Quản lý văn phòng là một công việc lớn với nhiều bên liên quan. Nó không chỉ đơn thuần là phân phối đồ dùng văn phòng và thực hiện các trách nhiệm hành chính khác; đó là đảm bảo rằng văn phòng hiện đại của bạn và mọi người trong đó hoạt động tốt cùng nhau. Hướng dẫn này sẽ kiểm tra việc quản lý văn phòng vì nó được thực hiện bởi các nhà quản lý văn phòng hiện tại. Chúng ta sẽ xem xét các yêu cầu của công việc quản lý văn phòng, các kỹ năng cần thiết để thành công, vai trò đang thay đổi như thế nào và bạn có thể phát triển như thế nào trong lĩnh vực này.
Quản trị văn phòng là gì?
Quản lý văn phòng là một công việc tập trung vào việc tăng năng suất, hiệu quả và điều kiện làm việc của văn phòng. Nó có thể đòi hỏi nhiều trách nhiệm, chẳng hạn như quản lý nơi làm việc hiện đại, xử lý thiết bị văn phòng, tạo môi trường văn phòng thân thiện, quản lý ngân sách văn phòng, chào đón khách và nhân viên mới đến không gian làm việc, tổ chức các hoạt động trong văn phòng và các sự kiện bên ngoài cho nhân viên văn phòng, lập kế hoạch và đặt trước chuyến đi cho nhân viên, quản lý thông tin liên lạc nội bộ, mua nội thất văn phòng, v.v.
Quản lý văn phòng là một chức danh công việc cụ thể có nhiệm vụ rất khác nhau tùy theo ngành, quy mô của tổ chức và thành phần của các bộ phận khác. Dù bạn làm việc cho một công ty lớn hay nhỏ, công việc hành chính văn phòng sẽ có sự khác biệt rất lớn.
Có một số chức danh có thể cho vai trò này, bao gồm:
- Người quản lý nơi làm việc
- Trưởng phòng Hoạt động Văn phòng
- Cơ sở quản lý
- Giám đốc hành chính
Các loại công việc quản lý văn phòng
Có nhiều loại công việc quản lý văn phòng khác nhau, nhưng trách nhiệm cốt lõi của những người quản lý này là tương đối giống nhau. Người quản lý văn phòng đôi khi có thể thuê, sa thải, đào tạo và thăng chức cho nhân viên ngoài việc giám sát hoạt động hiệu quả của bộ máy quản lý công ty và đảm bảo cung cấp các vật tư cần thiết và thiết bị văn phòng ở tình trạng tốt.
#1. Quản lý văn phòng công ty
Các nhà quản lý tại mỗi chi nhánh của một tập đoàn được đưa vào các công việc quản lý văn phòng công ty. Bởi vì giám đốc khu vực (thường đóng tại trụ sở chính) giám sát tất cả các giám đốc chi nhánh khác, nên việc đi lại giữa các địa điểm chi nhánh của công ty thường là một yếu tố chính của công việc. Các nhà quản lý văn phòng công ty cũng nghĩ ra các mô hình tổ chức mới cho nguồn nhân lực và các hoạt động tiếp thị.
#2. Quản lý văn phòng y tế
Quản lý văn phòng y tế đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo về giải phẫu, hoạt động của phòng thí nghiệm và luật chăm sóc sức khỏe. Người quản lý văn phòng y tế này thường làm việc trong văn phòng bác sĩ và giám sát tất cả các trợ lý y tế. Bảo mật bệnh nhân và xử lý chất thải y tế phù hợp cũng là những nghĩa vụ quan trọng.
#3. Quản lý văn phòng pháp lý
Vai trò quản lý văn phòng pháp lý đòi hỏi phải có kiến thức luật thực tế cũng như sự hiểu biết thấu đáo về các thủ tục pháp lý. Các nhà quản lý văn phòng luật phụ trách các trợ lý hành chính pháp lý, quản lý tiền lương và bộ phận nhân sự của một công ty.
#4. Quản lý văn phòng ảo
Thay vì làm việc toàn thời gian cho một công ty, các nhà quản lý văn phòng ảo đôi khi làm việc bán thời gian cho nhiều công ty nhỏ hơn. Điều này là do các doanh nghiệp nhỏ thường xuyên thuê ngoài các công việc quản lý văn phòng ảo. Tất cả các loại công việc từ xa đang gia tăng, vì vậy các nhà quản lý văn phòng ảo là một giải pháp thay thế hấp dẫn cho các công ty nhỏ đang phát triển chậm chưa yêu cầu người quản lý văn phòng tại chỗ.
Các yếu tố của quản lý văn phòng
Các trụ cột của một cấu trúc là các yếu tố của quản lý văn phòng. Cây cột vững chắc thì tòa nhà cũng vậy. Do đó, các khía cạnh của quản lý văn phòng là rất quan trọng đối với hoạt động hiệu quả của văn phòng. Các nguyên tắc chính của quản lý văn phòng như sau.
#1. Nhân viên
Công việc văn phòng thực ra là của dân văn phòng. Trong một công ty nhỏ, người quản lý văn phòng thường chịu trách nhiệm tuyển chọn và bố trí nhân viên văn phòng. Nhân sự được xử lý bởi bộ phận quản lý nguồn nhân lực trong các tập đoàn lớn.
Trong mọi trường hợp, công việc văn phòng phải được hoàn thành bằng cách phân phối công việc cho từng nhân viên dựa trên hiệu quả của họ, chỉ đạo nhân viên hoàn thành công việc với sự hỗ trợ của các nguồn lực văn phòng trong khung thời gian đã định và kiểm soát hành động của nhân viên văn phòng. Tất cả các nhiệm vụ này phải được thực hiện bởi người quản lý văn phòng.
#2. Có nghĩa
Các công cụ được sử dụng trong văn phòng được gọi là phương tiện. Bút chì, tẩy, giấy, mực, biểu mẫu văn phòng, máy đánh chữ, máy tính, máy in, máy tính và các vật dụng tương tự là những ví dụ về phương tiện. Các công cụ đầy đủ đã được cung cấp trong văn phòng và đang được sử dụng theo cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất để đạt được các mục tiêu.
# 3. Môi trường
Môi trường của một văn phòng được xác định bởi bản chất của doanh nghiệp. Nhiều nhiệm vụ văn phòng phải được hoàn thành trong một bầu không khí hoặc môi trường cụ thể. Một môi trường làm việc được thiết lập và duy trì để đảm bảo rằng công việc văn phòng diễn ra suôn sẻ. Vai trò và nhiệm vụ của người quản lý văn phòng là tạo ra một bầu không khí phù hợp bằng cách thực hiện nhiều chính sách và thông lệ.
# 4. Mục đích
Nhân viên văn phòng phải nhận thức được mục tiêu mà một nhiệm vụ nhất định được thực hiện cũng như tác động của công việc đó đến hiệu suất của những người khác. Mục đích được dạy cho nhân viên văn phòng bởi người quản lý văn phòng. Nếu không như vậy thì việc thực hiện công việc của văn phòng không dẫn đến việc sử dụng các nguồn lực của văn phòng một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất mà vẫn đạt được các mục tiêu đề ra.
Chức năng quản lý văn phòng chính
Một số nhiệm vụ mà một nhân viên quản lý văn phòng dự kiến sẽ hoàn thành như sau:
# 1. Lập kế hoạch
Tạo một cấu trúc các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của công ty bạn là một chức năng quan trọng của quản lý văn phòng. Khi bạn hoàn toàn hiểu các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty mình, bạn có thể lập kế hoạch để hoàn thành chúng. Bước đầu tiên hướng tới các hoạt động và kiểm soát hiệu quả là lập kế hoạch chi tiết và sắp xếp cuộc họp.
#2. Tổ chức tài nguyên
Tổ chức các nguồn lực đi đôi với việc đáp ứng các mục tiêu của công ty thông qua việc lập kế hoạch. Vật liệu, nhân sự và hỗ trợ tài chính là những ví dụ về những nguồn lực này. Sau khi lập kế hoạch, giai đoạn tiếp theo dành cho các nhà quản lý văn phòng là ủy thác công việc, bao gồm việc xác định những tài liệu nào được yêu cầu và phân phối những tài liệu đó cho những cá nhân thích hợp. Các nhà quản lý văn phòng vĩ đại nhất liên tục điều phối công việc để giữ cho các nguồn lực này hướng tới các mục tiêu đã định trước.
# 3. Nhân sự
Nhân sự là một chức năng quan trọng khác của người quản lý văn phòng. Các nhà quản lý văn phòng điều hành chỉ đạo hoặc cộng tác với bộ phận nhân sự trên tất cả các khía cạnh của nhân viên quản lý cấp dưới, tuyển dụng, thù lao, thăng chức và nghỉ hưu.
# 4. Giao tiếp
Quản lý văn phòng yêu cầu giao tiếp hiệu quả, đây là yêu cầu đối với mọi công ty hoạt động tốt. Nếu một người quản lý văn phòng không thể truyền đạt hiệu quả các nhu cầu của công ty tới nhân viên của mình, hiệu quả tối đa sẽ là không thể. Là một phòng họp cụ thể cần thiết cho các cuộc họp hàng tuần của một nhóm?
Họ có công nghệ cần thiết trong lĩnh vực đó không? Hãy nhớ rằng giao tiếp tuyệt vời là hai chiều. Nếu người quản lý văn phòng này không thể mô tả nhu cầu của công ty bạn, thì có thể người quản lý văn phòng này không phù hợp với tổ chức của bạn.
#5. Làm việc với CNTT
Trong công việc, các nhà quản lý văn phòng hiện đại phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Họ có thể sử dụng phần mềm trong vai trò hàng ngày của mình và cũng có thể hỗ trợ quản lý phần mềm và công nghệ cho nhân viên. Có thể tổ chức của bạn sử dụng phần mềm quản lý cơ sở kỹ thuật số.
Người quản lý văn phòng nên được đào tạo về tất cả các thiết bị hội nghị truyền hình và kết nối Wifi cho nhân viên và khách, cũng như làm việc với bộ phận CNTT để đảm bảo rằng tất cả các phòng họp đều hoạt động trơn tru.
# 6. Động lực
Động lực, một khía cạnh rất phức tạp của quản lý văn phòng, có hai loại. Có hai loại động lực: động lực bên trong và động lực bên ngoài. Khi nhân viên của bạn tự động viên, công việc của người quản lý văn phòng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Khi họ không như vậy, công việc của quản lý văn phòng là động viên họ từ bên ngoài.
Sự khuyến khích này phải đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động đồng thời mang tính cạnh tranh, năng suất và toàn diện. Khi động lực bên ngoài làm được tất cả những điều này, nhân viên văn phòng của bạn sẽ có nhiều khả năng nâng cao hiệu suất của họ hơn.
Kỹ năng quản lý văn phòng
Hơn hết, kỹ năng mềm là điều cần thiết đối với một nhà quản lý văn phòng có năng lực. Người quản lý văn phòng thường đóng vai trò là người liên lạc giữa một số phòng ban, cho dù đó là liên lạc giữa quản lý cấp trên và nhân viên, bộ phận nhân sự và nhân viên, hay giữa công ty và những người lao động khác trong tòa nhà, chẳng hạn như nhân viên vệ sinh.
Điều này không có nghĩa là các kỹ năng kỹ thuật là không liên quan; họ chắc chắn có thể cung cấp giá trị. Kiến thức và giáo dục kỹ thuật, chẳng hạn như khả năng sử dụng phần mềm hoặc nhận thức về các quy định lao động, ngày càng trở nên quan trọng khi vai trò của người quản lý văn phòng phát triển.
Nói như vậy, sau đây là những kỹ năng mềm và nhiệm vụ chính mà một người quản lý văn phòng nên tập trung vào:
- Tổ chức và kỹ năng quản lý thời gian là điều cần thiết, vì số lượng và sự đa dạng của các yêu cầu đối với chức năng này có nghĩa là chỉ những người quản lý văn phòng có tổ chức nhất mới thực hiện tốt.
- Ikỹ năng giao tiếp và lãnh đạo, điều này sẽ cho phép họ giữ được đội ngũ nhân viên vui vẻ, tạo ấn tượng tốt ban đầu với khách và xoa dịu những tranh luận khó khăn trong nhóm. Bạn cũng sẽ cần cộng tác với nhiều bộ phận khác nhau, chẳng hạn như nhân viên hành chính, công việc thư ký, nhóm tài chính, nhân sự và những bộ phận khác.
- Kỹ năng giao tiếp được yêu cầu để các thành viên trong nhóm hiểu quản lý cấp cao đang chuẩn bị gì cho tương lai và những gì họ mong đợi từ nhân viên. Điều này gần như chắc chắn sẽ yêu cầu sử dụng PowerPoint.
- Kĩ năng thương lượng được yêu cầu cải thiện bất kỳ thỏa thuận nào mà tổ chức có thể có với các nguồn bên ngoài. Ví dụ: nếu bạn đang chuyển các tòa nhà văn phòng, bạn sẽ cần có khả năng đàm phán và đưa ra quyết định để đảm bảo thỏa thuận tốt nhất cho công ty của bạn.
Làm thế nào để trở thành một người quản lý văn phòng
Quản lý văn phòng là một lĩnh vực rộng lớn bao gồm nhiều doanh nghiệp khác nhau. Do tính chất của công việc được thực hiện trong ngành đó, nhu cầu của các văn phòng có thể khác nhau. Xem xét sở thích, kinh nghiệm và tài năng cụ thể của bạn khi tìm kiếm vị trí quản lý văn phòng.
Nếu bạn thích sắp xếp và giữ mọi thứ ngăn nắp, bạn có thể thấy vai trò quản lý văn phòng hành chính là một nghề nghiệp bổ ích hơn. Dưới đây là một số hành động bạn có thể thực hiện để thăng tiến trong sự nghiệp với tư cách là người quản lý văn phòng:
#1. Theo đuổi các bằng cấp giáo dục có liên quan
Bạn có thể muốn khám phá việc theo đuổi các bằng cấp hoặc chứng chỉ cụ thể để giúp bạn trên con đường trở thành quản lý văn phòng như một phần trong việc xác định xem quản lý văn phòng có phù hợp với bạn hay không.
Các nhà quản lý văn phòng thường có bằng quản lý kinh doanh hoặc các chứng chỉ liên quan đến kinh doanh khác từ các trường bách khoa, cung cấp cho họ khả năng giao tiếp và tổ chức cần thiết. Những thông tin chuyên môn này làm cơ sở cho kiến thức chuyên môn về chủ đề mà hầu hết các nhà quản lý văn phòng sở hữu.
#2. Phát triển các kết nối và mạng lưới chuyên nghiệp tốt
Gặp gỡ những người mới tại các sự kiện kết nối và các cuộc họp khác tại nơi làm việc sẽ giúp bạn hiện thực hóa tham vọng trở thành quản lý văn phòng. Thông qua những cuộc gặp gỡ như vậy, bạn có thể gặp một người quản lý tuyển dụng từ một công ty có vị trí quản lý văn phòng mở. Ngoài ra, bạn có thể gặp một công ty săn đầu người có thể kết nối bạn với công việc tiếp theo.
#3. Ghi danh vào các khóa học
Nếu bạn muốn trở thành người quản lý văn phòng, hãy cân nhắc xem bộ kỹ năng hiện tại của bạn có phù hợp với bộ kỹ năng của người quản lý văn phòng hay không. Để tìm hiểu khả năng của một người quản lý văn phòng, bạn có thể tham gia các lớp học hoặc theo đuổi các chứng chỉ để cải thiện sự phù hợp của bạn với nghề.
Đầu tư thời gian và nỗ lực vào bản thân cho phép bạn đạt được những lợi thế lâu dài trong việc cải thiện bản thân. Nhà tuyển dụng có thể thích một ứng viên không ngừng phấn đấu để cải thiện hơn là một người có khả năng trì trệ.
#4. Làm một chương trình thực tập
Bạn có thể muốn khám phá việc thực tập tương tự trong thời gian rảnh rỗi để giúp bạn trên con đường trở thành quản lý văn phòng. Trước khi gia nhập lực lượng lao động, bạn có thể có được kinh nghiệm trực tiếp trong việc quan sát cách thức làm việc của người quản lý văn phòng, các hoạt động và trách nhiệm của người quản lý văn phòng cũng như tạo ra những mối quan hệ có giá trị tiềm năng.
Nếu bạn làm tốt trong thời gian thực tập, nhà tuyển dụng thậm chí có thể cung cấp cho bạn một công việc toàn thời gian sau khi bạn tốt nghiệp.
5 chức năng của quản lý văn phòng là gì?
Kỹ năng quản lý quá trình lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, giao tiếp, kiểm soát, điều phối và thúc đẩy một nhóm, đặc biệt là trong môi trường làm việc, được gọi là quản lý văn phòng.
Mục đích chính của quản lý văn phòng là gì?
Quản lý văn phòng ở tất cả các cấp là điều cần thiết để duy trì luồng thông tin liên tục giữa các phòng ban và nhân viên. Điều này được thực hiện để đảm bảo rằng tổ chức hoạt động trơn tru và hoạt động kinh doanh hoạt động tốt.
7 chức năng chính của quản lý văn phòng là gì?
Để đạt được các mục tiêu của tổ chức, nó tiến hành một số trách nhiệm như lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ đạo, điều phối và kiểm soát. Lộ trình tương lai của văn phòng được xác định bởi ban quản lý. Nó đưa ra các quyết định dài hạn về hoạt động của văn phòng.
Ba loại văn phòng là gì?
Trong số các loại văn phòng khác nhau là:
- Văn phòng riêng.
- Bàn làm việc chung.
- Văn phòng ảo.
Khóa học nào là tốt nhất cho quản lý văn phòng?
Bằng cử nhân về kinh doanh, quản lý kinh doanh hoặc quản trị kinh doanh là một số lĩnh vực nghiên cứu có thể giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho công việc quản lý văn phòng. Những chuyên ngành này sẽ dạy bạn cách quản lý tiền bạc, tăng sản lượng và dẫn dắt văn phòng đến thành công.
Kết luận
Hàng ngày, các nhà quản lý văn phòng là một trong số những người duy nhất liên hệ với mọi cấp độ nhân viên, qua mạng hoặc trực tiếp. Tầm quan trọng của vai trò quản lý văn phòng sẽ tăng lên khi văn hóa văn phòng trên toàn thế giới tiếp tục mở rộng và thay đổi.
Bài viết liên quan
- ĐỘNG LỰC CỦA NHÂN VIÊN: Thực tiễn tốt nhất về cách tạo động lực cho nhân viên
- 21+ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG TỐT NHẤT: Hệ Thống & Công Cụ Làm Việc Trong Năm 2023
- ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC: Lý thuyết và báo giá miễn phí
- KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN: Hướng dẫn cơ bản về cách tạo một nhân viên với các ví dụ
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
dự án
