Người quản lý văn phòng hoặc Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo rằng văn phòng và tất cả các khu vực của nó hoạt động trơn tru hàng ngày. Nhiệm vụ của họ bao gồm nói chuyện với các trưởng bộ phận, chuyển thông tin quan trọng hoặc thay đổi chính sách từ cấp trên và đưa ra các biện pháp khuyến khích để mọi người làm việc chăm chỉ hơn. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết hơn về nhiệm vụ của người quản lý văn phòng, danh sách kiểm tra, nhiệm vụ của người quản lý văn phòng y tế và nha khoa, cũng như sơ yếu lý lịch nhiệm vụ của người quản lý văn phòng
Nhiệm vụ quản lý văn phòng
Người quản lý văn phòng có thể là đầu mối liên hệ ban đầu cho cả bên trong và bên ngoài trong văn phòng của bạn, điều này có thể có tác động đến các khía cạnh giao tiếp và dịch vụ khách hàng khác nhau trong nghĩa vụ công việc của họ. Tùy thuộc vào quy mô của nhóm, nhiệm vụ và trách nhiệm có thể bao gồm:
#1. Quản lý nhân viên
- Tìm và thuê ứng viên mới.
- chuẩn bị giấy tờ cho nhân viên mới và những người nghỉ việc.
- thực hiện định hướng nhân viên cho nhân viên mới.
- tìm và lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên.
- Động viên, giảng dạy và hướng dẫn nhân viên.
- ủy quyền và quản lý các nhiệm vụ công việc.
- giám sát hiệu suất, trong đó bao gồm các đánh giá và nhận xét.
- giải quyết tranh chấp, khiếu nại.
- Duy trì hồ sơ chấm công của nhân viên.
- giữ hồ sơ cá nhân của nhân viên.
# 2. Kế toán
- giám sát và theo dõi chi phí.
- Chuẩn bị báo cáo chi phí.
- giữ ngân sách văn phòng.
- báo cáo tài chính hàng tháng giúp bạn theo kịp hệ thống theo dõi của mình.
- xử lý tài khoản đã nhận và tài khoản phải trả.
- Theo dõi các tài khoản đã quá hạn.
- thực hiện đối chiếu các tài khoản.
- xử lý một lượng nhỏ tiền mặt.
# 3. Lương bổng
- Xem và viết ra bao nhiêu giờ đã làm việc, bao gồm cả làm thêm giờ
- Theo dõi các kỳ nghỉ và thời gian ốm đau
- quản lý lợi ích
- Tính tờ khai thuế
- Viết và giao séc bảng lương
#4. thư ký
- Thiết lập các cuộc nói chuyện và cuộc hẹn
- Theo dõi ngày và giờ
- Quản lý sắp xếp chuyến đi
- Lập và gửi biên bản cuộc họp
- Thiết lập và sẵn sàng cho các cuộc đàm phán
- Soạn thảo và gửi thư từ
- Làm giấy tờ đặc biệt và cho mọi người xem
- Trả lời, sàng lọc và định tuyến các cuộc gọi đến
Đọc thêm: Quản trị văn phòng là gì? Tất cả những gì bạn cần biết
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ của người quản lý văn phòng
Có rất nhiều việc cho các nhà quản lý văn phòng để làm. Công việc của họ rất đa dạng, từ giữ an toàn cho các hồ sơ nhạy cảm của công ty đến xem xét hiệu suất của nhân viên và lập ngân sách hàng năm. Hãy bắt đầu và đi ngay đến danh sách kiểm tra nhiệm vụ của người quản lý văn phòng. Họ đây rồi:
#1. Ghi lại danh sách kiểm tra xử lý
Xử lý hồ sơ là một phần quan trọng trong quản lý hồ sơ vì nếu không được thực hiện đúng cách, nó có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý tốn kém hoặc vi phạm dữ liệu lớn. Mặc dù nó có vẻ như là một quy trình đơn giản, nhưng các công ty thường tự đặt mình vào tình thế nguy hiểm khi không tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt.
Do đó, điều quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, đặc biệt là những doanh nghiệp xử lý hàng nghìn hồ sơ chứa thông tin nhạy cảm, là phải thực hiện chiến lược xử lý hồ sơ. Cho dù hồ sơ của bạn ở dạng giấy hay ở dạng kỹ thuật số, cần được vứt bỏ hay được lưu giữ trong một cơ sở lưu trữ, kế hoạch này sẽ hướng dẫn bạn qua tất cả các bước để đảm bảo bạn loại bỏ chúng một cách hợp pháp và hiệu quả.
#2. Danh sách kiểm tra an toàn văn phòng
Người quản lý văn phòng có nhiệm vụ lớn là đảm bảo văn phòng của họ được an toàn và bảo mật. Không làm như vậy có thể rất tốn kém, cả về tài chính và hình ảnh của công ty. Danh sách kiểm tra nhiệm vụ của người quản lý văn phòng là một thành phần quan trọng của quá trình kiểm tra nơi làm việc được hoàn thành tốt, vì đây là phương pháp duy nhất để đảm bảo rằng tất cả đã được thực hiện để ngăn ngừa rủi ro, thương tích và bệnh tật.
#3. Danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro văn phòng
Là một phần của việc kiểm soát sức khỏe và sự an toàn của tổ chức, bạn phải thường xuyên đánh giá và kiểm soát các rủi ro trong từng khu vực văn phòng. Từ những mối nguy hiểm phổ biến như vấp ngã cho đến công thái học và cách nhân viên sử dụng thiết bị văn phòng, danh sách kiểm tra này có mọi thứ bạn cần để thực hiện đánh giá rủi ro đầy đủ cho toàn bộ không gian làm việc. Nó tương tự như danh sách kiểm tra an toàn theo nhiều cách, nhưng nó cũng có thêm các công việc để tìm hiểu mức độ nhận thức của nhân viên và xem xét đánh giá rủi ro với đồng nghiệp sau khi hoàn thành.
#4. Danh sách kiểm tra giải quyết xung đột văn phòng
85% công nhân có một số loại mâu thuẫn, và 29% trong số họ thường xuyên có mâu thuẫn đó. Đây là một con số đáng báo động khiến bạn tự hỏi liệu các nhà quản lý có đang làm đủ để giúp giải quyết các vấn đề văn phòng và ngăn chúng trở nên tồi tệ hơn hay không. Tất nhiên, hầu hết những bất đồng giữa hai Người có thể được giải quyết mà không cần sự trợ giúp từ bên ngoài, vì nguyên nhân số một của xung đột tại nơi làm việc chỉ đơn giản là giao tiếp kém.
Tuy nhiên, nếu có một vấn đề lớn tiềm ẩn và xung đột rõ ràng đang gây tổn hại đến tinh thần và năng suất của các nhân viên khác, thì việc để những người chống đối giải quyết nó không phải là chiến lược tốt nhất. Trở thành một người hòa giải trung lập biết lắng nghe có thể thường xuyên cải thiện tình hình và ngăn xung đột leo thang. Danh sách kiểm tra nhiệm vụ của người quản lý văn phòng này sẽ hướng dẫn bạn qua từng giai đoạn của quy trình giải quyết xung đột, đảm bảo rằng môi trường văn phòng vẫn yên bình và mọi người có thể trở lại làm việc với tinh thần tốt.
#5. Danh sách kiểm tra chấm dứt việc làm
Sa thải nhân viên là một quá trình nghiêm túc có thể dẫn đến kết quả tồi tệ nếu không được thực hiện đúng cách. Có rất nhiều việc cần phải làm trước khi bạn có thể để họ ra đi, chẳng hạn như chặn quyền truy cập của họ vào tài sản của công ty, gửi cho họ một lá thư về quyền lợi của họ và tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc. Cho dù nhân viên tự rời đi hay bị sa thải, danh sách kiểm tra này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng quy trình được thực hiện một cách lịch sự, hợp pháp và hiệu quả.
Đọc thêm: Giám đốc bán hàng: Mô tả công việc, Mức lương & Cách trở thành một
Nhiệm vụ của Giám đốc Văn phòng Y tế
Giám đốc Văn phòng Y tế, còn được gọi là Giám đốc Thực hành Y tế, phụ trách các công việc hành chính của văn phòng y tế và nhiệm vụ chính của họ là chăm sóc hồ sơ bệnh nhân, bảng lương, hóa đơn và ngân sách văn phòng, cũng như thuê và đào tạo nhân viên văn phòng . Sau đây là nhiệm vụ của người quản lý văn phòng y tế:
- Quản lý tài chính của một phòng khám hoặc cơ sở y tế
- Chăm sóc công việc kinh doanh hàng ngày
- Giám sát thói quen của bệnh nhân và nhân viên
- Theo dõi quá trình đăng ký bệnh nhân
- Giữ thông tin y tế và nhân viên theo thứ tự và cập nhật
- Cải thiện dịch vụ khách hàng và đảm bảo bệnh nhân hài lòng
- Lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các chính sách và quy trình của văn phòng
- Đảm bảo rằng các quy tắc của liên bang, tiểu bang và địa phương được tuân thủ, bao gồm các quy tắc của OSHA và HIPAA
- Lên lịch các cuộc họp nhân viên cho nhân viên lâm sàng, phi lâm sàng và hành chính
- Tổ chức các cuộc phỏng vấn và thuê người cho một văn phòng y tế
- Đào tạo nhân viên y tế và đánh giá công việc của họ
Nhiệm vụ của quản lý văn phòng nha khoa
Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng nha khoa liên quan đến việc giám sát và hỗ trợ tất cả các nhiệm vụ hành chính trong văn phòng nha khoa. Họ chịu trách nhiệm quản lý những thứ như cuộc họp nhân viên, kế hoạch, ngân sách văn phòng và bảng lương hàng tháng. Còn được gọi là quản trị viên văn phòng nha sĩ hoặc quản lý văn phòng. Sau đây là nhiệm vụ của người quản lý văn phòng nha khoa:
- Đảm bảo văn phòng hoạt động tốt bằng cách tạo và quản lý tất cả các quy trình và thông lệ nội bộ
- Duy trì kiểm soát tài chính, lập kế hoạch nhân sự, sổ cái chung và hệ thống thanh toán của phòng khám nha khoa.
- Đưa ra hướng dẫn trực tiếp cho cả cá nhân và nhóm để đảm bảo rằng tất cả nhân viên văn phòng đều cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
- Phối hợp thực hiện hàng ngày các thông lệ văn phòng nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả.
- Đáp ứng một cách kịp thời và có kỹ năng đối với các vấn đề lâm sàng và hoạt động.
- Phát triển và thực hiện ngân sách văn phòng thành công
- Tuyển dụng, giám sát và giảng dạy nhân viên văn phòng mới
Đọc thêm: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH: Ý nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Vai trò & Người quản lý cá nhân
Sơ yếu lý lịch nhiệm vụ quản lý văn phòng
Trở thành một người quản lý văn phòng đòi hỏi bạn phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và rất có thể bạn đã từng thực hiện các cuộc phỏng vấn hoặc tự mình đưa ra các lựa chọn tuyển dụng. Điều này có nghĩa là bạn đã biết cần bao nhiêu thời gian và suy nghĩ để đảm bảo ai đó phù hợp với công ty. Bây giờ bạn đang ở phía bên kia của bàn phỏng vấn, hãy sử dụng các nguyên tắc và ví dụ này để phát triển một bản lý lịch của người quản lý văn phòng giúp bạn được tuyển dụng.
#1. Viết một hồ sơ hấp dẫn tóm tắt trình độ của bạn
Người quản lý tuyển dụng thường nhận được rất nhiều đơn đăng ký, vì vậy bạn cần nhanh chóng nổi bật. Bản tóm tắt cá nhân giúp bạn làm điều đó. Phần này trong sơ yếu lý lịch của bạn ở trên cùng và là nơi bạn liệt kê kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Tìm kiếm các từ khóa hoặc kỹ năng mà người quản lý tuyển dụng cho là bắt buộc phải có, chẳng hạn như giỏi về Microsoft Office hoặc hiểu rõ về luật HIPAA. Đây cũng là một nơi tốt để nói về kinh nghiệm lãnh đạo của bạn, cách bạn xử lý xung đột và cách bạn tổ chức mọi thứ tốt như thế nào.
#2. Thêm Phần Kinh nghiệm Chuyên môn Định hướng Thành tích
Khi viết phần kinh nghiệm chuyên môn trong sơ yếu lý lịch của mình, bạn muốn mô tả chính xác nhiệm vụ và trách nhiệm trong quá khứ của mình, nhưng bạn cũng cần lưu ý rằng bạn đang viết cho người quản lý tuyển dụng là ai. Khi bạn viết các mục công việc của mình, hãy cố gắng đưa vào các từ thông dụng từ mô tả công việc, chẳng hạn như cách bạn sử dụng một phần mềm nhất định hoặc cách bạn giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Để cung cấp cho người giám sát tuyển dụng hiểu rõ hơn về kinh nghiệm của bạn, bao gồm các con số bất cứ khi nào bạn có thể, chẳng hạn như số lượng khách hàng tại nơi làm việc.
#3. Bao gồm các chứng chỉ và giáo dục có liên quan
Khi tìm việc làm quản lý văn phòng, điều quan trọng là phải liệt kê bất kỳ trình độ học vấn hoặc chứng chỉ nào giúp bạn trở thành một ứng viên sáng giá. Một số công việc sẽ yêu cầu ít nhất bằng cử nhân, trong khi những công việc khác có thể quan tâm nhiều hơn đến thời gian bạn làm việc trong lĩnh vực này. Trở thành Người quản lý văn phòng được chứng nhận là một lợi ích tuyệt vời, nhưng các chứng chỉ phần mềm khác, cũng như chứng chỉ SEO và CRM, có thể chứng minh rằng bạn có thêm những tài năng sẽ giúp bạn thành công sau khi được tuyển dụng.
#4. Liệt kê các kỹ năng và thành thạo chính có liên quan
Phần trong sơ yếu lý lịch của bạn có tên là “Các kỹ năng và sự thành thạo chính” phải là một danh sách đơn giản gồm các gạch đầu dòng thể hiện những gì bạn có thể mang lại cho công việc. Bạn có thể thêm vào danh sách này cả kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng xã hội, đôi khi được gọi là “kỹ năng mềm”. Nếu có thể, bạn nên đọc nhanh qua mô tả công việc và thêm từ khóa cũng như những điều cần phải có quan trọng vào danh sách này. Hãy thử bao gồm những kỹ năng thường được tìm kiếm này nếu bạn không chắc chắn nên viết gì.
Vai trò quan trọng nhất của người quản lý văn phòng là gì?
Một người quản lý văn phòng có một trong những vai trò quan trọng nhất trong một công ty. Anh ấy hoặc cô ấy xử lý các nhiệm vụ hành chính chung, tạo ra các quy trình nâng cao hiệu quả, lãnh đạo và thúc đẩy nhân viên cũng như đảm bảo rằng các nhóm giao tiếp với nhau.
Tóm tắt chuyên nghiệp cho người quản lý văn phòng là gì?
Người quản lý văn phòng có tổ chức với kỹ năng xuất sắc để xử lý các chức năng văn phòng và chỉ đạo nhân viên hành chính đáp ứng nhu cầu của giám đốc điều hành. Định hướng theo hiệu suất và định hướng mục tiêu, với sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu đàm phán hợp đồng, ngân sách, bảng lương và đơn đặt hàng văn phòng.
Sự khác biệt giữa Người quản lý văn phòng và Người quản lý hoạt động là gì?
Các nhà quản lý hoạt động phải nhìn vào bức tranh toàn cảnh, làm việc hàng ngày để nâng cao tất cả các yếu tố của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu của công ty. Trong khi đó, các nhà quản lý văn phòng là những người bắt tay ngay vào công việc, xác định tông màu của văn phòng và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm gắn bó và hài lòng với công việc của họ.
Các ví dụ về quản lý văn phòng là gì?
Nó có thể liên quan đến một loạt các nhiệm vụ, chẳng hạn như đảm bảo văn phòng được cập nhật, chăm sóc thiết bị văn phòng, tạo bầu không khí thân thiện, quản lý ngân sách văn phòng, chào đón khách và nhân viên mới, thiết lập các hoạt động trong văn phòng và các sự kiện bên ngoài cho nhân viên văn phòng, và lập kế hoạch.
Tên khác cho người quản lý văn phòng là gì?
Người quản lý văn phòng, còn có thể được gọi là Quản trị viên văn phòng hoặc chỉ Quản trị viên, là người trong một tổ chức có chức năng liên lạc giữa nhóm quản lý và nhân viên. Các nhà quản lý văn phòng chịu trách nhiệm về một loạt các hoạt động, một số trong đó bao gồm theo dõi việc giao hàng, tổ chức các khu vực làm việc và hỗ trợ giám đốc điều hành khi được yêu cầu.
Điều gì tạo nên một người quản lý giỏi?
Người quản lý có năng lực là người có thể nêu gương tốt cho nhóm của họ và hiểu cách tận dụng các kỹ năng cá nhân của họ để hỗ trợ nhóm đạt được mục tiêu. Các nhà quản lý hiệu quả nhất dành thời gian để tìm hiểu nhân viên của họ và tìm kiếm các phương pháp hỗ trợ họ để họ có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Điều cần thiết là luôn duy trì giao tiếp rõ ràng với nhân viên của bạn về các mục tiêu, kỳ vọng và phản hồi của họ.
Phần thử thách nhất khi trở thành người quản lý văn phòng là gì?
Đuổi việc công nhân.
Đây có lẽ luôn là phần khó nhất trong công việc của người quản lý và bạn không bao giờ nên quen với nó. Không có cách nào dễ dàng để giải quyết vấn đề này và nó cũng không trở nên dễ dàng hơn cho dù bạn có làm bao nhiêu đi chăng nữa.
dự án
Bài viết liên quan
- CÁCH TRỞ THÀNH TRỢ LÝ NHA KHOA: Yêu cầu, Mức lương, Công việc & Các bước để trở thành Trợ lý NHA KHOA vào năm 2023
- BẢO HIỂM NHA KHOA TỰ LÀM: Có đáng không?
- CÁC CHƯƠNG TRÌNH BẢO HIỂM NHA KHOA TỐT NHẤT: Các Chương trình Tốt nhất cho Cá nhân và Người cao niên
- QUẢN LÝ XUNG ĐỘT: Các chiến lược tốt nhất để xử lý xung đột tại nơi làm việc
- BẢO HIỂM NHA KHOA TỐT NHẤT CHO NGƯỜI CAO TUỔI TRÊN MEDICARE NĂM 2023
.
