Vai trò của một trợ lý điều hành là một vị trí cấp cao trong một tổ chức. Đây là một vị trí quan trọng vì trợ lý điều hành hỗ trợ các giám đốc điều hành cấp cao, giúp họ lập kế hoạch và quản lý hoạt động hàng ngày của họ, từ đó đảm bảo công ty vận hành trơn tru. Mô tả công việc của một trợ lý điều hành liên quan đến việc xử lý đồng thời các nhiệm vụ khác nhau, có thể đòi hỏi khắt khe và căng thẳng.
Nếu bạn muốn làm trợ lý điều hành, bạn nên biết vai trò và nhiệm vụ của họ là gì, các kỹ năng cần có, mức lương là bao nhiêu và điều gì làm cho trợ lý điều hành khác với các vai trò hành chính khác.
Một trợ lý điều hành là ai?
Một trợ lý điều hành, thường được gọi là quản trị viên điều hành, giám sát thông tin liên lạc và lịch trình của các giám đốc điều hành kinh doanh thiết yếu. Trách nhiệm của họ cũng có thể bao gồm biên soạn tài liệu cuộc họp, kiểm tra và gửi email, nhận và thực hiện cuộc gọi cũng như tổ chức chuyến công tác cho các giám đốc điều hành.
Các trợ lý điều hành phải có đủ kỹ năng để hỗ trợ giám đốc điều hành về các vấn đề vận hành và đưa tổ chức lên một tầm cao hơn. Họ làm việc chặt chẽ với các giám đốc điều hành cấp cao và đôi khi chịu trách nhiệm duy trì thông tin bí mật và đảm bảo hoạt động của giám đốc điều hành diễn ra suôn sẻ.
Mô tả công việc Trợ lý điều hành
Mô tả công việc của trợ lý điều hành bao gồm thực hiện các nhiệm vụ văn thư cần thiết để doanh nghiệp hoạt động thành công. Do đó, họ tập trung vào việc hỗ trợ các giám đốc điều hành cấp cao cụ thể và xử lý các nhiệm vụ phức tạp. Họ thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau và hơn nữa có những kỹ năng cụ thể để thành công trong vai trò này.
Nhiệm vụ của Trợ lý điều hành là gì?
Trợ lý điều hành cung cấp hỗ trợ hành chính cho các giám đốc điều hành doanh nghiệp để họ có thể hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu và các dự án của công ty. Nhiệm vụ của một trợ lý điều hành bao gồm:
- Xử lý thông tin liên lạc của giám đốc điều hành và thấy rằng thông tin quan trọng được truyền đi.
- Họ giám sát lịch trình hàng ngày của giám đốc điều hành, bao gồm lên lịch các cuộc họp, xác minh các cuộc hẹn và cũng sắp xếp phương tiện đi lại.
- Đào tạo các nhân viên hành chính khác về các chính sách của công ty và các thông lệ tốt nhất.
- Trợ lý điều hành chuẩn bị báo cáo tài chính, báo cáo, bản ghi nhớ, hóa đơn, thư từ và các tài liệu liên quan khác.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu và báo cáo của công ty bằng cách nộp và truy xuất chúng khi cần.
- Họ cũng thu thập và phân tích dữ liệu để tạo ra các tài liệu mà ban giám đốc, ủy ban và giám đốc điều hành sẽ xem xét và trình bày.
- Họ hỗ trợ quá trình chuẩn bị cho các cuộc họp và cũng ghi chú chính xác trong các cuộc họp.
Yêu cầu đối với Trợ lý điều hành
Có một số yêu cầu đối với vị trí trợ lý điều hành. Chúng bao gồm:
- Có bằng tốt nghiệp trung học và bất kỳ chứng chỉ liên quan nào khác
- Nên có trình độ nâng cao trong giao tiếp nói và viết ở cấp độ chuyên nghiệp.
- Có thể đáp ứng thời hạn
- Kiến thức toàn diện về toàn bộ bộ MS Office
- Khả năng ưu tiên các công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
- Nên có kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề mạnh mẽ
3 kỹ năng hàng đầu của trợ lý điều hành là gì?
Ba kỹ năng hàng đầu cho một trợ lý điều hành cần thực hiện các nhiệm vụ hành chính như sau:
# 1. Kỹ năng tổ chức
Trợ lý điều hành phải xử lý nhiều nhiệm vụ và thông tin, đòi hỏi kỹ năng tổ chức xuất sắc. Ngoài ra, kỹ năng tổ chức tốt cho phép các cá nhân quản lý hiệu quả thời gian của họ, đáp ứng thời hạn, định vị thông tin kịp thời và đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả.
# 2. Kĩ năng giao tiếp
Để trở thành một trợ lý điều hành hiệu quả, điều cần thiết là phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Điều này bao gồm giao tiếp chuyên nghiệp thông qua cả phương tiện viết và nói, đồng thời có hiểu biết vững chắc về ngữ pháp và các quy ước viết. Ngoài ra, điều cần thiết là có thể điều chỉnh giọng điệu của bạn để phù hợp với tình huống cụ thể hiện tại.
#3. Kỹ năng giao tiếp
Là một trợ lý điều hành, điều quan trọng là phải có kỹ năng con người mạnh mẽ để thiết lập mối quan hệ tích cực với giám đốc điều hành, đồng nghiệp và khách hàng. Ngoài ra, một đặc điểm mong muốn đối với một trợ lý là phải lịch sự, có khả năng đưa ra những lời chỉ trích và hỗ trợ mang tính xây dựng cho sếp của họ, đồng thời có thể thiết lập mối quan hệ tốt với nhiều nhóm người khác nhau.
Ngoài ba kỹ năng hàng đầu, còn có những kỹ năng cần thiết khác mà trợ lý điều hành nên có, chẳng hạn như:
- Kỹ năng lãnh đạo
- Chuyên môn kỹ thuật
- Tháo vát
- Khả năng đa nhiệm
- Tự định hướng và chủ động
- Quản lý thời gian
Trợ lý điều hành vs Trợ lý hành chính
Mô tả công việc của một trợ lý hành chính và điều hành bao gồm thực hiện các nhiệm vụ như trả lời điện thoại, duy trì lịch trình, chỉnh sửa tài liệu và chuẩn bị báo cáo. Tuy nhiên, vai trò của trợ lý hành chính và trợ lý điều hành khác nhau về mức độ phức tạp và mức độ trách nhiệm của nhiệm vụ hành chính.
Trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác nhau. Họ hỗ trợ toàn bộ văn phòng hoặc phòng ban, xử lý nhiều chức năng tổ chức hơn cho toàn bộ văn phòng, nhận nhiệm vụ được ủy quyền từ người giám sát và tập trung vào toàn bộ phòng ban hoặc quy trình.
Ví dụ về các nhiệm vụ mà trợ lý hành chính thực hiện: Quản lý lịch phòng hội nghị, trả lời email được gửi đến tài khoản công ty, giải trí cho tất cả khách hàng và khách ở phía trước, v.v.
Trợ lý điều hành
Trợ lý điều hành xử lý các nhiệm vụ nâng cao và phức tạp hơn cho các giám đốc điều hành và CEO cấp cao hàng đầu cũng như các nhiệm vụ quản lý dự án. Trách nhiệm của họ bao gồm tiến hành nghiên cứu, xem xét tài liệu và giám sát các nhân viên văn thư khác. Ngoài ra, họ tập trung vào những người và vị trí cụ thể. Họ làm việc độc lập và chủ động với ít hoặc không có sự giám sát.
Ví dụ về các nhiệm vụ họ thực hiện out: Quản lý lịch công tác của giám đốc điều hành, định tuyến thư từ cho một người cụ thể, đưa khách hàng quan trọng đi ăn trưa trước cuộc họp với giám đốc điều hành, v.v.
Trợ lý điều hành có phải là một vị trí cao?
Vị trí trợ lý điều hành là một vị trí cấp cao trong một tổ chức. Thông thường, họ hợp tác với một giám đốc điều hành để xác định các cơ hội kinh doanh, trò chuyện và nghiên cứu giải pháp cho các vấn đề. Nói chung, họ giúp các giám đốc điều hành tìm ra giải pháp và giảm bớt khối lượng công việc hàng ngày của họ.
Mặc dù họ thường thực hiện các nhiệm vụ tương tự như một trợ lý hành chính, nhưng họ ở vị trí cao hơn vì họ cũng có thể cung cấp thêm tính chủ động và chuyên môn chiến thuật cho vai trò của mình.
Cấp độ tiếp theo sau Trợ lý điều hành là gì?
Không có cấp độ tiếp theo cụ thể sau trợ lý điều hành. Cấp độ tiếp theo sẽ phụ thuộc vào mục tiêu nghề nghiệp cá nhân và cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, có một số vai trò mà trợ lý điều hành có thể mong muốn; chúng bao gồm những điều sau đây:
- Tham mưu trưởng (CoS) – Tham mưu trưởng (CoS) là một vị trí cấp cao và chiến lược hơn, thường đóng vai trò là cánh tay phải của giám đốc điều hành và giám sát các dự án và hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, tùy thuộc vào công ty, mức lương cho vị trí CoS có thể không nhiều hơn mức lương cho một trợ lý điều hành.
- Quản lý văn phòng – Người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hàng ngày của văn phòng, bao gồm tuyển dụng và sa thải nhân viên hành chính, lập ngân sách và thực hiện các thủ tục của văn phòng. Trợ lý điều hành có thể thăng tiến lên vị trí này nếu họ muốn chuyển sang quản lý.
- Tư vấn mở rộng quy mô hoạt động điều hành: Một người ở vị trí này làm việc với các CEO sáng lập trong các lĩnh vực định hướng sứ mệnh để giúp họ mở rộng quy mô kinh doanh. Việc thay đổi trọng tâm từ các nhiệm vụ hành chính sang tư vấn chiến lược và quản lý hoạt động có thể là cần thiết.
Trợ lý điều hành có thể chuyển sang các vị trí khác, bao gồm quản lý dự án, nhân sự hoặc tiếp thị. Hơn nữa, khi lên kế hoạch thăng tiến trong sự nghiệp, bạn nên đi theo con đường chuyên nghiệp phù hợp với sở thích và kỹ năng của người đó.
Là một trợ lý điều hành cao hơn một người quản lý?
Mô tả công việc của một trợ lý điều hành và một người quản lý khác nhau. Một trợ lý điều hành chỉ làm việc với một số ít các giám đốc điều hành cấp cao nhất, trong khi các nhà quản lý văn phòng phục vụ nhu cầu rộng lớn hơn của tất cả nhân viên hoặc thành viên của một nhóm.
Trong khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm quản lý hàng ngày của toàn bộ nhóm hoặc một bộ phận nhỏ, trợ lý điều hành hiếm khi tham gia vào các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trợ lý điều hành và quản lý báo cáo với giám đốc điều hành, nhưng các nhà quản lý có vai trò rộng hơn có thể bao gồm việc thực hiện các chính sách và chiến lược trên toàn bộ tổ chức.
Trợ lý điều hành cho CEO có phải là một công việc tốt?
Là một trợ lý điều hành cho CEO là một công việc tốt. Các trợ lý điều hành làm việc trực tiếp với CEO sẽ phát triển các kỹ năng lãnh đạo và quản lý. Ngoài ra, họ có thể kiếm được mức lương cao hơn so với các trợ lý điều hành làm việc cho các vị trí quản lý thấp hơn khác, đặc biệt là trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức đang phát triển mạnh.
CEO muốn gì ở một trợ lý điều hành?
Mặc dù mỗi ngày có thể mang đến những thách thức mới và khác nhau cho các trợ lý điều hành, CEO vẫn tìm kiếm những trợ lý điều hành có sự kết hợp của các kỹ năng và phẩm chất để hỗ trợ họ quản lý hiệu quả các hoạt động của công ty. Một số phẩm chất và kỹ năng mà CEO tìm kiếm ở một trợ lý điều hành bao gồm:
- Tổ chức: Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ để quản lý lịch trình của CEO, giám sát các dự án của khách hàng và duy trì các tài liệu của công ty
- SỰ TỰ TIN: Khả năng hỗ trợ, trao quyền và sát cánh cùng Giám đốc điều hành, áp dụng kiến thức và trí thông minh trong môi trường thực tế
- Dự đoán nhu cầu và sở thích: Khả năng dự đoán và lập kế hoạch cho các yêu cầu của CEO mà không cần liên tục dựa vào sự chỉ đạo của họ
- lập kế hoạch chuyên môn: Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch hoàn hảo để tối ưu hóa thời gian của Giám đốc điều hành và duy trì năng suất ở mức cao, đóng vai trò là người gác cổng để ưu tiên các cuộc họp và sự kiện thiết yếu
- Quan hệ đối tác chiến lược: Khả năng phục vụ như một đối tác chiến lược có giá trị trong việc giúp các CEO điều hành công ty hướng tới các mục tiêu của họ, cung cấp thông tin đầu vào về các vấn đề quan trọng và đảm nhận các dự án đặc biệt
- Chính trực và Bảo mật: Tính toàn vẹn và thận trọng tuyệt vời để bảo vệ thông tin cá nhân và nhạy cảm liên quan đến tổ chức và các bên liên quan. Ngoài ra, các trợ lý điều hành sẽ có thể đại diện cho Giám đốc điều hành trong các cuộc họp không quan trọng.
Trợ lý điều hành có thể trở thành CEO?
Câu trả lời cho điều đó sẽ là có. Các trợ lý điều hành có thể trở thành Giám đốc điều hành trong một tổ chức, nhưng quá trình chuyển đổi sẽ đòi hỏi phải có thêm các kỹ năng, kiến thức về ngành và kinh nghiệm.
Trợ lý điều hành có phải là một công việc căng thẳng không?
Vai trò của trợ lý điều hành có thể đòi hỏi khắt khe và căng thẳng. Những trách nhiệm bạn phải thực hiện có thể trở nên quá tải và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của bạn. Giống như mọi công việc, sẽ có những ngày tốt và những ngày tồi tệ, vì vậy điều quan trọng là bạn phải dành thời gian nghỉ ngơi để chăm sóc bản thân.
Tại sao tôi bỏ việc trở thành trợ lý điều hành?
Có một số lý do khiến trợ lý điều hành từ chức khỏi vị trí của họ.
#1. sự nghiệp trì trệ
Một số trợ lý điều hành cảm thấy bế tắc trong vai trò của họ và lo lắng về việc bị dồn vào công việc quản trị vì sự nghiệp của họ. Họ có thể tìm kiếm những cơ hội khác cho phép phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
#2. Bất mãn với công việc
Các trợ lý điều hành có thể trở nên thất vọng với các nhiệm vụ tầm thường và khiến cuộc sống công việc của họ xoay quanh các hoạt động hàng ngày của người khác. Điều này có thể khiến họ theo đuổi sự nghiệp mang lại nhiều tự do và sáng tạo hơn.
#3. Môi trường làm việc căng thẳng
Các trợ lý điều hành thường làm việc nhiều giờ, tuân theo lịch trình của sếp và có thể phải có mặt trong những giờ lẻ. Do đó, gây ra tình trạng kiệt sức và mong muốn cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn.
#4. Lý do cá nhân
Trợ lý điều hành có thể rời bỏ vai trò của họ vì lý do cá nhân, giáo dục nâng cao hoặc cơ hội thay đổi nghề nghiệp không có sẵn trong công ty hiện tại của họ.
Nhìn chung, kinh nghiệm của các trợ lý điều hành khác nhau tùy thuộc vào tính cách của họ, người điều hành mà họ hỗ trợ và khả năng thích ứng với vai trò của họ.
Mức lương của trợ lý điều hành
Phạm vi lương cho trợ lý điều hành có thể khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như ngành, vị trí địa lý và kinh nghiệm. Một trợ lý điều hành có thể kiếm được mức lương rơi vào khoảng từ 50,000 đến 95,000 đô la hàng năm tại Hoa Kỳ.
Mức lương trung bình cho một trợ lý điều hành tiêu chuẩn cho CEO hoặc giám đốc điều hành cấp cao cùng cấp ở Mỹ là 60,361 USD, với mức trung bình là 57% trợ lý điều hành của CEO nằm trong khoảng từ 56 USD đến 141 USD.
Bài viết liên quan
- ĐIỀU HÀNH KINH DOANH: Định nghĩa, Huấn luyện viên, Phát triển, Hiệp hội và Lương
- DỊCH VỤ TRỢ GIÚP VIRTUAL: Dịch vụ hỗ trợ ảo tốt nhất
- SALES EXECUTIVE: Ý nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Trình độ chuyên môn
dự án
