Các tổ chức ngày càng dựa vào các công cụ giao tiếp kinh doanh nội bộ để tăng hiệu quả và năng suất, bất kể nhân viên ở đâu. Điều này sẽ giúp hợp lý hóa việc quản lý CNTT, định vị các giải pháp thân thiện với người dùng và truyền cảm hứng cho nhân viên. Do đó, giao tiếp là điều cần thiết để khởi động và phát triển một doanh nghiệp thành công. Giao tiếp bên ngoài và nội bộ liên quan đến một loạt các công cụ giao tiếp kinh doanh. Những công cụ này giúp nâng cao năng suất kinh doanh của bạn và các nền tảng năng suất và cộng tác trực tuyến. Bài viết này sẽ thảo luận về một số công cụ giao tiếp kinh doanh trực tuyến thiết thực để giúp bạn trong kinh doanh.
Các công cụ cơ bản của giao tiếp kinh doanh là gì?
Có rất nhiều công cụ giao tiếp được sử dụng cho cả giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Những công cụ này bao gồm quản lý tác vụ, Nhắn tin tức thời, thoại, công cụ hội nghị truyền hình, Công cụ cộng tác tài liệu, Trung tâm kiến thức, thư, email và các nền tảng trực tuyến để làm việc cùng nhau và hoàn thành công việc. Chúng tôi bắt đầu với một số công cụ giao tiếp kinh doanh cơ bản
# 1. Công cụ quản lý tác vụ
Các nhóm bị phân tán hoặc ở bên ngoài không có cơ hội đến thăm nơi làm việc của nhau để xem đồng nghiệp của họ đang làm gì hoặc kiểm tra thời hạn.
Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý tác vụ rất hữu ích. Ngay cả khi tổ chức của bạn có hệ thống công nghệ mạnh mẽ nhất, việc đạt được mục tiêu của bạn sẽ gần như khó khăn nếu nhiệm vụ của bạn không được xử lý chính xác.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng quản lý tác vụ để xây dựng lịch dự án, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và đặt thời hạn. Khi một dự án được khởi chạy, công cụ này sẽ theo dõi các dự án đang tiến triển như thế nào và liệu nhóm của bạn có tuân thủ đúng thời hạn hay không; công cụ quản lý tác vụ cũng lý tưởng để duy trì giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Họ có thể xử lý các cuộc thảo luận dự án vì mọi nhận xét hoặc phần đầu vào được lưu trữ trong thẻ hoặc chủ đề. Ví dụ: một nền tảng như Trello sử dụng các danh sách, bảng và mốc thời gian chuyên biệt để sắp xếp các nhiệm vụ. Nếu ai đó trong nhóm của bạn có khiếu nại về một nhiệm vụ hoặc cần điều chỉnh lịch trình, tất cả những gì họ phải làm là @đề cập đến bạn và bạn sẽ được thông báo.
#2. Tin khẩn
Nhắn tin tức thì là một công cụ phải có cho các nhóm có nhịp độ nhanh, những người cần tương tác và làm việc trong thời gian thực. Mặc dù email nhằm mục đích thực hiện điều này, nhưng tất cả chúng ta đều biết về những sai sót của nó: thư chỉ được đọc nếu người nhận liên tục theo dõi hộp thư của họ.
Khi nói đến email, có xu hướng thêm độ dài khi thường chỉ cần một câu trả lời đơn giản là đủ. Điều này có thể ngăn cản phản ứng nhanh chóng.
Nền tảng trò chuyện tức thời là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm bị sa lầy trong các chuỗi email thừa hoặc những người muốn cộng tác trong thời gian thực mà không bị trễ thời gian do hộp thư đến.
Slack là một trong những công cụ giao tiếp kinh doanh nhóm yêu thích của chúng tôi. Đó là một trình nhắn tin tức thời đơn giản, thân thiện với người dùng cho phép bạn kết nối với các cá nhân hoặc nhóm trong thời gian thực.
Có thể thiết lập các kênh cho các nhóm riêng biệt để nhóm thiết kế của bạn không biết về các hóa đơn mà bộ phận tài chính đang theo dõi và chúng cũng là một khu vực tuyệt vời để nâng cao hiệu quả. Thay vì tập hợp nhóm của bạn cho các cuộc họp kéo dài vào buổi sáng, hãy xem xét chức năng đứng dậy vào buổi sáng của Slack để có được cái nhìn tổng quan nhanh về những gì mọi người đang làm vào ngày hôm đó
Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng Workvivo cho mạng nội bộ xã hội của mình, bạn có thể tích hợp các dịch vụ nhắn tin tức thời của Slack vào nguồn cấp dữ liệu hoạt động của mình. Vì vậy, ngay cả khi nhân viên của bạn không sử dụng Slack, họ sẽ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin liên lạc cần thiết nào!
#3. Công cụ hội nghị thoại và video
Bao gồm các công cụ hội nghị truyền hình và điện thoại trong nền tảng công nghệ của bạn là điều cần thiết. Nhóm của bạn không chỉ có thể sử dụng những công nghệ này để tổ chức các cuộc họp ảo và thảo luận về dự án mà còn có thể giao tiếp với khách hàng và tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới.
Bắt đầu trò chuyện video với nhóm của bạn cũng đơn giản như lên lịch thời gian họp, cung cấp liên kết và đợi họ tham gia, tùy thuộc vào dịch vụ của bạn. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp, trao đổi bài thuyết trình và giao tiếp với khách hàng từ mọi nơi bằng một công cụ như Zoom (đã có hơn 300 triệu người dùng!).
Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể cộng tác với tối đa 25 người bằng cách chia sẻ màn hình và liên kết các tệp. Và nếu ai đó không thể tham dự cuộc họp, bạn có thể ghi lại và gửi cho họ sau khi bạn kết thúc!
Thật khó để theo dõi tất cả các ứng dụng của bạn nếu bạn sử dụng nhiều ứng dụng. May mắn thay, bạn có thể sử dụng Trình khởi chạy ứng dụng trong một sản phẩm như Workvivo để kết nối và sử dụng các ứng dụng trực tiếp từ bảng điều khiển. Tích hợp thu phóng với Workvivo cho phép nhóm của bạn khởi chạy hội nghị truyền hình trực tiếp từ mạng nội bộ xã hội của họ, giúp họ tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng.
#4. Công cụ cộng tác tài liệu
Hãy xem xét nơi làm việc sẽ trông như thế nào nếu không có công cụ cộng tác tài liệu—làm thế nào một nhóm có thể hợp lực và cộng tác trong một dự án mà không có họ? Có rất nhiều giải pháp cộng tác tài liệu để lựa chọn; phần tốt nhất là nhiều người miễn phí. Google Workspace là một công cụ làm việc nhóm cho phép các nhóm làm việc trên tài liệu, bảng tính, bản trình chiếu và biểu mẫu. Chia sẻ liên kết với đồng nghiệp, nhận xét, đề xuất và chỉnh sửa dự án trong thời gian thực.
#5. Trung tâm kiến thức
Giáo dục nhân viên của bạn về càng nhiều khía cạnh của tổ chức càng tốt là một cách tuyệt vời để khuyến khích họ và nâng cao hiểu biết của họ về sản phẩm của bạn.
Dành thời gian để giáo dục họ là một phần khó khăn. Tổ chức các cuộc họp và phổ biến một lượng lớn thông tin không phải là chiến lược lý tưởng để khuyến khích họ tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn và cho phép họ tự giải quyết vấn đề
Trung tâm tri thức, đôi khi được gọi là "cơ sở", là một thư viện nơi các doanh nghiệp có thể lưu giữ các chính sách, hướng dẫn đào tạo, wiki và các tài nguyên khác. Bạn cũng có thể đưa ra thông báo của công ty, cập nhật tuyên bố sứ mệnh và phát triển các mục tiêu của công ty.
Tuy nhiên, các công cụ giao tiếp cho phép bạn tạo một cơ sở kiến thức có tổ chức và dễ dàng cập nhật tài liệu khi cần.
#6. Thư
Ngay cả với các tùy chọn liên lạc ngày nay, thư bưu chính thông thường vẫn là một công cụ thương mại mạnh mẽ. Nó thêm một liên lạc cá nhân và thường được sử dụng để cung cấp các tài liệu, hợp đồng và các mặt hàng đã mua được bảo vệ cho khách hàng. Tài khoản usps.com hoặc Stamps.com (tại Hoa Kỳ) cho phép bạn in bưu phí từ máy tính của mình và là cách đơn giản để xử lý thư từ nhà hoặc nơi làm việc của bạn. Có một số hãng vận chuyển có sẵn để vận chuyển thư quốc tế. Tìm hiểu xem nhà mạng nào đáng tin cậy nhất trong khu vực kinh doanh của bạn. Bạn có thể so sánh giá cả, ngày giao hàng và các tùy chọn theo dõi để tìm giao dịch tốt nhất.
#7. E-mail
Ngay cả khi bạn hiện có địa chỉ email cá nhân, thì việc có địa chỉ email doanh nghiệp sẽ hỗ trợ bạn giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp nội bộ. Điều quan trọng là phải kiểm tra email hàng ngày. Tùy thuộc vào loại tài khoản bạn có, bạn có thể truy cập nhiều dịch vụ email khác nhau. Ví dụ: bạn có thể theo dõi email cho các tài khoản cụ thể để đảm bảo rằng người nhận sẽ đọc chúng. Với các loại tài khoản khác nhau, bạn cũng có thể trì hoãn gửi email đi, lọc email đã nhận và thiết lập phản hồi tự động.
Gmail, Outlook và Yahoo là các nền tảng lưu trữ email. Có những người khác là tốt. Các nền tảng này sẽ cung cấp cho bạn địa chỉ email doanh nghiệp của bạn với một khoản phí bổ sung. Ví dụ: bạn có thể trả giá để lưu trữ [email được bảo vệ] trên một trong các nền tảng email.
#8. Google Voice và các dịch vụ gọi Internet khác
Gọi điện thoại qua Internet là một phương pháp gọi điện thoại qua internet. Có rất nhiều dịch vụ gọi internet. Google Voice là tùy chọn phổ biến và dễ tiếp cận nhất. Google Voice bao gồm thư thoại, SMS và nhắn tin cũng như số điện thoại địa phương. Người dùng có thể gửi tin nhắn văn bản miễn phí, sửa đổi thư thoại, đọc bản ghi văn bản của thư thoại, v.v. Người dùng có thể thực hiện hoặc nhận các cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn từ máy tính hoặc điện thoại thông minh của họ.
Dịch vụ thư thoại của Google hiện miễn phí cho tất cả người dùng Gmail. Các nhà cung cấp dịch vụ gọi điện qua internet khác bao gồm Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably và OnSIP. Mỗi cung cấp một dịch vụ dựa trên phí hàng tháng với các tính năng, khả năng, điểm mạnh và thiếu sót khác nhau.
Công cụ giao tiếp kinh doanh thành công nhất là gì?
Email, được cho là công cụ giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất, mở ra nhiều con đường giao tiếp. Nhân viên có thể sử dụng ứng dụng để chia sẻ thông tin quan trọng, trong khi người quản lý và giám đốc điều hành có thể tương tác với các báo cáo hoặc quản lý cấp cao hơn. Vì email có lượng người xem lớn như vậy nên các doanh nghiệp có thể sử dụng nó để giữ liên lạc với khách hàng, cung cấp và nhận phản hồi, thu hút khách hàng mới và thậm chí tạo một kênh để khách hàng liên hệ với người liên lạc hoặc giám đốc điều hành vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Email cũng cho phép người dùng gửi và nhận dữ liệu dưới dạng tệp đính kèm vào thư, cho phép các công ty công nghệ cung cấp các bản vá và cập nhật quan trọng trong thời gian thực.
7 loại giao tiếp kinh doanh là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng một trong bốn loại giao tiếp kinh doanh: nội bộ (lên và xuống), bên ngoài hoặc theo chiều ngang/bên. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn nhiều loại giao tiếp kinh doanh.
#1. Truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ doanh nghiệp đề cập đến sự tương tác giữa các thành viên của một tổ chức. Nó bao gồm cả phương thức giao tiếp chính thức và không chính thức. Truyền thông nội bộ xảy ra khi một số bộ phận gửi thông tin đến nhân viên của tổ chức. Giao tiếp nội bộ hiệu quả là rất quan trọng để tăng năng suất và sự hài lòng. Chủ yếu có hai loại truyền thông nội bộ công ty:
- Truyền thông hướng lên nội bộ: Ví dụ: giả sử nhóm nhân sự của một tổ chức đã tạo một báo cáo về một chủ đề cụ thể, sau đó báo cáo này sẽ được chuyển đến người quản lý nhân sự. Đây là một ví dụ về giao tiếp nội bộ doanh nghiệp đi lên.
- Giao tiếp hướng xuống nội bộ: Khi Giám đốc điều hành của một công ty thiết lập các hướng dẫn mới và phân phối chúng cho tất cả nhân viên. Đây là cách giao tiếp kinh doanh đi xuống nội bộ xảy ra trong một tổ chức.
#3. Giao tiếp kinh doanh theo chiều ngang/bên
Giao tiếp kinh doanh ngang hoặc ngang đề cập đến giao tiếp xảy ra ở cấp độ ngang, tức là giữa các đồng nghiệp trong một tổ chức hoặc tập đoàn. Nó chủ yếu được thực hiện thông qua giao tiếp bằng văn bản hoặc nói. Giao tiếp kinh doanh này xảy ra khi các tin nhắn được trao đổi giữa một bộ phận, giữa các bộ phận hoặc giữa các cá nhân có trình độ chuyên môn tương đương.
Thông tin được truyền đạt qua phương pháp này chỉ có sẵn cho những người cùng cấp bậc. Giao tiếp ở các cấp độ phân cấp bình đẳng là điều cần thiết để đạt được thành công và hợp tác chức năng. Ví dụ, giám đốc tiếp thị của một công ty liên hệ với giám đốc sản xuất của cùng một công ty để thảo luận về các xu hướng tiếp thị mới nhất, nhu cầu sản phẩm và mong muốn của người tiêu dùng. Thông điệp sẽ được phân phối phù hợp thông qua giao tiếp hiệu quả giữa các nhà quản lý bộ phận.
#4. Giao tiếp kinh doanh bên ngoài
Giao tiếp kinh doanh bên ngoài xảy ra khi thông tin về một công ty kinh doanh được gửi đến một tổ chức kinh doanh khác hoặc các cơ quan có thẩm quyền từ một tổ chức khác bên ngoài môi trường kinh doanh. Các tổ chức thường xuyên giao tiếp với các tổ chức khác để mở rộng tiềm năng thương mại của họ. Không giống như các loại giao tiếp kinh doanh khác, giao tiếp kinh doanh bên ngoài chủ yếu được thực hiện thông qua các phương tiện bằng văn bản hoặc bằng lời nói.
Giao tiếp kinh doanh bên ngoài được phân thành hai loại: chính thức và không chính thức. Thư từ, báo cáo, thuyết trình, bản ghi nhớ và giao tiếp kinh doanh bên ngoài chính thức khác là những ví dụ về giao tiếp kinh doanh bên ngoài. Tuy nhiên, giao tiếp kinh doanh bên ngoài không chính thức có thể có nhiều hình thức và thường nằm ngoài tầm kiểm soát của một tổ chức.
Ví dụ: một công ty có thể sử dụng nhiều hình thức quảng cáo, kênh radio, quảng cáo trên mạng xã hội, v.v. để truyền bá thông tin về mức giá và ưu đãi tuyệt vời mà họ có sẵn trên nền tảng web của mình. Đây là một ví dụ điển hình về cái được gọi là “giao tiếp bên ngoài”.
Kết luận
Điều quan trọng cần nhớ là không phải tất cả các công cụ giao tiếp kinh doanh nội bộ đều được tạo ra như nhau; chương trình cụ thể vượt trội trong bối cảnh nhất định, trong khi những chương trình khác được sử dụng tốt nhất một mình. Chúng tôi khuyên bạn nên phân tích kỹ lưỡng trường hợp sử dụng của mình đối với các công cụ giao tiếp kinh doanh này và xem xét tính năng nào là quan trọng nhất đối với các cuộc họp và tương tác tại nơi làm việc. Đặt yêu cầu cho công cụ và thảo luận về khả năng của bạn với nhóm của bạn.
Bài viết liên quan
- Các khoản cho vay ngắn hạn cho doanh nghiệp của bạn: Ý tưởng tốt?
- Thương hiệu cà phê hòa tan: Thương hiệu có hàm lượng axit thấp & Decaf tốt nhất (+ Đánh giá)
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- COACH TRUYỀN THÔNG: Giao tiếp hiệu quả
dự án
