4. Thiết lập sự hiện diện trực tuyến.
Bạn phải chia sẻ các lựa chọn và giá cả của mình với phần còn lại của thế giới sau khi tìm hiểu về chúng. Tạo một danh mục đầu tư trực tuyến hoặc sơ yếu lý lịch để chứng minh công việc trước đây của bạn, khả năng chuyên môn có liên quan và bất kỳ chứng chỉ nào bạn nhận được từ các khóa đào tạo của mình. Có một trang web và sự hiện diện trên phương tiện truyền thông xã hội có thể giúp mọi người tìm thấy bạn dễ dàng hơn nhiều.
Có rất nhiều công cụ tạo trang web miễn phí và các nỗ lực truyền thông xã hội của bạn nên bao gồm LinkedIn và Facebook. Ngoài ra còn có các dịch vụ, chẳng hạn như Upwork, cung cấp cho bạn danh mục đầu tư cơ bản, giúp khách hàng dễ dàng đánh giá bạn và thể hiện những gì bạn có thể làm.
#5. Tìm kiếm công việc
Bây giờ bạn phải bắt đầu tìm kiếm những khách hàng đó! Bước đầu tiên là tìm kiếm bảng công việc cho các công ty có nhu cầu. Một số dịch vụ, chẳng hạn như Upwork, cho phép mọi người ngay lập tức thuê trợ lý ảo tự do. Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy rằng một công ty muốn thuê một trợ lý. Thay vì nộp đơn cho một vị trí cố định, bạn có thể gửi email đến bộ phận nhân sự hoặc người quản lý tuyển dụng để cung cấp dịch vụ của bạn với tư cách là trợ lý ảo. Điều này sẽ cho phép bạn làm việc tại nhà và có nhiều quyền kiểm soát hơn trong ngày làm việc tự do của mình trong khi vẫn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ mà họ yêu cầu.
Luôn duy trì tác phong chuyên nghiệp và phản ứng nhanh. Mọi người muốn bạn giao tiếp rõ ràng và nhanh chóng, do đó họ sẽ mong đợi phản hồi nhanh chóng cho bất kỳ liên hệ qua điện thoại hoặc email nào họ gửi.
#6. Khám phá thêm về bản thân và khách hàng của bạn.
Bước cuối cùng là tiếp cận tất cả những kiến thức này như một trải nghiệm học tập. Khi bắt đầu làm việc, bạn sẽ khám phá ra rằng một số người, công ty, ngành, loại hình kinh doanh và công việc mà bạn đánh giá cao còn những người khác thì không. Điều này có thể được sử dụng để giúp bạn chuyên môn hóa và giới thiệu dịch vụ của mình. Bạn sẽ được chuẩn bị để làm tốt nhất công việc của mình trong những tình huống mà bạn thích, điều này sẽ dẫn đến phản hồi tích cực sau khi bạn hoàn thành nhiệm vụ của họ.
Đây là công ty của bạn, vì vậy hãy tập trung vào những gì quan trọng đối với bạn và bạn sẽ mang lại cho mình cơ hội thành công cao nhất.
Các kỹ năng cứng của trợ lý ảo là gì?
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc
- Hiểu biết về các công cụ quản lý dự án khác nhau
- kĩ năng công nghệ thông tin
- Kỹ năng nghiên cứu cơ bản
- Kỹ năng viết
- Cơ sở kế toán. …
- Kiến thức về truyền thông xã hội.
Kỹ năng chuyên nghiệp trong Sơ yếu lý lịch cho Trợ lý ảo là gì?
Kỹ năng chuyên môn bao gồm:
- Tuân thủ thời hạn.
- Kỹ năng đa nhiệm.
- Tự quản lý.
- Chỉnh sửa Bài báo & Tài liệu.
- Động lực bản thân.
- Độ tin cậy & Sự tháo vát.
- Ứng dụng Office (ví dụ: Word, Google Docs, Excel)
- Sáng kiến & Trách nhiệm giải trình.
Phần Thử Thách Nhất Khi Làm Trợ Lý Ảo là gì?
Giao tiếp có thể là thách thức khó khăn nhất mà bạn sẽ phải đối mặt. Một VA không giao tiếp tốt sẽ gây ra nhiều vấn đề, bao gồm cả việc trì hoãn công việc và mất thông tin. Khách hàng và trợ lý ảo cũng có nhiều khả năng trở nên thất vọng khi không có các lộ trình giao tiếp rõ ràng.
Kết luận
Trợ lý ảo hữu ích trong hầu hết mọi lĩnh vực. Trợ lý ảo có thể thực hiện nhiều tác vụ quản trị cho bạn, cho phép bạn tập trung vào những việc khác. Họ cũng có thể hỗ trợ và hỗ trợ các bộ phận khác nhau. Những trách nhiệm này mang lại nhiều lợi ích, từ công việc đơn giản là kiểm tra email đến các nhiệm vụ phức tạp hơn là tổ chức các cuộc hẹn và cung cấp lời nhắc. Sử dụng trợ lý ảo cho phép bạn tiết kiệm tiền trong khi tập trung vào công việc kinh doanh của mình.
- TRỢ LÝ TIẾP THỊ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Người quản lý, &; Phỏng vấn
- TRỢ LÝ QUẢN LÝ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Sơ yếu lý lịch & Hướng dẫn
- TRỢ LÝ ẢO LÀ GÌ: Ý nghĩa Dịch vụ và Mức lương
- DỊCH VỤ TRỢ GIÚP VIRTUAL: Dịch vụ hỗ trợ ảo tốt nhất
dự án
