Tự hỏi những gì một công việc tài khoản phải trả là tất cả về? Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về mô tả công việc và các ví dụ về sơ yếu lý lịch các khoản phải trả để giúp bạn tìm được công việc tiếp theo.
Các chuyên gia về Tài khoản phải trả được cho là có khả năng xử lý một lượng lớn dữ liệu, chú ý đến từng chi tiết và giao tiếp hàng ngày với nhà tuyển dụng và nhà cung cấp. Họ cũng phải có khả năng áp dụng các nguyên tắc kế toán và xử lý công việc có tính chất phân tích, đánh giá và tư vấn.
Bộ phận Tài khoản phải trả chịu trách nhiệm về sự ổn định tài chính của một công ty. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ được thanh toán và công ty có đủ tiền để trang trải chi phí. Tài khoản phải trả thường là một bộ phận riêng biệt trong các tập đoàn lớn, tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ hơn, trách nhiệm của Tài khoản phải thu và phải trả thường xuyên được kết hợp.
Ba chức năng cơ bản của Tài khoản phải trả là gì?
Mặc dù quy mô của một doanh nghiệp cuối cùng quyết định vai trò của các khoản phải trả, hầu hết các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc có các chuyên gia về các khoản phải trả hoặc Có một nhà thầu bán thời gian đến để thực hiện công việc hàng tuần hoặc hai tuần một lần cho phép doanh nghiệp tập trung vào các khía cạnh khác. Các tài khoản phải trả thực hiện ít nhất ba chức năng cơ bản ngoài việc thanh toán hóa đơn. Các chức năng này có thể bao gồm: tạo và theo dõi ngân sách; phát hành hóa đơn; và quản lý thanh toán. Dưới đây là ba chức năng cơ bản của tài khoản phải trả;
#1. Phát hành thanh toán nội bộ
Các tài khoản phải trả thường làm việc nội bộ để phân phối các khoản hoàn trả nội bộ, kiểm soát và quản lý tiền mặt nhỏ và kiểm soát việc phân phối giấy chứng nhận miễn thuế bán hàng. Chi phí bồi hoàn nội bộ tuân thủ các thủ tục kiểm toán của công ty yêu cầu nhân viên nộp báo cáo nhật ký thủ công, biên lai hoặc cả hai để thiết lập yêu cầu bồi hoàn.
Tiền mặt nhỏ thường được sử dụng cho các chi phí nhỏ như chi phí bưu chính khác nhau, đồ dùng văn phòng, hoặc bữa trưa trong cuộc họp của công ty. Các khoản phải trả thường cấp giấy chứng nhận miễn thuế bán hàng mà họ cấp cho các trưởng bộ phận để đảm bảo rằng các giao dịch mua kinh doanh hợp pháp không bao gồm chi phí thuế bán hàng.
#2. Xử lý thanh toán cho nhà cung cấp
Một trong những chức năng chính của tài khoản phải trả là xử lý các hóa đơn và khoản thanh toán đến của công ty. Đây là một trong những chức năng xuất hiện đầu tiên khi bạn nghĩ về nhiệm vụ của Tài khoản phải trả. Các chuyên gia Kế toán phải trả theo dõi thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều khoản thanh toán và thông tin IRS W-9 trong cơ sở dữ liệu máy tính. Điều này cho phép họ dễ dàng tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp khi cần thiết.
Kiểm soát nội bộ là yếu tố quyết định liệu quy trình mua hàng có bắt đầu với đơn đặt hàng được phê duyệt trước hay liệu các cam kết sau mua hàng có xác nhận việc mua hàng hay không. Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp cũng bao gồm các báo cáo phân tích cuối tháng cho chủ doanh nghiệp và ban quản lý biết công ty hiện đang nợ nhà cung cấp bao nhiêu.
#3. Quản lý chi phí đi công tác
Trong các công ty lớn hoặc công ty mà chủ sở hữu và các nhân viên khác (ví dụ: nhân viên bán hàng) thường xuyên đi công tác, chức năng tài khoản phải trả có thể bao gồm các trách nhiệm quản lý chuyến đi như đặt trước vé máy bay, thuê ô tô và khách sạn. Nếu các biện pháp kiểm soát nội bộ cho phép tạm ứng du lịch, Tài khoản phải trả sẽ xử lý các ứng dụng và phân phối tiền du lịch. Khi khách du lịch của trả lại, Cam kết thanh toán khi đó chịu trách nhiệm đối chiếu số tiền đã thanh toán với số tiền thực chi hoặc xử lý các yêu cầu hoàn tiền du lịch.
Các chức năng kế toán khác
Các khoản phải trả cũng hoạt động để giảm chi phí bằng cách tìm kiếm các chi tiết có thể tiết kiệm tiền cho công ty, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn trong thời gian chiết khấu tiền mặt mà nhiều nhà cung cấp cho phép. Nhân viên tài khoản phải trả thường là điểm liên lạc đầu tiên giữa doanh nghiệp và đại diện nhà cung cấp. Vì vậy, xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt thường là nghĩa vụ của nhân viên. Các mối quan hệ bền vững có thể mang lại lợi ích cho công ty khi làm việc với các nhà cung cấp. Ví dụ: các mối quan hệ tốt có thể dẫn đến các điều khoản tín dụng thuận lợi hơn trong thời kỳ doanh số bán hàng giảm theo mùa.
Các chuyên gia về Tài khoản phải trả đôi khi xem xét hóa đơn trước khi thanh toán để đảm bảo chúng chính xác. Nhân viên kế toán khoản phải trả có thể gọi cho người bán nếu hóa đơn cao hơn bình thường hoặc liên hệ với nhân viên nội bộ nếu nhân viên đó không chọn phương án rẻ nhất hoặc không tìm kiếm nhà cung cấp được công ty chấp thuận trong quá trình mua hàng thay mặt cho công ty.
Các kỹ năng chính cho Tài khoản phải trả là gì?
Mặc dù không yêu cầu bằng cấp đối với vị trí tài khoản phải trả, nhưng cần phải có kiến thức làm việc về các nguyên tắc cơ bản về kế toán và sổ sách kế toán. Đối với một công việc trong các khoản phải trả, bằng cấp trong các lĩnh vực sau sẽ có lợi:
- Kinh tế hoặc Tài chính
- Quản trị Kinh doanh
- Kế toán
Các kỹ năng khác cần có bao gồm;
- Thành thạo với việc tổng hợp các báo cáo chi phí để nhập dữ liệu.
- Thành thạo Microsoft Excel.
- Kiến thức về các nguyên tắc kế toán và quy trình Tài khoản phải trả.
- Quen thuộc với các quy trình đặt hàng.
- Khả năng làm việc độc lập và chủ động.
Mô tả công việc Tài khoản phải trả phải bao gồm các tiêu chuẩn cụ thể để nhập dữ liệu và chú ý đến từng chi tiết. Điều cần thiết là nhân viên phải liên tục có thể tham gia một cách chuyên nghiệp vì họ sẽ giao tiếp với người sử dụng lao động và nhà cung cấp hàng ngày.
Tài khoản phải trả Mô tả công việc Ví dụ
Nếu bạn đang muốn thuê một chuyên gia về tài khoản phải trả, bản mô tả công việc sẽ như sau:
Tóm tắt công việc
Chúng tôi đang tìm kiếm một Nhân viên Kế toán Khoản phải trả đủ tiêu chuẩn để xử lý tất cả các hóa đơn đã nhận để thanh toán và xử lý việc thanh toán kịp thời, chính xác và hiệu quả cho tất cả các bên mắc nợ.
Trách nhiệm
- Xử lý kiều hối theo đúng chính sách và quy định tài chính
- Thực hiện các giao dịch tài chính thông thường, chẳng hạn như xác thực, tách và ghi lại thông tin tài khoản phải trả.
- Để đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn và khoản thanh toán được hạch toán và đăng chính xác, hãy đối chiếu sổ cái các khoản phải trả.
- Bằng cách so sánh tài khoản của nhà cung cấp và báo cáo hàng tháng của nhà cung cấp, hãy xác nhận bất kỳ sự khác biệt nào và xem xét chúng.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán hóa đơn quá hạn bằng cách liên hệ với khách hàng và cung cấp lời nhắc hóa đơn.
- Tạo các báo cáo mô tả tình trạng của các tài khoản phải trả.
- Nhận biết trung tâm chi phí và tài khoản chi phí
- Hiểu các quy định quản lý quy trình tài khoản phải trả (W-9, thuế bán hàng, v.v.)
Trình độ và kỹ năng
- Quá trình làm việc với tư cách là nhân viên kế toán phải trả
- Hiểu biết vững chắc về các nguyên tắc cơ bản của kế toán phải trả
- Thể hiện khả năng tính toán, ghi chép và quản lý dữ liệu kế toán và thông tin tài chính
- Kỹ năng nhập liệu và tài năng thống kê
- Kiến thức thực tế về bảng tính và phần mềm chuyên dụng
- Thành thạo MS Office và tiếng Anh
- mức độ chính xác cao và chăm sóc cho các chi tiết
- Cử nhân Kế toán, Tài chính hoặc Quản trị Kinh doanh
Làm thế nào để tôi chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn tài khoản phải trả?
Nếu bạn đang chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn cho công việc kế toán phải trả, bạn có thể biết rằng bạn có thể gặp những câu hỏi thường gặp như: Bạn có thể cho tôi biết về bản thân được không? Bạn quan tâm hơn đến các câu hỏi phỏng vấn lập hóa đơn để kiểm tra kiến thức của bạn về xác minh hóa đơn, theo dõi đơn đặt hàng và xử lý thanh toán. Ví dụ, một câu hỏi mà bạn đang nghiên cứu về tiền lương đến hạn có thể khiến bạn bối rối nếu bạn chưa nghĩ về câu trả lời trước đó. Trước bất kỳ cuộc phỏng vấn nào, hãy tham khảo hướng dẫn bồi thường mới nhất để biết được mức lương mà bạn có thể mong đợi từ các khoản phải trả. Ví dụ: theo Hướng dẫn bồi thường năm 2022, mức lương trung bình cho một khoản phải trả phải là 39,250 đô la.
Lời khuyên để làm việc với, trong khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn
Chuẩn bị là phòng thủ tốt nhất của bạn. Thật không may, bạn không thể thực hành trước tất cả các câu hỏi có thể. Sử dụng các mẹo phỏng vấn sau đây để đảm bảo bạn không mắc sai lầm khi hỏi một câu hỏi dường như không biết từ đâu:
Giữ bình tĩnh.
Người phỏng vấn đánh giá cao hơn nội dung câu trả lời của bạn. Bạn cũng lưu ý cách bạn xây dựng câu trả lời để tìm hiểu thêm về khả năng sáng tạo và cách tiếp cận vấn đề của bạn. Giữ bình tĩnh, giao tiếp bằng mắt và tự tin như thể bạn là một kế toán viên.
Yêu cầu giải thích.
Nếu bạn bối rối, bạn có thể yêu cầu giải thích. Yêu cầu người phỏng vấn lặp lại hoặc diễn đạt lại câu hỏi. Người phỏng vấn của bạn sẽ tôn trọng mong muốn của bạn để cung cấp cho họ câu trả lời mà họ đang tìm kiếm.
Đừng là một kẻ hèn nhát.
Đừng ngại đặt câu hỏi. Điều này có thể đặc biệt hấp dẫn nếu bạn được hỏi về một khoảng trống trong sơ yếu lý lịch của mình. Nếu bạn đang bỏ kế toán để kết thúc chương trình MBA sớm, hãy nói như vậy. Hãy trung thực và thực tế, và chuẩn bị cho câu hỏi tiếp theo.
Hiểu rồi.
Giả sử một người phỏng vấn hỏi bạn, “Bạn giống con vật nào nhất?” Khi bạn nói “con mèo”, bạn có thể thêm “bởi vì tôi tò mò và I luôn đứng vững.” Khi bạn trả lời những câu hỏi này, hãy cố gắng làm nổi bật những kỹ năng bạn cần có với tư cách là một kế toán viên cho doanh nghiệp cụ thể này. Trong ví dụ này, sự tò mò và tự chủ có nghĩa là sẵn sàng thử những điều mới và độ tin cậy.
Hãy dành thời gian của bạn.
Người phỏng vấn mong bạn dành thời gian để hỏi một câu hỏi bất thường. Một câu trả lời chu đáo sẽ tốt hơn một câu trả lời vội vàng. Bạn có thể nói điều gì đó như, “Đó là một câu hỏi thú vị. Để tôi nghi vê no."
Hỏi câu hỏi.
Nhà tuyển dụng không phải là người duy nhất nên hỏi những câu hỏi hay. Hãy suy nghĩ về những câu hỏi bạn có thể hỏi trong một cuộc phỏng vấn việc làm, chẳng hạn như Bạn cần gì để thành công trong công việc này? Bạn có thể cho tôi biết thêm về lý do tại sao bạn muốn điền vào vị trí này? Làm thế nào bạn sẽ mô tả văn hóa doanh nghiệp của bạn? Cuối cùng, hãy nhớ rằng bạn có nguy cơ bị mất thiện cảm nếu nói rằng bạn thích mèo hơn là chó, hoặc nếu bạn tiết lộ rằng tất cả những gì bạn có trong tủ lạnh là một thanh sô cô la và một lọ mù tạt.. Trên thực tế, chúng tôi không chắc chắn! Làm thế nào về điều này: Hãy trung thực, suy nghĩ, và hãy là chính mình khi đối mặt với những câu hỏi bất ngờ.
Làm thế nào để bạn giới thiệu bản thân trong một cuộc phỏng vấn tài khoản phải trả?
Bạn phải chứng minh rõ ràng với công ty rằng bạn đáng tin cậy, đáng tin cậy và hiểu biết về kế toán khi nộp đơn xin việc kế toán.
Điều quan trọng cần nhớ là nhà tuyển dụng sẽ đánh giá tính cách và sự tự tin của bạn dựa trên cách bạn giới thiệu bản thân. Dưới đây là những mẹo giúp bạn giới thiệu mình là ứng viên tốt nhất cho công việc.
#1. Tập trung vào những gì khiến bạn trở nên đặc biệt
Hãy cụ thể khi mô tả điểm mạnh và thành tích của bạn trong phần tự giới thiệu cho cuộc phỏng vấn về các khoản phải trả. Cung cấp các ví dụ cụ thể về sự khác biệt của bạn so với các ứng viên khác. Lịch sử công việc, bộ kỹ năng và điểm mạnh quan trọng của bạn có thể được đặt lên hàng đầu, tiếp theo là mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
# 2. Hãy tự tin
Sự khác biệt giữa tự tin và tự phụ thường bị hiểu sai. Trong khi Confidence quan tâm đến việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao, Conceit chỉ quan tâm đến việc đáp ứng nhu cầu của chính nó. Nếu bạn muốn được nhà tuyển dụng thuê thì sự tự tin là điều cần thiết. Hãy yên tâm, nhưng đừng quá nhiệt tình và nói với nhà tuyển dụng rằng bạn chỉ đang tìm kiếm công việc để đáp ứng nhu cầu của mình.
#3. Sử dụng các ví dụ thực tế
Không bao giờ bao gồm các trường hợp từ cuộc sống cá nhân của bạn trong câu hỏi phỏng vấn tự giới thiệu tài khoản phải trả của bạn. Cung cấp các ví dụ cụ thể về khả năng và nền tảng của bạn áp dụng cho vị trí đó như thế nào. Cung cấp các ví dụ cá nhân có thể khiến công ty nghĩ rằng bạn không thể tách biệt cuộc sống cá nhân và công việc của mình.
#4. Giữ cho nó ngắn gọn.
Sử dụng câu hỏi này về phần tự giới thiệu của bạn như một cơ hội để quảng cáo chiêu hàng. Hãy ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Viết ra những phẩm chất khiến bạn khác biệt và đủ tiêu chuẩn nhất trước cuộc phỏng vấn để chuẩn bị. Để tăng sự tự tin, hãy làm quen với nó.
Tại sao chúng tôi nên thuê bạn cho các khoản phải trả?
Câu hỏi đặc biệt này là một trong những câu hỏi được các nhà tuyển dụng lựa chọn, bạn có thể được hỏi câu này khi kết thúc cuộc phỏng vấn. Đây là những gì câu trả lời của bạn nên âm thanh như thế nào.
“Đặc biệt có ba điều thu hút sự chú ý của tôi.” Trước hết, có một vị trí mà sự chú ý đến từng chi tiết là rất quan trọng mang lại cho tôi rất nhiều sự hài lòng trong công việc. Bởi vì bạn là một công ty có tiêu chuẩn cao và vì công việc Accounts Payable Clerk có rất nhiều trách nhiệm nên tôi rất quan tâm đến nó. Thứ hai, bạn là một công ty sẽ giúp tôi thành công ở vị trí này và cung cấp cho tôi cơ hội để mở rộng và cải thiện. Tôi thích hoạt động và sau khi đọc bản mô tả công việc Thư ký Kế toán Khoản phải trả cho vị trí này, tôi có thể nói chắc chắn rằng tôi sẽ không có thời gian để làm bất cứ điều gì. Cuối cùng, tôi muốn làm việc cho một công ty khuyến khích sự đổi mới, tư duy cầu tiến và sự thành công của nhân viên. Ba yếu tố này khiến tôi rất hào hứng khi gia nhập công ty của bạn
Một mục nhật ký trong các tài khoản phải trả là gì?
Nhật ký các khoản phải trả là số tiền phải trả trong các mục kế toán cho các chủ nợ của một công ty để mua sản phẩm hoặc dịch vụ được gọi là các mục. Chúng được liệt kê là nợ ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán và bất kỳ khoản thanh toán nào được thực hiện đều được khấu trừ từ tài khoản này.
Trách nhiệm phải trả tài khoản phát sinh bất cứ khi nào một giao dịch liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ trên tài khoản diễn ra. Doanh nghiệp phải xây dựng nó và đưa nó vào sổ sách kế toán. Hóa đơn của người bán được sử dụng để tính toán số tiền cần được ghi vào các mục nhật ký cho các khoản phải trả. Nó thường bao gồm các chi tiết về số tiền thanh toán bắt buộc của người mua và ngày đến hạn.
Kết luận
Giờ đây, bạn đã hiểu đầy đủ về công việc của chuyên gia tài khoản phải trả và cách tạo hồ sơ xin việc với tư cách là chuyên gia tài khoản phải trả. Nếu bạn có các kỹ năng và trình độ cần thiết, bạn sẽ tiếp tục làm tốt công việc tiếp theo của mình với tư cách là nhân viên kế toán phải trả.
- CHU KỲ CHUYỂN ĐỔI TIỀN MẶT LÀ GÌ: Cách Tăng và Tính CCC
- TÀI KHOẢN CÓ THỂ THANH TOÁN ĐƯỢC HƯỚNG DẪN ĐƯỢC ĐƠN GIẢN! (+ Phân tích công thức chi tiết)
- So sánh chi tiết tài khoản phải trả và tài khoản phải thu
- Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Những điều bạn nên biết trước khi tự động hóa
- QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
Kế toán phải trả Mô tả công việc: Tài liệu tham khảo
