СИСТЕМА КЕРУВАННЯ ПОДОРОЖАМИ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2023 році

Інструменти управління подорожами можуть допомогти вам краще зрозуміти потреби ваших клієнтів, які можна використовувати для створення та візуалізації рекламних стратегій, адаптованих до їхніх потреб. Ви можете порівняти систему керування подорожами з центральним процесором (CPU) вашого комп’ютера. Оскільки це така важлива система, вам слід переконатися, що ви використовуєте правильну платформу для подорожей вашої компанії. У цій статті ви дізнаєтесь про найкращі безкоштовні інструменти, якими можна скористатися під час пошуку програмного забезпечення для керування подорожами.

Що таке система управління подорожами?

Система управління подорожами (TMS) — це комплексна програмна платформа, яка полегшує керування всіма аспектами індустрії подорожей, від постачальників послуг до бронювання, відстеження цін, аналізу запасів тощо.

Це безкоштовне програмне забезпечення для керування подорожами може включати всі типи подорожей, такі як готелі, автомобілі, автобуси, поїзди та літаки, а також індивідуальні або групові туристичні пакети. Компанії використовують ці інструменти, щоб оптимізувати рішення про закупівлі, централізувати записи про витрати співробітників і керувати корпоративними бюджетами управління поїздками. Система управління подорожами дозволяє користувачам бронювати та звітувати про покупки подорожей, не звертаючись до агентів і не надаючи квитанцій про придбання самостійно.

Крім того, це програмне забезпечення покращує видимість між менеджерами та співробітниками, коли справа стосується корпоративних поїздок, і дозволяє бухгалтерам і менеджерам створювати звіти та відшкодовувати працівникам. Це також гарантує, що службові поїздки співробітників відповідають політиці компанії. Незважаючи на те, що продукти цієї категорії часто інтегруються з функціями керування витратами та відстеження пробігу або включають їх, безкоштовне програмне забезпечення для керування подорожами зосереджується виключно на звітності про витрати на подорожі.

Яка роль служб управління подорожами?

Окрім бронювання рейсів і готелів, TMC запропонує чартер літака, зали очікування в аеропорту, паркування та трансфери, замовлення місць у готелі, оренду автомобілів, шоферів, обмін валюти, групові поїздки, повернення рахунків у готелі, страхування, подорожі на відпочинок, морські подорожі, харчування запити, зустріч і привітання, придбання паспортів і віз, залізничні квитки, послуги роудшоу та пошук місця проведення. Кожне бронювання здійснюється відповідно до туристичної політики компанії, яка базується на базі даних профілів мандрівників і співробітників.

Інші послуги управління, які часто надаються, включають звітність MIS, керування рахунками, управління ризиками, управління витратами/витратами, відстеження/безпеку мандрівників і дотримання політики подорожей. Зараз багато TMC пропонують онлайн-інструменти для самостійного бронювання, що дозволяє організаціям самостійно бронювати та бронювати авіаквитки та готелі. Крім того, TMC часто розробляють пільгові ціни та програми винагороди за членство з постачальниками та продавцями.

Які особливості безкоштовного програмного забезпечення для керування подорожами?

Безкоштовне програмне забезпечення для керування подорожами має такі функції:

• Бронювання готелів і авіаквитків
• Складання майстер-маршрутів
• Ведення індивідуального графіку
• Узгодження графіків членів команди
• Звітність та відстеження витрат на відрядження
• Сплата та звітність по податках
• Синхронізація календаря для планів подорожей
• Зберігання проїзних документів
• Допомога при скасуванні рейсів
• Оновлення умов призначення
• Безпека та безпека мандрівників
• Управління туристичною політикою
• Додаток для мобільних пристроїв.
• Нагадування та сповіщення для мандрівників
• Оновлення прогнозу погоди

Переваги використання системи управління подорожами

• Ви можете автоматично призначати потенційних клієнтів членам команди.
• За допомогою інтеграції сторонньої телефонії ви можете підключити свою CRM-систему до існуючої телефонної системи.
• Ви можете позначати вхідних потенційних клієнтів як «Гарячі», «Теплі» або «Холодні». Це допоможе вам зосередитися на перетворенні найгарячіших потенційних клієнтів.
• Якщо у вас є рекламні щити, ви можете підключити їх до своєї електронної пошти, щоб отримувати дзвінки та електронні листи.
• Коли потенційний клієнт генерується, обліковий запис клієнта створюється автоматично, і якщо потенційний клієнт уже є, старий обліковий запис оновлюється.
• Ви також можете відстежувати згадки про свою компанію в соціальних мережах за допомогою легкої інтеграції API.
• З одного зручного місця ви можете відстежувати кількість потенційних клієнтів, створених кожним джерелом. Ви також можете визначити найбільш плідні методи придбання, використовувані для лідера. Телефонні дзвінки та електронні листи, які надходять із ваших рекламних щитів, можна надсилати прямо до вашої скриньки.
• Інструменти керування подорожами дозволяють сортувати потенційних клієнтів із форм веб-сайтів, спливаючих вікон, соціальних мереж і чатів без використання кількох електронних таблиць. Спостерігайте, як ваші потенційні клієнти надходять до вашої центральної папки вхідних повідомлень.

Чому система управління подорожами важлива?

Хороша система управління подорожами централізує дані про подорожі та прийняття рішень, а також інтегрується з іншими бізнес-компонентами, покращуючи роботу.

Як працюють туристичні компанії?

Зазвичай це передбачає визначення політики подорожей, спілкування з продавцями, бронювання та допомогу в моніторингу та управлінні витратами на подорожі. Вони відповідають за організацію поїздок клієнта.

Які основи управління подорожами?

Через велику кількість рухомих частин і міркувань, які роблять поїздку безпечною, інструменти керування подорожами можуть бути складними. Ці чотири стовпи мають важливе значення для того, щоб відрядження було корисним і успішним, незважаючи на труднощі, які можуть виникнути.

#1. Безпека працівників

Безпека співробітників під час корпоративних поїздок є головним пріоритетом для більшості компаній, незалежно від галузі. Зростання обсягів ділових поїздок і зміни внаслідок кліматичних змін, стихійних лих, терористичної діяльності, нещасних випадків і політичних заворушень викликали у компаній потребу в комплексній і структурованій програмі безпеки ділових поїздок.

Адміністратори ділових поїздок можуть заповнити прогалини в політиці та підготувати свої компанії до майбутніх викликів безпеки, оскільки безпечні подорожі зростатимуть. Попереджувальні ініціативи для допомоги працівникам, такі як інструктаж з техніки безпеки, навчання та оформлення документів перед поїздкою, можуть прищепити у працівників відчуття безпеки. Це, у свою чергу, може призвести до підвищення продуктивності та лояльності працівників, сприяючи розвитку бізнесу.

#2. Ефективність витрат

Вартість ділових поїздок є другою за величиною операційною витратою для більшості організацій. Ділові поїздки мають вирішальне значення як для підтримки, так і для розширення бізнесу, і зі зростанням витрат на поїздки для корпорацій стає все важливішим підвищувати рівень ефективності в своїх керованих програмах подорожей.

Витрати організації на проїзд включають набагато більше, ніж просто вартість авіаквитків. Організації повинні враховувати всі витрати на закупівлю поїздок, управління та використання, щоб визначити загальний фінансовий вплив. Ось кілька прикладів:

• Попередні витрати: Сюди входять гроші, які компанія витрачає на «обов’язки», «управління відрядженнями», «закупівлі», «постачальника» та адміністрування «контрактів».
• Витрати на відрядження та витрати: Вартість проїзду включає придбання квитків, плату за паркування, витрати на оренду транспортного засобу, а також витрати на технічне обслуговування та паливо. Плата за проживання, транспортні витрати та страхові претензії можуть призвести до додаткових витрат.
• Попередні витрати: витрати на виставлення рахунків і обробку витрат, витрати на управління та звітність, а також, можливо, судові витрати є іншими значними витратами під час міжнародних подорожей, особливо з огляду на нестабільність обмінних курсів.

№ 3. Продуктивність

У сьогоднішньому напруженому робочому середовищі 46% робочої сили страждає від стресу через стислі терміни, конфлікти між колегами, тривалий робочий день тощо. Співробітники, які перебувають під сильним стресом, погано працюють. Це відображається в меншій зайнятості роботою, зниженні продуктивності та збільшенні прогулів. Ділові поїздки можуть наражати працівників на незалежні від них фактори, наприклад, затримки рейсів. Це може збільшити ймовірність стресу.

Було виявлено, що 87% ділових мандрівників вважають, що якість їхньої ділової поїздки впливає на їхні бізнес-результати. Для сучасного ділового мандрівника доступ до певних зручностей і Wi-Fi є критично важливими для успішної ділової поїздки. Довгий час у дорозі, вороже робоче середовище під час подорожі, незручне розташування готелів і харчування, серед іншого, можуть стати причиною стресу для бізнес-мандрівника.

Однак доступність іноземної валюти викликає серйозне занепокоєння для міжнародних мандрівників через обмеження на перевезення іноземної валюти. Особливо це стосується далеких поїздок, які включають кілька пунктів призначення. Від ділових мандрівників іноді вимагають мати при собі кілька валют для таких поїздок, що може викликати стрес. Наявність туристичної картки Forex може значно полегшити ці проблеми.

Ці елементи, що викликають стрес, можуть знизити продуктивність працівників, порушуючи їхній душевний спокій і відволікаючи їх від бізнес-цілей. Співробітники повинні відчувати себе розслабленими та бадьорими на всіх етапах подорожі, щоб максимально реалізувати мету відрядження. Це дозволяє їм зосередитися виключно на своїй роботі, що призводить до кращої продуктивності. Понад 90% цих ділових мандрівників погодилися, що ділові поїздки впливають на їхнє задоволення від роботи та продуктивність. Це особливо вірно серед міленіалів, які вірять, що для того, щоб бути продуктивними, бізнес і задоволення повинні йти рука об руку.

№4. Прозорість

Індустрія ділових подорожей, як і будь-яка інша, має покупців і продавців, а також мережу партнерів, які допомагають подолати розрив між попитом і пропозицією. Ланцюжок поставок туристичних покупців є складним: авіакомпанії, готелі, транспортні постачальники, технологічні компанії, платіжні постачальники, GDS, TMC та інші залучені. Ці постачальники та партнери мають контракти не лише з покупцями, але й один з одним, що ускладнює ланцюжок поставок. Авіакомпанії та готелі мають угоди з GDS; GDS мають угоди з TMC, а TMC мають угоди з авіакомпаніями та готелями – усі вони є окремими від угод кожної сторони з покупцем. Між цими учасниками існує складна мережа взаємозалежностей.

У результаті складний і непомітний потік платежів, заохочень, комісій, бонусів, перевизначення, знижок, відмов і переваг тече по всьому ланцюжку створення вартості. Це створює проблему для туристичних менеджерів. З появою онлайн-бронювання та зростаючою важливістю безпеки особистих даних зростає потреба гарантувати відсутність витоку даних щодо співробітників, які подорожують у справах. Хоча угоди з третіми сторонами завжди включають положення про конфіденційність і нерозголошення, корпорації повинні забезпечити їх ефективність.

Прозорість щодо задоволеності мандрівників може допомогти корпораціям не лише утримувати та залучати працівників, але й покращувати рентабельність інвестицій у подорожі. Прозорість у вищезазначених сферах може допомогти менеджерам з подорожей підвищити ефективність поїздок своєї компанії.

Які технології використовують турагенти?

З такою кількістю технологій, які постійно бомбардують туристичну індустрію, може бути важко відсортувати варіанти та можливості, щоб знайти те, що принесе користь навіть найбільш технологічно підкованим турагентам.

Мобільні технології, соціальні медіа та людський дотик є одними з найважливіших технологій, які турагент повинен використовувати. Сучасні технічно підковані агенти повинні бути мобільними, мати можливість зв’язуватися зі своїми клієнтами та отримувати доступ до важливих даних про подорожі з будь-якого пристрою — ноутбуків, планшетів і смартфонів — у будь-який час і з будь-якого місця.

Крім того, соціальні медіа не зникнуть, і один автор у галузі сказав, що туристичні агенти повинні «отримати особистість». Створіть присутність у соціальних мережах та інтегруйте її в маркетингові та комунікаційні стратегії. Соціальні медіа є одним із найважливіших інструментів управління подорожами, які великі корпорації використовують для підвищення впізнаваності бренду та стосунків із клієнтами.

Нарешті, є людський дотик. Жодна технологія на планеті ніколи не зможе замінити цінність людського дотику. Комп’ютери та аналітика можуть генерувати безліч актуальних даних, але менеджер з подорожей або агент мають використовувати ці дані для персоналізації подорожі кожного клієнта. Люди будують стосунки, а не технології.

Висновок

Коли справа стосується ділових поїздок, система управління поїздками сприяє видимості між менеджерами та співробітниками та дозволяє бухгалтерам і менеджерам створювати звіти та виплачувати працівникам винагороду. Сподіваюся, цей посібник допоможе вам.

Поширені запитання щодо системи управління подорожами

{
"@context": "https://schema.org",
“@type”: “Сторінка поширених запитань”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Питання”,
“name”: “Які особливості туристичного менеджменту?
"
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Це означає керування безліччю заходів, таких як дослідження туристичних напрямків, планування туру, організація поїздок і надання житла. Це також включає маркетингові зусилля, щоб спонукати туристів відвідати певні напрямки.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Як можна покращити управління подорожами?
"
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

5 кроків до найкращого процесу управління подорожами

1. Встановіть пріоритети для адміністраторів, менеджерів і мандрівників.
2. Використовуйте платформу бронювання, яка дозволяє мандрівникам робити власні бронювання.
3. Спростіть свою політику та процес затвердження.
4. Допомагайте мандрівникам отримати пряму допомогу.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Що таке програмне забезпечення для подорожей?
"
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Програмне забезпечення туристичних агентств – це тип програмного забезпечення, який допомагає компаніям керувати широким спектром туристичних продуктів, як-от авіарейси, готелі та діяльність. За допомогою цього програмного забезпечення компанії можуть пропонувати пакети, пропозиції та маршрути, розпочинати маркетингові кампанії, обробляти платежі та відстежувати фінансовий стан організації.

"
}
}
]}

Статті по темі

• Страхування відповідальності бізнесу: визначення, витрати, покриття та економічно ефективні варіанти
• СТРАХУВАННЯ ЗАГАЛЬНОЇ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: вартість та найкращі варіанти
• НАЙКРАЩІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ВИТРАТАМИ
• ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ВИТРАТАМИ: покрокова інструкція та найкращі інструменти для використання
• Управління витратами: визначення та 13 найкращих програм для управління витратами

посилання

• medium.com
• www.softwaretestinghelp.com
• www.kapturecrm.com