Điều quan trọng là phải định dạng email hoặc thư của bạn một cách chuyên nghiệp như khi bạn viết thư kinh doanh cho dù gửi yêu cầu về công việc, xin việc hay viết thư từ chuyên nghiệp khác. Xét cho cùng, mọi người đều nhận được rất nhiều email, kể cả nhà tuyển dụng và quản lý nhân sự. Đảm bảo rằng nội dung email của bạn nổi bật, thay vì sự bất cẩn của bạn với ngữ pháp, bố cục hoặc ngôn ngữ. Gửi email doanh nghiệp là một cách phổ biến để liên lạc với khách hàng, nhà tuyển dụng và những người trong ngành khác. Định dạng thư chính thức khác nhau tồn tại cho các tình huống khác nhau. Xem ví dụ về các email được định dạng đúng cách có thể giúp bạn quyết định phong cách tốt nhất để sử dụng trong các ngữ cảnh chuyên nghiệp khác nhau. Dưới đây chúng tôi đề cập đến thư, địa chỉ và định dạng thư thích hợp sẽ hướng dẫn bạn đưa ra một thư xuất sắc.
Viết Email là gì?
Viết email đòi hỏi phải tạo thư, gửi thư, lưu trữ thư và đọc thư sau. Email đề cập đến bất kỳ hình thức giao tiếp điện tử nào. Viết email được lựa chọn hơn các phương thức giao tiếp khác vì nó vừa tiết kiệm thời gian vừa tiết kiệm chi phí.
Ngoài ra, Email, viết tắt của “thư điện tử”, là một cách để giao tiếp kỹ thuật số qua Internet và trao đổi thư cũng như tệp. Email thường được sử dụng cho thư từ liên quan đến kinh doanh. Do chi phí thấp và thời gian xử lý ngắn, nó đã nhanh chóng trở thành phương thức liên lạc ưa thích.
Viết thư đã nhường chỗ cho email như một phương tiện liên lạc hiện đại hơn do những tiến bộ công nghệ. Tuy nhiên, gửi email qua lại là một khía cạnh quan trọng của cuộc trò chuyện thời hiện đại. Đây là phương tiện giao tiếp phổ biến của nhân viên trong các doanh nghiệp, công ty,… Đây cũng là một nội dung quan trọng trong chương trình giảng dạy của các trường học.
Các kiểu viết email
Dưới đây là 3 loại viết email.
#1. Email bán chính thức
Đây là loại giao tiếp bao gồm một email được viết cho đồng nghiệp hoặc đồng đội trong bối cảnh của một dự án. Ngôn ngữ được chọn là ngôn ngữ dễ hiểu, thân mật và trang trọng. Ngoài ra, điều cần thiết là luôn cư xử lịch sự và khéo léo.
#2. Email trang trọng
Giả sử chúng ta đang tham gia vào quá trình tạo hoặc soạn email cho một số loại giao tiếp thương mại. Nó sẽ được coi là một email trang trọng về giọng điệu và nội dung. Email trang trọng là email được viết cho các quan chức tại một tổ chức, chẳng hạn như công ty, cơ quan chính phủ, trường học hoặc bất kỳ loại quan chức nào khác.
#3. Email không chính thức
Email thân mật là email được viết cho bất kỳ bạn bè, thành viên gia đình hoặc họ hàng nào. Khi giao tiếp không chính thức qua email, không có bộ hướng dẫn nào để tuân theo. Một người được tự do giao tiếp bằng bất kỳ ngôn ngữ nào họ chọn.
Đặc điểm của Email
Một email đi kèm với rất nhiều tính năng hữu ích. Sau đây là một ví dụ về một vài trong số họ:
- Bot trả lời tin nhắn tích hợp
- Thêm địa chỉ vào sổ địa chỉ của bạn.
- Có thể sử dụng địa chỉ trong tương lai tại vị trí này.
- Một hệ thống lưu trữ và truy xuất tin nhắn một cách máy móc
- Đảm bảo rằng một tin nhắn đã được gửi
- Khả năng phân phối truyền thông đại chúng
- Để đính kèm chữ ký,
- Điều khiển dữ liệu theo thời gian và ngày hiện tại
- Tất cả các tệp, hình ảnh và âm thanh đều có thể được gửi dưới dạng tệp đính kèm.
- Email có thể được đọc trên thiết bị di động
Định dạng thư
Điều quan trọng là phải tìm hiểu những kiến thức cơ bản về viết thư trước khi đi sâu vào các mẫu có sẵn. Mỗi thư, bất kể chủ đề của nó, sẽ có cùng định dạng chung và các tính năng giống nhau. Tìm hiểu những khía cạnh này có thể giúp bạn viết email chuyên nghiệp và thuyết phục hơn.
Định dạng email phù hợp là gì?
Định dạng thích hợp của thư bao gồm dòng chủ đề, lời chào, nội dung, dòng kết thúc và chữ ký. Khi soạn thảo một email, điều quan trọng là phải ghi nhớ một số điều: dòng tiêu đề ngắn, lời chào tùy chỉnh, ngôn ngữ đơn giản, dòng kết thúc và chữ ký phù hợp.
Sử dụng một mẫu email để giúp bạn sắp xếp thông điệp sao cho thông điệp nói trực tiếp với nhu cầu và sở thích của người nhận. Mặc dù cấu trúc của các email có thể khác nhau, nhưng mục tiêu của mỗi email đều giống nhau: truyền tải thông điệp dự định gửi đi.
Vì vậy, hãy thảo luận về điều gì tạo nên một định dạng email phù hợp và cách triển khai nó trong thư từ của riêng bạn.
#1. dòng tiêu đề
Người nhận email sẽ nhìn thấy dòng chủ đề trước mọi thứ khác. Do đó, khía cạnh quan trọng đầu tiên của việc viết email trang trọng là dòng chủ đề.
Một số cân nhắc như sau:
- Đảm bảo dòng chủ đề rõ ràng và súc tích.
- Một dòng chủ đề ngắn gọn là thích hợp hơn. Độ dài hoàn hảo cho một dòng chủ đề là sáu từ.
- Ngoài ra, hãy sử dụng một vài ký tự đầu tiên của dòng chủ đề để truyền đạt thông tin phù hợp nhất.
- Để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn hơn nữa, hãy thêm tiền tố như “Chuyển tiếp”, “Trả lời”, “Khẩn cấp” hoặc “Thông báo”. Nó cho phép người nhận biết họ đã nhận được loại email nào.
Theo nghiên cứu, một e-mail có dòng chủ đề được cá nhân hóa có cơ hội được mở cao hơn 26%. Cho dù bạn đang gửi email bán hàng, email cá nhân, bản tin hay thứ gì khác, dòng tiêu đề phải phản ánh mục đích của email. Tôi khuyên bạn nên ngồi xuống và suy nghĩ nghiêm túc về các lựa chọn của mình trước khi quyết định.
# 2. Lời chào
Lời chào là phần quan trọng tiếp theo của một định dạng thư chính thức. Mỗi và mọi email đều có một người nhận cụ thể trong tâm trí. Bước đầu tiên trong việc viết một email trang trọng là đề cập đến người nhận một cách thích hợp.
Sử dụng “To Whom It May Concern” hoặc “Dear Sir or Madam” khi viết thư cho người mà bạn không biết tên.
Các quan chức cấp cao nên được gọi là “Gửi người quản lý”, “Kính gửi Tiến sĩ Ghosh” hoặc “Kính gửi bà Kim,” thay vì sử dụng tên của họ.
Có thể chỉ cần nói “Xin chào” trước tên của đồng nghiệp khi xưng hô với họ. Luôn lịch sự và nhớ sử dụng lời chào thích hợp. Trong email doanh nghiệp, bạn phải luôn sử dụng tên đầy đủ, không chỉ đơn giản là họ hoặc tên.
#3. Nội dung của Email
Phần chính của bất kỳ email kinh doanh nào là văn bản nội dung. Định dạng tiêu chuẩn cho thư chuyên nghiệp có thể đạt được bằng cách tuân thủ một số nguyên tắc đơn giản.
- Đoạn đầu tiên của email của bạn nên giới thiệu bản thân và mục đích của thông điệp của bạn. Nếu bạn không biết người nhận, hãy bắt đầu bằng phần giới thiệu và ghi chú giải thích lý do bạn viết thư.
- Cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt về vấn đề, câu hỏi hoặc câu trả lời của bạn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được, nhưng đừng lạc đề khỏi chủ đề chính bằng cách đưa vào các chi tiết không liên quan. Hãy ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
- Câu cuối cùng của email phải phản ánh giọng điệu nghiêm túc và cấu trúc phù hợp của toàn bộ thư. trong khi đặt câu hỏi, bạn có thể nói điều gì đó như “Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn” hoặc “Tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn” và trong khi trả lời câu hỏi, bạn có thể nói điều gì đó như: “Tôi hy vọng Tôi đã trả lời đầy đủ câu hỏi/nghi ngờ của bạn.”
#4. Chữ ký
Chữ ký email của bạn (đôi khi được gọi là chân trang) đóng vai trò là lời tạm biệt. Cách bạn thực hiện điều này sẽ ảnh hưởng đến ấn tượng mà bạn đã tạo ra cho đến nay. Đây là cơ hội để bạn gây ấn tượng với người đọc và nhận được lời khen ngợi của họ bằng cách biến trải nghiệm đó thành trải nghiệm mà họ sẽ không bao giờ quên. Tuy nhiên, nếu bạn mắc lỗi ở đây, toàn bộ thông điệp hoặc ưu đãi của bạn có thể bị nghi ngờ. Bạn nên cẩn thận để đảm bảo rằng chữ ký email của bạn gọn gàng và được tổ chức tốt.
Hơn nữa, nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt đầu tiên và lâu dài, bạn nên nghĩ đến việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Bạn có thể tùy ý sử dụng chữ ký email chỉ có văn bản tiêu chuẩn từ những ngày đầu của email. Trong cả hai trường hợp, hãy đảm bảo liệt kê tất cả các chi tiết liên hệ và công việc liên quan của bạn. Bạn cũng nên bao gồm các liên kết có thể nhấp vào trang web chính của mình, các hồ sơ trên mạng xã hội tích cực nhất của bạn và một trang đích.
5 định dạng thư với các ví dụ
Sau đây, chúng ta sẽ xem xét năm loại thư phổ biến nhất và định dạng lý tưởng cho từng loại:
#1. Định dạng thư chuyên nghiệp
Các email liên quan đến kinh doanh luôn được viết với giọng điệu trang trọng. Chẳng hạn, liên hệ ban đầu của một người làm nghề tự do với các khách hàng mới nên được thực hiện thông qua một email giống như công việc. Trong môi trường ngày nay, điều quan trọng là những email này phải được điều chỉnh cho phù hợp với từng người nhận.
Đây là định dạng thích hợp cho một thư kinh doanh:
- Tạo một dòng chủ đề hấp dẫn và điều chỉnh nó cho từng người đọc.
- Xác định lời chào thích hợp dựa trên sự quen thuộc của bạn với người nhận.
- Bắt đầu email bằng cách giải thích bạn là ai và tại sao bạn quyết định liên hệ với người này. Thiết lập mối quan hệ trước khi thực hiện chào hàng.
- Kết thúc email bằng lời kêu gọi hành động ngắn gọn và chữ ký mang tính kinh doanh.
Dưới đây là một ví dụ tuyệt vời về email kinh doanh sử dụng giọng điệu vui vẻ, mời gọi và lời chào ngay lập tức đến người nhận bằng tên.
Chào Paul,
Tôi là Kyrian, và tôi phụ trách bán hàng tại Công ty ABC. Tôi muốn nói chuyện với bạn về tài khoản của bạn.
Tôi vui mừng thông báo với bạn rằng một số đợt giảm giá hiện tại sẽ kết thúc trong tuần tới. Hãy cho tôi biết nếu có thời gian tốt để chúng ta nói chuyện.
Lời chúc tốt đẹp nhất, Kyrian
#2. Định dạng thư cảm ơn
Một email bày tỏ lòng biết ơn thường được gửi sau khi một số loại tương tác đã diễn ra. Người nhận có thể đã giúp bạn thực hiện một dự án, trả lời yêu cầu cá nhân mà bạn gửi, được bạn phỏng vấn hoặc thậm chí chỉ đồng ý gặp bạn.
Đừng lãng phí thời gian của người nhận bằng một email “cảm ơn” dài dòng; thay vào đó, hãy đi thẳng vào vấn đề. Ngoài ra, email “cảm ơn” không phải lúc nào cũng cần thiết và đôi khi có thể làm tắc nghẽn hộp thư đến của một người có thể cực kỳ bận rộn, vì vậy hãy suy nghĩ cẩn thận về việc gửi một email có tốt cho bạn hay không.
Đây là định dạng thư cảm ơn phù hợp.
Xin chào tên]
Rất cám ơn vì [những gì họ đã làm]. Thật vui khi được cộng tác với bạn và tôi háo hức mong chờ cơ hội tiếp theo của chúng ta để làm như vậy.
Nếu có bất cứ điều gì khác tôi có thể giúp bạn, xin vui lòng liên hệ.
Tất cả những gì tốt nhất của tôi,
Tên: (Chức danh chính thức)
#3. Định dạng thư nhắc nhở
Cho dù đây là lần đầu tiên, thứ hai hay thứ ba của bạn tương ứng với người này qua thư, định dạng thư của bạn sẽ thay đổi tương ứng. Có những thông tin cần thiết để đưa vào email liên hệ đầu tiên của bạn.
Bạn không cần phải cung cấp nhiều thông tin cơ bản trong thư nhắc nhở hoặc theo dõi. Thay vào đó, hãy nhắc nhở bên kia một cách nhẹ nhàng và ngắn gọn về những gì đã được thỏa thuận trước đó (với giả định rằng nó có thể đã bị lãng quên hoặc bị xếp xuống cuối danh sách việc cần làm của họ).
Sản phẩm bổ sung này có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và theo thứ tự quan trọng nhất đối với bạn. Hơn nữa, đại đa số mọi người đánh giá cao sự nhất quán của bạn và tôn trọng bạn hơn vì lời nhắc nhở.
Dưới đây là ví dụ về định dạng thư nhắc nhở phù hợp
Xin chào tên],
Email này chỉ đóng vai trò như một lời nhắc nhở thân thiện rằng bạn đã lên lịch phỏng vấn với [tên], người đang ứng tuyển cho [tên vai trò].
Thời gian gặp mặt và địa điểm phỏng vấn là [thời gian] [ngày] [địa điểm].
Nếu có bất cứ điều gì tôi có thể làm để giúp bạn sẵn sàng phỏng vấn người này, vui lòng cho tôi biết.
Tốt nhất,
[Tên của bạn]
#4. Định dạng thư xin lỗi
Bản chất của con người là thỉnh thoảng phạm sai lầm và không chính xác. Chúng ta không thể tránh khỏi những sai lầm gây tổn thương, bất tiện hoặc làm người khác thất vọng. Ngoài ra, cách hành động tốt nhất là chỉ cần xin lỗi và tiếp tục.
Nếu bạn xin lỗi một cách chân thành, người kia sẽ không phật ý chút nào. Lời xin lỗi chân thành luôn là chính sách tốt nhất.
Tuy nhiên, khi xin lỗi, điều quan trọng là sử dụng những từ thể hiện lòng trắc ẩn đối với người mà bạn xin lỗi, thay vì những từ bộc lộ cảm xúc thật của bạn. Đừng đổ lỗi cho họ, và không đưa ra lời biện minh nào.
Đây là ví dụ về định dạng thư xin lỗi thích hợp
Mà nó có thể quan tâm:
Thay mặt cho [tên công ty hoặc doanh nghiệp], tôi thành thật xin lỗi về dịch vụ mà chúng tôi đã cung cấp trong lần bạn ghé thăm quán ăn của chúng tôi gần đây.
Tôi đánh giá cao việc bạn đã thông báo cho tôi về những vấn đề này và hãy yên tâm rằng chúng tôi đang làm tất cả trong khả năng của mình để giải quyết những lo ngại này và ngăn chặn những sự cố như vậy xảy ra trong tương lai.
Vui lòng lấy thẻ quà tặng trị giá 100 đô la này để sử dụng một cách thuận tiện tại nhà hàng của chúng tôi trong tương lai như lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.
Tôi mong sớm được gặp lại bạn tại [chèn tên công ty hoặc tổ chức].
Trân trọng,
(Điền tên và tiêu đề của bạn ở đây)
#5. Yêu cầu định dạng thư
Thư yêu cầu thường ngắn và đi thẳng vào vấn đề, trong đó người gửi gửi yêu cầu trực tiếp đến người nhận. Nó có thể là bất cứ điều gì từ việc tìm kiếm một cuộc họp để kết nối trên một mạng lưới kinh doanh hoặc thậm chí yêu cầu một lời giới thiệu chuyên nghiệp. Khi trả lời yêu cầu được thực hiện qua email, người nhận có tùy chọn nói “có” hoặc “không”. Tuy nhiên, hãy luôn chỉ định chính xác những gì bạn cần trong một email có tính chất này.
Định dạng thư nghỉ ốm
Xin chào [Tên người giám sát],
Tôi viết thư này để xin nghỉ làm do bị ốm giữa [các ngày]. Để hồi phục sức khỏe sau ca phẫu thuật, bác sĩ khuyên tôi nên nghỉ làm hai tuần. Vào [ngày], tôi định quay lại văn phòng.
Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu thêm, xin vui lòng liên hệ với tôi.
Trân trọng,
Ghi tên ở đây
Cách cải thiện kỹ năng viết email của bạn
Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn trở thành một người viết thư tốt hơn:
#1. Cài đặt Trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Có những tiện ích bổ sung mà bạn có thể cài đặt trên máy tính sẽ kiểm tra email của mình để tìm các vấn đề như chính tả, ngữ pháp và từ ngữ không hiệu quả. Những tiện ích bổ sung này có thể hữu ích trong việc tìm ra những lỗi sai trong công việc mà bạn có thể đã bỏ qua khi đọc lại và sửa chữa nhanh chóng. Tiện ích mở rộng có thể hữu ích, nhưng bạn nên thận trọng với lời khuyên mà chúng cung cấp. Thay vì chỉ phụ thuộc vào chương trình kiểm tra chính tả hoặc phần bổ trợ của trình duyệt, hãy nhớ tự mình đọc lại bài viết của mình.
#2. Đọc qua công việc của bạn cho những sai lầm
Đọc lại email của bạn trước khi nhấn nút gửi có thể giúp bạn phát hiện bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc văn phong nào. Nếu bạn viết lại bất kỳ phần nào trong email của mình, bạn nên đặc biệt chú ý đến những câu bạn vừa viết lại khi xem lại bài làm của mình. Không có gì lạ khi mọi người bỏ qua các cụm từ hoặc lặp lại các từ khi viết. Bạn nên để mắt đến bất kỳ email nào mà bạn sắp gửi cho một đối tác kinh doanh hoặc liên hệ cấp cao.
#3. Sửa lỗi điển hình trong ngữ pháp và chính tả
Nếu tiện ích bổ sung tiếp tục đề xuất cùng một nội dung hoặc bạn biết mình thường xuyên mắc lỗi ngữ pháp ngớ ngẩn, hãy xem lại các quy tắc viết hay để cải thiện kỹ năng của mình. Việc lạm dụng của bạn, của họ, và như vậy là một lỗi phổ biến. Ngoài ra, khi bạn biết những gì cần tìm, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra các lỗi trong công việc của mình hơn nhiều.
#4. Viết từ từ
Ngay cả khi bạn đang vội trả lời thư, việc dành thời gian sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài. Bạn không nên vội vàng trả lời email, vì làm như vậy có thể khiến bạn bỏ lỡ những chi tiết quan trọng. Có thể dành nhiều thời gian hơn để viết email để giải tỏa sự nhầm lẫn hoặc khắc phục những hiểu lầm. Nếu chậm lại, bạn có thể chắc chắn rằng thông điệp của mình được truyền tải rõ ràng.
Định dạng Thư Thư
Ngay cả khi tin nhắn SMS và email phổ biến hơn bao giờ hết, bạn vẫn cần biết cách gửi thư đúng cách. Các bức thư trang trọng vẫn được sử dụng cho đến ngày nay, đặc biệt là thư từ kinh doanh và khi xin việc. Thư xin việc thường là điểm tiếp xúc ban đầu giữa nhà tuyển dụng tiềm năng và ứng viên, vì vậy điều quan trọng là tạo ấn tượng tốt.
Do đó, định dạng thư điện tử cần bao gồm thông tin người gửi và ngày chính xác, lời chào và địa chỉ của người nhận dự định. Nắm vững nghệ thuật về nghi thức viết thư phù hợp sẽ tạo ra âm hưởng cho toàn bộ cuộc giao tiếp và để lại ấn tượng lâu dài đối với người nhận. Ngoài ra, đọc ĐỊNH DẠNG THƯ CHÍNH THỨC: Định dạng tốt nhất cho mọi doanh nghiệp là gì?
Những điều cần bao gồm khi giải quyết một định dạng thư chính thức
Điều quan trọng là phải ghi nhớ một số nguyên tắc trong khi viết thư kinh doanh hoặc thư nghề nghiệp để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được nhận dưới ánh sáng tốt nhất có thể. Định dạng viết thư chính xác như sau:
#1. Chi tiết liên hệ ở trên cùng
Người nhận thư của bạn nên biết bạn là ai, chức danh của bạn là gì, bạn làm việc ở đâu và sống ở đâu, cũng như gửi thư trả lời ở đâu. Thông tin chi tiết của người gửi sẽ giống như sau:
- Dòng đầu tiên: Họ và tên
- Dòng thứ hai: Tên công ty
- Dòng thứ ba: Địa chỉ đường phố
- Dòng thứ tư: Thành phố hoặc thị trấn, theo sau là tên tiểu bang và mã zip. Tên tiểu bang có thể được viết tắt thành chữ viết tắt hai chữ cái chính thức của nó.
- Địa chỉ sẽ xuất hiện dưới tên người gửi và phải được căn chỉnh về bên trái.
- Nếu bạn đang viết thư cho ai đó ở một quốc gia khác, hãy viết tên quốc gia đó ở dòng thứ tư.
- Bao gồm một địa chỉ email và số điện thoại để liên lạc dễ dàng hơn.
# 2. Ngày
Tiếp theo, ở lề trái hoặc phải, hãy nhập ngày gửi thư. Sử dụng các chữ cái để đánh vần tháng và các chữ số để biểu thị ngày và năm. Ngày có thể được viết ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như ngày 15 tháng 2020 năm XNUMX.
#3. Tên và Địa chỉ của Người nhận
Dữ liệu này nằm ở phía bên trái của trang, bên dưới địa chỉ của người gửi. Tên và địa chỉ bưu chính của người nhận được bao gồm. Điều này cho thấy rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu người nhận và sẽ giúp bạn hình thành mối quan hệ bền chặt hơn với họ. Ngoài ra, bao gồm vị trí của người nhận hoặc thành tích học tập.
Đối với một giáo sư người Anh, bạn nên gửi thư tới “Paul Jones, Ph.D.” Tên doanh nghiệp phải nằm ở dòng thứ hai bên dưới tên. Trên dòng thứ ba, bao gồm đường phố và thành phố của người nhận; ngày thứ tư, bao gồm tiểu bang và mã zip. Trên dòng thứ tư, viết tên quốc gia nếu người nhận sống bên ngoài Hoa Kỳ.
#4. lời chào
Bỏ qua một dòng sau tên của người nhận và viết lời chào thay thế. Việc bạn sử dụng lời chào trang trọng hay thân mật tùy thuộc vào mức độ bạn biết người nhận thư. Nếu bạn chưa từng gặp người nhận trước đó, tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng “Dear”, cách chào phổ biến nhất. Sau lời chào là tên của người nhận, theo sau là dấu hai chấm hoặc dấu phẩy.
Sử dụng “Dear Sir or Madam” theo sau là dấu hai chấm nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận. Nếu người nhận là phụ nữ và bạn không biết cô ấy đã kết hôn hay chưa, hãy sử dụng “Ms.” như một lời chào. Tiến sĩ, Giáo sư và Danh dự cũng trang trọng như bất kỳ chức danh nào khác. Đây là một số ví dụ về lời chào:
- Kính gửi ông Paul
- Cô Williams thân mến
- Tiến sĩ Adams thân mến
- Giáo sư Mark thân mến
Làm thế nào để bạn viết thư?
Email là phương thức liên lạc chính thức và đáng tin cậy nhất bất chấp sự gia tăng của các kênh khác. Email được sử dụng ở mọi nơi, không giống như các ứng dụng mạng xã hội hoặc nhắn tin. Vì điều này, email đã trở thành một trong những phương thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất. Khi ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng mô hình kết hợp trong đó một số nhân viên làm việc từ các văn phòng tập trung từ xa và một số làm việc tại nhà, tỷ lệ giao tiếp kinh doanh được thực hiện qua email đã tăng vọt. Ngược lại, email doanh nghiệp vẫn được coi là chuyên nghiệp và phức tạp, để trò chuyện và nhận xét trong phần mềm cộng tác nhóm, có thể trực tiếp và thậm chí hơi trang trọng. Là một kênh không đồng bộ, nó được xếp hạng trong số những kênh quan trọng nhất. Ngoài ra, email có thể được nhận, đọc, hiểu và phản hồi bởi những người nhận dự định. Dưới đây là từng bước để viết một bức thư tử tế.
- Duy trì danh tính trực tuyến chuyên nghiệp.
- Sử dụng một chủ đề dễ hiểu.
- Bắt đầu mọi thứ với một lời chào vui vẻ.
- Cung cấp một số bối cảnh
- Đưa ra quan điểm một cách ngắn gọn.
- Đưa lên CTA.
- Chèn nhận xét tóm tắt
- Chỉ ký bằng chữ ký hợp lệ.
- Kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và sự tỉnh táo.
- Lưu ý cài đặt CC/Bcc của bạn
- Luôn sử dụng cùng một định dạng thư.
Phong bì định dạng thư
Thư bưu điện và chuyển phát gói hàng là những phương tiện thông tin liên lạc và vận chuyển đường dài phổ biến. Học cách ghi địa chỉ phong bì đúng cách là một kỹ năng và định dạng cần thiết để gửi và nhận thư. Tuy nhiên, các lá thư và gói hàng có nhiều khả năng đến được đích và nhận được phản hồi nếu có địa chỉ chính xác và các chi tiết khác.
Hơn nữa, địa chỉ của người nhận và địa chỉ của chính bạn là hai thông tin quan trọng nhất cần đề cập khi ghi địa chỉ trên phong bì. Thông thường có ba dòng dành cho địa chỉ của một bức thư cá nhân: tên người nhận, địa chỉ đường phố và thành phố, tiểu bang và mã ZIP. Thực tế phổ biến là bao gồm tên công ty, bộ phận hoặc tên người nhận, địa chỉ đường phố và thành phố, tiểu bang và mã ZIP trên các dòng riêng biệt khi gửi thư cho doanh nghiệp. Đây là một phong bì định dạng thư.
(Góc trên bên trái)
[Tên đầy đủ của bạn]
[Số đường và tên của bạn]
[Thành phố, tiểu bang và mã ZIP của bạn]
(Chính giữa phong bì)
[Tên người nhận]
[Tên doanh nghiệp (nếu có)]
[Số đường và tên người nhận]
[Thành phố, tiểu bang và mã ZIP của người nhận]
Kết luận
Một email hoặc một định dạng thư tương tự như một lá thư ở chỗ nó bắt đầu bằng lời cảm ơn của người đọc, sau đó trình bày các ý tưởng có sẵn và kết thúc bằng lời kêu gọi hành động. Bằng cách làm theo các phương pháp hay nhất để bố trí email, bạn có thể thu hút sự chú ý của người đọc, thúc đẩy họ hành động và cung cấp cho họ các kênh liên lạc rõ ràng với bạn.
Tuy nhiên, các định dạng email tốt nhất không phải là thứ bạn phải tuân theo một cách tôn giáo.
Câu hỏi thường gặp về định dạng thư
Cách trang trọng nhất để bắt đầu một lá thư là gì?
Lời chào tiêu chuẩn cho các bức thư trang trọng là “Kính gửi”, theo sau là tên của người nhận. Họ và tên hoặc chức danh và họ đều được chấp nhận. Tuy nhiên, nếu bạn không chắc chắn về tên của người nhận, “Dear Sir or Madam,” là lời chào thích hợp để sử dụng.
Làm thế nào để bạn bắt đầu và kết thúc một email?
Đây là cách bắt đầu và kết thúc một email.
- Kính thưa. Nếu bạn không quen với người này trước đây, tốt nhất bạn nên sử dụng hình thức xưng hô an toàn, chính thức và lịch sự này.
- Xin chào. Lời chào “xin chào” kết hợp sự lịch sự, trang trọng và thân thiện.
- Từ “hi” thân mật được chấp nhận.
- Trân trọng bạn.
- Trân trọng và lời chúc tốt đẹp nhất.
- Trân trọng kính chào.
Bài viết tương tự
- TIẾP THỊ THƯ TRỰC TIẾP: Mọi thứ bạn cần biết!!!
- HỆ THỐNG EMAIL DÀNH CHO DOANH NGHIỆP: Hơn 17 lựa chọn tốt nhất năm 2023
- TIÊU CHUẨN MAIL: Thư Chuẩn mất bao lâu
- CÁCH VIẾT MỘT THƯ CHUYÊN NGHIỆP: Hướng dẫn & Mẹo miễn phí cần biết
- CÁC NHÀ THIẾT KẾ WEBSITE SAN FRANCISCO: 10 Cơ quan thiết kế web ở San Francisco 2023
- SỞ PHỤC HỒI CALIFORNIA: Đánh giá năm 2023
Tài liệu tham khảo
