Khi nói đến việc cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn, cải tiến quy trình (PI) là một công cụ thiết yếu. Nó giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành một cách hiệu quả và sự hài lòng cũng như giá trị của khách hàng ở mức cao nhất. Nhưng chính xác thì cải tiến quy trình là gì, các loại phương pháp tiếp cận khác nhau là gì và bạn nên cân nhắc điều gì khi thực hiện nó? Bài viết này sẽ khám phá định nghĩa, các loại và phương pháp cải tiến quy trình liên tục, đồng thời cung cấp cho bạn những cân nhắc chính mà bạn nên thực hiện khi cải tiến quy trình của mình.
Cải tiến quy trình là gì?
Cải tiến quy trình là thực hành phân tích các quy trình hiện có trong một tổ chức và thực hiện các sửa đổi được thiết kế để cải thiện hiệu suất, hiệu quả hoặc độ tin cậy của các quy trình đó. Nó liên quan đến việc nghiên cứu và lập chiến lược làm thế nào để thay đổi quy trình tốt hơn. Điều này có thể bao gồm thiết kế lại quy trình để tăng hiệu quả, cải thiện chất lượng đầu ra của quy trình hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác được thiết kế để làm cho quy trình tốt hơn.
Cải tiến quy trình có thể có một số tên gọi khác nhau, bao gồm cải tiến quy trình kinh doanh (BPI), quản lý quy trình kinh doanh (BPM), tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quy trình cải tiến liên tục (CIP), để đề cập đến một số. Hơn nữa, bất kể tên gọi là gì, tất cả chúng đều nhằm mục đích loại bỏ sai sót, cắt giảm lãng phí, thúc đẩy sản xuất và nâng cao hiệu quả.
Lợi ích của việc cải tiến quy trình
Việc triển khai một phương pháp cải tiến quy trình như một phần của hệ thống quản lý tổng thể sẽ cung cấp cho bạn một cách để xác định và giải quyết những khó khăn trong quy trình của bạn.
Trải nghiệm khách hàng, sản xuất nội bộ hoặc các mục tiêu kinh doanh khác của bạn có thể bị ảnh hưởng do những khó khăn này. Thời gian của nhóm bạn và tiền bạc của doanh nghiệp bạn có thể bị lãng phí bởi các quy trình bị hỏng hoặc không hiệu quả. Bạn có thể đảm bảo rằng bạn luôn tìm kiếm các sự cố và khắc phục chúng bằng cách áp dụng kỹ thuật PI.
Hơn thế nữa, Quá trình tái cấu trúc, quản lý quy trình kinh doanh và các quy trình cải tiến liên tục là một số tên mà PI có thể sử dụng.
Các loại cải tiến quy trình là gì?
Các công ty sử dụng phương pháp tiếp cận PI để nâng cao quy trình công việc nội bộ, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng, rút ngắn chu kỳ thanh toán và tăng tốc thời gian giao hàng. Các dự án PI được chia thành các loại sau dựa trên mục tiêu của chúng:
#1. cắt giảm chi phí
Tổ chức lại các quy trình kinh doanh chính là một cách để hợp lý hóa quy trình. Ngoài ra, nó hỗ trợ trong việc xác định các quy trình dư thừa dẫn đến tăng chi phí. Thông qua tái cấu trúc, các nhiệm vụ không cần thiết được loại bỏ, cho phép sử dụng tốt nhất các nguồn lực sẵn có.
#2. Cải thiện giao tiếp
Thiết lập một luồng giao tiếp rõ ràng trong suốt quá trình là một mục tiêu khác của việc cải tiến quy trình. Tự động hóa quy trình làm giảm số lần trao đổi email và các điểm tiếp xúc tương tác giữa nhân viên và phòng ban, trái ngược với các quy trình được xử lý thủ công cần nhiều vòng liên lạc qua email. Phần mềm chuyên dụng cho phép nhân viên xem và trao đổi thông tin quan trọng có thể hợp lý hóa việc liên lạc. Chương trình này có thể cải thiện đáng kể sự liên kết giữa các bộ phận và tính minh bạch.
#3. Quá trình trực quan hóa
Sử dụng bản đồ quy trình, bạn có thể hình dung mọi thứ hoạt động như thế nào. Các mô hình quy trình có thể cải thiện đáng kể hoạt động kiểm toán, xác định các nút thắt cổ chai khi chúng xuất hiện và dễ dàng thay đổi.
Cải tiến Quy trình Kinh doanh
Cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) là một nỗ lực không ngừng nhằm tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất của các quy trình kinh doanh, xác định và triển khai các cơ hội, đồng thời làm cho quy trình dễ bảo trì và quản lý hơn. BPI tập trung vào các quy trình kinh doanh và nhằm mục đích làm cho các quy trình hiệu quả và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, các ví dụ phổ biến về PI bao gồm hợp lý hóa các quy trình và hoạt động sản xuất, giới thiệu các chiến lược kiểm kê kịp thời và loại bỏ thủ tục giấy tờ. Các phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh khác nhau giữa các tổ chức nhưng thường bao gồm đo điểm chuẩn, cải tiến quy trình liên tục, quản lý thay đổi, quản lý chất lượng toàn diện và PI tinh gọn.
Năm yếu tố chính của cải tiến quy trình là gì?
Cải tiến quy trình, còn được gọi là quản lý quy trình kinh doanh và cải tiến quy trình kinh doanh, bao gồm việc xác định, phân tích và cải thiện quy trình công việc.
Giảm thiểu sai sót, cắt giảm lãng phí, cải thiện năng suất và đơn giản hóa các quy trình bên trong và bên ngoài của công ty là những mục tiêu chính của PI.
#1. Lập bản đồ quy trình:
Điều này liên quan đến việc tạo ra một đại diện trực quan về các hoạt động và quy trình của một thực thể. Đó là một phương pháp thu thập và ghi lại các nhiệm vụ, hoạt động và trách nhiệm liên quan để cải thiện hiệu suất. Lập bản đồ quy trình có thể tiết lộ các cơ hội cải tiến khả thi bằng cách tiết lộ tiêu chuẩn hóa và nút thắt cổ chai. Nó cũng có thể xác định sự dư thừa và không hiệu quả có thể xảy ra.
#2. Phân tích:
Điều này liên quan đến việc đánh giá quy trình hiện tại để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, không hiệu quả hoặc các cơ hội tiềm năng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các biện pháp dựa trên dữ liệu hoặc định tính làm nguồn thông tin. Trước khi dành thời gian để thiết kế lại hoặc cải tiến một quy trình, điều quan trọng là phải biết nó hoạt động như thế nào.
#3. thiết kế lại:
Đây là nơi bạn thực hiện các thay đổi hoặc cải cách đối với quy trình hiện tại để tạo ra hiệu quả cao hơn hoặc loại bỏ bất kỳ vấn đề nào đã được xác định. Nó không chỉ đơn thuần là thực hiện những điều chỉnh nhỏ, mà thay vào đó liên quan đến việc thay đổi các thành phần cốt lõi của quy trình để tạo ra những cải tiến quy mô lớn.
#4. Màn hình:
Điều này liên quan đến việc theo dõi kết quả của những thay đổi được thực hiện đối với quy trình để đánh giá mức độ thành công của thiết kế quy trình mới. Điều này được thực hiện bằng cách thu thập phản hồi hoặc dữ liệu để xem các phép đo như thời lượng, chi phí và hiệu quả.
#5. Tối ưu hóa:
Đây là bước cuối cùng trong chu trình cải tiến quy trình. Điều này liên quan đến việc sử dụng dữ liệu thu thập được và phản hồi từ giám sát để thực hiện các thay đổi và điều chỉnh tiếp theo. Nói cách khác, điều này có thể được thực hiện để cải thiện hơn nữa hiệu suất và hiệu quả của quy trình, cũng như đảm bảo rằng những cải tiến được thực hiện cho quy trình sẽ kéo dài.
Kỹ thuật cải tiến quy trình
Các kỹ thuật cải tiến quy trình là các chiến lược hoặc phương pháp mà một tổ chức sử dụng để xác định (các) vấn đề trong một quy trình, xác định cách giải quyết chúng và đánh giá xem các cải tiến đó thành công hay không thành công. Mỗi phương pháp đáp ứng một yêu cầu riêng biệt. Văn hóa của công ty, tinh gọn cho các chiến lược PI hoặc sơ đồ quy trình công việc của quy trình có thể là những ưu tiên chính của một tổ chức.
Mặc dù tất cả đều hướng đến cùng một kết quả, nhưng mỗi cách cải tiến quy trình là tốt nhất cho một nhu cầu khác nhau. Những người khác tập trung vào việc đặt văn hóa công ty của bạn ở vị trí thích hợp cho PI, trong khi các khuôn khổ khác nhấn mạnh các chiến lược dựa vào PI. Các doanh nghiệp có thể trực quan hóa quy trình làm việc của quy trình bằng cách sử dụng phương pháp cải tiến Quy trình.
#1. cải tiến:
Kaizen khuyến khích cải tiến liên tục, tập trung vào các phương pháp linh hoạt và hướng tới cải tiến quy trình. Để tạo ra một nơi làm việc mà những sai lầm không bị trừng phạt mà thay vào đó được làm để tránh, Kaizen tập trung vào việc cải thiện chất lượng, năng suất và hiệu quả thông qua những thay đổi nhỏ trong hoạt động hàng ngày hoặc văn hóa tổ chức.
#2. 5S:
Năm bước chính của mô hình 5S là sắp xếp, làm thẳng, làm bóng, chuẩn hóa và duy trì. Nó là một phần của Kaizen và Lean for PI. Ứng dụng 5S có thể chuẩn hóa quy trình cải tiến và giúp nó trở nên hiệu quả hơn.
#3. PDCA:
Lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động, hay PDCA, cũng là một thành phần của Phương pháp Kaizen để Cải tiến Quy trình. Khi các tổ chức xác định các quy trình cần cải tiến, nó sẽ làm cho chúng hiệu quả hơn. Ngoài ra, để giải quyết vấn đề, trước tiên bạn phải xác định vấn đề đó (kế hoạch), phát triển và áp dụng giải pháp (thực hiện), đánh giá hiệu quả của giải pháp bằng cách sử dụng dữ liệu (kiểm tra), ghi lại kết quả (hành động) và, nếu kế hoạch là thành công, thực hiện nó.
# 4. Sáu Sigma
Với sự trợ giúp của phương pháp Six Sigma nổi tiếng để cải tiến quy trình, nhân viên được thăng cấp thông qua các cấp bậc được biểu thị bằng đai karate. Bạn bắt đầu với đai xanh và tiến tới đai đen thông qua học tập. Để chia nhỏ PI thành các bước riêng biệt, Six Sigma bao gồm hai cách tiếp cận. DMAIC (xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát) và DMADV (xác định, đo lường, phân tích, thiết kế và xác minh) là một số trong các bước này.
#5. Phân tích nguyên nhân và kết quả
Phân tích nguyên nhân và kết quả là một kỹ thuật Six Sigma khác. Nó liên quan đến việc sử dụng phương pháp lập biểu đồ để giải quyết các vấn đề lần đầu tiên bằng cách xác định vấn đề, định vị các chướng ngại vật và xác định lý do tại sao quy trình không hoạt động.
#6. phân tích SIPOC
Phân tích SIPOC, một định dạng sơ đồ thuộc phương pháp Six Sigma, diễn ra trong giai đoạn “đo” DMAIC hoặc DMADV. Trước khi bắt đầu, SIPOC hỗ trợ các tổ chức xác định và thiết lập các dự án cải tiến quy trình cũng như xác định nhu cầu và các thành phần thiết yếu.
#7. Ánh xạ luồng giá trị hoặc VSM
Giá trị của sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ đối với tổ chức có thể được xác định bằng việc sử dụng VSM, cho phép các tổ chức mô tả bằng đồ họa ấn tượng của khách hàng về quy trình kinh doanh. Tương tự như các phương pháp cải tiến quy trình khác, nó nhấn mạnh vào việc giảm lãng phí, trùng lặp và càng tinh gọn càng tốt.
#số 8. TQM, hay quản lý chất lượng toàn diện
TQM hỗ trợ các tổ chức triển khai PI liên tục trong toàn bộ tổ chức với trọng tâm là thúc đẩy thành công lâu dài thông qua sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách khuyến khích một nền văn hóa nơi mọi người không sợ mắc lỗi và được thúc đẩy bởi một mục tiêu kinh doanh chung, phương pháp này trao quyền cho nhân viên.
#9. Kanban:
Kanban là một kỹ thuật để trực quan hóa các luồng quy trình hợp nhất các bộ phận kinh doanh, lãnh đạo và nhân viên trong việc theo đuổi PI. Tinh gọn để cải tiến quy trình là một phương pháp bổ sung cho PI được đưa vào và khuyến khích.
#10. ánh xạ thủ tục
Lập bản đồ quy trình là một loại trực quan hóa quy trình công việc khác hỗ trợ doanh nghiệp tạo chiến lược cải tiến quy trình. Nó còn được gọi là lưu đồ chức năng, mô hình quy trình và lưu đồ quy trình. Cuối cùng, việc xây dựng sơ đồ luồng là thứ cung cấp các chi tiết quan trọng về quy trình làm việc của quy trình từ đầu đến cuối.
#11. Cải tiến quy trình liên tục (CPI)
Cải tiến quy trình liên tục là một nỗ lực không ngừng, chẳng hạn như trong quy trình sản xuất, để liên tục đánh giá và cải tiến các hoạt động và quy trình nhằm tối ưu hóa sản xuất và hiệu quả. Hơn nữa, đây là một cách hiệu quả cao để thực hiện các cải tiến gia tăng theo thời gian, từ việc loại bỏ các hoạt động lãng phí đến tinh chỉnh đầu ra. CPI có thể giúp xác định và loại bỏ sự thay đổi trong quy trình sản xuất, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và mang lại hiệu quả về chi phí.
Năm bước được sử dụng trong hầu hết các chương trình cải tiến liên tục là:
- Xác định quy trình: xác định các lĩnh vực cải tiến tiềm năng.
- Đo lường hiệu suất của quy trình: bằng cách thu thập dữ liệu và phân tích xu hướng.
- Phân tích quá trình: tìm kiếm cơ hội để cải thiện.
- Thực hiện các giải pháp: áp dụng các kỹ thuật cải tiến liên tục.
- Theo dõi và sửa đổi: xem xét kết quả và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.
Sử dụng năm bước này trong một vòng lặp để đảm bảo rằng bạn luôn trở nên tốt hơn. Với một chương trình được triển khai tốt, các tổ chức có thể có một công cụ mạnh mẽ để đạt được những cải tiến hữu hình và đáng kể theo thời gian.
Ví dụ về cải tiến quy trình là gì?
Làm cho các quy trình hiệu quả hơn là mục tiêu chính của PI. Dưới đây là một vài trường hợp:
Ví dụ cải tiến quy trình
Để giảm chất thải: Danh mục này bao gồm bất kỳ cải tiến quy trình nào tập trung vào việc giảm lãng phí công sức, thời gian, tài nguyên và năng lượng. Một người thợ mộc có thể đặt những chiếc đinh thích hợp vào dây đai để tiết kiệm thời gian tìm kiếm chúng.
Để loại bỏ các bước: loại bỏ các bước lặp đi lặp lại hoặc dư thừa khỏi quy trình. Một ví dụ sẽ là loại bỏ ba câu hỏi khỏi đơn đăng ký thế chấp không có mối quan hệ thực sự với các biến thể về rủi ro hoặc tuân thủ.
để lập kế hoạch: liên quan đến việc thêm hoặc xóa các bước khỏi một quy trình. Chẳng hạn, nhóm bán hàng có thể quyết định loại bỏ nhu cầu tạo kế hoạch cho từng khách hàng của nhóm bán hàng vì công việc của họ có chất lượng kém và không cải thiện doanh số bán hàng.
Thông qua tái cơ cấu: Thay đổi hệ thống phân cấp hoặc cấu trúc của tổ chức để cải thiện hiệu quả của quy trình. Ví dụ: hãy xem xét một ngân hàng có bộ phận CNTT linh hoạt, nơi các nhà phát triển xây dựng mã liên tục chịu trách nhiệm duy trì sử dụng mã.
Theo phân tích nguyên nhân gốc rễ: Trong kỹ thuật này, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được tìm kiếm. Ví dụ, một sản phẩm phần mềm không hiệu quả và gây thêm căng thẳng cho mỗi lần gặp khách hàng là do dịch vụ khách hàng tồi chứ không phải nhân viên hay đào tạo.
Bằng cách ưu tiên: Ví dụ, trong một dây chuyền sản xuất mà mỗi công nhân đều nhận thức được rằng an toàn là quan trọng, dây chuyền sẽ tạm dừng nếu nhận thấy có mối lo ngại về an toàn.
Bằng cách kéo các quy trình: Cách tiếp cận này cho phép nhu cầu rút ra nguồn cung để giảm chất thải. Chẳng hạn, một nhà sản xuất ô tô sẽ không bắt đầu sản xuất ô tô của bạn cho đến khi bạn đặt hàng.
Quy trình làm việc so với cải tiến quy trình là gì?
Quy trình làm việc là một loạt các bước thực hiện một dự án, trong khi cải tiến quy trình là phân tích cẩn thận các bước đó và hiệu quả của chúng để làm cho các quy trình hiệu quả và hiệu quả hơn. Cải tiến quy trình được coi là một cách tiếp cận toàn diện để cải thiện quy trình công việc với mục đích cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, đầu ra chất lượng cao hơn và thời gian quay vòng nhanh hơn. Tuy nhiên, dòng công việc tập trung vào việc tổ chức luồng tài liệu và nhiệm vụ trong một quy trình duy nhất. Nó thường đi kèm với một sơ đồ cho thấy từng bước và hướng đi của nó. Ngược lại, cải tiến quy trình tập trung vào một cái nhìn bao quát về quy trình công việc, tìm kiếm cơ hội để tự động hóa hoặc hợp lý hóa các quy trình để chúng trở nên hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.
Chìa khóa để cải tiến quy trình là gì?
Chìa khóa để cải tiến quy trình là hiểu quy trình hiện tại và sau đó xác định các khu vực cần cải thiện. Điều này liên quan đến việc phân tích dữ liệu, nhận phản hồi từ các bên liên quan và lập bản đồ quy trình để xác định cách hiệu quả nhất để cải thiện quy trình. Cuối cùng, điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi thay đổi đều hiệu quả, hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mục đích của cải tiến quy trình là gì?
Cải tiến quy trình là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả các hoạt động và chiến lược được sử dụng để làm cho máy móc, hệ thống hoặc quy trình hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và đáng tin cậy hơn. Mục đích chính của nó là giảm lãng phí, tối đa hóa thông lượng và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, cần cải thiện việc lập kế hoạch, tổ chức lại, tự động hóa và sử dụng các phương pháp hay nhất. Những hoạt động này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giảm rủi ro và tăng lòng trung thành của khách hàng.
Làm thế nào để bạn bắt đầu cải tiến quy trình?
Một cách để bắt đầu con đường cải tiến quy trình của bạn là thiết lập hướng dẫn trước thời gian. Chúng bao gồm việc xác định bạn sẽ cải thiện điều gì, bạn sẽ cải thiện nó như thế nào và bạn sẽ đánh giá như thế nào để đảm bảo thành công của mình (hoặc thậm chí là một kết quả thu hút), và phân tích kết quả đạt được của bạn như một kết quả của sự thành công đó. ѕѕ thay đổi bạn іmрlеmеmеntеd.
Các bước cải tiến quy trình là gì?
Các bước cơ bản để cải tiến quy trình là xác định cơ hội may mắn, phân tích thách thức và thực hiện. Các bước ѕресіfіс trong quy trình phụ thuộc vào phương pháp luận cải tiến. Một phương pháp phổ biến là PDCA, quá trình này được chia thành Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động.
Xem thêm SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KINH DOANH: Hướng dẫn dứt khoát
Kết luận
Cải tiến quy trình là một quy trình liên tục đòi hỏi các tổ chức phải thường xuyên đánh giá hoạt động của mình và xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Tổ chức cần đảm bảo rằng các chiến lược cải tiến quá trình của họ là liên tục và có hệ thống để đảm bảo đạt được các mục tiêu của các hoạt động này.
Câu hỏi thường gặp về cải tiến quy trình
Phương pháp duy nhất để cải tiến quy trình là gì?
Với sự giúp đỡ của những người được yêu thích Phương pháp Six Sigma để cải tiến quy trình, nhân viên được thăng cấp thông qua cấp bậc biểu thị bằng đai karate.
Cải tiến quy trình liên tục là gì?
Cải tiến quy trình liên tục là một nỗ lực không ngừng, chẳng hạn như trong quy trình sản xuất, để liên tục đánh giá và cải tiến các hoạt động và quy trình nhằm tối ưu hóa sản xuất và hiệu quả.
Bài viết liên quan
- KHOẢN VAY CẢI THIỆN NHÀ TỐT NHẤT NĂM 2023
- CẢI THIỆN NGƯỜI THUÊ NHÀ: Nó Là Gì, Các Ví Dụ & Tất Cả Những Điều Bạn Nên Biết
- THẺ TÍN DỤNG TỐT NHẤT ĐỂ CẢI THIỆN NHÀ Ở: Thẻ tín dụng cải tạo nhà ở tốt nhất dành cho chủ nhà
- Tài trợ cho việc Cải tạo Nhà: Các Lựa chọn Hỗ trợ Tài chính cho việc Cải tạo Nhà
- KẾ HOẠCH CẢI TIẾN: Đó là gì, Mẫu và Hướng dẫn
