Thời đại làm việc từ xa đã đến, và trong khi nhiều doanh nghiệp vẫn đang trong quá trình thích nghi, thì nơi làm việc ảo đã trở thành tiêu chuẩn đối với nhiều công ty. Bằng cách tận dụng công nghệ đám mây, giao tiếp và các công cụ cộng tác, nơi làm việc ảo cho phép nhân viên làm việc hiệu quả — mọi lúc, mọi nơi, với mọi thiết bị. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá nơi làm việc ảo là gì, nó hoạt động như thế nào và những lợi thế cũng như thách thức đi kèm với nó. Chúng ta sẽ xem xét các loại nơi làm việc ảo khác nhau, bao gồm nơi làm việc ảo Arc, nơi làm việc ảo của tôi và nơi làm việc ảo Centura và cách bạn có thể tận dụng chúng để tạo lợi thế cho mình. Cuối cùng, chúng ta sẽ thảo luận về cách tạo một nơi làm việc ảo vừa hiệu quả vừa hiệu quả.
Nơi làm việc ảo là gì?
Nơi làm việc ảo (VWP) là một môi trường kỹ thuật số hoặc trực tuyến, trong đó nhân viên và đồng nghiệp có thể cộng tác như thể họ đang ở trong cùng một không gian vật lý. Hơn nữa, nó cho phép họ tương tác và hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian thực từ các vị trí phân tán. Nơi làm việc ảo thường cung cấp các tính năng như chia sẻ tệp, nhắn tin, hội nghị truyền hình, quản lý dự án và danh sách nhiệm vụ, trò chuyện trực tiếp, phòng họp ảo và truy cập từ xa.
Phần mềm Nơi làm việc Ảo là gì?
Phần mềm nơi làm việc ảo là một loại công nghệ cho phép các nhóm từ xa cộng tác và làm việc cùng nhau trực tuyến giống như cách họ sẽ làm nếu họ ở cùng một địa điểm văn phòng thực. Trong khi đó, người dùng có thể tương tác, trao đổi dữ liệu và cộng tác trên các dự án trong thời gian thực bằng cách sử dụng các công cụ và khả năng có trong phần mềm nơi làm việc ảo. Những công nghệ này có thể bao gồm chia sẻ màn hình, nhắn tin trò chuyện, cộng tác tài liệu, quản lý tác vụ và hội nghị truyền hình.
Khi nhiều doanh nghiệp triển khai các chính sách làm việc từ xa hoặc các mô hình kết hợp cho phép nhân viên làm việc từ cả văn phòng và các địa điểm từ xa, phần mềm VWP ngày càng trở nên phổ biến. Bất kể vị trí thực tế của họ, phần mềm này cho phép các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Để duy trì tình bạn thân thiết và tinh thần đồng đội, nó cũng cho phép các nhóm tương tác và cộng tác theo cách mô phỏng trải nghiệm làm việc trực tiếp cùng nhau.
Yếu tố nào tạo nên Nơi làm việc ảo?
Bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ và dữ liệu, một nơi làm việc ảo tìm cách hợp lý hóa công việc của nhân viên. Do đó, một nơi làm việc ảo phải có ba phẩm chất sau:
#1. Thống nhất/Liên minh:
Thuật ngữ “thống nhất” liên quan đến nơi làm việc có nghĩa là gì? Nó đòi hỏi phải tập trung dữ liệu, máy tính để bàn và ứng dụng. Người dùng có thể cộng tác và làm việc trên cùng một tài liệu và dự án. Từ một giao diện duy nhất có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, người dùng có thể truy cập vào giấy tờ, dữ liệu và công cụ họ cần cho công việc của mình.
# 2. Bảo vệ:
Do nơi làm việc ảo cho phép các nhóm CNTT kiểm soát tập trung đối với từng điểm truy cập nên tính bảo mật được cải thiện. Các tính năng bảo mật nâng cao như kiểm soát quyền truy cập đơn lẻ và phân tích bảo mật là một phần của một nơi làm việc hiệu quả. Trải nghiệm người dùng tuyệt vời được đảm bảo vì nhân viên có thể đăng nhập an toàn từ bất kỳ vị trí nào bằng bất kỳ thiết bị nào. Các kỹ năng phân tích đảm bảo rằng các mối nguy hiểm bên trong được tìm thấy trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng hơn.
# 3. Tự động hóa:
Để đơn giản hóa và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, một nơi làm việc ảo hiệu quả sử dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo như học máy. Bằng cách tự động hóa các hoạt động bằng ứng dụng vi mô, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và công sức.
Ai hưởng lợi nhiều nhất từ Nơi làm việc ảo?
Dưới đây là một vài ví dụ về việc sử dụng:
#1. Lực lượng lao động hỗn hợp:
Nhân viên lai có thể khó phân chia thời gian giữa làm việc một phần ở nhà và một phần ở văn phòng. Bất kể họ ở đâu, nhân viên có thể sử dụng cùng một giao diện nhờ vào nơi làm việc ảo. Cả ở nhà và tại nơi làm việc, người dùng chia sẻ cùng một nơi làm việc và có thể cộng tác trên đó.
#2. Những người làm việc từ xa:
Những nhân viên thường xuyên làm việc từ xa cũng có thể được hưởng lợi từ một nơi làm việc ảo hợp nhất, đặc biệt là về mặt bảo mật. Với nơi làm việc trên đám mây được bảo vệ, chẳng hạn như PCI DSS, các nhóm làm việc từ xa, chẳng hạn như trung tâm liên hệ và dịch vụ khách hàng, có thể tuân thủ các quy tắc về quyền riêng tư dữ liệu.
#3. Nhân viên Mobile:
Với nơi làm việc ảo, những nhân viên di động đang trên đường đi làm hoặc đang trên đường giao hàng hoặc đang trên đường vận chuyển có thể làm việc một cách an toàn. Hơn nữa, từ những nơi xa, nhân viên có thể đăng nhập và tiếp tục làm việc một cách an toàn.
#4. Nhân viên y tế:
Nhân viên trong ngành chăm sóc sức khỏe có thể có quyền truy cập an toàn, thời gian thực vào dữ liệu bệnh nhân từ bất kỳ vị trí nào. Bằng cách mã hóa tất cả dữ liệu theo mặc định và hạn chế quyền truy cập đối với những người được ủy quyền, nơi làm việc ảo có thể tiết kiệm thời gian trong khi vẫn đảm bảo quyền riêng tư.
#5. Các doanh nghiệp kinh doanh:
Các tập đoàn lớn có đội ngũ ở khắp nơi trên thế giới cũng sử dụng nơi làm việc ảo. Các công ty này sử dụng các công nghệ này để thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận, quản lý các nhiệm vụ và giao tiếp với các nhóm trải rộng trên một số văn phòng hoặc khu vực.
#6. Các tổ chức giáo dục/học tập cao hơn:
Với sự phổ biến của học tập từ xa và các lớp học trực tuyến, nơi làm việc ảo đã trở nên phổ biến hơn trong ngành giáo dục. Các giải pháp này được các tổ chức giáo dục sử dụng để khuyến khích sự cộng tác của học sinh, cung cấp tài liệu khóa học và cải thiện sự tương tác giữa giáo viên và học sinh.
Nơi làm việc ảo tốt nhất năm 2023 là gì?
Trong thế giới không ngừng phát triển của nơi làm việc ảo, một số nền tảng đã được công nhận về các tính năng và khả năng đặc biệt của chúng.
Dưới đây là một số nền tảng VWP đáng chú ý đã thu hút được sự chú ý:
#1. chậm chạp:
Nổi tiếng với khả năng cộng tác nhóm liền mạch, Slack cung cấp tính năng nhắn tin thời gian thực, chia sẻ tệp và tích hợp liền mạch với nhiều công cụ và dịch vụ khác nhau. Nó thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và tăng năng suất giữa các thành viên trong nhóm.
# 2. Nhóm Microsoft:
Microsoft Teams cung cấp trải nghiệm cộng tác và giao tiếp toàn diện. Kết hợp trò chuyện, hội thảo video, cộng tác tài liệu và tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft sẽ tạo ra một nơi làm việc kỹ thuật số gắn kết cho các nhóm.
# 3. Phóng:
Zoom nổi lên như một nền tảng đáng tin cậy trong đại dịch COVID-19 nhờ khả năng hội nghị truyền hình đặc biệt của nó. Kích hoạt các cuộc họp ảo, hội thảo trên web và chia sẻ màn hình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác và giao tiếp từ xa liền mạch.
# 4. Google Workplace (trước đây là G Suite):
Google Workplace cung cấp một bộ công cụ cộng tác và năng suất mạnh mẽ. Rõ ràng, từ Gmail đến Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, nó trao quyền cho các nhóm bằng các tính năng cộng tác trong thời gian thực và dễ dàng truy cập vào các tài nguyên được chia sẻ.
# 5. Trello:
Được công nhận nhờ giao diện trực quan, Trello cung cấp cách tiếp cận trực quan để cộng tác và quản lý dự án. Tuy nhiên, với bảng, danh sách và thẻ, các nhóm có thể dễ dàng tổ chức các nhiệm vụ và quy trình làm việc, giúp chúng phù hợp với các dự án có nhiều giai đoạn hoặc nhiệm vụ.
# 6. Asana:
Asana đơn giản hóa việc quản lý tác vụ bằng cách cho phép các nhóm tổ chức, theo dõi và quản lý công việc của họ một cách hiệu quả. Các tính năng của nó bao gồm phân công nhiệm vụ, ngày đến hạn và theo dõi tiến độ dự án, tạo điều kiện phối hợp liền mạch và minh bạch.
# 7. Căn cứ:
Basecamp phục vụ như một nền tảng giao tiếp nhóm và quản lý dự án toàn diện. Với danh sách việc cần làm, lịch trình, chia sẻ tệp và trò chuyện nhóm theo thời gian thực, nó hợp lý hóa sự hợp tác và giữ mọi người trên cùng một trang.
# 8. Jira:
Phổ biến trong các nhóm nhanh nhẹn, Jira hỗ trợ phát triển phần mềm và theo dõi vấn đề. Nó hỗ trợ quản lý dự án, theo dõi lỗi và lập kế hoạch phát hành, làm cho nó trở thành một công cụ có giá trị cho các nhóm làm việc trong các dự án phát triển phần mềm.
# 9. Thứ hai.com:
Cung cấp khả năng cộng tác trực quan, Monday.com trao quyền cho các nhóm quản lý các nhiệm vụ, dự án và quy trình công việc một cách hiệu quả. Với các bảng, lịch trình và tính năng tự động hóa có thể tùy chỉnh, nó thúc đẩy tinh thần đồng đội hợp lý và hiệu quả.
#10. Nơi làm việc của Facebook:
Workplace của Facebook tạo ra một nơi làm việc ảo năng động giúp kết nối các đồng nghiệp, thúc đẩy giao tiếp và cộng tác trong các tổ chức. Các tính năng của nó bao gồm các nhóm, trò chuyện và chia sẻ tệp, cho phép làm việc theo nhóm liền mạch.
Nơi làm việc ảo của tôi
Nơi làm việc ảo của tôi là cổng thông tin đăng nhập một lần an toàn cho phép bạn truy cập tất cả các công cụ trực tuyến của công ty mình, bao gồm email, lịch, tác vụ, tài liệu, v.v. Nó cung cấp quyền truy cập an toàn vào tất cả các ứng dụng của tổ chức bạn từ mọi nơi, mọi lúc. Tương tự, Nơi làm việc ảo của tôi cũng cung cấp các tính năng như máy tính để bàn ảo và các công cụ cộng tác để giúp cải thiện năng suất của nhóm và duy trì kết nối cho nhân viên.
Tuy nhiên, My Virtual Workplace không chỉ là một cổng thông tin đăng nhập một lần: đó là một môi trường trực quan giúp đơn giản hóa và tập trung hóa các công cụ và quy trình trực tuyến. Nó cho phép người dùng thêm ứng dụng, tùy chỉnh máy tính để bàn của họ và quản lý bảo mật một cách dễ dàng. Với các tính năng bảo mật, quyền riêng tư và tuân thủ toàn diện, My Virtual Workplace là một giải pháp lý tưởng cho cả doanh nghiệp và các chuyên gia độc lập.
Nơi làm việc ảo của Hội Chữ thập đỏ
Nơi làm việc ảo của Hội Chữ thập đỏ là một nền tảng trực tuyến cho phép nhân viên và tình nguyện viên của Hội Chữ thập đỏ truy cập các tài nguyên, thông tin và công cụ quan trọng từ bất kỳ vị trí nào. Hơn nữa, nền tảng này bao gồm một loạt các tính năng, chẳng hạn như cơ sở kiến thức, danh mục nhân viên và tình nguyện viên, nội dung và thông báo được kiểm soát, phòng trò chuyện, cuộc thăm dò ý kiến, chế độ xem lịch các sự kiện sắp tới và trang chủ có thể tùy chỉnh. Hơn nữa, Nơi làm việc ảo của Hội Chữ thập đỏ cung cấp cho người dùng một nền tảng trực quan và thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và điều hướng. Nó bao gồm hỗ trợ đa ngôn ngữ và tương thích với nhiều thiết bị và trình duyệt.
Các tính năng của Nơi làm việc ảo của Hội Chữ thập đỏ
- Cộng đồng trực tuyến: Red Cross Virtual Workplace cung cấp một cộng đồng trực tuyến nơi người dùng có thể đặt câu hỏi, chia sẻ tài nguyên, kết nối mạng với đồng nghiệp và tìm kiếm các phương pháp hay nhất.
- Trung tâm học tập: Red Cross Virtual Workplace cung cấp một trung tâm học tập toàn diện với các mô-đun học tập, hội thảo trên web, hướng dẫn tương tác và hướng dẫn tham khảo để giúp người dùng phát triển và thực hành các kỹ năng của họ.
- Công cụ cộng tác: Red Cross Virtual Workplace chứa các công cụ cộng tác như diễn đàn thảo luận, phòng trò chuyện, thư viện tài liệu, wiki và khả năng hội thảo trên web.
- Quản trị xung đột: Red Cross Virtual Workplace cung cấp các công cụ để theo dõi và giải quyết xung đột, bao gồm các nghiên cứu điển hình và hệ thống đánh giá ngang hàng.
- Quản lý khủng hoảng: Red Cross Virtual Workplace chứa các công cụ để quản lý và ứng phó với khủng hoảng, bao gồm các tài nguyên và mẫu để tạo kế hoạch xử lý khủng hoảng.
Nơi làm việc ảo Arc
Arc Virtual Workplace là một nền tảng dựa trên đám mây cho phép các công ty tạo nơi làm việc kỹ thuật số an toàn và cung cấp một nơi để truy cập tất cả các ứng dụng, dữ liệu và tài liệu của công ty. Không gian làm việc hợp nhất, an toàn và cộng tác do Arc Virtual Workplace cung cấp cho phép truy cập theo yêu cầu, cải thiện trải nghiệm người dùng, tăng hiệu suất và tuân thủ đầy đủ. Các doanh nghiệp có thể sử dụng nền tảng Arc VWP để bảo vệ, quản lý và cung cấp các ứng dụng cho bất kỳ nhân viên, thiết bị hoặc địa điểm nào.
Tính năng của Arc Virtual Workplace
- Dễ dàng tổ chức các dự án: Arc giúp dễ dàng tổ chức tập trung tất cả thông tin liên lạc, tài nguyên, nhiệm vụ và hội thoại liên quan đến dự án.
- Tự động hóa các quy trình quan trọng: Arc sử dụng các quy trình công việc chung của doanh nghiệp và tự động hóa chúng, vì vậy bạn có thể tập trung vào phát triển.
- Mẫu tài liệu có thể tùy chỉnh: Tạo và lưu trữ các mẫu tài liệu trong Arc với tất cả các yếu tố tổ chức và định dạng cần thiết để xử lý hiệu quả.
- Hợp tác video: Tham gia vào các cuộc họp từ xa với một công cụ hội nghị truyền hình tích hợp và đảm bảo rằng toàn bộ nhóm đang ở trên cùng một trang.
- Biểu mẫu số hóa: Chuyển đổi các dạng vật lý thành dạng kỹ thuật số và có tất cả các điều kiện kích hoạt cần thiết để dữ liệu và tài liệu phù hợp được gửi đến đúng cá nhân hoặc tổ chức.
Nơi làm việc ảo Centura
Centura Virtual Workplace là một nền tảng cộng tác trực tuyến được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý và giám sát năng suất của nhân viên. Nền tảng này cung cấp một loạt các tính năng, bao gồm quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, nhắn tin theo thời gian thực, lưu trữ tệp, Theo dõi dự án, và hợp tác nhóm.
Ngoài ra, Centura Virtual Workplace còn tích hợp với các công cụ khác như Office 365, Google Apps và Salesforce, cho phép người dùng truy cập dữ liệu và cộng tác với đồng nghiệp bất kể họ ở đâu.
Các loại Nơi làm việc ảo Centura
- Trung tâm ở mọi nơi: Giải pháp này cung cấp quyền truy cập an toàn vào các ứng dụng Centura từ bất kỳ thiết bị nào, cho phép các nhóm của bạn cộng tác từ xa.
- Trung tâm một: Giải pháp này cung cấp một nền tảng duy nhất cho tất cả các ứng dụng kinh doanh của bạn, tăng khả năng cộng tác và năng suất.
- Centura siêu: Giải pháp Centura Virtual Workplace này cho phép truy cập an toàn và đáng tin cậy vào các ứng dụng được lưu trữ trên đám mây, từ mọi nơi trên thế giới.
- Trung tâm chuyên nghiệp: Giải pháp Centura Virtual Workplace này cung cấp khả năng quản lý và kiểm soát tập trung môi trường CNTT đồng thời hỗ trợ truy cập từ xa.
- Centura đã kết nối: Giải pháp này cho phép cộng tác và liên lạc theo thời gian thực giữa các nhóm và khách hàng trong VWP của bạn.
Làm cách nào để bạn quản lý lực lượng lao động ảo ngoài trang web?
- Đặt kỳ vọng rõ ràng: Đảm bảo nhân viên ảo hiểu được kỳ vọng, thời hạn và kết quả có thể bàn giao cho từng dự án.
- Thiết lập giờ làm việc: Đặt giờ làm việc rõ ràng cho các nhân viên từ xa để đảm bảo mọi người đều làm việc hiệu quả và đạt hiệu quả cao nhất.
- Có đăng ký thường xuyên: Tiến hành các cuộc họp thường xuyên với nhân viên từ xa của bạn để xem xét tiến độ, làm rõ các mục tiêu và đưa ra phản hồi.
- Đầu tư vào nhóm: Hỗ trợ sự tăng trưởng và phát triển của nhóm ảo của bạn thông qua các tài nguyên và đào tạo phát triển chuyên nghiệp.
- Xây dựng một cộng đồng: Khuyến khích nhân viên từ xa giao tiếp thường xuyên qua hội thảo trên web, hội nghị truyền hình và các cuộc họp trực tuyến khác.
Ai Sử dụng Phần mềm Nơi làm việc Ảo?
Phần mềm nơi làm việc ảo được thiết kế cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ những người làm việc tự do đến các doanh nghiệp lớn. Nó có thể cực kỳ hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa, những người cần cộng tác và giao tiếp hiệu quả ở các địa điểm khác nhau. Nơi làm việc ảo có thể được sử dụng để chia sẻ tài liệu, ảnh, tệp, video và các phương tiện khác. Ngoài ra, chúng cũng có thể được sử dụng cho hội nghị truyền hình, họp trực tuyến và xử lý dịch vụ khách hàng.
Các tính năng phổ biến của phần mềm nơi làm việc ảo là gì?
Các tính năng phổ biến của phần mềm VWP bao gồm:
- Khả năng hợp tác làm việc trên các dự án trong thời gian thực
- Truy cập vào một “bảng trắng” ảo để động não và tạo ý tưởng; dịch vụ nhắn tin tức thì để liên lạc với đồng nghiệp
- Khả năng trò chuyện trực tiếp và hội nghị truyền hình
- Tích hợp với các công cụ năng suất khác như lập lịch và quản lý tác vụ
- Chia sẻ màn hình để trình bày công việc và cộng tác với những người khác
- Chuyển tập tin an toàn và đáng tin cậy
- Khả năng lưu trữ dữ liệu
- Khả năng kéo và thả tệp vào nơi làm việc, chẳng hạn như tài liệu, hình ảnh và video.
- Môi trường làm việc có thể tùy chỉnh và trải nghiệm người dùng
- Hỗ trợ di động để dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị
Xem thêm Cộng tác tại nơi làm việc: Ý nghĩa, ví dụ và tất cả những gì bạn cần
Tổng thể
Công nghệ nơi làm việc ảo đã phát triển trong những năm qua và đang chứng tỏ là một tài sản quý giá đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Tuy nhiên, bằng cách cung cấp cho nhân viên khả năng làm việc từ xa mà vẫn có quyền truy cập vào cùng các công cụ và thông tin mà họ sẽ có nếu ở văn phòng, người sử dụng lao động có thể duy trì tổ chức, giảm chi phí và tự tin rằng họ đang cung cấp cho nhân viên của mình sự hỗ trợ mà họ cần để thành công. Nơi làm việc ảo là tương lai của doanh nghiệp và mặc dù có thể có một lộ trình học tập để hiểu cách triển khai chúng đúng cách, nhưng phần thưởng của việc có một nơi làm việc ảo vượt xa mọi khó khăn mà nhà tuyển dụng có thể gặp phải khi tạo ra một nơi làm việc.
Câu hỏi thường gặp về Nơi làm việc ảo
Làm cách nào để bạn quản lý lực lượng lao động ảo ngoài trang web?
Đặt kỳ vọng rõ ràng: Đảm bảo nhân viên ảo hiểu được kỳ vọng, thời hạn và kết quả có thể bàn giao cho từng dự án.
một vài ví dụ về việc sử dụng là gì?
- lực lượng lao động lai
- Nhân viên di động
- Những công nhân từ xa
- Doanh nghiệp kinh doanh
Bài viết liên quan
- Đánh giá rủi ro: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình đánh giá rủi ro
- Huấn luyện lãnh đạo: Huấn luyện lãnh đạo là gì
- Thẻ tín dụng ảo của Hoa Kỳ: Các tùy chọn tốt nhất năm 2023 và tất cả những gì bạn cần
- THẺ TÍN DỤNG ẢO: Cách thức hoạt động & Nhà cung cấp tốt nhất năm 2023
- GIAO TIẾP NƠI LÀM VIỆC: Tại sao nó lại quan trọng
