Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc tăng hiệu quả hoạt động là một nỗ lực không ngừng. Khi thị trường, sự cạnh tranh, công nghệ và khách hàng thay đổi, các doanh nghiệp phải liên tục lặp lại để tăng tỷ suất lợi nhuận, giảm chi phí và nâng cao chất lượng. Mặc dù không đơn giản nhưng vẫn có những kỹ thuật để tăng hiệu quả hoạt động một cách toàn diện trong một tập đoàn. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ đảm bảo rằng chúng tôi cung cấp tất cả thông tin cần thiết mà bạn cần liên quan đến hiệu quả hoạt động.
Hiệu quả hoạt động là gì?
Hiệu quả hoạt động là sử dụng thời gian, con người, thiết bị, hàng tồn kho và tiền bạc một cách hiệu quả nhất có thể để hỗ trợ doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hiệu quả sẽ tinh gọn hơn, linh hoạt hơn và thành công hơn. Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng hiệu quả hoạt động chỉ áp dụng cho các công ty công nghiệp và chủ yếu là đầu tư vào những máy móc tiên tiến hơn, nhanh hơn.
Một công ty hoặc khoản đầu tư sinh lời nhiều hơn sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Điều này là do tổ chức có thể cung cấp nhiều thu nhập hoặc lợi nhuận hơn so với một giải pháp thay thế cho cùng số tiền hoặc ít tiền hơn.
Nhận biết hiệu quả hoạt động
Chi phí giao dịch đầu tư thường là trọng tâm của hiệu quả hoạt động trên thị trường đầu tư. Các sàn giao dịch có lợi nhuận cao nhất có tỷ suất lợi nhuận lớn nhất, nghĩa là nhà đầu tư phải trả ít nhất để kiếm được nhiều tiền nhất.
Tương tự, các doanh nghiệp muốn sản xuất sản phẩm của mình với chi phí thấp nhất có thể để đạt được lợi nhuận gộp lớn nhất. Hầu như luôn luôn, tính kinh tế nhờ quy mô có thể làm tăng hiệu quả hoạt động. Việc giảm phí trên mỗi cổ phiếu trên thị trường chứng khoán có thể đòi hỏi phải mua thêm cổ phiếu của một khoản đầu tư với chi phí giao dịch đã định.
Thị trường cạnh tranh thường là kết quả của thị trường hoạt động hiệu quả. Quy định nhằm mục đích điều chỉnh phí để bảo vệ các nhà đầu tư khỏi chi phí cao cũng có thể tác động đến thị trường hoạt động hiệu quả.
Làm thế nào để tăng hiệu quả hoạt động
Nếu bạn nhận thấy những điều như thu nhập giảm dần, khó đáp ứng nhu cầu hoặc thậm chí mất doanh thu, giống như nhiều chủ doanh nghiệp, bạn có thể nghĩ rằng có sự thiếu hiệu quả trong hoạt động của mình.
Tin tốt là việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động có thể nhanh chóng tăng năng suất.
Các bài tập nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thường trải qua các bước này.
#1. Nhận biết hoạt động của bạn
Biết hoạt động của bạn là bước đầu tiên quan trọng nhất trong bất kỳ chiến lược nào để đạt được hiệu quả hoạt động. Những gì bạn không biết sẽ không giúp bạn trở nên tốt hơn. Hãy bắt đầu bằng việc điều tra mọi khía cạnh của tổ chức và phân tích nhiều bộ phận trong công ty bạn. Sử dụng kiểm tra và phân tích dữ liệu hiệu suất để tìm hiểu thêm về hoạt động, chất thải và các lĩnh vực cần cải thiện.
#2. Tạo Kế hoạch hành động và ưu tiên các dự án.
Sau đó, đánh giá trạng thái hiện tại sẽ tạo ra một danh sách ưu tiên các biện pháp khắc phục có tác động lớn nhất đến việc giải quyết các nguyên nhân chính của vấn đề.
Các dự án có thể được chia thành hai loại:
Chiến thắng nhanh chóng
Những điều này có thể đạt được trong vòng bốn tuần tới hoặc lâu hơn. Việc giao cho tối đa ba cá nhân cấp cao trách nhiệm và quyền hạn để mang lại những thay đổi tích cực và để họ điều hành đồng thời là điều có lợi.
Các dự án sẽ được hoàn thành trong sáu đến mười hai tháng tới
Những phát triển này có thể tác động đến một số phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh ở cấp doanh nghiệp. Điều quan trọng là xác định tất cả các bên liên quan và trao cho họ quyền đề xuất và thực hiện các cải tiến.
Cần lập một kế hoạch hành động chỉ rõ ai sẽ thực hiện từng sáng kiến, ngày hoàn thành và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) hoặc các mốc quan trọng để theo dõi tiến độ và tác động cho cả hai dự án.
#3. Giới thiệu các tiện ích điện tử
Khi bắt đầu con đường hướng tới hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp nên cân nhắc công nghệ số 4.0. Bảng điều khiển sản xuất kỹ thuật số, cung cấp mô tả trực quan theo thời gian thực về số liệu hiệu suất, là một ví dụ về các công nghệ này. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để xác định và điều tra các lý do cơ bản dẫn đến thời gian ngừng hoạt động đột xuất và bị từ chối hoặc để thông báo cho nhân viên chủ chốt về các trường hợp cần họ quan tâm khẩn cấp.
Một loại phần mềm khác rất cần thiết cho các công ty sản xuất là hệ thống quản lý hàng ngày. Nó cho phép các nhà quản lý thường xuyên kiểm tra trạng thái của một dự án, hoạt động hoặc quy trình. Cùng với việc giúp tự động hóa quy trình làm việc cũng như vai trò và trách nhiệm rõ ràng, nó còn có thể trợ giúp trong việc phân công và nhắc nhở nhiệm vụ.
Bạn có thể tăng cả tính linh hoạt và hiệu quả bằng cách cập nhật thông tin cho mọi người. Bạn có thể nhanh nhẹn và phản ứng nhanh hơn với các yếu tố thị trường này khi thị trường thay đổi hoặc đối thủ giảm lợi nhuận của bạn. Điều đó chỉ có thể xảy ra khi tất cả các bên đều sử dụng thông tin cập nhật. Hợp lý hóa việc liên lạc giữa các phòng ban cũng như với khách hàng ở bên ngoài.
#5. Chọn các chỉ số hiệu suất phù hợp
Bạn sẽ cần các mục tiêu hiệu suất vừa tham vọng vừa thiết thực để đạt được mục tiêu sản xuất của mình. Các mục tiêu thực tế là chất xúc tác cho văn hóa hoạt động hiệu quả.
Việc đặt mục tiêu sẽ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ.
#6. Biến sự thay đổi thành hành động và tiếp tục nâng cao
Nhân viên của một công ty thường xuyên phản đối những thay đổi. Điều quan trọng là cung cấp cho nhóm của bạn thời gian, công cụ và sự trợ giúp (chẳng hạn như kiến thức và đào tạo) mà họ cần để triển khai thành công, chẳng hạn như:
Nhận được sự mua vào
Mô tả cách sửa đổi sẽ giải quyết vấn đề, đơn giản hóa cuộc sống của họ và mang lại nhiều khách hàng hài lòng hơn. Theo các chuyên gia, nhân viên phải cảm thấy rằng sự thay đổi sẽ có lợi. Không có gì tích cực đến từ sự thay đổi vì mục đích thay đổi.
Gặp gỡ thường xuyên
Tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên để yêu cầu mọi người chịu trách nhiệm, ghi nhận thành tích và xác định các lĩnh vực cần phát triển. Nhiều doanh nghiệp tổ chức cuộc họp nhanh mỗi ngày từ 10 đến 15 phút. Những cuộc thảo luận này có thể được tổ chức hai lần mỗi ngày, khi bắt đầu ca làm việc và trong bữa trưa, để hỗ trợ các nhóm thích ứng nhanh chóng trong cuộc khủng hoảng.
Cập nhật kế hoạch
Sau khi hoàn thành kế hoạch hành động, hãy lặp lại quy trình để tạo kế hoạch hành động mới trong sáu đến mười hai tháng. Điều này thúc đẩy một nền văn hóa phát triển liên tục.
#6. Nhấn mạnh việc đào tạo nhân viên
Đào tạo là rất quan trọng để đảm bảo nhân viên của bạn biết các công nghệ mới nhất trong ngành của bạn. Việc đào tạo tốt cho nhân viên về hệ thống và quy trình sẽ giúp họ vận hành chúng hiệu quả hơn.
Ngoài ra còn có nguyên lý kinh doanh là cải tiến liên tục, không bao giờ giữ nguyên hiện trạng và luôn tìm cách cắt giảm lãng phí. Doanh nghiệp của bạn nên chấp nhận điều này. Điều này đòi hỏi phải liên tục tìm kiếm những cải tiến khiêm tốn nhưng đáng kể trên toàn công ty. Những thay đổi nhỏ có thể tác động lớn đến chất lượng, chi phí và tiến độ sản xuất.
#7. Cải thiện phương pháp của bạn
Việc xem xét và cải tiến các quy trình của bạn, vốn là nền tảng của hiệu quả hoạt động, là một hành động tiếp theo. Đây là lý do tại sao tự động hóa lại rất quan trọng; nó có thể tăng tốc các quy trình lặp đi lặp lại, chẳng hạn như các thủ tục hành chính tốn thời gian có thể được tự động hóa (chẳng hạn như hóa đơn, báo giá, soạn thảo đề xuất và báo cáo). Như đã thảo luận, bạn nên xem lại công việc của mình để đảm bảo rằng bạn đang tiến bộ hơn.
#số 8. Hãy tính đến chiến lược tài chính của bạn
Tất nhiên, hiệu quả hoạt động phải bao gồm chiến lược tài chính. Bạn có thể thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ, liệt kê tất cả các chi phí liên quan đến việc tạo ra hàng hóa và kiểm tra các trung tâm chi phí. Đầu tư vào các dự án ngắn hạn (ít lao động hành chính, ít lập kế hoạch và cam kết tài chính thấp hơn) để duy trì lợi nhuận tốt và ổn định cho doanh nghiệp của bạn. Hãy cố gắng hết sức để tránh làm việc với mức lợi nhuận tối thiểu.
Cách tính hiệu quả hoạt động
Công thức tính hiệu quả hoạt động rất đơn giản. Mặc dù có thể dễ dàng đo lường nhưng lại rất khó khăn. Nhưng nỗ lực này là đáng giá. Hiệu quả hoạt động là một thước đo hiệu suất tuyệt vời; càng cao thì bạn càng tốn ít chi phí để kiếm được số tiền tương tự.
Tự động hóa là một công cụ tuyệt vời để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nó ngăn chặn sự lãng phí các nguồn tài nguyên đắt tiền, tuy nhiên việc cắt giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty. Cho dù bạn làm việc cho một tập đoàn lớn hay một doanh nghiệp nhỏ, luôn có cơ hội để nâng cao hiệu quả hoạt động. Đầu tiên bạn phải có khả năng đo lường nó.
#1. Công thức cho hiệu quả hoạt động
Như đã đề cập, có một công thức đơn giản để tính hiệu quả hoạt động. Chi phí hoạt động của công ty được cộng thêm một cách đơn giản và toàn bộ doanh thu được chia cho số tiền đó.
Tổng doanh thu / Chi phí hoạt động = Hiệu quả hoạt động
Hãy sử dụng Acme Widgets làm ví dụ. Hãy xem xét một doanh nghiệp có chi phí hoạt động là 100,000 USD và doanh thu hàng năm là 1 triệu USD. Hiệu suất hoạt động trong minh họa hiệu quả hoạt động này là 0.1.
#2. Tỷ lệ hiệu quả hoạt động
Tỷ lệ hiệu quả hoạt động lấy ví dụ hoạt động của chúng tôi ở trên và chuyển đổi nó thành tỷ lệ phần trăm. Sau khi chia chi phí hoạt động cho tổng đánh giá, bạn có thể ước tính chi phí này một cách đơn giản bằng cách nhân kết quả với 100.
Tỷ lệ hiệu quả hoạt động = Chi phí hoạt động / Tổng doanh thu x 100
Tỷ lệ hiệu quả hoạt động sẽ là 10 hoặc 10% trong ví dụ về hiệu quả hoạt động của chúng tôi. Ví dụ này cho thấy cách bạn có thể giảm tỷ lệ hiệu quả hoạt động của mình mà vẫn tạo ra cùng một mức thu nhập hoặc tiết kiệm chi phí hơn. Những con số đáng tin cậy. Hiệu quả hoạt động và tính bền vững của công ty bạn sẽ càng tăng khi tỷ lệ hiệu quả hoạt động của bạn càng thấp.
#3. Hiệu quả so với năng suất
Năng suất được sử dụng để đo lường sản lượng và thường được biểu thị bằng một số đơn vị nhất định trên một đơn vị thời gian, chẳng hạn như 100 đơn vị mỗi giờ. Thay vì chỉ tập trung vào số lượng sản phẩm được sản xuất, hiệu quả trong sản xuất thường tính đến chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị.
Phân tích tính kinh tế theo quy mô cũng có thể liên quan đến việc so sánh năng suất và hiệu quả. Để đạt được hiệu quả kinh tế nhờ quy mô, các đơn vị hướng đến mục tiêu tối đa hóa mức sản lượng. Điều này làm giảm chi phí trên mỗi đơn vị và tăng lợi nhuận trên mỗi đơn vị.
Hiệu quả hoạt động có phải là một chiến lược?
Lập kế hoạch là cần thiết cho chiến lược, bao gồm phát triển ngân sách tài chính, ngân sách dự án và ước tính tăng trưởng mà các bộ phận có thể sử dụng để duy trì hoạt động. Việc thực hiện hoạch định chiến lược chính là hiệu quả hoạt động.
- TÍCH HỢP PHẦN MỀM: Nó là gì và tất cả những điều cần biết
- Hộp số tay và hộp số tự động: Cái nào tốt hơn và đáng tin cậy hơn?
- ỨNG DỤNG BẤT ĐỘNG SẢN: 11 Ứng Dụng Tốt Nhất Năm 2023
- CÁCH CẮT HÌNH ẢNH TRONG PHOTOSHOP: 4 Cách Nhanh Chóng Và Dễ Dàng
- XE HYBRID CAO CẤP TỐT NHẤT NĂM 2023 VÀ 2024
dự án
