Cơ cấu tổ chức truyền thống thường bao gồm cơ cấu phân cấp, quản lý từ trên xuống và mỗi bộ phận tập trung vào một chủ đề chuyên biệt. Mặc dù phương pháp này có những ưu điểm, nhưng nó cũng có thể dẫn đến sự kém hiệu quả ngoài dự kiến và một cách tiếp cận kinh doanh không hiệu quả.
Biện pháp khắc phục? Trong tổ chức, các nhóm liên chức năng. Trong khi hầu hết các phòng ban được tổ chức theo năng lực và mục đích, các nhóm chức năng chéo là những nhóm người có quan điểm và chuyên môn đa dạng làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Hiểu cách thức hoạt động của các nhóm đa chức năng và lý do tại sao họ có thể là câu trả lời cho bất kỳ tổ chức nào đang cố gắng phát triển với sự linh hoạt và tốc độ.
Nhóm đa chức năng là gì?
Các nhóm chức năng chéo được tạo thành từ các cá nhân từ nhiều lĩnh vực chức năng của công ty, chẳng hạn như tiếp thị, sản phẩm, bán hàng và thành công của khách hàng. Họ có thể là các nhóm làm việc trong đó mỗi thành viên là một phần của cả nhóm chức năng của họ và nhóm chức năng chéo hoặc họ có thể là cấu trúc cốt lõi của tổ chức của bạn.
Mục đích của các nhóm đa chức năng là gì?
Nếu bạn đã từng liên hệ với một công ty với một câu hỏi đơn giản, chẳng hạn như một hãng hàng không hoặc một phòng khám chăm sóc sức khỏe, và thấy mình bị chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, sau hai mươi phút bạn không thể đưa ra giải pháp gần hơn so với khi bạn gọi ban đầu, thì bạn đã trải nghiệm làm việc trong silo sẽ như thế nào.
Đây là một trải nghiệm khó chịu cho khách hàng và bỏ lỡ cơ hội để công ty của bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài. Mặc dù một tổ chức có một số chức năng đa dạng, nhưng mỗi bộ phận này đều tồn tại để phục vụ khách hàng, do đó, các bộ phận này nên phối hợp với nhau để mang lại trải nghiệm khách hàng tốt, toàn diện.
Bằng cách thúc đẩy giao tiếp tốt giữa các nhóm, các nhóm liên chức năng hỗ trợ các công ty đặt khách hàng của họ lên hàng đầu.
Tập hợp những người có quan điểm đa dạng lại với nhau có thể cải thiện khả năng giải quyết vấn đề và dẫn đến các quyết định dài hạn, sáng suốt hơn. Thay vì tranh giành các nguồn lực, các nhóm liên chức năng trong một tổ chức làm việc cùng nhau để tận dụng tốt nhất thời gian, tiền bạc và nỗ lực nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng đồng thời đóng góp cho các mục tiêu của công ty.
Lợi ích của một nhóm đa chức năng
Các nhóm liên chức năng có thể xem bức tranh lớn hơn bằng cách phá vỡ các “silo” của một cơ cấu tổ chức điển hình. Bằng cách làm việc với những người có quan điểm, kiến thức và nền tảng khác nhau, nhóm tập thể có thể giải quyết khó khăn và đạt được mục tiêu của dự án hiệu quả hơn. Họ cũng có thể dự đoán các rào cản sớm hơn trong quy trình vì mỗi bộ phận có ảnh hưởng trong suốt quá trình, trái ngược với dự án chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác.
#1. Mục tiêu của tổ chức được nâng cao bởi các nhóm chức năng chéo
Khi các phòng ban chỉ hoạt động trong ngành dọc chuyên biệt của họ, họ thường không nhận thức được bức tranh toàn cảnh. Ví dụ: nhóm bán hàng có thể quan tâm đến việc có được khách hàng mới, nhưng họ có thể bỏ qua các vấn đề về con người liên quan đến lực lượng lao động quá tải. Nhóm tài chính có thể quan tâm đến lợi nhuận đến mức họ sợ chấp nhận rủi ro khi tung ra một dòng sản phẩm mới. Và nhóm tiếp thị có thể quá tập trung vào việc tung ra một thương hiệu hoặc sản phẩm mới mà bỏ qua các vấn đề phát triển sản phẩm.
Bằng cách tập hợp những người có mục tiêu hàng ngày dường như cạnh tranh với nhau, bạn có thể đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức được nâng cao trong suốt dự án.
#2. Các nhóm có nhiều chức năng Tăng năng suất
Thay vì một dự án đi qua một bộ phận trước khi được chuyển sang bộ phận tiếp theo, các nhóm liên chức năng sẽ nâng cao hiệu quả hoàn thành dự án. Khi bạn làm việc với những người từ các bộ phận khác, nhóm có thể giải quyết các vấn đề có thể xảy ra trước khi chúng trở nên quá xa trong quy trình.
Ví dụ: nếu bộ phận phát triển sản phẩm xây dựng một sản phẩm mới thú vị chỉ để phát hiện ra rằng bộ phận bán hàng quan tâm đến việc thực sự bán sản phẩm, thì thời gian của dự án sẽ bị lãng phí. Tuy nhiên, nếu bộ phận bán hàng cộng tác với bộ phận phát triển sản phẩm trong một nhóm đa chức năng, các vấn đề có thể xảy ra có thể được giải quyết sớm hơn, giảm thời gian bị mất và chi phí chìm.
#3. Tính sáng tạo có thể được thúc đẩy bởi các nhóm đa chức năng
Các phòng ban thường đánh mất tầm nhìn tổng thể do quá tập trung vào việc trau dồi các kỹ năng cụ thể và hoàn thành các mục tiêu cụ thể của họ. Các bộ phận im lặng có thể bị sa lầy. Tuy nhiên, các nhóm đa chức năng có thể thúc đẩy sự đổi mới của cả quy trình và sản phẩm bằng cách hợp nhất các quan điểm và kiến thức khác nhau. Bởi vì họ có thể xem các quan điểm của các chức năng khác nhau, họ có thể tìm ra các giải pháp toàn diện để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Hạn chế của một nhóm chức năng chéo
Các nhóm liên chức năng có một vài nhược điểm. Ví dụ, một số chuyên gia cảnh báo rằng họ có thể cản trở sự thăng tiến nghề nghiệp của từng thành viên vì họ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của dự án. Để tránh điều này, một số công ty thực hiện các điều khoản hạn chế đối với các thành viên trong nhóm, với các cá nhân từ các bộ phận khác luân phiên vào và ra khỏi nhóm để tránh tình trạng trì trệ.
Một rủi ro khác là các nhóm chức năng chéo có thể trôi nổi không mục đích nếu một dự án quá rộng hoặc được xác định kém. Các thành viên trong nhóm có thể không hài lòng nếu tổ chức không thực hiện các chế độ đãi ngộ phù hợp. Tuy nhiên, những nhược điểm tiềm ẩn này có thể được giảm thiểu bằng cách lập kế hoạch phù hợp, chẳng hạn như triển khai công việc khung quản lý dự án linh hoạt.
Cách thành lập một nhóm đa chức năng hiệu quả
#1. Đảm bảo sự đa dạng của nhóm
Sự đa dạng là điều cần thiết đối với các nhóm liên chức năng, nhưng nó không giới hạn ở năng lực. Nhóm càng đa dạng thì càng đạt được mục tiêu hiệu quả và năng suất hơn. Điều này bao gồm tuổi tác, địa vị, nền tảng, quan điểm, giới tính, chủng tộc và nhiệm kỳ với tổ chức.
#2. Bao gồm cả những người có ảnh hưởng
Điều quan trọng là nhóm bao gồm những người từ một số bộ phận, những người có ảnh hưởng không chỉ trong bộ phận của họ mà còn trong toàn bộ tổ chức. Tại một số điểm, nhóm chức năng chéo sẽ cần sự tham gia của tổ chức và các bộ phận khác nhau của nó, do đó, điều quan trọng là bao gồm những người có thể truyền đạt thành công cách thức và lý do làm việc của nhóm cho những người khác trong tổ chức.
#3. Thiết lập các mục tiêu cụ thể cho nhóm đa chức năng
Như đã nói trước đây, nếu dự án quá rộng hoặc không có mục tiêu rõ ràng, nhóm có thể gặp khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn xác định mục tiêu rõ ràng với thời hạn hoặc cột mốc cụ thể, bạn có thể tăng khả năng nhóm sẽ đạt được mục tiêu của dự án. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án cũng có thể hỗ trợ nhóm theo dõi và truyền đạt tiến độ.
#4. Khuyến khích hệ thống phân cấp và tăng cường quyền lực nhóm
Các thành viên của nhóm phải được đánh giá cao trong tổ chức để nhóm làm việc hiệu quả và năng suất. Điều quan trọng là thiết lập thẩm quyền của họ đối với dự án và nhấn mạnh mục tiêu của họ trong suốt công việc.
Tương tự như vậy, lãnh đạo tổ chức phải không khuyến khích cách tiếp cận thứ bậc trong nhóm. Mặc dù sự đa dạng là một khía cạnh quan trọng của một nhóm đa chức năng, nhưng những người có ít kinh nghiệm hơn phải cảm thấy thoải mái khi chia sẻ quan điểm của họ.
#5. Thúc đẩy giải quyết xung đột mang tính xây dựng.
Xung đột có thể phát sinh trong bất kỳ hoàn cảnh nào, nhưng các nhóm liên chức năng có thể dễ xảy ra xung đột hơn do sự đa dạng về quan điểm, kinh nghiệm và chuyên môn. Bằng cách tổ chức đào tạo giải quyết xung đột cho tất cả các thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng họ có cơ hội tham gia ở cấp độ cá nhân, khả năng lãnh đạo có thể giúp giảm tác động có hại của những bất đồng. Điều này có thể đạt được bằng cách đưa các thành viên trong nhóm đến gần nhau hơn tại nơi làm việc, thông qua các bài tập xây dựng nhóm và bằng cách khuyến khích giao tiếp hiệu quả.
Ai nên ở trong Nhóm chức năng chéo của bạn?
Sau khi bạn biết mục tiêu của đội mình, bạn có thể quyết định ai sẽ có mặt trong đội. Đây là một số tiêu chí để suy nghĩ về:
- Những loại kiến thức nào bạn yêu cầu? Ai trong tổ chức của bạn có khả năng cung cấp nó?
- Các thành viên trong nhóm nên có các thuộc tính cá nhân giúp họ trở thành những người đóng góp có giá trị bên cạnh các kỹ năng cụ thể của họ. Họ có kinh nghiệm trước đó với sự hợp tác liên chức năng không? Họ có thể làm việc tự do và đưa ra khuyến nghị hoặc quyết định không?
- Đừng bỏ qua các khía cạnh thực tế hơn của chính trị. Ai là các bên liên quan nếu nhóm của bạn tập trung vào việc khởi động một dự án hoặc đưa ra quyết định? Nhóm của bạn nên bao gồm các đại diện từ mỗi nhóm bên liên quan.
Lựa chọn một nhà lãnh đạo
Nhóm đa chức năng của bạn không cần người lãnh đạo, nhưng nếu có thì sẽ hoạt động tốt hơn nhiều. Vậy, người đó nên là ai?
Người lãnh đạo của một nhóm đa chức năng phải có khả năng chỉ đạo các cuộc hội thoại, ủy quyền và quy trách nhiệm cho các thành viên khác trong nhóm. Họ phải có khả năng làm điều này ngay cả khi một số thành viên trong nhóm có cấp bậc cao hơn trong hệ thống phân cấp của công ty. Nói cách khác, họ có thể thuyết phục mọi người làm mọi việc ngay cả khi họ không được ủy quyền chính thức để làm như vậy không? Họ có thể ảnh hưởng và thuyết phục người khác không?
Tạo các quy tắc cơ bản cho một nhóm đa chức năng
Khi đã có người lãnh đạo, một trong những điều đầu tiên họ nên làm là làm việc với những người còn lại trong nhóm để tạo ra các quy tắc cơ bản về cách thức thực hiện mọi việc. Một lần nữa, điều này cực kỳ có lợi khi một nhóm mới bắt đầu, nhưng không bao giờ là quá muộn để thực hiện nó trên một nhóm hiện có.
Đầu tiên, mọi người nên hiểu chính xác những gì được mong đợi ở họ. Mỗi thành viên phải đóng góp để không ai cảm thấy quá tải.
Nhóm của bạn cần có ý tưởng rõ ràng về cách mọi người được kỳ vọng sẽ hành xử bên cạnh những kỳ vọng rõ ràng về đóng góp. Các thành viên trong nhóm phải cảm thấy thoải mái khi lên tiếng, ngay cả khi họ không đồng ý. Các nhóm liên chức năng đều tập hợp những người đa dạng lại với nhau để tạo ra các câu trả lời tốt hơn. Tuy nhiên, bạn không thể đạt được điều đó cho đến khi bạn có thể thương lượng thành công những khác biệt của mình.
Cuối cùng, mọi người trong nhóm của bạn nên hiểu các quyết định sẽ được đưa ra như thế nào. Mọi người có ý kiến gì về mọi thứ không? Khi nào trưởng nhóm có thể hoạt động một mình?
Chọn đúng công cụ giao tiếp là một bước quan trọng khác trong việc hình thành một nhóm đa chức năng thành công. Bạn sẽ không gặp nhau hàng ngày, vì vậy bạn sẽ sử dụng những công cụ này thường xuyên.
Ngoài ra, nếu bạn có người ở các địa điểm xuyên khu vực, các công cụ giao tiếp của bạn sẽ là phương tiện cộng tác chính. Hãy suy nghĩ bên ngoài hộp ở đây. Thay vì gửi nhiều email, có lẽ một blog chia sẻ sẽ phù hợp với nhóm của bạn.
Các công cụ và tài nguyên khác có thể được yêu cầu ngoài các tuyến giao tiếp của bạn. Hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Mọi người trong nhóm có phần cứng và phần mềm cần thiết để làm việc cùng nhau không?
- Bạn có yêu cầu không gian lưu trữ vật lý hoặc ảo cho các công cụ và tài liệu làm việc của mình không? Mọi người trong nhóm có thể sử dụng không gian này không?
- Các cuộc họp trực tiếp của nhóm bạn sẽ diễn ra ở đâu?
Các cuộc họp nhóm liên chức năng.
Cho dù bạn đang thành lập một nhóm đa chức năng mới hay tinh chỉnh một nhóm hiện có, chúng tôi hy vọng bài đăng này đã mang đến cho bạn cảm giác rõ ràng và động lực mới. Dưới đây là một vài điều bạn có thể làm để duy trì điều đó:
- Theo dõi sự phát triển của nhóm của bạn một cách thường xuyên. Đây là khi có các mục tiêu được xác định rõ ràng có ích. Bạn có đạt được mục tiêu của mình không? Hãy thử sử dụng trình theo dõi sức khỏe của nhóm để tìm hiểu tận cùng vấn đề. Để bắt đầu, hãy sử dụng các mẫu Confluence.
- Duy trì khả năng thích ứng của bạn. Bạn nên làm gì khác đi nếu không đạt được các mốc quan trọng? Bạn cũng có thể cần điều chỉnh kế hoạch của mình để đáp ứng với những thay đổi khác. Ví dụ: Giám đốc điều hành có thể thay đổi thời hạn của bạn hoặc việc sa thải đột xuất có thể ảnh hưởng đến một số thành viên trong nhóm của bạn.
- Hãy nhớ rằng bạn không bắt buộc phải đi một mình. Confluence có các tài nguyên để hỗ trợ bạn xử lý các vấn đề của các nhóm liên chức năng, từ thiết lập mục tiêu đến các cuộc họp và ra quyết định.
Kết luận
Hai cái đầu luôn tốt hơn một. Tương tự như vậy, các nhóm chức năng chéo luôn vượt trội so với cấu trúc kinh doanh phân cấp truyền thống. Chúng tôi hy vọng thông tin trong bài đăng này truyền cảm hứng cho những ý tưởng mới và giữ tỷ lệ thành công có lợi cho bạn.
- THAY ĐỔI ĐẠI LÝ: Cách Xác định Tác nhân Thay đổi trong bất kỳ Tổ chức nào
- LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT NHÀ PHÂN TÍCH DOANH NGHIỆP: Làm thế nào để trở thành một nhà phân tích kinh doanh mà không cần kinh nghiệm (Hướng dẫn năm 2023)
- Chiến lược hỗ trợ bán hàng: Hướng dẫn đơn giản để xây dựng chiến lược hiệu quả
- XÂY DỰNG NHÓM KẾT HỢP THÀNH CÔNG: Cách xây dựng Nhóm kết hợp thành công
- Nhóm ảo: Loại, Lợi ích, Thách thức & Quản lý
dự án
